Administración de Proyectos en Salud

Paula trabaja en un hospital, tiene mucho empuje y buenas ideas y … 3 meses antes del Día de la Diabetes:

Su jefe le encargó que este año 'organice y lleve adelante la campaña por el Día de la Diabetes'

Como otros años, el 14 de noviembre habrá que montar un puesto especial donde se ofrezca test de glucemia gratuito y se entreguen trípticos con información relevante. Además, unas semanas antes se deberá comenzar a comunicar la campaña a los pacientes

Así comenzó el 'proyecto‘ de Paula

El jefe de Paula la felicita por la gran afluencia de pacientes que tuvo la campaña y la buena imagen que dejó

Paula siente que su 'proyecto' tuvo buena repercusión pero, de todas maneras, no está satisfecha ...

varias cosas podrían haber sido hechas mucho mejor

La difusión se retrasó porque el área de Comunicación se demoró en hacer el diseño para la campaña

No había información de los años anteriores para tomar de referencia: se crearon 500 volantes que se agotaron rápido y hubo que imprimir 500 más de urgencia

Falta de compromiso: Enfermería se comprometió a que 8 enfermeras participaran en la campaña (4 por turno). Sin embargo, sólo 5 participaron en las reuniones organizativas y el día de la campaña hubo 3 enfermeras a la mañana y 2 a la tarde

Imprevistos: enfermó la diseñadora y se tuvo que contratar afuera la emisión de los trípticos, produciendo un costo extra no previsto

La orden de compra de 500 tiras reactivas se autorizó a principios de noviembre. Al salir a comprar, no se consiguieron de la marca de los medidores de glucemia existentes porque no se están importando; hubo que comprar 4 kits de otra marca encareciendo el proyecto

Se planeó hacer un software para registrar a todos los asistentes, al consultar al jefe de Informática se encontró que ya se contaba con un software usado para la campaña de la piel y se podía adaptar rápidamente

A Paula le faltó la ‘gestión de los riesgos’

Riesgo de un proyecto: es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto, tales como el alcance, el cronograma, el costo y la calidad (PMBOK®)

Objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto:

disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos

aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos

Actividades

Identificar los riesgos: determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características

Análisis cualitativo de riesgos: priorizar riesgos evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto

Análisis cuantitativo de riesgos: analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados (es dificultoso, no siempre se hace)

Planificar la respuesta a los riesgos: desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas

Controlar los riesgos: implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento, monitorear, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso

Por cada riesgo identificado, se analiza su probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendría en el proyecto en el caso de ocurrir. Se indica una acción contingente que disminuya los efectos negativos del riesgo (o se aprovechan los positivos)

Riesgos identificados inicialmente Prob ocurr Impacto Contingencia

Falta de información anterior Alta BajoAveriguar con personal que haya participado antes y/o en otros hospitales

No se pueda hacer la campaña de difusión a tiempo Media Alto

Difundir por mail al personal y contactos externos. Usar redes sociales

El software para registrar asistentes no se desarrolle a tiempo Muy Alta Bajo Registrar en planillas pre-impresas

Dificultad de importación de agujas y tiras reactivas Alta Alto

Averiguar situación y procurar temprana autorización de orden de compra

No se consiga el personal de apoyo de la campaña Baja Alto

Reuniones tempranas con todo el equipo para entusiasmarlos e involucrarlos

No se cuente con buen lugar donde montar la campaña Baja Medio

Relevar lugares posibles y presentar la solicitud de espacio con 3 propuestas

No se cuente con los muebles para montar la campaña Bajo Bajo

Diseño de la campaña no esté a tiempo Alta Alto Contratar agencia de diseño externa

Se planifican las tareas del proyecto en función de los riesgos que más puedan afectar al proyecto (negativa o positivamente) considerando la gravedad/beneficio potencial de cada riesgo

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