TUTORIAL
MAIL MERGE Pada Ms. Word dan Ms. Excel
Tingkat Kesulitan Pemula Sedang Mahir
Penulis : Teuku Mahmuda TsanysaharAvicena
Editor : Arie Budiansyah M.EngPenerbit : Jurusan Informatika-Unsyiah
Banda Aceh, 2014
Modul tutorial ini dibuat sebagai bahanpelatihan komputer bagi aparat gampongpada kegiatan Iptek Bagi Masyarakat (IBM) didesa Rukoh-Banda Aceh dan Blang Krueng-Aceh Besar, Oktober 2014.
Tujuan Pelatihan ini adalah mempermudahaparat gampong dalam membuat suratundangan massal dan membuat kupon/tiketmassal untuk acara meugang, raskin, zakat,dan lain sebagainya.
Tim IBM Jurusan Informatika, 2014.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 2
DAFTAR ISI
1. Pendahuluan........................................................................................................................3
a. Apa Itu Mail Merge .....................................................................................................3
b. Manfaat Mail Merge ....................................................................................................3
2. Membuat Surat Massal .......................................................................................................4
3. Membuat Kupon/tiket Massal ..........................................................................................11
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 3
1. Pendahuluana. Apa Itu Mail Merge
Mail merge biasanya digunakan untuk membuat undangan/kupon/tiket dalam
jumlah banyak, sehingga tidak perlu mengetik satu per satu untuk membuat
undangan/kupon/tiket massal. Adapun bahan yang diperlukan adalah pertama,
sebuah komputer yang terinstal Aplikasi Ms. Word dan Ms. Excel, kedua template atau
form undangan/template, serta ketiga data peserta yang telah disiapkan di Ms. Excel.
b. Manfaat Mail Merge Untuk mempermudah membuat undanga/tiket/kupon massal.
Tidak perlu mengetik nama peserta undangan/tiket/kupon satu per satu
Undangan/tike/kupon dapat di-generate dalam waktu sektika.
Berikut tutorial yang kami sediakan agar mempermudah proses pembelajaran untuk membuat
mail merge.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 4
2. Membuat Surat Massal
No. Keterangan Gambar instruksi
1. Buka Microsoft Excel
2. Bukalah file yang kamiberikan
-
3. Bukalah Microsoft Word
4. Bukalah file contoh surat yangkami berikan
5. Pilih file nya
Pembuatan DataExcel
Pembuatan
TemplateSurat
Menentukan
Komponen
Pengabungan
Data
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 5
6. Setelah keluar hasilnyapilihlah menu mailing
7. Lalu pilihlah select recipients
8. Karena data yang sudah adakita memilih yang ada padakotak merah di atas “ useexisting list” lalu ikuti tahapselanjutnya
9. Klik open lalu akan keluartabel seperti disamping laluklik ok
10. Lalu pilihlah menu star mailmerge dan pilih step by step
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 6
11. Lalu akan keluar menu disamping
12. Lalu pilihlah next
13. Lalu akan keluar menuselanjutnya lalu pilih moreitem
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 7
14. Sebelum memilih more itemarahkan cursor ketik kekomponen yang ingin diisikan komponen surat
15. Setelah cursor pada yangdiinginkan lalu pilihlah moreitem pada poin sebelumnya ,pilih komponen undangannama lalu klik insert danakan terlihat perubahan padasurat , seperti terlihat padagambar berikut
16. Setelah cursor pada yangdiinginkan lalu pilihlah moreitem pada poin sebelumnya ,pilih komponen undanganalamat lalu klik insert danakan terlihat perubahan padasurat , seperti terlihat padagambar berikut
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 8
17. Masukkan komponen lainnyayang anda inginkan laluseperti pada contoh berikut
18. Dan selanjutnya pilih next
19. Lalu akan keluar hasilnyasesuai keinginan , komponenyg tadi akan berubah menjadilist pada data dengan otomatis
20. Lalu klik next
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 9
21. Jika ingin lkangsung di printbisa langsung menekan print
22. Juga bisa di simpan untuk dicetak kemudian hari
Dengan menekan < Ctrl + S >
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 10
Hasil akhir surat massal
Hasil akan terlihat seperti di bawah ini
Pada gambar yang di tandai kotak merah adalah perubahan setelah akhir dari prosespenggabungan data penduduk dengan contoh surat,
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 11
3. Membuat Kupon/tiket Massal
Latar belakang Pekerja atau petugas gampong sering kali memiliki tugas untuk mencetakatau membagikan kupon/tiket Raskin, Meugang, Zakat, dan lain-lain yangakan dibagikan kepada sejumlah masyarakat gampong.
