ก

ค ำน ำ งานการเงนและบญชมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด มกระบวนการท าใบยมเงนทดรองราชการ เพอใหเจาหนาททปฏบตงานและบคลากรด าเนนการยมเงนและสงใชเงนยมทดรองราชการมความถกตอง ครบถวนตามระเบยบการเบกจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและน าเงนสงคลง พ.ศ.2551 ของกระทรวงการคลงและแนวปฏบตการยมเงนของมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร อนงคมอกระบวนการท าใบยมเงนทดรองราชการน เปนเครองมอในการปฏบตงานโดยมเนอหา วตถประสงค ขอบเขต ค าจ ากดความ หนาทความรบผดชอบ ผงกระบวนการปฏบตงาน มาตรฐานคณภาพ ระบบตดตามประเมนผล เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน แบบฟอรมทใช การแกไขปญหา และตวอยางเอกสาร กฎ ระเบยบ แนวทางเกยวของกบการยมเงนทดรองราชการทงสน ผจดท าขอขอบคณเพอนรวมงาน ผอ านวยการฯ ผชวยผอ านวยการฯทสนบสนนใหการจดท าคมอปฏบตงานกระบวนการท าใบยมเงนทดรองราชการเลมนบรรลไปดวยด และหวงเปนอยางยงวาจะเปนประโยชนกบมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอดเปนอยางด หากมขอบกพรองใดๆ ผจดท าใครขอค าแนะน าเพอจะไดปรบปรงใหมความสมบรณและครบถวนมากยงขนตอไป นางมลลกา ปญญาเทพ ผจดท า

ข

สารบญ

ค ำน ำ ก

1. วตถประสงค 1

2. ขอบเขต 1

3. ค ำจ ำกดควำม 1

4. หนำทควำมรบผดชอบ 3

5. กำรตรวจเอกสำร 4

6. ผงกระบวนกำรปฏบตงำน (Work Flow) 6

7. ขนตอนกำรปฏบตงำน 8

8. แนวทำงในกำรปฏบตของบคลำกร 20

-มจตรบรกำรทด 20

-ยดแนวทำงปฏบตหลก 20

-เงอนไขกำรยมเงนทดรองรำชกำร 20

-เอกสำรประกอบกำรยมเงน 20

-กำรสงใชเงนยม 22

-หลกฐำนกำรสงใชเงนยมกรณตำงๆ 22

9. มำตรฐำนคณภำพงำน 27

10. ระบบตดตำมประเมนผล 28

11. เอกสำรทเกยวของในกำรปฏบตงำน 28

12. แบบฟอรมทใชในกำรยมเงนทดรองรำชกำร 30

13. ปญหำส ำคญในกำรปฏบตงำนและวธกำรแกไข 32

14. บรรณำนกรม 34

ภำคผนวก 35

ภำคผนวก ก. ตวอยำงแบบฟอรม 36

ภำคผนวก ข. ตวอยำงเอกสำรประกอบกำรยมเงน 38

ตวอยำงสญญำยมเงนทอนมตแลว 38

ตวอยำงบนทกขอควำมและก ำหนดกำรจดกจกรรมทอนมตแลว 40

ตวอยำงแผนปฏบตงำน/โครงกำร 42

ค

ตวอยำงใบขออนญำตไปรำชกำรทอนมตแลว 47

ตวอยำงตนเรองบนทกขอควำมกำรขออนญำตไปรำชกำร ก ำหนดกำร 51

ตวอยำงหนงสอจดซอ/จำงทอนมตแลว 61

ภำคผนวก ค. กฎ ระเบยบ ทเกยวของ 65

ภำคผนวก ง. บนทกทเกยวของ 88

ภำคผนวก จ. ประวตผเขยน 93

1

1. วตถประสงค

1.1 เพอใหสวนราชการมการจดคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถง

รายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของกจกรรม/กระบวนการตางๆ ของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการ

ปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไป

ตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพและบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ

1.2 เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม พฒนาให

การท างานเปนมออาชพ และใชประกอบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากร รวมทงแสดงหรอ

เผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากกระบวนการทมอยเพอ

ขอการรบบรการทตรงกบความตองการ

1.3 เพอเปนแนวทางใหผปฏบตงานในกระบวนการท าใบยมเงนทดรองราชการสามารถปฏบตงาน

การยมและสงใชเงนยมทดรองราชการไดถกตองครบถวนตามระเบยบการเบกจายเงนจากคลง การเกบรกษา

เงนและน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ของกระทรวงการคลง และแนวทางการยมเงนของมหาวทยาลยราชภฏ

ก าแพงเพชร

2. ขอบเขต

คมอปฏบตงานน ครอบคลมขนตอนการปฏบตงานตงแตแนวทางปฏบตงาน เงอนไข เอกสาร

ประกอบการยมเงนและสงใชเงนยมในกรณเปนคาใชจายในการจดกจกรรม/โครงการ เปนคาใชจายการ

เดนทางไปราชการและกรณเปนคาใชจายจดซอจดจางวสดใชสอย ขนตอนการปฏบตงานยมเงนผานระบบ

บญช 3 มต (3DGF) รวมถงตวอยางเอกสารเพอเปนกรณศกษาตามกระบวนจนแลวเสรจ

3. ค ำจ ำกดควำม

อธการบด คอ อธการบดมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

รองอธการบด คอ รองอธการบดมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

คมอกำรปฏบตงำน

กระบวนกำรท ำใบยมเงนทดรองรำชกำร

2

ผอนมต คอ อธการบดหรอรองอธการบด

ผอ านวยการ คอ ผอ านวยการมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด

ผค าประกน คอ ผอ านวยการมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด หรอบคคลทไดรบ

มอบหมายรกษาราชการ

ผตรวจ คอ ผอ านวยการมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด หรอบคคลทไดรบ

มอบหมายรกษาราชการ

ผยมเงน คอ ผทตองการยมเงนเพอมาด าเนนการจดกจกรรม/โครงการ/งานตางๆท

ไดรบอนมตเรยบรอยแลว

ผรบเงน คอ ผทยมเงนตามสญญายมเงน

สญญายมเงน คอ เอกสารสญญาเพอการยมเงนทมรายละเอยดการยมเงน ระยะเวลา

ลายมอชอผยม ผค าประกน ผตรวจ หวหนาการเงน ผอนมต ผรบเงน

พรอมทงระบเลขทสญญายมเงนและวนทครบก าหนดแลว

ใบมอบฉนทะ คอ เอกสารการมอบฉนทะใหผใดผหนงกระท าการอยางใดอยางหนงให และ

ตองมลายมอชอผมอบ ผรบมอบและพยานเรยบรอยแลว

ผมอบฉนทะ คอ ผยมเงนตามสญญายมเงนทไมสามารถเดนทางไปรบเงนยมดวยตนเองได

ผรบมอบฉนทะ คอ ผทรบเงนแทนผยมเงนตามสญญายมเงน

พยาน คอ ผทเปนพยานการมอบฉนทะเพอรบเงนแทนผมอบฉนทะตามสญญายมเงน

แบบ กง.1 คอ ใบขอนมตเบกเงนจากระบบบญช 3 มต

แบบ กง.2 คอ ใบขออนมตเบกเงนคาตอบแทนคาใชสอย จากระบบบญช 3 มต

ใบส าคญการเบกเงน คอ ใบส าคญการเบกเงนจากระบบบญช 3 มต

หวหนาการเงนและบญช คอ ผปฏบตงานในต าแหนงหวหนาการเงนและบญชของ

มหาวทยาลยราชฏก าแพงเพชร

เจาหนาทการเงน คอ เจาหนาทการเงนประจ ามหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด

ผรบผดชอบโครงการ คอ ผทเสนอโครงการตามแผนปฏบตงาน/โครงการประจ าป หรอผท

เปนคณะกรรมการ คณะท างานในโครงการกจกรรมทจะ

ด าเนนการ

ระบบบญช 3 มต คอ โปรแกรมบนทกการซอจางระบบ 3DGF

เจาหนาทบนทกขอมล ระบบ 3 มต คอ ผทบนทกขอมลการยมเงนผานระบบบญช 3 มต

3

ระเบยบการเบกจาย คอ ระเบยบการเบกจายการคลง การเกบรกษาเงนสดและน าสงคลง

พ.ศ.2551 ของกระทรวงการคลง และแนวปฏบตแนวทางการยม

เงนของมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

4. หนำทควำมรบผดชอบ

อธการบด มหนาท อนมตใหยมเงนตามเงอนไขของสญญายมเงน และพจารณาอนมต

หนงสอขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ

รองอธการบด มหนาท ปฏบตราชการแทนอธการบดในการอนมตใหยมเงนตามเงอนไขของ

สญญายมเงน และพจารณาอนมตหนงสอขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ

