13 Cartilla - Conteo Fisico

8/18/2019 13 Cartilla - Conteo Fisico

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SIIGO WINDOWS

Conteo Físico

Cartilla

I


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Tabla de Contenido

1. Presentación2. ¿Qué es Conteo Físico?3. ¿Cuál es la Ruta para Ingresar el Conteo Físico?4. ¿Cuáles son los Pasos a Realizar a Ejecutar la Opción de Conteo Físico?

4.1

Listado de Saldos4.2 Incorpora Ajustes4.3 Verificación de Ajustes4.4 Informe de Ajustes4.5 Comprobante de Ajustes4.6 Muestra Diferencia Entre Conteos4.7 Listado Diferencias entre Conteos

5. ¿Cuáles son los Aspectos a Tener en Cuenta en la Opción de Graba Conteo?


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Presentación

El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de ingreso y ejecucióndel conteo físico, este es una forma de control e inclusión de ajustes de una manerarápida; se debe realizar por cada una de las empresas que tenga el cliente y deacuerdo a las necesidades del usuario.


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CONTEO FISICO

¿Qué es Conteo Físico?

El Conteo físico es una opción con que cuenta el software, en la cual la empresa puedea una fecha determinada ajustar su inventario en cantidades y valores; para esto esnecesario que la empresa realice con anticipación un inventario físico de la totalidad deexistencias de productos, para luego ser ingresadas al sistema.

¿Cuál es la Ruta para Ingresar el Conteo Físico?

Para ingresar el conteo físico se debe ingresar por la Ruta: Inventarios – ProcesosConteo Físico.

¿Cuáles son los Pasos a Realizar a Ejecutar la Opción de ConteoFísico?

Los pasos que se realizan para realizar el Conteo Físico se encuentran definidos en laopción del Menú de Conteo Físico y son:

A continuación se explicara la funcionalidad de cada uno de ellos:


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1. Listado de Saldos

Esta opción genera un informe donde el sistema lista todos los productos que seencuentren creados en la empresa; este se puede imprimir y digitar o anotar allí lasunidades obtenidas en el conteo de cada uno de los productos con que cuenta laorganización. Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

1.1 Alfabético – Numérico o Referencia de Fabrica: Es la forma en la cualse desea visualizar la presentación del informe

1.2

Mes y Día de Corte: Digitar la fecha de corte en el que se desea generar elinforme con los saldos de cada producto

1.3 Bodegas: Digitar el código de la bodega inicio y fin al igual que la ubicacióninicio y fin donde se encuentren los productos que se desean tener encuenta en la generación del listado


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1.4 Rango de Productos: Digitar el Código del producto desde y hasta el cualse desea generar el listado, para solicitar que el informe contenga todos losproductos los campos se deben pasar con enter

1.5 Todo el Inventario: Independientemente de las bodegas seleccionadas ydel movimiento que tengan, el sistema listará todo el inventario existente enel Catálogo de Productos.

1.6 Incluidos en ésta bodega: El sistema lista únicamente los productos quese encuentren en cada una de las bodegas seleccionadas, que hayan tenidomovimiento a la fecha de corte digitada en la parte superior.

1.7 Desea Cantidades a 5 decimales: Si desea que la columna de saldos deproductos se genere con cinco decimales en caso de no marcar sologenerara los saldos a dos decimales

Ejemplo.

Saldo en Cantidades a dos Decimales

Importante:

En caso de haber seleccionado varias bodegas, el sistema hace corte

por cada una de ellas

Importante:

El informe se puede generar de una sola, de un rango o de todaslas bodegas


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Saldo en Cantidades a cinco decimales

1.8 Incluye Productos Tipo “Servicios”: El sistema permite incluir en ellistado de Productos aquellos que en su tabla de inventarios se catalogaroncomo servicios; de igual forma a ellos no se les controla el saldo deinventarios por ello la columna de Saldo siempre aparecerá en blanco

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Descripción – Referencia – Ambos: Es la forma de presentación delinforme en cuanto al nombre de los productos

1.10 Muestra Ubicaciones del Catalogo de Productos: Este campo hacereferencia si se requiere que en la impresión del informe también se puedanvisualizar las ubicaciones que se ingresaron en el catalogo de productos


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Ejemplo.

1.11 Incluye Productos: Es una división del informe, la cual permite generarlo

por productos activos – inactivos o Todos

Importante:

NO SON LAS MISMAS UBICACIONES QUE SE ASIGNAN A LAS BODEGAS

Importante:

Esta marcación el sistema la lee del catalogo de productos de la casilla

; al estar seleccionada esta activo de lo contrario el producto

se encuentra inactivo


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1.12 Sin saldos: Al seleccionar esta opción, en la impresión del informe elsistema no muestra el saldo de los productos, esta columna la muestra enblanco

1.13 Con Saldo en Bodega: Esta opción hace referencia si se requiere o no veren el informe todos los productos tengan o no saldos

Ejemplo.

