1ds-Ma-0002 Manual Del Sistema de Gestion Integral

1DS - RS – 0001 Aprobación: 05-12-2008 VER: 0

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN GENERAL

RESOLUCIÓN 00176 DEL 26 DE MARZO DE 2013

“Por la cual se adopta la actualización Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional”.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003, “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la

Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”, en su Artículo 1°.

CREACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, establece: “Créase el Sistema de Gestión de la

Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que

permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la

prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los

planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en

cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los

usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”.

Que el Decreto 4485 del 18 de Noviembre de 2009, “Por medio de la cual adopta la actualización de la

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”, en su artículo 2º determina que los organismos y

entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003 dentro del año siguiente a la publicación del presente

decreto, deberán realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versión de la norma

Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009

Que el Decreto 4222 del 23 de Noviembre de 2006 “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del

Ministerio de Defensa Nacional”, en su artículo 2º numeral 8, faculta al Director General de la Policía

Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales y demás actos administrativos necesarios

para administrar la Policía Nacional en todo el territorio nacional y puede delegar esta función de

conformidad con las normas legales vigentes.

Que mediante Resolución 02360 del 29/06/2012, "Se adoptó la actualización del Manual del Sistema de

Gestión Integral para la Policía Nacional y se derogan otras disposiciones".

Que en atención a los preceptos normativos que rigen sobre este tópico, se hace necesario actualizar el

Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional, con el fin de contar con un instrumento de

consulta y orientación para los funcionarios, que permita alcanzar la gestión por procesos facilitando el

cumplimiento de la misión Institucional; por tanto se hace necesario derogar la resolución enunciada, por

cuanto el contenido del Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional, contempla los

preceptos y lineamientos establecidos en los documentos mencionados.

Que con fundamento en los anteriores considerandos, se hace necesario adoptar la actualización del Manual

del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional, con el objeto de lograr mayor calidad, eficiencia,

eficacia y efectividad relacionadas con los sistemas, procesos y prácticas que debe utilizar la Institución,

mediante la elaboración y aplicación, entre otros, de técnicas como el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar,

RESOLUCIÓN N°. 00176 DEL 26 DE MARZO DE 2013 HOJA N°. 2

CONTINUACION DE LA RESOLUCIÓN “POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIÓN MANUAL

DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL PARA LA POLICÍA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS

DISPOSICIONES”

1DS - RS - 0001 VER: 0 Aprobación: 05-12-2008

Actuar), para el desempeño de sus funciones y alcance de sus objetivos en la prestación del servicio de

Policía, para lo cual

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. ADOPCIÓN. Adoptar en todas sus partes el Manual del Sistema de Gestión Integral para la

Policía Nacional, que forma parte contextual de la presente resolución y que se identificará, así: MANUAL

DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.

ARTÍCULO 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. La estructura del

Manual del Sistema de Gestión Integral, estará compuesto por los siguientes capítulos, así:

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 3. OBJETIVO.Dar a conocer a todos los servidores públicos de la Institución las características

generales del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional y su alcance, generando unidad de criterio

en la interpretación de los componentes del sistema, la interacción entre ellos, sus características de

funcionamiento y del sistema en general.

En este manual se establecen las características de cada uno de los componentes que conforman el

Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional.

El propósito ulterior de este documento es permitir que cada uno de los miembros de la institución,

identifique dentro del sistema, cuál es su radio de actuación, las responsabilidades y deberes frente al cliente

y las partes interesadas de la Policía Nacional.

ARTÍCULO 4. RESPONSABILIDADES.El dueño de proceso “Direccionamiento del Sistema de Gestión

Integral” es el responsable por la emisión, modificación, control y distribución de este manual y de la validez

del contenido y su formalización a través de las actividades y criterios establecidos en el “Procedimiento

Control de Documentos”.

Cada uno de los miembros de la Institución es responsable de hacer un uso adecuado de este documento,

asegurando que para su aplicación cuente con la última versión publicada en la Suite Visión Empresarial.

El dueño, responsable y ejecutor de proceso, son los encargados de verificar la comprensión del presente

documento por parte de los servidores públicos que laboran bajo su supervisión y que dicho escrito sea

tenido en cuenta en las diferentes actividades que ejecutan sus procesos.

CAPÍTULO II

REFERENCIAS NORMATIVAS

ARTÍCULO 5. FUNDAMENTO LEGAL. A partir de la expedición de la Constitución Política de 1991,

Colombia adoptó el modelo de Estado Social Democrático de Derecho, y para su mantenimiento requiere de

un cuerpo de Policía con las más altas calidades humanas y una gran profesionalización de sus integrantes,

que le permita cumplir su misión constitucional de preservar el orden público interno en condiciones de

seguridad, salubridad, moralidad y ecología para brindar a los ciudadanos el goce de sus derechos y el

cumplimiento de sus deberes.

El artículo 218 de la norma ibídem establece la responsabilidad social asumida por la Institución y que ha

sido tomada como la misión de la Policía Nacional.

La Ley 62 de 1993 en su artículo 5 define “La Policía Nacional es un cuerpo armado, instituido para prestar

un servicio público de carácter permanente, de naturaleza civil a cargo de la Nación. Su fin primordial es el




DISPOSICIONES”


mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas para

asegurar la paz ciudadana”.

La expedición de la Ley en referencia proyecta a la Institución a la búsqueda del mejoramiento de la calidad

en la prestación del servicio; esta norma, define en su artículo 2° que: “El servicio público de Policía se

presta con fundamento en los principios de igualdad, imparcialidad, control ciudadano y publicidad mediante

la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Por tanto, el interés por mantener la

armonía social, la convivencia ciudadana, el respeto recíproco entre las personas y de éstas hacia el Estado,

da a la actividad policial un carácter eminentemente comunitario, preventivo, educativo, ecológico, solidario y

de apoyo judicial”.

De igual forma, la actividad policial se define como una profesión y en consecuencia, todo miembro de la

Policía Nacional debe recibir formación integral en academias y centros especializados en la cultura de los

derechos humanos, la instrucción ética, los sistemas de calidad, la ecología, el liderazgo y el servicio a la

comunidad.

ARTÍCULO 6. NORMOGRAMA. La Policía Nacional con el propósito de dar cumplimento a la elaboración

del Normograma Institucional, desarrolló mediante dos aplicativos que permiten el almacenamiento,

actualización y consulta por parte de todos los funcionarios, tanto de la normatividad interna, como la

externa, normas aplicables al desarrollo de las actividades institucionales, así:

Normatividad interna: Aplicativo en la Polired “Guía de Disposiciones”

Normatividad externa: Aplicativo en la Polired “Consulta Jurídica”

CAPÍTULO III

PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL

ARTÍCULO 7. INFORMACIÓN GENERAL. La Policía Nacional de Colombia es una Institución centenaria,

creada el 5 de noviembre de 1891; es la única fuerza de policía en el país, por tanto le compete la

conservación del orden público interno y tiene jurisdicción nacional.

Constitucionalmente hace parte de la Fuerza Pública, no es deliberante, no puede ejercer la función del

sufragio, ni intervenir en actividades o debates de partidos o movimientos políticos. Desde 1953 depende del

Ministerio de Defensa Nacional.

Para garantizar el cumplimiento de su misión y el logro de su visión, tiene funcionarios distribuidos en la

categoría de oficiales, suboficiales, nivel ejecutivo, agentes, auxiliares bachilleres, auxiliares de policía y

personal no uniformado, que se encuentran en 2.586 lugares geográficos del país (ciudades, municipios,

corregimientos e inspecciones), logrando un cubrimiento nacional.

ARTÍCULO 8. FORMULACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL. Es uno de los elementos fundamentales

del Direccionamiento Estratégico, precisa el marco filosófico de la Institución que inspira y moviliza el

accionar institucional, a través de la definición de la Misión, Visión, MEGA, Principios y Valores

Institucionales y Políticas Institucionales, convirtiéndose en el eje de ruta de la Planeación Estratégica.

ARTÍCULO 9. MISIÓN. La Policía Nacional tendrá como Misión permanente el mandato establecido en el

Artículo 218 de la Constitución Política de Colombia, que señala:

“La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la nación, cuyo fin

primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades

públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz”. (Art. 218 C.P.C.).

http://es.wikipedia.org/wiki/Fuerza_P%C3%BAblica_de_Colombia

http://es.wikipedia.org/wiki/Ministerio_de_Defensa_de_Colombia




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 10. VISIÓN. La Visión definida por la Policía Nacional, es la siguiente:

“Al año 2019, la Policía Nacional habrá hecho una contribución de excepcional valor en la convivencia y

seguridad ciudadana para la construcción de un país próspero y en paz; soportada en el humanismo, la

corresponsabilidad y el trabajo cercano a la comunidad”.

ARTÍCULO 11. MEGA. La MEGA definida por la Policía Nacional, es la siguiente:

“La Policía Nacional, prestará un servicio profesional, respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, que

garantice comunidades seguras, solidarias y en convivencia. Al 2014, alcanzará los más altos estándares de

credibilidad, confianza y posicionamiento ante los colombianos, destacándose como el mejor servicio policial

de América”.

ARTÍCULO 12. POLÍTICAS y LINEAMIENTOS

POLÍTICAS INSTITUCIONALES: La Policía Nacional adopta las siguientes Políticas Institucionales:

Lineamientos de la DIRECCIÓN

Humanismo con sentido comunitario,

responsabilidad, estabilidad y

efectividad CREE

Policía de vigilanciaposicionada, reconociday enaltecida

Integridad policialtransparencia y veeduría social

La prevenciónesencia del

servicio de policía

Servicio efectivofundamentado en la

vocación, credibilidad y la confianza ciudadana

Gestión delConocimientoinnovación y

DesarrolloTecnológico

Gerencia del serviciocon trabajo en equipo para la sostenibilidad y

proyección institucional

2.

1.

Lineamientos de la DIRECCIÓN

Humanismo con sentido comunitario,

responsabilidad, estabilidad y

efectividad CREE

Policía de vigilanciaposicionada, reconociday enaltecida

Integridad policialtransparencia y veeduría social

La prevenciónesencia del

servicio de policía

Servicio efectivofundamentado en la

vocación, credibilidad y la confianza ciudadana

Gestión delConocimientoinnovación y

DesarrolloTecnológico

Gerencia del serviciocon trabajo en equipo para la sostenibilidad y

proyección institucional

3.

4.5.

6.

5.7.

Figura 1. Lineamientos Generales de Políticas

La Institución ha definido siete políticas, a saber:

Figura 2. Políticas Institucionales

Convivencia y seguridad ciudadana integral prioritaria y

prospectiva

Ofensiva definitiva contra el narcotráfico

Investigación criminal e inteligencia

proactiva

Cultura de la legalidad

Policía rural un compromiso con el

futuro del paísDesarrollo proyectivo

Gestión humana y calidad de vida óptima

1

2

3

45

6

7

POLÍTICAS




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 13. POLÍTICA DE CALIDAD. La siguiente es la Política de Calidad definida y establecida por la

Policía Nacional:

“En la Policía Nacional nos comprometemos a prestar un servicio profesional, respetuoso, efectivo y cercano

al ciudadano, para garantizar comunidades seguras, solidarias y en convivencia, a través del mejoramiento

de los estándares de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión Integral”.

ARTÍCULO 14. OBJETIVOS DE CALIDAD. Los siguientes, son los objetivos de calidad definidos por la

Policía Nacional:

Crear condiciones de seguridad para la convivencia ciudadana.

Alcanzar la credibilidad y confianza con una mejor atención, comunicación y resultados efectivos.

Garantizar la Integridad policial, la transparencia y la veeduría social.

Contribuir a garantizar la gobernabilidad del país a través de la sinergia interinstitucional con autoridades

territoriales, de justicia y fuerzas militares.

Los objetivos de calidad serán desarrollados a través de las metas formuladas en el Plan Estratégico

Institucional y corresponden a los objetivos estratégicos de la perspectiva cliente; la medición y control de los

objetivos de calidad se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad.

ARTÍCULO 15. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES.

VIDA EXCELENCIA

DIGNIDADEQUIDAD Y

COHERENCIA

PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

Figura 3. Principios Institucionales

La Policía Nacional adopta los principios y valores éticos acordes con el Sistema Ético Policial, establecidos en el artículo 9º de la Resolución No. 02782 del 150909 ““Por la cual se derogan las resoluciones No. 05293 del 041208, mediante la cual “se fortalece el Sistema Ético Policial, se incorporan los referentes éticos: Código de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Código de Ética; Imperativos y Directrices Éticas…”, o demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

Principio de Vida. Reconocemos que la humanidad forma parte de una comunidad de vida, y que su

bienestar depende de la preservación de una biosfera saludable, con todos sus sistemas ecológicos, una

rica variedad de plantas y animales, tierras fértiles, aguas puras y aire limpio. Por ello nos

comprometemos con la protección y defensa de la vida humana, de la diversidad de formas de vida y del

medio ambiente en general, así como a tratar a todos los seres vivos con respeto y consideración.

Principio de Dignidad. Afirmamos que los seres humanos tenemos una dignidad inherente e inviolable,

y reconocemos los Derechos Humanos y las libertades fundamentales como el marco ético de nuestro

accionar, el cual está orientado a promover una cultura de tolerancia, no violencia y paz, como garantía

de seguridad y convivencia ciudadana.

Principio de equidad y coherencia. Sostenemos que la justicia social y económica son requisitos para

que todos los habitantes del país alcancen un modo de vida digno y seguro que garantice su desarrollo

humano dentro del marco de la democracia, afirmamos la igualdad y la equidad como base de la

objetividad en nuestras actuaciones, y nos comprometemos con el buen ejemplo como ciudadanos y

como servidores públicos a ser referentes para la sociedad.




DISPOSICIONES”


Principio de Excelencia. Exaltamos el honor y la vocación policial como el núcleo de nuestra identidad

profesional, y nos comprometemos a esforzarnos para imprimirle al actuar policial el más alto nivel de

desempeño.

ARTÍCULO 16. VALORES INSTITUCIONALES.

Vocación Policial. Profunda convicción y total disposición hacia el servicio. Asumimos la profesión

policial como proyecto de vida, y somos testimonio ejemplar de lo que significa ser integrante de la Policía

Nacional.

Honor Policial. Orgullo de pertenecer a la Institución Policial por la excelencia del deber cumplido ante la

comunidad y las leyes. Entregamos el mejor esfuerzo en el ejercicio de la función Policial, y la ejecutamos

con profesionalismo y abnegación.

Valor Policial. Arrojo y gallardía en la realización de las funciones propias del servicio. Actuamos con

determinación y firmeza frente a los obstáculos que impidan el desarrollo de las funciones propias del

servicio y obramos con tenacidad y arrojo en situaciones de riesgo, reconociendo las debilidades.

