IRS practices & procedures:A problem solving approach

Today’s PresentersPanelist

Bob AdamsPartnerIRS Practice and ProcedureWashington National Taxbob.adams@mcgladrey.com

Panelist

Patti BurquestPartnerTax Controversy ServicesWashington National Taxpatti.burquest@mcgladrey.com

Co‐Moderator

Dean FischbeckSenior Vice PresidentBank of AmericaFederal Tax Audit and Controversy Executivedean.fischbeck@bankofamerica.com

Co‐Moderator

Susanne MullerDirector, Senior Tax CounselCitigroupmullers@citi.com

AgendaPreparing for and managing an IRS examination

‐New IRS process for IDRs‐Enforcement of delinquent IDR responses.‐Non‐performing loan issues and developments‐OREO property issues and developments

Successfully resolving IRS examination issues‐Fast Track‐IRS Appeals

Other ADR techniquesManaging common IRS problems

‐TIN mismatch issues and penalties for 1099s and 1098s‐Record retention‐IRS liens and levies against bank accounts 

Case Study

Suburban Bank

Suburban Bank is a community bank operating within a large metropolitan area.  The bank began with only two branches in an area where the population is growing rapidly.  It has expanded its presence in the area through mergers with other community banks and by opening up new branches.  Suburban issues credit cards, mortgages, commercial and auto loans.  It has a large deposit base of checking and savings accounts.  Due to the economic downturn in the area, Suburban now holds an inventory of foreclosed properties and non‐performing loans.  It also receives notices of garnishment on some of its account holders.  

IRS examination issues

Problem:  IRS opens examination

Facts:  Suburban receives a phone call from a local IRS agent who sets up an appointment to meet with the Tax Director of the bank.

‐Is this the start of an IRS examination?‐Will the bank receive a written notice of examination?‐What happens before the meeting?‐What should the bank be prepared for?

New IDR process

Information Document Requests (IDRs) are used by the IRS to develop information for the examination of issues.

‐Old procedures – significant IDRs with a due date (which may or may not have been agreed to).  Often the due date for the response slips.  The IRS may send reminders.  In certain situations, it may issue a summons after repeated requests for the information informally.‐New procedures – new agreement process backed by automatic enforcement process.

New IDR processEffective for all IDRs issued after June 30, 2013, including those related to currently open audits.Actions that must be performed in issuing IDRs

‐Identify and state the issue that has led the examiner to request the information included in the lDR‐Discuss the lDR with the taxpayer in advance of issuing it‐Both parties must discuss and determine a reasonable timeframe for response

•This date cannot be resetExisting MOUs related to IDRs that do not comply are terminatedAll LB&I examiners and specialists should have completed training on this by nowhttp://www.irs.gov/Businesses/LBI‐Directive‐on‐Information‐Document‐Requests

New IDR enforcement processEffective for all IDRs issued on or after October 1, 2013, including those related to currently open audits.Enforcement of terms of IDRs has three steps

‐Delinquency Notice‐Pre‐Summons Letter‐Summons

IRS management personnel involved at each stageIDR enforcement process includes IRS Counsel supportAll LB&I examiners and specialists should have completed training on this by nowLB&I directive when issued

New IDR enforcement process – Delinquency NoticeDelinquency Notice – IRS Letter 5077

‐IDR expires, is incomplete or unresponsive, IDR is “delinquent” and enforcement process begins immediately

•Partial responses are delinquent regardless of the percent complete‐Case Manager, Team Coordinator (meaning the lead controlling agent for any case), any Specialist and Specialist Manager must discuss the unresponsiveness with taxpayer on the day after deadline, but within 10 days‐Delinquency notice must be given to taxpayer within 10 days of the originally agreed IDR deadline, no exceptions

•Signed by Team Manager for IRS•Delinquency notice allows the taxpayer up to an additional 15 calendar days to respond to the IDR or the process moves on to the next step•If IRS team or taxpayer wishes to extend this time it can only be done with Territory Manager approval and only in the most extreme or unusual circumstances•IRS team discusses next steps with taxpayer: Pre‐Summons Letter then Summons•Counsel involvement starts now

