En quoi la pédagogie de projet permet-elle de répondre aux ...
2013 2014 Gestion de projet [Mode de compatibilité] · = véritable outils de gestion pour un chef...
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Caroline QUINTINCaroline QUINTINCaroline QUINTINCaroline QUINTIN Chef de projetChef de projetChef de projetChef de projet
Université Paris DescartesUniversité Paris DescartesUniversité Paris DescartesUniversité Paris Descartes
IIIINTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTION
La réussite d’un projet de recherche passe par :�une organisation rigoureuse et efficace�le pilotage du projet�le plan de communication
ssssous la responsabilité et le management du chef ous la responsabilité et le management du chef ous la responsabilité et le management du chef ous la responsabilité et le management du chef de projet de projet de projet de projet
�Identifier les différentes étapes d’un projet�Mobiliser les ressources nécessaires�Respecter les impératifs de délais et de qualité�Mettre en œuvre un plan d’information et decommunication efficient
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Université Paris Descartes
IIIINTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTION
ORGANISATION DU PROJET
� Détermination de l’équipe projet� Mise en place des taches, jalons et livrables� Planification du projet� Budgétisation du projet
PILOTAGE DU PROJET
� Le suivi des ressources� Les indicateurs de pilotage� La démarche qualité
PLAN DE COMMUNICATION
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Détermination de l’équipe projet :
� Savoir estimer la taille de l’équipe à impliquer dans leprojet = déterminer une enveloppe de ressources
� Choisir en interne les personnes adéquates au projet(ARC, TEC, Data, stat, tech. labo……)
� Choisir en externe si les ressources en interne ne sontpas disponibles ou ne répondent pas aux exigences decompétences
� avantage : les externes : dédiés 100% auprojet versus les internes : parasités par lagestion courante…..
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Détermination de l’équipe projet :
� motiver son équipe =
� expliquer clairement les objectifsglobaux et l’importance du projet
� expliquer les objectifs et missions dechaque membre de l’équipe
� valoriser chaque membre de l’équipe
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Mise en place des taches, jalons et livrables
TTTTacheacheacheache = action à mener pour aboutir au résultat
A chaque tache définie, il faut associer :
� un objectif précis et mesurable
� des ressources humaines et / ou matérielles
� des ressources financières adaptées
� une charge de travail (en nb de mois-homme, par ex)
� une durée
�Une date de début et une date de fin
� Les taches sont reliées entre elles par des relations dedépendance (planning / diagramme de Gantt)
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Mise en place des taches, jalons et livrables
JJJJalonalonalonalon (s)(s)(s)(s) = évènement(s) clé(s) d’un projet
= date(s) importante(s) de réalisation d’unprojet
= une réalisation concrète (production delivrables)
� Dans le planning / gantt : les jalons limitent le début etla fin de chaque phase et servent de point desynchronisation
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Mise en place des taches, jalons et livrables
LLLLivrable(s)ivrable(s)ivrable(s)ivrable(s) = tout résultat / document qui résulte del’achèvement d’une partie du projet et devant être
�tangible,
� mesurable,
� vérifiable.
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Planification du projetAssocier le plan d’action au diagrammede Gantt
Intérêts : � détermine si les objectifs sont réalisés oudépassés
� permet de suivre et communiquer surl’avancement du projet
� affecte les ressources (humaines etfinancières) aux taches
� Ce qui doit être fait (taches) � par qui (Ressources)� Comment les résultats (Livrables) doivent être présentés� Comment les valider (jalons)
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Planification du projet = Plan d’action
= permet de formaliser les objectifs fixés (annuel ouprojet) ainsi que les actions et les responsabilités associées
Avantages : � outil formalise les actions déployées dansla structure pour le projet
� il est utilisé pour suivre l’avancementdes actions en l’associant au Gantt
� il assure un engagement formel desresponsables d’actions
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Planification du projet = Plan d’action
� Élaborer le plan d’action permet de déterminer
� Les taches pouvant se faire en parallèle
� Les taches devant se faire de manière successives
� Prévoir, si possible, plusieurs scénarios envisageables eten fonction de l’évolution du projet, privilégier unscénario
� Prévoir une marge de flexibilité pour certaines taches ….
