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6.1 Control por excepcin

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente

con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente,

el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un

mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El Principio de Excepcinplanteado por aylor, en el campo de la administracin,

representa un filtro de informacin en el que, seg!n sus palabras" #... el administrador

debera recibir informes condensados, resumidos e invariablemente comparativos,

cubriendo, sin embargo, todos los elementos que son de inter$s para la administracin.

Esos res!menes deberan ser cuidadosamente revisados por un ayudante antes de que

lleguen al administrador, y poseer, adems, todas las excepciones buenas como de las

excepciones malas% se obtiene en pocos minutos, una visin global de los progresos

realizados de los reveses y deja al administrador la posibilidad de considerar las lneas de

la poltica, y estudiar el carcter y el ajuste de los hombres importantes bajo su mando&.

'o que sugiere aylor, es una autonoma relativa a los diferentes departamentos

operativos de la empresa y una red de comunicacinAlgednicaque indique el momento

en que la jerarqua debe entrar a funcionar. Este es el Principio de Excepcinen el campo

de la (dministracin de Empresas.

)e esta forma la (lgedona *o el +rincipio de Excepcin representa el mecanismo que

une e integra los conceptos de autonoma de un subsistema con los de jerarqua entresubsistemas. ( trav$s de dicho mecanismo la libertad de los subsistemas se hace efectiva

y real. El subsistema poseer total autonoma hasta los lmites de su capacidad para

controlar su conducta. +asado ese lmite, la (lgedona lo hace dependiente de su

subsistema jerrquicamente superior a $ste, dentro de su propia autonoma, resuelva el

problema y restituya la autonoma perdida del subsistema subordinado. (s $ste

continuar gozando de -libertad-.

Evidentemente, si el sistema jerrquico inmediatamente superior se ve incapacitado de

resolver el problema de ese subsistema, entonces deber acudir, a su vez, a su nivel

superior, perdiendo as tambi$n su autonoma, en relacin con ese problema en particular.

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6.1.1 Seleccin de reas

El control act!a en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. +rcticamentetodas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo.'as principales reas de control en la empresa son"

reas de produccin:i la empresa es industrial, el rea de produccin esaquella donde se fabrican los productos% si la empresa fuera prestadora deservicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios% losprincipales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes"

Control de produccin:El objetivo fundamental de este control es programar,coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimientoen las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos paralograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del

departamento de ventas.

o Control de calidad:/orregir cualquier desvo de los estndares de calidadde los productos o servicios, en cada seccin *control de rechazos,inspecciones, entre otros.

o Control de costos:0erificar continuamente los costos de produccin, yasea de materia prima o de mano de obra.

o Control de los tiempos de produccin:+or operario o por maquinaria%para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando losestudios de tiempos y movimientos.

o Control de inventarios:)e materias primas, partes y herramientas,productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

o Control de operaciones Productivos:1ijacin de rutas, programas yabastecimientos, entre otros.

o Control de desperdicios:e refiere la fijacin de sus mnimos tolerables ydeseables.

o Control de mantenimiento y conservacin: iempos de mquinas

paradas, costos, entre otros.

rea comercial:Es el rea de la empresa que se encarga de vender ocomercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas:(compa2a el volumen diario, semanal, mensual y anula de lasventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin

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de se2alar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones. +uedenmencionarse como principales controles de ventas"

o +or volumen total de las mismas ventas.

o +or tipos de artculos vendidos.

o +or volumen de ventas estacionales.

o +or el precio de artculos vendidos.

o +or clientes.

o +or territorios.

o +or vendedores.

o +or utilidades producidas.

o +or costos de los diversos tipos de ventas.

o Control de propaganda:+ara acompa2ar la propaganda contratada por laempresa y verificar su resultado en las ventas.

o Control de costos:+ara verificar continuamente los costos de ventas, as comolas comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

rea financiera" Es el rea de la empresa que se encarga de los recursosfinancieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros.'os principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin"

o Control presupuestario:Es el control de las previsiones de los gastosfinancieros, por departamento, para verificar cualquier desvo en los gastos.

o Control de costos:/ontrol global de los costos incurridos por la empresa, yasean costos de produccin, de ventas, administrativos *gastos administrativosentre los cuales estn% salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios,entre otros, financieros como los intereses y amortizaciones, pr$stamos ofinanciamientos externos entre otros.

rea de recursos humanos:Es el rea queadministra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen"

o Controles de asistencia y retrasos:Es el control del reloj chequeador o delexpediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivosm$dicos, y las no justificadas.

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o Control de vacaciones:Es el control que se2ala cuando un funcionario debeentrar en vacaciones y por cuntos das.

o Control de salarios:0erifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidoscolectivos, entre otros.

