Post on 05-Dec-2014
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Dokumenten-Management-System d.3
Joachim.pfeifer@alpin.itJoachim.pfeifer@alpin.it
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in den meisten Unternehmen ca. 50% der Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird?
ca. 25% der Unternehmensinformationen verloren gehen oder nicht auffindbar sind?
jedes Dokument durchschnittlich 5 Mal kopiert wird?
ca. 80% der Dokumente in unstrukturierter Form vorliegen?
Quelle: „Gartner Group“
Wussten Sie, dass …
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Komponenten von
digitales Archiv
Datenbank – Filesystem CD/DVD – Jukebox
Server
Recherche
Office-Integration
Webzugriff
Volltextsuche
Workflow
Archivierung
Import von Massendaten
Groupware und E-Mail
EingehendeFaxe
Eingangspost (Scannen)
SQL
digitale Signatur
Schnittstellen (ERP, API)
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Dokumenten-Lebenszyklus
prüfen
freigeben
archivieren
erstellen/bearbeiten
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Zugriffs-Szenarien in
digitales Archiv
Server
Recherched.xplorer
Office-Integrationd.office
Webzugriffd.web
Schnittstellen(ERP, API)
d.link E-Maild.mail
d.api
Programmier-Schnittstellen
Rollen- und Benutzerkonzept / transparenter ZugriffRollen- und Benutzerkonzept / transparenter Zugriff
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Die 3-Schicht-Architektur von
d.3 Applikationsserver
d.3 Datenbank-Server
d.3 File-Server
Jukebox mitJukebox-Controller
d.3 Clients
d.3 Clients
d.3 ClientsScan-Station
@
d.3 Web-Clients
d.3 Web-Clients
d.3 Web-Clients
Die Schaltzentrale Bereich ohne direktenZugriff durch den Anwender
Die Anwender
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Erfolgsfaktoren beim Einsatz von
Effizientes Erfassen Automatismen beim Erfassung aktiver Dokumente (ERP-Anbindung) Intelligente Barcode- und OCR-Erkennung bei der Erfassung von
Papierdokumenten
Strukturierte Ablage Aktenplan firmenspezifisch Jedes Dokument nur einmal vorhanden
Weiterbearbeitung von Dokumenten Workflow (ac-hoc, regelbasiert) Vertreterregelung
Einfache, schnelle und effiziente Recherche
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Vorteile und Nutzen von d3
Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente aus allen Abteilungen und Außenstellen
Sicherstellen des Zugriffsschutzes Automatisierung und zentrales Controlling von Prozessen
(Workflow) jedes Dokument ist nur einmal vorhanden Zugriff auf alte Versionsstände sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres
gesamten Lebenszyklus Verhindern von Doppelarbeit und Mehrfachablage stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und
Effizienzsteigerung Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (5 Jahre,
10 Jahre, …)
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d3 hilft Kosten zu reduzieren
Materialkosten von optischen Speichermedien günstiger als entsprechende Papierkosten
der Informationsfluss wird beschleunigt die Bearbeitungszeiten werden verkürzt die Auskunftsfähigkeit und damit
Kundenzufriedenheit wird wesentlich verbessert
die Bearbeitungszeit eines Geschäftsvorganges lässt sich mit einem Dokumenten Management System um bis zu 70% senken
Bearbeitungszeit mit DMS
Bearbeitungszeit ohne DMS
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Dokumentenmanagement
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!