Projektplanung

Definitions-phase

Planungs-Konzeptionsphase

Realisierungs-Umsetzungs-phase Auswertungs- phase

Visionen & Träume

Visionen & Träume sind Basis von Projektideen.

Visionen & Träume

Visionen & Träume

Visionen & Träume Visionen &

Träume

Visionen & Träume

Visionieren - Definitionsphase

Umweltanalyse

• Welche Möglichkeiten bestehen überhaupt in meiner Umgebung?

• Was machen andere Projektteams?• Gibt es bereits ähnliche Projekte?• Was machen wir, was andere nicht machen?

Recherchieren

Projektdefinition

Erstellen eines Projektbeschriebs mit den fünf W‘s:

• Wer? Projektmitglieder, Zielgruppe• Was?Definition der Projektidee• Warum? Gründe für ein Projekt• Wann? Grober Zeitplan• Wo? Ort, ‚Umfeld‘

Visionieren - Definitionsphase

‚die Projekt-Idee‘

Visionen & Träume

Visionen & Träume Visionen &

Träume

Visionen & Träume

Definitions-phase

Planungs-Konzeptionsphase

Realisierungs-Umsetzungs-phase Auswertungs- phase

Projekt-Konzept

Visionen & Träume

Projektidee

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

Ressourcen

Budget/ Finanzen

Projekt-Team

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

Ressourcen MeilensteineBudget/ Finanzen

Projekt-Team

Zeitlicher Rahmen

Allgemeine Termine

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

RessourcenBudget/ Finanzen

Projekt-Team

MeilensteineZeitlicher Rahmen

Allgemeine Termine

Smarte Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

Ressourcen

Budget/ Finanzen

Projekt-Team

Meilensteine

Zeitlicher

Rahmen

Allgemeine

Termine

Smarte Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

Ressourcen

Budget/ Finanzen

Projekt-Team

Meilensteine

Zeitlicher

Rahmen

Allgemeine

Termine

Smarte Ziele

Projekt-Konzept

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

Visionen & Träume

Ressourcen

Budget/ Finanzen

Projekt-Team

Meilensteine

Zeitlicher

Rahmen

Allgemeine

Termine

Smarte Ziele

Projekt-Konzept

Projekt-Umsetzung

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

Konzeptionsphase

Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden:

• Erste Ziele setzen

Visionieren - Projektplanung

Visionen & Träume

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Projektidee

Ziele setzen

„Wer nicht genau weiss, wohin er will, braucht sich nicht zu wundern, wenn er ganz woanders

ankommt“ (Zitat nach Robert F. Mager 1965).

Ziele setzen

Zwei Arten von Zielen :

→ Grobziel: Grobziele beschreiben, was man grundsätzlich mit dem Projekt erreichen möchte.

→ Feinziel: Feinziele beinhalten Ziele, welche sich auf einzelne Teilschritte beziehen.

Ziele setzen

• → Grobziel: Das Projekt Gleis 12 bietet Jugendlichen aus der Region einmal in der Woche mit der Gleis-Bar einen Ort für junge Kultur.

• → Feinziel: Bis Ende Dezember wird der Umbau geplant, das heisst es wird ein Einsatzplan erstellt, die notwendigen Baumaterialien werden bestellt und mindestens 10 Helfer werden gefunden.

Ziele setzen

Konzeptionsphase

Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden:

• Erste Ziele setzen• Ressourcen: Finanzen

Ressourcen - Finanzen

• Ein Budget ist fester Bestandteil einer Projektplanung

ein fürs Projekt aufgestellter Plan, welcher Einnahmen und Ausgaben schätzt

• Budgets sollten so früh so genau wie möglich erstellt werden

• Eine Kostenplanung trägt zum Gelingen eines Projekts bei

Ressourcen - FinanzenAusgaben Einnahmen

Projektkosten totalEinnahmen totalDifferenz Ausgaben & EinnahmenEigenleistung

Fremdfinanzierung

Total

Budgetposten

RessourcenAusgaben & Einnahmen

Ausgaben Einnahmen Getränke und Verpflegung    Einkauf Getränke & Food 300.-  Einnahmen Getränke & Food Verkauf   700.- Personalkosten    

