ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Secretaria-Geral
Braslia
2010
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Advocacia-Geral da Unio
Secretaria-Geral
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Organizao: Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
Ademir Braz da Silva
Adriana Barbosa Lima
Jos de Lisboa Vaz Filho
Leila Cristiane Petry
urea de Souza Oliveira dos Santos
Mrcio Wilzedy Martins Viana
Outubro de 2010
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Advocacia -Geral da Unio
Lus Incio Lucena Adams
Secretria -Geral
Gildenora Batista Dantas Milhomem
Coordenadora -Geral de Documentao e Informao
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
252
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
MODELO DE LOMBADA
ARQ/CORRENTE
PROCESSO:
00400.000469/2005-59
APENSO:
00400.000743/2005-90
ANO:
2005
Caixa:
01
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
251
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Braslia
2010
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
250
Preenchimento da Guia de Transferncia de Documentos
Campo 1 Registrar o nmero da Guia e o ano;
Campo 2 Informar o setor onde o documento foi solicitado;
Campo 3 Informar o nmero do documento ou do proces-
so;
Campo 4 Informar o assunto;
Campo 5 Informar o nmero da caixa;
Campo 6 Registrar a data e a assinatura de quem encami-
nhou o processo;
Campo 7 Registrar a data e a assinatura de quem recebeu.
GUIA DE TRANSFERNCIA
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
249
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Advocacia -Geral da Unio
Coordenao -Geral de Documentao e Informao
SIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGU
Fones (61) 3105-8907 / 8467
Fax (61) 3105-8232
Site: www.agu.gov.br
70610- DF
Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDI
Ademir Braz da Silva CGDI/PCU
Adriana Barbosa Lima CGDI
Jos de Lisboa Vaz Filho CGDI
Leila Cristiane Petry CGDI
urea de Souza Oliveira dos Santos CGDI/PCU
Mrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU
permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta
publicao desde que citada a fonte.
BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-
Geral de Documentao e Informao. Manual de Procedi-
mentos de Protocolo e Expedio.
252 p. , il.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
SUMRIO Apresentao ................................................................................................................................. 9
Consideraes iniciais .................................................................................................................13
Importncia do manual ...............................................................................................................14
Siglas.................................................................................................................................................15
Objetivos ........................................................................................................................................16
Legislao referencial para documentao..........................................................................16
Legislao Federal.......................................................................................................16
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ..........................17
Portarias do Poder Executivo..................................................................................17
Portarias da Advocacia-Geral da Unio.................................................................18
Conceitos e definies.............................................................................................................18
Unidades envolvidas..................................................................................................................28
Usurios e clientes....................................................................................................................30
II. Protocolo....................................................................................................31
Protocolo....................................................................................................................................33
Protocolo pela Internet...........................................................................................................33
Macroprocesso do protocolo................................................................................................34
Sistema de controle de documentos da AGU - AGUDoc..............................................35
III. Rotinas de Protocolo................................................................................39
Recebimento...............................................................................................................................41
Correspondncia.........................................................................................................41
Recebimento.................................................................................................................42
Recibo............................................................................................................................43
Formas de recebimento.............................................................................................44
Rotinas para recebimento via guich de protocolo............................................45
Rotinas para recebimento via malote.....................................................................45
Triagem........................................................................................................................................46
Abertura de documentos e correspondncias.....................................................46
Prazos.............................................................................................................................47
Rotina de triagem de documentos..........................................................................47
Cadastramento ..........................................................................................................................48
Nmero nico de processo e documento NUP..............................................48
Tabela de unidades.....................................................................................................49
Cadastramento de unidades.....................................................................................49
NUP externo................................................................................................................50
NUP interno.................................................................................................................50
Anlise documental...................................................................................................................50
Tipo de documento....................................................................................................51
Nmero do documento.............................................................................................51
Procedncia/Origem...................................................................................................52
Data do documento....................................................................................................52
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
248
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DO-
CUMENTOS
Extrado de:
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de mai-
o de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de
documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do
poder pblico.
Art. 6 (...) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que
tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato
de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, de-
vendo conter necessariamente as seguintes informaes:
I -
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial
que legitima a eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a
serem eliminados;
d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados,
com as datas-limite correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se
entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes
publicao do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5,
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
247
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Destino ........................................................................................................................................... 52
Interessado...................................................................................................................52
Assunto.........................................................................................................................53
Documentos vinculados............................................................................................53
Documento................................................................................................................................54
Classificao de documentos...................................................................................54
Documentos sigilosos ateno especial.............................................................55
Documento ostensivo...............................................................................................56
Cadastrando um documento...................................................................................56
Realizando pesquisa de antecedentes....................................................................63
Montando documentos.............................................................................................64
Rotina de cadastramento de documento .............................................................64
Processo......................................................................................................................................66
Autuao.......................................................................................................................66
Partes de um processo .............................................................................................67
Numerao de folhas e de peas............................................................................68
Tratamento fsico dos documentos e processos................................................69
Rotina de cadastramento de processo..................................................................70
Encerramento e abertura de volumes...................................................................71
Rotina de encerramento e abertura de volumes................................................71 Juntadas.......................................................................................................................................72
Rotina de juntada por anexao de documento a documento........................72
Rotina de juntada por anexao de processo a processo.................................73
Rotina de juntada por anexao de documento a processo............................74
Apensao....................................................................................................................75
Rotina de apensao de processos.........................................................................75
Desapensao..............................................................................................................76
Rotina de desapensao de processos..................................................................77
Desentranhamento.....................................................................................................77
Rotina de desentranhamento...................................................................................77
Desmembramento......................................................................................................78
Rotina de desmembramento de processo constitudo......................................79
Tramitao..................................................................................................................................81
Rotina de tramitao de processos e documentos............................................82
Rotina de recebimento eletrnico.........................................................................83
IV. Rotinas de Expedio...............................................................................85
Expedio....................................................................................................................................87
Mensageria interna....................................................................................................................87
Rotinas de expedio via mensageria interna......................................................88
Mensageria externa..................................................................................................................88
Rotinas de expedio via mensageria externa.....................................................89
Malote.........................................................................................................................................90
Expedio de malotes................................................................................................91
Guia de remessa de malote......................................................................................91
Rotina de expedio via malote..............................................................................93
Servios dos Correios.............................................................................................................93
Carto de postagem..................................................................................................93
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Tipos de postagem.......................................................................................................................94
Servios adicionais dos Correios.............................................................................95
Envelopes.......................................................................................................................98
Formatao dos envelopes........................................................................................98
