"We are what we repeatedly do. Excellence,
then, is not an act, but a habit."
- Aristotle
Ser miembro de un OC es una de las experiencias más desafiantes y
gratificantes que ofrece AIESEC para el desarrollo y crecimiento personal y
profesional de sus miembros. Cada evento que realizamos es un paso más
cerca a nuestra misión como organización, solo si éste es sostenible y si ayuda
a posicionar nuestra marca en el mercado, dándonos a conocer y así
impactar más vidas y repartir más experiencias, generando esos líderes y agentes de cambio que necesita nuestra sociedad.
Generalmente lo primero que hace un OCP es conformar un buen equipo, que no solo cuente con
integrantes a los que se les pueda delegar diferentes responsabilidades, sino también que hagan las tareas
asignadas de manera eficiente y buscando la excelencia en cada una de sus acciones.
Al comenzar el equipo, este debe entender su finalidad. Cuando tienen claro el objetivo y el por qué del
equipo, pueden empezar a realizar sus funciones. Es muy importante que en este punto se tengan muy claros
el MoF y los Key Performance Indicators, KPls del equipo, ya que a partir de ellos se estructuran los diferentes
roles que debe haber dentro del OC. El equipo debe ponerse de acuerdo en cuánto tiempo de trabajo
promedio por semana necesitarán para realizar sus funciones; es necesario que conozcan qué
habilidades/competencias puede desarrollar cada integrante.
Con los puntos anteriores claros se pueden entrar a mirar los recursos humanos disponibles,
Dependiendo del tipo de evento y de la duración del OC se pueden generar diferentes curvas de
aprendizaje. Pero la constante en los OCs siempre será una curva de aprendizaje corta y rápida, entonces
para posiciones como finanzas o relaciones externas es preferible una persona que tenga conocimientos
básicos en dicha áreas de trabajo.
La gestión de recursos humanos en
un OC es esencia para el
cumplimiento de la meta pro-
puesta; un buen manejo de
equipo y de los diferentes perfiles
dentro de él, van a permitir una
mejor experiencia y mayor
eficiencia al ser parte del OC.
Aprovechar los recursos
Aprovechar los recursos
Las dos primeras semanas después de la
confirmación del OC son cruciales, ya que una
no adecuada curva de aprendizaje puede
generar dificultades en cualquier planeación. El
primer paso que se debe dar tanto por el OCP
como por los miembros del equipo es conversar con personas que hayan ocupado esos cargos
en ocasiones anteriores y pueden ayudar a
centrar las expectativas sobre las futuras
funciones.
El OCP se debe cerciorar de que cada uno de
sus miembros tenga el conocimiento necesario
para ocupar su posición. Y dado el caso que no,
deberá buscar alguien que pueda descargar
ese conocimiento lo antes posible.
El equipo
Después de la selección de las personas que van
a conformar el OC y de una revisión de los
conocimientos necesarios, viene una de las
partes más importantes para que un equipo sea
eficiente: lograr que trabajen de manera unida,
apoyándose cada uno con el otro.
Hay 3 puntos importantes para lograr que un
equipo sea más productivo:
El Team Building es uno de los momentos cruciales para
lograr la conformación del equipo. Es un espacio fuera,
alejado de todo trabajo y de esparcimiento, pero con
actividades específicas que van a colaborar a estrechar
los vínculos. Ésta actividad debe ser también realizada en
las primeras semanas de trabajo, ya que mientras exista
una consciencia del otro como equipo, trabajarán
mucho mejor.
Es otra de las herramientas que pueden permitirles
conocer el estado actual de su equipo, no solo respecto
a las funciones, sino a nivel personal. Les permite mirar el
nivel actual de estrés o ánimo en su equipo y poder
tomar acciones para evitarlo, por ejemplo, con un
teambuilding o un soporte más efectivo.