Disciplina. Disposición para reconocer la autoridad, cumplir las órdenes y acatar las normas.

Reconocemos la subordinación a las autoridades jerárquicas; cumplimos a cabalidad las órdenes que nos

sean impartidas; y regulamos nuestras actuaciones según el marco legal establecido.

Honestidad. Ser coherente entre lo que se piensa, se dice y se hace. Proteger y respetar lo ajeno.

Somos coherentes entre lo que decimos y el ejemplo que damos; rendimos los informes basados en

datos y hechos reales; protegemos y cuidamos los bienes y recursos públicos, empleándolos únicamente

para fines del servicio; nos abstenemos de apropiarnos de lo que no nos pertenece; y rechazamos y

denunciamos cualquier acto que atente contra el correcto cumplimiento del servicio policial.

Lealtad. Pertenencia y observancia de los postulados de la Institución. Exaltamos la identidad policial,

protegemos el buen nombre de la Institución y guardamos los preceptos patrios en todas las actuaciones.

Compromiso. Asumir como propios los lineamientos y políticas institucionales, enfocándose hacia el

logro de los objetivos dentro del mejoramiento continuo. Hacemos propias las directrices policiales sobre

la familia, la comunidad, la sociedad y el Estado; cumplimos con empeño, profesionalismo y sentido de

pertenencia los deberes y obligaciones y orientamos todas las actuaciones hacia el logro de los objetivos

institucionales.

Respeto. Reconocer la dignidad y los derechos de los otros. Observamos y protegemos los derechos y

libertades del ser humano; otorgamos un buen trato a la comunidad y a los miembros de la Institución;

realizamos la planeación institucional teniendo en cuenta la protección del medio ambiente; y

desarrollamos programas de formación de cultura ecológica dentro y fuera de la Institución.

Tolerancia. Aceptar las ideas, creencias y prácticas de los demás cuando son diferentes o contrarias a

las propias, dentro del marco de la cultura y de la Ley. Reconocemos y valoramos las distintas formas de

pensar, sentir y actuar de los demás; promovemos la concertación de intereses frente a objetivos

comunes y guardamos compostura ante situaciones críticas e inesperadas.

Justicia. Dar a cada quien lo que le corresponde sin discriminación ni favoritismo. Garantizamos el

cumplimiento de las normas brindando un trato equitativo en el marco de la convivencia y seguridad

ciudadana, y ejercemos la autoridad, el mando y la administración del talento humano sin discriminación

ni preferencia.

Transparencia. Claridad y visibilidad en el ejercicio de la actividad docente. Hacemos público el

desarrollo y los resultados de la labor; entregamos la información que se nos solicite en el marco de la

Ley en forma completa, veraz y oportuna y estamos abiertos al control social y estatal.




DISPOSICIONES”


Participación. Abrir y promover espacios para que otros formen parte activa en el logro de objetivos

comunes. Consultamos y atendemos las opiniones de los integrantes de la Institución, las exigencias del

entorno y las expectativas de la comunidad en la planeación y el logro de los propósitos institucionales.

Solidaridad. Disposición para actuar de manera altruista frente a los otros. Actuamos humanitariamente

ante las necesidades de la comunidad y del país, y mantenemos el espíritu de compañerismo

fomentando el trabajo en equipo y apoyándonos en la adversidad.

Responsabilidad. Reconocer y asumir las consecuencias de los actos u omisiones libres y conscientes.

Asumimos las consecuencias de nuestros actos (salvo la autoincriminación punitiva) tomando medidas

para prevenirlas, corregirlas o resarcir los perjuicios causados.

Seguridad. Firmeza en el actuar, considerando los riesgos propios de la actividad. Nos reconocemos

como autoridad y actuamos con firmeza y plena convicción, analizando las amenazas y minimizando los

riesgos para las partes involucradas.

ARTÍCULO 17. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL. La Policía Nacional como Institución se

ajusta a lo preceptuado en la Ley 489 de 1998, artículo 3, que a la letra dice: “ARTICULO 3o. PRINCIPIOS

DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA. “La función administrativa se desarrollará conforme a los principios

constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía,

imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios

anteriores se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con

su naturaleza y régimen.” Ver anexo 6.

Soportada por una estructura organizacional que se divide en cuatro niveles, así:

Dirección: lo componen la Dirección General, la cual participa en la política de seguridad pública y lidera

la ejecución del Plan Estratégico Institucional; la Subdirección General, que encadena y promueve la

sinergia a través del trabajo corporativo entre todas las dependencias.

Supervisión y Control: Se encarga de fomentar y promocionar la cultura de la legalidad y moralidad del

talento humano de la Institución y el desarrollo de labores de verificación y evaluación del Sistema de

Control Interno.

Asesor: Es el responsable de la planeación y proyección de la Institución; apoyo, asesoría, diseño y

desarrollo del sistema de telecomunicaciones e informática; la dirección y organización de la

comunicación organizacional y la promoción de la imagen corporativa; y de prestar asistencia legal y

jurídica.

Ejecución: A su vez se subdivide en los ámbitos operativo, administrativo y educativo.

Operativo: Lo componen direcciones, que desarrollan los procesos misionales o esenciales de la

Institución y se subdividen en Áreas y Grupos en el nivel central con unidades desconcentradas a

nivel regional y local.

Administrativo: Se encuentran direcciones que desarrollan los procesos de soporte y apoyo del mapa

de procesos y se subdividen en Áreas y Grupos en el nivel central y se replican en las unidades

desconcentradas a través de las jefaturas administrativas.

Educativo: Se encuentra la Dirección Nacional de Escuelas, cuenta con escuelas de policía de

formación y centros de instrucción en todo el país.




DISPOSICIONES”


CAPÍTULO IV

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

ARTÍCULO 18. ORIGEN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. El Sistema de Gestión Integral, tiene su

origen en el proceso de transformación cultural que adelanta la Policía Nacional desde 1995, orientado a

lograr mayor efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio que presta y fortalecer su

liderazgo en el desarrollo del país.

El proceso de transformación cultural centró sus objetivos en cuatro pilares fundamentales:

Construir una cultura de seguridad, a partir de una mayor interacción con la comunidad.

Cambiar la forma de trabajar centrada en funciones, reglamentos y manuales rígidos, por una gestión por

procesos, que garantice una mayor calidad del servicio policial.

Profesionalismo del policía, expresado en el aprendizaje permanente y el desarrollo de habilidades

gerenciales.

Incrementar los niveles de calidad de vida y satisfacción de los integrantes de la Institución a través de un

modelo de gestión humana.

El Sistema de Gestión Integral, retoma y articula estos mismos objetivos de tal manera que la proyección de

la Institución sea consistente, coherente y promueva el incremento de la efectividad de las actividades que

ejecutan las diferentes dependencias.

En consecuencia, la Policía Nacional declara al SGI como el enfoque gerencial que orienta la gestión del

servicio policial hacia la satisfacción de la comunidad mediante un desarrollo integral y armónico

fundamentado en la mejora continua. En él se incorporan los componentes de calidad (ISO 9001, NTCGP

1000) y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, ampliando los resultados esperados a la eficacia, la

eficiencia y efectividad.

La gestión integral del modelo gerencial de la Policía Nacional es el conjunto de elementos o componentes

(sistemas, procesos, infraestructura, conocimiento institucional, talento humano, tecnología, entre otros), que

conforman la Policía Nacional, interactúan de diversas maneras específicas, son gestionados

coherentemente con una misión y horizonte institucional y permiten garantizar la convivencia y seguridad a

los colombianos en todo el territorio nacional.

La gestión de este sistema integral da respuestas a diferentes requisitos y aspectos relacionados con las

políticas institucionales, como son la información, la calidad, las finanzas, la protección del medio ambiente,

entre otros, lo que conlleva a adoptar la definición de Sistema de Gestión Integral.

ARTÍCULO 19. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. El enfoque de Gestión Integral

orienta la gestión hacia el logro de una mayor efectividad; fundamentado en los siguientes principios:

Enfoque sistémico. Permite visualizar la organización como transformadora de insumos y conocimientos

en productos y servicios de calidad dentro de un entorno cambiante.

Orientación al cliente. Dirige los esfuerzos a la satisfacción de las necesidades y expectativas de la

comunidad.

Liderazgo colectivo. Busca permanente del profesionalismo del hombre policía, expresado en el

ejercicio de la autoridad con base en el conocimiento y la práctica de los valores institucionales.




DISPOSICIONES”


Planeación participativa. Sustenta la creación e innovación para el mejoramiento continuo del servicio

policial.

Gestión basada en datos y hechos. Reconoce el poder de la información para acertar en la toma de

decisiones.

Así mismo, se adoptan los principios enunciados en el numeral 1.2 de la NTCGP:1000 y los principios

enunciados en el numeral 1.2 del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005

ARTÍCULO 20. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Y SUS COMPONENTES. La estructura diseñada y los

métodos involucrados en ella, permiten su actualización de acuerdo con las necesidades de la Institución, de

los cambios exigidos por el gobierno nacional y los cambios ocurridos en el país en materia de

comportamiento social, tecnología, cooperación internacional, entre otros, confiriéndole al sistema la

versatilidad y dinámica necesarias para su sostenibilidad del éxito institucional en el tiempo.

La Policía Nacional, comprende que implementar un sistema de gestión, más que dar respuesta a unos

requisitos establecidos en una o varias normas, es lograr que la Institución diseñe, se interprete y funcione

como un sistema dinámico, versátil, que tiene la capacidad de adaptarse a los cambios que el contexto le

exige y a mejorar su desempeño en función del cumplimiento de la misión que le encarga la Constitución

Política. Con esta argumentación la Policía Nacional diseñó su “sistema” cuyo resultado se puede ver

representado en los mapas conceptuales denominados “Sistema de Gestión Integral” cuya descripción se

encuentra en las siguientes líneas:

Como se aprecia en el diagrama, el Sistema de Gestión Integral posee tres importantes componentes: el

Direccionamiento Estratégico, que da respuesta a la finalidad; la Gerencia de Procesos, que precisa las

actividades que se deben ejecutar para cumplir con esa finalidad; y la Gestión del Talento Humano, quien

hace realidad la prestación de los servicios, dimensiones que interactúan dentro de ellas para generar la

Cultura Institucional en la Policía Nacional, de tal manera que la proyección de la Institución sea coherente,

consistente y promueva el incremento de la efectividad de las actividades que ejecuta, teniendo en cuenta

que el recurso más importante de la Institución es su gente, quien hace posible el trabajo y el logro de los

objetivos establecidos.

Los tres componentes se impactan y condicionan mutuamente, dando lugar a zonas comunes de

intersección entre ellos y creando un área común de confluencia que señala el resultado de todo el sistema:

el desarrollo integral y armónico tanto de la Institución como de los individuos que la conforman.

Figura 4. Sistema de Gestión Integral




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 21. RELACIÓN ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA POLICÍA NACIONAL Y

OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN. El sistema de gestión de la Policía Nacional, es único y posee una

estructura suficiente y dinámica, tal como se explicó, capaz de dar respuesta a los diferentes requisitos

establecidos. Una de las grandes fortalezas de este sistema, es que su diseño logra integrar a él diferentes

conceptos, que han sido propuestos y establecidos como requisitos desde diferentes modelos de gestión,

como son Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, Sistema de

Gestión de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, Atención al cliente, entre otros.

Adicionalmente, las herramientas o instrumentos establecidos para este modelo, contienen características,

que permiten que dichas herramientas sean útiles para dar respuestas a los diversos requisitos de diferentes

modelos, de manera simultánea. Ver anexo 4.

La tabla “Comparación entre algunos sistemas de gestión y el SGI de la Policía Nacional”, que se aprecia en

el anexo 1, presenta una comparación entre los diferentes requisitos de los modelos exigidos y el modelo de

Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, como se puede observar en la tabla del anexo 1; el

Sistema de Gestión Integral y sus diferentes componentes, le dan respuesta a los diferentes requisitos

establecidos en varios modelos de gestión.

ARTÍCULO 22. ALCANCE. El Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, se desarrolla mediante la

operacionalización de procesos gerenciales, misionales, de soporte y de evaluación y mejora, descritos en

los mapas de procesos de primer, segundo y tercer nivel, involucrados en la prestación de los servicios de

policía ofrecidos por la Institución en el cumplimiento de su deber constitucional.

Para efectos del alcance de los sistemas de gestión certificables de acuerdo con el estándar “Norma

Técnica Calidad para la Gestión Pública, NTCGP 1000” y con el estándar “Norma Técnica Colombiana –

NTC ISO 9001”, la Institución establece diferentes alcances, con diferentes coberturas, los cuales se

encuentran detallados en el anexo 2, Tabla de Alcances y Exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad,

presentada en este manual.

ARTÍCULO 23. EXCLUSIONES. La exclusión de requisitos del sistema de gestión, es un concepto que está

asociado y se aplica en los procesos de certificación desarrollados por un organismo certificador, bajo un

estándar de referencia específico, entre los que se destacan el modelo NTCGP 1000, NTC ISO 9001, NTC

ISO 14001, ISO 27001,entre otros, con estos propósitos la Policía Nacional determinó diferentes

exclusiones, teniendo en cuenta los alcances establecidos, para las diferentes unidades, según se explicó en

el numeral anterior. Estas exclusiones, se resumen en el anexo 2, Tabla de Alcances y Exclusiones del

Sistema de Gestión de Calidad.

CAPÍTULO V

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS DE LA POLICÍA NACIONAL

ARTÍCULO 24. CLIENTES. Los clientes son aquellos que configuran la razón de ser de la Policía Nacional.

Es decir, son todas aquellas personas naturales, jurídicas o públicas a las que constitucionalmente o

legalmente la Institución debe atender. De tal forma, que si se actúa efectivamente en respuesta a los

requerimientos y expectativas de los clientes, se cumple la esencia de la función policial.

La Policía Nacional para la correcta implementación del Sistema de Gestión de la Calidad dentro de su

Sistema de Gestión Integral, señala el compromiso con la satisfacción del cliente en su Política de Calidad,

que se ve desarrollada a través de los objetivos de calidad.

Para medir la satisfacción del cliente, la Policía Nacional ha definido diferentes herramientas con el fin de

conocer y entender las necesidades actuales y futuras de los clientes y conocer la percepción sobre la

prestación del servicio de policía.




DISPOSICIONES”


Se definen como clientes de la Policía Nacional.

CATEGORIA SUB- CATEGORIA CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Comunidad

Población General

Vulnerable

Organizada Gremios, asociaciones y sector productivo.

