เอกสารอ้างอิง (SD)

SD33-05 คู่มือระบบบัญชี

(Account module)

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน

คูมือการปฏิบัติงาน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน (RMUTI) ระบบบัญชี

ระบบบัญชีเจาหนี้

Oracle Payable (AP) 2 March 2006 Mercury Consulting Agenda

1. User Login ระบบบัญชีเจาหนี ้2. การเบิกจายเงิน – กรณีมีใบสั่งซื้อ และใช ขบ.01 3. การเบิกจายเงิน – กรณีมีใบสั่งซื้อ และใช ขบ.02 หรือขบ.03 4. การเบิกจายเงิน – กรณีไมมีใบสั่งซื้อ 5. การสงขอมูลรายการบัญชีจากระบบบัญชีเจาหนี้ไประบบบัญชีแยกประเภททั่วไป 6. การสงขอมูลรายการบัญชีจากระบบบัญชีเจาหนี้ไประบบครภุัณฑ 7. การปด Period ระบบบัญชีเจาหนี้

1. User Login ระบบบญัชีเจาหน้ี

Username: APMGR Password: oracle

2. การเบิกจายเงิน – กรณมีีใบส่ังซือ้ และใช ขบ.01 2.1 แผนผังการเบกิจายเงิน – กรณีมีใบส่ังซื้อ และใช ขบ.01 ผูรับผิดชอบ: แผนกการเงิน

เอกสารอางอิง: Standard PROCESS (ระบบบัญชีเจาหนี)้

2.2 ตั้งหน้ี

2.2.1 การสรางใบคุมการตัง้หน้ี (Invoice Batch)

N Invoice Entry Invoice Batch

จุดประสงค

• เลขที่ใบคมุใบแจงหนี ้• ชวยในการจดักลุมใบแจงหนี้ เพ่ือความสะดวกในการอางอิง เพ่ือตรวจสอบและอนุมัตติั้งหนี้

โครงสราง

xxx xxxxxx - x

W (สัปดาห(

YYMM (ปพ.ศ . , เดือน(

ชื่อยอผูบันทึก 3 หลัก

ตัวอยาง

ORP4912-1 Batch ตั้งหนี้ของผูบันทึก “ORP” สัปดาหที่ 1 เดือน12 ป 2549 SWS4910-2 Batch ตั้งหนี้ของผูบันทึก “SWS” สัปดาหที ่2 เดือน10 ป 2549

วิธกีาร

Batch Name: พิมพช่ือใบคมุการตัง้หน้ี

คล๊ิก: ปุม Invoices

2.2.2 การสรางใบแจงหน้ี (Invoice)

เลขที่ใบแจงหน้ี (Invoice Number)

จุดประสงค

• เลขที่ใบแจงหนี้ที่ไดรับจากผูขาย

วิธกีาร

Supplier: พิมพชื่อผูขาย

Supplier Num: พิมพรหสัผูขาย

Site: ใชกรณีที่ผูขายมีหลายสาขา

Invoice Date: พิมพวันที่ในการออกใบแจงหนี้

)Invoice Number: พิมพเลขที่ใบแจงหนี้ที่ไดรับจากผูขาย เลขที่ใบแจงหนีส้ําหรับ Supplier เดียวกัน ไมสามารถซ้ําได(

Invoice Amount: พิมพจํานวนเงนิตามใบแจงหนี้

GL Date: ระบบจะระบุวันที่ปจจุบัน

Description: ระบุรายละเอียดใบแจงหนี ้

คล๊ิก Match ระบบจะบันทึกขอมูล และเขาสูหนาจอเพื่อระบุเลขที่ Purchase Order

คนหาเอกสารเพื่อทําการ Matching

Purchase Order

Num: พิมพเลขที่ใบส่ังซื้อ และคล๊ิก Find เพื่อคนหาใบสัง่ซือ้ที่ตองการ Match

คล๊ิก Match: ระบบจะทําการ Match ขอมูลและสรางรายการ Distribution ใหอัตโนมตั ิ

คล๊ิก Distributions: เพ่ือตรวจสอบขอมูลใหถูกตองและระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเก่ียวกับภาษีมูลคาเพ่ิม/ภาษีหัก ณ ทีจ่าย )ถามี(

