1

Workshop

“Van registreren naar ook signaleren -

meten van contractperformance”

Contractmanagementdag NEVI 2015

Mitopics

Stefan van der Post / Reinold van Bruggen

2

Inhoud sessie

1. Presentatie onderzoek NEVI-Mitopics CM software

2. Functionaliteit

3. Reacties onderzoek en stellingen

4. Meningen leveranciers

5. Groepsdiscussie

3

Inleiding | Waarom dit onderzoek?

Contractmanagement richt zich met name op

operationele activiteiten (NEVI – Mitopics onderzoek

2009 & 2011)

Kan software ondersteunen in deze operationele

activiteiten en contractmanagement

professionaliseren?

Waarom kiest men voor

contractmanagementsoftware en welke smaken zijn

er dan?

4

Resultaten | Gebruik van software voor contractmanagement is

divers

Excel en ERP vaker

gebruik dat CM-software

Type software voor

contractmanagement

zeer divers

1 op de 5 gebruikt

helemaal geen software

0% 10% 20% 30%

Anders

Separaat

Geen software

CM software

ERP

Excel

15%

17%

20%

23%

26%

26%

Type software (n=155)

5

Resultaten | CM-software aangeschaft voor betere

contractbewaking en managementinformatie

0% 25% 50% 75% 100%

Oplossen van issues

Vaste methodiek

Anders

Tijdbesparing

Kostenbesparing

Betere service

Betere managementinformatie

Betere contractbewaking

9%

26%

32%

40%

44%

44%

74%

82%

Waarom CM-software aangeschaft?

6

Resultaten | Tevredenheid over behalen voordelen CM-software

niet overtuigend

0% 25% 50% 75% 100%

Tijdbesparing

Kostenbesparing

Oplossen van issues

Betere service

Vaste methodiek

Betere managementinformatie

Betere contractbewaking

31%

40%

42%

46%

52%

52%

61%

38%

28%

21%

35%

28%

31%

19%

31%

32%

37%

19%

20%

17%

19%

Tevredenheid met behalen van beoogde voordelen

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

7

Resultaten | Operationeel vs. Tactisch contractmanagement

Operationeel

contractmanagement

Tactisch

contractmanagement

89%

7% 4%

(Zeer)

belangrijk

Neutraal

(Zeer)

onbelangrijk80%

14%

6%

(Zeer)

belangrijk

Neutraal

(Zeer)

onbelangrijk

8

Resultaten | Gebruik CM-software voor ondersteuning

operationeel contractmanagement

0% 25% 50% 75% 100%

Signaleren performance contract

Delegeren acties

Vastleggen contractrelaties

Vastleggen contractinformatie

Signaleren einddata contract

19%

34%

37%

42%

46%

52%

Functionaliteit operationeel CM

CM

ERP

Sep.

Excel

N.v.t.

9

Resultaten | Tevredenheid met CM-software t.b.v. operationeel

contractmanagement

0% 25% 50% 75% 100%

Signalering performance contract

Delegeren acties

Vastleggen contractrelaties

Vastleggen contractinformatie

Signalering einddata contract

15%

33%

38%

67%

73%

25%

25%

22%

16%

10%

60%

42%

40%

17%

17%

Tevredenheid functionaliteit operationeel CM

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

10

Resultaten | Gebruik CM-software voor ondersteuning

operationeel contractmanagement

0% 25% 50% 75% 100%

Raadplegen spend

Analyseren (eigen) KPI's

Analyseren contracten over afdelingen

Leveranciers met meerdere contracten

0%

3%

5%

10%

24%

32%

21%

15%

Functionaliteit tactisch contractmanagement

CM-software

ERP

Separaat

Excel

N.v.t

11

0% 25% 50% 75% 100%

Raadplegen spend

Analyseren (eigen) KPI's

Analyseren van contract-informatie over

afdelingen

Leveranciers meerdere contracten

0%

18%

36%

40%

25%

26%

28%

57%

38%

32%

Tevredenheid functionaliteit tactisch CM

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Resultaten | Weinig tevredenheid met CM-software t.b.v.

operationeel contractmanagement

12

CM in de organisatie | Samenhang van domeinen

13

Marktscan | Iets met bomen en een bos

Alleen al in Nederland 60+ CM-oplossingen!