Medios de comunicación

Internacional Policías de otros países

Organismos multilaterales

Estado

Ramas del poder público

Ejecutiva

Judicial

Legislativa

Órganos autónomos e

independientes Órganos de Control

Comunidad

Policial Usuarios

Personal activo

Personal en uso de buen retiro y pensionados

Tabla 1. Clientes de la Policía Nacional

CAPÍTULO VI

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ARTÍCULO 25. RESPONSABILIDAD DEL COMPONENTE. Al iniciar la vigencia 2008 se realizó un

diagnóstico de los avances del SGI, en el entendido que “Un sistema es un conjunto de unidades en

interrelación”. L. Von Bertalanffy (1968), donde se evidenció que se contaba con grandes desarrollos en

cada uno de los componentes, especialmente en el Direccionamiento Estratégico, el cual tiene como

responsabilidad fundamental orientar a la Institución hacia el futuro, teniendo en cuenta la gestión

estratégica institucional; de manera que garantice la estabilidad y continuidad organizacional, a través del

cumplimiento de los objetivos institucionales así como el logro de los fines esenciales del Estado.

Figura 5. Direccionamiento Estratégico

Direccionamiento

Estratégico




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 26. PROPÓSITO DEL COMPONENTE. En el entendido que el Direccionamiento Estratégico,

precisa el marco filosófico de la Institución, el cual inspira y moviliza el accionar institucional; su propósito

primordial es impulsar el SGI, alineado con las políticas de Gobierno plasmadas en el Plan Nacional de

Desarrollo, los objetivos establecidos por el Sector Defensa a través de su Plan Estratégico Sectorial, los

lineamientos dados por el mando institucional además de las necesidades y expectativas de la comunidad y

las partes interesadas.

Como el Direccionamiento Estratégico es el que proyecta el futuro de la Institución, este se concreta con el

Plan Estratégico Institucional; resultado de un ejercicio real de construcción concertada y participativa de

planeación, liderada por el alto mando en cabeza del Director General, que precisa los compromisos y retos

asumidos por la Policía Nacional en cumplimiento a la Constitución Política, la ley y a la política de gobierno,

como también, en atención a los requerimientos y expectativas de la comunidad y a las necesidades

institucionales.

En el año 2008, la Institución adoptó la metodología del Cuadro de Mando Integral-CMI basado en la

metodología del Balanced Score Card-BSC, para hacer seguimiento, control, evaluación y mejora a la

gestión integral de la Policía Nacional y garantizar desde la planeación estratégica, táctica y operacional el

desarrollo de la Misión y la MEGA, el logro de la Visión, Principios, Valores, Políticas institucionales;

convirtiéndose todo el conjunto en la hoja de ruta de la Planeación Estratégica.

ARTÍCULO 27. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONAMIENTO DEL COMPONENTE.

Formulación Estratégica: Es uno de los elementos fundamentales del Direccionamiento Estratégico, precisa

el marco filosófico de la Institución que inspira y moviliza el accionar institucional, a través de la definición de

la Misión, Visión, MEGA, Principios y Valores Institucionales y Políticas Institucionales, convirtiéndose en el

eje de ruta de la Planeación Estratégica.

Planteamiento Estratégico. Desarrolla el Plan Estratégico Institucional (Mapa Estratégico Institucional y

Cuadro de Mando Integral), el cual se operacionaliza a través de planes de acción de segundo y tercer nivel

de despliegue. Este elemento se fundamenta en el establecimiento y articulación de los lineamientos

generales de política de la Dirección.

MAPA ESTRATÉGICO DE LA POLICÍA NACIONAL. Es la representación gráfica de los objetivos

estratégicos adoptados por la institución con su respectiva relación de causa-efecto. La Policía Nacional

define su Mapa Estratégico a través del desarrollo de dos ejes estratégicos, cuatro perspectivas y sus

objetivos estratégicos.

El mapa busca conectar los objetivos estratégicos en una relación causa efecto en cada una de las

perspectivas enunciadas. El mapa estratégico institucional será el mapa de la Policía Nacional, y el mapa

estratégico de segundo nivel será el de las direcciones y oficinas asesoras.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL INSTITUCIONAL. Es una herramienta estratégica de administración

que la Policía Nacional adoptó, que muestra continuamente cuándo la Institución y sus funcionarios

alcanzan los resultados definidos en el mapa estratégico, está compuesto por indicadores y sus metas.

El despliegue de las Políticas Institucionales es el ejercicio que consiste en precisar las metas (que) y

estrategias (como) que permiten materializarlas, a través de acciones concretas mediante niveles de

despliegue. Las metas y estrategias institucionales constituyen el primer nivel del plan estratégico, las cuales

son retomadas por las direcciones y oficinas asesoras, quienes de acuerdo con su misión, establecen su

compromiso mediante la formulación de las metas estratégicas, con lo cual dan origen al segundo nivel del

plan, haciendo explícito el ejercicio de despliegue.

Los planes de acción operacionalizan el Plan Estratégico Institucional y los planes estratégicos de las

direcciones y oficinas asesoras, garantizando una gestión alineada con el devenir Institucional y las

exigencias del entorno representado en el Estado Colombiano y la voz de la comunidad, razón por la cual se

busca darle continuidad a la metodología implementada y fortalecer algunos aspectos hechos evidentes en

el diagnóstico que sobre la formulación y ejecución ha hecho la Institución.




DISPOSICIONES”


Las policías metropolitanas, departamentos de Policía, escuelas de Policía, puntos de servicio de bienestar

social y áreas de sanidad que representan la presencia institucional a lo largo de la geografía nacional,

realizan el tercer nivel de despliegue del Plan Estratégico; definen las metas propias que permiten

desarrollar las estrategias establecidas por la Dirección de Seguridad Ciudadana, Dirección Nacional de

Escuelas, Dirección de Bienestar Social y Dirección de Sanidad respectivamente, a través de planes de

acción, con lo cual se asegura la alineación de propósitos y estrategias entre las unidades responsables y

sus respectivas direcciones.

Con el propósito de lograr la implementación de nuevos métodos y tecnologías como principios y prácticas

indispensables para contribuir con el desarrollo Institucional, la Policía Nacional adelantó la adquisición e

implementación del Software Suite Visión Empresarial-SVE®, como un elemento constitutivo del proyecto

que hace posible la automatización de la gestión en términos de los procesos y la estrategia, el software

permite la integración de los sistemas de información utilizados por la Institución; el seguimiento y control en

tiempo real. Asimismo, facilita a los intervinientes en los procesos: dueños, responsables y ejecutores,

desde cualquier lugar, sustentar sus desempeños y ejercer controles de acuerdo con su rol y competencia.

El Software que cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para apoyar la gestión estratégica a

través de Balanced Score Card, y la gestión de procesos a través del Sistema de Gestión de la Calidad.

CAPÍTULO VII

GERENCIA DE PROCESOS

ARTÍCULO 28. DEFINICIÓN GERENCIA DE PROCESOS. La Gerencia de Procesos es uno de los

componentes del SGI de la Policía Nacional, define los procesos en el día a día, estos deben estar

implementados, estandarizados y operados en forma tal que garantice la ejecución de la estrategia

diariamente.

Figura 6. Gerencia de Procesos

Es una concepción gerencial básica con un enfoque basado en procesos, permite abordar y dinamizar la

cotidianidad de la organización; implica controlar la rutina de trabajo y la relación de las personas con los

procesos para que estos se realicen de forma sistémica y disciplinada.

ARTÍCULO 29. PROPÓSITO DEL COMPONENTE. La gerencia de procesos tiene como propósitos:

Realizar las actividades necesarias para entregar los productos o servicios con la calidad requerida por

el cliente.

Garantizar el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento de los procesos.

Permite alcanzar los resultados en términos de eficacia, eficiencia y efectividad.

Todas las actividades de la Institución se desarrollan en el marco de los procesos definidos, buscando

que la ejecución y el logro de la estrategia se complemente en la ejecución de los procesos, con lo cual

se espera superar la brecha entre cómo somos o estamos y cómo debemos ser o estar.

Gerencia de

Procesos




DISPOSICIONES”


El fin último de la gerencia de procesos es mejorar el nivel de desempeño en torno al cumplimiento de la

misión, a través de la unificación de métodos, herramientas y maneras de pensar para alcanzar un mejor

desempeño institucional y de calidad en el servicio.

ARTÍCULO 30. GESTIÓN POR PROCESOS. La gestión por procesos inicia con la determinación de la

cadena de valor de la Policía Nacional y utiliza el ciclo del mejoramiento continuo PHVA, como método para

garantizar que los productos y servicios que ofrece la Institución, cumplan los requerimientos de calidad

esperados por el ciudadano y se realicen de la manera más efectiva.

Para ello, se precisan los procesos misionales, se elaboran sus procedimientos, se determinan los

resultados esperados y se controla que se cumplan como se han establecido. Cuando se identifican pasos

que no agregan valor y por el contrario los hacen complejos e ineficientes, se realiza el ajuste y mejora.

Al establecer la identificación, diseño, descripción, análisis, estandarización, control, evaluación y

mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de uso común y repetitivo sobre las actividades

relevantes de la prestación del servicio, se busca el cumplimiento de la misión y el logro de la visión.

De la misma forma, se definen las responsabilidades y autoridades sobre los procesos de la Institución que

permiten alcanzar los resultados planificados y los recursos requeridos para el alcance del impacto en la

prestación del servicio en la comunidad (eficiencia y efectividad).

Debido a la complejidad institucional, en cuanto a su estructura, tamaño, niveles de desconcentración y

especificidad de las direcciones y oficinas asesoras, se estructuró un modelo de gestión que integra los

elementos necesarios para soportar toda la operación de la Policía Nacional en tres niveles de despliegue

(estratégico, táctico y operacional) cuya forma de operación se describe en el Modelo de Operación por

Procesos.

ARTÍCULO 31. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. El Modelo de Operación por Procesos es el

estándar institucional para la gestión y control de las actividades que realiza la Policía Nacional; permite

liderarla como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en forma sistémica y disponer de

los recursos necesarios para su realización.

El modelo permite dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

Requisitos generales numeral 4.1. NTCGP 1000:2009/ISO9001:2008. “La entidad debe establecer,

documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia,

eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de la norma; este sistema incluye de manera integral

todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función”.

Elemento 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos del Componente Direccionamiento Estratégico MECI

1000:2005 “Elemento de Control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación

de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia

una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto

garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública”.

ARTÍCULO 32. ARTICULACIÓN DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. El modelo de

operación por procesos permite establecer y llevar a la práctica los principios del Sistema de Gestión

Integral, los principios institucionales, los de Gestión de la Calidad establecidos en NTCGP 1000:2009 e

ISO9001:2008 y los principios asociados al Sistema de Control Interno, logrando una integración entre el

sistema, las actitudes y comportamientos que los seres humanos que participan en su ejecución, deben

adoptar para alcanzar los resultados esperados por los clientes y partes Interesadas.

Permite la integración y articulación entre la normatividad legal aplicable y los diferentes Modelos de

Sistemas de Gestión como NTCGP1000:2009, ISO9001:2008, MECI1000:2005. Sirve además como la

plataforma para la incorporación de normatividades asociadas a los demás sistemas de gestión.

Teniendo en cuenta los criterios definidos en la guía de implementación del Modelo Estándar de Control

Interno para las entidades del estado, respecto al concepto de Políticas de Operación y las características




DISPOSICIONES”


exigidas por el MECI, la información correspondiente a las políticas de operación se definen a través de:

instructivos, guías, procedimientos y planes de manejo de riesgos entre otros.

ARTÍCULO 33. ESTRUCTURA DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. La estructura del

Modelo de Operación por Procesos define las principales actividades a realizar y los productos a diseñar e

implementar para lograr la gestión por procesos en la Institución.

Los elementos estructurales del Modelo son:

Mapa de procesos Niveles de proceso

ProcesosResponsabilidad y

autoridad

Modelo de Operación por

procesos

Figura 7. Elementos estructurales del Modelo de operación por procesos.

ARTÍCULO 34. MAPA DE PROCESOS DE PRIMER NIVEL

La Policía Nacional adoptó el Mapa de Procesos Institucional como un esquema que integra sus procesos

gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluación y mejora; de conformidad con los requisitos de la

NTCGP 1000:2009 e ISO9001:2008. Ver anexo (5).

Este esquema evidencia la interrelación que existe entre los procesos, donde generalmente la salida de uno

se constituye en la entrada del siguiente, lo que permite desarrollar una gestión sistémica y enfocada en

procesos.

Igualmente, permite liderar la Institución como un todo, donde el nivel estratégico cumple la función de

planear los grandes retos institucionales, los procesos misionales definen y desarrollan las actividades en

cumplimiento de esos logros, apoyados en la gestión de los recursos necesarios para su realización; el

proceso de Control Interno verifica la gestión y resultados y finalmente, el Proceso de Mejora Continua e

Innovación permite ajustar el sistema con el fin de optimizar el desempeño y ofrecer un valor agregado a la

satisfacción de los clientes.

ARTÍCULO 35. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Los procesos son clasificados fundamentalmente como se establece en la figura 8.

Figura 8. Clasificación de procesos




DISPOSICIONES”


Parágrafo 1 Procesos gerenciales.

Están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la alta dirección. Se refieren fundamentalmente a los

procesos de planeación, establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, medios y métodos

de comunicación, direccionamiento del talento humano entre otros que se consideran ligados a factores

claves o estratégicos.

Parágrafo 2 Procesos misionales.

Están ligados directamente a la realización del producto o a la prestación del servicio policial, en

cumplimiento del objeto o razón de ser de la Policía Nacional. La cadena de valor que en los mapas de

procesos se ubica en los procesos misionales, guarda relación con la oferta de valor desarrollada con la

metodología de Cuadro de Mando Integral de la Policía Nacional.

Parágrafo 3 Procesos de soporte.

Suministran los recursos, servicios e información necesarios a los demás procesos para el cumplimiento de

los objetivos de cada uno.

Parágrafo 4 Procesos de evaluación y mejora.

Incluyen aquellos procesos necesarios para evaluar y medir la gestión de los procesos con el fin de

establecer acciones de mejora. Dentro de los procesos de evaluación y mejora pueden distinguirse

actividades de verificación como la evaluación independiente y las actividades de actuación que

retroalimentan a los procesos gerenciales, misionales y de soporte.

ARTÍCULO 36. MAPA DE PROCESOS DE SEGUNDO NIVEL DE LAS DIRECCIONES DE LA POLICÍA

NACIONAL. Son mapas que integran los despliegues de los procesos gerenciales y de soporte, así como

procesos misionales que establecen los criterios desde el punto de vista táctico. Los procesos de evaluación

y mejora e innovación se reflejan en el desarrollo de las actividades del verificar y actuar de cada uno de los

procesos y despliegues.

Nota: Los mapas de procesos de segundo nivel están asociados fundamentalmente a las Direcciones de la

Policía Nacional y una oficina asesora (Oficina de Telemática).