ผอ านวยการ มหนาท พจารณากลนกรองหนงสอขออนญาตจดกจกรรม/โครงการกอนสงให

รองอธการบดและอธการบดอนมต เปนผตรวจและผค าประกนสญญายมเงนของผ

ทตองการยมเงน

หวหนางานการเงนและบญช มหนาท ตรวจสอบสญญายมเงน ระยะเวลา การค านวณ

เอกสารประกอบการยมเงน หนงสอขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ ก าหนดการ

และแผนปฏบตงานโครงการ

ผยมเงน มหนาท ด าเนนการจดท าเอกสารประกอบการยมเงนและสงใชเงนยมอยาง

ครบถวนและตรงตามเวลาทก าหนด

ผรบเงน มหนาท รบเงนยมจากฝายการเงนทไดรบอนมตเรยบรอยแลว

ผบนทกขอมล มหนาท ตรวจสอบเอกสารประกอบการยมเงน ระยะเวลา การค านวณจ านวน

เงนทยม เอกสารประกอบการยมเงน หนงสอขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ

ก าหนดการและแผนปฏบตงานโครงการและบนทกขอมลการยมเงนผานระบบ

บญช 3 มต

ผมอบฉนทะ มหนาท ยมเงนตามสญญายมเงนทไมสามารถเดนทางไปรบเงนยมดวยตนเอง

ผรบมอบฉนทะ มหนาท รบเงนแทนผยมเงนตามสญญายมเงน

พยาน มหนาท เปนพยานการมอบฉนทะเพอรบเงนแทนผมอบฉนทะตามสญญายมเงน

4

5. กำรตรวจเอกสำร

กระบวนการท าใบยมเงนทดรองราชการ จะยดแนวทางการยมเงนของมหาวทยาลยราชภฏ

ก าแพงเพชร เปนหลกปฏบตงานรวมถงรายละเอยดเอกสารตางๆทเกยวของ ในการตรวจเอกสารทใชในการ

ยมเงนทดรองราชการและใหถกตอง ครบถวนตามระเบยบการจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและน าเงน

สงคลง พ.ศ. 2551 ของกระทรวงการคลง

หลกการตรวจเอกสารยมเงนทดรองราชการ ทส าคญม 3 ประการ ดงน

1. ผทเกยวของตองรระเบยบ เงอนไข แนวปฏบตการยมเงนทดรองไปราชการ

2. เอกสารประกอบการยมเงนตองมความถกตอง ครบถวน ตามระเบยบมหาวทยาลย

ราชภฏก าแพงเพชร วาดวยหลกเกณฑการใชจายเงนรายไดเพอจดกจกรรมทางวชาการ

ของนกศกษา พ.ศ. 2557 ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทาง

ฝกอบรม การจดงาน และการประชมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ,(ฉบบท 2 )พ.ศ.

2552 และ(ฉบบท 3) พ.ศ.2555 ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจาย

คาใชจายในการเดนทางไปราชการ พ.ศ. 2550 และ(ฉบบท 2) พ.ศ.2554 และ

หลกเกณฑการเบกจายคาใชจายการเดนทาง (การเบกคาเชาทพกแบบเหมาจาย)ของ

มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

3. การเบกจายเงนยม และสงคนเงนยมถกตองครบถวน ตามระเบยบการจายเงนจากคลง

การเกบรกษาเงนและน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ของกระทรวงการคลง

ระเบยบและแนวปฏบตทเกยวของ ทผปฏบตและผยมเงนตองทราบเบองตน มดงน

1. ตามระเบยบการจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ของ

กระทรวงการคลง

2. แนวทางการยมเงน ของมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

3. ตามระเบยบมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร วาดวยหลกเกณฑการใชจายเงนรายได

เพอจดกจกรรมทางวชาการของนกศกษา พ.ศ. 2557

4. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางฝกอบรม การจดงาน และ

การประชมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549

5. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางฝกอบรม การจดงาน และ

การประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2552

5

6. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางฝกอบรม การจดงาน และ

การประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 3) พ.ศ. 2555

7. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจายคาใชจายในการเดนทางไปราชการ พ.ศ. 2550

8. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจายคาใชจายในการเดนทางไปราชการ

(ฉบบท 2) พ.ศ. 2554

9. หลกเกณฑการเบกจายคาใชจายการเดนทาง (การเบกคาเชาทพกแบบเหมาจาย) ของ

มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

6 6

6. ผงกระบวนกำรปฏบตงำน (Work Flow)

ชอกระบวนกำร : การยมเงนทดรองราชการ

ขอก ำหนดทส ำคญ : ผยมเงนสามารถด าเนนการยมและสงใชเงนยมทดรองราชการไดถกตองครบถวนตามระยะเวลาทก าหนด

ตวชวดทส ำคญของกระบวนกำร : รอยละของจ านวนผยมเงนทสามารถด าเนนการยมเงนและสงใชเงนยมทดรองราชการตามแนวทางการยมเงนของมหาวทยาลย-

ราชภฏก าแพงเพชร และระเบยบการเกบรกษาเงนและน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ของกระทรวงการคลง (รอยละ 100)

ล ำดบ ผงกระบวนกำร ระยะเวลำ รำยละเอยดงำน มำตรฐำนคณภำพงำน เอกสำรทเกยวของ ผรบผดชอบ

1

1.ออกแบบเอกสารใหผยมเงนกรอก

รายละเอยดการขอยม เ งนและ

รวบรวมเอกสารทเกยวของ

1.ผ ย ม เ งนสามารถกรอกและให

รายละ เอยดท ขอยม เ งน ไดอย า ง

ครบถวน

1.แบบขอยมเงนทดรองราชการ

(เอกสารหมายเลข 1)

2.ใบมอบฉนทะ

(เอกสารหมายเลข 2)

เจาหนาทการเงน

2

30 นาท 1.กรอกรายละเอยดในแบบขอยม

เงนทดรองราชการ พรอมแนบ

เอกสารประกอบการยมเงนทอนมต

แลวครบถวน

1.เจาหนาทการเงนสามารถบนทก

ขอมลการยมเงนทดรองในระบบบญช

3 มต

1.แบบขอยมเงนทดรองราชการทกรอก

รายละเอยดแลว(ภาคผนวก ก.1)

2.เอกสารประกอบการยมเงนทอนมต

แลว

ผยมเงน

3

15 นาท 1.ตรวจสอบความถกตองแบบขอยม

เงนทดรองราชการ และเอกสาร

ประกอบการยมเงน

1.เจาหนาทการเงนสามารถบนทก

ขอมลการยมเงนทดรองในระบบบญช

3 มต

- เจาหนาทการเงน

4

25 นาท 1.บนทกขอมลในระบบบญช 3 มต

2.บนทกและจดเกบเอกสาร

1.ผยมเงนลงนามขอยมเงนและรบเงน

พ ร อ ม น า เ ส น อ ให ผ อ า น ว ย ก า ร

ตรวจสอบได

1.สญญายมเงน 2 ฉบบ

2.เอกสารประกอบการยมเงนทอนมต

แลว

เจาหนาทการเงน

เจาหนาทแบบฟอรม

เอกสารทเกยวของ

เขยนแบบขอยมเงนทดรอง

ราชการ พรอมแนบเอกสาร

ตรวจสอบความถกตอง

บนทกขอมลระบบ 3 มต

7

7 ล ำดบ ผงกระบวนกำร ระยะเวลำ รำยละเอยดงำน มำตรฐำนคณภำพงำน เอกสำรทเกยวของ ผรบผดชอบ

5

10 นาท 1.ผยมเงนลงนามผยมเงนและผรบ

เงน

2.กรอกใบมอบฉนทะ (กรณ ไม

สามารถไปรบเงนยมดวนตนเองได)

1.ผยมเงนลงนามเอกสารในสญญายม

เงนครบถวน

2.ผยมเงนกรอกเอกสารใบมอบฉนทะ

และพยานลงนามอยางครบถวนและ

สามารถสงเอกสารใหการเงนได

1.สญญายมเงน 2 ฉบบ

2.ใบมอบฉนทะทกรอกแลว

(ภาคผนวก ก. 2)

3.เอกสารประกอบยมเงนอนมตแลว

(ภาคผนวก ข)