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET12
ACTION PHASES / ETAPES
QUI BUDGET DATE de
DEBUT
DATEde FIN
OBJECTIF
RESULTAT
Améliorer les délais des conventions
Instruction LCS 5,000 € 01/01/2014
30/06/2014
76%�
86%
Améliorer le délai d’instruction
- Finalisation du protocole
NBI 2,525 € 01/05/2013
01/08/2013
Max 3 mois
- Réduire le délai d’approbation des rédacteurs
ATS 0 €
- Réduire le délai de récupération des CV des inv.
CCI 3,275 € 01/05/2013
01/08/2013
100% des CV avant dépôt CPP
OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Planification du projet = diagramme de Gantt
Avantages : � outil visuel
� il responsabilise les acteurs du pland’action
� utilisé lors de réunions de suivi du projet,il permet de faire un point rapide
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Planification du projet = diagramme de Gantt
Précautions à prendre :
� construire le planning avec les responsables d’action(stat, data, méthodo, partenaires…..)
� communiquer le planning au personnel
� rester vigilant sur l’estimation des durées que l’on asouvent tendance à sous-estimer
� bien clarifier les relations de dépendances entre lesactions pour repérer celles qui peuvent mettrerapidement le projet en décalage, du point de vue dudélai.
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET15
Etape démarrage de phaseDate étape
démarrage de phaseDurée de la phase
Etape Fin de phaseDate étape
fin de phase
Phase 1 terminée instruction de projet démarrage rédaction du protocole
de recherche01/09/2012 199 finalisation du protocole 19/03/2013
Phase 2 terminéesignature de la convention ANSM
convention signée le 05/12/2012 01/12/2012 14 convention signée le 05/12/2012 15/12/2012
Phase 3 terminée CPPdépôt du dossier au CPP ile de
France IV03/04/2013 22 obtention de l'avis favorable du CPP 25/04/2013
Phase 4 terminée CCTIRS / CNILdépôt du dossier au CCTIRS puis à
la CNIL20/03/2013 127
obtention de l'autorisation de la CNIL à demarrer le projet
25/07/2013
Phase 5 terminéedocuments de la recherche (CRF, carnet patient, fiche des UT…)
élaboration de l'ensemble des documents de la recherche
01/02/2013 249documents imprimés par le
presatataire 08/10/2013
Phase 6 terminée e-learningélaboration d'un cahier des charges
soumis à concurrence auprès de prestataire
01/01/2013 317Mise en production et e-learning
fonctionnel14/11/2013
Phase 7 terminée ouverture des centresréunion investigateurs communes
aux centres 13/09/2013 138
dernière Mise en place de l'essai sur site
29/01/2014
Phase 8 en cours inclusion des patients date du 1er patient inclus 16/10/2013 257 fin théorique des inclusions 30/06/2014
Phase 9 en cours suivi des patients date du suivi du 1er patient inclus 16/11/2013 410date théorique de la fin du suivi du
dernier patient31/12/2014
Phase 10 en cours monitoring des données essentielles
date de la 1ère visite de monitoring 21/02/2014 344date de la dernière visite de
monitoring31/01/2015
Phase 11en prévisionnel
saisie des donnéesdate du 1er envoi au prestataire de
saisie01/06/2014 244 date de fin de saisie des données 31/01/2015
Phase 12en prévisionnel
recueil de données pour l'analyse médico-économique
demande d'envoi des fichiers à la DRSM et MSI (= à la fin du suivi des
patients)01/01/2015 89
centralisation et fusion des fichiers (= gel de base pour l'analyse médico-
éco) 31/03/2015
Phase 13en prévisionnel
datamanagement et gestion des queries
debut du datamanagement (au fil de l'eau)
16/04/2014 318fin du datamanagement (= gel de
base)28/02/2015
Phase 14en prévisionnel
Cloture des centres date de la 1ère visite de cloture 01/03/2015 91date de la dernière visite de cloture
de centre31/05/2015
Phase 15en prévisionnel
Analyse statistiquefin du datamanagement (= date de
gel de base)28/02/2015 153 fin de l'analyse statistique 31/07/2015
Phase 16en prévisionnel
valorisation fin de l'analyse statistique 31/07/2015 184 soumission du rapport à l'ansm 31/01/2016
Phase 17en prévisionnel
valorisation soumission de publication 01/02/2016 546 publication princeps 31/07/2017
Phase
Diagramme de GANTT dans le RESPECT DE LA CONVENTION ACTUELLE du projet XXXXX
OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET16
OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Budgétisation du projet
� Evaluation du cout d’un projet (élaboration d’une fichebudgétaire)
� Couts liés aux ressources humaines (Personnel)