Sin seleccionar la opción el sistema en el informe trae todos los productostengan o no tengan saldo en cantidades

Al seleccionar la opción en el informe solo se presentaran los productosque tengan saldo

En este informe se visualiza donde se encuentra el producto (Bodega y Ubicación), aligual que la información del producto (línea, grupo, código, descripción y/o referencia),trae una columna con el saldo del producto, otra para ingresar manualmente lascantidades encontradas en el conteo y una última para colocar la diferencia sea estapositiva o negativa.


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La presentación General del Informe de Listado de Saldos es:

2. Incorpora Ajustes

En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que se haya realizado, este conteo se

debe realizar por cada una de las bodegas y ubicaciones que esté utilizando laempresa. Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Importante:

El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel; sufuncionalidad básica es poder entregar el listado de los productos con

que cuenta la empresa a la(s) persona(s) que realizaran el conteo físico

de los inventarios para que se digiten allí las cantidades existentes en

cada una de las bodegas y ubicaciones cuando estas últimas apliquen.


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2.1 Calcula Saldos:

Esta opción es de uso obligatorio; calcula las existencias de todos los productos porcada una de las bodegas y ubicación que existan a la fecha de generación. Es laprimera opción a ejecutar para realizar la posterior incorporación de los ajustes. Allí

se habilita la siguiente ventana:

Se recomienda siempre seleccionar la opción de Todos; luego el sistema solicita laforma de realizar el ordenamiento (Alfabético Numérico o Referencia de fabrica y lafecha de Corte a la cual se va a correr el calcula saldos (Mes y Día)

Luego se habilita la siguiente ventana, para diligenciar los campos de acuerdo a lasnecesidades del usuario


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Donde solicitara el rango de bodegas, ubicaciones y productos, adicional solicita otrosdatos que se verán reflejados en la impresión del informe.

Importante:

El sistema genera un informe del proceso de calcula saldos, el cual se

puede generar en vista preliminar, impreso o Excel.


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2.2.1 Conteo 1 – Conteo 2 – Conteo 3: Cuando se ingresa a cualquiera de lostres conteos se presenta la siguiente ventana:

a.

Graba Nuevos: Esta opción se utiliza para grabar aquellos productos que poralguna razón no aparecieron en el listado de saldos pero físicamente si setienen existencias. Para incluir la información es necesario digitar la Bodega yUbicación, el código del producto y la cantidad encontrada en el conteo físico

b. Graba Conteo Físico: En esta opción el sistema trae de manera automáticapor cada una de las bodegas y ubicaciones todos los productos y la cantidadque reporto el calcula saldos.Se debe seleccionar entre Alfabético, Numérico, Referencia; esta selección

tendrá efecto en la forma que el sistema mostrará la información para sercapturada.


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La cantidad de productos permite ser modificada de acuerdo a las unidades reportadasen el conteo físico, esta modificación se debe realizar en la casilla llamada conteo

2.2.2 Cierre de Conteo: Al momento de terminar de ingresar el conteo de todoslos productos se debe realizar el Cierre, esta opción sirve para proteger lainformación registrada en el conteo; al usar esta funcionalidad el sistemaNO permite realizar ningún tipo de modificación en cantidades oincorporación de mas productos en el conteo.

Importante:

Cada vez que el sistema va trayendo un producto informa la bodega,

ubicación, descripción y cantidad reportada en el calcula saldos; esta

cantidad es informativa y puede ser modificada por la cantidad

registrada en el conteo físico de existencias


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Al ingresar al Cierre de Conteo, se habilita la siguiente ventana:

En la cual se debe indicar el número del conteo que se desea cerrar

Importante:

En caso que se requiera modificar algo y el conteo ya se encuentre

cerrado es necesario reabrirlo, para ello se debe ingresar a la opción

de Cierre de Conteo, digitar el numero de conteo y utilizar la tecla de

Función F9 o el icono


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¿Cuáles son los Aspectos a Tener en Cuenta en la Opción deGraba Conteo?

Algunos de los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta al momentode grabar conteos físicos son:

Para modificar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitadodespués de grabar el conteo; se debe ingresar al Conteo en el cual se grabo enla opción: “Graba Conteo Físico” allí digitar la bodega, ubicación, código delproducto y corregir la cantidad

Se pueden modificar las cantidades ingresadas en un conteo siempre y cuandoel conteo físico no haya sido cerrado

En caso haber cerrado el conteo, se pueden modificar las cantidades ingresadasen el, pero es necesario primero reabrir el conteo para poder realizar lasmodificaciones requeridas

El sistema permite trabajar hasta tres diferentes conteos, esto con la finalidadde tener una mayor confiabilidad en la información digitada

El sistema permite ingresar tres conteos en caso de requerirlos es importanterealizar el cierre de un conteo con la opción “Cierre Conteo” para poder pasar alsiguiente

Si la cantidad de productos reportada por el sistema corresponde a la cantidaddel conteo se debe digitar este mismo valor en la casilla de conteo; en caso dedejar la cantidad del conteo en ceros, el sistema asume que el nuevo saldo deese producto es ceros

La cantidad de producto digitada NO es la diferencia entre el conteo físico y elinventario del sistema.