ผยมเงน

6

1 วน 1.ผอ านวยการพจารณาตรวจสอบ

การยมเงนพรอมลงนาม

1.สญญายมเงนสามารถสงไปเบกเงนท

ฝายการเงนก าแพงเพชรได

1.สญญายมเงน 2 ฉบบ

2.เอกสารประกอบการยมเงนทอนมต

แลว

ผอ านวยการ

1 วน 1.เจาหนาทการเงนตรวจสอบการลง

นามเอกสารอยางครบถวน

1.สญญายมเงนสามารถสงไปเบกเงนท

ฝายการเงนก าแพงเพชรได

1.สญญายมเงน 2 ฉบบ ทลงนามแลว

2.ใบมอบฉนทะ

3.เอกสารประกอบยมเงนอนมตแลว

หวหนาทการเงน

7

5 วน 1 . ห ว ห น า ก า ร เ ง น แ ล ะ บ ญ ช

ตรวจสอบความถกตองเอกสาร

น าเสนอผบรหารอนมต และเบก

จายเงนยมใหผยมเงน

1.สามารถออกเงนสดหรอเชคเงนสด

ใหกบผยมเงนไดตามเอกสารทขอยม

เงน

1.สญญายมเงน 2 ฉบบ (ภาคผนวก ข.1)

2.ใบมอบฉนทะ

3.เอกสารประกอบยมเงนทอนมตแลว

ห วหน าการ เ งน

และบญช

8

1 วน 1.ผยมเงนรบเงนสดหรอเชคเงนยม

1.ผยมเงนไดรบเงนยมตามทตองการ 1.เงนสดหรอเชคเงนยม

2.ส าเนาสญญายมเงน

3.เอกสารประกอบการยมเงน(บางสวน)

ผยมเงน

หวหนาทการเงน

ตรวจสอบ

ผยมเงนลงนามสญญายมเงน

และใบมอบฉนทะ

ตรวจสอบ

รบเงนยม

ทดรองราชการ

ผาน

ถกตอง ครบถวน

ตรวจและสงเอกสาร

ไมผาน

ไมถกตอง ครบถวน

8

7. ขนตอนกำรปฏบตงำน

รายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของคมอกระบวนการยมเงนทดรองราชการ มดงน

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

1.ออกแบบเอกสารใหผยม

เงนกรอกรายละเอยดการ

ขอย ม เ ง นและรวบรวม

เอกสารทเกยวของ

1.1 ออกแบบเครองมอเพอใหเจาหนาทการเงนสามารถบนทกขอมลการยมเงนทด

รองผานระบบบญช 3 มต ทราบวาผยมเงนตองการยมเงนส าหรบจดกจกรรม

โครงการ คาใชจายทใช จ านวนเงนทใช วนททใชเงนในกจกรรมไดอยางถกตอง

ครบถวน รวมถงเอกสารทผยมเงนตองใชแนบการยมเงนนนมอะไรบาง จงม

แบบฟอรมทเกยวของ ดงน

1) แบบขอยมเงนทดรองราชการ (เอกสารหมายเลข 1)

2) ใบมอบฉนทะ (เอกสารหมายเลข 2)

(ดาวนโหลดไดท http://maesot.kpru.ac.th/th/งานการเงนและบญช)

2.กรอกรายละเอยดในแบบ

ขอยมเงนทดรองราชการ

พ ร อ ม แ น บ เ อ ก ส า ร

ประกอบการยมเงนทอนมต

แลวครบถวน

2.1 ผยมเงนกรอกรายละเอยดการขอยมเงนใน “แบบขอยมเงนทดรองราชการ”

(ภาคผนวก ก. 1) ใหครบถวน (ดาวนโหลดไดท

https://maesot.kpru.ac.th/wp-

content/uploads/2017/04/form_borrow.pdf)

2.2 ผยมเงนตองแนบเอกสารประกอบการยมเงนตามลกษณะการยมเงนของการ

จดกจกรรม (ภาคผนวก ข.) ดงน

1) กรณยมเงนเปนคาใชจายในการจดกจกรรม/โครงการ

- ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการพรอม

ก าหนดการ (ภาคผนวก ข. 2)

- ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ (ภาคผนวก ข. 3)

- หนงสอขออนญาตจดซอจดจาง (PS1-2) ทอนมตแลว

(กรณทอยในกจกรรม/โครงการเดยวกน) (ภาคผนวก ข. 6)

2) กรณยมเงนเปนคาใชจายเพอเดนทางไปราชการ

- ใบขออนญาตไปราชการตองไดรบอนมตเรยบรอยแลว

(ภาคผนวก ข. 4)

- หนงสอตนเรองหรอค าสงทไดรบการอนมตแลว

(ภาคผนวก ข. 5)

9

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

- บนทกขอความฉบบจรงขอไปราชการโดยใชรถยนตสวนตวท

ไดรบอนมตเรยบรอยแลว

3) กรณยมเงนเปนจดซอจดจางวสด คาใชสอย

- หนงสอขออนญาตจดซอจดจาง (PS1-2) ทอนมตแลว

ฉบบจรง 1 ฉบบ (ภาคผนวก ข. 6) ส าเนา 1 ฉบบ

พรอมแนบส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม

ก าหนดการ ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ

3.ตรวจสอบความถกตอง

แ บ บ ข อ ย ม เ ง น ท ด ร อ ง

ราชการ และเอกสาร

ประกอบการยมเงน

3.1 ตรวจสอบรายละเอยดแบบขอยมเงนทดรองราชการวาผยมเงนไดใหขอมลการ

ขอยมเงนครบถวนตามแบบฟอรมทงหมดอยางครบถวน ถกตอง

3.2 ตรวจสอบเอกสารประกอบการยมเงนตามแนวทางการยมเงนของ

มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร เปนหลกปฏบตงานรวมถงรายละเอยดเอกสาร

ตางๆทเกยวของ ในการตรวจเอกสารทใชในการยมเงนทดรองราชการและให

ถกตอง ครบถวนตามระเบยบการจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและน าเงนสง

คลง พ.ศ. 2551 ของกระทรวงการคลง (ดไดจากภาคผนวก ข.)

เทคนคกำรตรวจสอบเอกสำรกำรยมเงน มดงน

1) กรณยมเงนเปนคำใชจำยในกำรจดกจกรรม/โครงกำร

- ผยมเงนตองเปนผรบผดชอบกจกรรม/โครงการ หรอ เปน

คณะกรรมการ/คณะท างาน

- แผนงาน/โครงการมกำรค ำนวณคำใชจำยโดยแยกรายการ

คาตอบแทนวทยากร คาทพก คาอาหารกลางวน

คาอาหารวางและเครองดม คาใชจายอนๆทเกยวของกบ

การจดกจกรรมใหครอบคลมคาใชจายทจ าเปนตองใช (โดยม

ระบไวในรายละเอยดรายจายภายในแผนปฏบตงาน

โครงการ)

- ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการพรอม

ก าหนดการ ทระบคำใชจำยทตองใชอยางครบถวน ระบวน

เวลำทจดกจกรรม/โครงการ ทผำนควำมเหนชอบจำก

ผอ ำนวยกำรและไดรบอนมตจำกอธกำรบดเรยบรอยแลว

10

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

- ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการตองมผเสนอโครงการและผ

เหนชอบโครงการลงชอเรยบรอยแลว

- หนงสอขออนญาตจดซอจดจาง (PS1-2) ทอนมตแลว

(กรณทอยในกจกรรม/โครงการเดยวกน ตามรายละเอยด

คาใชจายคาวสดในโครงการและอยในประเภทยมคาวสด)