� Couts liés aux ressources matérielles et logicielles duprojet (équipement)
� Couts liés aux dépenses médicales
� Couts liés aux dépenses générales / hôtelières
Ne pas oublier :
� les frais de gestion et de fonctionnement
� les frais de promotion et / ou assurance
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Budgétisation du projet
� Construire le budget en parallèle de l’écriture du protocole� Prendre en compte la typologie de l’etude � impact +++
� Estimation pour chaque poste / ligne budgétaire / missions /taches :� Cout employeur mensuel
� % ETP nécessaire pour effectuer la mission
� Nombre de mois/ personne pour effectuer la mission
� Distinguer les surcouts liés à la recherche et ceux liés auxsoins
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Surcoûts
Tout acte ou visite en plus de la prise en charge standard d’unpatient, identifié à partir du protocole de l’essai clinique doitêtre considéré comme un surcoût et sorti du mode definancement de l’assurance maladie pour être pris en chargepar le promoteur de la recherche
L’article R1121-4 du code de la Santé publique précise ainsique le promoteur prend en charge les frais supplémentairesliés à d'éventuels fournitures ou examens spécifiquementrequis par le protocole de la recherche ou pour la mise enœuvre de celui-ci (temps en personnel…)
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Quelles questions se poser ?
� Combien de sujets?� Combien de centres dont combien en province (% d’inclusions)?� Durée de l’inclusion et du suivi?� Qu’est ce qui sort du soin courant?� Qui fait quoi (biologie, transport, suivi, data, stat…)?� Quel est le niveau du monitoring, estimation du rythme?� ECRF ou CRF papier?� Nb de données?
� ……
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Construction du budget
� s’adapter aux contraintes de l’AAP, si applicable� Vérifier les règles d’utilisation des fonds (conventions / AAP)� vérifier les contraintes applicables aux structures publiques
hospitalières (Marché publique…)� vérifier les règles de gestion et les contraintes de votre
structure� vérifier les % de frais de gestion appliqués par les
différentes structures impliquées
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OOOORGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJETRGANISATION DU PROJET
Construction du budget
�prendre en compte des règles de versement du financement� versement par tranches avec jalons � impact +++ sur
l’utilisation de certaines lignes budgétaires� versement sur base d’activités réalisées
� anticiper l’impact sur les contrats du personnel� anticiper sur le retour d’activité réelle desagents
� versement sur base de remboursement (financementdépensé après la fin de la recherche)
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IIIINTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTION
ORGANISATION DU PROJET
� Détermination de l’équipe projet� Mise en place des taches, jalons et livrables� Planification du projet� Budgétisation du projet
PILOTAGE DU PROJET
� Le suivi des ressources� Les indicateurs de pilotage� La démarche qualité
PLAN DE COMMUNICATION
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PPPPILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJET
Le suivi des ressources
� la planification préalable des ressources� la gestion des ressources humaines� le climat et l’ambiance de travail� le suivi des ressources humaines� le suivi des ressources matérielles
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IIIINDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGE
� = outils de navigation et de décision� = véritable outils de gestion pour un chef de projet� permet de mesurer une situation ou un risque � permet de donner une alerte ou au contraire de signifier l'avancement correct du projet. � permettra d’ajuster les actions et ainsi favoriser l’atteinte des résultats� Le choix des indicateurs dépend des objectifs du projet� sont regroupés sous la forme d'un tableau de bord (= "scoreboards ")
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IIIINDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGE
� restreindre le nombre d’indicateurs (entre 5 et 10)
�Comme un jalon, un indicateur doit être :�Spécifique�Mesurable�Acceptable�Réaliste�Défini dans le temps
� l’indicateur doit représenter l’importance du problème qu’on cherche à mesurer
� Il faut disposer des données (en temps réel, si possible) nécessaires à la mesure de cet indicateur.
