Post on 06-Apr-2015
Performance Management System at KKU NPP
Dr. K. Kotthoff, GRS
K. Ramler, KKU NPP
Improving Nuclear Safety through Operating Experience Feedback
Topical Conference, Cologne, 29-31 May 2006
Table of Content
Background
Requirements regarding KKU PMS
Elements of KKU PMS
Results (Example)
Conclusions
Background (1)
Event in 1998 highlighting deficiencies in safety management and OEF→ Decision to develop early warning system (safety indicators)
At the same time significant changes in environment due to deregulation→ Need for more precise control of plant activities and resources
Background (2)
Safety Indicator system too limited to adequately fulfill both tasks
Decision to develop and implement Performance Management System (Integrated Management System)
Requirements Regarding KKU PMS
Integrated management system based on process model
Comprehensive use of measurable targets
Integration of all ojectives important for succcessful plant operation
Integration of the two aspects
– to produce performance
– to monitor and improve performance
ISO 9000:2000 compliance (certification of PMS)
Δ – Analysis KKU Process Controlling
Δ – Analysis Process Level Conduct of
ProcessesCorporate Level
ProcessControlling
KKU Process Controlling
Corporate Level Standards
Plant Specific Standards
Process Monitoring
Process Monitoring by KKU Process
Controlling
Process Monitoring by Corporate Level Process Controlling
Corporate Level Process Control
KKU Level Process Control
Process Level Control Cycle
Δ – Analysis Corporate Level
Process Controlling
Act
Plan
Check
Do
Principle of Control of KKU Operation
- AnalysisControlling processes - Analysis Process
measurement - Analysis Audits - Analysis Reviews
- AnalysisControlling processes - Analysis Process
measurement - Analysis Audits - Analysis Reviews
- AnalysisCore / support processes - Analysis Organization - Analysis Asset - Analysis Resources
- AnalysisCore / support processes - Analysis Organization - Analysis Asset - Analysis Resources
RealizationCore process OperationSupport processesMaintenanceModificationProcurement / Waste M.Protective functionsDocumentationCommunicationAccountancy StaffingLicensing and supervisionKnowledge Management
RealizationCore process OperationSupport processesMaintenanceModificationProcurement / Waste M.Protective functionsDocumentationCommunicationAccountancy StaffingLicensing and supervisionKnowledge Management
RealizationControlling processProcess measurementAuditsReviews
RealizationControlling processProcess measurementAuditsReviews
PlanningOrganisationAssetRessources
PlanningOrganisationAssetRessources
MeasurementOrganisationAssetResources
MeasurementOrganisationAssetResources
Strategic Planning EKKStrategic Planning EKK
Strategic Planning KKU
Longterm objectivesStrategic analysisDefinition of strategy Transformation of strategy
Strategic Planning KKU
Longterm objectivesStrategic analysisDefinition of strategy Transformation of strategy
Regulatory Environment
Corporate standardsLaws, regulations etcLicenceNat. / intern. Standards / rulesExternal OEF
Regulatory Environment
Corporate standardsLaws, regulations etcLicenceNat. / intern. Standards / rulesExternal OEF
Main Elements of KKU PMS
Implementation Steps of KKU PMS
Prozessmodell
Pro
cess
Pla
nn
ing
Processmodel
Process risk evaluation
Modelling of processes
Detailed process planning
Definition of structure of main and sub processes
Classification of processes with respect to risk
Definition of process steps Identification of interfaces between processes
Targets / nominal values / quality objectives(Process, Process steps)
Training of staffTransformation of planning
Pro
cess
Mon
itori
ng Process measurement Measurement of process results (individual and overall)
Measurement of process step resultsMeasurement of procedural complianceDefinition of process specific monitoring intensity basedon process classification
Process -analysis Definition of methods and tools for analysis
Transformation of insights Use of insights from -analysis for modification and / or planning
Status of PMS Implementation
Process ModellingComputer
aided Workflow
Indicators(electronic aquisition)
Indicators(manuel
aquisition)
Number ofIndicators
Plant Operation
Maintenance
Modification
Procurement / Waste M.