Permasalahan Biasanya kupon/tiket tersebut tidak memiliki identitas pemilik. Untukmembuat kupon/raskin sebanyak 100 orang penduduk gampong, biasanyapetugas gampongmengetikan satu per satu sehingga proses pembuatankupon/tiket lama.
Tujuan Dengan adanya kupon/tiket tersebut maka pembagian kupon/tiket akanmudah ter-identifikasi karena ada nama pemilik kupon. Keuntungan lainadalah menghindari atau mencegah adanya kupon/tiket palsu.
Solusi yang dicari Diperlukan suatu cara yang membuat kupon/tiket ini secara cepat dalamhitungan detik.Tugas mencetak dan membagikan kupon/tiket menjadimudah ter-identifikasi dan tepat sasaran.
Solusi yang ada Memanfaatkan fasilitas MailMerge pada Ms. Word yang menggunakan datayang telah disiapkan di Ms. Excel.
Apa yang dibutuhkan Pertama: Siapkan data masyarakat seperti: Nama, TTL, dan Alamat. Jika adano KTP maka data akan lebih valid. Data ini harus dikumpulkan terlebihdahulu ke dalam Ms. Excel. Jadi petugas gampong harus menyiapkansoftcopydata tersebut dalam Ms. Excel.Kedua:Menyiapkan template atau form kupon atau tiket diMs. Word. sesuaiselera anda. Contoh-contoh kupon/tiket bisa dilihat di internet ataumembuat sendiri dengan fasilitas tabel di Ms. Word.Ketiga:Menggunakan tool pada Ms. Word yang bernama MailMerge.Keempat: Berani mencoba tutorial ini.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 12
Langkah-langkah pengerjaan kupun/tiket massal:
No. Keterangan Gambar1. Siapkan datamasyarakat sepertidibawah ini atauanda bisamenyiapkan datasesuai keinginananda.
4. Buka lembarkosong pada Ms.Word.5. Pilih Mailing -->Start MailMerg -->Labels, sepertigambar dibawahini.
6. Pilih 30 Per Page,dengan LabelInformationHeight:2,54 cm, Width:6,67 cm. Kemudianklik Ok.
7. Maka akanterbentuk tampilanseperti dibawah inisebanyak 3 cell perbaris sebanyak 30cell per halaman.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 13
8. Buatlah form atautemplatekupon/tiketdengan cukupmengisikan 1 formsaja yaitu No,Nama, TTL, danAlamat, sepertidibawah ini.9. Pilih Mailings -->SelectRecipients -->UseExistingList.
10. Pilih file datamasyarakat yangtelah disiapkansebelumnya dalamMs. Excel.11. Letakan kursorpada fieldkemudian pilihMailings -->InsertMergeFieldsesuai dengannama fieldnya. Nomaka pilih No,Nama maka pilihNama, TTL makapilih TTL, Alamatmaka pilih alamat.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 14
12. Letakan kursorpada cell pertama,kemudian pilihMailings -->UpdateLabels.Seperti gambardibawah ini.
13. Selanjutnya akanmuncul hasilnyaseperti dibawahini.
14. Kemudian langkahterakhir adalahklik Finish&Merge--> Edit IndividualDocuments,selanjurnya akanmuncul windowyang menanyakanMergeto NewDocument, pilih Alldan klik Ok.
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 15
Kesimpulan
Maka akan terbentuk kupon/tiket sebanyak 30 buah per halaman. Catatan: jika anda memiliki 1000record/baris data masyarakat pada Ms. Excel maka akan terbentuk 33 halaman dimana masing-masing halaman ada 30 kupon/tiket. Hitungannya adalah 30 dikali 33 = 999 record/kupon/tiket.Tugas selanjutnya adalah meng-print halaman tersebut dan memotong memnggunakan alat potongdi kedai potocopy. Nah, membuat 1000 kupon dalam hitungan detik, SAYA BISA!
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 16
Nama : Teuku Mahmuda Tsanysahar
Tempat / Tanggal lahir : Aceh Besar , 26 juli 1993
Alamat : jln . makam T.nyak arief , Ds.Meunasah Papeun , Aceh Besar
Jenis kelamin : Laki-Laki
No telp : 082366685525
Email : [email protected]
Hobi : bembaca , belajar
Nama : Avicena
Tempat / Tanggal lahir : Banda Aceh , 14 mei 1994
Alamat : sektor timur Darussalam Banda Aceh
Jenis kelamin : Laki-Laki
No telp : 085260572035
Email : [email protected]
Hobi : skate , meneliti
JIF-USK |Tutorial Mail Merge – Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 17
~Terimong Geunaseh~
Top Related