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SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 25/07/08PR-SGA-RS-05 Versin 02
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
SUBDIRECCIN GENERALDE ADMINISTRACIN
PROCEDIMIENTO PARAAUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
HOJA DE AUTORIZACIN
Elabor
Lic. Edith vila Romo
Titular de la Unidad de Innovacin,Productividad y Transparencia(Representante de la Subdireccin)
Revis Revis
C.P. Nicols Hernndez Gama
Director de Recursos Financieros
Lic. Francisco T. Lara Hirschberg
Director de Recursos Materiales
Revis Revis
Lic. Gabriel Ordua Cano
Director de Recursos Humanos
Ing. Roberto Velzquez Gonzlez
Director de MercadeoPersonalizado e Internet
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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS
Revisin Pgina (s)Modificada (s)
Descripc in del Cambio Fecha deEmisin
1 1 Por cambio de administracin se actualizan nombresy firmas en la hoja de autorizacin.
(No cambia de versin)
Julio 2008
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CONTENIDO
Nmero Tema Pgina
1 Objetivo 4
2 Alcance 4
3 Referencias 4
4 Polticas 4
5 Responsabilidades 5
6 Definiciones 6
7 Mtodo de Trabajo 7
7.1 Diagrama de Flujo 7
7.2 Descripcin de Actividades 9
8 Registros 15
9 Anexos 15
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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
1. OBJETIVO
Establecer la metodologa para la planeacin, ejecucin, seguimiento y cierre de AuditorasInternas de Calidad, con el propsito de verificar si el Sistema de Gestin de la Calidad de laSubdireccin General de Administracin cumple con las actividades planeadas, con la NormaISO 9001: 2000 y con los requisitos establecidos internamente, as como, su implementaciny mantenimiento de manera eficaz.
2. ALCANCE
Este Procedimiento aplica a todas las reas que se encuentran en el alcance del Sistema deGestin de la Calidad de la Subdireccin General de Administracin.
3. REFERENCIAS
3.1 Norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), requisito 8.2.2 Auditora Interna.
3.2 Manual de la Calidad de la Subdireccin General de Administracin, seccin 8,Medicin, Anlisis y Mejora.
3.3 Procedimiento para la Elaboracin de Documentos (PR-SGA-RS-01).
3.4 Procedimiento para la Accin Correctiva (PR-SGA-RS-06).
3.5 Procedimiento para la Revisin al Sistema de Gestin de la Calidad (PR-SGA-SGA-08).
4. POLTICAS
4.1 Las Auditoras Internas de Calidad deben realizarse asegurando la independencia entreel auditado y el auditor.
4.2 Se deben realizar al menos dos auditoras en un ao.
4.3 La planeacin de la Auditora Interna de Calidad deber realizarse con al menos dossemanas de anticipacin a la realizacin de la auditora.
4.4 El personal a ser auditado deber ser avisado con al menos una semana de
anticipacin a la realizacin de la Auditora Interna de Calidad.
4.5 Las acciones correctivas derivadas de las no conformidades detectadas durante lasauditoras internas debern atenderse sin demora y en forma inmediata.
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5. RESPONSABILIDADES
Del Subdirector General de Administ racin.
5.1 Aprobar este Procedimiento.
5.2 Aprobar el Programa Anual de Auditora Interna de Calidad.
5.3 Proporcionar las facilidades para el desarrollo de las Auditoras Internas de Calidad.
Del Representante de la Subdireccin
5.4 Revisar este Procedimiento.
5.5 Elaborar el Programa Anual de Auditora Interna de Calidad.
5.6 Designar al Auditor Lder y junto con ste, seleccionar al Equipo Auditor.
5.7 Asegurar que las Auditoras Internas de Calidad se realicen conforme a loslineamientos establecidos en este Procedimiento.
5.8 Elaborar y mantener actualizado este Procedimiento.
Del Auditor Lder.
