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BASE DE DATOS ACCESS 2007

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Tabla de contenido 3ª EVALUACIÓN ACCESS ............................................................................................................... 3

Tema 9 BASES DE DATOS (I) ............................................................................................... 3

TEMA 10 BASE DE DATOS (II) ................................................................................................ 13

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3ª EVALUACIÓN ACCESS

Tema 9 BASES DE DATOS (I) 1. Principales conceptos en bases de datos.

El objetivo de esta unidad es aprender de manera práctica, de modo que ya desde el principio comenzaremos a crear una base de datos, a la que posteriormente iremos añadiendo objetivos.

1.1 Conceptos esenciales

En una base de datos hay tres elementos fundamentales que debemos conocer antes de comenzar con el desarrollo de la Unidad, como son el campo, el registro y el fichero. BASE DE DATOS es un conjunto de datos relacionados entre sí. Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de ficheros. FICHERO: es un conjunto de información que participa de las mismas características; por ejemplo un fichero de clientes, proveedores, personal, etc. Cada uno de los ficheros está compuesto por registros. REGISTRO: es la unidad más elemental de un fichero de base de datos. El registro contienes uno o más campos. CAMPO: es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

1.2 Objetos de Access

Tablas. Conjunto de datos Consultas. permite catalogar, ordenar, extraer y modificar la información. Formularios: son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar

registros de una tabla. Informes. Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como

propósito ser impresos en papel. Macros. Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier

momento para realizar de forma automática tareas repetitivas. Módulos. Son programas escritos especialmente para Access.

1.3 Nombres de campos y sus características.

Daremos nombre a los campos, de modo que queden claramente identificados.

1.4 Tipos de Campos

Texto. Admite cualquier carácter alfabético, numero o signo. 50 caracteres Memo. Admite cualquier textual hasta un máximo de 64.000 caracteres. Número. Admite cualquier carácter numérico Fecha/hora. Admite valores de fecha y hora Moneda. Para valores monetarios Auto numérico. Es un campo propio del programa, este añade un número único para cada

nuevo registro.

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Si/No. Es un campo que solo acepta uno de estos dos valores. Objeto OLE. Es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen,

un grafico una hoja de cálculo etc. Hipervínculo. Contiene una ruta o dirección URL de internet. Asistente para búsquedas. Se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra

tabla o crear una lista de valores en el momento. Datos adjuntos. La función Datos adjuntos se utiliza en Access 2007 para agregar uno o

varios datos a los registros de una base de datos. 1.5 Propiedades de los campos

Tamaño del campo. Es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es diferente

entre campos de tipo texto o de tipo Numérico Texto. Numero

Byte: valores entre 0 y 255 Entero: valores entre -32.768 y 32.767 no admite fracciones Entero largo: entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 Simple: números muy grandes con una precisión de 7 decimales Doble: números muy grandes con la precisión de 15 decimales. ID de réplica: llamado identificador global único, para campos de 16 Byte y sirve

para establecer un identificador único de réplica. Decimal: entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede

contener valores de -1028 a + 1028

Formato: depende del tipo de datos. Dado el caso, pulsando con el ratón sobre él, se abre

un cuadro con las distintas posibilidades. Numero puede tener los siguientes valores:

Numero general: Moneda Euro: 2.137€ Fijo: 2137.38 Porcentaje Científico: 4.32E + 02

Fecha/hora: Fecha general: 15/6/2006 Fecha larga: Viernes, 15 de octubre de 2007 Fecha mediana: 15-jun-07 Fecha corta: 15/10/07 Hora larga: 15:30:25 Hora mediana: 3:30 Hora corta: 15:30

Lugares decimales: el número de cifras decimales a la derecha del separador decimal. Se utiliza solo en campos de tipo Número.

Mascara de entrada: sirve para facilitar la entrada de los datos mediante teclado, pues les da el formato que se haya asignado mediante la máscara y además controla qué valores pueden ser introducidos.

1.6 Propiedades de datos. General

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Dependiendo del tipo de dato que contenga un campo, tendrá diferentes propiedades que pueden se configuradas. En las siguientes imágenes pueden apreciarse las características definibles para datos de tipo texto, número y fecha/hora.

