GTD (Getting Things Done) : l’art de l’efficacité sans stress
Getting Things Done (GTD) L’art de l’efficacité sans stress
Comment travailler sereinement,
en faire plus sans multiplier
les efforts ?
Comment travailler sereinement,
en faire plus sans multiplier
les efforts ?
La méthode GTD
Comment travailler sereinement,
en faire plus sans multiplier
les efforts ?
La méthode GTD
Que faire ?
Comment travailler sereinement,
en faire plus sans multiplier
les efforts ?
La méthode GTD
Que faire ?
Quand le faire ?
Comment travailler sereinement,
en faire plus sans multiplier
les efforts ?
La méthode GTD
Que faire ?
Quand le faire ?
Comment le faire ?
La majeure partie du stress que subissent les
gens naît d’une mauvaise gestion des
engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent
La majeure partie du stress que subissent les
gens naît d’une mauvaise gestion des
engagements qu’ils prennent ou qu’ils acceptent
Les gens en ressortent
préoccupés et ne sont alors
plus capables de se
concentrer sur leurs
activités en cours
Si quelque chose nous préoccupe, c’est très
souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos
idées sur l’un de ces aspect :
1 Le résultat final
est-il clair ?
Si quelque chose nous préoccupe, c’est très
souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos
idées sur l’un de ces aspect :
1 2 Le résultat final
est-il clair ?
Avons-nous décidé
de la première action
à réaliser ?
Si quelque chose nous préoccupe, c’est très
souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos
idées sur l’un de ces aspect :
1 2 Le résultat final
est-il clair ?
Avons-nous décidé
de la première action
à réaliser ?
Si quelque chose nous préoccupe, c’est très
souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos
idées sur l’un de ces aspect :
Avons-nous noté
un rappel du résultat
voulu et de l’action
requise dans un
système fiable ?
3
Tant que vous n’aurez pas clarifié vos idées, pris de
décisions à leur sujet et consigné les résultats de votre
démarche dans un système que vous serez absolument sûr
de revoir aussi souvent que nécessaire….
Tant que vous n’aurez pas clarifié vos idées, pris de
décisions à leur sujet et consigné les résultats de votre
démarche dans un système que vous serez absolument sûr
de revoir aussi souvent que nécessaire….
…votre cerveau
continuera de s’attaquer
au problème qui vous
préoccupe.
Même lorsqu’elles n’ont pas conscience d’être
stressées, les personnes deviennent
invariablement plus détendues, plus
concentrées et plus productives lorsqu’elles
apprennent à gérer plus efficacement les
questions « non résolues » de leur vie
Même lorsqu’elles n’ont pas conscience d’être
stressées, les personnes deviennent
invariablement plus détendues, plus
concentrées et plus productives lorsqu’elles
apprennent à gérer plus efficacement les
questions « non résolues » de leur vie
Détendue !
2 Les règles fondamentales
de la méthode GTD
2 1. Recenser toutes les tâches
Les règles fondamentales
de la méthode GTD
1. Recenser toutes les tâches
2. Prendre sans délai des décisions à propos
de toute nouvelle tâche
2 Les règles fondamentales
de la méthode GTD
Règle n°1 : Recenser toutes les tâches
Recensez toutes les tâches que vous avez à accomplir
(maintenant, plus tard, un jour…) quelle qu’en soit l’ampleur et
intégrez-les à un système cohérent auquel vous pouvez
vous fier.
Règle n°2 : Prendre sans délais des décisions
Prenez sans délais des décisions à propos de toute nouvelle
tâche qui vous incombe.
De cette manière, vous disposez d’un cadre vous permettant
d’orienter vos actions futures.