ARTÍCULO 37. MAPA DE PROCESOS DE TERCER NIVEL. Es un esquema que integra los despliegues de

los procesos gerenciales y de soporte y las caracterizaciones de los procesos misionales que establecen los

criterios desde el punto de vista operacional. Los procesos de evaluación y mejora se reflejan en el

desarrollo de las actividades del verificar y actuar de cada uno de los procesos y despliegues.

Los mapas de proceso de tercer nivel son propios de las unidades desconcentradas como policías

metropolitanas, departamentos de Policía, escuelas de Policía, colegios, centros sociales, centros

vacacionales y unidades de sanidad policial.

ARTÍCULO 38. NIVELES DE PROCESOS. Debido a la complejidad en cuanto a tamaño y unidades

desconcentradas que conforman la Institución y la disponibilidad de recursos, igualmente a los diferentes

niveles de autoridad y responsabilidad de tipo estratégico, táctico y operacional, la Policía Nacional

establece una priorización de procesos, así:

Procesos de primer nivel.

Procesos de segundo nivel.

Procesos de tercer nivel.

Procesos de primer nivel.

Determinan las directrices para el desempeño institucional de los procesos según la formulación estratégica

y constituyen el mapa de procesos de primer nivel o institucional. Los procesos de primer nivel definen,




DISPOSICIONES”


aprueban las caracterizaciones de los procesos de 2º y 3er nivel con la participación de las direcciones de 2º

nivel. Tienen un enfoque estratégico – integrador.

Nota: Las oficinas asesoras y de control que no cuentan con mapa de procesos, deberán nombrar mediante

orden interna de personal los responsables que ejecutan actividades de los procesos gerenciales y de

soporte; asi mismo realizan autoevaluacion solo a sus procesos misionales.

Procesos de segundo nivel.

Los procesos de segundo nivel dan lineamientos de tipo táctico sobre temas específicos de acuerdo con la

misionalidad de cada una de las direcciones de la Policía Nacional (Convivencia y Seguridad Ciudadana,

Antinarcóticos, Sanidad etc.) y establecen planes, programas y procedimientos de operación. Tienen un

enfoque táctico.

Procesos misionales de tercer nivel.

Son los procesos de prestación de servicios de cada unidad desconcentrada, forman parte de la cadena de

valor de los mapas de procesos de tercer nivel y comprenden el nivel operacional de la Policía Nacional.

En atención a la misionalidad de la unidad del tercer nivel, los procesos caracterizados podrán tener su

propia denominación, de forma que oriente el objetivo y el alcance del mismo. Planifican y ejecutan el

servicio. Tienen un enfoque operacional.

ARTÍCULO 39. PROCESOS. Son el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan

para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

ARTÍCULO 40. COMPONENTES DE UN PROCESO. Los procesos se componen de actividades; aquellas

actividades consideradas como críticas para la institución, requieren documentarse a través de

procedimientos, los cuales contienen tareas. Asimismo, algunas actividades o tareas pueden documentarse

a través de guías.

Diagrama de un proceso

Entradas

o insumos

PROCESO

Recursos

C

l

i

e

n

t

e

s

Actividad 1 Actividad 2

Actividad 3 Actividad 4

Resultados,

salidas o productos

P

rov

ee

dor

es

Soporte Legal Indicadores Controles

Objetivos RiesgosRecursos Figura 9. Proceso

La Policía Nacional establece que los procesos se documentan a través de caracterizaciones; en este

formato se identifica y prioriza los procesos críticos de la Institución que resultan determinantes de la calidad

en la prestación del servicio, ejerciendo control continuo sobre su secuencia e interrelación con otros.

Caracterizar es conocer y documentar los elementos requeridos para el funcionamiento de cada proceso en

la Institución; obedece a una serie de requisitos que deben responder a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son las entradas o insumos?, ¿Quiénes son los proveedores de cada insumo?, ¿Cuáles son las

salidas, beneficios o servicios?, ¿Quiénes son los receptores, clientes o beneficiarios de cada salida,

producto o servicio?, ¿Cuáles son los recursos requeridos?, ¿Cuáles son las normas, riesgos, indicadores y

responsables?

Nota 1: Los puntos de control se pueden aplicar a las tareas de los procedimientos, en las cuales se

requiera un control específico de acuerdo al nivel de criticidad (verificación, revisión, chequeo,

comprobación, etc). A excepción de la Dirección de Inteligencia que cuenta con el tipo documental “Guía”.

Nota 2: Los protocolos corresponden a un parámetro de control especifico para el desarrollo de tareas por

lo cual no requiere la aplicación de concepto punto de control.




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 41. INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS. Es la forma como estos se comunican entre sí y

mantienen el principio de “Enfoque del Sistema para la Gestión”, radica en que el resultado de un proceso,

es el insumo o entrada de otro proceso.

Los procesos de segundo nivel permiten a la unidad táctica llevar a la práctica los objetivos y la estrategia

asociada a cada uno de ellos, delegada por el primer nivel. Monitorean el desempeño institucional,

retroalimentan y apoyan a las unidades de tercer nivel en la mejora de la prestación del servicio por medio

de la asignación de recursos, revisión y ajuste a las estructuras operativas, definición de doctrina y

metodologías para la operación.

Figura 10. Desdoblamiento de los procesos

ARTÍCULO 42. DOCUMENTOS DEL PROCESO. La caracterización de un proceso, para el cumplimiento de

sus actividades, control, seguimiento y medición, debe contar como mínimo con los siguientes

documentos:

Matriz de servicios, características y estándares en el formato establecido.

Fichas técnicas de indicadores.

Mapa de riesgos.

Informe de autoevaluación del control y la gestión.

Procedimientos.

Guías.

Formatos.

ARTÍCULO 43. CONCEPTO DE DESPLIEGUE DE PROCESOS. Es la responsabilidad de la ejecución de

las actividades asignadas por parte de los dueños de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel,

a las unidades policiales (operativa, administrativa o educativa) con el fin de mantener un enfoque sistémico

En general corresponde a:

Difusión. Dar a conocer a la unidad los lineamientos, políticas, directrices, planes de acción, productos

del sistema y proyectos entre otros.

Aplicación. Es la responsabilidad de ejecución de actividades, procedimientos, guías, directrices y

riesgos.

Información y análisis. Medición y análisis de los indicadores de gestión que sean delegados a la

unidad, informando al dueño de proceso sus resultados.

Toma de acciones de mejora. Frente al resultado de la ejecución de las actividades delegadas, las

unidades de segundo o tercer nivel toman las acciones necesarias, que permitan la mejora de la gestión

en la unidad.




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 44. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD SOBRE LOS PROCESOS. La Policía Nacional

establece diferentes roles dentro de la gestión por procesos, están determinados por la responsabilidad,

autoridad y ejecución sobre los procesos así:

ARTÍCULO 45. DUEÑOS DE PROCESO DE PRIMER Y SEGUNDO NIVEL. El dueño del proceso tiene

como responsabilidades fundamentales:

Definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestión del

proceso, despliegue, procedimientos, guías y formatos requeridos para su ejecución.

Realiza la alineación del proceso con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta.

Realiza el control de calidad del proceso y efectúa todos los ajustes necesarios para que el producto

corresponda con lo planeado, es decir con el objetivo del proceso.

Es el máximo responsable para el cumplimiento del objetivo del proceso, que le ha sido asignado.

Debe propender por la satisfacción del cliente, cuando aplique.

En caso de ser necesario puede nombrar los responsables de proceso mediante orden del día.

Promueve la mejora continua del proceso.

Monitorea los resultados de la gestión del proceso.

Lidera la realización de la revisión por la dirección, cuando aplique.

Lidera las acciones para la apropiación de la política y los objetivos de calidad.

ARTÍCULO 46. RESPONSABLES DE PROCESO

El responsable de proceso tiene como responsabilidades fundamentales:

Ejerce las funciones determinadas por el dueño de proceso definidas en las caracterizaciones y

despliegues de los procesos.

Propone los ajustes necesarios para la mejora de la ejecución y gestión al dueño del proceso.

Realiza seguimiento y facilita el logro en el cumplimiento de los objetivos del proceso a través de la

medición de los indicadores, evaluando tendencias para la mejora de su gestión.

Hace seguimiento a la satisfacción del cliente, cuando aplique.

Debe liderar acciones para la apropiación e interiorización de la política y los objetivos de calidad.

Realiza seguimiento al control del servicio no conforme y ejecuta acciones de mejora, cuando aplique.

Implementa las acciones de mejora necesarias sobre el resultado de la gestión del proceso.

Implementa los ajustes determinados por el dueño de proceso para mejorar la prestación del servicio.

Pueden ser nombrados mediante orden del día por el dueño de proceso.

Identifica los riesgos que afectan la ejecución del proceso y los controla para evitar su materialización.

Emprende acciones de contingencia cuando aplique.

Nota: Teniendo como marco el modelo de operación por procesos, concretamente el criterio de

responsabilidad y autoridad, el tercer nivel actuará en calidad de responsables de proceso.

ARTÍCULO 47. EJECUTORES DE PROCESO. El ejecutor de proceso tiene como responsabilidades

fundamentales:

Debe conocer ampliamente el proceso que ejecuta y los procesos con quien interactúa, teniendo siempre

como referente la satisfacción del cliente.

Ejecuta las actividades del proceso dejando evidencia de la realización de los mismos en los formatos u

otros medios definidos para registro.

Debe trabajar permanentemente para lograr el objetivo del proceso.

Debe interiorizar la política y los objetivos de calidad.

Garantiza la coherencia del SGI en la prestación del servicio.

Propone los ajustes necesarios para la mejora de la ejecución y gestión al dueño del proceso.

Participa activamente en el desarrollo de acciones correctivas, preventivas y de mejora.




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 48. ANALISTA DE PROCESOS (OFICINA DE PLANEACIÓN) – RESPONSABLE GESTIÓN

DE PROCESOS (PLANEACIÓN – UNIDADES).

Debe ser el funcionario con la competencia necesaria y la experiencia de campo para asesorar en el

tema.

Coadyuva a los dueños de proceso en las actividades de documentación, revisión y actualización de los

documentos asociados al proceso, a través de la metodología dispuesta por la Institución.

Ejecuta de manera inmediata el procedimiento de control de documentos cada vez que un manual, mapa

de procesos, proceso, procedimiento, formato y guía requiera actualización, por cambios de la

normatividad legal vigente o procedimental.

Deberán socializar las actualizaciones de los documentos que afectan al proceso y asegurar su

aplicación.

Socializar la utilización del módulo de documentos del aplicativo S.V.E.

ARTÍCULO 49. INTERACCIÓN DE AUTORIDADES DE LOS PROCESOS. Los responsables de procesos

deben reportar los resultados de la evaluación de la gestión al dueño del proceso, así mismo, los dueños de

proceso dependiendo el nivel, reportarán al dueño de proceso inmediatamente superior hasta el primer nivel,

quien informa a la alta dirección por medio de los métodos previstos por el Sistema de Gestión Integral.

ARTÍCULO 50. PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS. Los procedimientos obligatorios del estándar NTCGP

1000 e ISO 9001 en las versiones vigentes para la Policía Nacional, se documentan, administran, consultan

y publican en la Suite Visión Empresarial “SVE” de acuerdo a la normatividad existente.

1. Procedimiento control de documentos: se encuentra documentado con el código.1DS-PR-0001, en donde

se establece la creación, modificación, y eliminación, de los documentos, garantizando que los

integrantes de la Policía Nacional conozcan los documentos que soportan el Sistema de Gestión de

Integral y que deben ser aplicados en la ejecución de los procesos institucionales.

2. Procedimiento control de registros: se encuentra documentado con el código 1GD-PR-0001 en donde se

establece la identificación, clasificación, conservación y disposición final de los registros que produce la

Institución, para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo

de la información, que garantice su disponibilidad en la forma y medios que requiera la institución.

3. Procedimiento auditorías internas: se encuentra documentado mediante el procedimiento 1CI-FR-0001

“Auditoría Interna” en donde se establece el desarrollo y la ejecución del programa de auditorías. En la

Policía Nacional.

4. Procedimiento del control de producto o servicio no conforme: se encuentra documentado a traves de la

guia 1DS-GU-0012, en donde se identifica y controla el posible producto o servicio no conforme.

5. Procedimiento acción correctiva y procedimiento acción preventiva: se encuentra documentado con el

código 1MC-PR-0005 “Ejecutar acciones de mejoramiento” en donde se establece la metodología para la

identificación y tratamiento de las oportunidades de mejoramiento que surgen en el desarrollo del Sistema

de Gestión Integral.

ARTÍCULO 51. GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión documental es el conjunto de actividades que

permiten el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la Institución y el cumplimiento

de los requisitos de la normatividad legal aplicable (entre otros, Ley 594 del 2000, Decreto 4485 del 121109 -

NTCGP 1000, Resolución No. 5237 del 021208 Ministerio de Defensa Nacional), determina el tiempo de

almacenamiento de los documentos y la disposición final, convirtiéndose así en un factor clave para la

optimización de los procesos.

Permite determinar cuáles son las responsabilidades del personal que elabora, revisa y tiene autoridad para

aprobar los documentos, cuando se generan registros se aplica el procedimiento control de registros y las

tablas de retención documental.

Establece claramente cada uno de los tipos documentales que la Institución utiliza para el cumplimiento de

su misión y define en que caso se hace necesario su utilización.




DISPOSICIONES”


La Policía Nacional mediante Resolución No 02764 del 26 de Junio 2008 “Por medio de la cual se adopta

el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación” permite soportar el

Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional; para que se diseñen y gestionen los procesos y

procedimientos, requeridos para efectuar un manejo efectivo y adecuado de la documentación y registros en

la Policía Nacional, que permitan asegurar el desempeño de la entidad, mediante la operacionalización del

proceso de Gestión Documental.

Es así que la Policía Nacional tiene contemplados como archivos institucionales los archivos de gestión, los

archivos centrales y el Archivo Histórico, lo cual busca articular la gestión archivística de cada unidad, con

las políticas globales de la administración, en lo referente a la organización, conservación y administración

del patrimonio documental.

ARTÍCULO 52. TIPOS DOCUMENTALES DEL SGI. Se definen como tipos documentales controlados por el

Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, los siguientes:

CD. TIPO DOCUMENTAL

RG Reglamento

MA Manual

MP Mapa de Procesos

CP Caracterización Proceso

DP Despliegue de proceso

PR Procedimiento

GU Guía

FR Formatos para registro

Tabla 2. Tipos documentales

Para la creación, modificación o eliminación de los tipos documentales se debe ejecutar el procedimiento

1DS-PR-0001 control de documentos.

