LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch1InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management

Fallbeispiel

Projekt Hernstein International Management Institute mit FH-Studiengang Informationsberufe genauer

„Information und Dokumentation“ der FH Darmstadt

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Gruppeneinteilung + Bewertung LV

6 4-er Gruppen - von Koch eingeteilt – arbeiten die ganze Woche zusammen

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P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6.,1h [1]

„Wissensmanagement: Hernstein Trainer- und Berater“

Hauptziel des Projektes ist es, das Wissensmanagement zum Thema Trainer/Berater innerhalb des Institutes auf eine neue Basis zu stellen und die Kommunikation mit den Trainern zu optimieren.

In einem kurzen Brainstorming wurden seitens Hernstein jene Probleme aufgelistet, die es im Rahmen des Projektes zu lösen gilt. Diese Punkte sind auch als erste Orientierung für das geplante Start-Projektgespräch am 29.6. im Institut gedacht.

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P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6. [2]

Probleme, die es zu lösen gilt:

Die Einsatzmöglichkeiten der Trainer/Berater (kurz TB) sind heute unterschiedlichst „gespeichert“: In den Köpfen von Hernstein-MitarbeiterInnen, in Word-Dokumenten bzw indirekt in IB-Angeboten. Wir haben zudem keinen Gesamtüberblick von den Einsatzmöglichkeiten eines TB sondern in der Regel nur Teile eines Puzzles.

Wir haben derzeit keine gelebte TB-Differenzierung (A, B, C), obwohl dies in Anbetracht der großen Fakultät (ca. 120 TB) sinnvoll wäre.

Angebote neuer Trainer werden heute zwar an einer Stelle geprüft, jedoch nicht systematisch ausgewertet und auch nicht systematisch archiviert. Es gibt „Altbestände“ an 3 Stellen (han, sp, em)

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P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6. [3]

Es gibt keine Suchmöglichkeit nach TB-Leistungen der bestehenden und der neuen TB

Honorarlisten existieren in Form von verstreuten Excel- und Word-Dateien. Es gibt keine systematischen Honorarvergleiche. Informationen über Markt-Honorarsätze (als wichtigste Basisinformation) sind nur vereinzelt (und nicht abrufbar) vorhanden.

Referenz-Kunden unserer Trainer kennen wir nicht, obwohl diese Info für die Selektion der richtigen TB für IB-Projekte sehr hilfreich sein könnte.

Aktuelle Arbeitsschwerpunkte unserer TB kennen wir ebenfalls nicht, obwohl diese Infos für unsere Produktentwicklung sehr hilfreich sein könnte.

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P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6. [4] Die Beziehungsgeschichte der TB zum Institut ist mehrheitlich nur in den

Köpfen der Hernstein-MitarbeiterInnen gespeichert, obwohl sehr relevant für alle Kontakte.

Wir haben keine Information über die Möglichkeit der TB in Englisch oder einer anderen Fremdsprache zu trainieren.

Heute besteht weder ein Informations-Link zwischen den Trainer-Informationen zu den Hernstein-Produkten (hier muß auch erst eine Datenbank-Lösung entwickelt werden) noch zu den Beurteilungsbögen der einzelnen Durchführungen eines Produktes.

Die Kommunikation zu den TB erfolgt heute mehrheitlich per Tel und Post, nur im geringen Umfang über e-mail.

Die Trainer-Daten müssen laufend aktuell gehalten werden, es fehlt hiezu eine Systematik und eine entsprechende Arbeitsorganisation auch in Kooperation mit den TB.

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G: 1. Projektabgrenzung, 1h

Projektabgrenzung mittels einer Mindmap auf der Pinwand

Erstellung einer Liste offener Fragen

Kunde wird der gesamten Gruppe 0,5 h zur Verfügung stehen

G 1+2: stellen Fragen an den Projektstponsor

G 3+4: Welche Fragen sollten gestellt werden? Wie sollten diese gestellt werden?

G 5: Welche Fragen sollten nicht gestellt werden? Wie sollte nicht gefragt werden? Wie sollte der Ablauf nicht sein?

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P: 2. Kunden-WS: Fragen, 0,5h

Offene Fragen stellen

Projektabgrenzung durchführen

Projektumwelten identifizieren

...

Diskussion:

Was war OK? Was zu verbessern?

Innen- und Aussenkreise

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G: Präs. der Ergebnisse vorb., 0,5h

Gruppe 3 + 4 soll den bisherigen Wissenstand in einer 10 Min. Präs. darstellen

Jede Gruppe hat exakt 10 Minuten Zeit, danach muss die Präsentation abgebrochen werden, da noch andere Bewerber warten

Wesentliche offene Punkte anführen

G 5+1: Wie soll die Präsentation sein? Was soll präsentiert werden?

G 2: Wie soll diese nicht sein/ aussehen?, Was für Fehler sollen nicht gemacht werden?

(Schauspiel von 5 Minuten vorbereiten!)

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P: 1. Projekt-Präs., 10‘ je Gruppe (1h)

Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von Hernstein

Wir ersuchen Sie, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Diskussion:

Was war OK? Was soll verbessert werden?