Correspondncias de urgncia.................................................................................99
Relao das correspondncias encaminhadas expedio...................................99
Preparao dos envelopes pelos setores para expedio via Correios.......100
Rotinas de expedio via Correios pelo o setor de Expedio.....................101
Orientaes sobre a utilizao dos servios dos Correios...........................................102
Escolhendo o tipo de postagem.............................................................................103
Envelopes....................................................................................................................104
Rastreamento de correspondncias.....................................................................105
Pesos e Dimenses..................................................................................................106
Objetos que no transportados pelos Correios...............................................107
Principais motivos para atraso de entrega..........................................................108
Mais informaes......................................................................................................108
V. Segurana da Informao ........................................................................................109
Ciclo documental e segurana da informao..................................................................111
Segurana da Informao.......................................................................................................112 Procedimentos e segurana da informao........................................................114
Sistemas e segurana da informao....................................................................115
Acesso a informao pela Internet.......................................................................118
Acesso ao AGUDoc e senhas................................................................................118
O elemento humano na segurana da informao............................................119
Responsabilidade pela informao.......................................................................................122
Alguns cuidados no tratamento da informao................................................................123
Consideraes finais sobre segurana da informao.....................................................125
ROTINAS DE ARQUIVO
I . Introduo ....................................................................................................... 129
Consideraes iniciais ............................................................................................................... 131
Sigla ................................................................................................................................................ 131
Objetivos ...................................................................................................................................... 132
Legislao referencial das atividades de arquivo ............................................................... 132
Conceitos e Definies ...................................................................................................... 137
Sistema de arquivos ............................................................................................................. 144
II . Estrutura de Arquivo ................................................................................... 147
Estrutura bsica necessria ............................................................................................... 149
Recursos Humanos ............................................................................................................. 149
Instalao fsica ..................................................................................................................... 150
Recursos materiais .............................................................................................................. 152
III . Arquivo .......................................................................................................... 155
Conceito................................................................................................................................. 157
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
246
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Extrado de:
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de mai-
o de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de
documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do
poder pblico.
Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por obje-
tivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao,
devendo conter essencialmente:
I - data da eliminao;
II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao
e informao relativa publicao em peridico oficial;
III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos do-
cumentos eliminados;
IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especifi-
cados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao
Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica respon-
svel pela eliminao.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
245
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Finalidade do arquivo ......................................................................................................... 157
Tipos de arquivo .................................................................................................................. 158
Documento ........................................................................................................................... 159
Formato.................................................................................................................................. 159
Gnero ................................................................................................................................... 160
Espcie .................................................................................................................................... 160
Natureza ................................................................................................................................ 161
Documento arquivstico .................................................................................................... 162
Processo ................................................................................................................................. 162
Gesto de documentos ..................................................................................................... 163
Avaliao de documentos ................................................................................................. 164
Idade dos arquivos .............................................................................................................. 164
IV . Metodologia de organizao ..................................................................... 167
Plano de classificao .......................................................................................................... 169
Cdigo de Classificao ..................................................................................................... 169
V . Rotinas de arquivamento ............................................................................ 171
Verificao Prvia ................................................................................................................ 173
Recebimento ......................................................................................................................... 173
Classificao .......................................................................................................................... 174
Ordenao ............................................................................................................................. 175
Arquivamento ....................................................................................................................... 176
Emprstimo ........................................................................................................................... 178
Cpia de documentos ........................................................................................................ 179
Como quantificar documentos ........................................................................................ 179
VI . Destinao de documentos ....................................................................... 181
Avaliao documental......................................................................................................... 183
Tabela de temporalidade ................................................................................................... 184
Como utilizar a tabela ........................................................................................................ 185
Eliminao de documentos ............................................................................................... 186
Como classificar os documentos para eliminar .......................................................... 187
Transferncia ........................................................................................................................ 188
Recolhimento ....................................................................................................................... 190
VII . Conservao de documentos .................................................................. 191
Como preservar os documentos .................................................................................... 194
Acondicionamento e guarda ............................................................................................. 195
VIII . Registro no Sistema AGUDoc ............................................................... 197
telas do agudoc .................................................................................................................... 199
Disposies finais .......................................................................................... 203
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
Bibliografia ..................................................................................................... 205
Anexos ............................................................................................................ 207
Exemplos de envelope, carimbos, etiquetas e capa de processo ................................. 209
Exemplo de envelope ....................................................................................... 209
Exemplo de carimbo de NUP ........................................................................ 209
Exemplo de carimbo de numerao ............................................................ 209
Exemplo de etiqueta de capa de processo ................................................ 209
Exemplo de capa de processo ....................................................................... 210
Exemplos de formulrios para expedio ........................................................................... 211
Exemplo de guia dos Correios ...................................................................... 211
Exemplo de guia de remessa de malote ..................................................... 212
Documentos gerados pelo sistema AGUDoc ................................................................... 213
Exemplo de Resumo de Pesquisa .......................................................................................... 213
Exemplo de Papeleta de Encaminhamento ......................................................................... 214
Exemplo de Recibo .................................................................................................................... 215
Modelo de termos de juntada ................................................................................................ 216
Modelo de Termo de Juntada de Processo a Processo .................................................. 216
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 217
Modelo de Termo de Juntada de Documento a Processo............................................. 219
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 220
Modelo de Termo de Apensao .......................................................................................... 222
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 223
Modelo de Termo de Desapensao ................................................................................... 225
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 226
Modelo de Termo de Desentranhamento .......................................................................... 228
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 229
Modelo de Termo de Desmembramento ........................................................................... 231
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 232
Modelo de Termo de Encerramento de Volume ............................................................. 234
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 235
Modelo de Termo de Abertura de Volume ....................................................................... 237
Instrues de preenchimento ................................................................................................. 238
Tabela de unidades .................................................................................................................... 240
Listagem de eliminao de documentos .............................................................................. 244
Termo de eliminao de documentos ................................................................................. 246
Edital de cincia de eliminao de documentos ................................................................ 248
Guia de Transferncia ............................................................................................................... 250
Modelo de Lombada.................................................................................................................. 252
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
244
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Extrado de :
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de mai-
o de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de
documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do
poder pblico.