2) กรณยมเงนเปนคำใชจำยเพอเดนทำงไปรำชกำร

- ใบขออนญาตไปราชการตองไดรบอนมตเรยบรอยแลว

พมพหนำ-หลง ทมรำยกำรคำใชจำยโดยแยกรายการคาท

พก คาเบยเลยง คาพาหนะ คาลงทะเบยน และคาใชจาย

อนทเกยวของกบการเดนทางไปราชการอยางครบถวน

- มหนงสอตนเรองหรอค ำสงทไดรบมอบหมายจาก

ผบงคบบญชาอยางชดเจน หรอบนทกขออนญาตเขารวม

ประชม อบรม สมมนา ศกษาดงานทไดรบกำรอนมต

เรยบรอยแลว

- กรณทใชรถยนตสวนตวเดนทางไปราชการ ตองเปน

บนทกขอควำมขอไปรำชกำรโดยใชรถยนตสวนตวฉบบ

จรง พรอมระบหมายเลขทะเบยนรถ เหตผลทตองใช

รถยนตสวนตวไปราชการ ระยะทางทไป สถานทไป จงหวด

ทไปและอนๆทเกยวของใหชดเชน ทไดรบอนมตเรยบรอย

แลวเทานน

3) กรณยมเงนเปนจดซอจดจำงวสด คำใชสอย

- ผยมเงนเปนผขอควำมตองกำรใชหรอซอวสดตาม

แบบฟอรมจดซอจดจาง (PS1-2)เทำนน

- มหนงสอขออนญาตจดซอจดจาง (PS1-2) ทอนมตแลว

พรอมมลำยมอชอเจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสด

อธการบดและผตองการใชอยางครบถวน ฉบบจรง

โดยแนบเอกสารดงน

11

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

3.1 แนบส ำเนำบนทกขอความขออนญาตจด

กจกรรม/โครงการ ทระบคาใชจายทตองใชอยางครบถวน

ระบวนเวลาทจดกจกรรม/โครงการ ทผานความเหนชอบ

จากผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอย

แลว

3.3 ก ำหนดกำร ของกจกรรมทจะจด

3.2 ส ำเนำแผนปฏบตงาน/โครงการทมผเสนอ

โครงการและผเหนชอบโครงการลงชอเรยบรอยแลว

(กรณยมเงนจดซอจดจางจ านวนหลายชดแตโครงการ

เดยวกน ใหแนบบนทกขอความและส าเนาแผนปฏบตงาน/

โครงการ จ านวน 1 ชด

หากเอกสารประกอบการยมเงนไมครบถวน จะสงคนผยมเงนด าเนนการแกไข

และแนบเอกสารใหครบถวน

4 .บ นท กขอมล ในระบบ

บญช 3 มต

4.1 เจาหนาทการเงนบนทกขอมลการขอยมเงนในระบบบญช 3 มต มดงน

1) ผปฏบตเขาระบบจากคอมพวเตอรท Drive: C โฟลเดอร GFMIS

ดงภาพ

2) เลอกดบเบลคลก ทไฟล UGFMIS01.exe ดงภาพ

12

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

3) เลอก RUN เพออพเดทขอมลของระบบบญช 3 มต ดงภาพ

4) เมอคลก RUN จะมกลองขอความใหกด Update ดงภาพ

และรอสกครจนเสรจจะปรากฏหนาตางวา ตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอย และกด

Finnish ดงภาพ

5) เมอมหนาตาง Login Form to 3D-GF ใหเจาหนาทใสรหสผใช และ

รหสผาน หลงจากนนกด OK ดงภาพ

13

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

6) เมอเขาสระบบ 3DGF แลว จะเขาด าเนนการบนทกขอมลการยมเงนทด

รองราชการ ตามขนตอนดงตอไปน

รปท 1 หนาจอโปรแกรมบนทกสญญายมเงน

รปท 2 หนาจอโปรแกรมบนทกเขาเพมใบยมใหม

รปท 3 หนาจอโปรแกรมบนทกเลอกผยมเงน

14

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

\

รปท 4 หนาจอโปรแกรมบนทกรายละเอยดการยมเงน

ค ำอธบำย กำรใสขอมล ขอ 5-10 ดงน

5. ระบชอ-สกล ผทขอยมเงนราชการ 6. ระบโปรแกรม/หนวยงานของผยมเงนราชการ 7. ระบชอผค าประกน (กรณมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด

เปนผอ านวยการ) 8. ระบรายละเอยดเพอเปนคาใชจายในการยมเพออะไร เชน จด

กจกรรมอบรมเชงปฏบตการใหความรบรการใหค าปรกษา, ศกษาดงานนอก

สถานทและคาวสด

9. ระบชวงเวลาด าเนนการทตองการใชเงนยม เชน

-การจดกจกรรม ใหระบ วนแรกถงวนสดทายทจดกจกรรม

-การเดนทางไปราชการ ใหระบ วนทเดนทางไป-วนทเดนทางกลบ

-จดซอจดจาง ใหระบ วนทตองการใชเงนในการด าเนนการ

10. คลกปมเพมรายการจะปรากฏหนาตางรายการทขอยมเงนขน ดงน

15

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

รปท 5 หนาจอโปรแกรมบนทกรายการทขอยมเงน

โดยเพมรายการทตองการยมเงนจนครบตามทตองการยมเงน หลงจากนน

รปท 6 หนาจอโปรแกรมบนทกพมพเมอเพมรายการเรยบรอยแลว

16

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

รปท 7 หนาจอโปรแกรมบนทกพมพท าการบนทกเรยบรอยแลว

หลงจากนนจะปรากฏไฟลเอกสารเวรด “ใบสญญาการยมเงน” ดงน

รปท 8 ภาพใบสญญาการยมเงน ดานหนา

17

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

รปท 9 ภาพใบสญญาการยมเงน ดานหลง

4.2 พมพเอกสาร “สญญายมเงน” เปนหนา-หลง จ านวน 2 ฉบบ พรอมแนบ

เอกสารประกอบการยมเงนไว

5.บนทกและจดเกบเอกสาร

5.1 บนทกไฟลเอกสาร “สญญาการยมเงน” ในคอมพวเตอร โดย

บนทกไฟลเอกสารในคอมพวเตอร ไดรฟ D โฟลเดอร ดงน

: Account_2560 > 3DGF > สญญายมเงน > ประจ าเดอน

บนทกชอเอกสารดวย ชอผขอยมเงน-จ านวนเงนทยมทงหมด

: พรรษพร - 52140

ดงภาพตอไปน

18

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

รปท 1 ภาพการบนทกไฟลเอกสาร

5.2 ลงรายละเอยดการยมเงนลงในชองดานลางของแบบฟอรมการขอยมเงนทดรองราชการ ส าหรบเจาหนาทบนทกขอมล ระบบ 3 มต ตวอยางดงน

รปท 2 ภาพการบนทกขอมลในแบบขอยมเงนทดรองราชการ

5.3 จดเกบแบบขอยมเงนทดรองราชการ (ขอ 5.3) เขาแฟมเรยงล าดบวนท

6.สงเอกสารผยมเงนลงนาม

ผยมและผรบเงน

6.1 น าเอกสาร “สญญาการยมเงน” จ านวน 2 ฉบบ พรอมเอกสารประกอบการยมเงน ใหผยมเงนลงนามในชองผยม และ ผรบเงน จ านวน 2 จด ทง 2 ฉบบ

7.กรอกใบมอบฉนทะ (กรณ

ไมสามารถไปรบเงนยมดวน

ตนเองได)

7.1 ผยมเงนกรอกใบมอบฉนทะ (ดาวนโหลดไดท

https://maesot.kpru.ac.th/wp-

content/uploads/2016/08/form_authorize_v2.pdf )

กรณทผยมไมสามารถเดนทางไปรบเงนทฝายการเงนไดดวยตนเอง

*ดงตวอยางการกรอกรายละเอยดใบมอบฉนทะ (ภาคผนวก ก. 2 )

8.ผ อ านวยการพจารณา

ตรวจสอบการยมเงนพรอม

ลงนาม

8.1 น า “สญญาการยมเงน” จ านวน 2 ฉบบ พรอมเอกสารประกอบการยมเงนทผยมเงนลงนาม “ผยม” และ “ผรบเงน” เรยบรอยแลว เสนอผอ านวยการตรวจสอบพรอมลงนาม “ผค าประกน” และ “ผตรวจสอบ” ในสญญายมเงนทง 2 ฉบบ

19

รำยละเอยด ขนตอนกำรปฏบตงำน

9 . เ จ า ห น า ท ก า ร เ ง น

ต ร ว จ ส อ บ ก า ร ล ง น า ม

เอกสารอยางครบถวน

9.1 ตรวจสอบเอกสารสญญายมเงน โดยตรวจสอบจดการลงนามใหครบถวนดงน 1) ผยม โดยผขอยมเงน 2) ผค าประกน โดยผอ านวยการ 3) ผตรวจสอบ โดยผอ านวยการ 4) ผรบเงน โดยผขอยมเงน (คนเดยวกนกบผยมเงน)

9.2 น าสญญาการยมเงน” จ านวน 2 ฉบบ พรอมเอกสารทผยมเงนและผอ านวยการลงนามเรยบรอยแลว สงใหฝายการเงนก าแพงเพชรด าเนนการตอไป

