Workshop IWorkshop ImplementasimplementasiProgram Hibah KompetisiProgram Hibah Kompetisi

berbasis institusiberbasis institusi

Dewan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pendidikan Tinggi

Departemen Pendidikan NasionalMei, 2008

IndikatorIndikator kinerjakinerjadan Pelaporandan Pelaporan

KONDISI TAHUN 2008

APR - MEI - JUNAPR - MEI - JUNAPR - MEI - JUNAPR - MEI - JUN

• EVALUASI TAHUN 2007EVALUASI TAHUN 2007• PROSES REVISI DIPA – 2008PROSES REVISI DIPA – 2008• PROSES KONTRAK/PERJANJIANPROSES KONTRAK/PERJANJIAN

• EVALUASI TAHUN 2007EVALUASI TAHUN 2007• PROSES REVISI DIPA – 2008PROSES REVISI DIPA – 2008• PROSES KONTRAK/PERJANJIANPROSES KONTRAK/PERJANJIAN

JUL – AGS - SEPJUL – AGS - SEPJUL – AGS - SEPJUL – AGS - SEP OKT - NOP - DESOKT - NOP - DESOKT - NOP - DESOKT - NOP - DES

• EVALUASI THN 2008EVALUASI THN 2008• PROYEKSI THN 2009PROYEKSI THN 2009• EVALUASI THN 2008EVALUASI THN 2008• PROYEKSI THN 2009PROYEKSI THN 2009

• TARGET 2009 PASTI TARGET 2009 PASTI • PROSES DIPA 2009PROSES DIPA 2009• TARGET 2009 PASTI TARGET 2009 PASTI • PROSES DIPA 2009PROSES DIPA 2009

LAPORAN 2008LAPORAN 2008LAPORAN 2008LAPORAN 2008

IMPLEMENTASI TAHUN 2008IMPLEMENTASI TAHUN 2008IMPLEMENTASI TAHUN 2008IMPLEMENTASI TAHUN 2008

Pelaporan

Implementasi tahap I: hingga September 2008

Evaluasi tahun 2008: September 2008

Proyeksi kebutuhan anggaran 2009: September 2008 Implementasi tahap II: hingga Desember 2008

Laporan akhir tahun 2008: Desember 2008

Pelaporan

• Setiap penerima hibah wajib membuat laporan• Pada prinsipnya, laporan merupakan evaluasi diri

yang dilakukan secara berkelanjutan• Laporan harus selalu dimulai dengan evaluasi diri• Laporan harus dipersiapkan sepanjang tahun selama

implementasi, tidak hanya dibuat bila diminta• Tidak ada format laporan yang mengikat, namun

minimal laporan harus menyampaikan tentang pencapaian indikator kinerja

Indikator kinerja

Prinsip Dasar: Indikator kinerja harus dapat mengukur ketercapaian

tujuan yang telah dirumuskan dari suatu program/ kegiatan yang dilakukan. Bila semua indikator yang telah ditetapkan berhasil mencapai tingkat yang diinginkan, maka ia memberi gambaran kualitas ketercapain tujuan.

Tujuan dari suatu kegiatan harus dirumuskan dalam suatu bentuk pernyataan (statement) yang dapat dilihat (observable) dan diukur (measurable)

Indikator kinerja

Indikator kinerja utama (key performance indicators) berkaitan dengan ketercapaian tujuan program merupakan ukuran keberhasilan implementasi

program secara menyeluruh (output dan outcome) ketercapaiannya didukung oleh keberhasilan

pelaksanaan berbagai kegiatan sebaiknya bersifat kuantitatif dan terukur

(quantifiable dan measurable)

Indikator kinerja

Indikator kinerja aktivitas spesifik untuk suatu aktivitas tertentu berkaitan dengan ketercapaian tujuan kegiatan

tersebut (output) harus dapat mencerminkan keberhasilan/kegagalan

implementasi aktivitas sebaiknya bersifat kuantitatif dan terukur

(quantifiable dan measurable) ketercapaian indikator kinerja aktivitas berkontribusi

pada ketercapaian indikator kinerja utama

Isi Laporan

Laporan hasil implementasi program Laporan harus dapat memberikan gambaran tentang potret

besar hasil pelaksanaan program PHK-I di tingkat institusi, yakni ketercapaian indikator kinerja utama