Art 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por ob-
jetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a se-
rem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes i-
tens:
I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e
da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nme-
ro da listagem e o nmero da folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o
nmero de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a
serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea
anterior;
d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a
serem eliminadas em cada conjunto documental;
e) observaes complementares teis ao esclarecimento das
informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quan-
do se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art.
III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do
titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presiden-
te da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da auto-
ridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do
rgo ou entidade.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
243
UNIDADE SIGLA CDIGO PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CHAPECO/SC PSUCCO 00555 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM FOZ DO
IGUACU/PR PSUFOZ 00496
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM ILHUS/BA PSUILH 00433 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JOINVILLE/SC PSUJVE 00553 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JUIZ DE
FORA/MG PSUJFA 00476
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM LONDRINA/PR PSULDA 00497 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARLIA/SP PSUMIA 00574 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARING/PR PSUMGA 00498 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM NITERI/RJ PSUNRI 00514 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PASSO FUNDO/RS PSUPAS 00531 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETROLINA/PE PSUPTA 00506 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETRPOLIS/RJ PSUPTS 00413 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PRESIDENTE PRUDENTE/SP PSUPPE 00576
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIBEIRO
PRETO/SP PSURPO 00569
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIO GRANDE/RS PSURGR 00535 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTA MARIA/RS PSUSMA 00534 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTARM/PA PSUSRM 00487 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTOS/SP PSUSTS 00568 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DO RIO PRETO/SP PSUSRR 00566
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DOS CAMPOS/SP PSUSJC 00570
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERABA/MG PSUURA 00477 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERLNDIA/MG PSUULA 00478 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UMUARAMA/PR PSUUMR 00501 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM VOLTA
REDONDA/RJ PSUVRD 00516
PROCURADORIA-SECCIONAL FEDERAL EM PETROLINA/PE PSFPTA 00471 SECRETARIA DAS COMISSES TEMTICAS SCCTM 00400 SECRETARIA-GERAL DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO SGAGU 00404 SECRETRIO-GERAL DE CONTENCIOSO SGCT 00400 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO URAPE 00587 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM SO PAULO URASP 00589 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO DE JANEIRO URARJ 00592 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO GRANDE DO SUL URARS 00588
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
APRESENTAO
-
da Procuradoria-Geral Federal na defesa judicial e extrajudicial
da Unio, bem como nas atividades de consultoria e de asses-
soramento jurdico do Poder Executivo, circula pela instituio
um volume considervel de documentos que necessitam do
devido tratamento. Os documentos e processos refletem as
atividades do rgo e so de extrema importncia, pois servem
para a tomada de decises, como fontes de provas, garantias e
direitos, alm da preservao da histria e da cultura da insti-
tuio.
-tamente com a Secretaria-Geral, visando o aprimoramento da
gesto da instituio, desenvolveu o Manual de Procedimentos
de Protocolo, Expedio e Arquivo da Advocacia-Geral da U-
nio - AGU e da Procuradoria-Geral Federal - PGF. Este ins-
trumento pretende sistematizar e padronizar conceitos, regras
e procedimentos administrativos relativos gesto documen-
tal.
des desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e pelas
Unidades Protocolizadoras, no mbito da Advocacia-Geral da
Unio e da Procuradoria-Geral Federal, incluindo as unidades
de protocolo das Procuradorias-Regionais da Unio, Procura-
dorias-Regionais Federais, Procuradorias nos Estados, Procura-
dorias-Seccionais e Escritrios de Representao. Visa tambm
disseminar as instrues bsicas e necessrias operacionaliza-
o do Sistema de Controle de Documentos da AGU AGU-
Doc.
segurana da informao, bem como a localizao rpida e efe-
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
242
UNIDADE SIGLA CDIGO PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RONDNIA PFRO 00463 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RORAIMA PFRR 00466 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SANTA CATARINA PFSC 00435 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SERGIPE PFSE 00430 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE TOCANTINS PFTO 00467 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ACRE PFAC 00468 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO CEAR PFCE 00422 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PFES 00426 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MARANHO PFMA 00464 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO PFMT 00473 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL PFMS 00434
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PAR PFPA 00457 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PARAN PFPR 00436 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PIAU PFPI 00427 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE PFRN 00419
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM PERNAMBUCO PRUPE 00418
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM SO PAULO PRUSP 00414 PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO DISTRITO FEDERAL PRUDF 00410 PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO DE JANEIRO PRURJ 00412 PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO GRANDE DO SUL PRURS 00416
PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 1 REGIO PRF 1 00424 PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 2 REGIO PRF 2 00408
PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 3 REGIO PRF 3 00409 PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 4 REGIO PRF 4 00421 PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 5 REGIO PRF 5 00411 PROCURADORIA-GERAL DA UNIO PGU 00405 PROCURADORIA-GERAL FEDERAL PGF 00407 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM BLUMENAU/SC PSUBNU 00557 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINA
GRANDE/PB PSUCGE 00491
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINAS/SP PSUCAS 00567 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPOS/RJ PSUCPS 00515 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAXIAS DO
SUL/RS PSUCXS 00536
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
241
UNIDADE SIGLA CDIGO
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM TERESINA/PI NAJPI 00456
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM VITRIA/ES NAJES 00442 NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO NO RIO DE
JANEIRO/RJ NAJRJ 00439
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA BAHIA PUBA 00432
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA PARABA PUPB 00490
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE ALAGOAS PUAL 00423
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE GOIS PUGO 00452
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MATO GROSSO PUMT 00465
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MINAS GERAIS PUMG 00475
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RONDNIA PURO 00545
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RORAIMA PURR 00549
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SANTA CATARINA PUSC 00552
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SERGIPE PUSE 00580
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE TOCANTINS PUTO 00585
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ACRE PUAC 00420
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAP PUAP 00425
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAZONAS PUAM 00428
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO CEAR PUCE 00440
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PUES 00448
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MARANHO PUMA 00460 PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL PUMS 00470
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PAR PUPA 00485
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PARAN PUPR 00495
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PIAU PUPI 00510 PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE PURN 00525
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA BAHIA PFBA 00415
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA PARABA PFPB 00429
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE ALAGOAS PFAL 00431
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE GOIS PFGO 00459
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE MINAS GERAIS PFMG 00417
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
tiva dos documentos que circulam na AGU: i) a qualidade das
informaes no ato do cadastramento dos documentos e pro-
cessos; e ii) a atualizao das informaes do(s) trmite(s) dos
documentos (principalmente em relao ao recebimento ele-
trnico). Dessa forma, a efetiva gesto de documentos depen-
de da uniformizao dos procedimentos e da qualificao dos
colaboradores envolvidos em todo o ciclo documental.
