Contractmanagementin deVreemdelingenketen

En de relatie met

projectmanagement

3 november 2016

3 november 2016

Agenda

• Even voorstellen….

• Wat is de vreemdelingenketen

• Ketenmanagement systemen (KMI)

• Pauze

• Even voorstellen….

• Contractmangement in ketenprojecten

• Algemene ervaring

• Casussen

2

3 november 2016

Even voorstellen

3

Wie is Karin Heijstek en wat doet zij eigenlijk?

- Studeerde Nederlands in Leiden

- In 1990 gaan werken in de Vreemdelingenketen

- In 1994 1e grote project (Vreemdelingenloket)

- In 2007 1e grote aanbesteding: Indigo (IND)

- Sinds 2010 op bestuursdepartement (BZK en VenJ)

3 november 2016

Algemeen

4

Filmpje !

3 november 2016

De Vreemdelingenketen

5

asielzoekers kenniswerkers

studenten

Ketenpartners Vreemdelingenketen• Immigratie- en Naturalisatiedienst• Centraal Orgaan opvang asielzoekers• Dienst Terugkeer en Vertrek• Dienst Justitiële Inrichtingen• Nationale Politie• Koninklijke Marechaussee• Ministerie van Buitenlandse Zaken

Ketenpartners Vreemdelingenketen• Immigratie- en Naturalisatiedienst• Centraal Orgaan opvang asielzoekers• Dienst Terugkeer en Vertrek• Dienst Justitiële Inrichtingen• Nationale Politie• Koninklijke Marechaussee• Ministerie van Buitenlandse Zaken

vreemdeling

illegalen

3 november 2016

Basis-ingrediënten ketensamenwerking

• Dominant ketenprobleem

• Niemand de baas

• Gebruiker centraal

6

?

3 november 2016

Dominant Ketenprobleem (Grijpink)

7

?Wie is de vreemdeling?

3 november 2016

Instroom en opvang cijfers asiel

8

3 november 2016

Crisis in de opvang

9

Leidsch Dagblad – 13 oktober 1998

3 november 201610

Vreemdelingenwet 2000 –Basisvoorziening vreemdelingen

3 november 2016

Instroom en opvang cijfers asiel

11

Bronnen: Rapport onderzoekscommissie COA – 2011, COA.nl, cijfers en feiten

BVV ingevoerd

BVV ingevoerd

3 november 2016

In ketens is niemand de baas (NORA)

...en werk je samen aan een doel

12

3 november 201613

Acht pijlers voor ketensamenwerking (NORA)

3 november 2016

Ketensamenwerking: besluitvorming

14

Topberaad

BZ

KMar RvdR

DGVZvoorzitter

DMB

DRV

COA

DT&V IND

NP

DJI

RvS

Operationele overleggen

3 november 2016

Ketensamenwerking: doelen

• Het Ketenplan (doelen en sturing)

• Het Programmaplan (doelen en sturing)

• Het Jaarplan (wat doen we in een jaar)

15

“ Keteninformatisering VreemdelingenketenJAARPLAN 2015Van ketenpartners voor ketenpartners”

“ Keteninformatisering VreemdelingenketenJAARPLAN 2015Van ketenpartners voor ketenpartners”

3 november 2016

COA

BZBZBZBZ DJI

KMAR IND

NPNPNPNP DT&VDT&VDT&VDT&V

INDiGoVBS

PSH-V

NVIS

IBIS

TULP

ISTV

Centrale Voorzieningen

3 november 2016

3 november 201618

Mens én techniek

3 november 2016

Ketenmanagement

19

Voorbeeld:

• Start KMI+ bij BZk Fixed price aanbesteding Ongewenst proces

• Vervolg bij Min VenJ Evaluatie na 1e Plateau Andere aanpak (Scrum team) Gewenst resultaat

3 november 2016

Uitdagingen

– Het gaat om Mensen (!)

– Meerdere Ministeries / DG’s

– Er is nooit geld (genoeg)

– Ieder heeft z’n eigen belang

20

3 november 2016

Even voorstellen

21

Wie is Jean-Pierre Buuron en wat doet hij eigenlijk?

- Studeerde Wiskunde en Informatica op de TU Delft

- In 2000 gaan werken in de Vreemdelingenketen

- In 2003 1e grote project (Quest)

- In 2007 1e grote aanbesteding: Outsourcing IT ICT IND

- Sinds 2010 op bestuursdepartement (BZK en VenJ)

- Neemt u me vooral niet te serieus!

3 november 2016

Aanbesteding van projecten in Ketens

22

- Verschil tussen Ministeries

- Switchen Ministerie (Onrechtmatig of niet?)

- Hoeveelheid contractmanagers - Centrale afdeling inkoop- Eigen afdeling - Leveranciers Commercieel- Dienstencentra (intern)- CM’s gebruikers

- Daarom: Dienstgericht

3 november 2016

Contractmanagers vs Projectmanagers

23

3 november 2016

Aanbesteding van projecten in Ketens

24

In Praktijk 2 situaties als PM:

1. ik ben bij de start al betrokken

2. Ik kom erin als de contracten al zijn getekend

3 november 2016

De Hype Cycle

25

3 november 2016

Perceptie Leverancier

26

3 november 2016

Rolverdeling PM en CM

27

PM = good guy, CM = bad guy (Jullie ideeen?)

Noodzakelijke kennis bij CM, contextkennis

3 november 2016

Onderhandelingen

28

3 november 2016

Soort project

29

Traditionele bouw vs Agile

- Traditioneel “Keiharde” afspraken noodzakelijk

- Agile: Meer inspanningsverplichting, minder harde

afspraken nodig

3 november 2016

De Praktijk

30

“Maak je niet druk, dat heb ik allemaal geregeld”

- “Daar hebben we niets over vastgelegd”- “Daar ga ik niet over”- “Dat hadden we inderdaad beter moeten opschrijven”- “Was dat mijn verantwoordelijkheid dan?”- “Dat staat er wel, maar zo bedoelden wij dat niet”- “Maar dat is tegen de wet/afspraken”- “Zo werk ik normaal gesproken niet”- “… en btw, ik ga ergens anders aan de slag”

3 november 2016

Hoe de PM zijn baas informeert

31

3 november 2016

Hoe proberen we het nu?

32

- Alle onderdelen CM meteen betrokken voor de aanbesteding

- CM Beheerder: SLA’s, DNO, DFA- CM inkoop: Betrokken bij opstelling aanbesteding- CM eigen afdeling: Soepele overgang naar beheer- Meteen juridische dekking/ondersteuning

- CM blijvend op de hoogte houden!

3 november 201633

3 november 2016

Wat ik graag zou willen van de CM is dat hij…

34

- Zo vroeg mogelijk deelneemt,- in zijn rol blijft,- maar zijn verantwoordelijkheid neemt,- in afstemming met wie de CM nodig vindt,- om mijn doel te bereiken en- achteraf geen gezeur te hebben van alle betrokken

stakeholders- zodat we samen succesvolle projecten kunnen

draaien!

3 november 2016

Vragen?

35