WHAT IS LEAN MANAGEMENT ?
Lean thinking is lean, because it provides a way to do more and
more with less and less
Less human resources, less
equipment, less time, less space
More efficient, more product,
more outcome, more profit
Mengapa Perlu di Farmasi ?
Patient safety40% Kapital
RS Multi
Pelayanan
Alur pelayanan
panjangPadat Karya
Dimana Saja Perlu Dilakukan ?
Perencanaan
Pengadaan
PenyimpananPendistribusi
an
Dispensing
METODE KAIZEN
Upaya perbaikan yang berfokus pada proses yang spesifik, untuk menghasilkan perubahan dengan cepat dan berdampak positif
Tujuan : mencari solusi masalah, menghindari terjadinya komplain berulang, mencapai indikator kinerja, membuat era kerja lebih nyaman
Tahapan KAIZEN
Identifikasi Pemborosan
Cari ide untuk mengurangi pemborosan
Lakukan study
Dokumentasikan dengan membandingkan before dan after
8 Pemborosan = Downtime
D = Defek
O = Over produksi
W = waiting
N = Non utilized talent
T = Transport
I = Inventory
M = Motion
E = Extra processing
Defek
Mengulang pekerjaan karena kesalahan
Salah membuat etiket, salah mengambil obat, salah menghitung dosis, salah memasukkan kotak obat pasien
Salah pembuatan billing, salah pembuatan PO, salah pengisian formulir
Over Produksi
Pemberian obat duplikasi, pemberian obat berlebih
Membuat stok produksi obat racikan berlebih expired
Menyediakan barang di outlet farmasi berlebih over stock
Mencetak formulir terlalu banyak tidak terpakai
Membuat copy surat terlalu banyak
Waiting
Waktu yang seharusnya tidak diperlukan tetapi ada pada saat pelayanan
Resep tidak langsung diantar
Resep ditumpuk tidak langsung dikerjakan
Entry data tidak just in time
Pengantar barang menunda waktu pengiriman
Non Utilized Talent
Penempatan pegawai tidak sesuai kompetensi
Asisten apoteker melakukan pekerjaan administrasi
Pramu husada melakukan peracikan obat risiko terjadi kesalahan
Apoteker melakukan administrasi surat menyurat
Transport
Pergerakan orang/barang/dokumen
Pasien harus bergerak ke beberapa lokasi untuk melakukan 1 jenis tindakan
Untuk mendapat obat di RJ pasien setelah mendapat R/ Apotik Kasir Apotik
Inventori
Over stock barang digudang
Over stcok barang diruang perawatan
Over stock barang di poli tindakan
Over stock barang di depo-depo ruangan
Motion
Pergerakan staf dari satu meja ke meja lain
Posisi kerja tidak ergonomik
Berdiri sepanjang hari
Pergerakan pegawai :
Menerima R/ jalan ke komputer membuat billing jalan untuk mengambil obat jalan untuk melakukan pengemasan jalan untuk penyerahan obat
Extra Processing
Memberikan proses yang tidak perlu mencatat berulang ulang
Melakukan konfirmasi yang tidak dibutuhkan
Rapat terlalu lama
Karakteristik Kegiatan
Biaya rendahMengutamakan
kreativitas
Menghilangkan salah satu
pemborosan
Dapat diukur Mempunyai
tujuan yg jelas
Tahapan Kegiatan
Identifikasi tema :
Pemborosan yang terjadi
Masalah yang dihadapi
Banyak memakan biaya pemborosan
Menimbulkan dampak yang besar pada keuangan
Berdampak besar pada patient safety
High Cost High Volume
High Risk
Tahapan Kegiatan
Melakukan pemetaan kondisi saat ini :
Proses yang berlaku saat ini
Waktu
Kepuasan stakeholder
Pencapaian target
Tahapan Kegiatan
Melakukan Analisis :
Cari akar masalah dengan 5 Why
Analisis data pengukuran secara kualitatif
Analisis data pengukuran secara kuantitatif
Tentukan target yang akan dicapai
Tahapan Kegiatan
Mengumpulkan ide untuk solusi :
Libatkan semua yang terkait dengan proses
Utamakan mencari solusi yang tidak memerlukan tambahan sumber daya (manusia, Uang, alat canggih)
Pilih Solusi yang akan diimplementasikan :
Pilih salah satu alternatif yang paling MUDAH, MURAH, dan BERDAMPAK BESAR
Implementasi uji coba :
Lakukan pengukuran proses, waktu dan kepuasan stake holder
Tahapan Kegiatan
Evaluasi :
Analisis data selama uji coba
Bandingkan dengan data sebelumnya
Apakah sudah tercapai sesuai target
Stabilisasi dan Standardisasi
Lakukan pengumuman pada semua staf akan keberhasilan program perbaikan
Contoh Kegiatan Lean Management Farmasi Menurunkan waktu tunggu dan kesalahan
penyiapan obat di Farmasi Rawat Jalan
Menurunkan biaya biaya bahan medis habis pakai di poli perawatan luka
Menurunkan waktu tunggu pelayanan kemoterapi
Menurunkan angka kekosongan persediaan obat
5 S Sebagai Tools Lean Management
5 S Sebagai Tools Lean Management
Pabrik yang menerapkan program 5S akan terlihat bersih dan teratur.
Mereka berpikir keadaan yang berantakan akan menyembunyikan masalah.
Program 5S dipandang sebagai usaha untuk memunculkan masalah yang selama ini tersembunyi dari para pemecah masalah (problem solver).
Popularitas 5S ini tak lepas dari kesuksesan industri Jepang yang selama ini memusatkan perhatiannya terhadap pengurangan segala pemborosan (waste).
5S adalah landasan untuk membentuk perilaku manusia agar memiliki kebiasaan (habit) mengurangi pemborosan di tempat kerjanya.
Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke).
Seiri = Sortir = Ringkas
Seiri merupakan langkah awal implementasi 5S, yaitu: pemilahan barang yang berguna dan tidak berguna:
Barang berguna => Disimpan
Barang tidak berguna => Dibuang
Dalam langkah awal ini dikenal istilah Red Tag Strategy, yaitu menandai barang-barang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna.
Barang-barang dengan label merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean) tempat kerja dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin efisien tempat kerja tersebut.
Seiton = Susun = Rapi
Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu: penataan barang yang berguna agara mudah dicari, dan aman, serta diberi indikasi.
Dalam langkah kedua ini dikenal istilah Signboard Strategy, yaitu menempatkan barang-barang berguna secara rapih dan teratur kemudian diberikan indikasi atau penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses.
Signboard strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari barang.
Seiso = Sapu = Resik
Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu: pembersihan barang yang telah ditata dengan rapih agar tidak kotor, program preventive maintenance (PM) untuk instrumen.
Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran agar lingkungan kerja sehat dan nyaman sehingga mencegah motivasi kerja yang turun akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan.
Seiketsu = Standardisasi = Rawat
Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu: penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi dan bersih menjadi suatu standar kerja.
Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus distandarisasi.
Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala.
Shitsuke = Swa Disiplin = Rajin
Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja:
Disiplin terhadap standar
Saling menghormati
Malu melakukan pelanggaran
Senang melakukan perbaikan
Kunci Sukses Menerapkan 5 S
Menjadikan kebiasaan (habit) bukan paksaan sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya.
Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level atas sampai level bawah.
Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas.
Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar program kebersihan maupun housekeeping management.
Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.
Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan aktivitas 5S secara efektif.
Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit) untuk menilai performance.
Top Related