da equipe da Coordenao-Geral de Documentao e Informa-
o, identificada com a melhoria contnua da qualidade dos ser-
vios prestados pela Secretaria-Geral da AGU. Agradecemos a
colaborao de todos os servidores que contriburam e apoia-
ram a elaborao deste Manual, em especial aos servidores da
Coordenao-Geral de Documentao e Informao e aos ser-vidores das unidades protocolizadoras das unidades da AGU
pelo trabalho executado.
Nesse sentido, destaca-
todas as reas com sugestes, assim como divulgao, que per-
mitam o aprimoramento das aes da rea de documentao.
O contedo deste trabalho no definitivo, tendo em vista a
necessidade de atualizao peridica ou em virtude de altera-
es na legislao em vigor.
tpicos, podendo sua leitura ser dirigida a pontos especficos.
Recomenda-se a disponibilizao do mesmo em local de fcil
acesso para consultas rotineiras.
de Protocolo e Expedio. Posteriormente sero distribudos
volumes complementares, tratando das demais atividades que
compem a gesto documental.
-
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
240
TABELA DE UNIDADES
UNIDADE SIGLA CDIGO ADVOCACIA-GERAL DA UNIO AGU 00400
CONSELHO SUPERIOR DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO CSAGU 00400
CONSULTORIA-GERAL DA UNIO CGU 00400
CORREGEDORIA-GERAL DA AGU CGAU 00406
ESCOLA DA ADVOCACIA GERAL DA UNIO EAGU 00590
ESCRITRIO DE REPRESENTAO EM CRICIMA/SC ER/CUA 00552
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM ARACAJU/SE NAJSE 00450
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELM/PA NAJPA 00469
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELO
HORIZONTE/MG NAJMG 00441
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JRIDICO EM BOA VISTA/RR NAJRR 00479
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CAMPO
GRANDE/MS NAJMS 00446
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CUIAB/MT NAJMT 00444
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CURITIBA/PR NAJPR 00447
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM
FLORIANPOLIS/SC NAJSC 00449
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM FORTALEZA/CE NAJCE 00594
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM GOINIA/GO NAJGO 00593
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM JOO
PESSOA/PB NAJPB 00451
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MACEI/AL NAJAL 00453
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MANAUS/AM NAJAM 00480
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM NATAL/RN NAJRN 00454
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PALMAS/TO NAJTO 00438
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PORTO
ALEGRE/RS NAJRS 00401
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM RECIFE/PE NAJPE 00402
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SALVADOR/BA NAJBA 00403
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO JOS DOS CAMPOS/SP
NAJSJC 00461
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO LUIZ/MA NAJMA 00462
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO PAULO/SP NAJSP 00443
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
239
mente numerado.
No novo volume, logo aps a capa, incluir o TERMO DE
ABERTURA DE VOLUME, numerando-o na seqncia do
volume anterior, sem contar a contracapa do volume anteri-
or e a capa do novo volume.
Deve-se providenciar nova capa, atualizando o sistema com
a informao do novo volume (1 volume, 2 volume etc.).
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
13
CONSIDERAES INICIAIS
-
vas aos procedimentos administrativos para as unidades proto-
colizadoras consolidadas neste Manual de Procedimentos de
Protocolo e Expedio est fundamentada nos seguintes itens:
que cumpre administrao federal, na forma da lei, a
gesto da documentao governamental e as providn-
cias para franquear sua consulta a quantos dela neces-
sitem;
O art. 37 em seu 3, inciso II, da Constituio Federal,
trata do acesso a registros administrativos e a informa-
es sobre atos de governo;
Os artigos 1, 2 e 3 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de
gesto documental, a proteo a documentos e arqui-
vos e conceitua a gesto de documentos;
A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, regula o pro-
cesso administrativo no mbito da Administrao Pbli-
ca Federal;
O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus
os incisos VII, VIII, XI, XIV b), XV h), l) e m) tratam da
conduta dos servidores pblicos nos assuntos relativos ao acesso e divulgao de informaes, bem como so-
bre a conduta no exerccio das atividades;
A necessidade de reunir, em um nico documento, as
referncias e orientaes para a correta realizao do
trabalho referente documentao administrativa da
AGU;
As orientaes agrupadas permitiro que os servidores
tenham fonte de consulta uniforme, trazendo agilidade
e segurana aos procedimentos administrativos;
Por fim, h a necessidade de atualizar e padronizar di-
versas regras e procedimentos em vigor.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
238
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
so. Cada volume dever ter, no mximo, 200 folhas.
volume encerrado e a capa do prximo volume recebam nu-
merao. Na seqncia de numerao dos volumes deve estar
o TERMO DE ABERTURA.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
abertura do volume.
2. N DO VOLUME: Informar
o volume do processo que est sendo aberto.
3. N DO PROCESSO: Indicar
o nmero do processo que
est recebendo novo volu-
me.
4. N DA FOLHA DE ABER-
TURA DO VOLUME: O
nmero da folha que abre o novo volume o prprio Ter-
mo de Abertura de Volume e deve ser numerado na se-
qncia do volume anterior. No se conta a contracapa do
volume anterior ou capa do volume que est sendo aberto.
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
que executou a abertura do volume.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou
atravs de carimbo.
Procedimentos:
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,
o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devida-
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
237
MODELO DE TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
ADVOCACIA -GERAL DA UNIO PROTOCOLO
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos ........................................ dias do ms de ........................................
de ........................, neste Protocolo / Apoio , procedemos abertura do
volume n............................. do processo n ............................................. que
se inicia com este Termo, numerado seqencialmente como folha n .........