5.9 Participar en la seleccin del equipo auditor, junto con el Representante de laSubdireccin.
5.10 Elaborar el Plan de Auditora Interna de Calidad.
5.11 Coordinar la ejecucin de la auditora, asegurando que se realice de acuerdo a loplaneado.
5.12 Elaborar el Informe de Auditora Interna de Calidad.
5.13 Dar seguimiento a la solucin de no conformidades derivadas de auditora.
De los Audi tores Internos de Calidad
5.14 Elaborar las Listas de Verificacin.
5.15 Ejecutar la auditora con objetividad y profesionalismo.
De los Directores de reas Auditadas.
5.16 Dar las facilidades a los auditores para realizar las auditoras: disponibilidad de tiempo,acceso a la informacin y un espacio para que trabajen.
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5.17 Resolver las no conformidades detectadas en la Auditora Interna de Calidad.
De todo el personal
5.18 Apegarse a lo establecido en este Procedimiento.
5.19 Proporcionar a los auditores la informacin necesaria con el fin de que las auditoraspuedan realizarse de forma adecuada.
6 DEFINICIONES
6.1 Aud itor.
*Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
6.2 Auditora.
*Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de laauditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en quese cumplen los criterios de auditora.
6.3 Aud itora Interna de Calidad.
Auditora al Sistema de Gestin de la Calidad, realizada por personal perteneciente ala organizacin, apegndose a lo establecido en este Procedimiento.
6.4 Evidencia de la Auditora.
*Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentespara los criterios de auditora y que son verificables.
6.5 Criterios de Aud itora.
*Conjunto de Polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
6.6 No Conformidad.
*Incumplimiento de un requisito.
6.7 No Conformidad Mayor.
Incumplimiento a un requisito completo de la norma o criterio de auditora, ya sea queno se haya tomado en cuenta o no se haya implementado. Cuando una desviacin oincumplimiento pone en riesgo el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad.
6.8 No Conformidad Menor.
Incumplimiento parcial de algn requisito de la Norma o criterio de auditora; fallaaislada no sistemtica. Cuando se detecta la misma no conformidad menor en varioslugares de la Subdireccin, se debe clasificar como no conformidad mayor.
* Las definiciones aqu contenidas son de acuerdo con la Norma ISO-9000:2000 Sistemas deGestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario.
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7 METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para Auditora Interna deCalidad. Para mayores detalles ver el punto 7.2
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO
Plan de AuditoraInterna de Calidad
Anex o 2
Plan de AuditoraInterna de Calidad
Anexo 2
Lista deVerificacinAnex o 3
Lista deVerificacin
Anexo 3
Plan deAuditoraInterna de Calidad
Anexo 2
Programa Anualde AuditoraInterna de Calidad
Anexo 1
Programa Anual deAuditora Interna
de CalidadAnexo 1
Plan de AuditoraInterna de Calidad
Anex o 2
5. Elabora Plan deAuditora Interna deCalidad.
Oficio
INICIO
1. Elabora y/o actualiza elPrograma Anual de
Auditora Interna deCalidad y lo entrega a laSubdireccin General deAdministracin
2. Define el objetivo y elalcance de la AuditoraInterna de Calidad.
Representante de laSubdireccin
3. Selecciona al AuditorLder.
4. Seleccionan al equipoauditor.
7. Elaboran listas deverificacin.
6. Informa fecha y hora dela auditora.
Representante de laSubdireccin y Auditor
Lder
Aud ito r Lder
Representante de laSubdireccin
Aud itor L der/ Eq uip oAud ito r
Aud ito r Lder
8. Realiza junta de
apertura.
Aud ito r L ider /Equi poAud ito r
9. Ejecutan la auditora yrealizan reuniones deauditores intermedias
Solicitud deAccin
Correctiva/Preventiva Anexo 4
10. Realizan reunin final deauditores.
11
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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