Analisis capaian terhadap tujuan akhir yang telah ditetapkan Outstanding achievement dan kegiatan utama yang paling

berkontribusi terhadap pengembangan institusi Hambatan utama pelaksanaan program ditinjau dari sudut

institusi dan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan Laporan capaian fisik Laporan kemajuan keuangan

Hasil pelaksanaan yang dimaksud adalah hasil pelaksanaan program/kegiatan, bukan merupakan hasil investasi

Laporan hasil implementasi per aktivitas

Uraian laporan untuk setiap aktivitas:• Judul aktivitas• Tujuan aktivitas• Rencana pelaksanaan aktivitas• Pelaksanaan aktivitas (implementasi program)• Hasil yang diperoleh (bukan hasil investasi)• Capaian indikator kinerja (bandingkan terhadap

target)• Hambatan yang dihadapi dan upaya mengatasinya• Rencana perbaikan pada implementasi selanjutnya

Indikator kinerja

Indikator harus sesuai dengan tema program

Tema PHK-I:A. Peningkatan kapasitas institusional dan

mutu manajemen perguruan tinggiB. Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensiC. Pengembangan program unggulan

Key Performance IndicatorsTema A

Terwujudnya sistem ketatakelolaan yang efektif Tertatanya sistem rekaman dan pengelolaan

data/informasi Berfungsinya sistem penjaminan mutu Berfungsinya sistem keuangan yang transparan

Indikator ini ditentukan di tingkat Perguruan Tinggi

Key Performance IndicatorsTema B

Jumlah lulusan Proporsi mahasiswa selesai tepat waktu FTE staff termanfaatkan Fasilitas termanfaatkan Daya saing lulusan Proporsi pendapatan insitusi diluar kontribusi mahasiswa Proporsi mahasiswa dari keluarga kurang mampu

Indikator ini ditentukan di tingkat Jurusan atau Program Studi yang terlibat

Key Performance IndicatorsTema C: Unggulan

Proporsi jumlah mahasiswa asing Status akreditasi oleh badan akreditasi

internasional Jumlah publikasi di jurnal internasional Jumlah sitasi Perolehan hibah dari sumber dana internasional

Indikator ini ditentukan di tingkat Jurusan atau Program Studi atau unit yang terlibat

Indikator kinerja

Indikator BaselineKondisiDes 2007

CapaianSept 2008

CapaianDes 2008

Target Des 2008

Indikator 1

Indikator 2

Indikator n

• Data yang digunakan harus disampaikan• Metoda perhitungan harus dijelaskan• Menggunakan metoda pengukuran (misal: average,

atau moving average, atau metoda lain yang dipilih) secara konsisten

Indikator kinerja

Syarat indikator kinerja: mengukur output dan/atau outcome yang obeservable dan

measurable. satu indikator harus menggambarkan satu keadaan tidak menggunakan kata-kata yang tidak dapat diukur atau memiliki

pengertian yang ambiguous (“banyak/sedikit”, “sering/jarang” dsb) menterjemahkan pengertian “banyak/sedikit’, atau ‘sering/jarang’ dsb

dalam suatu skala Likert yang kemudian ditentukan dalam bentuk percentage (%) yang ingin diraih

tidak berisi kata yang memiliki pengertian ‘investasi’ (“mendapatkan hibah penelitian”, “mengadakan lokakarya” , “pengiriman tugas belajar”, dsb)

setiap indikator kinerja harus sudah jelas atau diketahui cara pengukuran (metodologi pengukurannya) yang akan dilakukan. Di bagian akhir dari tabel indikator kinerja sebaiknya ada penjelasan mengenai cara pengukuran setiap indikator tersebut

Indikator kinerja

Pengukuran: Pengukuran setiap indikator harus menggunakan alat/

metoda yang dapat dipertanggung jawabkan Pengukuran setiap indikator minimal dilakukan pada

tingkat awal, pertengahan (mid), dan akhir (final) dari setiap program/aktivitas

Pengukuran di tingkat awal dilakukan untuk mengetahui keadaan pada saat sebelum suatu tindakan dilakukan (baseline)