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
14
te Manual, entende-se por unidades da AGU:
a) Os rgos de direo superior da AGU;
b) O rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral
Federal;
c) Os rgos de execuo da AGU;
d) O rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado
-Geral da Unio;
e) Os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
f) O rgo de assistncia direta e imediata ao substituto
do Advogado-Geral da Unio;
g) A Escola da AGU.
IMPORTNCIA DO MANUAL
O Manual de Procedimentos trata das atividades operacionais
no rgo e busca a efetividade nos procedimentos propostos e
adeso das unidades protocolizadoras da AGU aos regulamen-
tos relativos ao tratamento da documentao da instituio.
Ressalta- -
tral Unificado depende dos servios das unidades protocoliza-
doras para a obteno de registro completo e abrangente do
fluxo de todos os documentos e processos. Em outros r-
gos governamentais, a implantao e a efetiva utilizao de
procedimentos similares ocorreram por fora de normas ope-
racionais, reforando e dando credibilidade aos procedimentos
e normas estabelecidos. Cita-se o que foi dito em relao ao
Manual de Gerenciamento de Documentos do Ministrio do
sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unida-
des Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de
recebimento, registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e documen-
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
15
tos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Ope-
SIGLAS
OBJETIVOS
AGU Advocacia-Geral da Unio
AGUDoc Sistema de Controle de Documentos da AGU
CGDI Coordenao-Geral de Documentao e Informao
CGRH Coordenao-Geral de Recursos Humanos
GTI Gerncia de Tecnologia e Informao
CONARQ Conselho Nacional de Arquivo
DV Dgito verificador
ECT Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
GRM Guia de Remessa de Malote
MPOG Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
NUP Nmero nico de Processo
PCU Protocolo Central Unificado
PGF Procuradoria-Geral Federal
PGU Procuradoria-Geral da Unio
SGAGU Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da Unio
SGCT Secretaria-Geral de Contencioso
SISG Sistema de Servios Gerais (administrado pelo Minis-trio do Planejamento, Oramento e Gesto).
STF Superior Tribunal Federal
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
236
do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou
atravs de carimbo.
Procedimentos:
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volu-
me.
Quando o processo contiver nmero de folhas excedente
ao limite fixado nesta instruo, devem ser abertos novos
volumes. Por exemplo, um processo contm 180 folhas e
precisa receber um documento contendo 50 folhas; o volu-
me dever ser encerrado, mediante lavratura do TERMO
DE ENCERRAMENTO DE VOLUME e aberto outro volu-
me com o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, para con-
ter as 50 folhas.
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,
o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devida-
mente numerado.
Fazer a indicao do volume na capa de cada volume do
Observao
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
235
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
so. Cada volume dever ter, no mximo, 200 folhas.
necessite acrescentar mais folhas ao processo, abrir outro vo-
lume, destacando, na capa do processo e no sistema, os volu-
mes existentes.
lume no devem receber numerao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
encerramento do volume.
2. N DO VOLUME: Infor-
mar o volume do proces-
so que est sendo encer-
rado.
3. N DO PROCESSO: Indi-
car o nmero do proces-
so que est tendo o volu-
me encerrado.
4. N DAS FOLHAS DO
VOLUME: Indicar o n inicial e o n final das folhas do volu-
me. Na parte inferior da capa do processo dever estar
escrito a que volume se refere. O n do volume deve estar
5. N DO VOLUME A SER ABERTO: Indicar n do volume
que ser aberto para dar seqncia numerao dos volu-
mes dos processos, lembrando de apor a informao na ca-
pa dos volumes.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
que executou a juntada mediante solicitao da autoridade
competente.
7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
16
Ser fonte de informao para os servidores e colabo-
radores da AGU;
Ser referncia s atividades desempenhadas pelo Pro-
tocolo Central Unificado e pelas Unidades Protocoli-
zadoras;
Disponibilizar as instrues bsicas e necessrias
operacionalizao do Sistema de Controle de Docu-
mentos da AGU - AGUDoc.
LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCU-
MENTAO
LEGISLAO FEDERAL
BRASIL. Lei n 8.112
sobre o Regime Jurdico dos Servidores Pblicos Civis da Uni-
o, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federais.
BRASIL. Lei n 8.159
a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados e d outras
providncias.
BRASIL. Lei n 9.784 , de 29 de janeiro de 1999. Regula o Pro-
cesso Administrativo no mbito da Administrao Pblica Fe-
deral.
BRASIL. Decreto n 1.094
sobre o Sistema de Servios Gerais SISG dos rgos civis da
Administrao Federal Direta, das Autarquias Federais e Fun-
daes Pblicas e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171 , de 22 de junho de 1994. Aprova
o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Po-
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
17
der Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 2.134 , de 24 de janeiro de 1997. Regula-
menta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 3.505 , de 13 de junho de 2000. Institui
a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades
da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n. 4.368 , de 10 de setembro de 2002.
Aprova a Estrutura e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em
Comisso da Advocacia-Geral da Unio, na parte referente
organizao de sua Secretaria-Geral, e d outras providncias.
RESOLUO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUI-
VOS (CONARQ)
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de
outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Re-
soluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o
cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Ad-
ministrao Pblica: atividades de apoio, a ser adotado como
modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades in-tegrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os pra-
zos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos
de Arquivo relativos s atividades de apoio da Administrao
Pblica.
PORTARIAS DO PODER EXECUTIVO
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GES-
TO (Brasil). Portaria Normativa n 5 , de 19 de dezembro
de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
234
MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
ADVOCACIA -GERAL DA UNIO PROTOCOLO
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos .................................. dias do ms de ............................................
de ................................., neste Protocolo / Apoio , procedemos ao
encerramento deste volume n................................. do processo n
..................................................... com folhas de .......... a .......... , inclusive
esta, efetuando a abertura do volume...........