10 .ห วหน าการ เงนและ

บญช ตรวจสอบความถก

ต อ ง เ อ ก ส า ร น า เ ส น อ

ผ บร หารอน มต และ เบ ก

จายเงนยมใหผยมเงน

10.1 ฝายการเงน(ก าแพงเพชร) จะตรวจสอบสญญายมเงนและเอกสารประกอบอกครงเพอความถกตองครบถวนและน าเสนออธการบดพจารณาอนมตการยมเงนตอไป (*เปนกระบวนการ/วธการของฝายการเงน (ก าแพงเพชร) 10.2 เมออนมตการยมและด าเนนการเบกจายเงนตามสญญาการยมเงนทอนมตเรยบรอยแลว เจาหนาทการเงน (ก าแพงเพชร)จะเบกจายเงนใหกอนวนทตองการเงนอยางนอย 3 วน -จ านวนเงนยมต ากวา 5,000 บาท จายเปนเงนสด -จ านวนเงนยมสงกวา 5,000 บาท จายเปนเชคเงนสด และจะลงเลขทเงนยมผานระบบบญช 3 มต 10.3 เจาหนาทการเงน(ก าแพงเพชร) จะแจงมายงเจาหนาทการเงน (แมสอด) ทราบและแจงผยมเงนใหสามารถเขารบเงนยมไดทฝายการเงน (ก าแพงเพชร)

11.ผยมเงนรบเงนสดหรอ

เชคเงนยม

11.1 ผยมเงนเขารบเงนสดหรอเชคเงนยมไดทฝายการเงน (ก าแพงเพชร)

11.2 ผมอบรบฉนทะแทนผยม เขารบเงนสดหรอเชคเงนยมไดทฝายการเงน

(ก าแพงเพชร) กรณ ทผยมเงนไมสามารถรบเงนดวยตนเองได (*ผยมเงนท าใบ

มอบฉนทะเรยบรอยแลว)

โดยตามแนวทางปฏบตของมหาวทยาลยฯก าหนดใหเบกจายเงนยมใหกบผยม

ดงน

-จ านวนเงนยมต ากวา 5,000 บาท จายเปนเงนสด -จ านวนเงนยมสงกวา 5,000 บาท จายเปนเชคเงนสด

20

8. แนวทำงในกำรปฏบตของบคลำกร

เจาหนาทการเงนทปฏบตงานบนทกขอมลการยมเงนผานระบบบญช 3 มต ตรวจสอบเอกสารทใช

ในการยมเงนแลวจะตองเรยนรและศกษากฎ ระเบยบ แนวปฏบตทมหาวทยาลยฯก าหนดใหบคลากรใช

รวมกน รวมถงสามารถบอกรายละเอยดเกยวกบการยมเงน การสงใชเงนยมอนๆ ไดดวย โดยมแนวทาง

ขอมลในการปฏบตงานของเจาหนาทการเงนควรทราบและปฏบต ดงน

1) มจตบรกำรทด

เจาหนาทการเงนทดตองมจตบรการทดในการใหบรการดวยการพดจาสภาพ ชดถอยชดค า ยม

แยม ใหขอมลทถกตองในสงทผรบบรการตองการทราบไดอยางรวดเรว หากมขอมลทใหใน

ขณะนนไมไดควรขอขอมลการตดตอกลบไว และรบด าเนนการหาค าตอบใหกบผรบบรการ

อยางรวดเรว

2) ยดแนวทำงปฏบตหลก

2.1 ตามระเบยบการจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ของ

กระทรวงการคลง

2.2 แนวทางการยมเงน ของมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

3) เงอนไขกำรยมเงนทดรองรำชกำร

3.1 ผยมเงนตองสงสญญายมเงนกอนวนจดกจกรรม/โครงการ หรอกอนเดนทางไปราชการ

เดนทางไปอบรมสมมนา ศกษาดงาน อยางนอย 3 วนท าการ

3.2 ผยมเงนจะมสทธท าสญญายมเงนไดเพยง 1 สญญา โดยตองสงใชคนเงนยมตามสญญาจน

ครบถวนกอน จงจะมสทธท าสญญายมเงนฉบบใหมครงตอไปได

3.2 การสงคนเงนยม กรณมเงนยมเหลอจาย หรอ การสงเอกสารหลกฐานเคลยรเงนยม

- กรณจดกจกรรมโครงการ ใหลางเงนยมภำยใน 30 วน นบจากวนทรบเงนยม

- กรณเดนทางไปราชการหรอเดนทางไปประชม อบรม สมมนา ศกษางาน ใหลาง

เงนยมภำยใน 15 วน นบจากวนทกลบจากไปราชการ

4) เอกสำรประกอบกำรยมเงนในกรณตำง

4.1 กรณยมเงนเปนคาใชจายในการจดกจกรรม/โครงการ

ผยมเงนตองเปนผรบผดชอบกจกรรม/โครงการ หรอ เปนคณะกรรมการ/คณะท างานใน

โครงการ ซงตองค านวณคาใชจายโดยแยกรายการคาตอบแทนวทยากร คาทพก คาอาหารกลางวน

คาอาหารวางและเครองดม คาใชจายอนๆทเกยวของกบการจดกจกรรมใหครอบคลมคาใชจายทจ าเปนตอง

ใช (โดยมระบไวในรายละเอยดรายจายภายในแผนปฏบตงานโครงการ) มหลกฐานประกอบการยมเงนดงน

21

1. สญญายมเงน (จากระบบบญช 3 มต) จ านวน 2 ฉบบ

2. ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการพรอมก าหนดการ โดยระบ

รายละเอยดคาใชจายทตองใชอยางครบถวน ระบวนเวลาทจดกจกรรม/โครงการ ท

ผานความเหนชอบจากผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอยแลว

3. ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการลงชอ

เรยบรอยแลว

4. หนงสอขออนญาตจดซอจดจาง (PS1-2) ทอนมตแลว (กรณทอยในกจกรรม/โครงการ

เดยวกน ตามรายละเอยดคาใชจายคาวสดในโครงการ)

4.2 กรณยมเงนเปนคาใชจายเพอเดนทางไปราชการ

ผยมเงนตองค านวณคาใชจายโดยแยกรายการคาทพก คาเบยเลยง คาพาหนคาลงทะเบยน

และคาใชจายอนทเกยวของกบการเดนทางไปราชการอยางครบถวนไมวาจะเปนไปราชการ หรอไปประชม

อบรม สมมนา ศกษาดงาน หลกฐานประกอบการยมเงนดงน

1. สญญายมเงน (จากระบบบญช 3 มต) จ านวน 2 ฉบบ

2. ใบขออนญาตไปราชการทไดรบอนมตเรยบรอยแลว

3. หนงสอตนเรองหรอค าสงทไดรบมอบหมายจากผบงคบบญชาอยางชดเจน หรอบนทก

ขออนญาตเขารวมประชม อบรม สมมนา ศกษาดงานทไดรบการอนมตเรยบรอยแลว

กรณใชรถยนตสวนตวเดนทางไปราชการ

4. บนทกขออนญาตไปราชการโดยใชรถยนตสวนตวทไดรบอนมตเรยบรอยแลว พรอม

ระบหมายเลขทะเบยนรถ เหตผลทตองใชรถยนตสวนตวไปราชการ ระยะทางทไป

สถานทไป จงหวดทไปและอนๆทเกยวของใหชดเชน

4.3 กรณยมเงนเปนจดซอจดจางวสด คาใชสอย

ผยมเงนตองเปนผขอความตองการใชหรอซอวสดตามแบบฟอรมจดซอจดจาง (PS1-2)

พรอมทงค านวณคาใชจายตอหนวย รายการอยางถกตองครบถวน หลกฐานประกอบการยมเงนดงน

1. สญญายมเงน (จากระบบบญช 3 มต) จ านวน 2 ฉบบ

2. หนงสอขออนญาตจดซอจดจาง (PS1-2) ทอนมตแลว พรอมมลายมอชอเจาหนาท

พสด หวหนาเจาหนาทพสด อธการบดและผตองการใชอยางครบถวน

3. ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการพรอมก าหนดการ โดยระบ

รายละเอยดคาใชจายทตองใชอยางครบถวน ระบวนเวลาทจดกจกรรม/โครงการ ท

ผานความเหนชอบจากผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอยแลว

22

4. ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการลงชอ

เรยบรอยแลว (กรณยมเงนจดซอจดจางจ านวนหลายชดแตโครงการเดยวกน ใหแนบ

บนทกขอความและส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ จ านวน 1 ชด)

5) กำรสงใชเงนยม

การสงใชเงนยมทดรองราชการ จะมหมวดเงนคาใชจาย คาใชจาย และเอกสารทตดจายในระบบ

บญช 3 มต ดงน

หมวดเงนคาใชจาย คาใชจาย ตดในระบบ 3 มต คาวสด คาวสดในการจดกจกรรม/โครงการ แบบ กง.1 คาตอบแทน คาตอบแทนวทยากร

