LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch 1 Informationsberufe Ausbildung im Informations- &...
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LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch1InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
Fallbeispiel
Projekt Hernstein International Management Institute mit FH-Studiengang Informationsberufe genauer
„Information und Dokumentation“ der FH Darmstadt
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch2InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
Gruppeneinteilung + Bewertung LV
6 4-er Gruppen - von Koch eingeteilt – arbeiten die ganze Woche zusammen
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch3InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6.,1h [1]
„Wissensmanagement: Hernstein Trainer- und Berater“
Hauptziel des Projektes ist es, das Wissensmanagement zum Thema Trainer/Berater innerhalb des Institutes auf eine neue Basis zu stellen und die Kommunikation mit den Trainern zu optimieren.
In einem kurzen Brainstorming wurden seitens Hernstein jene Probleme aufgelistet, die es im Rahmen des Projektes zu lösen gilt. Diese Punkte sind auch als erste Orientierung für das geplante Start-Projektgespräch am 29.6. im Institut gedacht.
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch4InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6. [2]
Probleme, die es zu lösen gilt:
Die Einsatzmöglichkeiten der Trainer/Berater (kurz TB) sind heute unterschiedlichst „gespeichert“: In den Köpfen von Hernstein-MitarbeiterInnen, in Word-Dokumenten bzw indirekt in IB-Angeboten. Wir haben zudem keinen Gesamtüberblick von den Einsatzmöglichkeiten eines TB sondern in der Regel nur Teile eines Puzzles.
Wir haben derzeit keine gelebte TB-Differenzierung (A, B, C), obwohl dies in Anbetracht der großen Fakultät (ca. 120 TB) sinnvoll wäre.
Angebote neuer Trainer werden heute zwar an einer Stelle geprüft, jedoch nicht systematisch ausgewertet und auch nicht systematisch archiviert. Es gibt „Altbestände“ an 3 Stellen (han, sp, em)
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch5InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6. [3]
Es gibt keine Suchmöglichkeit nach TB-Leistungen der bestehenden und der neuen TB
Honorarlisten existieren in Form von verstreuten Excel- und Word-Dateien. Es gibt keine systematischen Honorarvergleiche. Informationen über Markt-Honorarsätze (als wichtigste Basisinformation) sind nur vereinzelt (und nicht abrufbar) vorhanden.
Referenz-Kunden unserer Trainer kennen wir nicht, obwohl diese Info für die Selektion der richtigen TB für IB-Projekte sehr hilfreich sein könnte.
Aktuelle Arbeitsschwerpunkte unserer TB kennen wir ebenfalls nicht, obwohl diese Infos für unsere Produktentwicklung sehr hilfreich sein könnte.
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch6InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 29.6. [4] Die Beziehungsgeschichte der TB zum Institut ist mehrheitlich nur in den
Köpfen der Hernstein-MitarbeiterInnen gespeichert, obwohl sehr relevant für alle Kontakte.
Wir haben keine Information über die Möglichkeit der TB in Englisch oder einer anderen Fremdsprache zu trainieren.
Heute besteht weder ein Informations-Link zwischen den Trainer-Informationen zu den Hernstein-Produkten (hier muß auch erst eine Datenbank-Lösung entwickelt werden) noch zu den Beurteilungsbögen der einzelnen Durchführungen eines Produktes.
Die Kommunikation zu den TB erfolgt heute mehrheitlich per Tel und Post, nur im geringen Umfang über e-mail.
Die Trainer-Daten müssen laufend aktuell gehalten werden, es fehlt hiezu eine Systematik und eine entsprechende Arbeitsorganisation auch in Kooperation mit den TB.
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch7InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: 1. Projektabgrenzung, 1h
Projektabgrenzung mittels einer Mindmap auf der Pinwand
Erstellung einer Liste offener Fragen
Kunde wird der gesamten Gruppe 0,5 h zur Verfügung stehen
G 1+2: stellen Fragen an den Projektstponsor
G 3+4: Welche Fragen sollten gestellt werden? Wie sollten diese gestellt werden?
G 5: Welche Fragen sollten nicht gestellt werden? Wie sollte nicht gefragt werden? Wie sollte der Ablauf nicht sein?
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch8InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 2. Kunden-WS: Fragen, 0,5h
Offene Fragen stellen
Projektabgrenzung durchführen
Projektumwelten identifizieren
...
Diskussion:
Was war OK? Was zu verbessern?
Innen- und Aussenkreise
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch9InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Präs. der Ergebnisse vorb., 0,5h
Gruppe 3 + 4 soll den bisherigen Wissenstand in einer 10 Min. Präs. darstellen
Jede Gruppe hat exakt 10 Minuten Zeit, danach muss die Präsentation abgebrochen werden, da noch andere Bewerber warten
Wesentliche offene Punkte anführen
G 5+1: Wie soll die Präsentation sein? Was soll präsentiert werden?
G 2: Wie soll diese nicht sein/ aussehen?, Was für Fehler sollen nicht gemacht werden?
(Schauspiel von 5 Minuten vorbereiten!)
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch10InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 1. Projekt-Präs., 10‘ je Gruppe (1h)
Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von Hernstein
Wir ersuchen Sie, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren
Diskussion:
Was war OK? Was soll verbessert werden?
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch11InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
Projektumwelten real, Stand: 10.2000
Hernstein TB-Info-System
Bestehende TBs
Neue TBs
Fakturabuch
Hernstein- DB
Hernstein- Homepage
Hernstein- DMS/WFMWirt.