El sistema NO realiza operaciones matemáticas (suma o resta) solo se digita lacantidad total encontrada en el inventario físico, para que el programa realice lacontabilización necesaria al momento de contabilizar el ajuste a la deferenciasencontradas mediante el “Comprobante de Ajuste”

2.3 Archivo Plano:

Esta opción sirve para que por medio de un archivo plano se realice laincorporación del conteo físico. Este archivo se puede realizar en una hojaelectrónica como por ejemplo Excel y será personalizada de acuerdo a lasnecesidades que tenga la empresa y con unos campos específicos


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Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla:

2.3.1 Diseña: En esta opción se crea la estructura del archivo plano que el usuariodebe crear o definir. Al ingresar al diseño del archivo plano se habilita la siguienteventana:


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Posición Inicial – Posición Final: El sistema habilita estos dos campos paraingresar hasta tres posiciones numéricas, en las cuales se debe digitar elnumero de la columna donde inicia y donde termina cada una de las variables

Nombre del Campo: El sistema presenta el listado de las variables o camposque se pueden incluir en el archivo plano

Longitud del Campo: El sistema realiza el cálculo de manera automáticaleyendo la posición inicial y final

Ejemplo.

VARIABLE NOMBRECAMPO

POSICIONINICIAL

POSICIONFINAL

LONGITUDDEL CAMPO

Código Bodega Bodega 001 004 4CódigoUbicación

Ubicación 005 007 3

CódigoProducto

Producto 008 020 13

DescripciónProducto

Descripción 021 070 50

Conteo 1 CantidadConteo Uno

71 80 10

Conteo 2 CantidadConteo Dos

81 90 10

Conteo 3 CantidadConteo Tres

91 100 10

Importante:

No es necesario incluir todas las variables


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2.3.2 Incorpora: En esta opción el sistema permite incluir la información del conteofísico por medio de archivo plano, para ello el sistema valida si los datos consignadosen la hoja de cálculo corresponden al diseño definido en SIIGO

Allí el sistema habilita la siguiente ventana:

Importante:

Lo anterior es solo un ejemplo de algunas variables y posiciones

como se debe diseñar un archivo plano en SIIGO, luego de esto se

debe diseñar el archivo plano en una hoja de cálculo con las

características que aquí se definieron para la posterior incorporación.


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Se debe indicar la ruta completa y el nombre del archivo plano con la extensión el cualcontiene la información del conteo físico

2.3.3 Listado: En esta opción el sistema permite ver la definición del archivo planorealizada en SIIGO; solo se puede generar por pantalla y es necesario que de estamisma forma se deben incluir los parámetros en la hoja de cálculo

Importante:

Se recomienda guardar este archivo plano en el directorio de la

empresa en la cual se va a subir la información


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3. Verificación de Ajustes

En esta opción el programa permite generar un informe únicamente por pantalla y seutiliza después de haber ingresado el conteo físico por la opción de graba conteo, aquíel sistema genera un listado que permite verificar los saldos de inventario de SIIGOcontra los saldos encontrados en el conteo físico y la diferencia registrada. Al ingresar

a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Ejemplos.

Informe de Diferencias de UN Conteo

Importante:

Este informe se genera por cada uno de los tres conteos y el

programa permite combinar conteos (SOLO DOS), para encontrar las

diferencias entre ellos


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Informe de Diferencias combinando DOS conteos

4. Informe de Ajustes

En esta opción el sistema permite generar un informe por vista preliminar, impreso oen Excel, de las diferencias encontradas entre el saldo de inventario de SIIGO y lossaldos incorporados al sistema como nuevo saldo en cada uno de los tres conteos.Para la generación de este listado el sistema solicita confirmación de con cual conteose realizara el análisis y calculo para reflejar en la columna de diferencia

Importante:

La diferencia que relacione éste informe serán las unidades que el

programa cargará como asiento contable en el comprobante deajustes


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5. Comprobante de Ajustes

En esta opción se registran contablemente los ajustes correspondientes a lasdiferencias encontradas entre el saldo del Inventario de SIIGO y el saldo del conteo;estos ajustes pueden ser solo en cantidades o en valores y cantidades.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Importante:

Para realizar la contabilización del comprobante de ajustes, el

sistema solicita confirmación sobre cual conteo se debe tener en

cuenta para el cálculo de las diferencias y así mismo realizar el

re istro contable


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Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración ocontabilización del documento de ajuste.

