8th edition Steven P. Robbins Mary Coulter
PowerPoint Presentation by Charlie CookCopyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Apa itu Pengendalian? Pengendalian Proses memantau kegiatan untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan seperti rencana dan mengkoreksi setiap penyimpangan yang berarti.
Tujuan pengendalian Sistem pengendalian yang efektif menjamin kegiatankegiatan diselesaikan dengan cara-cara yang membawa pada tercapainya sasaran organisasi itu.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
182
Perancangan Sistem Pengendalian Pengendalian Pasar Pendekatan pengendalian yang menekankan penggunaan mekanisme pasar eksternal untuk menetapkan standar yang digunakan dalam sistem pengendalian. External
measures: persaingan harga dan pangsa pasar
relatif
Pengendalian Birokratis Pendekatan pengendalian yang menekankan wewenang organisasi dan mengandalkan aturan, regulasi, prosedur dan kebijakan administratif.
Pengendalian Klan Perilaku karyawan diatur oleh nilai, norma, tradisi, ritual, keyakinan bersama dan aspek lain budaya organisasi.Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 183
Pentingnya Pengendalian? Merupakan kaitan terakhir dalam fungsi manajemen: Perencanaan Pengendalian
merupakan cara manajer mengetahui apakah sasaran dan rencana mereka itu sesuai target dan apa tindakan di masa depan yang harus diambil organisasi. pengendalian dapat memberikan informasi dan umpan balik tentang kinerja karyawan. enhance physical security and help minimize workplace disruptions.184
Empowering employees Sistem
Protecting the workplace Controls
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Keterkaitan Perencanaan - PengendalianPerencanaan Sasaran Tujuan Strategi Perencanaan Pengendalian Standar Ukuran Perbandingan Tindakan Memimpin Motivasi Kepemimpinan Komunikasi Perilaku Individu dan Kelompok Pengorganisasian Struktur MSDM
Exhibit 18.2Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 185
Proses Pengendalian
Mengukur Kinerja Aktual
SASARAN DAN TUJUAN Organisasional Divisional Departemental Individual Melakukan Tindakan Manajerial Membandingkan Kinerja Aktual dengan standar
Exhibit 18.3Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 186
Pengukuran: Bagaimana cara kita mengukur dan Apa yang kita ukur. Sumber Informasi Pengamatan pribadi Laporan Statistik Laporan lisan Laporan tertulis
Kriteria Pengendalian Karyawan
Kepuasan Tingkat pergantian Ketidakhadiran
Anggaran Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Biaya Output Penjualan187
Sumber Informasi untuk Mengukur KinerjaKekuatan Pengamatan pribadi - Mendapatkan dr tangan pertama - Informasi yg tdk disaring - Intensif krn kegiatan kinerja dpt diamati - Gampang dilihat (komputer) - Efektif utk memperlihatkan hubungan subyektif Laporan lisan didokumentasi Laporan tertulis - Menyeluruh - Formal - Gampang diarsip dan dirujuk - Cepat mendapatkan informasi umpan balik verbal dan non verbal Kelemahan - Penyimpangan pribadi - Memakan banyak waktu - kurangnya kepercayaan - Memberikan informasi - Mengabaikan faktor-faktor subyektif - Informasi disaring - Informasi tidak dapat didokumentasi - Lambat
Laporan Statistik terbatas
Exhibit 18.4Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 188
Membandingkan Menentukan derajat variasi antara kinerja sebenarnya dan standar. Significance of variation is determined by: Kisaran
variasi yang dapat diterimaThe acceptable range of variation from the standard (forecast or budget). (besar atau kecil) dan direction (over or under) of the variation from the standard (forecast or budget).
Ukuran
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
189
Penentuan Kisaran Variasi (Keragaman) yang dapat diterima
Batas Atas Dapat Diterima Kisaran Keragaman yang Dapat Diterima
Standar
Batas Bawah Dapat Diterima
Kurun WaktuCopyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Exhibit 18.51810
Angka Kinerja Penjualan Distributor Eastern States Distributors untuk bulan Juli
Exhibit 18.6Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1811
Mengambil Tindakan Manajerial Tindakan yang mungkin dilakukan Tidak melakukan apa-apa Mengoreksi kinerja sesungguhnya Merevisi standar
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
1812
Pengendalian untuk Kinerja Organisasional Apa itu Kinerja? Hasil akhir suatu kegiatan
Apa itu Kinerja Organisasional? Akumulasi hasil akhir dari semua proses dan kegiatankegiatan kerja organisasi Perancangan Koordinasi
strategis, proses pekerjaan dan kegiatankegiatan pekerjaan. pekerjaan para karyawan
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
1813
Mengukur Kinerja Organisasional Produktivitas Organisasional Produktivitas: keseluruhan keluaran barang dan jasa yang dihasilkan, dibagi dengan masukan yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran itu. Keluaran
diukur oleh pendapatan penjualan) yg diterima organisasi ketika barang dan jasa itu dijual. diukur oleh biaya memperoleh dan mengubah sumber daya menjadi keluaran.