Kammer Wien
TB-Info, Trainings...
Vertrag, Honorar, Termine...
Bewerbung
Antwortschreiben, Termine
Produkt-, Kundeninfo...
TB-IST-Daten für Trainings...
TB-Daten
Dokumente aller ArtTB-Honorarinfo
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch12InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Fragen für Detailplanung vorb., 0,5h Wesentliche offene Punkte vorbereiten
Fragen formulieren
Checken was für eine Detailplanung noch erhoben werden muss
G 5+1: Detailplanung vorbereiten
G 2+3: Was soll gefragt/ geplant werden?
G 4: Was darf nicht passieren? Fehler?
(3 Beispiele in Rollenspiel in 5’ darstellen)
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch13InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 3. Kunden-WS: Projektauftrag „Detail “, 0,5 - 1h Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von
Hernstein
Der Workshop muss pünktlich beendet werden, da bereits Termine für danach vereinbart wurden
Diskussion:
Was OK? Was zu verbessern?
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch14InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Projektauftrag, 1h
Homepage „www.hernstein.at“ ansehen
Unterlagen im Ordner Fallbeispiele --> Hernstein --> „2000_10_05” verwenden
ftp://pclab.iud.fh-darmstadt.de:100/
Erstellung einer Liste von offenen Fragen
Alle Gruppen, sehen sich die Ergebnisse an und bereiten Fragen vor
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch15InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 4. Kunden-WS: Fragen, 0,5h
Anwesend: Projektsponsor und maßgebliche Mitarbeiter von Hernstein
Offene Fragen werden beantwortet
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch16InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Management offener Punkte, 1h
Das Projekt ist nun bereits am laufen.
Nächstes Treffen mit dem Projektsponsor für eine halbe Stunde ist geplant.
Potentielle „Offene Punkte“/ Probleme identifizieren
Unterlagen im Ordner “2000_10_25” sowie “2000_11_17” verwenden
G 2+3: stellen Fragen
G 4: Welche Fragen sollten gestellt werden?
G 5: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Welche offenen Punkte sollten die Berater ansprechen und welche Vorschläge sollten diese einbringen?
G 1: Wie sollten offene Punkte nicht behandelt werden? (Rollenspiel 5’)
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch17InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: Management offener Punkte, 0,5h
Offene Punkte vorstellen
Klärungsvorschläge?
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch18InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Projekt- Statusbericht Präs. vorb., 0,5h Das Projekt ist nun bereits seit 3,5 Monaten am laufen.
Unterlagen im Ordner “2000_12_22” und “2001_1_09” verwenden
Wie liegt das Projekt? Der Projektsponsor erwartet sich einen anschaulichen Bericht (Dauer des Treffen 15 -30 Min.)
G 4+5: Vorstellung
G 1: Was muss bei der der Vorstellung beachtet werden?
G 2: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Wo erahnen Sie Abweichungen vom Projektauftrag?
G 3: Wie sollte ein Statusbericht nicht passieren?(Rollenspiel 5’)
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch19InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 1. Lenkungsausschuss, 30‘
Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, Vertreter der Anwender, 1 Trainer/Berater
Aufgrund von Terminknappheit sind 10 Min. (für jede Gruppe) vorgesehen
Status des Projektes?
Bedeutende offene Punkte?
Wichtige Entscheidungen ausständig?
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch20InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: Projektänderungen per 01.2000,15‘
1.) 2 von 4 Teammitgliedern von Hernstein haben das Unternehmen verlassen
2.) Weiterer MA seitens der FH wird ab 3.2001 mitarbeiten
3.) Wartung der neuen Datenbank kann doch nicht durch Hr. Passweg durchgeführt werden
4.) Statt Access-DB soll nun doch sofort eine MS SQL-Server-Lösung entwickelt werden
5.) Elektronische Ablage mittels DMS “Keyfile” soll so rasch als möglich eingebunden werden
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch21InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Änderungen bewerten, 1 h
Zu jeder Änderung einen Vorschlag, was zu tun ist, erarbeiten
Standard-Formlar dazu verwenden
G 1+2: Besprechung der Änderungsanträge
G 3: Was muss bei diesen beachtet werden?
G 4: Spielt Auftraggeber: Was erwarten Sie sich? Welche Auswirkungen sehen Sie als Auftraggeber?
G 5: Wie sollte diese nicht passieren?(Rollenspiel 5’)
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch22InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: 2. Lenkungsausschuss, 30‘ - 1h
Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, Vertreter der Anwender, 1 Trainer/Berater
Status des Projektes?
Bedeutende Änderungsanträge?
Wichtige Entscheidungen ausständig?
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch23InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Plan zum Mgmt. von Veränderg., 30‘ Wie werden Sie die Lösung implementieren?
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch24InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: Plan präs., 0,5h
Anwesende: Projektsponsor, Projektbetreuer, Projektleiterin, sämtliche Anwender von Hernstein, 2-3 Trainer/Berater
Vorstellung des Plans zum Management von Änderungen
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch25InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
G: Aus LV PM Gelerntes?, 0,5h
Ergebnisse in einer Mindmap
Was war neu?
Was wurde unterschätzt?
Welchen Nutzen hat PM für Sie?
...
LV: Projektmanagement, SS2001, Dr. M. Koch26InformationsberufeAusbildung im Informations- & Knowledge-Management
P: Präs., 0,5h