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Audit qualit interne
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Perfectionnement Auditqualit interne
Grard Larch
Audit des procdures qualit etdes processus et du Systme de
Management de la Qualit
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Sommaire : Place dans la qualit, les Systmes
de Management Intgrs
Dfinitions, objectifs Prparation
Excution
Synthse dauditeurs, audits Rapport final
Actions correctives
Organisation systme daudit
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Introduction : Nouvelle forme de management
Nouvelles exigences des clients
Dlgation, responsabilisation
Autre regard
Un apprentissage pour les cadres
et collaborateurs
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Dfinition :Examen mthodique et indpendant
pour dterminer si les activits et
les rsultats satisfont auxdispositions prtablies.
Et si elles sont mises en uvre defaon effective, et aptes
atteindre les objectifs.
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MEMENTO
Les tapes des auditstapes Objectifs et spcificit
1- Initialisation
- Dfinir le primtre et l'objet de l'audit- Le processus ? Les activits ? Le site? Qui audite ? Indpendance desauditeurs
- Informer les diffrents acteurs
2- Prparation
- Rassembler et analyser les lments ncessaires la ralisation- Documents de rfrence du processus, certains documents derfrences de processus de management et support
- Rdiger le planning de l'audit
3- Runiond'ouverture
- Runir les auditeurs et les responsables de l'activit audite en vue defacilit le bon droulement de l'examen de l'audit- Valider le planning de l'audit et les modalits pratiques
4- Examen duterrain
- Interviewer les audits- Apprcier les rponses et observer les faits et les actions
5- Rapport
- Synthtiser les commentaires (carts; points forts; points amliorer)des auditeurs sur le processus- Rdaction des carts
- Guider les responsables de l'activit audite dans l'tude et la mise enplace d'actions correctives
6- Runion declture
- Prsenter les principales remarques aux responsables de l'activitaudite- Lever les ventuelles ambiguts
- Remerciements
7- Le suivi
- Les responsables de l'activit audite propose des actions correctives
- Le responsable d'audit valide la proposition- Mise en uvre de l'action
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Diffrentes formes : Audit des procdures
Audit dvaluation
Audit defficacit Audit de conformit
Audit interne ou externe
Audit social, financier,technologique,
Audit qualit
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Objectifs dun systme daudit Vrifier en interne la conformit du
SMQ
Vrifier lapplication du systme valuer lefficacit du systme
Identifier les carts
Vrifier la mise en place desactions correctives
En vrifier lefficacit
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Conditions : Pas daudit sans rfrentiel :
Interne
Externe (ISO 9001, ISO 14001,lgislation)
Laudit nest pas un contrle
Collaboration avec les intresss Exploitation des audits prcdents
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Organisation de laudit : Planifier les audits
Avertir les audits
Prparer laudit Excuter laudit
Conclure laudit
Agir pour corriger les carts
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Prparation de laudit : Dfinir le champ de laudit
Dfinir ce que lon va observer
Prendre rendez-vous avec lesaudits
Rviser les rfrentiels
Prparer les questions Naller sur le terrain que prt !
Clair dans sa tte
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Attention : Aller lessentiel :
Observer objectivement
Mesurer les impactsEnregistrer les rsultats des
observations
Lauditeur ne pense pas : Il observe et compare au
rfrentiel
Il formalise les carts
Il en rend compte
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Runion dintroduction : Avec les responsables concerns
But :Se prsenterPrsenter laudit
Prsenter la mthode
Crer des conditions favorablesGrer le temps et les contraintes
Grer le local et les points pratiques
Dure :Courte : 1/4 h 1/2 h
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Excution de laudit : Prsentation aux audits de la
mthode
Visite du site Droulement de laudit :
Observations de terrain
N
otation des pices observes Interviews
Remerciements
Synthse entre auditeurs
Synthse avec audits ensuite
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Droulement de laudit (1): Recueillir des preuves
Documenter ces preuves
Confirmer les indices Ou les oublier au bnfice du doute
Travailler sur des faits
Ne pas se contenter daffirmation
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Droulement de laudit (2): Utiliser le questionnaire avec
intelligence
Fouiller en cas dindice dcart Tirer sur le fil qui dpasse
Noter les rponses
Mettre en vidence tout de suiteles carts
Analyser le caractre occasionnelou non
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Questionnaire daudit : Prparer lavance
Laisse de la place pour les rponses
Rponses confirmes par despreuves
Vrifier : existence, application,
efficacit Balayer ladquation : objectif,
moyen, mthode, milieu
Surveiller cas particulier (si absent...