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
233
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desmembra-
mento, retirar a(s) folha(s) ou pea(s) solicitadas;
Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, citando o in-
tervalo de folhas / peas retiradas do processo e o nmero
de processo ao qual se destina(m);
Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no intervalo de
onde foram retiradas as folhas/ peas, conservando a nume-
rao original do processo;
Autuar o novo processo a ser composto com a(s) folha(s) /
pea(s) desmembrada(s) ou proceder numerao, caso
a(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s) venham a compor processo
j existente;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedi-
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESMEMBRAMENTO, a
NUP vai para o despacho da autoridade.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
18
servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Fe-
deral, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de
Servios Gerais SISG.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GES-TO (Brasil). Portaria Normativa n 3 , de 16 de maio de
rios, Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servi-
os Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s ativi-
dades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do n-
mero nico de processos e documentos.
PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140 , de 16 de mar-
o de 2006. Disciplina a divulgao de dados e informaes
pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, por
meio da rede mundial de computadores Internet, e d outras
providncias.
PORTARIAS DA ADVOCACIA -GERAL DA UNIO
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42 ,
de 11 de agosto de 1993. Estabelece as normas para recebi-
mento, autuao, movimentao juntada, divulgao, expedi-
o, arquivamento, fornecimento de certides e cpias de pro-
cessos e documentos na AGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746 ,
de 28 de outubro de 2002. Institui o Protocolo Central Unifi-
cado no edifcio sede da AGU.
CONCEITOS E DEFINIES
ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma ade-
quada e representar convenientemente a informao contida
no documento, atravs de procedimentos de transformao,
com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
19
dita informao ao futuro interessado, de modo a que este ob-
tenha o mximo de informao (aspecto quantitativo) com o
mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).
APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a
um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade
de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo inte-
ressado ou no.
ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso
ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de con-
sultas freqentes.
ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que,
no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razo
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou re-
colhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de va-
lor histrico, probatrio e informativo que devem ser definiti-
vamente preservados.
ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM: a atividade que uma instituio leva a efeito
para o desempenho de suas atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a
efeito para o desempenho de atribuies decorrentes das ativi-
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
232
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desmembrar (retirar definitivamente) folhas/
peas de um processo para formao de outro processo. O
desmembramento ocorre somente mediante despacho.
processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desmembramento.
2. SOLICITANTE DO DES-MEMBRAMENTO: Informar
quem a autoridade que
solicitou o desmembramen-
to.
3. N/ INTERVALO DA(S)
FOLHA(S)/ PEA(S) DES-
MEMBRADA(S): Indicar o(s) n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que
est(o) sendo desmembrada(s) (retiradas) do processo.
4. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do processo do qual
esto sendo retiradas folhas/ peas.
5. N DO PROCESSO DE DESTINO: Deve ser informado o
n do processo ao qual est(ao) sendo destinada(s) a(s) fo-
lha(s)/ pea(s) retiradas.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
que executou o desmembramento.
7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou
atravs de carimbo
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
231
MODELO DE TERMO DE DESMEMBRAMENTO
ADVOCACIA -GERAL DA UNIO PROTOCOLO
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................
de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
.............................................................................................................................
............................., foram retiradas por motivo de desmembramento a(s)
pgina(s) ............... a ............... do processo n ................................................
e juntada(s) ao processo n ..............................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
20
dades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a ativi-
dade-fim.
AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que
caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo
devero ser observados os documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou re-
queira anlise, informaes, despachos e decises de diversas
unidades organizacionais de uma instituio.
CADASTRAMENTO: Ver Registro.
CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o docu-
mento ou processo; que acompanhar o documento ou pro-
cesso.
CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial,
cumprida por oficial de justia, e entregue pessoa citada ou
intimada
CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo
exemplar (integral ou parcial) de um original, validada por uma
autoridade competente (notarial ou administrativa, investida
para tanto).
CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado
por meio eletrnico. Nos termos da legislao em vigor, para
que a mensagem de Correio eletrnico tenha valor documen-
tal e possa ser aceita como documento original, necessrio
existir certificao digital que ateste a identidade do remeten-
te, na forma estabelecida em lei.
CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escri-
ta, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos proces-
sos. Classifica-se como interna / externa, oficial / particular,
recebida / expedida.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
21
CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comu-
nicao mantida entre os rgos ou entidades da Administra-
o Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou
empresas privadas.
CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de
comunicao mantida entre autoridades ou servidores e insti-
tuies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal.
CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia manti-
da entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Fe-
deral.
CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia manti-
da entre as unidades do rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna
ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do
rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada
interna ou externamente no mbito da Administrao Pblica
Federal.
DESAPENSAO: a separao fsica de processos apensa-
dos, quando sua finalidade for atingida.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de
um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da
Administrao ou a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO: a separao de parte da documenta-
o de um ou mais processos para formao de novo proces-
so; depende de autorizao e instrues especficas do rgo
interessado.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
230
mento, retirar a(s) folha(s) ou pea(s) solicitadas;
Manter cpia das peas retiradas do processo.
Lavrar, aps o DESPACHO, o TERMO DE DESENTRA-
NHAMENTO, citando o intervalo de folhas / peas retira-das do processo e a sua destinao.
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedi-
mentos fsicos;
Conservar a numerao original das folhas ou peas do pro-
cesso, colocando o TERMO DESENTRANHAMENTO (ou
cpia do TERMO, se necessrio) no intervalo de folhas/
peas retiradas do processo;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESENTRANHAMEN-
TO, a NUP vai para o despacho da autoridade.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
229
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
processo.
O desentranhamento ocorre somente mediante despacho.
pea principal do processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desentranhamento.
2. SOLICITANTE DO DE-
SENTRANHAMENTO:
Informar quem a autori-
dade que solicitou o de-
sentranhamento.
3. N DO PROCESSO: Indi-
car o nmero do proces-
so do qual esto sendo
retiradas folhas/ peas.
4. N DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S) DESENTRANHADA(S): In-
dicar o(s) n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que est(o) sendo
desentranhada(s) (separadas) do processo.
5. MOTIVO/DESTINO: Dever ser informado o motivo ou o
destino da(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s).
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
que executou o desentranhamento.
7. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou
atravs de carimbo
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desentranha-
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
22
DESPACHO: Ver Folha de Despacho.
DGITO VERIFICADOR (DV): um mecanismo de autentica-
o utilizado para verificar a validade e a autenticidade de um
valor numrico, evitando fraudes ou erros de transmisso ou
digitao.
