Alfresco и AlvexКраткий обзор

ITD Systems

План

✔ Компания ITD Systems✔ Alfresco: общий обзор✔ Alvex: решение на базе Alfresco✔ Примеры проектов

3

Компания ITD Systems

Компания ITD Systems

✔ ITD Systems — международная компания с основным центром разработки в России

✔ В большинстве стран представлена партнерами-интеграторами

✔ Факты и Даты✔ Компания создана в 2010 году

✔ В 2012 году ITD Systems стала первым (и на данный момент единственным) технологическим партнером Alfresco в России

✔ Основная область деятельности✔ Инфраструктура на базе технологий Red Hat

✔ Управление бизнес-процессами на базе Alfresco

Компания ITD Systems

✔ Что мы делаем✔ Архитектура, отказоустойчивость, масштабирование

✔ Системная разработка, глубокая доработка, разработка решений

✔ Обучение разработчиков и администраторов работе с нашими решениями

✔ Что мы обычно не делаем✔ Интеграторская деятельность, ведение проекта, ген.подряд

✔ Мы хорошо умеем делать свою работу и предпочитаем заниматься ей

6

Alfresco: общий обзор

Что такое Alfresco?

✔ Alfresco — открытая ECM-платформа✔ Документы, архив, формы, бизнес-процессы, развитое API

✔ Платформа для разработки, а не готовое решение

✔ Не стоит воспринимать Alfresco как СЭД, портал, другое решение

Базовые возможности Alfresco

✔ Документы✔ Хранение, сортировка, совместный доступ, теги, поиск

✔ Совместная работа✔ Постоянные рабочие группы и временные проекты

✔ Мобильность✔ Работа через веб-интерфейс, доступ с телефонов и с планшетов

✔ Бизнес-процессы✔ Маршруты, задачи, автоматизированные этапы, описываемые в BPMN 2.0

Работа с документами

✔ Работа в браузере

Работа с документами

✔ Хранение с поддержанием версий

Библиотека документов

✔ Доступна через веб-интерфейс, напрямую из офисных приложений, как сетевая папка

✔ Контроль доступа для отдельных пользователей и групп

Правила обработки документов

✔ Действия, автоматически выполняемые при добавлении, изменении или удалении документов

Списки данных

✔ Любое количество списков данных

✔ Для произвольных задач, набор полей настраивается

✔ Контроль доступа стандартными средствами, при необходимости вплоть до уровня отдельных записей

Поиск

✔ По метаданным (полям карточки)

✔ Полнотекстовый по содержанию

✔ По автору, дате, типу и т.д.

Совместная работа

✔ Совместная работа — рабочие области для постоянных групп или временных проектов

Статические процессы

✔ Последовательные и параллельные этапы, ветвления

Работа над задачами

✔ Просмотр и выполнение задач пользователями

✔ Контроль исполнения бизнес-процессов

18

Alvex: решение на базе Alfresco

Что такое Alvex?

✔ Решение на базе Alfresco✔ Основной акцент — управление сложными бизнес-процессами

✔ Включает стандартные модули — стандартные бизнес-процессы, оргструктура, реестры документов, документооборот коллегиальных органов и другие

✔ Позволяет гибкую доработку и включение сторонних модулей

✔ Создано в 2011г, редакция Enterprise вышла в 2012г, в 2012г прошло ревью в Alfresco и включено в Alfresco Solution Showcase

Откуда возник Alvex

✔ Обобщение опыта проектов на Alfresco

✔ Как правило, внедряется в дополнение к существующим системам, а не для их замены

✔ Основная задача внедрения — дать в дополнение к существующим инструментам учета и контроля средства для повседневной совместной работы✔ Более 60% компаний меняют настройки систем автоматизации бизнес-

процессов не менее 2 раз в год — по данным Gartner

✔ До 80% корпоративного контента и процессов не отражаются в корпоративных информационных системах — по оценкам интеграторов

