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Visión EstratégicaDigitalización con Valor Legal (Micrograbación) ONP
Héctor Saravia
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I. MICROFORMAS - DEFINICIONESII. MICROFORMAS - PROCESOIII. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONPIV. PROYECTO RIA
Digitalización con Valor Legal - Agenda
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Digitalización con Valor Legal - Microformas
La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados.
Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad.
A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso.
Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.
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Requisitos para certificar una LPM
• Normas Legales y Reglamentarias• Decreto Legislativo Nº 681• Decreto Supremo Nº 009-92-JUS• Resolución N° 090-93-EF/94.10.0 CONASEV (ahora SMV)• Ley Nº 26612• Decreto Legislativo N° 827• Decreto Supremo N° 001-98-TR• Decreto Supremo Nº 001-2000-JUS
• Normas Técnicas• NTP 392.030-1- Micropelículas y microfichas• NTP 392-030-2- Medios de archivo electrónico• Las Normas Técnicas Peruanas NTP, NTP-ISO o Especificaciones
Técnicas propias declaradas por la organización aplicables a su sistema de producción de microformas (NTP ISO 2859-1:2009 Calidad)
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• Los procedimientos técnicos empleados en la confección de las microformas, sus duplicados y sus copias fieles deben garantizar los resultados siguientes:
a) Que las microformas reproducen los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad.
b) Que las microformas obtenidas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales.
c) Que los microduplicados sean reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales y con similares características.
Normas Legales – Requisitos técnicos
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d) Que a partir de las microformas y de los microduplicados puede recuperarse, en papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original que se halla micrograbado en aquellas.
e) Que las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares tengan sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad en forma indubitable, esta comprobación deberá realizarse por medios técnicos idóneos.
Normas Legales – Requisitos técnicos
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Normas Técnicas – Estructura y contenido
• Conjunto de requisitos formales y técnicos aplicables a la organización, su personal, sistema productivo, procesos y sus productos.
• Ordenados y especificados por la propia organización de acuerdo a las tecnologías disponibles (Software y Hardware).
• Con la capacidad de cumplir como mínimo con los requisitos de idoneidad, calidad y seguridad exigidos por la Ley y las Normas Técnicas.
• Exige que exista la trazabilidad necesaria que sustente el accionar de las personas que intervienen en la LPM.
• Tiene la flexibilidad necesaria para incorporar cambios de tecnologías emergentes que cumplan con Normas Técnicas Internacionales o especificaciones técnicas propias declaradas por la organización.
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Normas Técnicas – Estructura y contenido
• Exige que las imágenes producidas en una LPM sean almacenadas en un Microarchivo que reúne condiciones mínimas de conservación y seguridad de las microformas.
• El Acceso al Microarchivo siempre debe ser realizado por la empresa certificada y el «Tercero Neutral».
• Certificación del LPM: Idoneidad técnica de la capacidad de la organización para producir microformas de calidad, acorde con el cumplimiento de las normas legales, técnicas y contractuales.
• Certificación de Microarchivo: Idoneidad técnica de la capacidad de la organización para almacenar microformas con la seguridad necesaria que garantice su conservación.
• Las actividades realizadas en la LPM se reflejan en instrumentospúblicos (Actas) que deben ser suscritas por el dueño de los documentos, la empresa certificada y el Fedatario Informático.
NOTA. Las normas técnicas evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnológicas, por lo tanto los responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones apropiadas acorde con la tecnología de elaboración del tipo de microforma que utilizan en sus procesos.
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Manual del Sistema de
Prod de Microformas
Manual de
Procedi-mientos
Manual de la
Organi-zación
Manual Integral
de Seguridad Informá-
tica
Manual de Normas
Legales y Reglamen-
tarias Aplicables
Manuales de la Línea Central y
Estaciones Remotas de MFs
La organización debe elaborar un manual para conseguir un Certificado de Idoneidad Técnica de su Sistema de Producción de Microformas
Requisitos para Certificar LPM
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Microduplicados
Copias Fieles
Almacen de Microarchivo
ARCHIVO CENTRAL
LINEA DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS CERTIFICADA POR INDECOPI
Usuarios Finales
Sistema de Gestion
Documental
Microformas - Procesos
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Microformas – LPM y extensiones
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Microformas – Responsabilidad del Fedatario
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Etapas del proceso de la LPM
Inicio deCiclo de
Producción
Cierre deCiclo de
Producción
Inicio de Recepción de documentos
ANTES DESPUESMES X
Preparación
Digitalización
Acta deApertura
Acta deCierre por
cada Medio
Acta deConformidadde Medios
Testimonio del Fedatario
Fin delProceso de
Micrograbación
ETAPAS Y ACTAS DEL PROCESO
Digitación
Control de Calidad
Fedatación
Firma Digital
Quemado de Medios
Inicio delProceso de
Micrograbación
Acta deIngreso al
Microarchivo
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Actas del Proceso de la LPM - Microarchivo
• Acta de Apertura: Una por cada proceso, describe los tipos documentales que se planifica micrograbar.