New IDR enforcement process – Pre‐Summons LetterPre‐Summons Letter – IRS Letter 5078

‐Consequence of not responding to the Delinquency Notice is issuance of a Pre‐Summons Letter

•Prepared by audit team and Counsel•Signed and issued by Territory Manager•Discussed with and delivered to next level of taxpayer’s management

‐Makes taxpayer management aware IDR has not been answered

‐Final notice to respond to the IDR before Summons is issued‐Taxpayer has 10 calendar days to respond‐No taxpayer response, audit team and counsel prepare and issue Summons

•Territory Manager must notify Director of Field Operations (DFO) that Summons will be issued and may need enforcement

New IDR enforcement process – SummonsSummons

‐If taxpayer fails to respond to the IDR after the issuance of the Pre‐Summons Letter the audit team prepares and issues a Summons with counsel's involvement‐Counsel is adviser, does not steer or commandeer an audit

IDRs are allowed to be more extensive than Summons‐Summons must meet Powell tests so are narrower than IDRs

Counsel will work with audit team all along the way to be best prepared in case a Summons is neededThese IDR enforcement procedures are designed to assure that IRS will follow‐though with the Summons process if necessary to complete examinations

Managing “problem” IDRs under the new process 

The “fishing expedition” IDR where it is clear that the IRS is not developing a particular issue, but looking for new issues that it can develop.The overbroad IDR asking for “any and all” documents relating to a particular issue.The “unclear” IDR where the response could take several paths, at least one of which would produce an examination adjustment.The “late in the game” IDR which is provided close to the “last IDR” date in the audit plan. 

Problem:  non‐performing loans

Facts:  Suburban has non‐performing loans on which it has stopped accruing income.

Tax treatment of nonperforming loans

Issues to address:‐Accrual of interest‐Tax treatment of charged‐off receivable‐Collection on the receivable after non‐accrual or charge‐off

Problem:  non‐performing loans

Treas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) (cont.)‐Conclusively presume debt is worthless/partially worthless for tax purposes if able to show debt was charged off in whole or part

•Either pursuant to specific orders or established policies of banking regulators•Requires written confirmation as proof

Problem:  non‐performing loansTreas. Reg. § 1.166‐2(d)(1) (cont.)

‐Issues with proof•Banks generally receive examination report at end of regulatory exam

‐Includes list of ordered and agreed charge‐offs‐Confidential document‐IRS exam agents not permitted user

•IRS exam agents typically require separate confirmation letter documenting ordered charge‐offs unless regulator provides written permission for IRS exam agent to review pages from the report that show the charge‐offs were ordered by the regulatory examiner

Accrual of interest for tax purposesHave all events occurred to fix the right to the income?Can the amount of income be estimated with reasonable accuracy?Is there doubt as to collectibility?  (Collectibilityexception.)General rule for term loans:  right to receive becomes fixed as it is earned under the loan. See Rev. Rul. 72‐100; Rev. Rul. 74‐607; Reg. §1.446‐2(b).

IRS guidance on non‐performing loansRevenue Ruling 80‐361

‐Facts:  Taxpayer uses the accrual method of accounting and makes a loan to A in Year1.  Initially, interest and principal are collectible.  Late in Year 2, A suffers sudden and severe financial reverses, becomes insolvent, and defaults on the loan.  The security is sufficient to satisfy only the principal amount of the loan.‐Holding:  Taxpayer must accrue interest up to the time of A’s insolvency.  Interest related to the time after A’s insolvency does not properly accrue, since the interest is uncollectible and no accrual of interest for tax purposes.‐To the extent that the accrued interest subsequently becomes uncollectible due to A’s insolvency, then Taxpayer may deduct the accrued interest as a bad debt.

IRS guidance on non‐performing loans (cont.)Rev. Rul. 2007‐32

‐Facts:  Bank expects the borrower to make some, but not all, of the payments due under the loan.  Bank stops accruing interest on the loan pursuant to federal banking rules.  Bank has not written the loan off for regulatory purposes.‐Holdings:  Bank must continue to accrue interest for tax purposes (despite federal banking rules forbidding the accrual).  Late payment of interest is not sufficient by itself to demonstrate that bank has no reasonable expectation of payment on the accrued interest.  Doubtful collectibility exception does not apply. Bank may claim a bad debt deduction for accrued amounts which subsequently become uncollectible (no reasonable expectation of payment.)

