New  Demands,  New  Capabili1es  

   

Maximizing  Mee1ngs      Fernando  Lonergan  Manager,  CWT  Mee,ngs  and  Events,  Pacific  Zone    4  May  2011  

New  Demands,  New  Capabili1es  

Mee1ngs  and  Events:    Where  Savings  Meet  Success  

 Agenda  •  Mee*ngs  and  Events:  Where  Savings  Meet  Success  

•  Defining  the  M&E  market  •  Key  learnings  •  GeCng  started  in  8  steps  

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Research  Objec*ves  

The  study  focuses  on  four  main  objec1ves:  

•  Clarify  the  mee*ngs  and  events  (M&E)  market  

•  Help  companies  evaluate  their  M&E  budgets  

•  Iden*fy  key  indicators  of  M&E  performance  

•  Explain  best  prac*ces  for  op*mizing  M&E  

management  

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US$650  billion  global  M&E  market  

Strategic Meetings Management put simply is where an organisation takes a strategic approach to managing all of there meetings and events

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

The  global  M&E  market  can  be  divided  into  five  main  categories  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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M&E  spend  reaches  35-­‐60%  of  the  transient  business  travel  spend  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Only  a  third  of  companies  organize  M&E  centrally  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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M&E  service  providers  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Es*mated  savings  poten*al:    17.5%  of  M&E  spend  over  3  years  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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GeXng  Started    

•  Best  prac*ce  can  bring  10-­‐25  percent  savings  on  M&E  spend  and  increase  return  on  investment  

•  Leverage  synergies  with  transient  travel  while  offering  the  specific  exper*se  required  for  successful  M&E  

•  CWT  have  iden*fied  8  steps  to  op*mize  mee*ngs  and  events  management  

  transient  travel  while  

 

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Step  1:  analyze  spend  and  set  up  the  right  M&E  organiza*on  

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Average  spend  on  M&E  cost  items  per  type  of  mee*ng  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Step  2:  design  an  M&E  strategy  and  policy  

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Only  33%  of  organiza*ons  have  a  M&E  policy  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Step  3:  create  an  annual  M&E  budget  and  calendar  

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50%  of  planners  have  a  budget  for  each  event  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Step  4:  select  and  nego*ate  with  suppliers  

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Price  is  key  but  not  the  top  selec*on  criterion  for  M&E  agencies  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Step  5:  establish  formal  process  

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5  key  elements  in  M&E  planning  

•  Define  your  M&E  objec*ves  

•  Establish  a  formal  approval  process  

•  Plan  sufficiently  in  advance  

•  Des*na*on  selec*on  

•  Outsource  where  possible  to  leverage  skills  

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Step  6:  implement  efficient  acendee  registra*on  

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The  majority  of  companies  s*ll  use  basic  desktop  tools  to  manage  rego  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Step  7:  handle  payment  and  reimbursement  

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Only  10%  of  companies  use  dedicated  cards  to  pay  for  mee*ngs  and  events  

Source:  CWT  Travel  Management  Ins*tute    

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Step  8:  evaluate  M&E  performance  and  compliance  

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Summary    •  Companies  spend  an  es*mated  0.5-­‐1.5%  of  revenues  on  M&E  

•  35–60%  of  transient  travel  spend  can  be  associated  with  M&E  

•  Best  prac*ces  can  bring  10-­‐25  percent  savings  on  M&E  spend  and  increase  return  on  investment  

•  CWT  have  iden*fied  8  steps  to  op*mize  mee*ngs  and  events  management  

•  Can  you  afford  not  to  act?  

 

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Thank  you  Meetings and Events: Where Meetings and Events: Where Savings meet Success, research is available on our website www.cwtmeetingsevents.com.au