2 0 1 5 – 2 0 1 6

AWARD WINNING IDEASN A T I O N A L C L U B A C H I E V E M E N T C O M P E T I T I O N W I N N I N G E N T R I E S

COMMUNICATIONS

COMMUNICATIONS 

Overview of Communications 

A. Regular communication with members: To stay in touch with our members and keep 

them updated on upcoming meetings, events, and other announcements, we send 

frequent eBlasts via MailChimp and post on our Facebook page. 

B. Event or meeting promotions and announcements: Our primary methods of 

communication about events, meetings and announcements are Facebook, MailChimp 

and Eventbrite.  

a. Eventbrite: We set up events on Eventbrite to easily track attendees and process 

payments. We do not send out invitations through Eventbrite, but instead share 

the link to the event on Facebook, MailChimp and our website. 

b. Facebook: We create events on Facebook and regularly share them on our 

Facebook page. The Facebook invitation includes a link to an Eventbrite 

invitation, where members and non­members could buy tickets to the meeting or 

event. The majority of our announcements are shared on Facebook, as well. 

c. MailChimp: To help promote events, we send eBlasts with information about the 

event and the link to the Eventbrite page. For meetings, we send approximately 

2­3 eBlasts prior to the event. For events, we send an average of 1­2 eBlasts per 

week leading up to the event. 

d. Website: We also post event details on our website with a link to the Eventbrite 

page. For the American Advertising Awards, a special “Gold Rush”­themed 

website was created (www.aafgoldrush.com), which listed all event details, how 

to submit work, the link to buy tickets, and sponsor logos. 

e. Mail: This year, for the American Advertising Awards, we mailed out “Gold Rush” 

themed invitations to our membership list. 

C. Communication with non­members: We encourage non­members to subscribe to emails 

by visiting our website. Anyone who subscribes is added to our eBlast list on MailChimp. 

We also communicate with non­members on Facebook and in person at meetings and 

events. 

D. Self­Promotion: In the fall, we revamped our website and switched to a more 

user­friendly Squarespace platform. We promote our club, our events and news on our 

website, as well as Facebook and through news releases. We also signed up for a float 

in the Highland Mardi Gras parade. We decorated our own float with AAFSB signage, 

wore our AAFSB t­shirts and tossed AAFSB logoed cups to the crowd 

Communications Vehicle: Email Marketing 

One of our most­used communications platforms is MailChimp. This is our primary method of 

regular communication to both members and non­members and how we keep them updated on 

our club’s activities and upcoming events. On average, we send about two eBlasts per month. 

For events, we sent out about one to two eBlasts per week leading up to the event. 

A. Goal: To grow our email subscribers and increase the frequency of email 

communications sent. 

B. Target audience: Members, non­members and students in any related advertising or 

communications field/study located in Northwest Louisiana, primarily Shreveport and 

Bossier City. 

C. Budget: Zero. 

D. Distribution system: MailChimp 

E. Results Achieved: Our email subscribers grew from 260 to 316. We’ve also increased 

the frequency of our emails. In the early part of 2015, we sent one eBlast per month, on 

average. That increased to at least two per month for regular communications and 

announcements, and three to four per month before the American Advertising Awards. 

The open rate of our eBlasts consistently exceeded the industry average open rate of 

14.31%, according to MailChimp. 

F. Samples: 

See Exhibit A­1: ADDYs eBlast 

See Exhibit A­2: December Lunch & ADDYs Packet Pickup eBlast 

 

Communications Vehicle: Social Media 

Another one of our most popular methods of communication is through social media, primarily 

Facebook. We utilize Facebook to post announcements, employment opportunities, share 

relevant articles, photos, and invite our followers to events. Our most engaging posts throughout 

the year were of the ADDYs winners and job announcements. Leading up to the Agency Crawl 

and the ADDYs, we scheduled posts recognizing our “crawl stops” and event sponsors. Two 

weeks before the ADDYs, we created funny and engaging “miner stories” to go with our theme, 

“Gold Rush.” We also have MailChimp linked to our Facebook page, so when an eBlast is sent, 

a link is shared on our Facebook page. We publish all of our events on Facebook with links to 

our Eventbrite page so we are covering all of our bases. 

A. Goal: Our goal for social media interaction was to grow our page “Likes” by 5%. We 

started the year with 324 “Likes” (16 new followers). 

B. Target audience: Students and professionals in any related advertising or 

communications field/study located in Northwest Louisiana, primarily Shreveport and 

Bossier City. 