Doubtful collectibility exception

Lender does not need to accrue interest if there is no reasonable expectation of payment

‐“A taxpayer, even though keeping his books on an accrual basis, should not be required to pay a tax on accrual income unless it is good and collectible, and, when it is of doubtful collectibility or it is reasonable certain it will not be collected, it would be an injustice to the taxpayer to insist upon taxation.”  Corn Exchange Bank v. United States, 37 F.2d 34 (2nd Cir., 1930)

Collections

Reg. §1.446‐2(e) provides that payments on a loan are interest to the extent interest is “accrued” on the loan as of the date the payment is due.Restates existing law.  Story v. Livingston, 38 U.S. 359 (1839)

‐“The correct rule as to interest is that the creditor shall calculate interest whenever a payment is made.   To this extent the payment first to be applied, as if it exceeds the interest due, the balance is to be applied to 

diminish the principal.”

Collections

If borrower is insolvent, and the bank has foreclosed on the collateral (and bank will never get back the full amounts his principal), later collections are allocated to principal and not to accrued but unpaid interest, even in the case where lender and borrower agreed to an allocation of the payment between interest and principal.   Newhouse v. Comm’r, 59 T.C. 783 (1973); John Hancock Mutual Life Ins. Co., 10 B.T.A. 736 (1928).

Collections: Rev. Rul. 2007‐32

Rev. Rul. 2007‐32‐Facts:  Facts remain the same, but bank receives a payment on one of the loans the interest of which it wrote off as uncollectible.‐Holding:  Even though for regulatory purposes, Bank applies the payment to principal, under Reg. §1.446‐2(e), bank must characterize any payment (other than late charges) as a payment of interest for federal income tax purposes to the extent there is uncollected accrued interest outstanding.‐However, if Bank receives a payment that is less than the accumulated accrued unpaid interest legally due under the loan contract, for regulatory purposes, apply payment to principal rather than interest.  

Collections:  Rev. Rul. 2007‐32 (cont.)

Rev. Rul. 2007‐32 ‐Facts remain the same, but bank uses a conformity method of accounting as provided in Reg. §1.166‐2(d),  but does not accrue interest income for bank regulatory financial statements.  (Important fact – bank reasonably expects to receive some but not all of the payments, but has not so received them.)‐Holding:  Bank must accrue interest for tax purposes but can charge‐off accrued interest as if it had been written off for regulatory purposes.

Recap IRS examination of nonperforming loans

Primary question (factual)‐Is it collectible?

IRS requires loan‐by‐loan review.‐Non‐performing loans directive #1 (2010)‐Rev. Rul. 2007‐32‐MSSP training guide ‐Coordinated Issue Paper

Other ideas?

Problem:  Costs associated with OREO property

Facts:  during the past several years, Suburban has acquired approximately 30 properties through foreclosure.  Suburban holds the property for future sale.  It does not attempt to rent the properties.How should Suburban treat expenses associated with the OREO property?

Problem:  capitalization of costs for on OREO property

IRS Historic Position:OREO property is property described in § 1221(a)(1) 

‐Property held primarily for sale to customers in the ordinary course of business or acquired for resale

Treatment of expenses related to foreclosure property‐Section 263A applies to real or personal property described in § 1221(a)(1) acquired for resale

‐Query whether property is acquired for resale‐Rev. Rul. 74‐159 holds that foreclosure property is property held for resale as described in § 1221(a)(1)

‐If § 263A applies, the direct costs and allocable share of indirect costs of such property are capitalized

‐Query whether the property fits into Reg. 1.263‐A‐1(b)(13)

Problem:  capitalization of costs on OREO properties

On audit, many IRS exam teams have been requiring banks to capitalize the direct and indirect costs of carrying foreclosure property

‐For example: property taxes, general maintenance, utility expenses, etc.

