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Projektmanagement & Controlling

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Szenario: 2 Projekte, 2 PM, 2 Sponsoren

Projektmanager A: erhält vom Projektsponsor “GF” Auftrag “FH zu automatisiern”

Projektmanagerin B: erhält vom Projektsponsor “Studiengangsleiter” Auftrag “Studentenadmin. i.w.S. EDV-technisch zu unterstützen”

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Nach 1 Monat ...

PM A: Mit 3 Realisierern Prototypen zur Automatisierung der Studentenausbildung erstellt; Realisierer präsentieren

PM B: Über Kontakte Informationen über Standardsoftware-Lösung zur Studentenadministration inkl. Anmeldungen zu VOs, Prüfungen, etc. beschafft und läßt präsentieren

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Nach 3 Monaten ...

PM A: Realisierer signalisieren: “Alles Roger”; sind schon weit, einige technische Probleme…

PM B: Nach zeitintensiven Workshops mit Studenten, Sekretariat und FH-Leitung sind wir mit der Anpassung in Verzug. Die Anwender wollen immer mehr!

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Nach 5 Monaten ...

PM A: Anwendung fertig! Details der Oberfläche später realisiert. Änderung wäre jetzt zu zeitintensiv.

PM B: Die Abnahme um 1 weiteren Monat verzögern, da die Akzeptanztests länger dauern als erwartet.

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Nach 6 Monaten ...

Projekt A: Anwender beschweren sich (“Nicht bedienbar!”, “Nicht für meine Aufgaben tauglich!”)

Projekt B: Anwender machen Druck, denn die Anwendung ist immer noch nicht verfügbar.

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Nach 7 Monaten ...

Projektsponsor A: Zieht Anwendung zur Überarbeitung zurück; Projektleiter: “Wir haben nur das getan, was sie wollten!”

Projekt B: Anwendung schrittweise eingeführt, Anwender aus den Workshops unterstützen Kollegen

--> so unterschiedlich können Projekte verlaufen, obwohl sie eine annähernd gleiche Startposition haben

Mittels PM soll dies verbessert werden

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Begriffe

Projekt hat im Projektauftrag einen Projektumfang, Ergebnisse, Aufgaben, eine Durchlaufzeit und ein Budget definiert

Projektmanagement umfaßt die Vorgehensweise von der Projektinitiierung, über die Steuerung/ Kontrolle bis zum Abschluß des Projekts

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Ziel des Projektmanagements Projekt vom Start bis zum Ende zu planen und zu steuern, hohen Produktivität

und Qualität unter einer möglichst geringen Unsicherheit Steigerung der Produktivität des Projektteams

Erhöhung der Qualität durch Standardisierung des Vorgehens und des Controllings

Reduktion der Kosten durch rasche Erkennung von Abweichungen und frühzeitige Fehlerbehebung

Bessere Einhaltung von Terminen durch gutes Management und Controlling

Reduzierung des Risikos durch Identifikation und Überwindung von Projektrisiken

Steigerung der Konsistenz durch einheitliches Management und Controlling von Projekten

Projekt ist keine isolierte Einheit, sondern ist in einen Rahmen von Genehmigungs- und Steuerungstrukturen eingebettet, an die der Projektleiter berichten muß

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ORGANISATION,STRUKTURIERUNG

und PLANUNGdes Projektes

KONTROLLE und STEUERUNG

Vorgabevon

ZIELEN

Aufgaben des Projektmanagements

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Rolle des Projektleiters

Verantwortlichkeiten

Projekt strukturieren inkl. Projektabgrenzung und Aufwandschätzung

Projekt planen inkl. detaillierte Pläne erstellen

Projekt steuern durch Management von Plänen, Berichten, Änderungen

Projekt abschließen inkl. Review und Bewertung des Projektes und des Teams

PM-Ergebnisse

Projektauftrag

Projekt-Pläne

Projektstatus-berichte, Änderungsanträge, Offene Punkte

Projektabschlußbericht

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Anforderungsprofil Projektleiter

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Rollen des Projektleiters

Politiker

„Seelsorger“

Fachmann

Puffer,„Prellbock“

Lehrer

Diagnostiker

Teamentwickler

Manager

Diplomat

Moderator

Stratege

Konfliktmanager

Berater

Rollen des Projektleiters

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Diese Woche im Überblick

Mo Di Mi Do Fr

8:00

9:00

10:00

11:00

12:00

1:00

2:00

3:00

4:00

5:00

PM's TO-DO-LISTE

1. Ergebnisse verfolgen

2. Arbeitsplan anpassen

3. Personalzuordnungen festlegen

4. Status berichten

5. Arbeitsergebnisse reviewen

6. Änderungswünche managen

7. Teammeetings vorbereiten

8. Leistungen kommunizieren

9. Offene Punkte managen

Was macht ein PM?

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Geschäftsproblem- oderchance

Basis-Projekt-auftrag

Projekt-auftrag und

-plan

Parallele Prozesse

VGM

Geschäfts-ziele

Strukur-ieren

Planen

Go?

Bericht-en

Proj.-Status

Projektauf-trag und -plan

Steuern

Offene Punkte - Verzeichnis

Bewert-en

Änderungs-anträge-Verz.

Zieleerreicht?

Ab-schließen

Proj.Ende

ProjektBewertg.

Status-bericht

Go?

