WWW.DIAS.BE

Uw partner in automatiseringsoftware - hardware - IT services

WWW.CAC.BE

WWW.DIAS.BE

HISTORIEK

1987

1988

1989

20021990

1992

1997

1999

2008

2006

• 34 werknemers• Meer dan 400 klanten• Omzet : 3.4 million €

WWW.DIAS.BE

C & C

*SOFTWARE

*HARDWARE

Commercial administration

E-commerce

Document Management

Workflow Management

Contact Management / CRM

Customer tailored software

Analysis of customers’ needs

Installation

Support

Maintenance

Accountancy

Financial administration

one-stop-shop

*SEMINAR & TRAINING FACILITIES

WWW.DIAS.BE

Digitaal

Informatie

Archivering

Systeem

Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

WWW.DIAS.BE

Huidige vormen van document management

DIGITAALPAPIER

WWW.DIAS.BE

Huidige vormen document beheer - papier

openen

afstempelenkopiëren

sorteren

verdeling

Post ontvangst

WWW.DIAS.BE

Huidige vormen document beheer - papier

WWW.DIAS.BE

DIGITAALPAPIER

Huidige vormen document beheer - digitaal

WWW.DIAS.BE

ERP systemen

CRM systemen

Lokaal Adressenbeheer

Op server

outlookLokaal archivering intranet

Huidige vormen document beheer - digitaal

Usb stick

CD/DVD

WWW.DIAS.BE

Huidige vormen van document management

Lokale PC

server

usb

outlookintranet

kast

ERP

crm

prullenmand

???

WWW.DIAS.BE

Boekhouding / ERP

Telefonie

Digitale fax

Website

Scanner

Andere toepassingen

Multimedia

Gebruiker

OPLOSSING VAN C&C : DIAS.net

WWW.DIAS.BE

OP MAAT VAN UW BEDRIJFBeheer en archivering van al uw

bedrijfsdocumenten

Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc.

Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

WWW.DIAS.BE

- Welke documenten?

- Papier digitaal

- Aandachtspunten bij scanning

- Integratie met de werkomgeving

- Document indexering

- Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * …

- Security

DOCUMENT MANAGEMENT PROCES

- Acties

- Versiebeheer

- Workflow management

- Customer Relationship management

DocumentarchiveringDocumentverwerkingDocumentinvoer

WWW.DIAS.BE

WELKE DOCUMENTEN?

Inkomende correspondentie

Aankoopfacturen

Leveringsbons

ISO documenten

Verlofaanvragen

Productienota’s

Verpakkingsetiketten

Documentatie

Catalogi / prijslijsten

Personeelsadministratie

Foto’s, grafische ontwerpen

Commerciële administratie

E-mails

…

WWW.DIAS.BE

PRODUCTIE DISTRIBUTIE

DIENSTVERLENING

ONZE KLANTEN

LEAF DISTRIBUTION

FINANCIAL SERVICES

WWW.DIAS.BE

DOCUMENT INVOER

PAPIER

DIGITAAL

ZOEKVELDEN

INPUT OUTPUT

Printer

Fax

E-mail

Werkstations

Intranet

Internet

Citrix / VPN

Mobile devices

CD-ROM

DVD

Tape

WORM

WWW.DIAS.BE

Scanning optimalisatie :

INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN

Aandachtspunten:

Keuze van het scantoestel

Barcodeherkenning

OCR Optical Character Recogniton

VRS Virtual Rescan Software

WWW.DIAS.BE

DIAS = scanner onafhankelijk

Aantal pagina’s per dag

Formaat

Single / Duplex

Kleur / Zwart wit

Automatische documentinvoer

KEUZE DOCUMENTSCANNER

WWW.DIAS.BE

Functies van de barcode:

Documentseparator

Herkenning documenttype

Flowinformatie

Automatische afhandeling

SCANNING OPTIMALISATIE

PATCHBLAD

VOORGEDRUKTETIKET

WWW.DIAS.BE

SCANNING OPTIMALISATIE : OCR

WWW.DIAS.BE

MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER

ONDERBREKING VAN DE SCANNING

MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER

ONDERBREKING VAN DE SCANNING

SCANNING OPTIMALISATIE : VRS

WWW.DIAS.BE

DOCUMENT DOCUMENT BATCHBATCH

NO VRSNO VRS

AA

BB

= ONLEESBAAR= ONLEESBAAR

= PROBLEMEN HERKENNING= PROBLEMEN HERKENNING

= VEREIST 2= VEREIST 2DEDE SCANNING SCANNING

= VRS= VRS AUTO-AUTO-BRIGHTNESSBRIGHTNESS

= LEESBAAR= LEESBAAR= ONMIDDELLIJKE HERKENNING= ONMIDDELLIJKE HERKENNING= GEEN 2= GEEN 2DEDE SCANNING SCANNING

AUTO-BRIGHTNESS

WWW.DIAS.BE

Kofax Virtual Re-Scan (VRS)