In response, many banks have either acquiesced to the issue on audit (on a method change or non‐method change basis), or voluntarily changed their method to capitalization 

Problem:  Capitalization of costs on OREO property

FAA 20123201F  (June 18, 2012)‐Field Attorney Advice issued by LB&I concluded that § 263A requires capitalization of direct costs and an allocable share of indirect costs associated with a bank’s foreclosure property (OREO)‐However, the FAA notes that properties held for the production of rental or investment income are not subject to § 263A 

Problem:  capitalization of costs on OREO property

GLAM2013‐001 (Released March 1, 2013)‐Discusses the application of § 263A to property acquired by a bank through foreclosure proceedings or by a deed‐in‐lieu of foreclosure.  States that that the bank is not a traditional reseller of property

•The bank acquires the OREO “in its capacity as a lender and not as a traditional reseller of property”

‐The bank is economically compelled to acquire the property to recover the funds that it originally loaned

Problem:  capitalized costs associated with OREO propertyGLAM2013‐001 (cont.)

‐The GLAM reasons:•When a bank originates loans, those loans are not treated as the “acquisition of property for resale” for purposes of § 263A•Acquisition of the property securing the loan should not convert the bank into a reseller

‐Section 263A does not require capitalization of the direct or indirect costs to carry foreclosure property where the bank originated the loan upon which it foreclosed‐Facts of the GLAM are limited to situations where the bank originated the loan upon which it foreclosed‐The GLAM does not contain an effective date; however, the FAQs posted on the IRS website instructs agents who have issued Forms 5701 (notice of proposed adjustments) which proposes to capitalize OREO expenses should reconsider the position and revise or withdraw the Form 5701 to be consistent with the FAQs.

Problem:  capitalization of costs associated with OREO property

What does this mean for banks?‐Banks that currently deduct direct and indirect costs‐Banks currently under exam with a method of capitalizing the costs associated with OREO‐Banks not under exam with a method of capitalizing the costs associated with OREO

Problem:  options for resolving IRS examination issues

Resolution Strategies

Pre‐30 day letter:‐Pre‐filing Agreement (PFA)‐Fast Track settlement‐Delegation orders

Post‐30 day letter‐IRS Appeals‐Litigation

Problem: taxpayer identification number (TIN) issues

Problem:  Taxpayer identification number (TIN) issues

Facts:  Suburban’s depositors and mortgage customers are provided with a Form W‐9 when they open an account.  In February, Suburban issues 1099s and 1098s to each depositor or mortgage customer and files a copy with the IRS.  The IRS recently sent Suburban a Notice 972CG, informing it that more than 1000 1099s and 1098s contained incorrect or missing TINs.  A penalty of $100,000 is proposed.

Discussion:  supporting reasonable cause to obtain waiver of proposed penalty

Suburban must establish that it acted in a responsible manner before and after the TIN reporting failure occurred.

‐Initial solicitation letters to customers?‐Ensuring W‐9s are complete and appear correct?‐History of compliance without TIN failures?‐Actions taken to ensure proper TINs?‐Annual solicitations to avoid penalties in future years?‐For missing TIN/name combination a second solicitation letter may be required

Respond within 45 days of the date of the notice.What about electronic filing of 1099s/1098s?

Discussion:  back‐up withholdingSuburban receives Notice CP 2100Send “B” notices to customers on list at the last known address in your records.

‐Inform account holder that IRS has notified bank of incorrect TIN. ‐Attach a copy of filled‐in W‐9 (or substitute)‐Request return of corrected W‐9‐Provide return envelope‐Inform customer that you must begin back‐up withholding if you do not receive completed W‐9 back from them‐Keep copy of this letter in your files‐If no response – begin back‐up withholding

Discussion:  alternative ways to obtain information (1099s)Annual solicitations by telephone

‐Call each payee with a missing or incorrect name/TIN combination‐Prepare telephone script for the callers and retain the script in your records showing each call made‐Call script should request to speak with an adult in the household or an officer of the business enterprise; should request customer’s TIN and other information that is missing from the W‐9 (or other form) or is incorrect; inform payee of $100 penalty if TIN is not provided‐Complete solicitations by December 31 (first solicitation) or January 31 for accounts opened the preceding December

Electronic solicitations‐Email or fax‐Requirements in Publication 1586 to ensure security and accuracy

What if penalties are not abated?

