Präsentation DMS D3 Alpin.it

alpin gmbh. software, consulting & strategyalpin gmbh. software, consulting & strategy

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Dokumenten-Management-System d.3

[email protected]@alpin.it



in den meisten Unternehmen ca. 50% der Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird?

ca. 25% der Unternehmensinformationen verloren gehen oder nicht auffindbar sind?

jedes Dokument durchschnittlich 5 Mal kopiert wird?

ca. 80% der Dokumente in unstrukturierter Form vorliegen?

Quelle: „Gartner Group“

Wussten Sie, dass …



Komponenten von

digitales Archiv

Datenbank – Filesystem CD/DVD – Jukebox

Server

Recherche

Office-Integration

Webzugriff

Volltextsuche

Workflow

Archivierung

Import von Massendaten

Groupware und E-Mail

EingehendeFaxe

Eingangspost (Scannen)

SQL

digitale Signatur

Schnittstellen (ERP, API)

Erfa

ssen

Rech

erch

iere

n &

Bearb

eite

n



Dokumenten-Lebenszyklus

prüfen

freigeben

archivieren

erstellen/bearbeiten



Zugriffs-Szenarien in

digitales Archiv

Server

Recherched.xplorer

Office-Integrationd.office

Webzugriffd.web

Schnittstellen(ERP, API)

d.link E-Maild.mail

d.api

Programmier-Schnittstellen

Rollen- und Benutzerkonzept / transparenter ZugriffRollen- und Benutzerkonzept / transparenter Zugriff



Die 3-Schicht-Architektur von

d.3 Applikationsserver

d.3 Datenbank-Server

d.3 File-Server

Jukebox mitJukebox-Controller

d.3 Clients

d.3 Clients

d.3 ClientsScan-Station

@

d.3 Web-Clients

d.3 Web-Clients

d.3 Web-Clients

Die Schaltzentrale Bereich ohne direktenZugriff durch den Anwender

Die Anwender



Erfolgsfaktoren beim Einsatz von

Effizientes Erfassen Automatismen beim Erfassung aktiver Dokumente (ERP-Anbindung) Intelligente Barcode- und OCR-Erkennung bei der Erfassung von

Papierdokumenten

Strukturierte Ablage Aktenplan firmenspezifisch Jedes Dokument nur einmal vorhanden

Weiterbearbeitung von Dokumenten Workflow (ac-hoc, regelbasiert) Vertreterregelung

Einfache, schnelle und effiziente Recherche



Vorteile und Nutzen von d3

Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente aus allen Abteilungen und Außenstellen

Sicherstellen des Zugriffsschutzes Automatisierung und zentrales Controlling von Prozessen

(Workflow) jedes Dokument ist nur einmal vorhanden Zugriff auf alte Versionsstände sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres

gesamten Lebenszyklus Verhindern von Doppelarbeit und Mehrfachablage stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und

Effizienzsteigerung Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (5 Jahre,

10 Jahre, …)



d3 hilft Kosten zu reduzieren

Materialkosten von optischen Speichermedien günstiger als entsprechende Papierkosten

der Informationsfluss wird beschleunigt die Bearbeitungszeiten werden verkürzt die Auskunftsfähigkeit und damit

Kundenzufriedenheit wird wesentlich verbessert

die Bearbeitungszeit eines Geschäftsvorganges lässt sich mit einem Dokumenten Management System um bis zu 70% senken

Bearbeitungszeit mit DMS

Bearbeitungszeit ohne DMS



Dokumentenmanagement

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Business

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