PM-Prozesse

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1. Tag 2. Tag 3. Tag 4. Tag

LV-Leiter, PM-Unterlagen, TN-Know-how, 1h

P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (1h)

P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)

T: Änderungenbewerten, 0,5h

T: Projektstrukturieren &planen, 2h

T: Projektstrukturieren &planen, 1,5h

T: Projekt be-werten, -statusberichten, 1h

P: Projekt-änderungenper 01.2001,0,5h

P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 1h

G: Fragen fürProjauftragDetail vorb.,0,5h

G: Managementoffener Punkte,1h

G: Änderungenbewerten, 1h

G: Projekt-abgrenzung, 1h

P: 3. Kunden-WS „ProjauftragDetail “, 1h

P: Managementoffener Punkte,1h

P: 2. Lenkungs-ausschuss, 1h

P: 2. Kunden-WS, Fragen,0,5h

G: Projekt-auftrag, 1h

G: Projekt-Statusberichtvorb., 1h

T: Projektabschließen,30‘

G: Präs. vorb.,0,5h

P: 4. Kunden-WS: Fragen,0,5h

P: 1. Lenkungs-ausschuss, 1h

G+P: Aus LVPM Gelerntes?,0,5h

Legende:T…TheorieG…GruppenarbeitP…Präsentieren

P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)

Programm nachWahl!

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•Projektziele•Ergebnisse•Tools•Annahmen•Risiken•Strategien•Gegenmaßnahm.•Grob-Arbeitsplan•Grob-Schätzung

Änder-ungs-

anträge-Verz.

OffenePunkte-Verz.

Basis-Projekt-auftrag

Structure the Project

Geschäfts-ziele

VGM

Geschäftsprobleme oder -chancen

Risiken

Strategien

Projekt-ziele definier.

Projekt strukturieren

Projekt-ziele

VGM aus-wählen

Ergeb-nisse

Arbeitplanen

Arbeits-plan

Schätzen

GrobeAufwand-schätzg.

Tools

Risikenbewerten

Gegen-maßnahm.

Annahm.definieren Annahm.

Projekt strukturien

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Projektstrukturierung

Projektzielsetzungen

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Ausgangssituation

Ziele

Technologie

Ergebnisse

Budget

Zeitplan

Projektorg.

Fachlich, inhaltl.

Zur Grob-Struktu-rierungeinesProjektes

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Ausgangssituation

Ziele

Technologie

Ergebnisse

Budget

Zeitplan

Projektorg.

Fachlich, inhaltl.

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Optimale

Urlaubsreise

100%

Ort

15%

Entfernung zumFlughafen3%

Shopping5%

„High Life“7%

Quartier

15%

Lage zumZentrum8%

Lage zumStrand5%

Kategorie(Sterne)2%

Verpflegung

20%

Frühstücks-buffet6%

Halbpension4%

Tavernen / Pubsin Standortnähe10%

Aktivitäten

30%

Sehens-würdigkeiten8%

Veranstaltungen10%

Ausflüge12%

Sport

20%

Wassersport-arten10%

Tennis7%

Reiten3%

Zielhierarchie

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Projektstrukturierung

Projektstruktur und -plan

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January

organisatorisch fachlich, logisch

ergebnis-bezogen

finanziell

zeitlich

Dimensionen des Projektumfanges (Scope)

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Ausl. ZB direkt

Schengen-partner

Inl.SID,PDsinkl.BHs,GP...

Grenzkontroll-stellen

Abt.II/7,8,10,EDOK,EBT

BMfAA inkl.Vertretungsbeh.

Konsultation n. Art. 25

Trefferfall-statistik

Zusatzinfo-Anf. zu Treffer

Detailinfo z. Person

Schengen-Vertragswerk

Stellungnahme,Erkenntn üb.Person

Konsultationen n. Art. 17

Konsultationen n. Art. 17

Trefferfallstatistik

SV erteilt

SV-Erteilungswunsch

Treffermitteilung

SV erteilt

SV: O.K. bzw. Ablehnung

SV-Anfrage

Trefferfallstatistik

Zusatzinfo zu Treffer

Trefferfallstatistik

ÜberprüfungBezugsperson

Schengen-Zentrale

, ...

Rückn.Ersuchen Art.96

WFM-Impl.Visa-Erteilung

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Geschäftsprozesse (GPs)

SV-Erteilung f . a usl. ZB bea rb .Art. 17 SD ÜÖ st. wird konsultiertink l. Variante 5c

Ö st. SV-Erteilg . bea rb .Art. 17 SD ÜÖ st. konsultiert

K ons. n. Art.25 durchf.

Art. 96-R ückn. prüfen(Bestandte il von Art. 25)

VR G d.Schengen-P . erteiltInk l. Spezia lfa ll:VR G aus hum .G ründen erte ilt

VR G d.Ö st. erte ilt(SV-Erte ilg . d . G R EKO weiterltn)Ink l. Spezia lfa ll:VR G aus hum .G ründen erte ilt

F ristenüberwachung,-verlängerung df.