Protective Functions
Documentation
Communication
Accountancy
Staffing
Licensing and Supervision
Knowledge Management
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
-
-
-
-
-
-
-
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
-
-
-
-
X
-
-
X
X
7
43
3
12
14
8
3
3
9
8
12
∑ 122
Process Measurement (1)- Early Warning Indicatiors -
Early Warning Indicators = Process step result
Event
( Process Results )
Process Steps(Barriers)
Process Measurement (2)
Measurement of procedural compliance
Self Assessment
Supervision by Senior persons
Monitoring by process coordinator
Audits
Reviews
Measurement of process results
Reklamationen _Anzahl Trades
160
200
110100
0 10000
20000 30000
50000
Reklamationen (Anzahl) Trades (Anzahl)
Auftrag desKundenliegt vor
Orderzettelvervollständigen
z.B. AusführungswünscheGrosse Orders können zur weiteren
Bearbeitung direkt von Sales anSales/Trading gegeben werden.
Order kann bei 01-36111 - 01-36114, 01-36211, 01-36214 eingehen.
Festpreisgeschäftoder AQRliegt vor
NormaleExecutionliegt vor
Order anExecutorweiterleiten
01-36211GER DomesticInstitutions
01-36214InternationalInstitutions
01-36211GER DomesticInstitutions
01-36214InternationalInstitutions
Orderzettel(Aktien)
Orderzettel(Aktien)
Order liegtExecutorvor
Hier gibt es keine eindeutige Regelung.Die Order kann mündlich weitergeleitet
werden oder per Orderzettel.
Ordererfassen
Order anBrokerweiterleiten
GL-TRADE
Bestätigungaus GL-Tradeliegt vor
kann gleichtägigabgerufen werden;
telefonische Ausführungs-bestätigung erfolgt taggleich
Bestätigungvom Brokerliegt vor
i.d.R. amnächsten Morgen;
telefonische Ausführungs-bestätigung erfolgt taggleich
Orderzettelvervollständigen
01-36211GER Domestic
Institutions01-36214InternationalInstitutions
01-36114Agency Dealing/Execution
Telefon
alternativ (s.o.)
Orderzettelvervollständigt
Anfrage anTradingstellen
Zusage ausTradingliegt vor
Orderzettelvervollständigen
- Kurs- EB-account
- Valuta- Währung
Orderzettelvervollständigt
Orderzettel(Aktien)
Prüfen, ob KundeWährungssicherungs-geschäft abschliessenwill
01-36211GER DomesticInstitutions
01-36214InternationalInstitutions
Orderzettel(Aktien)
01-36211GER Domestic
Institutions
01-36214International
Institutions
01-36211GER DomesticInstitutions
01-36214International
Institutions
Kunde willWährungssicherungs-geschäft abschliessen
Kunde will keinWährungssicherungs-
geschäft abschliessen
Treasuryinformieren
Kurs und CPD werdenauf dem Orderzettel
vermerkt Geschäftsbestätigungdurch Treasuryliegt vor
am nächsten Tag
Geschäfts-bestätigungabzeichnen
4-Augen-Prinzip
Geschäfts-bestätigungabgezeichnet
Orderzettelweiterleiten
Orderzettel liegtDesk Support
vor
Broker-bestätigungzuordnen
Broker-bestätigungzugeordnet
Geschäfts-bestätigung(Treasury)
Broker-bestätigung
Geschäfterfassen
erfolgt erst nachEingang derBrokerbestätigung
- Art des Geschäfts- Menge- Gattung
- Limit- brutto/netto- Kunde/account
- Währung(bei FW-Sicherungsgeschäftwird die "Trading Cross Rate"auf Basis des Orderzettels
erfasst)
Geschäfterfasst
Faxbestätigungan Kundensenden
(Vorabbestätigung)Erfolgt i.d.R. erstnach Eingang derBrokerbestätigung
Faxbestätigungan Kundengesandt
Telefon
01-36211GER Domestic
Institutions
01-36214InternationalInstitutions
OMNI
01-36211GER Domestic
Institutions
01-36214InternationalInstitutions
01-36211GER Domestic
Institutions
01-36214InternationalInstitutions
Orderzettel(Aktien)
FAX
Settlementinstruktionenzu Kundengeschäft
zuordnen
Settlementinstruktionenzu Kundengeschäft
zugeordnet
Geschäftezu Kundenzuordnen
Geschäftezu Kundenzugeordnet
AKTIAS
AKTIAS
z.B. bei Investment-gesellschaften
Zuteilung eines Geschäftsauf mehrere Fonds
Aktien abwickeln(Kassa) - Ausland
01-36111Sales Trading
01-36111Sales Trading
01-36111Sales Trading
01-36111Sales Trading
01-36111Sales Trading
01-36111Sales Trading
01-36111Sales Trading
01-36111Sales Trading
Aktien handeln (Kassa)Auslandsbörsen -Eigenhandel
Brokerbestätigungan WPSweiterleiten
per Fahrrdakurier
Broker-bestätigung
Brokerbestätigungan WPSweitergeleitet
liegt i.d.R. erst 2-3 Tagein Panmure vor.