• Acta de Cierre: Uno por cada medio portador, se debe describir las cantidades y tipos documentales que han sido micrograbados.
• Acta de Conformidad: Un Acta al término del proceso; debe describir cada uno de los medios portadores identificando los números de serie de cada medio.
• Testimonio: Documento en el que el Fedatario describe el proceso y hechos de relevancia.
• Actas de Ingreso y Salida de medios al microarchivo.
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Contenido de Medios Portadores
• Cada medio portador (DVD, CD, Discos Ópticos, etc.) debe contener como mínimo lo siguiente:
a) Tarjeta Calibradora de inicio del proceso.b) Acta de Apertura del proceso.c) Archivos Intermedios:
i. Imágenes digitalizadasii. Índices de las imágenes (BD metadata)iii. Software visor de las imágenes e índicesiv. Software verificador de firmas digitales
d) Acta de Cierre del medio portador.e) Tarjeta calibradora final del proceso.
• Cada medio portador debe ser reproducible por si mismo.
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Situación Actual ONP
• Producción menor a la requerida (Stock)• Procesos lentos y engorrosos• No se cuenta con información centralizada• Imagen institucional desacreditada• Clientes insatisfechos (asegurados/pensionistas)• Alto número de juicios por pagos de pensiones
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Trámites engorrosos
Fuente: NSTD/NSP Enero 2006 a Junio 2008 1er Trámite 19990
Tiempos de Atención “1er. Trámite 19990” Terminados
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Registro Individual del Aportante (RIA)
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SoluciSolucióónn Corto Plazo Corto Plazo (1 a(1 añño o menos)o o menos)
Mediano Plazo Mediano Plazo (1 a 3 a(1 a 3 añños)os)
Largo Plazo Largo Plazo (mas de 3 a(mas de 3 añños)os)ProblemaProblema
Sistemas de Sistemas de InformaciInformacióónn
Tablero de ControlTablero de Control
ProducciProduccióónn
Registro Individual del Aportante (RIA)Registro Individual del Aportante (RIA)
Etapa I:Etapa I:••Carga de BD de Aportes Carga de BD de Aportes SUNATSUNAT••MicrograbaciMicrograbacióón I n I (1)(1)••VerificaciVerificacióón Digital I n Digital I (2)(2)
Etapa II:Etapa II:••MicrograbaciMicrograbacióón I n I ••DigitaciDigitacióón Aportes n Aportes (3)(3)••MicrograbaciMicrograbacióón II n II (4)(4)••VerificaciVerificacióón Digital II n Digital II (5)(5)
Etapa III: Etapa III: ••Poblamiento fuente Poblamiento fuente Formulario de AportesFormulario de Aportes••VerificaciVerificacióón Campo n Campo (6)(6)••Certificado de AportesCertificado de Aportes
Imagen InstitucionalImagen InstitucionalServicio al PensionistaServicio al Pensionista
Servicio a Otras EntidadesServicio a Otras Entidades
PProcesosrocesos Mejora de ProcesosMejora de Procesos
Iniciativas de mejora
(1) Orcinea Lima – AP ( 15 emp.)(2) Consulta de Aportes Digitales(3) Digitación Futuros Pensionistas
(4) Orcinea Provincias – Adicionales AP(5) Integración con Sistemas Actuales(6) Verificación de Aportes Complementaria
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OYRRecepción de solicitudes y armado de expediente
5 días
VERIFICACIÓNVerificación de
plantillas y Control de Calidad
20 a 60 días
CALIFICACIÓNDeterminación del derecho y calculo de Pensión Inicial
110 días
Generación y aprobación de planillas
3 dias
Situación Actual
Anexado de
Solicitudes40 dias
TOTAL178/218
DIAS
EMISIÓN DE BONOS
PAGO DE PENSIÓN
*Plantillas (campo) *Doc. supletoria*ORCINEA*ACP
RIA – Uso de microformas en procesos
Convenios Interinstitucionales
con RENIEC, SUNAT, etc.