25 Helfer à 100.- 2500.-  Entschädigungen    

Bands (3) 2000.-  Tontechniker 300.-  Securitas 300.-  Tickets Verkauf: 1 Ticket zu 10.-   2000.-Infrastruktur    Raummiete 500.-  

Lichtanlage 300.-  Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.-Differenz Ausgaben & Einnahmen Eigenleistung Projektleitung, Projektteam und Helfer   2500.-Sponsorenlauf   500.-Fremdfinanzierung

Gemeinde Zug (Beitrag)   300.-Kinder- und Jugendfonds   200.-Total 6200.- 6200.-

FinanzierungFinanzierung

RessourcenBudgetposte

n

Ausgaben Einnahmen Getränke und Verpflegung    Einkauf Getränke & Food 300.-  Einnahmen Getränke & Food Verkauf   700.- Personalkosten    

25 Helfer à 100.- 2500.-  Entschädigungen    

Bands (3) 2000.-  Tontechniker 300.-  Securitas 300.-  Tickets Verkauf: 1 Ticket zu 10.-   2000.-Infrastruktur    Raummiete 500.-  

Lichtanlage 300.-  Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.-Finanzierung Eigenleistung Projektleitung, Projektteam und Helfer   2500.-Sponsorenlauf   500.-Fremdfinanzierung

Gemeinde Zug (Beitrag)   300.-Kinder- und Jugendfonds   200.-Total 6200.- 6200.-

Budgetposten

Budgetposten

Budgetposten

Budgetposten

Ressourcen - Finanzen

Ausgaben Einnahmen

Getränke und Verpflegung

Einkauf Getränke & Food(60 Gäste à 5.- Fr.)

300.- Fr.

Einnahmen Getränke & Food Verkauf

700.- Fr.

Budgetposten

Auflisten der einzelnen Ausgaben

und Einnahmen

Ressourcen

Zu viel oder zu wenig

Geld?

Ausgaben Einnahmen

Getränke und Verpflegung    Einkauf Getränke & Food 300.-  Einnahmen Getränke & Food Verkauf

  700.-

Personalkosten    25 Helfer à 100.- 2500.-  Entschädigungen    Bands (3) 2000.-  Tontechniker 300.-  Securitas 300.-  Tickets Verkauf: 1 Ticket zu 10.-   2000.-Infrastruktur    Raummiete 500.-  Lichtanlage 300.-  Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.-

Ressourcen

Wie beschaffen wir die fehlenden

Gelder?

Finanzierung Eigenleistung Fremdfinanzierung

Ressourcen

Es fehlen 3500.- Fr.

Projektkosten total 6200.-

Einnahmen total 2700.-Finanzierung

Eigenleistung

  

Fremdfinanzierung

  

Total 6200.- 6200.-

Denn am Schluss muss das Budget ausgeglichen

sein.

Ressourcen - FinanzenWie kann das

Projektteam zu Geld kommen?

Finanzierung

Eigenleistung

Projektleitung, Projektteam und Helfer   2500.-

Sponsorenlauf   500.-

Fremdfinanzierung

Gemeinde Zug (Beitrag)   300.-

Kinder- und Jugendfonds   200.-

Lassen sich Sponsoren etc.

finden?

Ressourcen - Finanzen

Die Einnahmen und Ausgaben müssen immer

gleich gross sein!

Projektkosten total 6200.- Einnahmen total 2700.-Finanzierung Eigenleistung Projektleitung, Projektteam, Helfer   2500.-Sponsorenlauf   500.-Fremdfinanzierung Gemeinde Zug (Beitrag)   300.-Kinder- und Jugendfonds   200.-Total 6200.- 6200.-

Budget

• Kommentare zu den einzelnen Budgetposten

1 Vergleiche Offerte Getränkehändler

Ausgaben Einnahmen

Getränke und Verpflegung

Einkauf Getränke & Food(60 Gäste à 5.- Fr.)1

300.- Fr.

Einnahmen Getränke & Food Verkauf

700.- Fr.