Oficio
Solicitud deAccin
Correctiva/Preventiva Anexo 4
Informe deAuditoria Interna
de Calidad
Solicitud deAccin Correctiva /
Preventiva Anex o 4
Solicitud deAccin Correctiva /
Preventiva Anex o 4Solicitud deAccinCorrectiva/PreventivaAnexo 4
Informe deAuditora Interna deCalidad
Informe deAuditora Interna
de Calidad
FIN
12. Elabora informe deAuditora Interna deCalidad.
13. Distribuye informe.
14. Aplica accionescorrectivas.
Director de Area
Aud ito r Ld er
15. Da seguimiento a lasacciones correctivas.
16. Notifica el cierre de laAuditora Interna deCalidad.
Aplica Procedimiento para laAccin Correctiva
11
Aud ito r Lder
11. Realiza junta de cierre.
A
A
Aplica Procedimiento para laAccin Correctiva
17. Informa de losresultados en la Revisinal Sistema de Gestin dela Calidad.
Representante de laSubdireccin
Procedimiento Revisin alSistema de Gestin de laCalidad
Aud ito r Lder
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7.2
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable Paso ActividadDocumentode Trabajo
1. Elabora y/o actualiza el Programa Anual de Auditora Internade Calidad y lo entrega a la Subdireccin General de
Administrac in.
1.1 Elabora el Programa Anual de Auditora Interna.
Para asignar la clave a las Auditoras Internas de Calidad en elPrograma, considera la siguiente estructura:
AICXXYY
AIC = Auditora Interna de Calidad.XX = Nmero consecutivo de Auditora.YY = Dos ltimos dgitos del ao programado.
Cada ao se reinicia la numeracin.
1.2 Actualiza el programa, si es necesario, con base en: Los resultados de Auditoras Internas de Calidad previas. El estado que guarda el Sistema, es decir, si se han
presentado cambios en la Subdireccin General deAdministracin, en los procesos, dentro del alcance.
El estado de las reas a auditar, el impacto en la calidaddel producto o servicio o las reas de oportunidad que sepresenten.
1.3 Entrega al Subdirector General de Administracin el ProgramaAnual de Auditora Interna para su aprobacin.
Anexo 1
2. Define el objetivo y el alcance de la Audito ra Interna deCalidad.
Representantede la
Subdireccin
2.1 Para cada Auditora Interna de Calidad programada define elobjetivo:
El objetivo, el cual puede comprender uno o ms de los
siguientes elementos: Verificar implantacin. Verificar cumplimiento con los requisitos de la Norma
ISO 9001:2000. Verificar efectividad del Sistema de Gestin de la
Calidad. Verificar cumplimiento con requisitos regulatorios y
legales.
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Responsable Paso ActividadDocumentode Trabajo
El alcance, el cual puede estar dirigido a: Servicios. reas. Procesos. Requisitos de la Norma. Requisitos regulatorios y legales.
3. Selecciona al Auditor Lder.
Representantede la
Subdireccin
3.1 Selecciona al Auditor Lder del Catlogo de Auditores, el cualdebe ser competente conforme a lo siguiente:
Experiencia en la realizacin de auditoras, aunque no hayansido precisamente de calidad.
Habilidad de liderazgo. Habilidades administrativas: organizacin, control. Cumplir con los requisitos para el equipo auditor.
Una vez seleccionado el Auditor Lder, le informa del objetivo ydel alcance de la Auditora Interna de Calidad.
4. Seleccionan al Equipo Auditor .
Representantede la
Subdirecciny
AuditorLder
4.1 Seleccionan a los integrantes del equipo auditor de acuerdo alCatlogo de Auditores, los cuales deben ser competentescumpliendo con:
Tener como mnimo una licenciatura trunca. Haber tomado el curso de Interpretacin de la Norma ISO
9001:2000. Haber tomado el curso de Formacin de Auditores y aprobar
el examen. Tener al menos un ao trabajando en la Institucin. Haber participado en al menos una auditora interna como
auditor en entrenamiento. Tener la habilidad de comunicarse fcilmente en forma oral y
escrita.
Asimismo, deben cerciorarse de que no se asigne un auditorinterno de la calidad a la misma rea a la que pertenece, con elfin de garantizar la objetividad de este proceso.
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Responsable Paso ActividadDocumentode Trabajo
El Representante de la Subdireccin mantiene actualizado elCatlogo de Auditores, as como la evidencia de cumplimiento delos requisitos antes mencionados.
5. Elabora Plan de Auditora Interna de Calidad.
5.1 Elabora el Plan de Auditora Interna de Calidad, donde establece:
Objetivo y alcance de la auditora. Identificacin de las reas a auditar. Criterios de auditora.