5 Les étapes de GTD pour
maîtriser son flux de travail
5 Les étapes de GTD pour
maîtriser son flux de travail
Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1
5 Les étapes de GTD pour
maîtriser son flux de travail
Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1
Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2
5 Les étapes de GTD pour
maîtriser son flux de travail
Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1
Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2
3 Organiser les actions concrètes à exécuter
5 Les étapes de GTD pour
maîtriser son flux de travail
Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1
Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2
Organiser les actions concrètes à exécuter 3
Revoir les actions et évaluer les options 4
5 Les étapes de GTD pour
maîtriser son flux de travail
Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1
Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2
Organiser les actions concrètes à exécuter 3
Revoir les actions et évaluer les options 4
Agir en fonction des options choisies 5
5 Les étapes de GTD pour
maîtriser son flux de travail
Collecter les sujets qui retiennent l’attention 1
Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent 2
Organiser les actions concrètes à exécuter 3
Revoir les actions et évaluer les options 4
Agir en fonction des options choisies 5
1 La collecte
Regrouper vos affaires en suspens
1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites
préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain
d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.
1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites
préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain
d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.
Recensez donc la totalité des tâches incomplètes !
1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites
préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain
d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.
Recensez donc la totalité des tâches incomplètes !
Pour gérer de manière efficace vos affaires en
suspens vous devez les enfermer dans
des « boîtes de collecte» où vous les
conserverez jusqu’à ce que vous ayez le temps
d’y revenir.
1 Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites
préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain
d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire.
Recensez donc la totalité des tâches incomplètes !
Pour gérer de manière efficace vos affaires en
suspens vous devez les enfermer dans
des « boîtes de collecte» où vous les
conserverez jusqu’à ce que vous ayez le temps
d’y revenir.
Vous devrez ensuite vider régulièrement
ces boîtes pour qu’elles ne débordent pas !
1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :
1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :
1 Corbeille à courrier
1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :
1 2 Corbeille à courrier Supports papiers
1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :
1 2 Corbeille à courrier 3 Supports papiers Supports
électroniques
1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :
1 2 Corbeille à courrier 3
4
Supports papiers Supports
électroniques
Supports vocaux
1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :
1 2 Corbeille à courrier 3
4 5
Supports papiers Supports
électroniques
Supports vocaux Courrier
électroniques
1 Il existe 6 types de boîtes ou outils de collecte :
1 2 Corbeille à courrier 3
4 5 6
Supports papiers Supports
électroniques
Supports vocaux Courrier
électroniques Organiseur
1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :
1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :
Vous ne devez pas
avoir d’affaires en
suspens dans la
tête.
Elle doivent être
intégrées à votre
système de collecte
1
1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :
Vous ne devez pas
avoir plus de boîtes
de collecte qu’il n’en
faut
Vous ne devez pas
avoir d’affaires en
suspens dans la
tête.
Elle doivent être
intégrées à votre
système de collecte
1 2
1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :
Vous ne devez pas
avoir plus de boîtes
de collecte qu’il n’en
faut
Vous devez vider
celles-ci
régulièrement
Vous ne devez pas
avoir d’affaires en
suspens dans la
tête.
Elle doivent être
intégrées à votre
système de collecte
1 2 3
1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :
Vous ne devez pas
avoir plus de boîtes
de collecte qu’il n’en
faut
Vous devez vider
celles-ci
régulièrement
Vous ne devez pas
avoir d’affaires en
suspens dans la
tête.
Elle doivent être
intégrées à votre
système de collecte
1 2 3
1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :
Vous ne devez pas
avoir plus de boîtes
de collecte qu’il n’en
faut
Vous devez vider
celles-ci
régulièrement
Vous ne devez pas
avoir d’affaires en
suspens dans la
tête.
Elle doivent être
intégrées à votre
système de collecte
1 2 3
Vos boîtes de collecte sont maintenant pleines,
ils vous faut un système global de
gestion des actions !
1 3 conditions nécessaires pour mener à bien l’étape de collecte :
Vous ne devez pas
avoir plus de boîtes
de collecte qu’il n’en
faut
Vous devez vider
celles-ci
régulièrement
Vous ne devez pas
avoir d’affaires en
suspens dans la
tête.
Elle doivent être
intégrées à votre
système de collecte
1 2 3
Vos boîtes de collecte sont maintenant pleines,
ils vous faut un système global de
gestion des actions !