Y aunque la comunicación interna debe ser constante
dentro del equipo, un OnetoOne debe tener un propósito
específico ya sea revisar el estado del miembro en el
equipo o hacer un checklist de las actividades que faltan
por llevar a cabo
El Feedback es una actividad crucial a la hora de tomar
la posición de líder y lograr que una persona crezca; no
solo debe ser de la manera adecuada, la cual es de
manera amable y siempre buscando el crecimiento de la
persona, sino también enfocado en un objetivo claro, ya
sea que la persona mejore en una función específica o
en un aspecto personal que puede afectar a la
integración del equipo.
La comunicación es la herramienta más
valiosa en un trabajo en equipo.
Una buena comunicación evita que se
presenten reprocesos y garantiza que su
público reciba adecuadamente la infor-
mación. Cómo se comunica, cuáles medios
y estrategias son los más adecuados para su
evento, son algunas de las cosas que podrán
aclarar con este documento.
Imagen del evento vs. Identidad del OC
Es importante entender la diferencia de estos,
porque si bien la consolidación de una
imagen y concepto para el OC es libre, la
imagen del evento en ocasiones tiene una
imagen que ya está estipulada, que no puede
cambiar según el concepto del OC.
Mucho menos si se trata de un evento externo.
¿Qué eventos tienen la imagen definida?
- Global Village
- EPIC
- IPS
- TTT&TTS
Los logos estandarizados, como el del Global
Village, son a nivel nacional y no pueden
cambiarse para producir piezas gráficas o
campañas.
En eventos con público externo a AIESEC no se
permitirán temáticas a partir del OC.
Si el evento es interno, se permiten conceptos
para los OCs y a partir de sus temáticas generar
piezas.
Aquí vemos el ejemplo de los awards realizados
en el segundo semestre del año 2013 en el
comité:
-Evento: Awards.
-OC: Marvel.
-Temática: superhéroes del comité ( (para los videos, premios y tarjetas).
Elección de la temática o el concepto
No se trata sólo de elegir un nombre. Como OC,
tienen la responsabilidad de crear una
campaña con un tema específico sobre el cual
investiguen y se vea reflejado en el desarrollo de
las diferentes estrategias para el evento.
En eventos internos como los Awards, Papalitos y
Zonalitos, es fundamental el concepto. Debe ser
original, bien pensado, por eso los invitamos a
revisar los referentes. Es importante apropiarse
del tema y aterrizarlo mediante sus piezas
gráficas.
Algunos tips para la elección:
• Somos un público joven, el concepto debe
ser creativo y fácil de aterrizar.
• Lo simple genera recordación.
• La creatividad exige salirse de la zona de
confort.
• Los referentes son fundamentales y les
debemos dar el crédito respectivo.
• Utilicen temas fáciles, que la gente entienda
y fácilmente pueda apropiarse de ellos.
Elección de la temática o el concepto
Si tu evento no tiene un logo estipulado, te
presentamos algunos aspectos que debes tener en
cuenta:
• Creen una paleta de colores que represente su
concepto y elijan tres que sean principales.
• Su paleta debe incluir colores básicos como el
negro, el blanco o el gris.
• Elijan tipografías libres de derechos y que se
adapten a su concepto.
• Contrasten los colores para que sus piezas
tengan una visualización agradable.
Conozcan la diferencia entre un logo y un símbolo:
Logo:
Símbolo:
Los medios y canales para publicitar el
evento
No basta simplemente con que tengan la
información o la imagen adecuada. La
elección de un canal apropiado les permitirá
impactar más a su público.
Para la realización de formularios de inscripción,
votaciones, encuestas o cualquier tipo de
formato de Podio, se harán únicamente a
través del blog interno del comité. Deben
contactar al encargado de Comm, para crear
el espacio que necesitan en el blog.
Deben crear el evento en Facebook, eligiendo
en la privacidad “Por invitación”. Allí podrán
enganchar al público a través de estrategias
que generen fidelización de los asistentes y que
les permita estar enterados de cada paso.