Fecha y lugar de la auditora. Distribucin de actividades de auditora y horarios para su
ejecucin, incluyendo la junta de apertura, la junta de cierrey las reuniones de auditores.
Auditor
Lder
5.2 Entrega copia del Plan de Auditora Interna de Calidad alRepresentante de la Subdireccin para su aprobacin.
Anexo 2
6. Informa fecha y hora de la auditora.
6.1 Una vez aprobado el Plan de Auditora Interna de Calidad,mediante oficio, comunica a los responsables de rea a serauditados, la necesidad e importancia de asegurar su
participacin en la auditora.Representantede laSubdireccin 6.2 Convoca al equipo auditor para informarles de su participacin
en la prxima Auditora Interna de Calidad, quin ha sidodesignado como Auditor Lder y entregarles copia del Plan deAuditora Interna de Calidad.
OficioAnexo 2
7. Elaboran listas de verificacin.
Auditor Ldery EquipoAuditor
7.1 Con base en lo establecido en el Plan, elaboran la(s) lista(s) deverificacin correspondiente(s) a las reas que sern auditadas,tomando en cuenta los criterios de auditora: Norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000). Manual de la Calidad de la Subdireccin General de
Administracin. Documentacin del rea a ser auditada. Requisitos regulatorios y legales. Otros.
Anexo 2
Anexo 3
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Responsable Paso ActividadDocumentode Trabajo
8. Realiza jun ta de apertura.
AuditorLder
8.1 Conduce la junta de apertura de acuerdo con lo estipulado en elPlan, en la cual participan los responsables de rea a serauditados y en donde:
Confirma el objetivo y alcance de la auditora. Presenta al Equipo Auditor. Explica el mecanismo para la ejecucin de la auditora. Informa sobre la clasificacin de las no conformidades
(mayor y menor). Confirma los horarios establecidos en el Plan de Auditora
Interna de Calidad y, en su caso, realizan ajustes. Confirma el da y hora de la junta de cierre. Solicita guas (opcional). Solicita la asignacin de un espacio de trabajo para que
pueda reunirse el equipo auditor.
Nota: los guas son personal correspondiente al rea auditada,los cuales acompaan a los auditores durante la ejecucin de laauditora y pueden servir como intrpretes entre el auditorinterno de calidad y el auditado en relacin a la aplicacin dellenguaje tcnico de ambas partes. Los guas no deben contestarpor el auditado; slo se les permite participar para aclararconceptos que puedan estar siendo mal interpretados.
9. Ejecutan la auditora y realizan reuniones de auditoresintermedias.
9.1 Lleva a cabo el desarrollo de la auditora con en el Plan yutilizando las Listas de Verificacin correspondientes, registrandoclara y completamente en stas la evidencia de auditora que sevaya obteniendo durante las entrevistas.
AuditorLder
yEquipoAuditor
9.2 Si durante el desarrollo de las entrevistas se detectan noconformidades, stas debern ser informadas inmediatamentepor el auditor interno de calidad, de forma verbal, al auditado.
Anexo 2
Anexo 3
9.3 Realizan reuniones de auditores intermedias, en las que sediscuten los hallazgos encontrados, se plantean las noconformidades, se definen lneas de investigacin y el AuditorLder verifica el cumplimiento del Plan de Auditora Interna.
9.4 Continan con las entrevistas de acuerdo a lo planeado.
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Responsable Paso ActividadDocumentode Trabajo
10. Realizan reunin final de auditores.
AuditorLder
yEquipoAuditor
10.1 Cuando han concluido las entrevistas, realizan una ltimareunin de auditores para registrar las no conformidadesdetectadas en el formato de Solicitud de Accin Correctiva /Preventivas.
Los auditores internos de calidad deben redactar las noconformidades asegurndose de incluir claramente la redaccindel problema detectado, citando el requisito que se incumpli y laevidencia de auditora que sustenta dicho incumplimiento.
El Auditor Lder revisa que las no conformidades se hayanredactado de acuerdo a lo anterior y que se hayan clasificadocorrectamente y solicita al Representante de la Subdireccin queles asigne nmero de control y las registre.