หมายเหต:ุ รายละเอียด Distributions ยังไมตรงกบั Invoice Headerตอง Validate กอน

กลับไปยังหนาการสรางใบแจงหน้ี

คล๊ิก Actions เ พื่อ Validate

คล๊ิก ที่ Validate

คล๊ิก OK

กลับไปยังหนาการสรางใบแจงหน้ี

คล๊ิก Actions เลือก Create Accounting

คล๊ิก ที่ Create Accounting

คล๊ิก OK

Review Accounting

2.3. จายเงิน

การจายชําระเจาหน้ี (Payment)

3. การเบกิจายเงิน – กรณมีีใบส่ังซือ้ และใช ขบ.02 หรือ ขบ.03

3.1 แผนผังการเบกิจายเงิน – กรณีมีใบส่ังซื้อ และใช ขบ.02 หรอื ขบ.03 ผูรับผิดชอบ: แผนกการเงิน

3.2 ตั้งหน้ี

3.2.1 การสรางใบคุมการตัง้หน้ี (Invoice Batch)

วิธกีาร

คนหาใบคุมการตัง้น้ีที่เคยสรางไว

คล๊ิก: ปุม Invoices

3.2.2 การสรางใบแจงหน้ี (Invoice)

เลขที่ใบแจงหน้ี (Invoice Number)

จุดประสงค

• เลขที่ใบแจงหนี้ที่ไดรับจากผูขาย

วิธกีาร

Supplier: พิมพชื่อผูขาย

Supplier Num: พิมพรหสัผูขาย

Site: ใชกรณีที่ผูขายมีหลายสาขา

Invoice Date: พิมพวันที่ในการออกใบแจงหนี้

)Invoice Number: พิมพเลขที่ใบแจงหนี้ที่ไดรับจากผูขาย เลขที่ใบแจงหนีส้ําหรับ Supplier เดียวกัน ไมสามารถซ้ําได(

Invoice Amount: พิมพจํานวนเงนิตามใบแจงหนี้

GL Date: ระบบจะระบุวันที่ปจจุบัน

Description: ระบุรายละเอียดใบแจงหนี ้

คล๊ิก Match ระบบจะบันทึกขอมูล และเขาสูหนาจอเพื่อระบุเลขที่ Purchase Order

คนหาเอกสารเพื่อทําการ Matching

Purchase Order

Num: พิมพเลขที่ใบส่ังซื้อ และคล๊ิก Find เพื่อคนหาใบสัง่ซือ้ที่ตองการ Match

คล๊ิก Match: ระบบจะทําการ Match ขอมูลและสรางรายการ Distribution ใหอัตโนมตั ิ

คล๊ิก Distributions: เพ่ือตรวจสอบขอมูลใหถูกตองและระบุรายละเอียดเพิ่มเติมเก่ียวกับภาษีมูลคาเพ่ิม/ภาษีหัก ณ ทีจ่าย )ถามี(

หมายเหต:ุ รายละเอียด Distributions ยังไมตรงกบั Invoice Headerตอง Validate กอน

กลับไปยังหนาการสรางใบแจงหน้ี

คล๊ิก Actions เ พื่อ Validate

คล๊ิก ที่ Validate

คล๊ิก OK

กลับไปยังหนาการสรางใบแจงหน้ี

คล๊ิก Actions เลือก Create Accounting

คล๊ิก ที่ Create Accounting

คล๊ิก OK

Review Accounting

2.3. จายเงิน

การจายชําระเจาหน้ี (Payment)

Bank Account ระบุธนาคารที่จะทําการจายชําระ

Document ระบุชดุเชค็ทีจ่ะจาย (สรางชุดเช็คที่หนาจอ set up bank)

Document Number ระบบจะใหหมายเลขเช็คอัตโนมัติจากชดุเชค็ที่จาย

Payment Date ระบุวันทีท่ี่จะจายชําระ (โดยจะตองเปน period ที่เปดอยู) และระบบจะใช Payment Date เปน GL Date

Payment Amt ระบุจํานวนเงินที่จะจาย หรือใหระบบคํานวณให

Supplier ระบุ Supplier

Document Category ระบุชดุเอกสารการจายชําระ (Voucher)