Elección de la temática o el concepto
Clarifiquen sus ideas. Definan la identidad con todo el OC antes de comunicarla.
Definan su público y piensen en una estrategia que lo enganche.
Realicen seguimiento de la comunicación que se está haciendo.
Lleven un guion de la comunicación para que sepan qué han comunicado y qué puede
faltar.
Establezcan etapas para su campaña. No es lo mismo estar en la etapa de expectativa que
estar en una etapa de desarrollo agresivo.
Se vale ser creativos!
Definan un eslogan, palabra, frase o incluso autor que sea un sello en lo que hagan y
utilizarlo constantemente.
Comuniquen para “seducir” al público no para rogarle o incluso exigirle que asista.
Mantengan de su lado herramientas gratuitas y fáciles de manejar como Mailchimp,
Mindomo, Podio, Drive, entre otras.
Comuníquenlo como les gustaría que se los contaran.
La estrategia permite que el público se apropie
del evento y de la temática de manera tan natural que incluso proponga sus ideas.
Mercadeo para jóvenes
Aquí explicamos cómo manejar un evento
cuando está dirigido a jóvenes o está
relacionado de alguna forma con este
mercado. Es decir, cuando el público objetivo
son jóvenes externos (Global Village, Youth to
Care, Youth to Business), o cuando se realizan
estrategias para enganchar jóvenes con
nuestros programas (OC Recruitment, eventos
para OGX, entre otros).
A continuación les presentamos algunos pasos
que se deben seguir y algunos tips para llegar
de manera efectiva a éste mercado:
Es fundamental que comprendan la razón del evento o del OC. Por qué lo hacen, para
qué y qué objetivo tiene.
Una vez identificada la razón de creación del OC o evento, tracen objetivos claros
relacionados con el mercado joven. Por
ejemplo, número de asistentes al evento,
número de personas inscritas en algún
programa, personas que conocieron o se
engancharon con el evento.
Identifiquen el mercado al que desean llegar, es decir qué jóvenes, entre qué edades, de qué
universidades, de qué carreras y con qué
intereses.
Deben crear las estrategias para éste mercado, teniendo en cuenta las normas de la
organización. Estrategias para alcanzar los
objetivos, entendiendo el mercado juvenil. Por
ejemplo, identificar la universidad a la que
llegarán o los perfiles de los jóvenes a los que
buscan atacar. De esta forma se pueden crear
estrategias enfocadas por perfiles o por
universidades. Estas estrategias deben estar
alineadas con el mercado y sus tendencias.
Para todo el material gráfico y promocional, trabajen en sinergia con el material del MC (en
caso de que haya), por ejemplo, con
reclutamiento de membresía y de intercambios,
Global Village, entre otros. Alineen el material
según colores, tipografía, entre otras cosas.
Cuando tengan claras las estrategias, se deben plantear metas, según los objetivos del
evento. Por ejemplo, hacer stands para tener X
número de inscritos, crear material promocional
para llegar a X número de estudiantes, enviar
correos institucionales para llegar a X número de
estudiantes de determinada carrera.
Ya teniendo estos asuntos claros pueden comenzar el acercamiento a los estudiantes, sea
mediante el evento o las actividades del OC.
Para esto es fundamental que entiendan el
mensaje que desean entregar y lo hagan de la
manera más simple. Así, es necesario que
tengan conocimiento básico de la organización,
de los programas y que sepan venderlos.
(Conozcan todos los programas porque no
sabemos cuando podamos necesitar dicha
información).
Al hacer un evento o tener contacto con externos, AIESEC está entregando una promesa.
(Irse de intercambio y hacer un impacto social,
desarrollarse personal y profesionalmente, entre
otras cosas). Es fundamental que esa promesa
sea alineada con lo que podemos entregar y no
crear falsas expectativas.
Entreguen la promesa que dieron al mercado, garanticen que esto se haga de manera
adecuada. Por ejemplo, si prometen un evento
relacionado con responsabilidad social para
jóvenes, garanticen que la temática si sea la
promocionada, si prometen diez nacionalidades
en un Global Village hagan que esto si se
cumpla.
