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A Shared Services Center’s Journeyor

The Tale of Two CitiesIntegration and Separation

“ Divestiture”

March 9, 2012: 16TH Annual SSON Weeked.martinez@wendys.com

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyAbout The Wendy’s Company

• The Wendy’s Company is the third largest quick service hamburger company 

• Prior to July 4, 2011, The Wendy’s Company was known as Wendy's/Arby’s Group, Inc. 

• Effective July 4, 2011, the Arby’s business was sold • The Wendy’s Company owns or franchises over 6,500 

restaurants, with about $2.4 billion in revenues. • Worldwide headquarters is in Dublin, OH• NYSE symbol:  WEN• www.aboutwendys.com/

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The WendyThe Wendy’’s Companys Company

Integration & Shared ServicesPre‐Divestiture of Arby’s

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyShared Services Center (SSC) Background

•Wendy’s and Arby’s merged in 2008, resulting in a new Company, Wendy’s/Arby’s Group, Inc. 

•The merger integration strategy included:

The design and implementation of an Accounting Shared Services Center (SSC) located in Atlanta focused on high performance and best practices via integration of processes, people and technology 

–Arby’s Accounting Operations were decentralized in 3 Regions

–Wendy’s Accounting Operations and Systems (PeopleSoft and Customized) were located in Dublin, Ohio

•The Project to establish a new central SSC organization located in Atlanta, with standardized processes and one ERP Platform, was initiated in December 2008 and Completed by the End of 2009

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanySSC‐ 2009 Project Objectives

• Design and Implement a Shared Services Business Model in Atlanta

Governance 

Organization (Staffing)

Partnerships 

SLAs and a Balanced Scorecard 

• Centralize the Arby’s regional accounting processing resources and functions

• Integrate into One Oracle ERP Platform and Eliminate the Wendy’s Accounting and 

Payroll Operations and Systems Located in Ohio

Convert Wendy’s financial processes and system data from legacy systems  (PeopleSoft, 

GEAC, Custom) to a standardized Oracle platform

Design, install and implement new Payroll/HR Oracle Modules for common processing 

across brands (Wendy’s and Arby’s)

Hire and Train the new Shared Services Group in Atlanta to support both brands

Integrate the systems and functions in four phases throughout 20095 

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyWendy’s/Arby’s Group (WAG) Accounting Shared Services

Scope of ServicesScope of Services‐‐Staffed at One Location (Atlanta)*Staffed at One Location (Atlanta)*High Volume Transaction Processing

FR/Corporate Accounting /GL Store Accounting

Purchase Order Financial Reporting Analysis & Store SupportAccounts Payable Corporate Accounting Store Accounting P& LProperty Accounting General Ledger Review and EntriesT & E Expense Reports Fixed AssetsProject AccountingAccounts ReceivablesPayroll

IT Systems Support & PMO (Project Management Office) Support

*Atlanta support services also include Treasury, Tax, Internal Audit, Legal, Risk, Benefits, HR, IT and Facilities

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanySSC‐Partnership Model and Change ManagementTechniques to Align SSC with Business Unit Partners For Success

Shared Services CenterProcess Services & Value Added

Solutions

• Accounting (Store, GL, FA, PA)

• Procure to Pay (PO,AP, T&E, Property Accounting)

• Order to Cash (AR, B&C)

• Employee Payroll

• Project Initiatives w/PMO & IT Partners

• Migrations, transition planning, business continuity, cross process integration

• Customer Care-Key Contacts & problem resolution

• Internal & Corp. Support-Operational metrics, budgets

Partners & BusinessUnits

Corporate Policies, Decision Support, & Management Risks

• Corporate Controller, Business Unit CFOs, Area/HDQ Ops, Tax, IA

• Supply Chain/Strategic Sourcing, Treasury, Tax, IA Lease Mgmt. & End Users across Business Units

• Franchise Services, TreasuryIA

• Human Resources, Treasury

• Applicable Business Units & IT• Partner leadership support

• System/process users, internal customers, etc.

• IT, Facility Mgmt., Fin. Mgmt.

SLAs (Service LevelAgreements-Timeliness

& Quality)

Joint Partner Forums

Joint Change Management& Analysis

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyIntegration to One ERP Platform (Oracle)

Release

Numbers

Processes, People and Technology Centralized 

(Systems Converted and Installed)

Schedule

R1 • Financial Reporting • General Ledger/Corp. Accounting• Store Accounting• Fixed Assets

May, 2009‐ LIVE!!!