คาตอบแทนกรรมการตดสนการแขงขน แบบ กง.2

คาใชสอย คาอาหาร อาหารวางและเครองดม คาเงนรางวลการแขงขนตางๆ

แบบ กง.2

คาใชจายเดนทางไปราชการ อบรม ประชม สมมนา ศกษาดงาน

แบบ กง.3

6) หลกฐำนกำรสงใชเงนยมเงนในกรณตำงๆ

แยกตามหมวดเงนคาใชจายและการตดจายในระบบบญช 3 มต ดงน

6.1 กรณกำรเบกลำงเงนยมในกำรจดกจกรรม/โครงกำร

6.1.1 คาตอบแทนวทยากร คาตอบแทนกรรมการตางๆ มหลกฐานทตองสงใชเงนยมดงน

ใบส าคญการเบกเงน (ตดจายจากระบบ 3 มต/เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบขออนมตเบกเงน แบบ กง.2 (จากระบบบญช 3 มต//เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบสรปรายละเอยดการเบกคาตอบแทนวทยากร (กรณมตงแต 2 คนขนไป)

ใบส าคญรบส าหรบวทยากร พรอมส าเนาบตรประชาชนของวทยากร

โดยวทยากรลงนามผรบเงน และผยมเงนลงนามผจายเงนเรยบรอยแลว

หนงสอเชญวทยากร ฉบบจรง ทระบวน เวลา เรองทเชญมาเปนวทยากรระบไว

อยางชดเจนในหนงสอ (กรณวทยากรภายนอกเปน=หนงสอภายนอก

วทยากรภายในเปน=บนทกขอความ)

ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ ทระบคาใชจายอยาง

ครบถวน วนเวลาทจดและงบประมาณทใชจายโดยผานความเหนชอบจาก

23

ผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอยแลว และมรายการ

คาใชจายคาตอบแทนวทยากรระบไวอยางชดเจน

ก าหนดการทระบชวงเวลาทวทยากรบรรยาย อบรม สมมนาและระบชอ

วทยากรทมาอบรมใหอยางชดเจน

ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการลง

ชอเรยบรอยแลว

ส าเนาสญญาการยมเงน

(ดรายละเอยดไดจากคมอการเบกจายคาตอบแทน ใชสอย ดาวนโหลดไดท

https://maesot.kpru.ac.th/wp-content/uploads/2017/04/Cost_Bills.pdf )

6.1.2 คาอาหาร อาหารวางและเครองดม มหลกฐานประกอบการสงใชเงนยม ดงน

ใบส าคญการเบกเงน (ตดจายจากระบบ 3 มต/เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบขออนมตเบกเงน แบบ กง.2 (จากระบบบญช 3 มต//เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบสรปรายละเอยดการเบกอาหาร อาหารวางและอาหารวาง (กรณมตงแต 2

รานหรอ 2 คนขนไปและจ านวนเงน,คาอาหารกลางวน,อาหารเยน ไมเทากน)

ใบส าคญรบพรอมส าเนาบตรประชาชน หรอใบเสรจรบเงนของผรบจางท าอาหาร

โดยผรบจางท าอาหารลงนามผรบเงน และผยมเงนลงนามผจายเงน)

รายชอพรอมลายมอชอผเขารวมกจกรรม/โครงการ (ฉบบจรง) ครบตามจ านวน

คนทเบก ซงหากกจกรรมมหลายวนใหแยกใบรายชอพรอมลายมอชอของ

ผเขารวมกจกรรม/โครงการตามวนทจด

ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ ทระบคาใชจายอยาง

ครบถวน วนเวลาทจดและงบประมาณทใชจายโดยผานความเหนชอบจาก

ผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอยแลว และมรายการ

คาใชจายอาหาร อาหารวางและเครองดมระบไวดวย

ก าหนดการทระบชวงเวลาในการพกรบประทานอาหาร อาหารวางและ

เครองดมอยางชดเจน

ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการลง

ชอเรยบรอยแลว

ส าเนาสญญาการยมเงน

24

(ดรายละเอยดไดจากคมอการเบกจายคาตอบแทน ใชสอย ดาวนโหลดไดท

https://maesot.kpru.ac.th/wp-content/uploads/2017/04/Cost_Bills.pdf )

6.1.3 คาตอบแทนกรรมการตดสนการประกวด แขงขน มหลกฐานประกอบสงใชเงนยมดงน

ใบส าคญการเบกเงน (ตดจายจากระบบ 3 มต/เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบขออนมตเบกเงน แบบ กง.2 (จากระบบบญช 3 มต//เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบสรปรายละเอยดการเบกคาตอบแทน (กรณมตงแต 2 คนขนไป)

ใบส าคญรบ พรอมส าเนาบตรประชาชนของวทยากร โดยกรรมการตองลงนาม

ผรบเงน และผยมเงนลงนามผจายเงนเรยบรอยแลว

หนงสอเชญคณะกรรมการ ฉบบจรง ทระบวน เวลา เรองการแขงขนระบไว

อยางชดเจนในหนงสอ (กรณกรรมการภายนอกเปน=หนงสอภายนอก

กรรมการภายในเปน=บนทกขอความ)

ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ ทระบคาใชจายอยาง

ครบถวน วนเวลาทจดและงบประมาณทใชจายโดยผานความเหนชอบจาก

ผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอยแลว และมรายการ

คาใชจายคาตอบแทนวทยากรระบไวอยางชดเจน

ก าหนดการทระบชวงเวลาการแขงขนและตดสนการแขงขนอยางชดเจน

เกณฑ ระเบยบ เงนรางวลรวมถงรายละเอยดการแขงขนไวอยางครบถวน

ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการลง

ชอเรยบรอยแลว

ส าเนาสญญาการยมเงน

6.1.3 คาเงนรางวลการประกวด แขงขน มหลกฐานประกอบการสงใชเงนยม ดงน

ใบส าคญการเบกเงน (ตดจายจากระบบ 3 มต/เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบขออนมตเบกเงน แบบ กง.2 (จากระบบบญช 3 มต//เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบสรปรายละเอยดเบกคาเงนรางวลการแขงขนแตละประเภท (ตงแต 2 คนขนไป)

ใบส าคญรบ พรอมส าเนาบตรประชาชนของผทไดรบเงนรางวล และผรบเงน

รางวลตองลงนามผรบเงน และผยมเงนลงนามผจายเงนเรยบรอยแลว

ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ ทระบคาใชจายอยาง

ครบถวน วนเวลาทจดและงบประมาณทใชจายโดยผานความเหนชอบจาก

25

ผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอยแลว และมรายการ

คาใชจายเงนรางวลการแขงขนระบไวอยางชดเจน

ก าหนดการทระบชวงเวลาการแขงขนและตดสนการแขงขนอยางชดเจน

เกณฑ ระเบยบ เงนรางวลรวมถงรายละเอยดการแขงขนไวอยางครบถวน

ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการลง

ชอเรยบรอยแลว

ส าเนาสญญาการยมเงน

6.2 กรณกำรเบกลำงยมเงนเปนคำใชจำยเพอเดนทำงไปรำชกำร

การเบกลางเงนยมคาใชจายไปราชการทไดยมเงนไปราชการตองด าเนนการลาง ภายใน 15 วน มหลกฐานประกอบการยมเงนดงน

ใบส าคญการเบกเงน (ตดจายจากระบบ 3 มต/เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบขออนมตเบกเงน แบบ กง.2 (จากระบบบญช 3 มต//เจาหนาทการเงนตดจายให)

ใบปะหนารายงานผลการเดนทางไปราชการ (กพร.แมสอด) แผนท 1 ใบรายงานการเดนทาง (แบบใบเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการ แบบ

8708) จ านวน 3 หนา กรอกรายละเอยดการเดนทางใน แบบ บก.111 กรณ -เดนทางโดยใชรถยนตสวนตวเดนทางไปราชการ -เดนทางโดยรถประจ าทางโดยสาร

ใบปะหนารายงานผลการเดนทางไปราชการ (กพร.ก าแพงเพชร) แผนท 4 ใบเสรจรบเงนตามคาใชจาย (หากม) ดงน คาทพก คาน ามนเชอเพลง คาลงทะเบยนอบรม ทมชอทอยผคา มรายการคาใชจายพรอมจ านวนเงนและม ผลงนามรบเงนแลว ใบขออนญาตไปราชการทไดรบอนมตเรยบรอยแลว (พมพหนา-หลง) จาก