Prochaine étape : Traiter le contenu de vos boîtes
de collecte et déterminer les actions nécessaires
2
Le traitement
Vider votre boîte d’entrée
2
Vous avez collecté tout ce qui retenait votre
attention.
2
Vous avez collecté tout ce qui retenait votre
attention.
Vous devez maintenant vider vos boîtes
d’entrée et traiter tous les éléments qui
s’y trouvent.
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
Conservé les éléments de référence
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets
Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
Conservé les éléments de référence
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes
Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets
Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
Conservé les éléments de référence
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes
Transféré à d’autres les actions de plus de 2 minutes que vous pouvez
déléguer
Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets
Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
Conservé les éléments de référence
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes
Transféré à d’autres les actions de plus de 2 minutes que vous pouvez
déléguer
Intégré dans votre propre système d’organisation les rappels d’actions qui
demandent plus de 2 minutes
Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets
Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
Conservé les éléments de référence
2 Quand vous aurez fini de traiter tous les
éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez :
Jeté tout ce dont vous n’avez pas besoin
Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes
Transféré à d’autres les actions de plus de 2 minutes que vous pouvez
déléguer
Intégré dans votre propre système d’organisation les rappels d’actions qui
demandent plus de 2 minutes
Regroupé les actions à étapes multiples au sein de projets
Attention, traiter un élément ne signifie pas s’y attarder !!!
Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard
Conservé les éléments de référence
2 AFFAIRES EN SUSPENS
BOÎTE D’ENTRÉE
2 AFFAIRES EN SUSPENS
De quoi s’agit-il ?
BOÎTE D’ENTRÉE
2 AFFAIRES EN SUSPENS
De quoi s’agit-il ?
Une action est-elle
nécessaire ?
BOÎTE D’ENTRÉE
2 AFFAIRES EN SUSPENS
De quoi s’agit-il ?
Une action est-elle
nécessaire ?
Quelle est la
première action ?
OUI
BOÎTE D’ENTRÉE
Plu
sie
urs
é
tap
es
Jeter
l’élément
Revoir
l’élément
plus tard
Conserver
l’élément en
cas de besoin
NON
Planifier les
étapes
2 AFFAIRES EN SUSPENS
De quoi s’agit-il ?
Une action est-elle
nécessaire ?
Quelle est la
première action ?
OUI
BOÎTE D’ENTRÉE
Plu
sie
urs
é
tap
es
Demande-t-elle moins
de deux minutes ?
Jeter
l’élément
Revoir
l’élément
plus tard
Conserver
l’élément en
cas de besoin
NON
Planifier les
étapes
2 AFFAIRES EN SUSPENS
De quoi s’agit-il ?
Une action est-elle
nécessaire ?
Quelle est la
première action ?
OUI
BOÎTE D’ENTRÉE
Plu
sie
urs
é
tap
es
Demande-t-elle moins
de deux minutes ?
Jeter
l’élément
Revoir
l’élément
plus tard
Conserver
l’élément en
cas de besoin
NON
Planifier les
étapes
OUI NON
L’exécuter tout de suite La déléguer La reporter
3 L’organisation
Etablir les bonnes catégories
3
Vous avez traité tous les éléments de vos
boîtes d’entrée et entrepris des actions
distinctes.
3
Vous avez traité tous les éléments de vos
boîtes d’entrée et entrepris des actions
distinctes.
Vous devez maintenant organiser votre
système afin d’intégrer les rappels et les
mesures résultant du traitement de vos
affaires en suspens.
3
Votre système est regroupé en 2 catégories :
3
Votre système est regroupé en 2 catégories :
Eléments non activables : regroupe tous les
éléments pour lesquels aucune action n’est
nécessaire.
3
Votre système est regroupé en 2 catégories :
Eléments activables : regroupe tous les éléments
pour lesquels une action de plus de 2 minutes est
identifiée.
Eléments non activables : regroupe tous les
éléments pour lesquels aucune action n’est
nécessaire.