OYRSolicitud a partir
de record de aportes 3 días
CALIFICACIONDeterminación de derecho y calculo de Pensión Inicial
15 días
Situación Propuesta
TOTAL23 DIAS
EMISIÓN DE BONOS
PAGO DE PENSIÓN
Base de Datos Centralizada
ACP
ORCINEA
Plantillas (campo)
Doc.
supletoriaSUNATRIA
VERIFICACIÓNMINIMA
Verificación de plantillas y CC
5 días
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RIA – Propósito del nuevo proceso
• Contar con el Registro Único de la Cuenta Individual del Asegurado• Reducir el tiempo de atención de la solicitud de pensión.• Generar los Certificados de Aportes para los asegurados en forma
periódica. • Reducir el número de impugnaciones y de procesos legales
• Etapa I – Micrograbación (En ejecución)? 9’325,268 imágenes de 44,000 Libros de Planillas (15 Empleadores
principales), tamaño A0, A1, A2 y A3.? 31’942,233 imágenes de formularios trabajadores y empleadores
(ORCINEA), tamaño A3, A4.? Objetivo: Generar base de datos de Imágenes indizadas con valor
legal de documentos más importantes de Archivos de ORCINEA y de Planillas; permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de futuros pensionistas y contar con respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos, los que están sometidos a permanente consulta.
? Plazo: 24 meses (3m Pre-Operativa; 21m Operativa)
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Micrograbación – Etapa Pre Operativa
Adecuación de último piso de una Playa de
Estacionamiento.Aprox. 500 m2
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Micrograbación – Etapa Pre Operativa
Adecuación del Sótano de una Playa de
Estacionamiento.Aprox. 450m2
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Micrograbación – Etapa Pre Operativa
Ultimo Piso luego de las adecuaciones
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Micrograbación – Etapa Pre Operativa
Sótano luego de las adecuaciones
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Micrograbación – Etapa Operativa
0011
Recepción de documentos ORCINEA y AP
0022
Preparación de Documentos
0033
Digitalización de Documentos
0044
Doble Digitación de Índices
0055
Control de Calidad al 100% físico y lógico
0066
Revisión Muestral 0077
Valor legal de la microforma
0088
Devolución de documentos
0099
1100
MicroarchivosGeneración de Medios
• Línea Certificada con Valor Legal• Sistema Integrado de Gestión y Operación.• + 350 técnicos especializados• Capacidad para operar 24 horas• Producción + 100,000 folios diarios• Alta compresión de imágenes a color• Fedatarios Informáticos Juramentados• Bóveda de Microarchivo Certificada
Sistema Integrado de Micrograbación
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Micrograbación – Equipos del Servicio
SCAMAX 422CD SUPRASCAN AII SUPRASCAN A0
KODAK I1420 A3 FLATBED
Documentos Libros y Padrones
Velocidad: 150 ppm, captura anverso y reverso a la vez. Procesa documentos con grapas y clips.Tamaños: A3, A4, A5
Alta Resolución a colorFormatos grandes hasta A1 (59.4 x 84.1 cm),Software de aplanamiento de imágenes
Alta Resolución a colorFormatos grandes hasta A0 (84.1 x 118.9 cm)Software de aplanamiento de imágenes
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GESTIÓN
OPERACIÓN320 personas
Organización de la LPM
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Avance del Cronograma del Plan de Trabajo de la Etapa Operativa Avance de Plan de Producción
Maestro del ServicioMES PLAN
MAESTROAPROBADO
ONP % CUMP.
Mayo 803,200.00 966,173 120.29%Junio 1,714,240.00 781,644 45.60%Julio 2,057,386.00 2,403,500 116.82%
Agosto 2,092,318.21 2,351,305 112.38%Septiembre 2,071,848.64 2,140,220 103.3%
21.18%
Estado del Proyecto
Avance Acumulado al 30/09/11 Detalle % Desv.
Plan de Producción maestro
Planificada 21.18%-0,23%
Aprobada 20.94%
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Gracias
GMDwww.gmd.com.pe
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