If you receive a CP 15 or CP 215 fully or partially denying the request for a waiver of penalties, this can be appealed to IRS Appeals. 

Problem:  record retention issues

Problem:  record retention issuesFacts:  Suburban has been growing by opening new branches and by acquiring smaller community banks in its geographic area.  Suburban’s systems and products replace those of the target bank’s within 24 hours of the acquisition.Can Suburban turn off the target bank’s systems?How should it prepare for a potential audit?

‐More warehouse space?‐Digitized records?‐IRS guidance

General IRS guidance on record retention, IRC section 6001General tax guidelines for record retention

‐Sound record retention policy, cornerstone for successful management of IRS exams

•Maintain records the proper amount of time and in the right format •IRC section 6001, records must be available at all times for inspection by the IRS•Burden of proof is on taxpayer to determine length of time to keep records•Issue becomes more complex with a corporate merger, where conflicting record systems, obsolete technologies raise new questions on how to interpret the law

General IRS guidance on record retention, IRC section 6001Section 6001, records must be maintained so long as they may be material in administration of tax law

‐General rule, keep any record that supports an item of income or deduction until the statute of limitations expires (generally three years from the date the return is filed)‐But may be necessary to keep longer

•Keep records of basis in assets (e.g., buildings, land, fixtures) almost indefinitely, substantiate capital gain or loss on the asset’s final disposition•Net operating losses and other carryback items can often extend the time frame that records are kept for the carryback years•Employee wage and salary information provided to the Social Security Administration, other federal agencies and to state tax administrations must also be kept for many years

General IRS guidance on record retention, Revenue Procedures

IRS has issued detailed guidance through revenue procedures relating to machine sensible records, electronic storage of imaged documents, and microfiche records

Rev. Proc. 98‐25, 1998‐1 C.B. 689Rev. Proc. 97‐22, 1997‐1 C.B. 652Rev. Proc. 81‐46, 1981‐2 C.B. 621

Machine sensible recordsRev. Proc. 98‐25, 1998‐1 C.B. 689

Machine sensible records and EDI transactions are records for 6001 and must be maintained in a format capable of being processed (i.e., accessed, retrieved and printed) during an examination.  Flat (sequential) files may meet this requirement.Must include transactional detail supporting a clear audit trail between the source document and the electronic record.  (Source documents also must be maintained.)If requirements are met, can discontinue old computer systems.

External storage media and scanned imagesRev. Proc. 97‐22, 1997‐1 C.B. 652

Guidelines for taxpayers whose hard copy original records are scanned into an electronic storage system, or whose electronic records are transferred to an external storage medium, such as laser or optical disks

‐Scanned or transferred image must reliably transfer, store, preserve and reproduce the original record, and must have‐“a high degree of legibility when reproduced”‐Legibility and readability is required for both paper reproductions and for records displayed on a video display terminal

The electronic storage system must have an indexing system that allows‐Retrieval of the records and‐Ability to reproduce the record in hard copy form upon the request of the IRS

A procedural manual which explains the use of the electronic storage system must be made available to the IRS during an audit, as well as resources needed to access the documents (e.g., software, trained personnel)

Microfilm recordsRev. Proc. 81‐46, 1981‐2 C.B. 621

Microfilm records, which include microfiche, magnetic tape and other micrographic systems, not commonly used for today’s storage needs, but many older generation records still reside on the mediumIn compliance with Section 6001 if they are exact duplicates of the original ledgers or books (e.g., journal, cash books, voucher registers), and are readable and legibleTaxpayer to develop a set of operating procedures for the microfilm records, including indices that can be used by the IRS to immediately retrieve documentsA workable microfilm reader and printer must be available for the use of the IRS

Put recordkeeping in perspectiveRecords retention is essential for compliance with the tax lawRecords management can be expensive (in terms of warehouse space, systems maintenance and operational personnel)Taxpayers should not feel compelled to retain records longer than is reasonable and necessary to comply with the lawA prudent corporate policy is to regularly review recordkeeping budgets and practices against IRS guidelinesA corporate records destruction policy should be created and maintained, according to schedules in the policyOverall, records management may have complex tax, accounting and budgetary implications