Fehlende FO urg ieren

S tatistiken erste llen,weiterle iten

Sonst.Aufga ben durchführen

V is ion - G Ps

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Sammel-visum

Visum, -antrag

Visa-kategorie

Person

Adresse

Akt

GFall

Dokument

Archiv

GProzeß Task

Bearbeiter

Inl./Ausl.Behörde

Konsulta-tions-Bedarf

SIS- Aus-schreibung

umfaßt

Bestandteil von

fürvon stellt

gestellt von

Ehegatte/in in

zu

Elternteil inreferenziert

ist inzu

deckt aufin

hatvon

in

enthält

hatzu

besteht aus

zu

besteht aus

zu

in

enthält

umfaßt

Teil von

bearbeitetbearbeitet

durch

durchgeführt durch

bearbeitet

führt zukonsultiert aufgrund

Auftraggeber für

hatvon

übermittelt

übermittelt von/an

von

Grob-Datenmodell - Vision-IDB

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Forstinger-Zentraleinkl. Lager

Kunde viaInternet

Bestellung via Internet

SpeditionTatschl Auftrag

Steuerberatungsdaten

Hauptlieferant

Ware

Bestellung

Lieferant Ware

Bestellung

Steuerberatungund Lohnver-

rechnung (Hammerschmidt)

Speditionsleistung

Steuerberatungsleistung

Bank(auch: Bankomaten)

Kontoauszüge

Bankdaten

Zeiterfassung(Hartl)

Anforderung H

W

LieferungHW

Salomon(Lagersystem)

Lösungen HW ( Automaten; Roboter)

Anforderung en an HW

CA-IT

Zahlungen, Anforderungen, Geschäftsstrategie

IT-Outsourcing-Leistungen; IT-Strategie

Filiale

Lieferung Internet-Bestellung

Franchise-partner

Fachl., logisch (Projektkontext) Bsp.

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Forstinger - Mega-Prozesse

"Produktions-" Prozesse

Einkauf/ Beschaffung

Primär- Transport ins Lager

Lagerung

Sekundär- Transport in Filiale

Vertrieb

"Unterstützungs-" Prozesse

Techn. Anlagen

Finanzen

Personal

Organisation

Information

Fachl., logisch - Prozesse - Bsp.

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January

organisatorisch fachlich, logisch

ergebnis-bezogen

finanziell

zeitlich

Dimensionen des Projektumfanges (Scope)

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Projektphaseauswählen

AusgewählteProjektphasen

Projektziele Projektprofile

Grobprojekt-plan

Grob-Projekt-plan

Aktivitäten

Projekt-auftrag

Projektergebnissewählen/anpassen

Wird im Projektgetan

Soll lt.VGM

Ziele -> Ergebnisse -> Arbeit

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Ergebnishierarchie, WBSWBS einer PhaseProjektergebnisse

Ergebnis

Subphase

Aktivität

TASK

Arbeits-ergebnis

Teilergebnis einesArbeitsergebnisses

Anforderungs-analyse

Prozeßmodell

Datenmodell

ERD zu einemProzeß

Attribute zu ERD

Anforderungs-analyse

Prozesse beschreiben

Daten erheben ...

ERD zu Prozeß erstellen

Attribute identif.

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Ergebnis-Abgrenzung Bsp. WFM-Pj.

Phase

Detailplanung

Interne Vermarktung

Herstellung der Betriebsbereitschaft

GP-Design, DB-Design

Schnittstellen-Realisierung

WFM-/DMS-Design, Prototyping

Formulardesign

Ergebnis

Detailplan

Vermarktungskonzept

Basis-Konfiguration Vision-Geräte

Geschäftsprozesse, Visions-IDB

Realisierte Schnittstellen Vision

Prototyp Vision-Büroautomation

Vision-Formulare

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Ergebnis-Abgrenzung Bsp. WFM-Pj.

Phase

Umsetzung eines Kernprozesses

Prototyping sämtlicher Prozesse

Umsetzung, Installation

Realisierung der Statistiken

Protokollierungs-Funktionen

Vorbereitung Pilotbetrieb

Ergebnis

Realisierter Kernprozeß

Prototyp sämtlicher Prozesse

Umsetzung sämtlicher Prozesse

Visions-Statistiken

Visions-Protokollierungssystem

Aufbereitete Testdaten

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Ergebnisbezogene Abgrenzung Bsp.

Phase

Schulungen

Pilotbetrieb, Integrations- und Systemtest

Aufbau der Betreuungs- und Wartungsinfrastruktur bzw. Ausfallskonzepts

Funktions-, Leistungs- und Zuverlässigkeitstest

Überleitung in den Echtbetrieb

Planung weiterer Schritte

Projektabschluß

Ergebnis

Geschulte Vision-Mitarbeiter

Pilot, Geteste Büroautomation

Betreuungs- und Wartungs-infrastruktur, Ausfallkonzept

Akzeptanz der Büroautomation

Echtbetrieb Vision-Automation

Plan für nachfolgende Phasen

Abnahme des Projektes

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Projektphasen

PROJEKTPHASEN

PROJEKT-IDEE VORSTUDIE PROJEKT-

PLANUNGPROJEKT-

DURCHFÜHRUNGPROJEKT-

FORTSCHRITT

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Projektphasen – detailliert

Projekt Projektende

II III IV!