DILIGNCIA: o ato pelo qual um processo que, tendo deixa-
do de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir
alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim proce-
deu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIO: a remessa do processo s unidades que de-
cidiro sobre a matria nele tratada.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte
material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e re-
cebido pelo rgo na execuo das atividades administrativas e
de apoio especializado.
DOCUMENTO OSTENSIVO: So os documentos cujo acesso
irrestrito.
DOCUMENTO CONFIDENCIAL: So os documentos cujo
teor somente ser conhecido por servidor autorizado.
DOCUMENTO RESERVADO: So os documentos cujo assun-
to no deve ser do conhecimento do pblico em geral.
DOCUMENTO SECRETO: So os que requerem rigorosas
medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas devam ser
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de conhecimento exclusivamente de servidores diretamente
ligados ao seu estudo e manuseio.
DOCUMENTO URGENTE: So os documentos cuja tramita-
o requer maior celeridade que a rotineira.
DOSSI: Trata-se de uma unidade documental na qual se re-
nem informalmente documentos de natureza diversa com uma
finalidade especfica.
ENCERRAMENTO: O encerramento do processo ocorre por
indeferimento do pleito; pelo atendimento da solicitao e
cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorren-
tes; e, pela expressa desistncia do interessado.
FAX (Fac-Smile): uma modalidade de comunicao adotada
no servio pblico pela Instruo Normativa n 4 (6 de maro
de 1992). Deve ser utilizado para transmisso de mensagens
urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo
conhecimento h premncia, no desobrigando o encaminha-
mento a seu tempo, do documento original. As mensagens e
documentos resultantes de transmisso via fax, no podero se
constituir em peas de processo (Portaria Normativa. n. 5 -
MPOG)
FOLHA DE DESPACHO: a deciso proferida pela autoridade
administrativa no caso submetido sua apreciao, podendo
ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitado pelo admi-
nistrador, servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou
informao inerente ao processo ser feita por intermdio de
despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em
folha de despacho, a ser includa ao final do processo. (Portaria
Normativa. n. 5 - MPOG)
FOLHA DO PROCESSO: So as duas faces de uma pgina do
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MODELO DE TERMO DE DESENTRANHAMENTO
ADVOCACIA -GERAL DA UNIO PROTOCOLO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................
de ......................., neste Protocolo , atendendo ao despacho do(a)(s)
...........................................................................................................................,
fao a retirada do presente processo n ............................................... da(s)
pea(s)/ folha(s) n(s)................................................................, por motivo de
......................................................................................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
227
Desapensar (separar) fisicamente os processos superpostos.
Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO, citando a destina-
o dos processos e apor o DESPACHO da autoridade em
cada processo desapensado.
Informar na parte inferior da capa do processo principal a
data da desapensao dos processos, tornando sem efeito a
anotao da capa do processo feita poca da apensao.
Registrar eletronicamente (no sistema) a desapensao.
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESAPENSAO, a
NUP vai para o despacho da autoridade.
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24
processo.
GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda perma-
nente.
GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvo-
conduto, documento que permite a uma pessoa ir a determina-
do lugar. No sentido comercial, um documento que acompa-
nha a fatura, ou ento aquele que se presta a fazer um recolhi-
mento, transferncia, remoo, trnsito, pagamento, guia de
alfndega, guia de despacho e assim por diante.
INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao
tem, s vezes, o sentido de parecer, em que o funcionrio es-
creve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclareci-
mentos necessrios para que a autoridade d seu despacho ou
soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere
o processo ou documento. So legitimados: as pessoas fsicas
ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou interes-
ses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao;
aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou
interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada;
as organizaes e associaes representativas, no tocante a
direitos e interesses coletivos; as pessoas ou associaes legal-
mente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a ou-
tro, ou de um documento a um processo; ou ainda de um do-
cumento a outro.
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
25
JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel
de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a processo
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto. Pode ocorrer
juntada de documento a documento, processo a processo ou
documento a processo.
integrantes do processo.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitu-
do de quinze dgitos mais dois dgitos de verificao (DV) que
visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou docu-
mento, na unidade protocolizadora de origem (Portaria Nor-
mativa. n. 3 - MPOG)
PGINA DO PROCESSO: cada uma das faces de uma folha
de papel do processo.
PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser
a parte que provocou o processo ou a parte que se defende.
Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e requeri-
do, impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente
e recorrido, etc.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas for-
mas, integra o processo.
PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou enti-
dade, encarregada dos procedimentos com relao s rotinas
de recebimento e expedio de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos
setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de
dar suporte s atividades de recebimento e expedio de docu-
mentos no mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
226
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desapensar (um) processo(s) de outro.
o, por despacho, da autoridade competente.
Na parte inferior da capa do processo principal, no campo
mao da apensao foi colocada no momento da apensao).
desapensados, os processo voltaro a tramitar em separado.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data d a
desapensao.
2. SOLICITANTE DA
DESAPENSAO: In-
formar quem a auto-
ridade que solicitou a
desapensao.
3. N DO PROCESSO
PRINCIPAL: Indicar o
nmero do processo
principal que recebeu o(s) apensados.
4. N DO(S) PROCESSO(S) DESAPENSADO(S): Indicar o n
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
que executou a desapensao mediante solicitao da auto-
ridade competente.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
do servidor digitado ou manuscritos em letra legvel ou a-
travs de carimbo
Procedimentos:
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MODELO DE TERMO DE DESAPENSAO
ADVOCACIA -GERAL DA UNIO PROTOCOLO
TERMO DE DESAPENSAO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................
de ......................., neste Protocolo , atendendo ao despacho do(a)(s)
.......................................................................................................................
................................................................................, fao desapensar do
processo n ................................................ o(s) processo
n(s).............................................., que passam a tramitar em separado.
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)
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26
descentralizar as atividades do protocolo central.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, re-
cebendo informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os
canais competentes, ou seja, sua tramitao. o documento ou
o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalha-
do, bem como procedimentos expressados por despachos,
pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamen-
to de despesas; assim, o documento protocolado e autuado
pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. O
processo uma unidade orgnica, constitudo por um ou mais
volumes, devendo, portanto, tramitar juntos.