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Difficults possibles : Objectif mal dfini
Manque de temps ou de
coopration Contestation des conclusions
Auto-recommandations
Conflits, diversion, Camouflage
Informations spontanes
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Importance du contact : Attention cette situation
agresseur/agress
Donc soigner : attitude, respect,coute
Sadapter linterlocuteur
Respecter lordre dfini et mthode Rester impartial et objectif
Ouvert et confiant priori
Rigide et souple la fois
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Prcautions (1) : Pas de conclusion chaud
Pas de remarques ou conseils
pendant laudit Rester sa place
Ne jamais intervenir sur les
dispositifs audits Attendre davoir tous les lments
pour conclure
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Prcautions (2) : Bien utiliser le triangle de l analyse
Rfrentiel externe
Rfrentiel interneRalit de terrain
carts formaliss entre les trois
niveaux Vrai aussi pour lefficacit
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Technique daudit (1) : Point damlioration = pas un
cart, mais faire progresser
cart = remarque, ne remet pas encause le systme
cart = non conformit, nonsatisfaction exigence spcifie
Observation = constat tay pardes preuves tangibles
Preuve tangible = observation
factuelle qui peut tre vrifie
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Technique daudit (2) : Disposer la liste doc qualit jour
Utiliser documents disponibles
Vrifier leur matrise Questions ouvertes ou fermes
Garder la matrise de laudit
Rester dans les domaines decomptence
Ne pas laisser les responsablesrpondre la place des intresss
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Technique daudit (3) : Pas de piges
Reformuler si besoin
Procder par sondage Garder la matrise de la slection
tendre le sondage si doute
Prendre rfrence ou modle detout document sujet dcart
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Technique daudit (4) : carts :
Savoir les rdiger sans anticiper
laction correctiveSavoir les clarifier :
par rapport aux rfrentiels
par rapport aux exigences
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Technique daudit (5) : Surveiller carte des processus :
Notamment :
processus de ralisation par rapport aux processus de
soutien
et processus de management
Vrifier liens et renvois Se construire une carte d analyse
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Runion de synthse desauditeurs : Se mettre daccord
Lever les doutes
Si besoin, retourner sur le terrain Ne garder que ce qui est prouv
Prparer la prsentation
Ne pas se contredire Nommer un rapporteur
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Runion de synthse avecaudits : Remercier les audits
Donner les grandes lignes :Expliquer toutes les remarquesLever tous les dsaccords
Accepter les contestations
justifies Rigueur de la prsentation :
Crdibilit de lauditeur
Ne pas abandonner une remarque
juste
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Rapport daudit : Deux usages :
Interne pour action dtection carts, maintien vigilance
Externe pour preuve permet traabilit progrs
Contenu :Observations et carts,
Noms des personnes rencontres
Annexes :
Preuves (documents conservs)
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Actions correctives : Selon procdure en place dans
lentreprise
Seul le mode de dtection change Mettre jour le P.A.Q.
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Suivi actions correctives : Suivre ralisation et pertinence
Traces rsultats dans le P.A.Q.
Et dans les tableaux de bord
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Organisation : Planifier les audits lanne
Pour tous les groupes dauditeur
Suivre leur travail Maintenir et valuer comptence
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Consquences : Changement de regard
Leon dhumilit
Acceptation de lanalyse et desnotifications dcarts
Pertinence accrue des choix
Une autre manire de travailler
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Conclusions : Nouveaux horizons :
Un autre management
Pour dautres responsabilitsassumes
Ncessit de sadapter
Mais survie du SMQ
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Documents de travail : Notification daudit
Fiche dcarts
Dossier daudit Grille danalyse
Grille personnalise entreprise
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Dossier de lauditeur : Normes ISO 9001-2000
Norme ISO 19011
Questionnaire audit type Planning annuel des audits
Carte processus
Document interne lorganisme Manuel qualit
Procdure d audits internes
Listes de rfrence : Processus, imprims, ...
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