3
Eléments non activables :
Revoir l’élément
plus tard Jeter l’élément
Conserver l’élément en
cas de besoin
Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)
Référence (documents de référence)
3
Eléments non activables :
Revoir l’élément
plus tard Jeter l’élément
Conserver l’élément en
cas de besoin
Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)
Référence (documents de référence)
3
Eléments non activables :
Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)
Référence (documents de référence)
Revoir l’élément
plus tard Jeter l’élément
Conserver l’élément en
cas de besoin
3
Eléments non activables :
Poubelle Incubation
(à faire un jour… peut-être) Référence
(documents de référence)
Revoir l’élément
plus tard Jeter l’élément
Conserver l’élément en
cas de besoin
3
Eléments non activables :
Poubelle Incubation
(à faire un jour… peut-être) Référence
(documents de référence)
Revoir l’élément
plus tard Jeter l’élément
Conserver l’élément en
cas de besoin
3
Eléments non activables :
Poubelle Incubation (à faire un jour… peut-être)
Référence (documents de référence)
Revoir l’élément
plus tard Jeter l’élément
Conserver l’élément en
cas de besoin
3
Eléments activables :
La déléguer Planifier les étapes La reporter
Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)
Documents
projets
Calendrier (exécuter l’action
à une date
déterminée)
Premières
actions (à exécuter dès
que je le pourrai)
3
Eléments activables :
La déléguer Planifier les étapes La reporter
Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)
Documents
projets
Calendrier (exécuter l’action
à une date
déterminée)
Premières
actions (à exécuter dès
que je le pourrai)
3
Eléments activables :
La déléguer Planifier les étapes La reporter
Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)
Documents
projets
Calendrier (exécuter l’action
à une date
déterminée)
Premières
actions (à exécuter dès
que je le pourrai)
3
Eléments activables :
La déléguer Planifier les étapes La reporter
Projets Attendre (que quelqu’un l’exécute)
Documents
projets
Calendrier (exécuter l’action
à une date
déterminée)
Premières
actions (à exécuter dès
que je le pourrai)
3
Eléments activables :
La déléguer Planifier les étapes La reporter
Projets
Attendre
(que quelqu’un
l’exécute)
Documents
projets
Calendrier (exécuter l’action
à une date
déterminée)
Premières
actions (à exécuter dès
que je le pourrai)
3
Eléments activables :
La déléguer Planifier les étapes La reporter
Projets
Attendre
(que quelqu’un
l’exécute)
Documents
projets
Calendrier (exécuter l’action
à une date
déterminée)
Premières
actions (à exécuter dès
que je le pourrai)
3
Eléments activables :
La déléguer Planifier les étapes La reporter
Projets
Attendre
(que quelqu’un
l’exécute)
Documents
projets
Calendrier (exécuter l’action
à une date
déterminée)
Premières
actions (à exécuter dès
que je le pourrai)
4 L’examen
Garantir la bonne marche
de votre système
4
Une fois votre système mis en place, vous devez
revoir régulièrement l’ensemble de vos tâches en
instance.
4
Une fois votre système mis en place, vous devez
revoir régulièrement l’ensemble de vos tâches en
instance.
Cet examen vous offre l’occasion de saisir d’un seul
coup l’ensemble des actions et projets que vous avez définis.
4
Une fois votre système mis en place, vous devez
revoir régulièrement l’ensemble de vos tâches en
instance.
Cet examen vous offre l’occasion de saisir d’un seul
coup l’ensemble des actions et projets que vous avez définis.
La réactualisation constante de votre système de
gestion vous permettra de prendre des décisions éclairées en toute circonstance.
4 2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière
cohérente :
2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière
cohérente :
Que revoir ?
1
4
2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière
cohérente :
Que revoir ?
1 2 A quelle
fréquence ?
4
2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière
cohérente :
Que revoir ?
1 2
Examen
journalier
A quelle
fréquence ?
4
2 grandes questions pour que votre système fonctionne de manière
cohérente :
Que revoir ?
1 2
Examen
journalier
Examen
hebdomadaire
A quelle
fréquence ?