PROCESSO ACESSRIO: o processo que apresenta matria
indispensvel instruo do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL: o processo que, pela natureza de
sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais proces-
sos como complemento sua deciso.
PROCEDNCIA: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou
de onde se originou o processo ou documento.
RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Ocorre quando houver
a cincia de desaparecimento ou extravio de processo.
REGISTRO/CADASTRAMENTO: a reproduo dos dados
do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar
a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer
dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.
RELATRIO: uma descrio de fatos passados, analisados
com o objetivo de orientar o servidor interessado ou o supe-
rior imediato para determinada ao. um documento oficial
no qual uma autoridade expe a atividade de uma repartio,
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ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nvel superi-
or.
RELGIO DATADOR: utilizado para registrar, em ordem
numrico-cronolgica, os processos formados pelas unidades
de protocolo.
SOLICITANTE: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em
favor do interessado do processo ou documento.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS: uma nota
utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um pro-
cesso; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE DESAPENSAO: uma nota utilizada para re-gistrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados;
pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE ENCERRAMENTO: uma nota utilizada para re-
gistrar o encerramento do processo; pode ser feito por inter-
mdio de carimbo especfico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA: uma nota
utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao pro-
cesso; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA: uma nota
utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) ao pro-
cesso; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA: uma nota utilizada para informar
que uma pea que foi retirada do processo quando do ato da
anexao, isto , ao proceder anexao foi constada a ausn-
cia de uma pea; pode ser feito por intermdio de carimbo es-
pecfico.
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224
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado),
agrupar o DESPACHO da autoridade competente e o TER-
MO DE APENSAO emitido pelo protocolo;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedi-
mentos fsicos;
Anotar na parte inferior da capa do processo primrio, os
dados do processo apensado;
Manter a numerao original dos processos apensados (no
renumerar os processos).
NO atribuir NUP ao TERMO DE APENSAO, a
NUP vai para o despacho da autoridade.
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INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando apensar um processo a outro.
rem apensados, os processos apensados tramitaro junto com
o processo principal, mantendo sua numerao original, sem se
integrarem como um nico processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
apensao.
2. SOLICITANTE DA APEN-
SAO: Informar quem a
autoridade que solicitou a
apensao.
3. N DO(S) PROCESSO(S)
APENSADO(S): Indicar o(s)
nmero(s) do(s) proces-
so(s) que esto sendo apen-
sados ao processo principal
4. N DO PROCESSO PRINCIPAL: Indicar o n do processo
principal que est recebendo o(s) outro(s) apensado(s).
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
que executou a apensao mediante solicitao da autorida-
de competente.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou
atravs de carimbo
Procedimentos:
Manter superposto um processo ao outro, prendendo a
contracapa do processo primrio (principal) capa do se-
cundrio e assim seqencialmente;
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TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unida-
de outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio.
TRIAGEM: Consiste na verificao prvia de toda documenta-
o que ser protocolada e cadastrada.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional
que tenha, dentre suas competncias, independentemente de
sua denominao e hierarquia, na estrutura do rgo que inte-
gra, a responsabilidade pela autuao/numerao de processos
e/ou documentos.
USURIO: A pessoa que acessa e alimenta o sistema com in-
formaes sobre os documentos ou processos. H situaes
em que o usurio pode tambm ser o cliente.
UNIDADES ENVOLVIDAS
As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedi-
o e Arquivo da Advocacia-Geral da Unio so:
Coordenao -Geral de Documentao e Informao
Responsvel pelo planejamento, coordenao, orientao e
controle das atividades relativas documentao e informa-
o no mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral
da Unio.
execuo dos procedimentos arquivsticos - produo, tramita-
o, uso, avaliao, arquivamento e destinao final de docu-
mentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle de
documentos (AGUDoc), que possibilita e agiliza o trabalho de-
senvolvido.
Unidade Protocolizadora Responsvel por:
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
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Receber, registrar e autuar os processos, a corres-
pondncia oficial e os demais documentos encaminha-
dos AGU;
Classificar e organizar os registros de movimentao
de documentos, processos e correspondncias, man-
tendo-os atualizados em sistema de dados prprio -
AGUDoc;
Efetuar a expedio externa e interna de documentos,
processos, correspondncias e objetos;
Organizar, executar e controlar os procedimentos
relativos movimentao de malotes entre as unida-
des da AGU;
Controlar a movimentao de correspondncias, bem
como a utilizao dos cartes de postagem pelas uni-
dades da AGU; Prestar informaes sobre a movimentao de docu-
mentos e processos que no sejam de natureza
sigilosa;
Fornecer, mediante autorizao superior, certides e
cpias de peas de processo e documentos;
Atender aos pedidos de informaes e pesquisas so-
bre documentos ou processos no sigilosos;
Efetuar a juntada (por anexao ou apensao) de do-
cumentos ou processos, bem como a desapensao,
solicitadas formalmente por autoridade competente.
Protocolo Central Unificado Responsvel por atender
as unidades da Advocacia-Geral da Unio instaladas no mesmo
edifcio, realizando atividades operacionais referentes a recebi-
mento, autuao, registro, controle de movimentao, classifi-
cao e organizao, prestao de informaes e expedio de
documentos, processos e correspondncias.
Arquivo
Receber documentos e processos tramitados para os
arquivos corrente, intermedirio e permanente, bem
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
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MODELO DE TERMO DE APENSAO
ADVOCACIA -GERAL DA UNIO PROTOCOLO
TERMO DE APENSAO
Aos ............................. dias do ms de .................... de .......................,
neste Protocolo , atendendo ao despacho do(a)(s)
............................................................................................................................,
fao apensar o presente processo n ...................................... ao processo
n(s)........................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo
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7. N DO PROCESSO: Indicar o n do processo principal que
receber o(s) documento(s).
8. N DO PROCESSO: Repetir o n do processo principal que
receber o(s) documento(s)
9. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas
o processo passou a ter aps a juntada. Ver mais orienta-
10.ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor
que executou a juntada mediante solicitao da autoridade
competente.
11.IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo
do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou
atravs de carimbo
Procedimentos:
Juntar o documento ao processo fsica e eletronicamente
(ou seja, no sistema).
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUN-
TADA emitido pelo protocolo/apoio.
Numerar seqencialmente as folhas.
Numer
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