Anexo 4
11. Realiza jun ta de cierre
AuditorLder
11.1 Conduce la junta de cierre, en la cual estarn presentes lasmismas personas que participaron en la junta de apertura. Enesta reunin: Confirma el cumplimiento del objetivo y el alcance de la
Auditora Interna de Calidad. Da lectura a las no conformidades detectadas. Entrega las Solicitudes de Acciones Correctivas a los
responsables de rea para su firma de aceptacin. Agradece la participacin del personal de las reas
auditadas.
Nota: Una vez terminada la junta de cierre, fotocopia lasSolicitudes de Accin Correctiva, entregando el original alDirector de rea que le aplique, as como, una copia alRepresentante de la Subdireccin, conservando una copia.
Anexo 4
12. Elabora Informe de Auditora Interna de Calidad.
12.1 Elabora en formato libre el Informe de Auditora Interna, el cualdebe incluir: Objetivo y Alcance de la Auditora Interna de Calidad; Equipo Auditor; Personal Auditado; Resumen de no conformidades detectadas; Conclusiones.
Informe deAuditoraInterna deCalidad
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Responsable Paso ActividadDocumentode Trabajo
13. Distribuye informe.AuditorLder
13.1 Entrega el Informe de Auditora Interna de Calidad alRepresentante de la Subdireccin, junto con las listas deverificacin y copia del informe a los Directores de cada rea
Informe deAuditoria
Interna deCalidad
14. Aplica acciones correctivas.
14.1 Para eliminar las no conformidades detectadas en su rea y suscausas, aplica el Procedimiento Accin Correctiva.
Director derea
14.2 Se asegura que la accin tomada sea efectiva.
Procedimientopara la Accin
Correctiva
Informe deAuditoria
Interna deCalidad
Anexo 415. Da seguimiento a las acciones correctivas.
15.1 Conforme a la fecha compromiso establecida por el Director derea para el cierre de la no conformidad, da seguimiento a lasacciones correctivas implantadas hasta su cierre.
Conforme se van cerrando las acciones correctivas, entrega eloriginal de la Solicitud de Accin Correctiva / Preventiva alRepresentante de la Subdireccin.
Procedimientopara la Accin
Correctiva
Anexo 4
16. Notif ica el cierre de la Audito ra Interna de Calidad.
AuditorLder
16.1 Una vez cerradas todas las no conformidades, notifica va oficiodirigido al Representante de la Subdireccin el cierre de laAuditora Interna de Calidad.
Oficio
17. Informa de los resultados en la Revisin al Sistema deGestin de la Calidad.
Representantede la
Subdireccin
17.1 Informa al Subdirector General de Administracin los resultadosde las Auditoras Internas de Calidad, de acuerdo a loestablecido en el Procedimiento para la Revisin al Sistema deGestin de la Calidad.
ProcedimientoRevisin alSistema de
Gestin de laCalidad.
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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
8 REGISTROS
No. de Control NombreResponsable de
Conservarlo
Tiempo deConservacin /
Disposicin
FO-SGA-RS-09Programa Anual de Auditora Internade Calidad
Representantede la
Subdireccin
1 ao/ ArchivoMuerto
FO-SGA-RS-10 Plan de Auditora Interna de CalidadRepresentante
de laSubdireccin
1 ao/ ArchivoMuerto
FO-SGA-RS-11 Lista de VerificacinRepresentante
de laSubdireccin
1 ao/ Archivo
Muerto
FO-SGA-RS-12Solicitud de Accin Correctiva /Preventiva
Representantede la
Subdireccin
1 ao/ ArchivoMuerto
N/A Informe de AuditoraRepresentante
de laSubdireccin
3 aos/ ArchivoMuerto
N/AEvidencia de Competencia deAuditores Internos
Representantede la
SubdireccinPermanente
9 ANEXOS
Anexo No. Nombre No. de Control
1 Programa Anual de Auditora Interna de Calidad FO-SGA-RS-09
2 Plan de Auditora Interna de Calidad FO-SGA-RS-10
3 Lista de Verificacin FO-SGA-RS-11
4 Solicitud de Accin Correctiva / Preventiva FO-SGA-RS-12
5 Catlogo de Auditores Internos de Calidad FO-SGA-RS-13
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