Projekt-antrag

Projekt-auftrag

VorstudieIdee

Analyse

Defi-nition

Realisierungs-planung

eine Phase

Meilensteinund Bericht

Projektplanung Projektdurchführung

Projektbeginn

Projekt-evaluierung

I

Machbarkeits-studie

ProjektvariantenProjektentscheid

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Projektidee undVorstudie Gründe für Projektideen:

– technische Innovation

– Sichern der Wettbewerbsfähigkeit

– betriebl. Umorganisation…

Vorstudie:

– Projektantrag

– Machbarkeitsstudie und Variantenbildung

– Projektauftrag

G enehm igungdes Projektantrages

M achbarkeitsstudieVariantenbildung

G enehm igungdes Projektauftrages

!Projektidee

Projektstart

Projektantrag

Projektauftrag

TechnischeInnovation

Betrieb licheU m organisation

W irtschaftlicheG ründe

G esellschafts-politische G ründe

Schwachste llenim bisherigenVerfahren

R ationalis ierung

VO

RS

TU

DIE

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Objektstrukturplan (Baumform)EDV-S ystem

H ardw are

A usgabegeräte

E ingabegeräte

Zentraleinheit

1.1.2

1.1.1

1.1.3

1.1

S o ftw are

Betriebssystem

H ilfsp ro gram m e

A nw endungsp rg.1.2.2

1.2.1

1.2.3

1.2

Dienstleistungen

W artung

Installatio n

S chulung

1.3.2

1.3.1

1.3.3

1.3

1.1.1.1 P ro zesso r1.1.1.2 H aup tspeicher1.1.1.3 S ystem bus

1.1.2.1 Tastatur1.1.2.2 M aus1.1.2.3 S prache

1.1.3.1 M o nito r

1.1.2.4 V ideo

1.1.3.2 D rucker

1.2.2.1 Textverarbeitung1.2.2.2 Tabellenkalku latio n1.2.2.3 P räsentatio nsgrafik

1.2.3.1 V irenscanner

1.2.1.1 Kernel

1.2.3.2 D efragm entierung

1.2.1.2 B IO S1.3.1.1 O perating

1.3.3.1 H ardw are

1.3.1.2 A nw endungen

1.3.3.2 S W -U pdate

1.3.1.3 A npassung

1.3.2.1 H ardw are1.3.2.2 S o ftw are

.......

.......

.......

.......

.......

.......

.......

..............

1

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LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch39InformationsberufeInformation & Knowledge Management

Objektstrukturplan (Liste)1 EDV-System

1.1 Hardware1.1.1 Zentraleinheit

1.1.1.1 Prozessor1.1.1.2 Hauptspeicher1.1.1.3 Systembus............

1.1.2 Eingabegeräte1.1.2.1 Tastatur1.1.2.2 Maus1.1.2.3 Sprache1.1.2.4 Video............

1.1.3 Ausgabegeräte1.1.3.1 Monitor1.1.3.2 Drucker............

1.2 Software1.2.1 Betriebssystem

1.2.1.1 Kernel1.2.1.2 BIOS............

1.2.2 Anwendungsprogramme1.2.2.1 Textverarbeitung1.2.2.2 Tabellenkalkulation1.2.2.3 Präsentationsgrafik............usw.

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Projekt „Weihnachtsbazar“

Weihnachtsbazardurchführen

Projektplanen

Aufgaben und Ablauf planen

Eigene Prod.planen

Finanzierungplanen

Herstellen d.Bazar-Prod.

Produkteentwerfen

Behinderteeinschulen

Produktefertigen

Beschaffenund lagern

Rohmaterialbeschaffen

Produktezukaufen

Produktelagern

Werben

Plakateanbringen

Presseartikelverfassen

Radio /TVeinbinden

Verkaufen

Sortimentbestimmen

Preisefestlegen

Standplatzorganisieren

Verrichtungsorientierter Projektstrukturplan

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LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch41InformationsberufeInformation & Knowledge Management

Projekt „Weihnachtsbazar“

Weihnachtsbazar

Verkaufsstand

Standplatz undBewilligung

Stand

Ausstattung

Dekoration

Bazar-artikel

zugekaufteund Spenden

eigen-gefertigte

Werbung

Zeitungsartikel

Plakate undFlugblätter

Video"Bazar"

Finanzierung

Grundkapital

Spenden

Erlöse

Objektorientierter Projektstrukturplan

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1. Tag 2. Tag 3. Tag 4. Tag

LV-Leiter, PM-Unterlagen, TN-Know-how, 1h

P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (1h)

P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)

T: Änderungenbewerten, 0,5h

T: Projektstrukturieren &planen, 2h

T: Projektstrukturieren &planen, 1,5h

T: Projekt be-werten, -statusberichten, 1h

P: Projekt-änderungenper 01.2001,0,5h

P: 1. Kunden-WS „TB-IS“, 1h

G: Fragen fürProjauftragDetail vorb.,0,5h

G: Managementoffener Punkte,1h

G: Änderungenbewerten, 1h

G: Projekt-abgrenzung, 1h

P: 3. Kunden-WS „ProjauftragDetail “, 1h

P: Managementoffener Punkte,1h

P: 2. Lenkungs-ausschuss, 1h

P: 2. Kunden-WS, Fragen,0,5h

G: Projekt-auftrag, 1h

G: Projekt-Statusberichtvorb., 1h

T: Projektabschließen,30‘

G: Präs. vorb.,0,5h

P: 4. Kunden-WS: Fragen,0,5h

P: 1. Lenkungs-ausschuss, 1h

G+P: Aus LVPM Gelerntes?,0,5h

Legende:T…TheorieG…GruppenarbeitP…Präsentieren

P: 1. Projekt-Präs., 10‘ jeGruppe (0,5h)

Programm nachWahl!

