CodeAcrossEvent Planner’s Checklist

 ONE MONTH BEFORE☐ Venue secured including Tables, Chairs, WiFi Access☐ Sponsors contacted and secured. CfA offers some financial help, but you’ll likely want anin­kind sponsor for venue, food/beverages and prizes.☐ Event registration created in Meetup or Eventbrite☐ Link to event placed on your Brigade site and emailed to hannah@codeforamerica.org☐ Begin promotions. Link to event in FB Groups, Twitter status updates, local dev forums andother sources.☐ Begin assembling a team and assigning event roles. Roles might include hackathon judge,emcee, facilitator, registration coordinator, photographer, etc.

TWO WEEKS BEFORE☐ CodeAcross Posters printed and dropped off at local businesses and coworking spaces☐ Food and beverage secured. A good rule of thumb is 2­3 pieces of pizza per attendee.☐ Audio visual secured (as needed). Microphone, data projector, speakers might be needed ifyou’re explaining a series of hack challenges or you want to demo all the on­site hacks.Extrapower strips will almost definitely be needed unless you’re holding it in a co­working space.

ONE WEEK BEFORE☐ Send reminder to attendees. Include directions, transit and parking info.☐ Confirm with photographer and/or videographer.☐ Do a dry run through with your emcee. Provide script if needed. Definitely provide list ofsponsors for recognition.☐ Food and beverage secured. A good rule of thumb is 2­3 pieces of pizza per attendee.

DAY BEFORE☐ Print on­site signage for parking, bathrooms, WiFi password, event hashtag☐ Print registration sheet and badges. Keep some extras for drop­in attendees.☐ Send reminder and note to on­site volunteers offering a breakdown of the day and their duties.

AT THE EVENT☐ Arrive early to set up registration.☐ Offer on­site volunteers with day’s program, important cell numbers and locations of bathroometc.☐ Say a few words to welcome attendees and establish a Safe­Space☐ Photograph and take notes on event ­­ especially any final demos. Submit to Code for AmericaTumblr.☐ Thank sponsors and attendees on stage.☐ Thank sponsors and attendees via email and include links to photo, video, media.