Relaciones externas construye público que
entiende y soporta nuestra misión y visión como
organización. Debe estar enfocado en esta-
blecer relaciones fuertes con stakeholders que
apoyen no solo un evento sino nuestra causa
como tal.
Para acercarnos a una empresa para solicitar
una donación o patrocinio, existen ciertos
criterios que debemos tener en cuenta. Las
reglas básicas son:
Para la segmentación nacional el equipo de BD (business development) no tiene una lista de
empresas definidas. Se entienden como
segmentación nacional todas aquellas empresas
que tengan más de 200 empleados. Si quieren
contactar una empresa de segmentación
nacional deben informar primero a su vice-
presidente de relaciones externas para recibir
asesoría sobre el proceso.
Criterios para acercarse a una
empresa
Se deben seguir unos pasos específicos para acercarse a cualquier empresa.
Si se vende uno de nuestros productos o se recibe una donación en dinero utilizando alguna
empresa de segmentación nacional, las
responsabilidades y el dinero recibido se dividen
entre LC y MC.
Si no seguimos las políticas de business development podremos ser multados por el MC.
Identifiquen la diferencia entre una
donación y una subvención:
- El certificado de donación sólo puede ser
otorgado en caso de que la empresa nos
haga una donación ya sea en dinero o en
especie, lo haga únicamente a cambio del
certificado de donación.
- Si nos dan una donación en especie, a
cambio de esto nosotros, AIESEC Rosario,
damos a la empresa:
Un espacio durante el evento (stand).
Publicidad durante el evento (flyers, promoción previa al evento, pendón oficial del
evento, publicidad a través de nuestra
membresía y/o redes sociales, entre otros).
Esto se denomina una subvención. Por lo cual no
se puede ofrecer certificado de donación.
Si ignoramos esta información y no entendemos
el correcto uso de estos dos términos, podemos
incurrir en problemas fiscales: ¿Como cuáles?
Evasión de impuestos.
Como causa de esa evasión de impuestos podemos generar problemas en nuestra
organización a nivel nacional
¡Para tener en cuenta!
Aunque el certificado de donación dice que es
hasta por el 30%, no significa que sea por el 30%
del valor que donen a la organización, este valor
lo determina la DIAN. De esta manera, los
invitamos a seguir los siguientes pasos:
No entreguen convenios que indiquen que se dará el certificado a las empresa si estamos
pactando un convenio de subvención.
Si se ofrece el certificado de donación, este debe ser revisado previamente por el
vicepresidente de relaciones externas.
Todos los convenios de subvención deben ser revisados previamente por el vicepresidente de
relaciones externas.
El convenio solo lo debe firmar el presidente del comité local.
Argumenten su venta
El argumento con el cual llegamos a una
compañía define el éxito de esa negociación.
Debemos estar conscientes de que todo lo que
nosotros hacemos tiene un valor, y que les
estamos ofreciendo beneficios de alta calidad a
las compañías que deciden aliarse con nosotros.
La posibilidad de penetrar el mercado de los jóvenes, específicamente jóvenes con el mejor
talento, formados por AIESEC. Por medio de
nosotros podrán acceder a talento nacional e
internacional de las mejores universidades.
Posicionamiento: AIESEC permite a las
compañías tener acceso físico y virtual para
promocionar sus productos o programas
logrando tener presencia de marca.
¿Qué ofrecemos?
Responsabilidad social: las compañías pueden
encontrar en AIESEC la oportunidad de crear e
innovar en sus proyectos de responsabilidad
social, por medio de donaciones, innovación en
proyectos y co-creación de proyectos que
muestren su compañía con intereses en apoyar
el liderazgo joven y en crear una ciudad, un
mundo y sobre todo un país más sostenible.
De estos tres puntos principales se puede
desglosar muchos más, adaptándolo a cada
evento, lugar, asistentes, entre otras caracterís-
ticas.
