Workshop for tovholdere

den 05. december 2013

Program for workshoppen08.30 Velkomst og præsentation af program og

instruktørHvad kendetegner en god tovholder i

projektet?Hvad er opgaverne for en god tovholder?De forskellige tovholderroller

Involverende spørgeteknikker og arbejdsmetoder.

Hvordan styrker vi samarbejdet på tværs af netværksgrupperne fremadrettet

Hvordan øger vi vidensdeling på tværs

Udarbejdelse af personlige handlingsplaner og fremlæggelse heraf

12.30 Afslutning på dagen

Personpræsentation

• Jan Jessen– Født 1964– Officer i flyvevåbnet– Personale- og uddannelseschef i DSB,

Falck og Hydro Texaco– Direktør ejer Training Gallery/Training

International– Bestyrelsesformand ØE/UPL– Bestyrelsesformand/medlem

forskellige virksomheder

Præsentationsrunde…

1 min. om dig selv:

• Navn

• Hvor kommer jeg fra (virksomhed)

• Hvad er største udfordring som tovholder?

• Hvad er det bedste i mit netværk?

Opgaver for tovholderen:• Sørge for at der udsendes agenda (evt. gennem Susan/Sanne)• Være Tovholder• Tage referat eller sørge for at det sker• Sørge for at tiden bliver overholdt• Sørge for at alle bliver hørt• Sørge for at kunne skelne når man udtaler sig som tovholder (skal så være

neutral) og som alm. mødedeltager (kan fremkomme med egne meninger)• Sørge for at opsummere efter hvert punkt• Være ressourceperson mellem netværksmøder• Opsamle inputs fra forskellige interessenter • Være kontaktled til VisitKerteminde og øvrige netværksgrupper• Loyalt fremlægge gruppens tanker og ideer i forskellige fora • Planlægge og koordinere indsatsområder, forløb og lignende med

kontaktpersonen fra VisitKerteminde• Deltage i uddannelsesforløb i regi af Haven ved Havet• Deltage i projektgruppe/styregruppemøderne • Sikre et godt samarbejde med de øvrige netværksgrupper og sikre information

om de andre netværksgruppers aktiviteter videreformidles i eget netværk (evt. i samarbejde med VKT)

• Sikre at meddele VKT såfremt der er særlige behov eller ønsker i netværksgruppen

Profil for en tovholder:• Overblik• En vis form for struktur• Er respekteret i netværksgruppen og på tværs• Har humor• Har overskud/tid • Er selvmotiveret og kan motivere• Er god til at lytte• Er god til at reflektere• Er god til at inddrage• Har kendskab til lokalområderne i Kerteminde Kommune• Har mulighed for at bruge lidt flere timer i

udviklingsprojektet end de øvrige medlemmer af netværket• Har interesse i, at involvere andre og bidrage til

udviklingsprocessen

Mødeledelse

• Hvornår har et møde været effektivt?

• Hvad skal der til, for at et møde bliver godt:– Før mødet?– Under mødet?– Efter mødet?

Hvorfor fungerer det typisk ikke?• ”Tovholderen har altid ret”• Medbestemmelse er formel• Uklarhed om formål og indhold• For stor en gruppe• Forskellige opfattelser af virkeligheden, som ikke

afklares• Dårlig udnyttet og/eller begrænset tid• Dårlig mødedisciplin• Manglende pædagogik og metode medfører

inaktivitet• Angst hos deltagerne• Kliker og kvinde/mand-problematik• Dårlig opfølgning

Mødeplanlægning

• Hvilke beslutninger skal træffes?• Skal der overhovedet holdes et møde?• Hvem skal deltage?• Hvad skal de informeres om på forhånd?• Hvad skal hver enkelt medbringe?• Hvordan ser dagsordenen ud?• Hvornår starter og slutter mødet?• Hvor skal mødet holdes?• Hvem bestiller lokale og traktement?• Hvordan skal lokalet indrettes?