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IIIINDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGE
Indicateurs de PROCESSUS permet d’apprécier:
�lelelele rythmerythmerythmerythme d'avancementd'avancementd'avancementd'avancement dudududu projetprojetprojetprojet
�Écart entre échéancier planifié et calendrier deproduction réel des différents livrables liés auprojet.
�Écart entre la date de démarrage (ou de fin) duprojet théorique et réel
�Avancement en délai (%)
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IIIINDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGE
Indicateur de PROCESSUS permet d’apprécier:
� l’utilisationl’utilisationl’utilisationl’utilisation desdesdesdes ressourcesressourcesressourcesressources
�Écart entre ressources engagées et ressourcesplanifiées (en €)
�% d’utilisation des ressources
�Écart entre nombre d’effectifs requis et effectifsplanifiés
�Écart entre nombre d’heures travaillées etplanifiées
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IIIINDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGENDICATEURS DE PILOTAGE
Indicateur de RESULTATS permet d’apprécier:�lelelele degrédegrédegrédegré d’atteinted’atteinted’atteinted’atteinte desdesdesdes objectifsobjectifsobjectifsobjectifs dudududu projetprojetprojetprojet dededede rechercherechercherechercherecherche
� Écart entre le nombre de centres participants éligibles,déclarés et ceux ayant une participation active au projet
� Courbe de suivi des inclusions théoriques / réelles
� Nombre d’EIG notifiés / estimés
� Tâches réalisées/tâches planifiées
� certains Jalons
� Nombre de changements / modifications apportées au projet (e-CRF, protocole…)
� Nombre de risques réalisés
� ……
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PPPPILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJET
La démarche qualité
� est nécessaire pour fiabiliser la gestion du projet� mettre en place des outils de normalisation
�des méthodes de travail� des méthodes de vérification / validation
� permet d’obtenir une meilleure maitrise�des couts liés au projet� de la durée du projet
� elle doit être intégrée à toutes les phases duprojet
� permet d’avoir une conformité entre lesspécifications et les réalisations
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PPPPILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJETILOTAGE DU PROJET
La démarche qualité
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• ou vérification• doit se conformer
aux processus
• correction des erreurs constatées
• MEP de mesures pour éviter qu'elles ne se reproduisent
• selon modes opératoires préalablement définis (POS, check list, circuit...)
• quelles attentes ?• quels moyens ?• quels objectifs ?
Planification Réalisation
ContrôleCorrection
IIIINTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTIONNTRODUCTION
ORGANISATION DU PROJET
� Détermination de l’équipe projet� Mise en place des taches, jalons et livrables� Planification du projet� Budgétisation du projet
PILOTAGE DU PROJET
� Le suivi des ressources� Les indicateurs de pilotage� La démarche qualité
PLAN DE COMMUNICATION
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PPPPLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATION
Le management de la communication du projet
= consiste à déterminer�qui a besoin de quelle information�quand remettre l’information�sous quelle forme la lui remettre� à quelle fréquence / quand
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Qui communique quoi À qui Sous quelle forme
Quand fréquence
CDP Point projet / point monitoring
Équipe Réunion 15 jours
CDP La newsletter Inv CDP trimestrielle
PPPPLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATION
Principes :
�comprend l’ensemble des réunions, comités, newsletters,mails de diffusion, procédure, calendrier, rapportsd’avancement, conférence, réunion inv……
� la plan de communication peut être�formalisé ou informel� peu ou très détaillé
�dépend du projet de recherche et des interlocuteurs� doit évoluer avec l’avancement du projet et les besoins de la
recherche� fait partie intégrante de la planification globale du projet� rythme la démarche qualité
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PPPPLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATIONLAN DE COMMUNICATION
Avantages :
�formalise toutes les actions de communication à mettre enœuvre sur une période ou sur la durée de la recherche
� permet de vérifier que l’on alterne les modes decommunication, les intervenants, les contenus, le ton
Précautions à prendre:
� trouver le juste nécessaire en matière de communication : nitrop peu, ni trop souvent
� adapter chaque communication à ses destinataires (fond /forme)
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