4
Une à plusieurs fois par jour, vous devez consulter en priorité :
- Votre calendrier (actions à exécuter à une date déterminée)
- Votre liste des premières actions (actions à exécuter dès que vous le pouvez)
L’examen journalier 4
Une à plusieurs fois par jour, vous devez consulter en priorité :
- Votre calendrier (actions à exécuter à une date déterminée)
- Votre liste d’éléments en attente (à exécuter par quelqu'un d’autre)
- Votre liste « un jour…peut-être » (réservoir d’actions et projets non activables)
- Votre liste des premières actions (actions à exécuter dès que vous le pouvez)
- Votre liste de projets (planification des étapes & actions au sein des projets)
Vous pouvez également passer en revue les éléments suivants :
L’examen journalier 4
Une à plusieurs fois par jour, vous devez consulter en priorité :
- Votre calendrier (actions à exécuter à une date déterminée)
- Votre liste d’éléments en attente (à exécuter par quelqu'un d’autre)
- Votre liste « un jour…peut-être » (réservoir d’actions et projets non activables)
- Votre liste des premières actions (actions à exécuter dès que vous le pouvez)
- Votre liste de projets (planification des étapes & actions au sein des projets)
Vous pouvez également passer en revue les éléments suivants :
L’examen journalier 4
Votre examen hebdomadaire doit porter sur les questions et
points non résolus au sein de vos différentes listes.
L’examen hebdomadaire 4
Votre examen hebdomadaire doit porter sur les questions et
points non résolus au sein de vos différentes listes.
L’examen hebdomadaire vous permet de :
- Regrouper et traiter vos affaires en suspens
- Revoir votre système
- Mettre vos listes à jour
- Confirmer que votre système est clair, net, et à jour
L’examen hebdomadaire 4
Votre examen hebdomadaire doit porter sur les questions et
points non résolus au sein de vos différentes listes.
L’examen hebdomadaire vous permet de :
- Regrouper et traiter vos affaires en suspens
- Revoir votre système
- Mettre vos listes à jour
- Confirmer que votre système est clair, net, et à jour
L’examen hebdomadaire 4
5 L’action
Faire les bons choix
5
La principale raison d’être du processus de gestion
des flux de travail est de vous aider à prendre les
bonnes décisions sur ce que vous devez faire à
divers moments de la journée.
5
La principale raison d’être du processus de gestion
des flux de travail est de vous aider à prendre les
bonnes décisions sur ce que vous devez faire à
divers moments de la journée.
Comment donc décider de ce que vous allez faire et de ce que vous n’allez pas faire ?
5
La principale raison d’être du processus de gestion
des flux de travail est de vous aider à prendre les
bonnes décisions sur ce que vous devez faire à
divers moments de la journée.
Comment donc décider de ce que vous allez faire et de ce que vous n’allez pas faire ?
Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter à un moment précis !
5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :
5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :
1 Votre contexte
Quels sont les actions que
vous pouvez effectuer en
ce moment même avec
les moyens dont vous
disposez ?
5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :
1 2 Votre contexte Votre disponibilité
Quand démarre la
prochaine tâche
prévue ?
Quels sont les actions que
vous pouvez effectuer en
ce moment même avec
les moyens dont vous
disposez ?
5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :
1 2 Votre contexte
3
Votre disponibilité
Votre niveau d’énergie
Quand démarre la
prochaine tâche
prévue ?
Quels sont les actions que
vous pouvez effectuer en
ce moment même avec
les moyens dont vous
disposez ?
Vous sentez-vous d’attaque ?
Certaines actions exigent
plus d’énergie que d’autres.
Adaptez vos actions en
fonction de votre niveau
d’énergie
5 Un modèle à 4 critères pour décider de l’action à exécuter :
1 2 Votre contexte
3 4
Votre disponibilité
Votre niveau d’énergie Vos priorités
Quand démarre la
prochaine tâche
prévue ?
Quels sont les actions que
vous pouvez effectuer en
ce moment même avec
les moyens dont vous
disposez ?
Vous sentez-vous d’attaque ?
Certaines actions exigent
plus d’énergie que d’autres.
Adaptez vos actions en
fonction de votre niveau
d’énergie
Compte-tenu du contexte, de
votre disponibilité et de votre
niveau d’énergie,
quelle sera l’action
la plus profitable ?
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