Jugendsport-Tag 2015Rechnungsbüro / OK

*hostedsport.chby boreas gmbh

*Wer

sin

d w

ir ?*Software-Entwicklung…

…für Industrie, Handel, DL…siehe www.boreas.ch*Ehrenamtliche Taskforce……aus Mitarbeitern und Freunden*Engagement im Jugendsport……seit 1994

InstallationVorbereitung

*Was

bie

ten

wir

?Anmeldeplattfo

rmSchulung

„Organisation“

Schulung„Software“

Hotline Hotline

Anlass

Taskforce

Hotline

*Geg

enle

istu

n gRangliste

Werbeseite, FusszeilenGönnerlisteAuflistung

SchlussberichtLogistik

Wettkampf 1

Wettkampf 2

Wettkampf 3

Druck

Meldeläufer

Dispatcher

Information

Erfasser

Controller

Sorter Stv.Leiter

Speaker

Controlling

Erfassung

SortingInfostand

Troubleshooter

*Wie

wei

ter

?

Anmeldung

• Kontakt RB• eMail-Adresse !

Planung

• Schulung ?• Personal• Infrastruktur• Ablauf• Material• Hotline

Vorbereitung

• Schulung• Aufstellen• Testen• Teamschulung• Hotline

Anlass

• Taskforce vor Ort

• Parkplatz !• Verpflegung !

Abschluss

• Schlussbericht• Listen an ZTV

*The

men

he

ute*Organisation im Rechnungsbüro…

…Stellen und Arbeiten…Tagesablauf*Unsere Unterstützung……Hardware / Software…Hotline / Taskforce*Diverses……Nächste Aktionen

*Mei

lens

tein

eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas

*Anm

eldu

ng *Riegen Jan/Feb*Erfassung der Anmeldungen online*Laufende Kontrolle durch Verband

*Veranstalter (WKL) März*Abholen der Daten online*Einteilung, Spielplan, usw.

*boreas ab April*Aufbereitung der Daten (für RB)

*Mei

lens

tein

eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas

*Vor

bere

itun

g *Deckblatt / Drucksachen*Wettkampfbestimmungen studieren*Geeigneten Raum evaluieren*Kopiergerät(e) reservieren*Personal rekrutieren*Zeitplan / Einsatzplan erstellen*Material bereitstellen*Unterlagen erstellen

*Mei

lens

tein

eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlass amBericht verfassen -> boreas

*Abl

auf-

Übe

rsic

ht

Controlling

J ournal

Eingang

Troubleshooter

Meldestand

Erfassung

Sorting

DruckWettkampfplatz Speeker

Rangliste

Verpackung

Riegen-Couvert

Vereins-Rangliste

Verlosung

Verlosung

Eingang

Eingang

EingangNotenblätter

Eingang

Erfasst

Problem

KontrolliertProblem

Problem

Mutationen Abmeldungen

Eingang

Ausgang Ausgang AusgangEingang

EingangErfasste

Fertig

MeldeläuferDispatcherDruck

Kopieren

Eingang

1

2

3

4

5

Ablagefach

Papier

6

7

*Ein

rich

tung

• Saubere Struktur schaffen• Bewegungsfreihet im Raum erhalten• Kabelführung beachten• Genügend Arbeitsfläche vorsehen

MIT Computer*Ausgabe / Rückbehalt der NB*Erfassung der Mutationen*Nachführen auf Appell-Liste=> je Verein eine Mappe zur Kontrolle ans RB

OHNE Computer*Ausgabe / Rückbehalt der NB*Nachführen auf Appell-Liste=> je Verein eine Mappe an die Mutationsstelle im RB*M

elde

stel

le

*Con

trol

ling *Lesbar ?

*Werte ?*Inhalt ?

*Eingang NB*Journale*Fertige RL

*Erf

assu

ng *Eingabe*Massen*Konzentration*Zahlenblock*Problemeweglegen

*Tro

uble

shoo

t er*Behandlung ALLER Problemfälle*Punktetabellen*Kategorien / Varianten*Fehlende NB*Unlesbares, unklares*…

*NICHT mit RB-LeiterIn besetzen !!*Unterstützung durch Taskforce

Kurze Pause…

*hostedsport.chby boreas gmbh

*Dru

ck*Pendenzen

Prioritäten Terminkontrolle*Reorganisation*Journale*Datenprüfung*Ranglisten*Diverse Auswertungen für Speeker, Presse*PDF-Dateien für Presse, Website, usw.

*Kop

iere

n *Planungswandim RB*TransportRB <> Kopierer

*Kopieren*Zusammen-stellen*Heften

*Sor

ting

/Ve

rpac

kung*1. nach Variante / Kategorie

Kontrolle der Rangliste*2. nach RiegeVerpackung Riegencouvert*Notenblätter*Kreuzchen, Auszeichnungen*Vereinsrangliste*…

*Dis

patc

her *Einzige laufende Person im RB

*Verantwortlich für die Verteilung*Prioritäten setzen*Aufgaben verteilen (Ordnen)

Ordnung im PapierflussRuhe im Rechnungsbüro

GUT *Getränke*Snacks*Klare Kompetenzen*Zutrittsbeschränkung*Aufgräumte Plätze*Ablauf publiziert*Planungswand

NO GO *Musik*Gespräche*Telefonieren*Herumlaufen*Selbst holen/bringen*Mehrere Jobs*Unnötige Personen

*Gen

erel

l

*Dok

umen

te *Handbuch als PDF*Vom ZTV erhalten*auf www.boreas.ch

*Excel für Spiele*Hat die Wettkampfleitung

*Mei

lens

tein

eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas

*Inf

rast

rukt

ur *1 Server*5 Stationen*Windows 2012*Word, Excel 2010

*6 Monitore*Netzwerk*HUB*10m lange Kabel

*Etiketten*Notenblätter

*Versicherung über Verband

Wir liefern Selber besorgen

1-2 Drucker inkl. Treiberfür Windows 2012

1-2 Kopierer

Deckblätter Papier Ersatztoner Bostich Büromaterial

*Mei

lens

tein

eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas

*Sch

luss

phas

e *Appell-Listen verschicken*Notenblätter Etikettieren*Excel-Dateien für Spiele usw.*Rechnungsbüro einrichten*Stellenbeschreibungen, Unterlagen für das Personal*„Aktivity-Board“ rot / weiss / grün*Personalschulung am Vortag

*Mei

lens

tein

eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas

*Anl

ass *Taskforce-Mitglied vor Ort

*Parkplatz in der Nähe (betreut mehrere Orte!)*Verpflegung

H O T L I N E043 443 12 30

uwe.singer@boreas.ch

*Mei

lens

tein

eAnmeldung ausfüllen / abgebenOrganisationsschulungAnmeldung der RiegenVorbereitungen, Material, Unterlagen, …Einarbeitung in den AblaufSoftwareschulungInstallation (Drucker, …)SchlussphaseAnlassBericht verfassen -> boreas

*Sch

luss

beri

cht*Was war gut ?

*Was war schlecht ?*Wie haben wir es gemacht ?*Wie wäre es besser gewesen ?

*Schriftlich an uwe.singer@boreas.ch*Bis 14 Tage nach dem Anlass

Vielen Dank für Ihr Interesseboreas gmbh

*hostedsport.chby boreas gmbh