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$ $$

January

Organisa-torisch

fachlich, logisch

ergebnis-bezogen

finanziell

zeitlich

Dimensionen des Projektumfanges (Scope)

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Qualitätssiche- rungsgruppe (Rat-

geberaufgabe)

Koordinations- ausschuß

Reviewgruppe für Arbeits- ergebnisse

Problemlösungs- team

Projektteam

Lenkungs-ausschuß

Projektorganisation

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PROJECT MANAGEMENT& CONTROL STRUCTURE

Sam TreevingExecutive Sponsor

Brian LuthsProject Sponsor

Project ManagerCarrie Baffmell

PM186

IndustrySpecialist

Joint SessionFacilitator

PROJECT TEAM

PROJECT SUPPORT

KnowledgeBase

Coordinator

BusinessAnalysts

ProcessQualityAdvisor

TechnologySupport

KeyUsers

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Reviewgruppe für Arbeitsergebnisse

Projektteam

Lenkungsausschuß

• BMI-Mitarbeiter• DI B. Bugelnig (E&Y)• Dr. J. Matulka (E&Y)

• Fr. Ing. Wildenauer (Projektleiter seitens BMI)• Dr. M. Koch (Projektleiter seitens E&Y)• Mag. Lux (Abt. III/16)• Ing. Ludwig (Abt. III/16)• DI R. Truschnegg (Consultant)• Mag. Th. Tischler (Change Mgmt.)• Hr. H. Zahradnik (WFM-/DMS-, Imaging-Experte)• N.N. (X.400-Spezialist)

• ORat Mag.Dr.jur. Kessler (Ltr. Gruppe EDV)

• Mag.Dr.jur. Schwab (Ltr. EDV-Z)• Min.Rat Dr. Widermann (Abt. III/16)

• Fr. Ing. Wildenauer (PjLtr.)• Mag. E. Bugelnig (E&Y)• N.N. Unisys

Bsp. WFM-Einführung

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Gremium Person

Projektausschuß Hr. Seidl,Hr. Vositzky (Betriebsrat),Hr. Mascher (IVR) (Projektsponsor)

Reviewteam Hr. Tener (BWA),Hr. Haipl (DVA),Hr. Jöstl,B. Bugelnig (Ernst &Young)

QS-Team Hr. Mascher (IVR),Hr. A. Alani (Ernst & Young)

Projektteam Hr. Mascher (IVR) (Projektsponsor)Hr. Wladasch undHr. Koch (Projektkoordinatoren)Fr. Hein (BWA)Hr. Müller (DVA)Hr. Tichy (DVA)Hr. Brenner (DVA)2 MA (Marketing, Öffentlichkeits-arbeit)E. Bugelnig (Ernst & Young)

Bsp. Integration von ergonomischen Fragestellungen in den Software-Entwicklungsprozeß

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Bsp. Intranet + DMS - Einführung Projektsponsor: GF von SIG combibloc; Der Projektsponsor hat die Aufgabe, die

Projektstatusberichte kritisch zu hinterfragen, das Projektteam bei Problemen und Entscheidungen zu unterstützen, die teamintern nicht geklärt werden können, sowie die Projektergebnisse formell abzunehmen.

Projektbetreuer/Coach: Seitens SIG combibloc ist dies Hr. Mag. Helmut Unterweger. Seitens der FH Informationsberufe wird dies Hr. Dr. Manfred Koch (Studiengangsleiter) sein. Herr Unterweger wird firmenintern von den Mitgliedern der Steuergruppe unterstützt.

Projektmanagerin: Fr. Karin Karlics von der FH Informationsberufe

Projektteam: Fr. Karlics (4. Sem.), Fr. Szopa, Fr. Leitner, Fr. Putz (alle 2. Sem.)

Steuergruppe der SIG Combibloc (SG): Gratzl Anna, Hasler Peter, Kettner Norbert, Neumayr Franz, Poellhuber Alois, Zauner Klaus. Alle Teammitglieder haben konkrete Vorstellungen für Anforderungen an ein System zum Management von Informationen (Datenbank, Verantwortung für Niederlassung, Lager, Controlling, QS oder PC-Netz).

Erweiterte Projektgruppe der SIG Combibloc (EPG): Inama Martin, Mayer Hanspeter, Herzog Markus, Holzinger Juergen, Koslowski Michaela, Ornig Wolfgang, Scheiber Ernst als Experten in der Analysephase und bei Diskussion konkreter Konzeptvorschläge.

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Stelle

Pro

jekt

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ng

Wer

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Ver

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Bes

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fung

, La

ger

Sta

ndpl

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Erz

eugu

ng

Gesamtplanung, Finanzen x x xProduktionsplanung Eigenfertigung x xZukäufe, Spenden x x xMedienarbeit x xStandausstattung & Deko x x xBehördenkontakte x xTransport x x x

Au

fgab

enFunktionen-matrix

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IMV - Matrix

Teilprojekt „Werbung, Sponsoring“

Ro

lan

d

Mar

ian

ne

Sus

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Fra

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Ger

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Mon

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Jutt

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Verwaltung von Spenden I M VPressearbeit M V MRadio / TV M V M MFlugblätter / Plakate I V M M

Teilprojekt „Erzeugung“

Ro

lan

d

Ko

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d

Sab

ine

Silv

ia

Zita

Entwurf der Bazar-Produkte I M VEinschulung in St.Bernhard I V M MFertigung der Bazar-Produkte I V M M MEinkauf Materialien I M

I: wird informiert, M: Mitarbeit, V: Verantwortliche/r

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Eigenschaften...