Texto Numero Fecha/hora

2. Access. Un modelo relacional de bases de datos. Access es un modelo relacional de bases de datos, es decir, está compuesto por tablas en las que cada columna se llama campo y cada fila, registró. Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por campos comunes. Imagina que creas una base de datos mediante una sola tabla en donde anotas todas las facturas de las ventas realizadas durante un ejercicio económico. Un ejemplo podría ser esta tabla del ejercicio 2010. Si solamente hay una tabla, sigue siendo una base relacional aunque no esté aún relacionada. Al añadir más tablas podrán relacionarse entre ellas.

Ejemplo 1 pág. 185

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Ejemplo 2 pág. 187

Cuando estamos en la tabla de damos a Formulario, y aparece de forma individual. Se le da a guardar con el nombre de amistades.

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Ejemplo 3 pág. 189 Listado de nombre y teléfonos.

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Ahora haremos una consulta individual: CREAR- OTROS- DISEÑO DE CONSULTA.

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Ejemplo 4 pág. 192 Crear un Asistente para informes del grupo informes

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Actividades pág. 193 nº 1 Muestra en vista Diseño el informe LISTA DE MIS AMISTADES, realizado en la base de datos Agenda.

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Actividad 2

a) Observando la base de datos Agenda que has realizado en esta Unidad, explica con un ejemplo que es un registro.

b) ¿Cuántos campos componen la tabla Amistades? 5 campos c) ¿Para qué se utilizan las consultas? Las consultas pueden hacerse sobre la totalidad de

los datos que contienen los campos que se van a mostrar o solamente con los campos que cumplan determinados criterios que erigirá el programador o el usuario.

d) Indica qué formato tendrían los datos introducidos con la máscara de entrada Llo. e) ¿cómo escribirías una mascara de entrada que permitiese solamente número de tres o

cuatro cifras? Poniendo 4 el número de caracteres utilizados. f) Supongamos que en una consulta que tiene los campos Nombre y Saldo de una tabla,

deseamos que se muestren los registros cuyo campo saldo sea igual a 2.000 ¿Dónde y como se escribiría esta condición?

Actividad 3 Realiza una nueva consulta llamada listado nombres y correos.

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Actividades 4 En la base de datos Agenda realiza una nueva consulta llamada Conseguir nombre.

TEMA 10 BASE DE DATOS (II) Ejemplo 1 pág. 203 Tabla de datos Clientes

Tabla de datos llamada Formas de pago.

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Tabla de datos llamada Facturas

Ejemplo 2 pág. 206 Abre la base de datos de ventas. Herramientas de base de datos, Relaciones, Mostrar u ocultar.

Debemos completar la relación entre Formas de pago y facturas, para que cumpla todas las reglas aconsejables de una relación.

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A continuación debemos relacionar Facturas y Clientes.

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Actividades pág. 208

1. Abre la base de datos Ventas. - Con los conocimientos adquiridos en la Unidad anterior puedes crear formularios. Crea

un formulario con todos los campos de la tabla Facturas. Llámalo Formulario Facturas. - Introduce en la tabla Clientes los registros que se muestran en las siguientes tablas

(por razones de espacio los datos de clientes figuran en dos tablas) Actividades pág. 208 Con los conocimientos adquiridos en la unidad anterior puedes crear formularios. Crea un formulario con todos los campos de la tabla factura. Llámalo Formulario Facturas. Introduce en la tabla clientes los registros que se muestran en las siguientes tablas (por razones de espacio los datos de clientes figuran en dos tablas

Tabla de forma de pago

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Crear un formulario Clientes

Crear un formulario con forma de pago

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Crear un formulario de Facturas

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Ejemplo pág. 211 Asistente para consultas:

Ejemplo 2 Consulta 2 insertar la condición de fechas: entre 12/1/10 y 17/01/10

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Ejemplo 3 pag 212

Actividades 213 Consulta Clientes Málaga

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Consulta clientes por provincia

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Ejemplo 214 Formulario Facturas. Informe Clientes de Granada.

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Ejemplo pag 216 Elaborar un panel de controlo menú para abrir distintos formularios e informes que hemos ido creando a lo largo de esta Unidad sobre la base de datos ventas.

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FUENTE: Tratamiento Informático de la información. Editorial: Editex Ciclo gestión administrativa.