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Projektumwelten real, Stand: 10.2000

Hernstein TB-Info-System

Bestehende TBs

Neue TBs

Fakturabuch

Hernstein- DB

Hernstein- Homepage

Hernstein- DMS/WFMWirt.

Kammer Wien

TB-Info, Trainings...

Vertrag, Honorar, Termine...

Bewerbung

Antwortschreiben, Termine

Produkt-, Kundeninfo...

TB-IST-Daten für Trainings...

TB-Daten

Dokumente aller ArtTB-Honorarinfo

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G: Fragen für Detailplanung vorb., 0,5h Wesentliche offene Punkte vorbereiten

Fragen formulieren

Checken was für eine Detailplanung noch erhoben werden muss

G 5+1: Detailplanung vorbereiten

G 2+3: Was soll gefragt/ geplant werden?

G 4: Was darf nicht passieren? Fehler?

(3 Beispiele in Rollenspiel in 5’ darstellen)

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P: 3. Kunden-WS: Projektauftrag „Detail “, 0,5 - 1h Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von

Hernstein

Der Workshop muss pünktlich beendet werden, da bereits Termine für danach vereinbart wurden

Diskussion:

Was OK? Was zu verbessern?

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G: Projektauftrag, 1h

Homepage „www.hernstein.at“ ansehen

Unterlagen im Ordner Fallbeispiele --> Hernstein --> „2000_10_05” verwenden

ftp://pclab.iud.fh-darmstadt.de:100/

Erstellung einer Liste von offenen Fragen

Alle Gruppen, sehen sich die Ergebnisse an und bereiten Fragen vor

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P: 4. Kunden-WS: Fragen, 0,5h

Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von Hernstein

Offene Fragen werden beantwortet

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G: Management offener Punkte, 1h

Das Projekt ist nun bereits am laufen.

Nächstes Treffen mit dem Projektsponsor für eine halbe Stunde ist geplant.

Potentielle „Offene Punkte“/ Probleme identifizieren

Unterlagen im Ordner “2000_10_25” sowie “2000_11_17” verwenden

G 2+3: stellen Fragen

G 4: Welche Fragen sollten gestellt werden?

G 5: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Welche offenen Punkte sollten die Berater ansprechen und welche Vorschläge sollten diese einbringen?

G 1: Wie sollten offene Punkte nicht behandelt werden? (Rollenspiel 5’)

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P: Management offener Punkte, 0,5h

Offene Punkte vorstellen

Klärungsvorschläge?

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G: Projekt- Statusbericht Präs. vorb., 0,5h Das Projekt ist nun bereits seit 3,5 Monaten am laufen.

Unterlagen im Ordner “2000_12_22” und “2001_1_09” verwenden

Wie liegt das Projekt? Der Projektsponsor erwartet sich einen anschaulichen Bericht (Dauer des Treffen 15 -30 Min.)

G 4+5: Vorstellung

G 1: Was muss bei der der Vorstellung beachtet werden?

G 2: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Wo erahnen Sie Abweichungen vom Projektauftrag?

G 3: Wie sollte ein Statusbericht nicht passieren?(Rollenspiel 5’)

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P: 1. Lenkungsausschuss, 30‘

Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, Vertreter der Anwender, 1 Trainer/Berater

Aufgrund von Terminknappheit sind 10 Min. (für jede Gruppe) vorgesehen

Status des Projektes?

Bedeutende offene Punkte?

Wichtige Entscheidungen ausständig?

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P: Projektänderungen per 01.2000,15‘

1.) 2 von 4 Teammitgliedern von Hernstein haben das Unternehmen verlassen

2.) Weiterer MA seitens der FH wird ab 3.2001 mitarbeiten

3.) Wartung der neuen Datenbank kann doch nicht durch Hr. Passweg durchgeführt werden

4.) Statt Access-DB soll nun doch sofort eine MS SQL-Server-Lösung entwickelt werden

5.) Elektronische Ablage mittels DMS “Keyfile” soll so rasch als möglich eingebunden werden

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G: Änderungen bewerten, 1 h

Zu jeder Änderung einen Vorschlag, was zu tun ist, erarbeiten

Standard-Formlar dazu verwenden

G 1+2: Besprechung der Änderungsanträge

G 3: Was muss bei diesen beachtet werden?

G 4: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Welche Auswirkungen sehen Sie als Auftraggeber?

G 5: Wie sollte diese nicht passieren?(Rollenspiel 5’)

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P: 2. Lenkungsausschuss, 30‘ - 1h

Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, Vertreter der Anwender, 1 Trainer/Berater

Status des Projektes?

Bedeutende Änderungsanträge?

Wichtige Entscheidungen ausständig?

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G: Plan zum Mgmt. von Veränderg., 30‘ Wie werden Sie die Lösung implementieren?

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P: Plan präs., 0,5h

Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, sämtliche Anwender von Hernstein, 2-3 Trainer/Berater

Vorstellung des Plans zum Management von Änderungen

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G: Aus LV PM Gelerntes?, 0,5h

Ergebnisse in einer Mindmap

Was war neu?

Was wurde unterschätzt?

Welchen Nutzen hat PM für Sie?

...

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P: Präs., 0,5h