Creating Effective Visual Aids (AVs)

OUTLINE

The rationale behind using AVs Tips for preparing effective AVs Preparing effective PowerPoint slides Sample AVs

Visual Aids Should…

Supplement presentation Outline the main points Serve audience’s needs, not

speaker’s Be simple and clear

because...

The Purpose of Using Visual Aids

... AVs

support your ideas

improve audience comprehension

add variety to presentation (a break from listening)

The Purpose of Using Visual Aids – cont.

enliven a difficult / boring subject

help illustrate complex ideas/concepts

help the presenter to stick to the plan

Visual Aids - Examples

PowerPoint Slides Overhead Transparencies Graphs/Charts Pictures Films/Video Flip Charts Sketches

Tips on Preparing Visual Aids

TIPS...

Start with an outline of the goal

Keep visual aids BRIEF

Do not read AV directly (what you say vs. AV)

Ask audience to read or listen, not both

TIPS... (cont.)

Account for production time (both in planning and selection)

Check relevance to topic

Use charts and graphs

Make sure graphics are not too crowded

TIPS...(cont.)

Don't let handouts become a distraction

Practice with AV

Seek feedback on the clarity of your AV

Check grammar and spelling

Making PowerPoint Slides

Avoiding the Pitfalls of Bad Slides

ADVANTAGES OF POWERPOINT SLIDES

Professional image

Minimal expense

Compact and portable

ADVANTAGES OF POWERPOINT SLIDES (cont.)

Easy to email sort and practice edit insert graphicsshare

ADVANTAGES OF POWERPOINT SLIDES (cont.)

Can beprintedcopied provided as handout material

Many options:animationvideo clipssound

DISADVANTAGES OF POWERPOINT SLIDES

Equipment not always available

Technology being the focus - not content

or presenter

Noisy projector —distracting

Need of a darkened room

Tips to be Covered

Outlines Slide Structure Fonts Color Background Spelling and

Grammar Conclusions Questions

Outline

1st or 2nd slide ---- outline

Only main points on the outline slideEx: Use the titles of each slide as

main points

Slide Structure

1-2 slides per minute

Point / bullet form (no complete sent.)

4-5 points per slide

Key words and phrases only

Slide Structure - Bad

This page contains too many words for a presentation slide. It is not written in point form, making it difficult both for your audience to read and for you to present each point. Although there are exactly the same number of points on this slide as the previous slide, it looks much more complicated. In short, your audience will spend too much time trying to read this paragraph instead of listening to you.

Slide Structure – Good

Showing one point at a time will:help audience concentrate on what

you are saying

prevent audience from reading ahead

help you keep your presentation focused

Slide Structure - Animation

Do not use distracting animation

Do not go overboard with the animation

Be consistent with the animation that you use

Fonts - Good

Use at least an 18-point font Use different size fonts for main points

and secondary pointsthis font: 28-pointmain point font: 30-pointtitle font: 42-point

Use a standard font like Times New Roman or Arial

Fonts - Bad

If you use a small font, your audience won’t be able to read what you have written

CAPITALIZE ONLY WHEN NECESSARY. IT IS DIFFICULT TO READ

Don’t use a complicated font

Color - Good

Use a color of font that contrasts sharply with the backgroundEx: blue font on white background

Use color to reinforce the logic of your structureEx: light blue title and dark blue text

Use color to emphasize a pointBut use this only occasionally

Color - Bad

Using a font color that does not contrast with the background color is hard to read

Using color for decoration is distracting and annoying.

Using a different color for each point is unnecessary Using a different color for secondary points

is also unnecessary Trying to be creative can also be bad

Background - Good

Use backgrounds such as this one (attractive but simple)

Use backgrounds which are light

Use the same background consistently

Background – Bad

Avoid backgrounds that are distracting or difficult to read from

Always be consistent with the background that you use

Graphs

Use graphs rather than just charts and words

Data - easier to comprehend & retain

Trends - easier to visualize

Spelling and Grammar

Proofread your slides for:speling mistakesthe use of of repeated wordsgrammatical errors you might have

make

Have someone else check your presentation!

Conclusion

Use an effective and strong closingAudience is likely to remember your

last words

Use a conclusion slide to:Summarize the main points Suggest future avenues of research

Questions??

End with a simple question slide to:Invite your audience to ask questionsProvide a visual aid during question

periodAvoid ending a presentation abruptly

SAMPLE SLIDES

Zamanınızı iyi

kullanın

Sesinizin vurgularında

ve tonlamada

önem ve tekrarlama için

içeriğe uygun

değişiklikler yapın

Görsel malzemelerinizle sözlü anlatımınız

arasında denge olmasına

dikkat edin

Her bölümün başlığının yeterince açıklayıcı

olmalıdır

Dinleyicileriniz ile göz teması

içinde bulunun ve beden dilinize dikkat edin.

Sunumunuzun ana hatlarını öğretim üyesi/ uzman kişiye

sunum öncesi verin

Adınızı, soyadınızı ve

konumunuzu vererek kendinizi tanıtın

Konuşmanızı en az

üç kez prova edin

Konuşmanızı düzenli ve tutarlı

bir şekilde düzenleyin

WHAT TO DO IN PRESENTATIONS

Gösterilen PP slayt'ta yazılı olan metindeki cümlelerin

tıpa tıp aynısını konuşmanızda kullanmayın

Gösterilen PP slayt'ta yazılı olan metindeki cümlelerin

tıpa tıp aynısını konuşmanızda kullanmayınSunum boyunca kartlar

üzerindeki notlarınızdan okumayın

Sunum boyunca kartlar üzerindeki notlarınızdan okumayınÇok hızlı, çok yavaş,

ya da okuma biçiminde monoton bir şekilde konuşmayın.

Çok hızlı, çok yavaş, ya da okuma biçiminde

monoton bir şekilde konuşmayın.Dinleyicilere sırtınızı dönmeyinDinleyicilere sırtınızı dönmeyin

Görsel malzemeyle ilgili olmayan bir konudan bahsetmeyin

Görsel malzemeyle ilgili olmayan bir konudan bahsetmeyinGörsel malzemeyi çok fazla yazılı metinle,

resimlerle veya çok farklı renklerle doldurmayın

Görsel malzemeyi çok fazla yazılı metinle, resimlerle veya çok farklı renklerle doldurmayınKolay okunmayan görsel malzeme

kullanmayın

Kolay okunmayan görsel malzeme kullanmayın

THINGS TO AVOID IN PRESENTATIONS

Görsel-İşitsel Araçların İzleyici önünde Kullanımı Görsel malzemelerinizi

güvenli bir şekilde kullanarak, dinleyicilerinize tablolarda, slaytlarda veya saydamlardaki bilgileri kavramaları için zaman tanıyın.

Sunumunuzda gerekli olduğunu düşünerek işitsel malzeme ya da video kasetlerden yararlandığınızda, kullanım sırasında zaman kaybetmemeye dikkat edin.

Alcohol, drugs and fatigue

alcohol: 30% of the injured driver are under

the influence of ALCOHOL fatigue:

the legisltion is now only for professional drivers driving while drugged:

• is increasing in recent years methods for testing have to be developed on medical drugs that affect the driving

skills, the information is provided

Thank you