R2R2 •• Purchase Order (Feeds PS PA until R3)Purchase Order (Feeds PS PA until R3)‐‐New New 

•• Accounts PayableAccounts Payable

•• PP‐‐CardCard‐‐NewNew

•• iExpenseiExpense

•• LeasesLeases‐‐PayablePayable

July, 2009 July, 2009 –– LIVE!!LIVE!!

R3R3 • Accounts Receivable/OTC‐Franchisees Project Accounting (Replaces PeopleSoft PA)

• AR Leases• Purchase Order‐Arby’s (New  Installation)

October, 2009 – LIVE!!

R4 • Payroll/HR Modules‐About 5 New Modules vs Two Systems (PeopleSoft and Ultipro)

January, 2010 – LIVE!!

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• Winner of 2011 “Excellence in Value Creation Award” Presented by SSON!

• The integration project phases completed in less than a year

• Additional Improvements were made in the following year 

• About 30% percent savings was achieved by end of 1st Full Year of Operations

• Drove efficiencies, quality and controls via Balance Scorecard Exceeded Customer Satisfaction Results (4.0 to 4.5, with 5.0 High)Exceeded Financial Performance Measures , and Processes AchievedUpper Quartile Benchmark Ranking in Productivity Significant innovation via system integration and best practicesHigh employee engagement via communication, training, etc.

• Established joint partnerships across departments

• Developed a Portfolio of Projects to Drive Continued Value in the Future

The WendyThe Wendy’’s Companys CompanySummary of Results – First Full Year of SSC Operations

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The WendyThe Wendy’’s Companys Company

Divestiture of Arby’sSeparation & Service Provision

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyDivestiture – Sale of Arby’s•In early 2011, it was announced that The Wendy’s/Arby’s Group would begin to look at Strategic Alternatives, including the potential sale of Arby's

The intent was to increase the focus on the Wendy's Brand and its’ new growth opportunities

•Select Companies were invited to review the sale proposal

•A Transition Project was kicked off March 31 to develop and plan for the separation of the Arby’s Brand, in the event of a sale

•On June 13, 2011 the Wendy’s/Arby’s Group, Inc. announced a definitive agreement for the sale of Arby’s Restaurant Group, Inc. to a buyer formed by Roark Capital Group

Wendy’s will retain 18.5% ownership interest

The aggregate transaction value was estimated to be $430 million

•The sale and purchase of Arby's was executed on July 4, 2011

•Transition project activities continued post‐sale

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyLessons Learned‐ Breaking Up is Hard to Do!

•Plans and visions can change based on climate, conditions and opportunities

•Value creation can be driven from separation (i.e., divestiture), as well as integration!

Multi‐business unit ownership enables integration and standardization, which creates economies of scale

Separation  of an existing lower performing business unit can unlock shareholder value, and generate additional funds to invest in remaining business units with high growth potential 

•This can offset the “dis‐economies” of scale that occurs

•Allow for some flexibility in how tightly you integrate systems and  data for multiple business units

In the future, you may need to “surgically” separate

•Anticipate and plan for the divestiture in advance of pre‐sale, and be ready to act as a BPO services provider to Buyer during a post‐sale transition period

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyTransition Project Objectives and Guiding Principles

•Initiate a Transition Project for Separation of Processes, People and Technology, and Provision of Services During Transition Period

–Pre‐Sale Get Ready Activities for Day 1 (Day 1=Date of Sale)–Post‐Sale Transition Activities for Day 1 to Day 2 (Day 2= End of Transition)

•Transition Project Guiding Principles–Do it Right!–Do it in Shortest Timeline!

–Keep it Simple! (e.g., “As Is” Services, Service Costing)

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyTransition Project StructureTransition Project Structure

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyTransition Project Scope  Transition Project Scope  •The development, execution and administration of a Transition Services Agreement (TSA) including:

•Documentation of the specific services, and service standards, to be provided by  Shared Services function groups during the transition period

•Pricing schedules per standard function and/or service

•Special work requests

•Other terms and conditions ( e.g., non‐disclosure, limit recurring services to “as is”, dispute escalation process, etc.)