¿Cómo cerrar una venta?
Para cerrar una venta de manera exitosa
debemos tener técnica de ventas y
conocimiento del producto.
- Técnica de ventas: sentir pasión por el
producto, dar buenos argumentos y transmitir el
mensaje. Encuentren su propio estilo.
- Conocimiento del producto: qué beneficios
ofrecemos, qué características. Encontrar el
punto de equilibrio entre esos dos aspectos es
la clave para cerrar una venta. Ser un gran
vendedor no es suficiente y solo conocer el
producto tampoco, debemos tener ambas.
Aunque seas el mejor vendedor si no sabes
qué estás ofreciendo, no se va a transmitir
el mensaje.
Puedes conocer el producto muy bien, sus
beneficios y todas las características, pero sin
técnica de ventas ese posible aliado no sabrá
cuales son los pasos a seguir.
¿Por qué el producto? ¿Por qué ese evento? ¿Cuál es su relevancia?
Descripción del producto/evento.
¿Qué hace este producto/evento único?, experiencias pasadas y endorsement letters
(recomendaciones) de otros patrocinadores.
Product supply: cómo se hará el delivery de los beneficios para ambas partes.
Sean efectivos: si se preparan, la gente lo notará y aumentarán sus posibilidades de éxito.
Conocer a quién vamos a llegar, nos permite
personalizar la propuesta de venta y beneficios
puntuales.
Conozcan más a fondo sus prospectos: deben ser proactivos y definir las características de los
candidatos a convertirse en sus clientes. Esto se
llama perfilar. El tema es encontrar toda esta
información antes de hacer contacto. Aquí vale
la pena aclarar que lo que ofrecemos no es
para todos.
¿Qué debemos tener claro?
Estrategias para vender
Al realizar la primera llamada tienen la
oportunidad de encontrar ciertos datos que les
hacían falta para complementar la información
conseguida en su investigación previa. Ahora
bien, si consiguen una cita es señal de que la
persona tiene interés en verlos. ¿Saben cuál es
la razón? Averígüelo en la entrevista que
programen.
Presten atención a los detalles: “Cállese y venda” es el título de uno de los best sellers del
tema ventas. En él, el autor Don Shehaan
aconseja a los lectores que “cierren la boca” y
aprendan a escuchar, para luego hacer
preguntas inteligentes que ayuden a determinar
por qué un prospecto puede llegar a ser un
futuro cliente.
Los vendedores (en su mayoría) sufren de un
problema: hablan, hablan y hablan. Gran error.
Lo que tienen que hacer es ir al grano y decir las
cosas como son. Si ceden la palabra, a cambio
el comprador les dará la bitácora de vuelo, es
decir, cómo quiere que le vendan paso a paso.
No solo se enfoquen en la necesidad, también
es necesario conocer las expectativas.
Para ello, una vez más debes preguntar para
saber qué es lo que la gente espera de ti a
cambio del dinero que van a pagar, el
patrocinio que van a proporcionar o la
donación que quieren realizar. Te lo tienes que
ganar.
Cumplan lo que prometan: si se atrevieron a ofrecer algo con tal de llevarse la venta, más les
vale que lo cumplan. De lo contrario, no lo
hagan. Si mienten o exageran, al final esto les
costará más que no cerrar el trato. Una mentira
lleva a otra mentira. Es una bola de nieve que
crece y se estrella. En caso de que no puedan
resolver todo el problema que les plantean,
aclaren o den opciones, como hacer alianzas
con otras empresas para alcanzar el objetivo.
Trabajen sus preguntas inteligentes: si acuden a una cita sin prepararse puede significar dos
cosas: son expertos en ventas o no saben que
están cometiendo un grave error. Hay que
definir cuáles son las preguntas inteligentes que
les ayudarán a constatar, validar, verificar y
aclarar toda la información recibida. La finalidad
es cerrar un negocio hoy, pero también
proyectar futuras alianzas.