Los documentos controlados por el Sistema de Gestión Integral, se encuentran debidamente codificados y

las versiones vigentes son las que se encuentran y pueden consultar en el aplicativo utilizado para tal fin por

la Institución. (Modulo de documentos de la S.V.E.).

ARTÍCULO 53. APLICACIÓN PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS. A la totalidad de los

registros producidos por la Institución en la ejecución de las actividades y procedimientos dentro de los

procesos, se les debe aplicar el procedimiento control de registros de acuerdo a lo establecido por el dueño

del proceso Gestión Documental, garantizando su identificación, almacenamiento, protección, recuperación y

disposición final.

ARTÍCULO 54. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (T.R.D.). Es el instrumento (registro, herramienta)

que reúne toda la producción documental de la Policía Nacional, organizada por dependencias, series y

subseries que establece el tiempo en que los documentos se conservan en cada fase de archivo.

Son responsables de la aplicación de las T.R.D. todos los servidores públicos de la Policía Nacional que

dentro de las actividades en las diferentes unidades policiales, les corresponda utilizarlas total o

parcialmente en la elaboración de los documentos.

Las Tablas de Retención Documental se actualizarán y ajustarán cada vez que la Institución realice cambios

en su estructura orgánica y será responsabilidad del dueño del proceso de Gestión Documental y el Comité

de Archivo General de la Policía Nacional.

ARTÍCULO 55. DOCUMENTOS. La Institución determina como documentos controlados por el Sistema de

Gestión Integral los siguientes:




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 56. REGLAMENTO. Disposiciones de carácter general que norman el servicio de policía,

impactando la totalidad de la Institución, por consiguiente, su aplicación es de estricto cumplimiento para

todos los funcionarios de la Policía Nacional. Se soporta mediante acto administrativo (Resolución), emitido

por el Director General.

ARTÍCULO 57. MANUAL. Disposiciones de carácter general que norman un ámbito específico del servicio

de Policía, por consiguiente, su ámbito de aplicación se circunscribe a los funcionarios que se desempeñan

en el mismo. Se soporta mediante acto administrativo, emitido por el Director General.

ARTÍCULO 58. MAPA DE PROCESOS. Es una representación gráfica de la forma como opera la Policía

Nacional por procesos para satisfacer las necesidades de sus clientes.

ARTÍCULO 59. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO. La Policía Nacional establece que los procesos se

documentan a través de caracterizaciones; formato donde se identifican y describen los procesos de la

Institución que resultan determinantes de la calidad en la prestación del servicio, facilitando el control

continúo sobre la gestión.

Caracterizar es conocer y documentar los elementos requeridos para el funcionamiento de cada proceso en

la entidad y obedece a una serie de requisitos.

Nota: el listado maestro de procesos, procedimientos, formatos y guías está establecido por el aplicativo

utilizado por la Institución para el control de documentos. (Modulo de documentos de la SUITE VISIÓN

EMPRESARIAL)

ARTÍCULO 60. DESPLIEGUE DE PROCESO. Documento que refleja la responsabilidad en la ejecución de

las actividades asignadas por parte de los dueños de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel,

a las unidades policiales (operativa, administrativa o docente) de segundo y tercer nivel con el fin de

mantener un enfoque sistémico.

ARTÍCULO 61. PROCEDIMIENTO. Es el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad

crítica de un proceso; establece la descripción para realizarlas, la asignación de responsabilidad en su

ejecución, documentos de entrada y salida, puntos de control, documentos asociados y su marco legal.

Se debe documentar un procedimiento en los siguientes casos:

Cuando exista normatividad legal que describa como ejecutar una actividad.

Se documentan los procedimientos obligatorios de la norma.

Cuando se necesite controlar una actividad del proceso cuyo resultado impacta de manera directa el

servicio y la satisfacción del cliente.

Procedimientos que siguen una secuencia lógica y que sin ese orden podría existir riesgo de fallar.

ARTÍCULO 62. GUÍA. Lineamientos a través de los cuales se orienta el desarrollo de las actividades de los

diferentes procesos y tareas de los procedimientos institucionales.

ARTÍCULO 63. FORMATO. Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y

contenido) previamente definida y asociada a un tipo documental descrito en la S.V.E., que permita

evidenciar el cumplimiento de una actividad o tarea.

En los formatos que se carguen en el módulo de documentos de la SVE, se eliminarán las casillas de

elaboró, revisó y aprobó, esto se evidenciará en los archivos físicos firmados.

Nota: La versión vigente de los tipos documentales anteriormente mencionados, está claramente

identificados en el módulo de documentos de la Suite Visión Empresarial o el aplicativo que la Institución

establezca para tal fin.




DISPOSICIONES”


ARTÍCULO 64. ASPECTOS GENERALES. Para la elaboración de los documentos mencionados

anteriormente se deben observar las siguientes normas:

ARTÍCULO 65. MEMBRETE.

Primera línea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Segunda línea: POLICÍA NACIONAL

Tercera línea: ESCUDO POLICÍA NACIONAL, dimensiones 2.0 cm por 2.0 cm

Cuarta línea, UNIDAD QUE ORIGINA

ARTÍCULO 66. TIPO DE LETRA

Arial 10

Cuando se incluyan tablas o gráficos se puede utilizar otro tipo de letra.

ARTÍCULO 67. MÁRGENES

El texto se debe escribir con los siguientes márgenes:

Superior: 3 cm

Izquierdo: 3 cm

Inferior: 3 cm

Derecho: 2 cm

ARTÍCULO 68. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Para la Codificación de los documentos que

hacen parte del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional se deben realizar los siguientes pasos:

Identificar el nivel del proceso (1, 2, 3)

Identificar el proceso (dos letras mayúsculas)

Establecer el tipo de documento (dos letras mayúsculas)

Indicar el número consecutivo (cuatro dígitos) de acuerdo con la cantidad de documentos generados por el

Sistema de Gestión Integral y relacionado con el proceso y el tipo documental, es generado

automáticamente por la Suite Visión Empresarial o el aplicativo utilizado para tal fin.

La codificación de los documentos del Sistema de Gestión Integral estará a cargo del administrador funcional

de la Suite Visión Empresarial o del aplicativo utilizado para tal fin.

ARTÍCULO 69. CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS. Los documentos controlados

por el Sistema de Gestión Integral deberán estar debidamente codificados.

En ningún caso deberán elaborarse dos tipos documentales que establezcan criterios de aplicación respecto

a un mismo tema a menos que sea estrictamente necesario, que sean complementarios o que la

normatividad legal vigente obligue a ello.

ARTÍCULO 70. VIGENCIA DE LOS FORMATOS. Los formatos utilizados para la documentación del

Sistema de Gestión Integral son los que están establecidos en el módulo de documentos de la Suite Visión

Empresarial, donde se encuentra la versión vigente, la cual debe ser actualizada cada vez que se genere un

nuevo documento aplicando el procedimiento control de documentos.

Todos los documentos impresos que se encuentren en los puntos de uso y hagan parte del Sistema de

Gestión Integral, se consideran copias no controladas.




DISPOSICIONES”


NOTA: los documentos que se encuentren en la versión anterior al formato, y no requieren de actualización,

son válidos para el sistema hasta tanto no se genere una nueva versión del mismo y esta sea publicada en

el aplicativo utilizado por la Policía Nacional para tal fin.

Todos los documentos que se encuentren impresos o magnéticos en versiones anteriores a la establecida

por el aplicativo utilizado por la institución para su control, son declarados obsoletos y por lo cual se deben

sacar de circulación inmediatamente. Lo cual es responsabilidad del dueño de proceso.

CAPÍTULO VIII

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

ARTICULO 71. DEFINICIÓN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. La Policía Nacional a partir del año

2005 implementó como herramienta gerencial para el direccionamiento del talento humano un modelo de

gestión por competencias laborales centrado en el conocimiento, experiencias y habilidades en el

desempeño laboral, desde un enfoque humanista, reconociendo la capacidad de aprendizaje y el desarrollo

de las potencialidades de los hombres y mujeres policías.

El enfoque humanista del servicio policial, tiene un impacto directo en el gerenciamiento del talento humano,

que conlleva al mejoramiento del desempeño, al incremento de comportamientos exitosos y al rescate de la

dignidad humana.

El modelo es el resultado de una construcción colectiva de las direcciones de la Policía que participan en el

direccionamiento del talento humano (Incorporación, Nacional de Escuelas, Talento Humano, Bienestar

Social y Sanidad), buscando satisfacer requerimientos que surgieron al interior de la misma Institución,

tendientes a: unificar y articular las políticas de gestión humana y de calidad de vida, fortalecer las

capacidades del personal, facilitar la obtención de desempeños exitosos, promover la efectividad en el

servicio y facilitar el mejoramiento del clima institucional.

Figura 11. Gestión del talento humano.

El Modelo de Gestión Humana alineado con la formulación estratégica institucional a través de la política

“gestión humana y calidad de vida óptima” se constituye en el eje articulador de los diferentes procesos que

implican y dan sentido a la gerencia del talento humano a través de sus componentes de planeación, gestión

y desarrollo:

Planeación: definición, proyección y optimización a corto, mediano y largo plazo de los procesos de

administración del talento humano.

Gestión: seguimiento, medición del desempeño y mantenimiento de las condiciones laborales que

permiten el desarrollo de la capacidad personal e institucional.

Desarrollo: indicadores, estrategias y experiencias de aprendizaje que potencian el talento humano, los

niveles de efectividad, el desempeño laboral y el crecimiento personal.

Gestión del

Talento Humano




DISPOSICIONES”


Dentro del modelo se han establecido dos tipos de competencias: genéricas y específicas. Las genéricas

hacen referencia a las que todos los policías deben adquirir y desarrollar para el cumplimiento de la misión

institucional y las específicas son los comportamientos laborales de índole técnico y práctico, vinculados a

un área laboral u ocupacional determinada.

Competencias genéricas:

Orientación del Servicio a la Comunidad: disposición y compromiso para atender en forma efectiva las

necesidades, expectativas y requerimientos de la comunidad.

Liderazgo: capacidad de orientar y dirigir acertadamente equipos de trabajo y/o grupos sociales.

Trabajo en Equipo: capacidad de trabajar colectivamente en el logro de los objetivos institucionales.

Resolución de Conflictos: capacidad para prevenir, disuadir e intervenir en situaciones que involucran

posiciones e intereses diferentes

Aprendizaje Continuo: capacidad para adquirir y asimilar constantemente conocimientos, habilidades y

valores.

Relaciones Interpersonales: capacidad de establecer vínculos e interacciones apropiadas con diferentes

personas o grupos, en diversas situaciones.

Efectividad en el Servicio: capacidad para cumplir las metas asignadas en su labor.

Adaptabilidad: capacidad para asimilar y responder adecuadamente a situaciones de cambio.

Condición Física: capacidad para generar y mantener hábitos de cuidado físico.

ARTÍCULO 72. RESPONSABILIDADES DEL COMPONENTE. El talento humano es el complemento

fundamental para que el Direccionamiento Estratégico y la Gerencia de Procesos se puedan desarrollar, en

razón a que este incluye un conjunto de características fundamentales que poseen los servidores públicos

policiales para asegurar la viabilidad de lo planeado por la Institución, es decir, requieren perfiles,

competencias, conocimientos, habilidades, experiencia y motivación que genere en ellos cualidades

diferenciadoras frente a otros servidores públicos.

ARTÍCULO 73. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONAMIENTO DEL COMPONENTE. La articulación existente

entre la Gestión del Talento Humano con el Sistema de Gestión Integral, está enmarcada en la armonización

de los tres componentes: Direccionamiento Estratégico, Gerencia de Procesos y Gestión del Talento

Humano, el cual es ejecutado por un talento humano competente, fundamentado en una ética policial, con el

fin de alcanzar una cultura institucional, esta cultura incluye la historia, la doctrina, los héroes, los ritos y

ceremonias, los símbolos y la comunicación reflejada en la gestión diaria.

La Gestión del Talento Humano, como tercer componente del SGI, se desarrolla a través del Modelo de

Gestión Humana fundamentado en Competencias, para lo cual todos los procesos, actividades,

procedimientos, tareas, modelos, sistemas, metodologías y productos documentales de impacto

relacionadas con su administración, se gestionan con los procesos de los componentes de planeación,

gestión y desarrollo del Modelo de Gestión Humana fundamentado en Competencias, cuya funcionalidad es

la articulación de los procesos y procedimientos del proceso Direccionamiento del Talento Humano,

permitiendo su despliegue en todos los niveles, su desdoblamiento se da en actividades y tareas, estas

últimas documentadas con procedimientos descritos con cualquier otro tipo documental de los establecidos

en la Institución.

Desde este marco, se forja la gestión del talento humano como el elemento vital para el desarrollo de la

estrategia y los procesos, por lo que su funcionamiento y características se aprecian en la descripción de la

estructura del Sistema de Gestión Integral.

ARTÍCULO 74. CULTURA INSTITUCIONAL. La cultura Institucional se constituye dentro del Sistema de

Gestión Integral como el eje transversal que permite articular e integrar los elementos que dinamizan cada

uno de los componentes de este sistema; el Direccionamiento Estratégico, la Gerencia de Procesos y la

Gestión del Talento Humano.




DISPOSICIONES”


El modelo de cultura busca ser un modelo motivador y armonizador de todos los esfuerzos que hace y tiene

la Policía Nacional hoy en día, permitiendo coordinar todas esas acciones de manera integral, orientándolas

hacia la acción con una coherencia y operatividad tales que se puedan materializar y llegar a todos los

niveles de la Institución.

Este modelo de cultura se soporta dos ejes de desarrollo, así: el primero, LA INSTITUCIÓN, se refiere a lo

que ésta define como marco para lograr sus objetivos institucionales y el segundo, LOS INTEGRANTES DE

LA INSTITUCIÓN, define lo que ellos necesitan aportar para el logro de los objetivos institucionales.

El eje de LA INSTITUCIÓN se soporta en tres dimensiones: gestión, integración y servicio:

Servicio: Es la responsabilidad y profesionalismo a nivel interno,

externo, nacional e internacional, para consolidar las relaciones con

la comunidad basadas en la solidaridad y afecto hacia los

ciudadanos: “Prestar un servicio profesional, respetuoso, efectivo y

cercano”. Es mantener el interés por tener una formación para la

eficacia en el desempeño de los roles y estar disponible para

aportar al cumplimiento de los objetivos de la institución.

Integración: Es la vocación policial materializada en los valores de

la institución, en los comportamientos cotidianos, la conciencia y

valoración de la profesión articulada en lo personal y laboral, para

lograr una dignificación policial y un reconocimiento institucional a la

labor redundando en la calidad de vida.

Gestión: Es la planificación integral con sustento en la continuidad,

basada en las realidades del contexto y en la capacidad de alcance,

ejecución y cobertura de la doctrina hacia todos los niveles de la

Institución. Esto con el fin de lograr efectividad, articulación y

sinergia del talento humano y los recursos en función de los

objetivos institucionales.