ระบบ e-Personal รายชอคนทเดนทาง และมตวเลขของแตละหมวดคาใชจายอยางชดเจน ครบถวน

หนงสอตนเรองทไดรบมอบหมายจากผบงคบบญชาอยางชดเจน หรอ บนทกขออนญาตเขารวมประชม อบรม สมมนา ทไดรบอนมตเรยบรอยแลว

บนทกขอความขออนญาตไปราชการโดยใชรถยนตสวนตว ทระบหมายเลขทะเบยนรถ และระยะทางในการเดนทางพรอมจ านวนเงนทตองใชอยางชดเจน (เอกสำรฉบบจรงเทำนน)

ค าสงกรณทมนกศกษารวมเดนทางไปราชการดวยและไมไดระบวามนกศกษา จ านวนนกศกษาพรอมคาใชจายอยในรายละเอยดคาใชจายในแผนปฏบต

ส าเนาหนงสอเชญวทยากร กรณ เบกคาเดนทาง คาทพกใหกบวทยากร

26

ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการลง ชอเรยบรอยแลว

ส าเนาสญญาการยมเงน

6.3 กรณกำรเบกลำงเงนยมเปนกำรจดซอจดจำงวสด คำใชสอย

การเบกลางเงนยมคาใชจายการจดซอจดจางวสด คาใชสอย ตองด าเนนการลาง ภายในระยะเวลาทก าหนดในสญญายมเงน โดยมหลกฐานประกอบการสงใชเงนยม ดงน

ใบส าคญการเบกเงน ทมลายมอชอเจาหนาทพสดลงนามเรยบรอยแลว

(จากระบบบญช 3 มต/เจาหนาทพสดตดจายให)

ใบขออนมตเบกเงน แบบ กง.1 ทมลายมอชอเจาหนาทพสดและหวหนาเจาหนาท

พสดลงนามเรยบรอยแลว (จากระบบบญช 3 มต/เจาหนาทพสดตดจายให)

ใบตรวจรบ ทมรายการซอและรายการของทได ทมลายมอชอเจาหนาทพสด

กรรมการตรวจรบ และหวหนาเจาหนาทพสดลงนามเรยบรอยแลว

(จากระบบบญช 3 มต/เจาหนาทพสดตดจายให)

ใบเสรจรบเงน หรอ ใบส าคญรบ หรอบลเงนสดทมมชอทอยผคา มรายการ

คาใชจายพรอมจ านวนเงนและมผลงนามรบเงนแลว

หนงสอขออนญาตจดซอจดจาง (P1-2) ทมลายมอชอผขอความตองการ

เจาหนาทพสด หวหนาเจาหนาทพสด หวหนาการเงน และอธการบดทลงนาม

อนมตเรยบรอย

ส าเนาบนทกขอความขออนญาตจดกจกรรม/โครงการ ทระบคาใชจายอยาง

ครบถวน วนเวลา ทจดและงบประมาณทใชจายโดยผานความเหนชอบจาก

ผอ านวยการและไดรบอนมตจากอธการบดเรยบรอยแลว และมรายการ

คาใชจายคาตอบแทนวทยากรระบไวอยางชดเจน

ก าหนดการทระบอยางชดเจน

ส าเนาแผนปฏบตงาน/โครงการ โดยผเสนอโครงการและผเหนชอบโครงการ

ลงชอเรยบรอยแลว

ส าเนาสญญาการยมเงน

27

9. มำตรฐำนคณภำพงำน

ขอก ำหนดทส ำคญ : ผยมเงนสามารถด าเนนการยมและสงใชเงนยมทดรองราชการได

ถกตองครบถวนตามระยะเวลาทก าหนด

ตวชวดทส ำคญของกระบวนกำร : รอยละของจ านวนผยมเงนทสามารถด าเนนการยมเงนและสง

ใชเงนยมทดรองราชการตามแนวทางการยมเงนของมหาวทยาราชภฏก าแพงเพชร และระเบยบการเกบ

รกษาเงนและน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ของกระทรวงการคลง (รอยละ 100)

ผทเกยวของ มำตรฐำนคณภำพงำน ระยะเวลำท

ก ำหนด

เปำหมำย

ผยมเงน 1. มความเขาใจ วธการขนตอนการยมเงนทดรองราชการ

ในลกษณะตางๆได

- 100%

2. ผยมเงนมความรและสามารถจดท าเอกสารในการจด

กจกรรมในลกษณะตางๆไดอยางถกตองครบถวน

- 100%

3. ผยมเงนสามารถกรอกแบบฟอรมและใหรายละเอยดท

ขอยมเงนไดอยางครบถวน

30 นาท 100%

4. ผยมเงนกรอกเอกสารใบมอบฉนทะและพยานลงนาม

อยางครบถวนและสามารถสงเอกสารใหการเงนได

10 นาท 100%

5. ผยมเงนไดรบเงนยมเพอจดกจรรมตามก าหนดเวลา 5 วน 100%

6. ผยมเงนสามารถสงใชเงนยมไดทนเวลาทก าหนด ตามเงอนไข 80%

เจาหนาท

การเงน

8. เจาหนาทการเงนสามารถบนทกขอมลการยมเงนทด

รองในระบบบญช 3 มตไดรวดเรว

25 นาท 100%

9. สญญายมเงนสามารถสงไปเบกเงนทฝายการเงน

ก าแพงเพชรได

1 วน 100%

10. สามารถออกเงนสดหรอเชคเงนสดใหกบผยมเงนได

ตามเอกสารทขอยมเงน

5 วน 100%

11.เจาหนาทการเงนสามารถใหขอมลการเบกจายและยม

เงนทเกยวของไดครบถวน

- 100%

28

10. ระบบตดตำมประเมนผล

การตดตามผลของการยมเงนทดรองราชการ จะมผทเกยวของดวยกนคอ ผยมเงน เจาหนาท

การเงน และหวหนาการเงนและบญช ทท าหนาทตดตามและประเมนผลการยมเงนทดรองราชการ ดงน

ผยมเงน ท าหนาทตดตาม เงนยมเพอใชจายในกจกรรมใหทนเวลาทก าหนด

เจาหนาทการเงน ท าหนาทตดตาม ทวงถามผยมเงนเพอใหด าเนนสงใชเงนยม

ตามก าหนดเวลาทระบไวในสญญายมเงนตามเงอนไขการยมเงน*

หวหนาการเงนและบญช ท าหนาทตดตาม ก ากบ ตดตาม ตรวจสอบและอนมตการหกลาง

เงนยมทผยมเงนสงใชเงนยม ทงนหากผสงใชเงนยมไมทนตาม

ก าหนดเวลาจะด าเนนการหกเงนเดอนผยมเงน

*เงอนไขการยมเงนทดรองราชการ

1. ผยมเงนตองสงสญญายมเงนกอนวนจดกจกรรม/โครงการ หรอกอนเดนทางไปราชการ

เดนทางไปอบรมสมมนา ศกษาดงาน อยางนอย 3 วนท าการ

2. ผยมเงนจะมสทธท าสญญายมเงนไดเพยง 1 สญญา โดยตองสงใชคนเงนยมตามสญญาจน

ครบถวนกอน จงจะมสทธท าสญญายมเงนฉบบใหมครงตอไปได

3. การสงคนเงนยม กรณมเงนยมเหลอจาย หรอ การสงเอกสารหลกฐานเคลยรเงนยม

- กรณจดกจกรรมโครงการ ใหลางเงนยมภายใน 30 วน นบจากวนทรบเงนยม

- กรณเดนทางไปราชการหรอเดนทางไปประชม อบรม สมมนา ศกษางาน ใหลาง

เงนยมภายใน 15 วน นบจากวนทกลบจากไปราชการ

11. เอกสำรทเกยวของในกำรปฏบตงำน

การยมเงนทดรองราชการสามารถยมเงนเพอด าเนนการใดๆทกตามภายในมหาวทยาลยฯ ทม

คาใชจายเกดขนในกจกรรมนนๆ ทงนตองเปนกจกรรมหรองานทมอธการบดอนมตใหด าเนนการไดเทานน

ซงสามารถยมไดตามลกษณะของการจดกจกรรมและการเบกจายเงนงบประมาณ ดงน

การจดกจกรรมโครงการอบรม สมมนา และงานตางๆ

การเดนทางไปราชการเพออบรม สมมนา ศกษาดงานทงภายในและตางประเทศ

การจดซอจดจางคาวสด ใชสอย ทไมใชครภณฑ หรอทดนสงกอสราง

โดยในการยมเงนทดรองราชการขางตน ตองมเอกสารประกอบการยมเงนตามกฎ เกณฑ ระเบยบและแนว

ทางการเบกจายงบประมาณ ดงน

29

1. ระเบยบการจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและน าเงนสงคลง พ.ศ. 2551 ของ

