trabajo de InvestigaciónSistema de Gestión Documental

Presentado porFanny Andrea Gutiérrez Sierra

Rosa Aura Peñaloza GarcíaGrupo 4

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística2013

Objetivo General:

•Diferenciar sistema de gestión documental y

programa de gestión documental.

Objetivos específicos:

•Visitar una entidad e identificar los dos sistemas.

•Revisar y verificar si se desarrollan estos

proceso acorde a las normas del AGN.

Como es lo indicado por el AGN las entidades estatalesestán implementando todo el proceso de gestióndocumental .

En estas diapositivas encontramos el sistema de gestióndocumental de una entidad estatal que lo estaimplementando y los procesos del programa degestión documental desde su creación hasta ladisposición final del documento

VISITAMOS EL SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL DE UNA ENTIDAD ESTATAL QUE DENTRO DE S U ESTRUCTURA ORGANIZA Y LOS PROCESOS MISONALES TIENE UBICADA LA GESTIÒN DOCUMENTAL, LOR TIENE ESTANDARIZADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD DE DEL AGN.

El sistema de gestión documental hasta el año 2000 cadaunidad lo ejecutaba, desarrollaba y administrabaindividualmente de acuerdo a directivas institucionalesinternas. A partir de que la entidad entro en el proceso decalidad en los procesos y siguiendo parámetros del AGNse alinearon se estandarizaron los documentos en unprograma llamado SVE (sui visión empresarial) y se creoun aplicativo llamado (radicar) para la digitalización detoda la documentación, en la actualidad se estaejecutando. Al lado de los procedimientos se estánconstruyendo edificaciones acorde a las normas paraarchivos.

Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, “por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras del servicios”.Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, “por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la Gestión Pública”. Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005”.Resolución No. 02764 del 26 de junio de 2008, “por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación”.Resolución No. 5237 del 02 de diciembre de 2008, “por el cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional”

Conjunto de operaciones y detécnicas, integradas en la gestiónadministrativa documental general,donde se analiza, tramita, se le da unvalor, se planifica, controla su uso,conservación o eliminación con elobjetivo de racionalizar y unificar sutratamiento y conseguir una gestióneficaz y rentable.

Como la información se encuentraalmacenada únicamente físicamentecon soporte en papel y cadadependencia almacenaba a partir deeste año se adquirió un se unservidor donde cada dependenciatiene una capacidad para almacenardos higas de información que tieneque ver con el procedimientoasignado únicamente texto.

El sistema no permitedesarrollar este proceso,únicamente sirve paraalmacenar y consultar lainformación

Tiene la capacidad de almacenarúnicamente documentos detexto.

Los documentos están ubicadosde acuerdo a la estructura de laorganización de acuerdo a lasTRD.

El sistema permite almacenarúnicamente 2 higas deinformación por dependencia.

Si permite almacenar copias deseguridad.

Su búsqueda se hace porfechas, áreas, temática.

El sistema de búsqueda es básicono permite ampliar su búsquedaen la red.

Para la búsqueda de losdocumentos maestrosestandarizados para la entidadexiste la un aplicativo la SVE, seencuentra el historial demodificaciones, todas laspersonas de la entidad puedenacceder desde la red interna.

Se puede consultar únicamente en el formato archivado, solo es para consulta, no permite modificar los documentos

la difusión de los mismos se hace por una red interna a la cual tiene usuarios a nivel nacional. .

El sistema de integración interno paradocumentación tiene un aplicativoinstitucional RADICAR en donde a través deun servidor central se aginan usuarios paraque se realice toda la parte de gestióndocumental, desde su creación haciéndoleun seguimiento hasta su llegada al archivode gestión.

COMO ARCHIVA EL PROGRAMA: ventana de radicación correspondencia emitida: datos básicos, remitente, información, destinatario, otros destinatarios. Con esta información genera el numero de radicado.

Salidas por dependencia: numero de radicado, dependencia, remitido por, llevando un consolidado.

Documentos pendientes, por entregar o tramitar.

Consulta de todos los documentos procesados:

“El artículo 21 de la Ley 594 de 2000 –“Ley General de

Archivos”, sobre la elaboración deprogramas de gestión de documentos en lasentidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas”.

El programa de Gestión Documental es elconjunto de instrucciones en las que se detallanlas operaciones para el desarrollo de losprocesos de la gestión documental al interiorde cada entidad, tales como producción,recepción, distribución, trámite, organización,consulta, conservación y disposición final de losdocumentos

1. Producción:

Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de documentos, conforme al desarrollo de los procesos propios de la organización.

2. Recepción:Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. Distribución:

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. Trámite:Recorrido del documento, desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su trámite administrativo.

5. Organización:Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos.

6. Consulta:Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. Conservación:Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. Disposición final:Selección de los documentos, con miras a su conservación temporal, permanente o a su descarte conforme a los dispuesto en las tablas de retención documental.

El sistema de gestión documental es el encargado depreservar conservar la información y el acervodocumental ya sea virtual o física permitiendo laconsulta, preservación y conservación.

El proceso de gestión documental son los pasos quetiene un documento desde su creación hasta laconservación final de mismo.

La entidad visitada esta implementado toda la partedocumental acorde a los lineamientos del AGN.

www.policia.edu.co/.../GUIA_DE_GESTION_DOCUMENTAL_PONAL..

www.slideshare.net/.../sistema-de-gestin-integral-11749951

www.archivogeneral.gov.co

www.guiagestiondocumental.com

es.wikipedia.org/wiki/Gestión_documenta