(eher internes Problem)
Taggleiche Weiterleitungan MidOffice!
AKTIAS
Daten anSchnittstelle zuBSP-TRADEweiterleiten
Daten liegenin Schnittstelle zuBSP-Trade vor
Vom Ordereingang biszur Vorlage in der WPS
vergehen teilweise ca. 48 Std.
Ca. 80% liegen nacheinem Tag vor.
Settlement muß in derRegel mit T+3 erfolgen.
Broker-bestätigungergänzen
Für Weiterbearbeitung in WPS:KundennummerKundenname
EB-account(ggfs. Zuordnung zu Fonds)(ggfs. FW-Sicherungsgeschäft)
Broker-bestätigungergänzt
Broker-bestätigung
Orderzettel(Aktien)
Bei europäischen Märkten liegenca. 50% der Bestätigungen gleichtägig(nach 17:00) und ca. 50% am nächsten
Morgen vor.
Geschäfts-bestätigungablegen
UnterschriebeneGeschäftsbestätigung
an Treasuryweiterleiten
Geschäfts-bestätigung(Treasury)
01-36211GER Domestic
Institutions
01-36214InternationalInstitutions
01-36111Sales Trading
Geschäfts-bestätigung(Treasury)
Geschäfts-bestätigungabgelegt
Geschäfts-bestätigung
liegt Treasury vor
01-36211GER Domestic
Institutions
01-36214InternationalInstitutions
01-36111Sales Trading
Orderzettel(Aktien)
01-36211GER DomesticInstitutions
Aktien abwickeln(Kassa) - Ausland
Broker-Faxe werden perFax Weiche auch direkt an
WPS weitergeleitet.
Aktien abwickeln(Kassa) - Ausland
Broker-bestätigungliegt vor
liegen i.d.R. amnächsten Tag vor!Gehen per Fax oder
über GL ein.
Kunden überAusführunginformieren
taggleich;insbesondere bei
Nettokundenerforderlich Kunde überAusführunginformiert
Telefon
01-36211GER DomesticInstitutions
01-36214InternationalInstitutions
Telefon
Orderzettel(Aktien)
MA ExecutionAktien
MA ExecutionAktien
MA Desk SupportDüsseldorf
MA Desk SupportDüsseldorf
MA Desk SupportDüsseldorf
MA Desk SupportDüsseldorf
MA Desk SupportDüsseldorf
MA Desk SupportDüsseldorf
MA Desk SupportDüsseldorf
Weiterbearbeitungdurch Treasury
Trade Control:MarktgerechteBedingungenüberwachenAktien
Orderannahme:- Notieren der Order durch Sales auf einem Orderzettel (papiergestützt!)
- keine Vergabe einer lfd. Nummer (nicht MAH-konform)- Orderzettel dient als Grundlage zur weiteren
Bearbeitung; Daten auf dem Orderzettel sind nicht immervollständig vorhanden (Ursache für Fehler in der Weiterbearbeitung)- Sales und Handel füllen Orderzettel teilweise nur unzureichend aus.
- keine Systemunterstützung! Vollständig manuelles Arbeiten.