Nilai baseline yang sudah disampaikan dalam RIP: perlu divalidasi

Indikator kinerja

Pengukuran: Setelah baseline, kemajuan (progess) dipantau serta

diukur di pertengahan (mid) untuk mendapatkan data seberapa jauh tindakan yang dilakukan mendekati tujuan akhir. Data mid ini berperan sebagai feedback terhadap keberhasilan tindakan yang dilakukan, sehingga bilamana diperlukan dapat dilakukan penyesuaian (modifikasi) terhadap tindakan/kegiatan, khususnya dikaitkan dengan pencapaian tujuan akhir

Bilamana hasil pengukuran mid menunjukkan tingkat pencapaian yang sudah melebihi target (final), maka indikator target harus mengalami penyesuaian

Indikator Kinerja

indikator kinerja yang dimaksud di sini bukan prestasi fisik pengadaan barang, melainkan indikator pencapaian tujuan dari aktivitas terkait.

prestasi fisik dan keuangan dilaporkan pada formulir yang berbeda.

Capaian indikator kinerja dilaporkan pada saat monitoring dan evaluasi.

Target Capaian Target Capaian Target Capaian

A. Sub-kegiatan A1. Sub-sub kegiatan 12. Sub-sub kegiatan 23. Sub-sub kegiatan 34. Sub-sub kegiatan 4B. Sub-kegiatan B1. Sub-sub kegiatan 12. Sub-sub kegiatan 23. Sub-sub kegiatan 34. Sub-sub kegiatan 4

Akhir Tahun 2010Sub-kegiatan

Acuan (Tahun 2007

Akhir Tahun 2008 Tengah Tahun 2009

Indikator kinerja

Average pada saat tertentu

2003 2004 2005 2006 2007 2008

Moving average dengan timeframe yang konsisten

2003 2004 2005 2006 2007 2008

Pelaksana pengukuran indikator kinerja

Nilai indikator kinerja aktivitas harus diukur oleh PIC masing-masing kegiatan berkoordinasi dengan jurusan/program studi/unit internal terkait

Nilai indikator kinerja utama harus diukur oleh penanggung jawab program (secara menyeluruh)

Pemantauan terhadap pencapaian indikator kinerja harus dilakukan oleh tim monevin

Monitoring dan evaluasi

Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh tim monevin institusi dilakukan secara periodik sesuai jadwal yang

disepakati Monitoring dan evaluasi eksternal

dilakukan oleh tim monev dari pihak luar atas permintaan institusi

dilakukan oleh reviewer independen DPT pada setiap akhir tahun implementasi (menentukan keberlanjutan program pada tahun berikutnya)

PROSES MONEV EKSTERNAL DAN PROSES MONEV EKSTERNAL DAN MONEV INTERNALMONEV INTERNAL

MonevEksternal Monev

InternalMonevInternal

MonevEksternal

MonevEksternal

• Monevin dilakukan lebih sering

• Metode analisa lebih in-depth

• Monevin merupakan bagian dari sitem pengendalian mutu internal PT i

• Sinkron dengan Monev Eksternal

Kegiatan Monev Internal

Kegiatan Monev Eksternal

CAKUPAN ANALISA CAKUPAN ANALISA MONEVINMONEVIN

MASUKAN- Mahasiswa- Dosen- Fasilitas - Kurikulum

Resources Development

MANAJEMEN PENDIDIKANKEPEMIMPINAN AKADEMIK

Internal ManagementDevelopment

LUARAN- Lulusan- Penelitian- Pengabdian pd masyarakat

Output/Outcomes

PROSES PEMBELAJARAN-Belajar – Mengajar-Evaluasi pembelajaran-Penelitian-Pengabdian pada masyarakat

EducationalProcessDevelopment

MonevinBerdasarkan kesesuaian dengan rencana dan hasil

Pelaksanaan Kegiatan

Berdasarkan kesesuaian dengan rencana dan hasil

Pelaksanaan Kegiatan