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3.4.5 6edicin de estadsticas

'os especialistas en estadstica planean sus investigaciones y realizan experimentos o

encuestas a partir de las caractersticas de las variables involucradas en el problema a

investigar. /ada problema implica a dos o ms variables y queremos averiguar cmo se

relacionan. )e esta forma, las variables son inherentes al problema o pregunta de

investigacin y el muestreo para la medicin del valor de las variables, en un segmento

representativo de la poblacin, debe ser aleatorio. )e manera que cualquier sujeto u

objeto tenga la misma oportunidad de quedar representado en la muestra. i el muestreo

no es aleatorio, se dar lugar a una investigacin sesgada y los resultados no tendrn

validez estadstica. 'os datos resultantes de la medicin son consecuencia directa del

m$todo utilizado para obtenerlos. En general, si resultan de un conteo estaremos ante

variables discretas que deben analizarse con Estadstica no param$trica. 7 si resultan de

una medicin *no es pleonasmotendremos una variable continua que debe trabajarse con

Estadstica param$trica. anto las variables param$tricas *continuascomo las no

param$tricas *discretas poseen caractersticas que se aprovechan para organizarlas en

cuatro escalas de medicin.

Entonces, llamamosvariablea toda caracterstica en una poblacin *sujetos u objetos de

inter$s individual, grupal, social o laboral *opinin, preferencia, magnitud, vector o

n!mero que puede ser medida o contada.

En una investigacin se identifican las variables cuyo comportamiento queremos utilizarcomo referente *variable independiente, eje x o determinante del comportamiento de otra

*variable dependiente, eje y y seg!n su escala de medicin. on estas !ltimas de las que

nos ocuparemos, comenzando por precisar sus tipos y caractersticas.

ipos de 0ariables

/ualitativas

0ariables contenidas en personas u objetos que refieren caractersticas o modalidades

que no pueden representarse con un n!mero porque expresan opiniones, preferencias,

creencias, colores, y todo aquello que no pueda contarse.

'a medicin de este tipo de variables se refiere a una mera clasificacin de atributos, que

describiremos en porcentajes o por la cantidad de personas u objetos que entran en dicha

categora.

https://es.wikipedia.org/wiki/Variable_estad%C3%ADsticahttps://es.wikipedia.org/wiki/Variable_estad%C3%ADsticahttps://es.wikipedia.org/wiki/Variable_estad%C3%ADstica

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/uando este tipo de variables fluct!an entre dos valores, como el sexo biolgico, son

dicotmicas, cuando presentan tres o ms oportunidades de variacin, se nominan

politmicas. +.ej. el contenido semntico de las respuestas a una pregunta abierta o las

preferencias por el color de ropa.

Cuantitativas

'as variables cuantitativas son caractersticas de una poblacin que pueden registrarse

con un valor num$rico. )eterminan cuanto de algo se posee, no slo si se posee *como

con las variables cualitativas. Existen dos tipos de variables cuantitativas"

0ariables cuantitativas discretas% adoptan solamente valores enteros a lo largo de un

intervalo, dejando espacio entre los valores fraccionarios posibles. Este tipo de variables

consisten en observaciones que podemos contar. El n!mero de hijos de una pareja es un

dato discreto, se puede decir que una familia tiene 4,5,8,9,: hijos pero no tiene sentido

decir que una familia tiene 5.83 hijos.

0ariables cuantitativas continuas% adoptan un valor en cualquier punto *entero o

fraccionario a lo largo de un intervalo y el n!mero de decimales que toma depender de

la precisin del instrumento de medicin ms que del valor del dato en si.

Escalas de medicin

El proceso de asignar un valor num$rico a una variable se llama medicin. 'as escalas de

medicin sirven para ofrecernos informacin sobre las clasificaciones que podemos hacer

con respecto a las variables *discretas o continuas.

/uando se mide una variable el resultado puede aparecer en uno de cuatro diversos tipos

de escalas de medicin% nominal, ordinal, intervalo y razn.

/onocer la escala a la que pertenece una medicin es importante para determinar el

m$todo adecuado para describir y analizar esos datos.

Escala nominal: ;tiliza los n!meros para identificar que un dato pertenece a un grupo oa una categora. Es aquella escala que no presenta un orden o dimensin particular, son

observaciones que pueden clasificarse o contarse.

En el anlisis de datos resulta ms sencillo asignar a ciertos atributos

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n!meros represente ms o menos, solamente con el objetivo de distinguir y organizar

datos.

En esta escala cada persona u objeto debe pertenecer a una y solamente una de las

categoras que tienen y el conjunto de estas categoras debe ser exhaustivo% es decir,

tiene que contener a todos los casos posibles.

Escala ordinal: En esta escala los n!meros representan una clasificacin *mayor que o

menor que, sin que represente una unidad de medida, quedando implcito que un n!mero

de mayor cantidad tiene ms alto grado de atributo medido en comparacin de un n!mero

menor. e establece una gradacin u orden natural para las categoras, cada uno de los

datos puede localizarse dentro de alguna de las categoras disponibles.

Escala de intervalo: En esta escala adems del