Orderverwaltung:- keine Übersicht über vorhandene Orders und jeweiligen Status,da keine Systemunterstützung
- Orderzettel liegen lose auf den Händlertischen- keine Übersicht über den Status der Orders, d.h. Gefahr derDoppelbearbeitung oder Nichtbearbeitung
Orderausführung:- Manuelle Weiterleitung des Orderzettels zum Execution Desk,Gefahr des Informationsverlustes bei der manuellen Übertragung
- Zeitaufwendige, manuelle Ergänzung des Orderzettels erforderlich (z.B. Kurs);es wird letztendlich doppelt erfaßt: 1mal auf Zettel, 1mal im System
Weiterbearbeitung:- Manuelle Weiterleitung des Orderzettels an das MidOffice, auch hierbei Übertragungsfehler
und zeitliche Verzögerungen- Weiterbearbeitung im MidOffice erst am nächsten Tag- Brokerfax als externe Geschäftsbestätigung wird abgewartet (liegt erst am nächsten Tag vor)
- aufgrund der unzureichenden internen Informationslage muss auf externe Datenzurückgegriffen werden; operationelles Risiko!- Daten auf dem Orderzettel weichen von denen auf dem Brokerfax häufiger ab
- Daten auf dem Orderzettel sindöfter fehlerhaft
Weiterbearbeitung (nächster Tag):- Langwieriger manueller Abgleich der Daten auf dem Orderzettel
und Daten auf dem Brokerfax durch MidOffice nötig.- Versenden einer Faxbestätigung an den Kunden(manuell, daher Fehlerquellen und Verzögerungen)
Weiterbearbeitung (2 redundante Schritte):1.
- Manuelles Ergänzen des Brokerfaxes um relevante Daten für die Weiterbearbeitung in der WPS Bank(z.B. Kundennummer, Kundenname, EB-account, …)
- Weiterleitung des Brokerfaxes per Fahrradkurier (!) an die WPS Bank2.
- Erfassung des Geschäftes im System OMNI (nicht MAH konform, da nicht taggleich)- Ergänzung des Geschäftes (z.B. Settlementinstruktionen) in AKTIAS (Doppelarbeit!)
Eingang der externen Brokerbestätigungim Handel ist nicht MAH-konform!
Measuring Gauge 1
Measuring Gauge 2
Process
Start
Ende
Secondary Process
Measuring Gauge 3 Measuring
Gauge 4
Information and Presentation Level
Operational Level
Reporting
BFS DMS / VMS SAP Intranet Input System
IT Structure P M SP M S
PPM Data WarehouseSAP BW
(Manuel Input System)
Example of Presentation of Results
Measurement of Process and Process Step ResultsExample: Tag-out Process
Planning of Work-Order
Planning of Tag-out Procedure
Check of Planning
Conduct of Tag-out
Check of Tag-out
Early Warning Indicator 1: Failure Rate in Step 1(Failure to properly define work order)
Early Warning Indicator 2: Failure Rate in Step 2 (Failure to properly plan tag-out procedure)
Indicator: Process Failure Rate
Tag-out Failure
Process Result
Step 1
Step 2
Step 3
Step 4
Step 5
Indicator 1 – Output of Step 1 Rejected because of Deficiencies in Work Order Planning
Tag
-out
Pro
cedu
re R
ejec
ted
(Pla
nnin
g D
efic
ienc
ies)
[%]
Early Warning Indicator 1: Work Order Rejected because of Deficiencies in Work Order Planning
Bound
ary
cond
itions
not
adeq
uate
ly ta
ken
into
acco
unt
Chang
e of
tim
e sc
hedu
le
Descr
iption
not
suf
ficien
t
Chang
e of
resp
onsib
ility
Optim
isatio
n
Data
incom
plete
/ fa
ulty
Tag-
out p
roce
dure
nec
essa
ry
Prote
ctive
Mea
sure
s no
t suf
ficien
t
Wor
k or
ders
not
pro
perly
bun
dled
Causes of Rejection/Revision of Work Orders [Percent]
Tag
-out
Pro
cedu
res
Rej
ecte
d (P
lann
ing
Def
icie
ncie
s) [%
]
Early Warning Indicator 2: Tag-out Procedure Rejected Because of Deficiencies in Tag-out Planning
Indicator 3: Number of Failures of Tag-out ProcessN
umbe
r of
Fai
lure
s of
Tag
-out
Pro
cess
Conclusions (1)
PMS functional and in routine operation
– 70 % of processes implemented
– Remaining 30 % of processes to be implemented step by step
PMS accepted by KKU staff
Already large benefit during planning of PMS (modelling of processes and interfaces)
Meanwhile PMS fully integrated in work of senior management
Use of PMS by sub department heads in progress
Conclusions (2)
PMS providing much better transparency regarding processes and process results→increased awareness→more timely taking care of problems
Overall considerable improvement of process quality → reduction of process failures impacting safety and/or profitability