C. Budget recap: Zero. 

D. Distribution system: Facebook 

E. Results achieved: On February 28, 2016, we had 394 likes on our Facebook page, 

exceeding our goal of 16 new followers by 54. We achieved these results by analyzing 

the Facebook data and found that our most engaging posts were job posts. Any time a 

relevant job opportunity is announced or posted, we share it on our page. It has become 

a hub for students and professionals looking for careers or a change in an ever­changing 

industry. We share slides from our ADDYs winners presentation so that our Facebook 

followers can check out the award­winning submissions.  

F. Samples 

Exhibit B­1: Facebook metrics 2/28/2015 ­ 2/28/2016 

Exhibit B­2: Facebook post 

Exhibit B­3: Facebook Event Invite 

 

Communications Vehicle: Eventbrite 

Eventbrite allows us to create an event, set up ticket/payment options, invite guests, and track 

event attendees and other analytics. We share the link to the Eventbrite pages on Facebook 

event invites. 

A. Goal: To provide a “one­stop shop” for event coordination where we can create, promote 

and manage events in an organized interface that’s user­friendly for both AAFSB and 

our event attendees. 

B. Target audience: Students and professionals in any related advertising or 

communications field/study located in Northwest Louisiana, primarily Shreveport and 

Bossier City. 

C. Budget: Zero. 

D. Distribution system: Eventbrite 

E. Results Achieved: Eventbrite has continued to work extremely well for our club. Whether 

we share the event link on our website, in a Facebook event invite, or in eBlasts, our 

members and non­members have had great success in buying tickets, and it has kept 

AAFSB organized and able to easily track attendance. For the ADDYs, we were able to 

customize order options so our guests could indicate what they wanted for dinner or 

where they wanted to be seated. We’ve been able to set ticket deadlines and easily 

withdraw our payment after events and luncheons. 

F. Samples: 

Exhibit C­1: ADDYs Eventbrite Page 

 

Communications Vehicle: Website 

Our former website was unorganized and difficult to update. The content and design was 

outdated. It hindered our ability to effectively communicate with our audience. We decided to 

build a new website on SquareSpace. 

A. Goal: Switch to a more user­friendly website platform and utilize it more frequently to 

communicate to our members and prospects. 

B. Target audience: Students and professionals in any related advertising or 

communications field/study located in Northwest Louisiana, primarily Shreveport and 

Bossier City. 

C. Budget: $216.00 annually 

D. Distribution system: AAFSB.org 

E. Results Achieved: Our new website has an updated design and is easy to use. The 

functionality is convenient for our audience. We resumed the ability to share news 

releases, event details, information about the ADDYs and how to enter, and continued to 

accept membership applications. Members and non­members utilized the “Contact Us” 

feature and have signed up to receive email notifications. 

F. Samples: 

Exhibit D­1: AAFSB.org “JOIN” page 

 

Communications Vehicle: News Releases 

AAFSB has a history of only getting published after the ADDYs. We came up with the goal to 

get in the news more often than just following the ADDYs. With the addition of the Agency Crawl 

event, we had more opportunities to get in the news. 

A. Goal: Get AAFSB published more frequently, in addition to the ADDYs. 

B. Target audience: Local news media. 

C. Budget: Zero. 

D. Distribution system: News releases emailed from AAFSB Communications Chair, Ashley 

Ellingsen. 

E. Results Achieved: A photo and brief from our first Agency Crawl was published in the 

“On the Scene” section of The Forum  ­ a local news magazine ­ on November 11. We 

were also published in the Bossier Press Tribune before the ADDYs and received 

post­event ADDYs coverage on KTAL’s website, arklatexhomepage.com. 

F. Samples: 

Exhibit E­1: The Forum Brief 

Exhibit E­2: Bossier Press Tribune Article 

Exhibit E­3: KTAL Article 

 

 

Exhibit A­1: ADDYs eBlast 

 

Exhibit A­2: December Lunch & ADDYs Packet Pickup eBlast 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Exhibit B­1: Facebook metrics 2/28/2015 ­ 2/28/2016 

 

Exhibit B­2: Facebook post 

 

 

 

 

 

 

Exhibit B­3: Facebook Event Invite 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Exhibit C­1: ADDYs Eventbrite Page 

 

 

 

 

Exhibid D­1: AAFSB.org “JOIN” page 

 

 

 

Exhibit E­1: The Forum Brief 

 

 

Exhibit E­2: Bossier Press Tribune Article 

 

Exhibit E­3: KTAL Article 

 

HEADQUARTERS 1101 VERMONT AVENUE NW, 5TH FLOOR, WASHINGTON DC 20005

P: (202) 898-0089 F: (202) 898-0159 WWW.AAF.ORG