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Gestión de Interesados del Proyecto

Jorge Victoria, PMP, CSM

DirectorAlpha Consultoría

Abril 2014

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Jorge Victoria Clemente

25+ años de experiencia como Director de Oficina de Proyectos, Project PortfolioManager, Project Manager Master y Consultor.

Conferencista en diversos foros del PMI y Universidades del país, así como profesor dediferentes Diplomados en el ITAM y la Universidad Iberoamericana.

Miembro del equipo de traducción del PMBoK© v4 al español.

Ingeniero Industrial egresado del IPN. PMP desde 1999, Certified Scrum Master, ITILfundamentals y Six Sigma Green Belt.

Director en Alpha Consultoría, empresa líder en servicios de administración deproyectos.

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Agenda

El contexto del Stakeholder

El manejo de Stakeholders

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EL CONTEXTO

Que es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicaciónde

• Conocimientos,

• Habilidades,

• Herramientas y

• Técnicas

a las actividadesdel proyecto

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para cumplir con losrequisitos del mismoPMBoK v5

¿Cómo se cumplen los Requisitos del proyecto?

EQUILIBRIO

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

CALIDAD RIESGO

TÉCNICO HUMANO(NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

DE LOS INTERESADOS)

ALCANCE

TIEMPOCOSTO

Expectativas

Son creencias que tiene elInteresado sobre lo que va a recibirdel proyecto.

Están influenciadas por la propiaexperiencia, considerando ademásopiniones y experiencias previas deotros Interesados.

Forman la calidad percibida, queresulta de comparar la calidadrecibida con la calidad queesperaban recibir.

9

10

Escenario 1

11

Escenario 2

12

Escenario 3

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Expectativas

No estamos hablando de siel Interesado tiene razón ono en tener esasexpectativas

Estamos hablando de quecuando es diferente lo queespera de lo que recibesurgen los PROBLEMAS

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¿QUE ENTIENDES POR “ENTIENDES”?

Mucho del éxito del proyecto depende de asegurar que los interesados comprendan claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.

El PM es responsable de buscar alinear las expectativas del proyecto con las de los Interesados

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¿QUE ES LA GESTIÓN DE INTERESADOS?

Es el proceso de administrar las expectativas de cualquier persona que tenga un interés en el proyecto o que será afectada por sus entregables o resultados(ProjectSmart.co.uk)

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El Interesado y su gestión

INTERESADO – Individuo, grupo u organización que puedeafectar, verse afectado, o percibirse a si mismo como posibleafectado por una decisión, actividad o resultado de unproyecto

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Cuantos Interesados tiene

tu proyecto?

Ejemplos de Interesados

Clasificaciones:

Interno y Externos al Proyecto

Internos y Externos a la Empresa

Directos e Indirectos

Primarios y Secundarios

Proceso de Gestión de Interesados

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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

• ¿Quienes son?

• ¿Que expectativas tienen?

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

• Plan para alinear sus expectativas

GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Ejecutar el Plan trabajando con ellos

CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS

• Monitorearlos y hacerle ajustes al plan

Identificar a los Interesados

Identificar Personas, Grupos u Organizaciones

• Conoce tu Proyecto

Porqué se está haciendo el proyecto? (OBJETIVO)

Que le dará al Negocio (BENEFICIOS)

Cuales son sus entregables principales? (ALCANCE)

Fechas críticas (MILESTONES)

Presupuesto asignado (Si Aplica)

Premisas (SUPUESTOS, RESTRICCIONES, EXCLUSIONES,RIESGOS)

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Identificar a los Interesados

• Conoce EL ENTORNO de tu Proyecto

Relevancia política y estratégica

Áreas del Negocio que impacta

Dependencia que tiene de otros proyectos

Dependencia de otros proyectos hacia este

Nivel de autoridad del PM en la Organización

Recursos compartidos

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Identificar a los Interesados