...teamorientierter ManagerKompetenz bei Mitarbeitern anerkennen.Gewisses Maß an Freiheit und Verantwortung für bestimmte Aufgabenan Mitarbeiter übertragen.Vertrauensvorschuß gewähren.Teams sich selbst bilden lassen oderMitspracherecht bei der Zusammensetzung einräumen.Administrative und organisatorische Hürden für das Team aus dem Weg räumen.Teams zeitweise völlig autonom arbeiten lassen.Teams zeitweise in Isolation »verbannen« (Hotel, abgelegenes Büro, Ferienhaus).

...teamfähiger MitarbeiterPositive Einstellung zur Teamarbeit.Kritik- und Konflikttoleranz.Gegenseitige Anerkennung und Respektierung der fachlichen Qualifikationund persönlichen Integrität.Partnerschaftliches Verhalten.Fähigkeit, wiedersprüchliche und voneinander abweichende Informationen zuverarbeiten.Bereitschaft, sich voll im Team zu engagieren.Mit sich selbst zufrieden sein.

Q.:

DeM

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1ff.

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Teamorientierte/teamfähige Manager

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Einflussfaktoren für die Arbeit im Projektteam

+ _

Neid und Konkurrenzverhalteninnerhalb der Projektgruppe

In Frage Stellen des Projektleiters

Projektmitglieder vertreteninsgeheim andere Interessen

einzelne Projektmitgliederin der Projektgruppe habenkeinen klaren Auftrag bzw.

keine klare Aufgabenstellung

Identifikation derGruppenmitglieder

mit den Projektzielen

Fähigkeit zur Zusammenarbeit

Fachwissen der Projektmitglieder

Fähigkeit zur Kommunikationmit dem Auftraggeber

PROJEKTTEAM

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ZusammenhangProjektdauer – Mitarbeiteranzahl

•Faustregel: Teamgröße = Wurzel aus Aufwand-in-Mannmonaten•6 Teammitglieder benötigen 1 Full-Time- Projektleiter

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$ $$

January

organisatorisch fachlich, logisch

ergebnis-bezogen

finanziell

zeitlich

Dimensionen des Projektumfanges (Scope)

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ID Task Name Duration1 Abt. III/16 - Büroautomation 150d

2 Realisierung (Phase 3) 150d

3 Detail-Planung der Abt. III/16-Büroautomation - Einführung3d

4 Interne Vermarktung 135d

5 GP-Design, DB-Design 15d

6 Schnittstellen-Realisierung + Test 40d

7 WFM-/DMS-Design & Realisierung 57d

8 WFM-/DMS-Design, Prototyping 10d

9 Formulardesign 15d

10 Realisierung eines Kernprozesses 15d

11 Prototyping sämtlicher Prozesse 15d

12 Realisierung sämtlicher Prozesse 37d

13 Design/Realisierung der Protokollierungs-Funktionen 52d

14 Design/Realisierung der Statistiken-Funktionen 14d

15 Tests + Abnahme 102d

24 Aufbau der Betreuungs- und Wartungsinfrastruktur bzw. Ausfallskonzepts20d

25 Schulungen 100d

33 Planung der weiteren Ausbaustufen 2d

34 Projekt abschließen 1d

35 Schengener Präsidentschaft 0d

18.11 20.11

21.11 12.06

21.11 11.12

28.11 06.02

05.12 18.12

17.12 21.01

19.12 23.01

19.12 23.01

17.01 10.03

12.12 10.03

11.03 28.03

22.04 19.05

17.06 18.06

18.06 18.06

01.07

21.10 04.11 18.11 02.12 16.12 30.12 13.01 27.01 10.02 24.02 10.03 24.03 07.04 21.04 05.05 19.05 02.06 16.06 30.06 14.07 28.07

r November December January February March April May June July

Bsp. Zeitbezogene Abgrenzung

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Bsp. Zeitbezogene AbgrenzungNr. Vorgangsname Dauer

1 Projekt Kick-Off Meeting 0 Tage

2 1. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage

3 2. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage

4 3. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage

5 4. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage

6 5. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage

7 6. Projekt-Mgmt Sitzung Hernstein 0 Tage

8 Projektauftrag und -plan erstellen 53 Tage

11 Anforderungsanalyse 88 Tage

16 Entwurf der Datenbank (Prototyp) 89 Tage

21 Prototyp testen und Auswertung von Testergebnissen22 Tage

22 Realisierung der Benutzerschnittstelle 43 Tage

27 Einschulung in die Datenbank 15 Tage

32 Abnahme der Datenbank 11 Tage

35 Ablauf zur Aktualisierung der Datenbank 85 Tage

38 Konzept zur Erstellung einer geeigneten Trainer / Berater Kommunikation105 Tage

41 Vorschläge zur Einrichtung eines Informationenssystems10 Tage

42 Abnahme der Projektergebnisse 0 Tage

43 Projekt abschließen 0 Tage

19.09.

11.10.

30.10.

22.11.

11.12.

11.01.

17.01.