Cobrar es parte de vender: todo lo que hacemos tiene un valor, y al ofrecer una alianza
con beneficios para ambas partes no tenemos
porqué sentirnos intimidados o avergonzados a
la hora de cobrar
Por eso, un ejemplo de pregunta inteligente es la
siguiente: ¿dispones del dinero para cumplir con
las obligaciones de pago que te propongo? No
hay nada peor que un cliente que no les pueda
pagar. Esto es parte del perfil, así que tienen que
confirmarlo desde un principio. Pedir por pedir,
vender por vender, se convierte en un problema.
Se vale diversificar: No pongan todos los huevos en una sola canasta. Es genial tener un
muy buen aliado, pero ¿qué va a pasar cuando
se vaya o ya no los necesite? Regla: un solo
comprador no debe representar más del 20% del
total de sus ventas, patrocinios o donaciones. De
ser así, se enfrentarán a una gran presión y es ahí
cuando se presentan los errores.
Parte de la planeación de un evento incluye la
utilización de recursos materiales, humanos,
físicos, virtuales y monetarios.
No todo evento debe dar ganancias, de hecho
las organizaciones y las personas deben ser
conscientes de dónde pueden perder para
apalancar otros espacios en los que se pueda
ganar aún más.
Aunque las ganancias o elución de las pérdidas
no sean necesarios, conocer los resultados del
evento de forma previa sí lo es. De ahí la
importancia del presupuesto, un documento
que contemple esa planeación del recurso
económico durante el evento. A continuación
algunos consejos para un correcto presupuesto,
no son pasos que se desarrollan en un orden
específico, pero sí son necesarias para ejecutar
con éxito este soporte de la administración del
dinero.
Soliciten a gestiones pasadas el presupuesto,
tanto lo planeado como lo ejecutado, en lo
posible tengan exactamente los dos
anteriores a su evento.
Hagan una lista de necesidades que
contemple hasta el más mínimo detalle de
materiales, transporte, locación, etc. Detalles
como prever sombrillas por si llueve, pueden
llegar a ser importantísimos para el éxito del
evento.
Contrasten la lista de necesidades con los
presupuestos pasados, identifiquen la lista de
cosas innecesarias o que sean susceptibles a
ser adquiridas en préstamo con el comité
local o la oficina nacional.
Obtengan una cotización de todo lo que
necesitan: Dentro de los gastos existen
algunos que tienen mayor relevancia que
otros, de allí que la cotización debe ser más
formal, una carta o un correo. Los otros
pueden ser simplemente que vayan al
supermercado y analicen los precios,
consulten por internet o mercado libre.
Es necesario que realicen diferentes
cotizaciones para los gastos principales y
entreguen la lista de necesidades a la gestión
de ER. Así podrán analizar dentro del banco
de aliados y convenios que pueden
concretar sin gasto alguno o con descuentos
y privilegios.
Les presentamos algunos ejemplos:
Locación (auditorios, fincas, salones de
reuniones, discotecas): dada la importancia
de este rubro requiere de varias cotizaciones
por correo o escrito de la persona
responsable en la otra empresa, analizar
lugares utilizados anteriormente, entre otros.
Transporte: analicen desde la gestión de ER,
qué tipos de convenios se tienen.
Una vez terminado el presupuesto, deben
analizar cuánto se necesita para iniciar
operaciones y solicitarlo ante el respectivo
responsable, normalmente es el responsable de
caja menor.
Los presupuestos por simples que sean deben ser
entregados al vicepresidente de finanzas del
comité local y contar su aprobación. Existe
dentro del área de finanzas una coordinación
responsable de dar soporte a los comités
organizadores, es clave que se acerquen a ella
para que encuentren alternativas de dismi-
nución de costos y diversificación de productos
dentro del evento.
Es obligatorio acercarse al vicepresidente al
terminar el presupuesto, para poder empezar a
ejecutar y pedir el dinero adelantado en caja
menor.
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