Con base en este modelo se realizó la caracterización de la cultura para identificar los aspectos que frenan e

impulsan la consolidación de la misma y a partir de ellos se definieron los siguientes 7 focos de acción:

Figura 12. Modelo de Cultura Institucional




DISPOSICIONES”


Apropiación del conocimiento que los integrantes de la Policía

tienen sobre la Institución, su doctrina, la legislación, el plan de

gobierno, la realidad del país y del contexto en el cual ejercen su

servicio policial, para facilitar y mejorar la gestión.

Unidad institucional a través del fortalecimiento del trabajo en

equipo, espacios y procesos de articulación e integración de

esfuerzos para lograr efectividad y sinergia del talento humano y los

recursos en función del logro de los objetivos institucionales.

Estilo de liderazgo basado en el humanismo, la transparencia y la

disciplina con el fin de tomar decisiones equitativas que armonizan

los intereses de la Institución, de sus integrantes y de la sociedad

para lograr confianza y credibilidad.

Coherencia del comportamiento cotidiano de los integrantes de la

Institución con los valores y principios institucionales tanto en el

ámbito personal como en su labor policial.

Valoración de la familia de los integrantes de la Institución como eje

de motivación para el desarrollo, equilibrio y balance de su vida

personal y laboral.

Significado, valoración y satisfacción de ser Policía al ofrecer un

servicio profesional, respetuoso cercano y efectivo con su equipo de

trabajo y con la comunidad, a través de acciones cotidianas como el

saludar, escuchar y actuar con responsabilidad.

Conciencia del valor de la vida y del respeto como persona a cada

integrante de la Institución y de la comunidad: a través de la

vivencia de los 4 principios institucionales: vida, excelencia,

dignidad, equidad y coherencia

En el eje de los INTEGRANTES DE LA INSTITUCIÓN, se contempla tres dimensiones:

Conocimiento: es la dimensión racional, referida

a lo que la persona conoce y sabe de diferentes

fuentes para informarse, aprender y

comprender.

Auto percepción: es la dimensión referida a las

emociones y actitudes que se materializan en

la percepción de cada integrante de la Policía

con respecto a su carrera, a la Institución y a la

vocación del servicio.

Comportamiento: es la dimensión referida a las

prácticas y conductas específicas que se

materializan en la efectividad, oportunidad,

profesionalismo y organización para el servicio.

Estos dos ejes son fundamentales para vincular y enlazar los esfuerzos institucionales como organización y

los individuales como funcionarios públicos policiales, lo cual no implica generar un nuevo sistema, sino

entrar en una lógica de coherencia y articulación para tener una visión proyectiva y de conjunto de la Policía

Nacional.

La coherencia entre cómo se trabaja, lo qué se siente y la manera cómo se presta el servicio, implica

trabajar en un sentido humanista, materializando las acciones cotidianas dentro del modelo de cultura como

marco de referencia para hacerlo operativo, posicionarlo y sincronizar los distintos procesos.




DISPOSICIONES”


CAPITULO IX

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La Institución tiene una tarea fundamental en la consolidación de un servicio de policía armónico con su

naturaleza, doctrina, misión, función y competencias.

ARTICULO 75. PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. La identificación y planificación del

servicio se desarrolla de forma ininterrumpida en el territorio nacional, a través de la ejecución de procesos

preventivos, disuasivos y de control, investigación de delitos y contravenciones y procesos de inteligencia,

con el propósito de dar respuesta a los problemas que afectan la convivencia y la seguridad ciudadana,

asumiendo la prevención y el control integral de todas las formas de incivilidad, violencia, delincuencia e

inseguridad, para garantizar la protección de los ciudadanos, el ejercicio de sus derechos y libertades, así

como la solidaridad e integridad social.

La Policía Nacional define los lineamientos institucionales a través de diferentes documentos doctrinales,

enmarcados en manuales, procesos y procedimientos, con el fin de incrementar los niveles de productividad

y efectividad en las unidades policiales en los cuales se registran los criterios de operación, así como las

actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y pruebas, según sea necesario,

dejando evidencia del cumplimiento de requisitos en registros apropiados.

La planificación cubre tanto los servicios misionales orientados a la ciudadanía y otras Entidades del Estado,

como los servicios de educación, salud y bienestar enfocados a la comunidad policial.

ARTICULO 76. PROCESOS RELACIONADOS CON LOS CLIENTES. La Institución establece niveles de

despliegue operacional y determina los mecanismos de coordinación interagencial, interinstitucional e

interinstitucional, orientados a la interacción permanente de la Policía Nacional con la comunidad y otras

entidades públicas, privadas, ONG nacionales e internacionales, entre otras, en busca de la articulación y

sumatoria de esfuerzos que generen corresponsabilidad y satisfagan las expectativas de los ciudadanos, en

materia de seguridad y convivencia ciudadana1.

Fundamentada en su doctrina y en sus responsabilidades constitucionales la Institución canaliza sus

esfuerzos hacia el incremento de la efectividad del servicio policial en las áreas urbanas y rurales de

Colombia.

ARTÍCULO 77. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE. La Institución, con el fin de promover la participación

activa e integral de los habitantes, ha diseñado estrategias que permitan una adecuada interacción con la

ARTÍCULO 78. DISEÑO Y DESARROLLO. Se entiende por Diseño y Desarrollo el conjunto de procesos

que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificas de

producto o servicio. En la Policía Nacional se aplican procedimientos específicos para el Diseño y Desarrollo

Curricular y el Diseño y Desarrollo de Proyectos de Investigación, a cargo de la Dirección Nacional de

Escuelas y la Dirección de Bienestar Social, siendo opcional su aplicación cuando se tienen proyectos

relacionados con el Diseño y Desarrollo de Proyectos de Infraestructura, Diseño y Desarrollo de Sistemas de

Información y Diseño y Desarrollo de Nuevas Modalidades o Especialidades de Policía, dependiendo de su

alcance, complejidad e impacto institucional.

ARTICULO 79. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Con el objetivo de asegurar la conveniencia y

adecuación respecto a la adquisición de bienes y servicios como partes constitutivas de la prestación de los

servicios en las unidades policiales, deben aplicarse los parámetros definidos en el marco normativo de

contratación dispuesto por el Estado colombiano, reglamentos y los lineamientos definidos por la Institución

para la adquisición de bienes y servicios.

1 Lineamientos de Política 2 Gestión del Servicio sobre Resultados Efectivos. Tomo 2




DISPOSICIONES”


Para asegurar que los bienes y servicios adquiridos cumplen los requisitos de compra especificados, se

realizan actividades de selección, evaluación, reevaluación y seguimiento al desempeño de proveedores y

contratistas.

ARTICULO 80. PRESTACIÓN DE SERVICIOS MISIONALES. El despliegue operacional se realiza por

procesos a través de las Unidades desconcentradas de la Policía Nacional según los niveles de acción

Estratégico, Táctico y Operacional, como se explicó en el Capítulo 7 del presente manual, extendiendo el

servicio a nivel central en cada una de las Direcciones, pasando por las regiones, metropolitanas,

departamentos, distritos y estaciones, hasta llegar a la mínima unidad policial, en concordancia con su

misión, ámbito de acción y conformación.

La prestación de los diferentes servicios misionales se desarrolla bajo condiciones controladas, que incluyen

además de los procedimientos e información los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades, de

acuerdo con la programación que realizan los comandantes de metropolitanas y departamentos de policía,

así como distritos especiales, de acuerdo con las necesidades de cada jurisdicción.

ARTICULO 81. PROPIEDAD DEL CLIENTE. Todas las unidades, a través de los procesos a su cargo

identifican los bienes e información que son propiedad del cliente, y que se encuentran bajo su

responsabilidad y custodia.

Según los lineamientos establecidos se toman precauciones para el cuidado y protección de dichos bienes e

información y en caso de daño, pérdida o deterioro se informa la situación oportunamente al cliente, dejando

registro de dichas comunicaciones.

ARTÍCULO 82. CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. Se realiza el inventario de los

equipos de seguimiento y de medición utilizados en las Unidades de Policía Nacional responsables de

proporcionar la evidencia de la conformidad con los requisitos de los procesos, productos o servicios

prestados.

Así mismo se cuenta con programas de mantenimiento, verificación o calibración de equipos seguimiento y

medición, los cuales se cumplen en los plazos establecidos, para asegurar la validez de los resultados.

Se asegura que los proveedores de los servicios de calibración están debidamente acreditados ante

organismos nacionales o internacionales o que cuentan con patrones calibrados ante entidades acreditadas

y se mantienen de forma apropiada los registros de mantenimiento, verificación o calibración

correspondientes.

CAPÍTULO X

MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

La verificación del sistema es uno de los elementos que permite determinar el estado, aplicación y

efectividad de los controles, así como el análisis de los resultados de la gestión de la estrategia y los

procesos.

ARTÍCULO 83. MEDICIÓN. Para medir el desempeño del sistema, la Institución y los procesos cuentan con

indicadores, encuestas, seguimiento a planes de acción, cronogramas entre otros, que permiten detectar

oportunidades de mejoramiento.

Las mediciones permiten tomar decisiones, materializadas en acciones como correcciones, acciones

preventivas, acciones correctivas, proyectos de avance significativo, proyectos de innovación, ajuste de

indicadores, cambio de metas, cambio de indicadores, cambios en la planificación, modificación de

procesos, procedimientos, entre otros.




DISPOSICIONES”


La Policía Nacional ha establecido la medición de indicadores a través del aplicativo S.V.E., que permite

evaluar el cumplimiento de objetivos de carácter estratégico, táctico y operativo definidos en el mapa

estratégico y en los procesos del S.G.I.

Los lineamientos para la formulación de indicadores en los despliegues son:

El primer nivel genera indicadores para las unidades de primer, segundo o tercer nivel.

Las unidades de segundo y tercer nivel pueden construir otros indicadores que le permitan

coadyuvar a medir la gestión de la unidad respectiva.

Los indicadores construidos o adoptados deben validarse por el comandante o director de la unidad,

cumpliendo la metodología adoptada por la Institución para la formulación de indicadores.

Cada proceso es responsable de mantener la trazabilidad de los resultados de los indicadores en los

periodos pertinentes para facilitar el análisis y toma de decisiones.

Respecto al desarrollo de la medición en la gestión institucional es importante señalar, que se atienden los lineamientos especificos de la norma NTCGP1000:2009 respecto al numeral 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos.

La entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia).

El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos o en forma global para el Sistema.

NOTA 1 Para el seguimiento y la medición de los procesos se pueden emplear métodos como indicadores, encuestas, seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre otros.

NOTA 2 Al determinar los métodos apropiados, es aconsejable que la entidad considere el tipo y el grado de seguimiento o medición apropiado para cada uno de sus procesos en relación con su impacto sobre la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio y sobre la eficacia, la eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

ARTÍCULO 84. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. El Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional,

debe ser adecuado, conveniente, eficaz, eficiente y efectivo para los propósitos de la Institución, para el

Estado colombiano y para la comunidad en general. Estos aspectos se soportan a través de la demostración

del cumplimiento de los requisitos legales asociados a la Institución, la alineación con los objetivos del

Estado y sector defensa definidos en el direccionamiento constitucional, a la prestación de los servicios

misionales (eficacia); el adecuado uso de los recursos de la Institución a favor de la prestación de los

servicios (eficiencia) y la garantía que las actividades y servicios prestados por la Policía han contribuido a

generar condiciones de convivencia y seguridad ciudadana para los colombianos.

A partir del principio de “toma de decisiones con base en hechos”, la demostración de la eficacia, la

eficiencia y la efectividad ofrecidas por la Institución deben ser soportadas debidamente a través de

diferentes instrumentos y registros que muestren de manera objetiva el cumplimiento de estos resultados

institucionales.

La Revisión por la Dirección es el instrumento gerencial por excelencia de la Policía Nacional que permite

realizar la evaluación del desempeño institucional apoyado en los criterios de eficacia, eficiencia y

efectividad y para su realización se da cumplimiento a lo establecido en el procedimiento 1DS-PR-0006 y los

criterios definidos en instructivos complementarios, en ellos se tiene en cuenta entre otros aspectos, la

siguiente información:

1. Acciones de seguimiento de revisiones previas o anteriores efectuadas por la dirección.

2. Resultado de las auditorías (internas o externas).

3. Retroalimentación del cliente (cuando sea procedente).

Quejas y reclamos.

Índice de satisfacción.




DISPOSICIONES”


Sugerencias.

4. Estado de las acciones preventivas, correctivas y de mejora de los procesos.

5. Posibles cambios que puedan afectar el funcionamiento del Sistema.

Proyectos estratégicos.

Cambios en la normatividad.

Necesidades del cliente y partes interesadas.

Políticas institucionales.

Entorno político, económico y social.

6. Recomendaciones para la mejora de los procesos.

7. Matriz de riesgos actualizados e identificados para la unidad, así mismo, los riesgos materializados si se

presentaron y los planes de manejo adoptados.

8. Desempeño de los procesos y la conformidad de los productos o servicios.

Para la realización de esta revisión, se tiene en cuenta la estructura de procesos y los diferentes niveles

existentes en ella; a nivel estratégico el mapa de procesos institucional; a nivel táctico las direcciones de la

Policía Nacional que tienen mapas de procesos de segundo nivel y en el nivel operativo, las policías

metropolitanas, departamentos de policía, escuelas de policía, centros vacacionales, centros sociales,

unidades de sanidad policial y colegios de la Dirección de Bienestar Social.

Esta revisión se realiza por lo menos una vez al año y sus resultados y acciones de mejora propuestos

cierran el ciclo de la mejora continua, indicando, como se mencionó, si el Sistema de Gestión Integral de la

Policía es adecuado, conveniente, eficaz, eficiente y efectivo para los propósitos de la Nación y de la

Institución.

Igualmente, la Institución cuenta con la realización de los Subcomités de Mejoramiento Gerencial, exigidos

por el Ministerio de Defensa Nacional, de obligatorio cumplimiento, como una herramienta para el control en

la Institución, siendo un escenario para verificar, revisar, evaluar, mediar realizar seguimiento y monitoreo a

cualquier tema del ámbito institucional, para identificar oportunamente las debilidades, y promover la toma

de decisiones, a través de la formulación de acciones de mejoramiento, que permitan reencauzar en los

niveles estratégico, táctico y operacional, el normal desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeño

de los mismos. Existiendo tres (03) tipos de subcomités en la Policía Nacional, subcomité central de

mejoramiento gerencial, subcomités regionales de mejoramiento gerencial y subcomités locales de

mejoramiento gerencial

ARTÍCULO 85. CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME. Consiste en identificar y

controlar el posible producto o servicio no conforme generado en los diferentes procesos desarrollados por

la Policía Nacional, a partir de la matriz de “servicios características y estándares”, se debe determinar si el

producto o servicio cumple estas especificaciones, en caso de presentarse incumplimiento a una de las

características y su estándar, esta debe ser registrada para su respectivo tratamiento.