Ressourcen - Finanzen

Konzeptionsphase

Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden:

• Erste Ziele setzen• Ressourcen: Finanzen• Ressourcen: Projektteam

Ressourcen - Projektteam

• Wer gehört zur Projektleitung?• Wer gehört zum Projektteam?• Wie organisiert man sich (Information etc.)?• Wann und wo trifft man sich?• Über welche Fähigkeiten, Talente und über

welches Wissen verfügt das Projektteam?• Wie viel Zeit haben die Projektmitglieder für

die Projektarbeit?

Ressourcen – Überblick

• Ressourcen = jegliche Form von Mitteln zur Umsetzung eines Projekts

PersonalFinanzenMaterialInfrastruktur

Ressourcen – Überblick

PersonalFinanzenMaterialInfrastruktur

Was brauchen wir?

Was können wir selber beitragen?

Was fehlt uns?

Wie kommen wir dazu?

Pause

Konzeptionsphase

Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden:

• Erste Ziele setzen• Ressourcen: Finanzen• Ressourcen: Projektteam• Meilensteine & Terminplanung

Meilensteine & Termine in der Projektplanung- Allgemeine Termine:

Termine aus dem Jahreskalender (Ostern, etc.)- Private Termine der Projektmitglieder:

Auslandaufenthalte, Abschlussprüfungen- Projekt-Meilensteine:

Gemeinsam vereinbarte Termine, an welchen gewisse Aufgaben erledigt werden müssen.

Meilensteine & Termine in der Projektplanung

Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan.

Meilensteine & Termine in der Projektplanung

Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan.

Eröffnung Bar 23.1.20XX

Meilensteine & Termine in der Projektplanung

Räumlichkeiten suchen10 Helfer

200.- Spon-sorengelderCoach bei der Bauplanung Planung Umbau

Umbau Bar

Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan.

Eröffnung Bar 23.1.20XX

Meilensteine & Termine in der Projektplanung

Räumlichkeiten suchen10 Helfer

200.- Spon-sorengelderCoach bei der Bauplanung Planung Umbau

Umbau Bar

Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan.

Eröffnung Bar 23.1.20XX

5.7.

20.9.

20.9.

15.8.

15.10.

5.1.

Meilensteine & Termine in der Projektplanung

Räumlichkeiten suchen10 Helfer

200.- Spon-sorengelderCoach bei der Bauplanung Planung Umbau

Umbau Bar

Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan.

Eröffnung Bar 23.1.20XX

5.7.

20.9.

20.9.

15.8.

15.10.

5.1.

MEILENSTEIN-SITZUNG

Konzeptionsphase

Folgende Arbeitsschritte sollten in der Konzeptionsphase angepackt werden:

• Erste Ziele setzen• Ressourcen: Finanzen• Ressourcen: Projektteam• Meilensteine & Terminplanung• ‚Ziele schärfen‘

Ziele schärfen

• Ziele geben an, wohin die Reise gehen soll. • Ziele sind Wegweiser, wenn man die

Orientierung verloren hat. • Ziele helfen, Ideen wahr werden zu lassen und

Risiken zu erkennen.

Wie müssen Ziele formuliert werden?

SMARTE Ziele

SMARTE Ziele

SMARTE Ziele – zur praktischen Umsetzung

SMARTE Ziele – zur praktischen Umsetzung

Visionen & Träume

Ziele

Ziele

Ziele

Ziele

Ressourcen

Budget/ Finanzen

Projekt-Team

Meilensteine

Zeitlicher

Rahmen

Allgemeine

Termine

Smarte Ziele

Projekt-Konzept

Projekt-Umsetzung

Konzeptionsphase

• Erste Ziele setzen• Ressourcen: Finanzen• Ressourcen: Projektteam• Meilensteine & Terminplanung• ‚Ziele schärfen‘Projektkonzept

Projektkonzepte

Impressum

Diese Präsentation wurde im Rahmen der treib.stoff-Kurse von Stephanie Appius entwickelt und im Hinblick auf das Handbuch vom treib.stoff-Team überarbeitet.

Zug, November 2011