Gemarkeerde tekst

Koffie vlekken

gekleurde background

Doorslagen handschrift

Dot Matrix Text

Low Contrast Logo

WWW.DIAS.BE

Image File Size = 213 KB

Kofax Virtual Re-Scan (VRS)

WWW.DIAS.BE

DOCUMENT INVOER

PAPIER

DIGITAAL

ZOEKVELDEN

INPUT OUTPUT

Printer

Fax

E-mail

Werkstations

Intranet

Internet

Citrix / VPN

Mobile devices

CD-ROM

DVD

Tape

WORM

WWW.DIAS.BE

DIAS INTEGRATIE

Applicaties gebaseerd op

XML, webservice, ODBC, …CTI-

WWW.DIAS.BE

Microsoft Outlook knoppenbalk

INTEGRATIE MS OUTLOOK

Centraal archiveren van

inkomende / uitgaande e-mails

Archiveren / toevoegen van

bijlages

Opzoeken van adressen

WWW.DIAS.BE

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

Centraal archiveren van

documenten

Centraal beheer van sjablonen

Gebruik van adresgegevens

Microsoft Word knoppenbalk

WWW.DIAS.BE

INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

WWW.DIAS.BE

INTEGRATIE FAX

WWW.DIAS.BE

INTEGRATIE WEB

WWW.DIAS.BE

INTEGRATIE SOFTWARE APP.

Enkele toepassingen:

Synchronisatie van klanten / leveranciers

Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)

Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

WWW.DIAS.BE

INTEGRATIE SOFTWARE APP.

WWW.DIAS.BE

INTEGRATIE TELEFONIE

WWW.DIAS.BE

DOCUMENT INDEXERING

DOCUMENTTYPE

CONTACT

OMSCHRIJVING

WWW.DIAS.BE

FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

WWW.DIAS.BE

- Welke documenten?

- Papier digitaal

- Aandachtspunten bij scanning

- Integratie met de werkomgeving

- Document indexering

- Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * …

- Security

DOCUMENT MANAGEMENT PROCES

- Acties

- Versiebeheer

- Workflow management

- Customer Relationship management

DocumentarchiveringDocumentverwerkingDocumentinvoer

WWW.DIAS.BE

DOCUMENT ACTIES

Lokaal opslaan van een document

Afdrukken van een document

Handtekenen van een document

Toevoegen aan favoriete documenten

Document versturen (e-mail / fax)

Document wijzigen

Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

WWW.DIAS.BE

VERSIEBEHEER

WWW.DIAS.BE

BEHEER HISTORIEKEN

WWW.DIAS.BE

WORKFLOW

WWW.DIAS.BE

EEN FLOW CREËREN

WWW.DIAS.BE

AUTOMATISCH MANUEEL

WORKFLOW

voorgedefinieerde flow

Jos Piet Jan Jos Pol Jan Piet

WWW.DIAS.BE

SERIEEL PARALLEL

WORKFLOW

Piet JanJos Jos Piet Jan

WWW.DIAS.BE

< 2.500

> 2.500

VERWERKING MET CONDITIES

WWW.DIAS.BE

Voordelen workflow:

historisch traceerbaar snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen

betere opvolging

WORKFLOW

WWW.DIAS.BE

CENTRAAL ADRESSENBEHEER

WWW.DIAS.BE

ADRESSENBEHEER

WWW.DIAS.BE

FLEXIBELE INTERFACE

WWW.DIAS.BE

AGENDABEHEER

WWW.DIAS.BE

- Welke documenten?

- Papier digitaal

- Aandachtspunten bij scanning

- Integratie met de werkomgeving

- Document indexering

- Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * …

- Security

DOCUMENT MANAGEMENT PROCES

- Acties

- Versiebeheer

- Workflow management

- Customer Relationship management

DocumentarchiveringDocumentverwerkingDocumentinvoer

WWW.DIAS.BE

Andere documenten Projecten

Contactperso(o)n(en) Document type

MetadataPlanning

Workflow

ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT

WWW.DIAS.BE

CENTRAAL ZOEKSCHERM

ZOEKEN

RESULTAAT

WORKFLOW

VOORBEELD

WWW.DIAS.BE

Al uw documenten in 1 centraal archief

Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart

Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt

Krachtige zoekmotor

VOORDELEN ZOEKFUNCTIES

WWW.DIAS.BE

Tijd besparen

Routine automatiseren

Meer uniformiteit en transparantie

Security

Snellere dienstverlening

Ruimte besparen

VOORDELEN EDM (algemeen)

WWW.DIAS.BE

VOORDELEN DIAS

Integratiemogelijkheden

Combinatie met workflow en CRM

Maximale parametrisatie

Gebruiksvriendelijk

Permanente ontwikkeling

Groeipotentieel

WWW.DIAS.BE

WWW.DIAS.BE

Dank U voor Uw

Aandacht