ARTÍCULO 86. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. Esta se definió a partir de la adopción de la “Guía para la

Gestión Integral del Riesgo en la Policía Nacional” y consta de 5 fases:

Identificación de Riesgos: en esta fase el objetivo es hacer una adecuada identificación y descripción de

los riesgos de forma que se facilite el desarrollo de las siguientes fases. Como aspectos relevantes se han

estandarizado factores y agentes generadores (en relación con las causas), incluye la identificación de

situaciones de materialización para cada riesgo, la identificación de controles de detección tanto de riesgos

materializados como de efectos y la estandarización de los efectos. Con la inclusión/estandarización de

estos aspectos se pretende que la labor de describir un riesgo sea mucho más práctica y asertiva.

Definición de la Gestión: Esta fase incluye el análisis antes de controles, la valoración de controles y el

análisis después de controles con el fin de priorizar los riesgos para su tratamiento.

La calificación (análisis) se hace con base en las situaciones materializadas (de la fase de Identificación), la

identificación / valoración de controles se hace por causa o efecto dependiendo de si es un control

preventivo o correctivo. De esta forma se dan las herramientas para la formulación de planes de tratamiento

coherentes con las causas más relevantes y permiten obtener un panorama global de la Institución con el fin

de formular planes que impacten de forma significativa la gestión.




DISPOSICIONES”


Gestión de Riesgos: En esta fase se registran las acciones ejecutadas de los planes de tratamiento y los resultados del proceso, tomados de las herramientas del Sistema de Gestión Integral. Facilitando la actualización de la descripción de riesgos y la actualización del nivel de riesgos de manera constante y objetiva.

Medición de Resultados de la Gestión: Con base en la información registrada en resultados de gestión de

los procesos, se miden los resultados en términos de la gestión del proceso. Muestra aspectos como

riesgos materializados, la medición de la disminución y/o el aumento del nivel de riesgos con su respectivo

análisis y la medición del desempeño de los planes de tratamiento de riesgos.

Cierre: En esta fase se consolidan los resultados trimestrales y se incluye la generación y análisis de

situaciones específicas que contribuyan a fortalecer los activos de la Institución en términos del conocimiento

en Riesgos: Lecciones Aprendidas.

La siguiente gráfica muestra las fases, su secuencia y su relación con el ciclo PHVA.

Identificación de riesgos

con el plan inicial

Actualización de riesgos

con base en la medición

trimestral

Actualización de riesgos

con base en la medición

anual y el contexto

PLANEAR Y

ACTUAR

Calificar riesgos

Evaluar riesgos con

base en la valoración de

los controles

Definir plan de

tratamiento

PLANEAR

Ejecución / control de la

ejecución del plan de

tratamiento

HACER

Medir trimestralmente la

efectividad de la gestión

y aspectos por mejorar

VERIFICAR

Cierre anual

VERIFICAR

FASE DE

IDENTIFICACIÓN

FASE DE

DEFINICIÓN DE LA

GESTIÓN

FASE DE

GESTIÓN DE

RIESGOS

FASE DE MEDICIÓN

DE RESULTADOS

DE LA GESTIÓN

FASE DE

CIERRE

CAPITULO XI

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

ARTÍCULO 87. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL. La autoevaluación del control en la Policía Nacional

permite evaluar la calidad y efectividad de los controles en los procesos y procedimientos que buscan

asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

La autoevaluación del control además, permite medir el estado de los elementos de control del Sistema de

Control Interno en la Institución, estableciendo el grado de avance en la implementación y la efectividad de

su operación.

ARTÍCULO 88. AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN. La autoevaluación de la gestión permite el

monitoreo de elementos tales como logros relevantes, indicadores, riesgos, estado de acciones preventivas

y correctivas, análisis de peticiones, quejas y reclamos, encuestas, producto o servicio no conforme, entre

otros, en cada unidad; al detectar desviaciones, permitiendo establecer las acciones correctivas que

garanticen el logro de los objetivos institucionales.

ARTÍCULO 89. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO. Es un sistema integrado por el esquema

de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de

verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,

operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de




DISPOSICIONES”


acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección

y en atención a las metas u objetivos previstos.

Sus objetivos son:

De Control al Cumplimiento (Legalidad).

De Control Estratégico (Planeación).

De Control de Ejecución (Operación).

De Control de Evaluación (Verificación).

De Control de Información (Comunicación).

El señor Director General responde como representante legal ante el Estado y la sociedad por la efectividad,

eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, el cual a su vez debe garantizar el cumplimiento de los

objetivos de la Institución.

Con el objetivo de dar cumplimiento a los elementos de control interno, la Institución genera los siguientes

productos, así:

SUBSISTEMA

DE CONTROL COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO

ESTRATÉGICO

Ambiente de

control

Acuerdos,

compromisos o

protocolos

éticos

Código de ética policial

Principios y valores

Desarrollo del

talento humano

Modelo de gestión humana

fundamentado en competencias

Estilo de

dirección Lineamientos de la dirección general

Direccionamiento

estratégico

Planes y

programas

Misión, Visión, Políticas Institucionales,

Lineamientos Institucionales.

Proceso gerencial de primer nivel

“Direccionamiento Estratégico”

CMI institucional y unidades

Modelo de

operación por

procesos

Manual del Sistema de Gestión integral

Capitulo “Gerencia de Procesos”

Estructura

Organizacional

Decreto 4222 del 231106.

Decreto 216 de 2010

Administración

de riesgos

Identificación

de Riesgos

Guía para la Gestión Integral del Riesgo

en la Policía Nacional.

Mapa de riesgos institucional y por

procesos.

Plan de manejo de riesgos institucional

y por procesos.

Definición de la

Gestión

Gestión de

Riesgos

Medición de

Resultados de

la Gestión

Cierre

SUBSISTEMA


GESTIÓN Actividades de

control

Políticas de

operación

Resoluciones, Directivas,

Procedimientos

Guías, instructivos




DISPOSICIONES”


Procedimientos

Procedimiento de 1DS-PR-0001 Control

de documentos.

Procedimiento 1GD-PR-0001 de control

de registros.

Procedimientos documentados

asociados a los procesos.

Controles

Los establecidos en los

procedimientos.

Los establecidos a traves del desarrollo

de la Metodologia para el desarrollo de

la gestión integral del riesgo.

Indicadores Indicadores de estrategia

Indicadores de procesos

Manual de

procedimientos

Procesos, procedimientos controlados y

cargados en el aplicativo usado por la

institución para tal fin (S.V.E).

Información

Información

primaria

Proceso de primer nivel de

Comunicaciones Estratégicas.

Protocolo externo

Información

secundaria


Comunicaciones Estratégicas

Proceso de Gestión Documental

Sistemas de

información



Proceso de Direccionamiento

Tecnológico

Aplicativos desarrollados para la

administración de la información

Comunicación

pública

Comunicación

organizacional



Polired, Exchange

Windows live personal

Boletín vocacional

Comunicación

informativa



Pagina web, Rendición de cuentas

Medios de

comunicación



Pagina web, Emisora

Periódico institucional

Programa de televisión

SUBSISTEMA


EVALUACIÓN

Autoevaluación

Autoevaluación

del control

Proceso de primer nivel Control Interno

Informe de autoevaluación

Autoevaluación

de la gestión


Informe de autoevaluación

Evaluación

independiente

Evaluación del

sistema de

control interno


Actas del subcomité central de control

interno y calidad

Informe ejecutivo anual




DISPOSICIONES”


Auditoría

interna


1CI-GU-0002 Guía para el desarrollo de

auditorías internas y plan de

mejoramiento interno por procesos

(Procedimiento de auditoría interna)

Informe de auditoria.

Planes de

mejoramiento

Institucional

Guía para elaborar planes de

mejoramiento institucional

Procedimiento 1MC-PR-0005 Ejecutar

acciones de mejoramiento

Proceso de Mejora continua e

innovación.

Por procesos


mejoramiento interno por procesos.



Proceso de Mejora continua e

innovación.

Formato plan de mejoramiento.

Individual


mejoramiento individual.



Concertación de la gestión

Evaluación del desempeño

CAPÍTULO XII

GLOSARIO Y ANEXOS

ARTÍCULO 90. GLOSARIO. Para dar claridad a los términos utilizados en el presente manual se enuncian

las siguientes definiciones

Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.

Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad

potencial u otra situación potencial no deseable.

Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

Adquisición de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión

de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad.

Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una

entidad.

Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al

evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con

los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.




DISPOSICIONES”


Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Calibración. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los

valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores

representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes

determinados por medio de patrones.

Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar

un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

NOTA: Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los

destinatarios, usuarios o beneficiarios.

Competencia. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los

requisitos especificados.

Confirmación metrológica. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición

cumple con los requisitos para su uso previsto.

Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

Control de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los

requisitos de la calidad.

Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas de la

Institución.

Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Despliegue de proceso. Documento que refleja la responsabilidad en la ejecución de las actividades

asignadas por parte de los dueños de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades

policiales (operativa, administrativa o docente) de segundo y tercer nivel con el fin de mantener un enfoque

sistémico

Diseño y desarrollo. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa,

proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto

y/o servicio.

Documento. Información y su medio de soporte.

Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el

manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos

empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

Entidades. Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la

Ley 872 de 2003.

Equipo de medición. Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o

combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.




DISPOSICIONES”


Estandarización. Actividad sistemática de una organización para establecer y utilizar estándares.

Especificación. Documento que establece requisitos.

Estructura de la entidad. Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes

funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la

Ley.

Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su

destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una

entidad.

Lineamiento general de política. Concebido como los criterios generales que orientan el cumplimiento de

las políticas institucionales

Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una

entidad.

NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y

complejidad de cada entidad en particular.

Mapa de procesos. Es una representación gráfica de la forma como opera la Policía Nacional por procesos

para satisfacer las necesidades de sus clientes.

Mega: Meta estratégica grande y audaz, constituye el máximo norte estratégico de una organización en el

mediano plazo, es una visualización de la meta más ambiciosa en la que se pueda pensar a largo plazo. La

MEGA es el gran propósito o sueño que une a la Visión, es decir, es lo que concreta la Visión y por ende

unifica los esfuerzos de todos los miembros de la Institución con una fuerza superior. En resumen, la MEGA

es lo que conecta la Misión con la Visión.

Misión. La Misión responde al para qué fue creada la Policía Nacional, cuál es su razón de ser, establece el

campo propio de actuación de la institución, es decir, a qué debe dedicarse para cumplir con el mandato

constitucional.

Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los

requisitos y optimizar el desempeño.

Niveles de despliegue. La Policía Nacional orienta su actividad de planeación en concordancia el Plan de

Desarrollo Nacional, definido para este cuatrienio como Prosperidad para Todos y, de igual manera, alineado

con el Plan Estratégico Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional denominado en este periodo Seguridad

para la Prosperidad, el cual orientará la acción del sector defensa. La anterior alineación permitirá el

despliegue al interior de la Policía Nacional a través de sus tres niveles de acción.

Nivel Estratégico. Sobre el cual recae la responsabilidad primaria de direccionar el desarrollo de los

procesos de prevención, disuasión y control de delitos y contravenciones, concentrando las capacidades de

las direcciones operativas en función de garantizar la seguridad y convivencia ciudadana. Conformado por la

Dirección y Subdirección General, las Direcciones operativas y la Oficina de Planeación.

Nivel Táctico. Responsable del despliegue de los objetivos estratégicos operativos y su materialización;

cumple una tarea fundamental en la acción operacional territorial a partir del desarrollo del servicio de policía

y la conducción de operaciones, mediante la efectiva coordinación de sus unidades desconcentradas. Este

nivel está integrado por las Regiones, Metropolitanas, Departamentos y Distritos Especiales bajo el

gerenciamiento de la Dirección de Seguridad Ciudadana.




DISPOSICIONES”


Nivel Operacional. Responsable de planear y ejecutar las actividades, planes y programas, de acuerdo con

los procesos y procedimientos policiales, con el fin de garantizar la efectividad de las estrategias operativas

orientadas por el nivel táctico. Este nivel está conformado por los Distritos, Estaciones, Subestaciones, CAÍ y

Puestos de Policía.

No conformidad. Incumplimiento de un requisito.

Objetivo de calidad. Concebidos como los logros inherentes a la calidad que la Institución se ha propuesto

alcanzar para mejorar la calidad del servicio, deben estar alineados con la Política de calidad.

Parte interesada. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una

entidad.

Planeación: definición, proyección y optimización a corto, mediano y largo plazo de los procesos.

Políticas Institucionales. Son mandatos de obligatorio cumplimiento, de primer orden que determina el

sentido estratégico de la acción, desarrollado mediante objetivos identificados en el mapa estratégico

institucional y sus despliegues a segundo y tercer nivel.

Principios Institucionales. Son principios éticos, verdades universales que sirven de premisas para

fundamentar y orientar tanto la doctrina policial como el quehacer en el desarrollo de las funciones policiales;

Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por

qué y cómo.

Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las

cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

Política: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción

institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones.

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad

del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las

funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un

propósito.

Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo

consideración.

Validación. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos

para una utilización o aplicación específica prevista.




DISPOSICIONES”


Visión. La Visión es un sueño con fecha. Está constituida por aquello en que es necesario que la

organización se convierta, cumpliendo su Misión, para garantizar su permanencia exitosa en el tiempo.

Verificación. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los

requisitos especificados.

Verificación (Metrológica). Comparación directa entre las características metrológicas del equipo de

medición y los requisitos metrológicos del cliente.

ARTÍCULO 91. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La ejecución del Manual del Sistema de Gestión Integral para la

Policía Nacional, contemplada en el Artículo 2°, será realizada por los Servidores Públicos de la Institución

dentro del contexto del Sistema de Gestión Integral.

Parágrafo: El Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional, da cumplimiento a las

normas NTCGP 1000:2009, ISO9001:2008 y MECI1000:2008 que establecen la existencia de un manual de

calidad y de operaciones para la entidad respectivamente.

ARTÍCULO 92. SUPRESIÓN, ADICIÓN O MODIFICACIÓN AL MANUAL. Las direcciones, oficinas

asesoras y unidades de Policía podrán presentar y solicitar a la Oficina de Planeación, supresiones,

modificaciones y actualizaciones al Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional,

dependencia encargada de realizar el trámite para la aprobación del señor Director General

ARTÍCULO 93. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN. La responsabilidad de

desarrollar, implementar, mantener y revisar, estará a cargo de las direcciones, oficinas asesoras y sus

unidades desconcentradas, de acuerdo con el ámbito misional que les corresponda.