Masukan
Produktivitas organisasi menjadi ukuran tentang seberapa efisiennya karyawan melakukan pekerjaannya
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
1814
Lanjutan: Keefektifan Organisasi Pengukuran tentang seberapa memadainya sasaran organisasi dan seberapa baik organisasi mencapai sasaran itu. Model
sistem sumber daya
Kemampuan organisasi memanfaatkan lingkungannya dalam rangka memperoleh sumber daya yg langka dan berharga. Model
proses
Menekankan proses transformasi organisasi dan seberapa baik organisasi mengubah masukan menjadi keluaran yang diinginkan. Model
konstituensi berganda
Beberapa pengukuran keefektifan yang berbeda-beda sebaiknya digunakan, sehingga dapat mencerminkan kriteria yang berbedabeda atas konstituen organisasi.Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1815
Lanjutan: Peringkat Industri: Laba Pengembalian atas pendapatan Pengembalian atas ekuitas (modal) pemegang saham Pertumbuhan laba untuk 1 tahun, 5 tahun dan 10 tahun Pendapatan per karyawan Pendapatan per dollar of assets Pendapatan per dollar ekuitas (modal)
Budaya Audit Perusahaan Survey kompensasi dan tunjangan Survey kepuasan pelanggan
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
1816
Ciri Sistem Pengendalian yang Efektif1. Keakuratan; dapat diandalkan dan menghasilkan data yg sahih. 2. Ketepatan waktu; memberikan informasi yg tepat waktu. 3. Ekonomi; haruslah ekonomis untuk dijalankan. 4. Fleksibilitas; cukup fleksibel untuk disesuaikan dgn perubahan dan peluang. 5. Kepahaman; dapat dipahami oleh pengguna. 6. Kriteria yang Masuk Akal; standar pengendalian haruslah masuk akal dan dapat dicapai. 7. Penempatan Strategis; karena manajer tak dapat mengendalikan semuanya, mereka harus memilih faktor-faktor yg strategis thd kinerja organisasi. 8. Menekankan pada Pengecualian; karena manajerial tak dpt mengontrol semua kegiatan, perangkat kontrol harus memperhatikan hanya pada pengecualian. 9. Kriteria Berganda; pengukuran berganda menurunkan kecenderungan thd fokus yg sempit. 10. Tindakan Perbaikan; tak hanya menunjukkan penyimpangan yg signifikan tapi juga menganjurkan tindakan perbaikan yg diperlukan. 1817 Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Pemeringkatan Industri dan Perusahaan yang TerkenalExhibit 18.8Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1818
Jenis-jenis Pengendalian
Masukan
Proses
Keluaran
Pengendalian Umpan Depan
Pengendalian Sejalan
Pengendalian Umpan Balik Pecahkan masalah sesudah saat terjadi
Pengantisipasian masalah
Pecahkan masalah pada saat terjadi
Exhibit 18.9Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1819
Alat untuk Memonitor dan Mengukur Kinerja Organisasi: Pengendalian KeuanganUkuran Pengendalian Keuangan Tradisional Analisis rasio
Analisis anggaran
Standar kuantitatif (dilakukan pengukuran dan pembandingan penggunaan sumber daya) Penyimpangan antara standar dan penggunaan sesungguhnya, anggaran menjadi alat pengendali.
Rasio Liquiditas mengukur kemampuan perusahaan memenuhi kewajiban utang terkini.
Rasio Leverage (rasio proporsi utang thd aset/aktiva) mengkaji penggunaan Ukuran PK lain utang oleh perusahaan utk mendanai Economic Value Added (EVA)/Nilai asetnya dan apakah perusahaan dpt Tambah Economi: Alat keuangan utk memenuhi pembayaran bunga utang. mengukur kinerja perusahaan dan divisi yg dihitung dgn cara; laba operasi Rasio Aktivitas mengukur seberapa setelah pajak dikurangi biaya modal efisien perusahaan menggunakan tahunan total. asetnya. Rasio Profitabilitas mengukur seberapa efisien dan efektif perusahaan menggunakan asetnya utk menghasilkan laba. Market Value Added (MVA)/Nilai Tambah Pasar: Alat keuangan utk mengukur perkiraan bursa saham dari nilai perusahaan di masa lampau dan proyeksi investasi yg diharapkan.1820
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Pengendalian Kinerja Organisasi Kartu Nilai Seimbang (Balanced Scorecard) Alat pengukuran kinerja yang digunakan manajer untuk menyusun sasaran dalam perspektif kinerja perusahaan: Empat perspektif dalam BSC : Keuangan, pelanggan, proses internal dan orang/inovasi/pertumbuhan aset.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
1821
Pengendalian Informasi Management Information Systems (MIS) Sistem yang digunakan untuk secara teratur memberi manajemen informasi yang dibutuhkan. Data:
fakta mentah yang belum teranalisis
Information:
data dianalisis dan diproses diubah menjadi informasi yang relevan untuk digunakan oleh manajer.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
1822
Benchmarking Praktek Terbaik Benchmarking Pencarian praktek terbaik dikalangan pesaing atau non pesaing yang menghasilkan kinerja yang unggul bagi mereka. Alat memonitor dan mengukur kinerja.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
1823
Langkah bagi Kesuksesan Penerapan Program Praktek Benchmarking Internal Terbaik1. Menghubungkan praktek terbaik dengan strategi dan sasaran. 2. Mengenali praktek terbaik di seluruh bagian organisasi. 3. Mengembangkan praktek sistem imbalan dan pengakuan terbaik. 4. Mengkomunikasikan praktek terbaik di seluruh bagian organisasi. 5. Menciptakan praktek terbaik sistem pembagian pengetahuan. 6. Memelihara praktek terbaik secara berkelanjutan.Exhibit 18.11Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1824