Откуда возник Alvex

✔ Не все задачи решаются в рамках традиционных систем

✔ Сравнение корпоративных систем с Google и Facebook✔ Пришло поколение, для которого Интернет существовал

всегда, а решение рабочих вопросов в чате — норма

Динамические процессы

✔ Рабочие процессы организации

✔ Плохо формализуемые✔ «Чтобы дать ответ, мне нужна

информация от пяти подразделений»

✔ Часто изменяемые✔ Одобрение каждого проекта

происходит «чуть-чуть уникально»

✔ «Живые» процессы не укладываются в регламенты✔ Реальную работу обсуждают в курилке✔ В учетной системе только ставят «формальные» галочки✔ Система постоянно «в доработке» (читай - «сломана»)

Динамические процессы

✔ Решение — связанные процессы:✔ Заданы этапы,

«фиксированные» и «гибкие»

✔ На «гибких» этапах можно создавать дочерние процессы, связывая их между собой

✔ Результат:✔ Процесс выстраивается

по ходу работы над ним

✔ Вид процесса определяют те, кто за него отвечает

✔ Виден прогресс, прозрачны причины задержек сроков

Структура организации

✔ «Вертикальные» связи✔ Организационная структура и ролевая модель

✔ Взгляд «с разных точек зрения» - по департаментам, по комитетам, по рабочим группам и т.д.

Структура организации

✔ Использование оргструктуры в бизнес-процессах

✔ Назначение задач по ролям✔ «Автоматическая отправка счета бухгалтерам, а не выбор имени

исполнителя вручную»

✔ Замещение исполнителя при отсутствии пользователя на месте

Оперативная картина

✔ Картина по подчинённым для руководителя

✔ Просмотреть на ком какие задачи в данный момент✔ Возможность вмешаться и упредить проблемы

История бизнес-процесса

✔ Что происходило с конкретным процессом?

✔ Исходная информацияо процессе: кто начал,каковы сроки исполнения, какие документы участвуютв процессе

✔ Кто, когда и какие действия предпринял

✔ Просмотр всех версий всех документов, которые участвовали в процессе

Обсуждения в рамках бизнес-процесса

✔ Обсуждение задач и уточнение деталей исполнителями внутри бизнес-процесса, а не в почте или по телефону

✔ Общий блок обсуждений для всех участников процесса на всех этапах его выполнения

29

Примеры проектов

Управление документами и процессами в европейском банке

Задача:

✔ Единый архив, распределённая система (подразделения в 6 странах)

✔ Потоковое сканирование и распознавание бумажных копий

✔ Автоматизация внутренних процессов

✔ Интеграция с большим количеством бизнес-систем

Результат:

✔ Автоматизация сложных бизнес-процессов с автоматическим назначением задач по ролям

✔ Обработка > 45 000 000 документов в год

✔ Все вопросы взаимодействия со сторонними системами решены

Управление документами и процессами в российском банке

Задача:

✔ Автоматизация «длинных» и «ветвистых» процессов

✔ Сквозные бизнес-процессы между несколькими департаментами или филиалами банка

✔ Документооборот коллегиальных органов (организация заседаний финансового, технологического и других коммитетов)

✔ Обработка > 5 000 000 документов в год

Результат:

✔ Замена «бюрократического СЭД» на «живую» систему:

✔ Создаваемые «на лету» связи между задачами и бизнес-процессами

✔ Объединение СЭД, совместной работы и проектной деятельности

Региональный портал госуслуг

Задача:

✔ Визуальный конструктор электронных форм для простого перевода гос.услуг в электронный вид

✔ Интеграция с существующим порталом гос.услуг

✔ Обработка поступающих заявок в электронном виде, автоматизация внутренних регламентов

Результат:

✔ Визуальный конструктор электронных форм на базе Orbeon, интегрированный с Alfresco

✔ Настройка типовых маршрутов обработки заявок, возможность создания нестандартных маршрутов «на лету»

✔ Сбор статистики поступления заявок и их обработки

Вопросы?

www.alvexcore.com

@itdsystems_ru, #alvex

ping@itdhq.com