21.08. 18.09. 16.10. 13.11. 11.12. 08.01. 05.02. 05.03. 02.04. 30.04.Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai

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24.12.Übergabe des Reinerlöses im Behinderten-heim

6

1.12.Eröffnung des Verkaufes am 1. Advent-sonntag

5

25.11.Fertigstellung Warensortiment (eigen + Zukäufe)

4

28.10.Beginn der Produktion 3

14.10.Fertigstellung der Muster und Bauanleitungen

2

23.9.Abschluss der Projektplanung 1

Ist-Termin

Soll-Termin

EreignisMeilen-stein

Meilensteinliste (Projekt Weihnachtsbazar)

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Fragen zur zeitlichen Abgrenzung:

Mit welchem Ereignis startet das Projekt?

Mit welchem Ereignis wird das Projekt beendet?

Konkrete Termine werden erst im Rahmen der Projektplanung zugeordnet.

Mehr als 6 Wochen im Detail auf Tagesbasis zu planen hat keinen Sinn --> Rollierende Planung!

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$ $$

January

organisatorisch fachlich, logisch

ergebnis-bezogen

finanziell

zeitlich

Dimensionen des Projektumfanges (Scope)

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WBS MTProjektplanung & -vorbereitung 2Projektmanagement lfd. 12Unternehmensstrategie-Bewertung 14IST-Organisationsanalyse 3Bewertung bestehender Systeme, Bewertung der kritischen Erfolgsfaktoren der Prozesse 33Durchführung von Kosten- und Nutzenanalysen 12Entwicklung der unternehmensweiten Informationsarchitektur 30Entwicklung eines Kosten/Nutzen-Szenarios 9Migrationsplan 4Definition der Soll-IT-Abläufe 10Konsolidierung der Verbesserungsmaßnahmen 10Kurzfristige Verbesserungsmaßnahmen 5Projektreview und Abnahme 4Gesamt 70 - 148

Finanziell... (Budget) - Bsp.

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Finanziell... (Budget) - Bsp.Projektphase Aufwand in

StundenProjektauftrag erstellen 20

Anforderungsanalyse 120

Entwurf der Datenbank (Prototyp) 120

Auswertung von

Testergebnissen

40

Realisierung der Datenbank 200

Einschulung in die Datenbank 10

Abnahme der Datenbank 5

Ablauf zur Aktualisierung der Datenbank 100

Konzept zur Erstellung einer geeignetenTrainer /Berater Kommunikation

100

Vorschläge zur Einrichtung einesInformationsservices

80

Abnahme der

Projektergebnisse

5

Gesamt 800

Projektressource Projekteinsatz in

MTStammpersonalHr. Dr. Koch 2,5Hr. Ing. Rigerl 4,5Studenten 2. JGFr. Bierbaumer 25Fr. Dörr 25Fr. Zollner 25Hr. Michlits 25Gesamt-Personal FH 107

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Finanziell... (Budget) - Bsp.Position in Std. in ATSStudiengangsleiter 20 20.000Personalkosten intern 20.000

Betreuer 30 30.000Student 800 80.000Sonst. Externe Ressource Testteam (Hernstein) 100 0Personalkosten in- und extern 130.000

Materialkosten (Kopien, CD-ROM) 1.000Sonst. direkt zuordenbare Kosten 0Materialkosten 1.000

Projektumsatz Netto 131.000

Büro-Gemeinkosten (GK) 15% 19.650Infrastruktur (zB Labor) - GK 0% 0Sonstige GK 0% 0Gemeinkosten (GK) von Netto 19.650

F&E-Beitrag 10% 13.100Projektmanagement-Beitrag 10% 13.100Projektbeiträge von Netto 26.200

Projektumsatz brutto 176.850

abzügl. Anteil Betreuer für Studentenbetreuung (ca. 2/3) 33.333

Kalkuliertes Projektbudget 143.517

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Projekt-Risiken - Bsp.

Teilprojektleiter nur zeitweise für das Projekt verfügbar

Mehr als die Hälfte der Teammitglieder sind nicht zur Gänze im Team

Team arbeitet an verschiedenen Lokationen

Teammitglieder arbeiten zum 1. mal im Team

ARIS Toolset ist Datenmodellierer nicht bekannt

Abhängigkeiten von und zu anderen (Teil-) Projekten ist groß

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Risiko

Möglichkeit, daß eine Aktivität einen körperlichen oder materiellen Verlust oder Schaden zur Folge hat

Von Risiko spricht man nur dann, wenn die Folgen ungewiß sind

Ein potentielles Problem

– Ein Problem ist ein Risiko, das eingetreten ist

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Risiko-Management (1/2)Risiko-Techniken

Risiko-Faktoren bestimmenRisiko-Wirkung bestimmenReduktion zusammengesetzterRisiken

LeistungsmodelleKostenmodelleAnalyse derQualitätsanforderungen

ChecklistenVergleich mit ErfahrungenZerlegung

Risiko-Priortäten-bildung

Risiko-Analyse

Risiko-Bewertung

Risiko-Identifikation

Risiko-Überwach-ung

Risiko-Überwindung

Risiko-Beherrschung

Risiko-management-Planung

Verfolgung der Top 10-RisikenVerfolgung der MeilensteineRisiko-NeueinschätzungKorrigierende Aktionen

PrototypenSimulationenLeistungstestsAnalysenMitarbeiter

Kaufen von InformationenRisiko-Vermeidung o. VerringerungRisikoelement-PlanungRisikoplan-Integration