กระทรวงการคลง

2. แนวทางการยมเงน ของมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

3. ตามระเบยบมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร วาดวยหลกเกณฑการใชจายเงนรายได

เพอจดกจกรรมทางวชาการของนกศกษา พ.ศ. 2557

4. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางฝกอบรม การจดงาน และการ

ประชมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549

5. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางฝกอบรม การจดงาน และการ

ประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2552

6. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการเดนทางฝกอบรม การจดงาน และการ

ประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 3) พ.ศ. 2555

7. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจายคาใชจายในการเดนทางไปราชการ พ.ศ. 2550

8. ระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยการเบกจายคาใชจายในการเดนทางไปราชการ

(ฉบบท 2) พ.ศ. 2554

9. หลกเกณฑการเบกจายคาใชจายการเดนทาง (การเบกคาเชาทพกแบบเหมาจาย) ของ

มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

30

12. แบบฟอรมทใชในกำรยมเงนทดรองรำชกำร

แบบฟอรมขอยมเงนทดรองราชการ

(ดาวนโหลดไดท https://maesot.kpru.ac.th/wp-content/uploads/2017/04/form_borrow.pdf)

31

แบบฟอรมใบมอบฉนทะ

(ดาวนโหลดไดท https://maesot.kpru.ac.th/wp-content/uploads/2016/08/form_authorize_v2. )

32 32

13. ปญหำส ำคญในกำรปฏบตงำนและวธกำรแกไข

ท ผงกระบวนกำร ปญหำ/ควำมเสยงส ำคญ

ทพบในกำรปฏบตงำน

วธกำรแกไขปญหำ/ลดควำมเสยง

1

1 .มกฎระ เบยบหร อแนวทางปฏบ ต ของ

มหาวทยาลยฯ ปรบเปลยนไปตามสถานการณ

ท าใหตองปรบปรงแบบฟอรมใหสอดคลองและ

ทนเวลาเสมอ

1.เจาหนาทการเงนตองปรบปรงรายละเอยดแบบฟอรมขอยมเงนทดรองราชการ

ตามแนวปฏบตของมหาวทยาลยฯ โดยเมอปรบปรงแลวควรด าเนนการดงน

1.1 แจงใหบคลากรในหนวยงานทราบในทประชม

1.2 ถายเอกสารใสลนชกแบบฟอรมทใหบรการ

1.3 ตดตองาน IT และสงไฟลแบบฟอรมใหเวบไซคเพอใหบคลากรสามารถ

ดาวนโหลด

2

ผยมเงนแนบเอกสารไมครบถวนตามก าหนด

เนองจากกรณ

1.1 ด าเนนการจดท าเอกสารบนทกขอจด

กจกรรมแลว บนทกขออนญาตไปราชการใน

ระบบ E-Per แลว หรอท าเรองจดซอจาง

แล ว แต 1 เ อกสารย ง ไม ไ ด ร บอน ม ต จ าก

อธการบด

1.2 เอกสารทตองแนบยมเงนทอนมตแลว

อยทมหาวทยาลยฯ

1. เจาหนาทการเงนตรวจสอบแบบขอยมเงนทดรองราชการ และสอบถาม

รายละเอยดจากผยมเบองตน

2. อธบายรายละเอยดเอกสารทตองแนบยมเงนใหผยมรบทราบอกครง

3. หากผยมยงยนยนทจะยมเงน โดยจะไปเดนเอกสารหรอแนบเอกสารดวย

ตนเอง เจาหนาทบนทกขอมลการยมเงนในระบบบญช 3 มต ได

4. เมอพมพสญญายมเงนหนาหลง จ านวน 2 ฉบบใหผยมเงนแลว ตองแนบ

กระดาษโนตขนตอนการเดนเอกสารและเอกสารทตองแนบสญญายมเงน กรณผ

ยมเงนไปเดนเอกสำรดวยตนเองทก ำแพงเพชร ดวยทกครง (เพอปองกนการ

แนบเอกสารไมครบถวน)

เจาหนาทแบบฟอรม

เอกสารทเกยวของ

เขยนแบบขอยมเงนทดรอง

ราชการ พรอมแนบเอกสาร

33 33

ท ผงกระบวนกำร ปญหำ/ควำมเสยงส ำคญ

ทพบในกำรปฏบตงำน

วธกำรแกไขปญหำ/ลดควำมเสยง

3

1. ผยมเงนตดสนใจไมไดวาจะสามารถไปรบ

เงนยมดวยตนเองไดหรอไม

1. เจาหนาทการเงนควรแนะน าใหผยมเงนเขยนใบมอบฉนทะ แนบไปพรอมกบ

สญญายมเงนทกครง เพอปองกนกรณฉกเฉนไวหากผยมเงนไมสามารถไปรบ

เงนไดดวยตนเองได

2. ตองตรวจสอบเอกสารใบมอบฉนทะวามลายมอชอผมอบ พยานจ านวน 2

คนเรยบรอยแลวหรอไมดวยทกครง

4

1.ผยมเงนรบเงนรบผดชอบคาธรรมเนยมใน

การขนเชคเงนสดใหกบธนาคาร

1.เจาหนาทการเงนตองบอกรายละเอยดการจายเงนใหกบผยมเงนตงแตแรกวา

กรณทยอดเงนยมเกน 5,000 บาทฝายการเงนจะออกเปนเชคเงนสดใหแทน

2. ควรแนะน าใหผรบเงนใหผยมเงนหรอผรบมอบฉนทะ น าเชคไปขนเงนสดท

ธนาคารนนๆ ภายในจงหวดก าแพงเพชร แลวน าเงนสดมาใหผยมเงนแทน เพอ

หลกเลยงการเสยคาธรรมเนยม (ตองไดรบความยนยอมจากผรบมอบฉนทะ

ดวย)

3. เจาหนาทการเงนควรประสานกบฝายการเงน(ก าแพงเพชร) ทกครงทบคลากร

หรอผยมเงนสอบถามเกยวกบการยมเงนดวยความเตมใจและรวดเรวดวย

ผยมเงนลงนามสญญายมเงน

และใบมอบฉนทะ

รบเงนยม

ทดรองราชการ

34

14. บรรณำนกรม

กระทรวงการคลง. 2551. ระเบยบกำรเบกจำยเงนจำกคลง กำรเกบรกษำเงนและ

กำรน ำสงคลง พ.ศ. 2551.

ฝายการเงน มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร. ม.ป.ป. ระเบยบและแนวทำงปฏบต

เกยวกบกำรเบกจำยเงน. มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

บนทกขอความ มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร. 2560. แนวทำงปฏบตกำรยมเงน

มหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร. มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

35

ภาคผนวก

36

ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม

ภาคผนวก ก. 1 ตวอยางการเขยนแบบขอยมเงนทดรองราชการ

37

ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม

ภาคผนวก ก. 2 ตวอยางการเขยนใบมอบฉนทะ

38

ภาคผนวก ข. ตวอยางเอกสารประกอบการยมเงน

ภาคผนวก ข. 1 ตวอยางการสญญายมเงนทไดรบอนมตแลว

ดานหนา

39

ดานหลง

40

ภาคผนวก ข. ตวอยางเอกสารประกอบการยมเงน

ภาคผนวก ข. 2 ตวอยางบนทกขอความและก าหนดการจดกจกรรมทอนมตแลว

บนทกขอความ

41

ก าหนดการ

42

ภาคผนวก ข. ตวอยางเอกสารประกอบการยมเงน

ภาคผนวก ข. 3 ตวอยางแผนปฏบตงาน/โครงการ

43

44

45

46

47

ภาคผนวก ข. ตวอยางเอกสารประกอบการยมเงน

ภาคผนวก ข. 4 ตวอยางใบขออนญาตไปราชการทอนมตแลว

48

49

50

51

ภาคผนวก ข. ตวอยางเอกสารประกอบการยมเงน

ภาคผนวก ข. 5 ตวอยางตนเรองบนทกขอความการขออนญาตไปราชการ ก าหนดการและแผนปฏบต

งาน/โครงการทใชงบประมาณ

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

ภาคผนวก ข. ตวอยางเอกสารประกอบการยมเงน

ภาคผนวก ข. 6 ตวอยางหนงสอจดซอ/จางทอนมตแลว

62

63

64