Voucher Num ไมตองระบุ ระบบจะให Voucher Number อัตโนมัติจาก Document Category

คล๊ิก Enter/Adjust Invoices เพ่ือระบุเลขที่ใบแจงหนีท้ี่ตองการจะจายชําระ

Invoice Number ระบุเลขทีใ่บแจงหนี้ (ระบบจะแจงกรณีทีใ่บแจงหนี้มีภาษีหัก ณ ที่จายพรอมทั้งหักเงินใหอัตโนมตัิ)

คล๊ิก Invoice Overview ถาตองการดูรายละเอียดใบแจงหนี้

คล๊ิก Save เพ่ือบันทึกขอมูล

หมายเหตุ ถาตองดูรายการบัญชีการจายชําระ สามารถสรางรายการบญัชีและตรวจสอบรายการบัญชีได (ดรูายละเอียดการสรางรายการบญัชีบทที่3.3 การสรางรายการบัญชี (Create Accounting))

Create Accounting

Click Actions…1

Click ที่ชอง Create Accounting

Click OK

Review Accounting Tools view accounting

ระบบบัญชีลูกหนี้

Oracle Receivables (AR) 2 March 2006 Mercury Consulting Agenda

1. User Login ระบบบัญชีแยกประเภททัว่ไป 2. User Login ระบบบัญชีลูกหนี ้3. รายไดงานทะเบียนนักศึกษา 4. รายไดการบริการรับนอก 5. การสงขอมูลรายการบัญชีจากระบบบัญชีลูกหนี้ไประบบบัญชแียกประเภททัว่ไป 6. การปด Period ระบบบัญชีลูกหนี้

1. User Login ระบบบญัชีแยกประเภททั่วไป

Username: ACCMGR Password: oracle

2. User Login ระบบบญัชีเจาหน้ี

Username: FINMGR Password: oracle

3. รายไดงานทะเบียนนักศกึษา ผูรับผิดชอบ: แผนกบญัชี

เอกสารอางอิง: Standard PROCESS (ระบบบัญชีลูกหนี)้

3.2 นําเขาขอมูล

การ Import Journal หมายถงึการ Import ขอมูลรายการบญัชีจากระบบยอยตาง ๆ (การ Import รายการบัญชีจากระบบ E-Admission สามารถ Import แบบอัตโนมตัิได)

N -> Journals -> Import -> Run

Source ระบุ Source (E-Admission)

Selection Criteria ระบุ No Group Id

Create Summary Journals เพ่ือสรางรายการบัญชีแบบ Summary

Date Range ระบุชวงเวลา (GL Date) ที่ตองการจะ Import

คล๊ิก Import เพ่ือทําการ Import Journal

คลิ๊ก

คลิ๊ก

ตรวจสอบขอมลูการ Import

N Journals Enter

Source: E-Admission

3.3 การเรียกดูรายงานใบสําคัญ (Voucher)

เรียกดูรายงาน Journals - General(180 Char)

Name: Journals - General(180 Char)

Posting Status: พิมพ Unposted Journals

Currency: พิมพ THB

Click View Output

OUTPUT

3.4 การแกไขขอมูล Journal Import

เม่ือ Import Journal มาจากระบบตาง ๆ แลวมีขอผิดพลาด เชน Journal ไม Balance, รหัสบัญชีไมถูกตอง จะไมสามารถ Import ได ตองทําการแกไขขอผิดพลาดกอน (สามารถดูรายละเอียดของขอผิดพลาดไดจากรายงาน Journal Import หลังจากทําการ Import)

N Journals Import Correct

ระบุ Parameter

Source ระบุ Source

คล๊ิก Find เพ่ือคนหารายการขอผิดพลาด

แกไขขอผิดพลาดและบันทึกรายการ

คล๊ิก Import Journals เพ่ือ Import Journal อีกครั้ง

3.5 การผานรายการบัญชี

N Journals Post

คล๊ิก Find

คล๊ิก ที่ Line ที่ตองการ Post

คล๊ิก Post

4. รายไดการบรกิารรบังานนอก และอื่น ๆ ที่ไมเกี่ยวของกับงานทะเบียน

ผูรับผิดชอบ: แผนกการเงิน

เอกสารอางอิง: Standard PROCESS (ระบบบัญชีลูกหนี)้

4.1 บันทึกรับชําระเงิน N -> Receipts -> Receipts

Receipt Number ระบุเลขทีใ่บสาํคัญรับ

Receipt Type เลือก Miscellaneous (เลือก Standard กรณีเปนการรับเงินแบบมี Invoice)