1

2

3

4

5

6

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Risiko-Management (2/2)

Risiko-Techniken

Risiko-Faktoren bestimmenRisiko-Wirkung bestimmenReduktion zusammengesetzterRisiken

LeistungsmodelleKostenmodelleAnalyse derQualitätsanforderungen

ChecklistenVergleich mit ErfahrungenZerlegung

Risiko-Priortäten-bildung

Risiko-Analyse

Risiko-Bewertung

Risiko-Identifikation

Risiko-Überwach-ung

Risiko-Überwindung

Risiko-Beherrschung

Risiko-management-Planung

Verfolgung der Top 10-RisikenVerfolgung der MeilensteineRisiko-NeueinschätzungKorrigierende Aktionen

PrototypenSimulationenLeistungstestsAnalysenMitarbeiter

Kaufen von InformationenRisiko-Vermeidung o. VerringerungRisikoelement-PlanungRisikoplan-Integration

1

2

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Änder-ungsver-zeichnisOffene

Punkte-Verz.

Projekt-auftag

Plan the Project

Projekt planen

Projekt-auftrag

Schätzen

Detail-Arbeits-plan

Ressorcenzuordnen

Termine planen

Gegen-maßnamen

Arbeits-plan detail-

lieren

Risikenbewerten

Arbeits-plan

Detail-Schätzung

RisikenRisiken-Mgmt.-

Strategien

Projekt-plan

Project

Projektplan

Projektplanen

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ArbeitspaketProjekt: GFB-KFZ Arbeitspaket-Nr: MKARB04

Betroffenes Ergebnis: QS aus ergonomischer Sicht Erstelldatum: 4.1.96

Beginn: 4.1.96 Ende: 30.3.1996 lt.Projektplan vom:?

Ergebnisverantwortlicher (extern): Manfred Koch

Ergebnisverantwortlicher (intern): Michael Tichy

Aufgabenbeschreibung:QS-Checkliste für GUI-Designer, Realisierer: 2,5 MTDifferenziert nach diversen QS-Bereichen werden ergonomische Forderungen gemäß dem Firmenstyleguide der Allianz-Gruppe inÖsterreich in einer Checkliste zusammengefaßt. Die Checkliste wird als MS-Word-Dokument mit ca. 3 Seiten Umfang erstellt. Einespätere Lösung via Lotus Notes wird im Rahmen des Arbeitspaketes angedacht.Aktualisierung des Fimenstyleguides: 14-19,5Die fundierte Grundlage für Fragen der Ergonomie in Form eines Online-Styleguides zur Unterstützung des Ergonomie-Supportssowie als Nachschlagewerk für GUI-Designer, Realisierer, u.a. ist inhaltlich und technisch zu aktualisieren.Inhaltliche Aktualisierungen: Neuerungen aufgrund des Aktenkonzepts inkl. Übernahme von Beispielen aus GFB-KFZ (Priorität 1): 4-6,5 MT Einarbeitung der aktuellen ISO9241-Teile sowie des überarbeiteten Windows-Styleguides (Priorität 3): 6 MTTechnische Aktualisierung: Umstieg auf ein einheitliches Hilfe-Trägersystem MS-Viewer 2.0 (Priorität 2): 3-5 MT Zusammenführung des Firmenstyleguides mit der APES-Online-Hilfe (Priorität 4): 1-2 MT

Arbeitspaket [Teil 1]

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LV: Projektmanagement, SS2002, Dr. M. Koch69InformationsberufeInformation & Knowledge Management

Arbeitspaket [Teil 2]Meilensteine Datum Abnahme (am, durch)QS-Checkliste für GUI-Designer, Realisierer 12.1.1996 QS-Verantwortlicher, Ergonomie-

VerantwortlicherAktualisierung des Fimenstyleguides 30.3.1996 Neuerungen aufgrund des Aktenkonzepts 5.2.1996 Ergonomie-Verantwortlicher Einarbeitung der aktuellen ISO9241-Teile

sowie des überarbeiteten Windows-Styleguides

30.3.1996 Ergonomie-Verantwortlicher

Umstieg auf ein einheitliches Hilfe-Trägersystem MS-Viewer 2.0

19.2.1996 Ergonomie-Verantwortlicher

Zusammenführung des Firmenstyleguidesmit der APES-Online-Hilfe

30.3.1996 Ergonomie-Verantwortlicher

Mitarbeiter Aufwand inMT

Tätigkeit/Rolle

Bugelnig Bernd 3 Aktualisierung der PowerBuilder-Schnittstelle zurGenerierung des Firmenstyleguides

Hell 2 Review der Ergebnisse + Unterstützung für Hr. Koch

Koch 5 Fachlicher Input; Erstellung der Checkliste; Aktualisierungdes Firmenstyleguides aus fachlicher Sicht

Tichy 6 Aktualisierung der PowerBuilder-Schnittstelle zurGenerierung des Firmenstyleguides; Fachlicher Input;Erstellung der Checkliste; Aktualisierung desFirmenstyleguides aus fachlicher Sicht insb. Aktenkonzeptund Windowsstyleguide

Warl 6 Fachlicher Input; Review der Checkliste; Aktualisierung desFirmenstyleguides aus fachlicher Sicht insb. ISO9241-Teile

Aufwand (extern) für das Arbeitspaket (in MT): 10