ARTÍCULO 94. PUBLICIDAD Y DIFUSIÓN. La Oficina de Planeación o la dependencia en que se delegue

esta responsabilidad, pondrán en funcionamiento los mecanismos de difusión necesarios para el

conocimiento y aplicación del “Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional” en las

unidades policiales. Igualmente, se pondrá a disposición de los usuarios de la Institución en los sistemas de

comunicación, consulta y publicidad disponibles para el efecto.

ARTÍCULO 95. APLICACIÓN EN PROGRAMAS DE FORMACIÓN. Los dueños y responsables de

procesos en coordinación con la Dirección Nacional de Escuelas, implementarán actividades pedagógicas

para la enseñanza del Manual del Sistema de Gestión Integral para la Policía Nacional, a través de los

programas de formación, actualización, entrenamiento y capacitación del sistema educativo policial.

ARTÍCULO 96. OBLIGATORIEDAD. El manual adoptado mediante el presente acto administrativo, será de

obligatorio cumplimiento en el desarrollo de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión Integral.

ARTÍCULO 97. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la

Resolución No. 02360 del 29/06/2012.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C.

General JOSE ROBERTO LEÓN RIAÑO

Director General Policía Nacional de Colombia

Elaboró: PT. Jhonnathan Cuellar Rozo Revisó: MY. Fabio alexander cano jiménez

TC. Olga Lucia Pineda Ortiz Aprobó. BG. Janio león riaño Fecha: 20/03/13

Carrera 59 No 26 21 Piso 5 CAN Bogotá Teléfonos 3159227 / 9192

[email protected] www.policia.gov.co

mailto:[email protected]




DISPOSICIONES”


ANEXO 1

Tabla de Comparación entre los Sistemas de Gestión y el SGI de la Policía Nacional

Modelo SGI de la Policía Nacional

ISO 9001 – NTCGP 1000

MECI 1000

NTC ISO/IEC 17025 Sistema de

Gestión Ambiental

Planteamiento estratégico

5.1, 5.2, 5.3, 5.4

1.1, 1.2, 2.3

4.2.2, 4.2.3, 4.4.1 4.2, 4.4.1, 4.3.1, 4.3.2

Establecimiento de políticas

5.1, 5.3 1.1, 1.2, 2.3

4.2.2 4.2

Cuadros de mando integral

5.4, 8.2.3 3 4.10, 5.4, 5.9 4.5.1

Sistema documental

4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4.

2.1, 2.2, 4.2.2, 4.2.3, 4.3.1, 4.2.4, 4.3, 4.3.1, 4.12

4.4.4, 4.4.5, 4.5.4

Mapas de procesos

4.1 1.2, 1.1, 1.3, 2.2.

4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.12.1.2, 4.12.1.3, 5.3

4.1, 4.4.1

Desarrollo y aplicación de los procesos

4.1, 6.1, 6.2 6.3, 6.4, 7,1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.2.3 8.2.4 8.3

1.2, 1.1, 1.3, 2.2. 2.3, 2.1, 3.1,

4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 4.10, 4.7, 5.3, 4.12, 5.5, 4.9, 5.6, 5.1, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9, 5.10,5, 4.6, 5.1, 5.2, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8,

4.1, 4.4.1, 4.4.6, 4.3.1, 4.3.2, 4.4.6

Delegación de responsabilidad

y autoridad 5.5 1.2, 2.3

4.1.5 a), f), h), i), 4.11.1, 4.2.4, 4.1.6

4.1, 4.4.1, 4.4.3

Medición de la gestión

(autoevaluación de la gestión y

el control)

8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.5.2, 8.5.3

2.2, 3.2, 2.1, 3.1,

4.10, 4.11.5, 4.14, 5.9, 4.5, 4.6, 4.9, 5.5.2, 5.5.9, 5.8, 5.8.3, 5.8.4

4.5.5 4.5.1 4.5.2

Acciones de mejoramiento

8.4, 8.5.2, 8.5.3

2.2 4.10, 5.9 4.5.1

Revisión por la dirección y

Subcomité de mejoramiento

gerencial

5.6, 8.4 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

1.3, 3.2, 3.1, 3.3, 2.2

4.15, 4.10, 5.9

Auditoría 8.2.2




DISPOSICIONES”


ANEXO 2

Tabla de alcances y exclusiones del sistema de gestión para propósitos de certificación de calidad, de acuerdo a los estándares de la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2009 y la norma técnica colombiana NTC ISO 9001:2008.

UNIDAD ALCANCE EXCLUSIONES

Nivel Estratégico

Gestión estratégica de la planificación, evaluación, control y mejora de los servicios de policía: prevención, disuasión, control, inteligencia e investigación criminal, encaminados a mantener la convivencia y seguridad ciudadanas de los habitantes del territorio nacional.

La exclusión en el Numeral 7.3 “Diseño y desarrollo” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, se determina por cuanto los servicios misionales de la Policía Nacional, se efectuan directamente sobre lo establecido en el marco constitucional y normativo nacional. Para el nivel estratégico no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.5 “Producción y prestación del servicio” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, por cuanto estos niveles no prestan servicio directamente a los usuarios; la exclusión NO afecta la capacidad y la responsabilidad de la Policía Nacional en la prestación de los servicios misionales. Para el nivel estratégico no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.6 “Control de los dispositivos de seguimiento y de medición” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que en este nivel no se utilizan equipos o dispositivos de seguimiento o medición.

Nivel Táctico misional

Gestión táctica de la planificación evaluación, control y mejora de los servicios de policía: prevención, disuasión, control, inteligencia e investigación criminal, encaminados a mantener la convivencia y seguridad ciudadanas de los habitantes del territorio nacional.

Para el nivel táctico NO le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.3 “Diseño y desarrollo” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que, la ejecución y conformidad de los productos o servicios se determina por la aplicación de criterios legales y la exclusión NO afecta la capacidad y la responsabilidad de la Policía Nacional en la prestación de los servicios misionales. Se exceptúa del anterior numeral la Dirección de Bienestar Social y la Dirección Nacional de Escuelas, toda vez que por requisito legal realizan diseño curricular para escuelas y colegios respectivamente. Para el nivel táctico no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.5 “Producción y prestación del servicio” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, por cuanto estos niveles no prestan servicio directamente a los usuarios; y la exclusión NO afecta la capacidad y la responsabilidad de la Policía Nacional en la prestación de los servicios misionales. Para el nivel táctico no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.6 “Control de los dispositivos de seguimiento y de medición” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que NO se utilizan equipos o dispositivos de seguimiento o medición.




DISPOSICIONES”


Policías Metropolitanas y Departamentos de Policía

Prestación de los servicios de convivencia y seguridad ciudadana, prevención, inteligencia e investigación criminal

Para las Policías Metropolitanas y Departamentos de Policía no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.3 “Diseño y desarrollo” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que, el Diseño y Desarrollo de programas, proyectos o estrategias que afectan los servicios misionales se ejecuta en el nivel tactico.

Centro de Conciliación MEBOG

Prestación de los servicios de orientación jurídica, psicológica y audiencias de conciliación para la resolución de conflictos.

Para el Centro de Conciliación no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.3 “Diseño y desarrollo” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que, la ejecución y conformidad de los productos o servicios se determina por la aplicación de criterios legales y la exclusión NO afecta la capacidad y la responsabilidad de la Policía Nacional en la prestación de los servicios misionales. Para el Centro de Conciliación no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.4 “Adquisición de bienes y servicios” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que no se maneja presupue sto directamente, debido a que los recursos son asignados directamente por la dirección administrativa y financiera. Para el Centro de Conciliación no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.6 “Control de los dispositivos de seguimiento y de medición” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que no se utilizan equipos o dispositivos de seguimiento o medición.

Centros Vacacionales y Centro Sociales de la Policía Nacional

Prestación de los servicios de hospedaje, alimentación, recreación, deportes, y organización de eventos.

Para los Centros Vacacionales y Centro Sociales de la Policía Nacional no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.3 “Diseño y desarrollo” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que, la ejecución y conformidad de los productos o servicios se determina por la aplicación de criterios legales y la exclusión NO afecta la capacidad y la responsabilidad de la Policía Nacional en la prestación de los servicios misionales.

ECSAN

Aplica a todas las actividades involucradas en la prestación de los servicios de Formación e Investigación Científica

Para la Escuela de Cadetes de Policía “Francisco de Paula Santander” no le es aplicable el requisito incluido en el numeral 7.6 “control de los dispositivos de seguimiento y medición”, se excluye porque en los procesos de la Escuela de Cadetes no se realizan seguimientos y/o mediciones que requieran este tipo de equipos, para proporcionar evidencia de la conformidad de los servicios misionales, ni se requiere seguimiento trazable de mediciones con el Sistema Métrico Internacional.

DIASE

Prestación de los servicios de prevención, inteligencia e investigación criminal para combatir los delitos del secuestro y la extorsión.

Para la Dirección de Antiextorsión y Antisecuestro no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.6 “Control de los dispositivos de seguimiento y de medición” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que no se utilizan equipos o dispositivos de seguimiento o medición.

POLFA

Gestión táctica de la planificación, evaluación, control y mejora para los servicios de: Apoyo y soporte operacional a la dirección de aduanas e

Para la Comisión policial en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo la coordinación de Policía Fiscal y Aduanera, no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.3 “Diseño y desarrollo” de la norma NTCGP




DISPOSICIONES”


impuestos nacional por la policía fiscal y aduanera.

1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que, la ejecución y conformidad de los productos o servicios se determina por la aplicación de criterios legales y la exclusión NO afecta la capacidad y la responsabilidad de la Policía Nacional en la prestación de los servicios misionales. Para la Comisión policial en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo la coordinación de Policía Fiscal y Aduanera, no le es aplicable el requisito incluido en el 7.4.1 “Proceso de Compras” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que no se maneja presupuesto directamente, debido a que los recursos son asignados directamente por la dirección administrativa y financiera. Para la Comisión policial en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo la coordinación de Policía Fiscal y Aduanera, no le es aplicable el requisito incluido en el 7.5.4 “Propiedad del cliente” de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que las aprehensiones de mercancia realizadas son aplicación de la normatividad y el ciudadano pierde la propiedad y para los casos en los que se puede presentar recurso de reconsideración la responsabilidad recae directamente en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Colegios Dirección Bienestar Social

Servicios de educación en los niveles de preescolar básica y media académica.

Para los colegios de la Policía Nacional no le es aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.6 control de los equipos de seguimiento y medición, teniendo en cuenta que para ofrecer el servicio de educación en los Colegios de la Policía Nacional, no se utilizan equipos que requieran la implementación de dispositivos de medición.

Colegio Nuestra Señora de Fátima – Santa Marta

Servicios de educación en los niveles de preescolar básica y media técnica comercial con especialidad en digitación de datos contables.

Colegio Nuestra Señora de Fátima – Santiago de Cali

Servicios de educación en los niveles de preescolar básica y media académica en las modalidades de: documentación comercial, registro de operaciones contables, pintura artística y música e industrial en: mecánica industrial electricidad y electrónica, diseño arquitectónico y salud y nutrición.

Colegio Nuestra Señora de Fátima – Sincelejo

Servicios de educación en los niveles de preescolar básica y media modalidad comercial

Colegio Nuestra Señora de Fátima – Tunja

Servicios de educación en los niveles de preescolar básica y media académica

Colegio Nuestra Señora de Fátima – Valledupar

Servicios de educación en los niveles de preescolar básica y media técnica comercial con énfasis en informática

Colegio Nuestra Señora de Fátima – Barranquilla

Servicios de educación en los niveles de preescolar básica primaria y secundaria, y media con especialidad en comercio.




DISPOSICIONES”


ANEXO 3

Listado de las unidades que poseen sistemas de gestión de calidad específicos complementarios al Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, que poseen manuales de calidad anexos a este.

Unidad

Manual del Sistema de Gestión Integral de la Dirección Nacional de Escuelas y Escuelas de Policía

Colegios Dirección Bienestar Social

Centros sociales

Centros vacacionales

Manual de Calidad de la Escuela de Cadetes de Policia General Francisco de Paula Santader

ANEXO 4

MAPA DE PROCESO DE PRIMER NIVEL

PROCESOS MISIONALES

NEC

ESID

AD

ES D

E LA

CO

MU

NID

AD

Y P

AR

TES

INTE

RES

AD

AS

SATI

SFA

CC

IÓN

DE

LA C

OM

UN

IDA

D Y

PA

RTE

S N

TER

ESA

DA

S

INTELIGENCIA

CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA

Administración de Recursos Financieros

Logística y AbastecimientoDireccionamiento Tecnológico

PROCESOS SOPORTE

Actuación Jurídica Gestión Documental

PROCESOS DE EVALUACION Y MEJORA

Control Interno Mejora Continua e innovación

PROCESOS GERENCIALESDireccionamiento

del Sistema de Gestión Integral

Direccionamiento Estratégico

Direccionamiento del Talento Humano

IntegridadPolicial

Comunicación Pública

PREVENCIÓN INVESTIGACIÓN CRIMINAL

50 PROCEDIMIENTOS

16 PROCEDIMIENTOS

Relaciones Internacionales

ANEXO 5

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ESTRUCTURA ACTUAL DE LA POLICÍA NACIONAL DECRETO 4222 DE 2006 Y DECRETO 216 DE 2010

NIVEL DE CONTROL

NIVEL ASESOR

INSPECCIÓN GENERAL

ÁREA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE PLANEACIÓN

OFICINA DE TELEMÁTICA

OFICINA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS

SECRETARÍA GENERAL

POLICÍA FISCAL Y ADUANERA

MINISTERIO DE HACIENDA

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD

CIUDADANA

DIRECCIÓNDE INTELIGENCIA

POLICIAL

DIRECCIÓN DE ANTINARCÓTICOS

DIRECCIÓN ANTI SECUESTRO Y

ANTIEXTORSIÓN

DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN

Y SERVICIOSESPECIALES

DIRECCIÓN DE TRÁNSITO YTRANSPORTE

DIRECCIÓN DE CARABINEROS

Y SEGURIDAD RURAL

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN

CRIMINAL

DIRECCIÓN DE TALENTO

HUMANO

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

DIRECCIÓN DE BIENESTAR

SOCIAL

DIRECCIÓN DE INCORPORACIÓN

DIRECCIÓN DE SANIDAD

DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS

MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

DIRECCIÓN GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

SUBDIRECCIÓN GENERAL

SUBSECRETARÍA DE POLICÍA ANTE MINDEFENSA

NIV

EL O

PERA

TIV

O

NIV

EL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

NIV

EL

DO

CEN

TE

1ds-Ma-0002 Manual Del Sistema de Gestion Integral

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