Tipo: Hace referencia al Tipo de Documento en el cual se va a contabilizar elajuste, para ello se recomienda realizar el proceso en un Documento Tipo L; elcual debe estar previamente definido

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que será afectado en lacontabilización del documento, con la tecla de Función F2 o binoculares permiteconsultarlos.

Nit: Se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los

binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3(búsqueda numérica)

Conteo 1 – Conteo 2 – Conteo 3: El sistema solicita confirmación sobre cuálde los tres conteos el programa internamente debe leer para comparar con elsaldo en SIIGO y encontrar las diferencias

Tiene Relación Centros Costos/Bodegas: Seleccionar en caso que la

empresa en su control interno maneje asociación directa ente los Centros deCostos y las Bodegas, de lo contrario dejar en blanco

Esta Seguro: Al seleccionar esta casilla el programa inicia la contabilización deldocumento, para ello se despliega una ventana en donde se debe asignar eltipo de registro a realizar y que cuentas contables serán afectadas al momentode contabilizar el ajuste:

Importante:El programa toma la fecha con la que se ingresa al sistema, pero deigual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario elsoftware permite cambiar solo el día de elaboración del documento.

Importante:Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejandosubcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.

Importante:

Por ser un proceso interno de la organización se recomienda digitarel Nit de la empresa


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En caso de marcar la opción “Desea llevar el ajuste contra la Cuenta de Costos deInventario” , el sistema automáticamente contabilizara el documento a la cuentascontables de Inventarios (14) contra el Costo de Ventas (61), de no seleccionar

esta casilla el sistema solicitara las cuentas de Utilidad y Pérdida para el Inventario

Al momento de terminar la contabilización del Ajuste el sistema genera en pantalla uninforme:

En este listado el sistema presenta todos los productos a los cuales se les realizoajuste en cantidades, en que documento y secuencia quedo la contabilización y queconteo se tuvo en cuenta para el cálculo de las diferencias

Importante:

Las cuentas contables aquí digitadas deben estar previamentecreadas por el modulo de contabilidad. En caso de llevar el ajustecontra la cuenta de costos, el sistema toma las cuentas deinventarios y costo de ventas que se encuentran asociadas en laapertura de Líneas y Grupos (Tablas de Inventarios) del producto alcual se le debe contabilizar el ajuste


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Ejemplos

1. Marcando la Opción de “Llevar el Ajuste contra la Cuenta de Costos deInventario”

a. Si se encuentran MENOS unidades en el conteo físico que saldos en elInventario de SIIGO el sistema registra una salida al inventario, contra unaentrada al costo de ventas.

CUENTA CONTABLE NOMBRE DEBITO CREDITO

613505 Costo de Ventas $ 100.000 -143505 Inventarios - $ 100.000

b. Si se encuentran MAS unidades en el conteo físico que saldos en el Inventarioen SIIGO, el sistema registra una entrada al inventario y una salida al costo deventas.


143505 Inventarios $ 100.000 -613505 Costo de Ventas - $ 100.000

2.

Sin Marcar la Opción de “Llevar el Ajuste contra la Cuenta de Costos deInventario”

a. Si se encuentran MENOS unidades en el conteo físico que saldos en elInventario de SIIGO; el sistema registra una salida al inventario, contra unasalida a la cuenta de pérdidas digitada al ingresar a esta opción.


143505 Inventarios - $ 100.000531040 Perdida $ 100.000 -

b. Si se encuentran MAS unidades en el conteo físico, que saldos en el Inventariode SIIGO, el sistema registra una entrada al inventario contra una salida a lacuenta de utilidad digitada al ingresar a esta opción.


143505 Inventarios $ 100.000 -429530 Ingresos - $ 100.000

Importante:

En este proceso el sistema NO imprime de forma inmediata eldocumento solo genera el informe; en caso de requerir la impresióndel Documento se debe ingresar por el modulo de Documentos – Impresión de Documentos Previos


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6.

Muestra Diferencia Entre Conteos

En esta opción se genera un informe por pantalla en el cual se pueden revisar lasdiferencias entre DOS conteos; para ello el programa pregunta cuales son los conteosa comparar y como se quiere visualizar si a nivel numérico, alfabético o por referencia

7. Listado Diferencias entre Conteos

En esta opción se genera un informe por vista preliminar, impreso o en Excel en el cual

se pueden revisar las diferencias entre DOS conteos; para ello el programa preguntacuales son los conteos a comparar y como se quiere visualizar si a nivel numérico,alfabético o por referencia

Importante:

Si el ajuste se realiza en valores se toma como base el costopromedio del producto calculado por SIIGO

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