Currency เลือกสกุลเงิน (ระบบจะ default สกุลเงินบาท) ถาระบุเปนสกุลเงินตางประเทศจะตองระบุอัตราแลกเปลี่ยนดวย

Receipt Amount ระบุจํานวนเงินที่ไดรับ

Receipt Date ระบุวันที่รับเงิน (ระบบจะ default Current Date)

GL Date ระบุวันที่บันทึกบัญชี (ระบบจะ default วันที่วนัเดียวกับ Receipt Date ถา period ของ Receipt Date ไมไดเปด ระบบจะ default วันที่วันสุดทายของ period ลาสุดที่เปดอยู)

Payment Method เลือกวิธีการรับชําระเงิน และธนาคารที่จะนําฝากเงิน

Activity เลือก Activity (ประเภทของรายได) ระบบจะบันทึกรายการเครดติรายไดจาก Activity ที่ได set up ไว

Paid From ระบผุูทีจ่ายเงินให (ถามี)Deposit Date default receipt date) ระบุวันที่นําฝากธนาคาร (ระบบจะ

คล๊ิก Distribution เพ่ือบันทึกขอมูลและตรวจสอบรายการบัญชี

ตรวจสอบรายการบัญชีที่เกิดข้ึน

Menu -> Tools -> View Accounting เพ่ือดูรายการบญัชทีี่เกิดข้ึน

4.2 บันทึกยกเลิกการรับชําระเงิน (Reverse Receipts)

เม่ือไดบันทึกรายการรับเงินแลว ปรากฎวาไดบันทึกรายการรับชาํระเงินในระบบไมถูกตอง หรือลูกคาไมสามารถชําระเงินได ใหทําการยกเลิกการรับชาํระเงิน (Reverse Receipts)

การยกเลิกการรับชําระเงินสามารถยกเลิกไดทั้งการรับชําระเงินแบบมีใบแจงหนี้ และการรบัชําระเงินแบบไมมีใบแจงหนี้ (Miscellaneous Receipts) และเมื่อทําการยกเลกิการรับชําระเงนิใบนี้แลว จะไมสามารถทํารายการใด ๆ กับรายการรับชําระเงินใบนี้อีก N -> Receipts -> Receipts คนหารายการรบัชําระเงินที่ตองการยกเลิก

คล๊ิก Reverse…1 เพ่ือทําการยกเลิกการรับชําระ

Date ระบุวันทีท่ี่ทําการยกเลิก (ระบบจะ default Current Date)

GL Date ระบุวันที่บันทึกบัญชี (ระบบจะ default Current Date ถา period ของ Current Date ไมไดเปด ระบบจะ default วันที่วันสุดทายของ period ลาสดุที่เปดอยู) (ถา GL Date ของการรับชําระมากกวา Current Date ระบบจะใช GL Date ของการรบัชําระ)

หมายเหต ุ 1. สามารถทําการเปลี่ยนแปลง Reversal Date และ GL Date ได แต Reversal Date ตองเทากับหรือมากกวา Deposit Date ของการรับชําระเงิน และ GL Date ตองเทากับหรือมากกวา GL Date ของการรับชําระเงินหรอื Reversal Date

2. เม่ือทําการยกเลิกการรับชําระ (Reverse Receipt) ระบบจะกลับรายการบัญชทีัง้หมดทั้ง Remittance และ Reconcile Bank โดยบันทึกบัญชทีั้งหมดลงใน Period ของ GL Date ดังนั้นตองระวัง reverse กรณีที่ไดทําการรับชําระเงิน period 1 และ reconcile period 2

Category ระบุ Category (Non-sufficient Funds, Reverse Payment, Stop Payment)

Reason ระบุเหตผุลการยกเลิก (เหตุผลการยกเลิกสามารถเพิ่มได โดยใช QuickCodes Type “CKAJST_REASON”)

Comment ระบุขอมูลอ่ืนทีต่องการเพ่ิมเตมิ

คล๊ิก Reverse ระบบจะทําการยกเลิกรายการชําระเงินนี้ และไมสามารถทํารายการใด ๆ กับรายการนี้ไดอีก