Citing References in APA Style 

EDUC301  

Applications for Teaching 

 

Fall 2008  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Instructor: C. M. Sturgeon

P a g e  | 2  

Table of Contents APA Background ............................................................................................................................................ 2 

Title Page and Document Guidelines ............................................................................................................ 2 

General Document Guidelines ................................................................................................................... 2 

Title Page .................................................................................................................................................. 3 

Abstract: .................................................................................................................................................... 3 

Body .......................................................................................................................................................... 4 

Characteristics of APA Citation Style ............................................................................................................ 4 

References List .......................................................................................................................................... 4 

In‐Text References ..................................................................................................................................... 6 

Citation Elements ...................................................................................................................................... 6 

Citation Elements Checklist: Record all that apply .................................................................................... 7 

 

 APA Background  The editorial rules for formatting manuscripts and citing resources known as “APA Style” are found in the Publication Manual of the American Psychological Association. The first rules developed for APA were in the 1920s and were a total of only seven pages.  However, that has changed over time and we are now on the fifth edition of APA which was published in 2001 and it is 439 pages in length. APA style is the accepted stander for most academic social sciences departments and publications for many, if not most, education journals and academic education departments. 

Title Page and Document Guidelines 

General Document Guidelines    

A. Margins: One inch on all sides (top, bottom, left, right)           B. Font Size and Type: 12‐pt. font (Times Roman or Courier are acceptable 

typefaces)           C. Spacing: Double‐space throughout the paper, including the title page, 

abstract, body of the document, references, appendixes, footnotes, tables, and figure captions.           

D. Alignment: Flush left (creating uneven right margin)           E. Paragraph Indentation: 5‐7 spaces           F. Pagination: The page number appears one inch from the right edge of the 

paper on the first line of every page (except Figures), beginning with the title page.        

P a g e  | 3  

G. Manuscript Page Header: The first two or three words of the paper title appear five spaces to the left of the page number on every page (except  Figures), beginning with the title page. Manuscript page headers are used to identify manuscript pages during the editorial process. Using most word processors, the manuscript page header and page number can be inserted into a header, which then automatically appears on all pages.  

H. Active voice: As a general rule, use the active voice rather than the passive voice. For example, use "We predicted that ..." rather than "It was predicted that ..."  

I. Order of Pages:  Title Page, Abstract, Body, References, Appendixes, Footnotes,  Tables, Figure Captions, Figures 

Title Page   

J. Pagination: The Title Page is page 1.           K. Key Elements: Paper title, author(s), author affiliation(s), and running 

head.           L. Paper Title: Uppercase and lowercase letters, centered on the page.           M. Author(s): Uppercase and lowercase letters, centered on the line following 

the title.           N. Institutional affiliation: Uppercase and lowercase letters, centered on the 

line following the author(s).           O. Running head: The running head is typed flush left (all uppercase) following 

the words "Running head:" on the line below the manuscript page header. It should not exceed 50 characters, including punctuation and spacing. The running head is a short title that appears at the top of pages of published articles.           

P. Example of APA­formatted Title Page:   http://www.vanguard.edu/psychology/titlepage.pdf 

II. Abstract: The abstract is a one‐paragraph, self‐contained summary of the most important elements of the paper.  A. Pagination: The abstract begins on a new page (page 2).           B. Heading: Abstract (centered on the first line below the manuscript page 

header)           C. Format: The abstract (in block format) begins on the line following the 

Abstract heading. The abstract should not exceed 120 words. All numbers in the abstract (except those beginning a sentence) should be typed as digits rather than words.           

D. Example of APA­formatted Abstract:   http://www.vanguard.edu/psychology/abstract.pdf 

P a g e  | 4  

Body   

E. Pagination: The body of the paper begins on a new page (page 3). Subsections of the body of the paper do not begin on new pages.           

F. Title: The title of the paper (in uppercase and lowercase letters) is centered on the first line below the manuscript page header.           

G. Introduction: The introduction (which is not labeled) begins on the line following the paper title.           

H. Headings: Headings are used to organize the document and reflect the relative importance of sections. For example, many empirical research articles utilize Method, Results, Discussion, and References headings. In turn, the Method section often has subheadings of Participants, Apparatus, and Procedure. For an example of APA‐formatted headings, go to  http://www.vanguard.edu/psychology/headings.pdf  

1. Main headings (when the paper has either one or two levels of headings) use centered uppercase and lowercase letters (e.g., Method, Results, Discussion, and References).  

2. Subheadings (when the paper has two levels of headings) are italicized and use flush left, uppercase and lowercase letters (e.g., Participants, Apparatus, and Procedure as subsections of the Method section).

 

Characteristics of APA Citation Style 

References List • APA style requires a detailed alphabetical list of citations, called “References,” placed at 

the end of the work, double spaced, with hanging indent for each entry. • To format the “hanging indent” in Word choose the line of text   right‐click on the 

text and select “Paragraph” as shown on the screen shot below: 

 • You then see a menu option called “Special” and in the drop down is the option for 

“Hanging” as shown in the following screenshot: 

P a g e  | 5  

  • The References list does not provide authors’ first names—only initials. This is one of 

the main differences between APA and other formats of style. • Titles of books, periodicals, microfilm publications, and periodical volumes are 

italicized. • Only the first word of a title is capitalized: all others are in lower case.     • The References list contains only works “used in the research and preparation of the 

article” or paper as opposed to a bibliography, which lists “works for background or for further reading,” sometimes with brief descriptions, or annotations (APA, p. 215). 

• When listing one author’s multiple works, arrange them by date of publication; older works being first.   

• When listing one author’s works (multiple) of the same year, list them as ‘a’ ‘b’ ‘c’ etc following the year.  Example is below:  

  

 

P a g e  | 6  

In­Text References • APA style uses in‐text references rather than footnotes to cite works within the paper 

or article.  • In‐text references provide minimum detail required for the reader to locate a citation 

on the References list. • APA style encourages writers to incorporate as much identifying information in the 

actual prose of the work as possible.  • For instance: Jones (2006) claims that many students find formulating citations 

according to APA style to be “one of the most tedious chores of their academic careers.”  Example below:  

  

Citation Elements • Keep track of citation elements as you research. • Photocopy book title pages, front and back. • Make sure that copies, computer printouts, or micro‐prints of articles include all 

required citation elements. • Jot down elements while the resource is at hand. 

P a g e  | 7  

• If taking notes by hand, record page or chapter numbers of quotes and ideas to be paraphrased.  

• On the computer, be especially careful when using cut and paste.  

Citation Elements Checklist: Record all that apply • Author(s) • Date of publication: Day, Week, Month, Year • Title of periodical article • Name of periodical • Volume of periodical • Issue of periodical • Beginning and ending pages of article • Database from which full‐text article was retrieved • Date on which it was accessed • Title of book • Title of chapter in anthology or edited book • Beginning and ending pages of chapter in anthology or edited book  • Editor(s) of anthology or of book of individually authored chapters • Place of publication of book or other non‐periodical item • Page number(s) from which you have taken direct quotes • Publisher • Title of Web page • Name of individual or organization posting Web page • URL (Web address) for page • Date on which you accessed Web page • Title of the Web page section from which you have taken direct quotes