Van basale functionaliteit (contractbeheer) naar uitgebreide

functionaliteit (contractmanagement)

Als stand-alone of als (onderdeel van een) module van een andere

applicatie

Volledig cloud-based of on-premise (evt. gehost)

Verschillende soorten licenties en afrekenmodellen

14

Marktscan | Leveranciers die gereageerd hebben op onderzoek

2 Agree

Axxerion

Contracto

CTM Solution

Quando (Zycus Procurement Performance suite)

Crics

E-size

Effacts

Inconto

Mochadocs

Negometrix

Pactum

Proquro

United Quality (Contract control)

Vendorlink

15

Marktscan | Gebruikte functionaliteit (niet geverifieerd)

0% 25% 50% 75% 100%

Signaleren performance contract

Delegeren acties

Vastleggen contractrelaties

Vastleggen contractinformatie

Signaleren einddata contract

40%

67%

73%

100%

100%

Gebruik functionaliteit voor operationeel contractmanagement

Ja, 100% v/d klanten gebruikt het

Ja, 75% v/d klanten gebruikt het

Ja, 50% v/d klanten gebruikt het

Ja, 25% v/d klanten gebruikt het

Ja, 0% v/d klanten gebruikt het

Nee, wordt niet ondersteund

0% 25% 50% 75% 100%

Raadplegen contractprestatie

(uitnutting)

Analyseren prestaties o.b.v. eigen

KPI's

Analyseren van contract-informatie

over afdelingen

Inzicht in leveranciers met meerdere

contracten over meerdere afdelingen

27%

27%

73%

80%

20%

Gebruik functionaliteit voor tactisch contractmanagement

Ja, 100% v/d klanten gebruikt het

Ja, 75% v/d klanten gebruikt het

Ja, 50% v/d klanten gebruikt het

Ja, 25% v/d klanten gebruikt het

Ja, 0% v/d klanten gebruikt het

Nee, wordt niet ondersteund

16

2. Functionaliteit

Functionele deelgebieden

Asset management

Contractregistratie

CRM

Document management

Financieel

Inkoop

Prestaties

Overige

17

Functionaliteit

18

3. Reacties onderzoek en stellingen

STELLING 1

Wat is beter:

Eén CM-systeem of aan elkaar

geknoopte systemen?

19

3. Reacties onderzoek en stellingen

STELLING 2

Wat is belangrijker qua tooling:

Contractregistratie of

Contractperformance

20

3. Reacties onderzoek en stellingen

STELLING 3

Wat is het moeilijker:

Juiste informatie of juiste gebruik?

21

Meningen leveranciers

1. Visie CM software incl. ontwikkeling 2015

2. Uitdagingen van gebruikers

3. Toegevoegde waarde eigen software

met klantcase als voorbeeld

22

Meningen leveranciers

Sessie 13:45u

Addvue

Commerce-hub

CRICS

CTM Solutions

Sessie 15:30u

Negometrix

OV Software/Docdynamic

Zycus/Qando

23

Tot slot …

Rapport gratis verkrijgbaar

De leveranciers vertellen u graag meer

Dank voor uw bijdrage en succes!

Contact:

r.van.bruggen@mitopics.nl

www.mitopics.nl

24

Onafhankelijk CM-advies en begeleiding combi van technische, bedrijfskundige en juridische expertise (roots in ICT)

Kennis- actief in o.a.

partner

Professionaliseren Helpen

Scoren

Europees Aanbesteden

ICT-dossiers

Contractbewaking

Compliance (privacy/beveiliging)

Samenwerking

Kostenbesparing

• CM plan

• Volwassenheidsmodel

• Checklists en sjablonen

• Opleiding (SLA,CM, etc)

• CM Tooling

• Inkoopvoorwaarden

• Contractenmatrices