• Conoce a tus principales Interesados

Patrocinador del Proyecto

Gerencias/Direcciones que aportan el presupuesto

Gerencias/Direcciones usuarias

Gerencias/Direcciones que aportan los recursos

Gerencias/Direcciones que autorizan los entregables

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Identificar a los Interesados

Analizar sus Expectativas e Impacto en el proyecto

• Entiende sus perspectivas

Cual es su posición ante el proyecto? (a favor, en contra,neutral)

Como ven el proyecto para su propia agenda? (amenaza,oportunidad)

• Entiende que es lo que quieren y necesitan del proyecto

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Identificar a los Interesados

Matriz Influencia/Interés

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MantenerloSatisfecho

ManejarloMuy cercano

MonitorearloMantenerloInformado

Interés

Influencia

Bajo Alto

Alto

Planificar la Gestión de los Interesados

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Mantenerlo Satisfecho

Manejarlo Muy Cercano

MonitorearloMantenerlo Informado

Influencia

Interés

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1

2

3

4

5

Pull Push

Mensual

Mensual

1. Director General2. Director de Finanzas3. Director de Operaciones4. Director de Ventas5. Proveedor6. Etc.

AltoBajo

Alto

Semanal

Por solicitud

Planificar la Gestión de los Interesados

Desarrollar estrategias en base al nivel de involucramientoActual vs el nivel Deseado

• Niveles

No le interesa el cambio

Resistente al cambio

Neutral al cambio

Apoyo al cambio

Dirige el cambio

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Planificar la Gestión de los Interesados

Matriz de Involucramiento

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Involucrado No le interesa Resistente Neutral Apoya Dirige

Involucrado 1 A D

Involucrado 2 A D

Involucrado 3 A D

A- actualD - Deseado

Gestionar la Participación de los Interesados

Esta gestión implica actividades como:

• Involucrarlos

En las actividades adecuadas (QUE)

En los momentos adecuados (CUANDO)

De la forma adecuada (COMO)

• Gestionar sus expectativas

Mediante negociación y comunicación

• Abordar posibles inquietudes

Anticipar futuros problemas antes que se conviertanen Incidentes

• Resolver Incidentes

Si es necesario con ayuda del Patrocinador delproyecto

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Gestionar la Participación de los Interesados

Véndeles el proyecto desde el principio.

Comunícales lo que serás capaz de entregarles de manera realista.

Desarrolla una negociación y colaboración creativa con tu Interesado deforma iterativa hasta que estén “en la misma página”.

Averigua que beneficios y resultados les piden y preséntales el proyecto enesos términos.

Analiza su personalidad y háblales en su lenguaje (números, gráficas,imágenes?).

Cabildea con otros interesados cercanos que pueden ayudarte a tener “másgente de tu lado”.

Si es necesario acompañarse de un proceso de Gestión del CambioOrganizacional

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Los Interesados y la Gestión del Cambio

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Controlar la Participación de los Interesados

Monitorear las relaciones con losinteresados

• Recibir retroalimentación de losInteresados de como están siendocumplidas sus expectativas

• Información de Desempeño del Proyecto

Nos indica si estamos haciendo una gestiónde Interesados adecuada

También nos dice si tenemos que dispararacciones proactivas y/o reactivas con losInteresados

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Proceso de Gestión de los InteresadosRESUMEN

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Identificar personas, grupos u Organizaciones

Analizar sus expectativas e impacto en el proyecto

Desarrollar estrategias para gestionar su participación en las decisiones y ejecución del proyecto

Gestionar conflictos e intereses

Abordar los incidentes cuando ocurran

Establecer comunicación continua para monitorear intereses y expectativas

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¿Preguntas?Jorge Victoria, PMP

jvictoria@alpha-consultoria.com

www.slideshare.net/JORVIC

(55) 5211.6828

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Invitación al Webinar

La Integración de la Gestión del Cambio Organizacional y

la Administración de Proyectos

28 de Mayo 8:00 PM