Other considerationsTax return “bridge” workpapers

‐DFO memo, February 23, 2012‐Requires CAS obtain electronic version of bridge workpapers

Taxpayer records for which IRS auditors cannot generally compel production

‐Privileged documents•IRS Announcement 2010‐76: http://www.irs.gov/pub/irs‐drop/a‐10‐76.pdf•http://www.aicpa.org/Publications/TaxAdviser/2013/April/Pages/clinic‐story‐08.aspx

‐IRM 4.10.20.3•Auditors workpapers•Tax accrual workpapers•Tax reconciliation workpapers

Problem:bank liens and levies

Problem:  managing liens and levies on customer accounts

Facts:  Suburban has recently received IRS notices of federal tax lien on several customer’s accounts.  Can the IRS levy on the customer’s account?  How should Suburban handle this process?

Lien vs. levy

Lien:  a claim by the IRS used as security for a tax debt of the account holder.Levy:  a legal seizure of property to satisfy a tax debt.  

Steps in the levy processBank customer with unpaid tax debt will receive:

‐Notice and Demand for Payment is first mailed to a taxpayer who has neglected or refused to pay tax, generally on the date the IRS assesses the tax‐Notice of Federal Tax Lien is filed in public record where the customer has property.  The notice can be provided to the bank.‐Final Notice of Intent to Levy and Notice of Your Right to a Hearing(this is a levy notice) is sent to the taxpayer at least 30 days before the levy.  This notice can be sent to the customer via certified or registered mail or delivered to the customer in person.  

•CDP Hearing:  the customer can request a hearing where it can present evidence that the lien was filed in error or that the presence of a lien and potential levy could cause economic hardship.  (IRS Appeals officer handles the CDP hearing where the issue is settled or the Lien upheld.)•Levy served on bank

Bank leviesWhich accounts can be levied?

‐The levy attaches to funds in a bank account for which the customer/debtor has an unrestricted right to withdrawn funds (signature authority) even if multiple persons have signature authority for that bank account.  Reg. 301.6332‐1(c)(4).

Bank must wait 21 days after levy is served before sending payment.  But, on next business day, it  must make the payment using the customer’s funds.

‐During the 21 day period the levy may be released or reduced‐If no release during 21 days, bank must make payment without additional notice.‐Levy can only reach the amount on deposit when the levy is served‐Additional levies required to reach subsequent deposits‐Customer/debtor may request that the bank extend the 21 day hold period to determine ownership of the account.‐IRS may provide notice to the other account signatories/owners so that they can challenge the potentially wrongful levy.

Bank levy examplesFacts:  bank levy for $10,000

‐A.  Customer/debtor has $5,000 in the bank•Bank sends $5,000 plus interest earned during the holding period.

‐B.  Customer/debtor has $25,000 in the bank•Bank sends $10,000 only.  No interest.

‐C.  Customer/debtor has $9,999 in the bank•Bank sends $10,000 if at least $1 of interest is earned on the account during the holding period

During the 21 day holding period, the bank is to treat the IRS as the depositor up to the amount of the levy.  Thus, cannot defeat the payment of interest to IRS. If bank charges a levy fee, cannot reduce the levy proceeds to collect the fee 

More bank levy procedures

Exemptions from levy‐Even though customer/debtor’s income may have some exemptions from levy, any amount deposited into the customer’s account is treated as not exempt‐IRS can release (full or partial) amounts from levy to prevent hardship to the customer/depositor‐Mortgage escrow accounts

•Interest and taxes escrows cannot be levied unless there is an excess surplus, which can be levied•If the property is sold, the levy can also reach excess escrow amounts

Questions

Today’s PresentersPanelist

Bob AdamsPartner

IRS Practice and ProcedureWashington National Tax

bob.adams@mcgladrey.com

Panelist

Patti BurquestPartner

Tax Controversy ServicesWashington National Tax

patti.burquest@mcgladrey.com

Co‐Moderator

Dean FischbeckSenior Vice PresidentBank of AmericaFederal Tax Audit and Controversy Executivedean.fischbeck@bankofamerica.com

Co‐Moderator

Susanne MullerDirector, Senior Tax CounselCitigroupmullers@citi.com