•The development, documentation and implementation of the TSA service billing mechanism, including:

• Specific fixed pricing per service/function (e.g., Standard Price)

• Approved work requests billed on a time and material basis

• Pricing mark‐up rate schedule based on effort duration

•The separation of employees, systems, processes, data and contracts

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyTransition Project TimelineTransition Project Timeline

Seller - Service Provider

Phase 1 Phase 3

100% Physical Separation (Design and Create Virtual Separation)Generally 90 Days

Buyer - New Co.

Phase 1 Phase 3

Develop, Test, Implement Day One Plan 100% Physical Separation

Generally 90 Days

Phase 2

Terminates

Develop, Test, ImplementDay One Plan

(Transition Period)Services Provided to New Co.

(July 4)Day of Sale TSA

Transition Service Agreement (TSA) End Date Varies per Service

Phase 2

(July 4)Day of Sale

TerminatesTSA

End Date Varies per Service

Virtual Separation

TSA Services Consumed

Systems, Processes, OrganizationDevelop, Test, Implement Newco

Virtual Separation

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyTransition Project Scope  (Continued)Transition Project Scope  (Continued)

The Separation of Employees, Systems, Processes and Data 

Virtual Separation‐Starting Day of Sale

•The Wendy’s Company provides billable services to Arby's using its shared resources and systems (Oracle) during a limited transition period

•The Wendy’s Company processes and systems remain “as is” (no enhancements)

•Limited data separation made in shared systems, as different processes, functions and employees transfer to Arby’s

•Employee separation and transfer activities include separation of sensitive employee data (system access, PC, electronic files, hard copies)

Physical Separation‐ Arby’s Stands Alone, TSA is Terminated

Full physical separation of processes, people and technology via execution of separate system solutions, data and dedicated employees and facilities  

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyTransition Project Separation Activities Completed In Transition Project Separation Activities Completed In Less Than 8 Months!Less Than 8 Months!• Pre‐Sale Separation Activities (3 Months)

• Developed a TSA with service provisions, SLAs and pricing

• Developed services pricing and a billing mechanism

• Developed schedules for transfer of functions and resources

• Planned, designed, tested and implemented virtual system separation

• Post‐Sale Separation Activities (5 Months)

• Executed TSA Services and Billing to Arby’s by Wendy’s

• Over 30 Corporate functions provided, covering over 300 service activities

• Executed virtual separation of system access until physical separation complete

• Executed transfer of functions and employees to Arby’s in multiple ‘waves’

• Developed and implemented Arby’s system solutions that enabled full physical separation and termination of all services and billing (e.g., Oracle Clone)

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The WendyThe Wendy’’s Companys Company

QUESTIONS??

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyProcess Functions Performed During Transition PeriodProcess Functions Performed During Transition Period

ExampleExample

Major Functions

IT IT ‐ Finance Help Desk End User Support RestaurantsInternational IT Support

Network Security Oracle Brand Systems

AccountingFR / Corp Acctg / GL

Restaurant Acctg

Fixed Assets / Proj. Acctg

Procure to Pay

AR, Billing & Collections

PayrollProperty 

Accounting

Tax Federal State Property

Treasury Banking Processing Gift Cards

Human ResourcesHR 

Hire/Terms.Employee Ligitation

Performance

Risk/Comp/Benefits Risk MgtCompensation & Rewards

Benefits

Legal Services Lease Admin. Real Estate LitigationCorp. 

MattersBrand Sepcific

FacilititesBuilding, 

Furn., Lease

Office Supplies / Printing

InternationalFranchisee Support

Process Functions

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The WendyThe Wendy’’s Companys CompanyExample‐TSA Group 2 FTE Transfer Schedule to Arby’s(Group 1 included 15 key positions/individuals 1st 30 days, another 117 during Waves 1‐7)

Process Process Process Process ProcessBrand Acctg International IT Finance IT - Arby's Corp Acctg Oracle IT A/R Help Desk IT - Network Fixed Assets Comp

End User Supp IT - Security Prop. Acctg AP (2-Banks/VMF) Restaurant Oracle GL International Hyperion

Risk Mgt Payroll

Benefits AP HR

TreasuryTax Process Facilities Legal-Corp FPALegal-Lease MgtLegal-Real EstateLegal-Litigation

Process

WAVE 7

JAN 1, 2012

OCT 17AUG 22

WAVE 1 WAVE 2

SEPT 5

WAVE 6

NOV 21

WAVE 3

SEPT 19

WAVE 4

OCT 3

WAVE 5