Mødeindkaldelse

• Afsenderens navn og eventuelt adresse

• Dags dato• Den indbudtes navn og

eventuelt adresse• Mødets art/emne• Dagsorden med

anslåede tider for hvert punkt

• Oversigt over, hvem der ellers deltager i mødet

• Dato og klokkeslæt for mødets start og forventede afslutning

• Sted for mødet

• Alle relevante bilag, som deltagerne skal have forberedt sig på inden mødet

• Oplysninger om eventuelt traktement

• Dato for seneste afbud og angivelse af, hvem afbud skal sendes til

• Indkalderens underskrift, eventuelt vedkommende sekretær på vegne af indkalderen

Forslag til dagsorden

• Gennemgang af dagsordenen• Udpegning af referent• Gennemgang af referatet fra sidste møde• Opfølgning på tidligere trufne beslutninger• Gennemgang af regnskabet/økonomi• Status på projekter/forretningsplan• Fremlæggelse af nye punkter• Hvem gør hvad hvornår med hvilke resurser• Eventuelt• Fastlæggelse af ny mødedato

Det praktiske inden mødet• Reservation af mødelokale• Bestilling af traktement• Valg af bordopstilling; runde borde,

hesteskoform, V-form eller lange lige rækker• Deltagernes placering, eventuelt bordplan• Diverse hjælpemidler, fx skriftligt materiale

til udlevering, skriveredskaber, TV, video-afspiller, videooptager, overheadprojektor, flipoverstativer, whiteboards, tavler o.l.

• Valg af referent

Mødegennemførelse

• Tovholder styrer mødet• Tovholder afgør

diskussionsform• Tovholder følger

diskussions- og tidsplan• Tovholder virker som

katalysator• Tovholder afslutter hvert

punkt med opsummering• Tovholder afslutter med

at præcisere ansvar og hvem gør hvad

• Referent er neutral, lytter, vurderer og noterer

Diskussionsplan

• Emne nummer 1:– Præsentation af

emnet– Meningsudveksling– Accept fra

deltagerne af løsningen

– Opsummering af Tovholderen

• Emne nummer 2:– Osv.

Andre forhold af betydning• Aktiv lytning

– ”Søg først at forstå, derefter at blive forstået”

• Effektiv spørgeteknik– Åbne spørgsmål– Lukkede spørgsmål– Gådespørgsmål

• Involvering og aktivering af alle– Varier metoder– Stil direkte spørgsmål

Efter møderne:

• Sørg for at aftaler overholdes• Udsend evt. remindere• Motiver via en opringning eller mail

og tilbyd støtte eller sparring• Sørg for koordinering med Visit

Kerteminde og øvrige netværksgrupper

• Få opdateret forretningsplanen

Stil direkte spørgsmål

Skjulte dagsordner

Mødereferater

• Skal referatet være:– Grundigt og detaljeret?– Kort og kun omfatte et resume af

drøftelserne?– Meget kort og kun indeholde, hvad man

var enige om, og hvem der skal gøre hvad, hvornår?

• Referater bør have en handlingskolonne, der viser, hvem der er ansvarlig for hvad

• Referaterne bør nummereres

Referatets indhold

• Registreringsoplysninger, fx referatets nummer, firmanavn, o.l.

• Referat af mødets emner og beslutninger

• Tid og sted for mødet, evt. dets varighed

• Personoplysninger, dvs. navnene på tilstedeværende og fraværende personer, referent og Tovholder samt til hvem referatet tilsendes

• Evt. dato for næste møde

Notatteknik

• Lytte (“hvad er det, han siger?”)• Vurdere (“hvad mener han?”)• Koncentrere (“hvad vil jeg have

med?”)• Formulere (“hvordan vil jeg

udtrykke det?”)• Notere (skrive – og lytte videre med

et halvt øre)

PræsentationsteknikPersonlige virkemidler

• Du er mediet!• Din begejstring for

emnet – eller mangel på samme – påvirker dine tilhørere positivt eller negativt

• Dit vigtigste virkemiddel er derfor dit engagement og din udstråling

PræsentationsteknikPersonlige virkemidler: Ordvalget

• Brug ord tilhørerne kender

• Reducer mængden af fremmedord, fagudtryk og slang til det mindst mulige

• Tal mindst muligt i tredjeperson (”man”) – tal hellere i førsteperson (”jeg”) og i andenperson (”du”)

• Brug korte sætninger• Pas på med lange,

indskudte sætninger• Brug humor og

historier

PræsentationsteknikPersonlige virkemidler: Stemmeføringen

• Vær klar i din tale – tal direkte til tilhørerne

• Tal højt (afhængig af antallet af tilhørere)

• Tal varieret – højt og lavt, mørkt og lyst, hurtigt og langsomt

• Udnyt hele din stemmes repertoire

• Læg tryk på dine pointer

• Hold pauser for at understrege vægten af budskabet

PræsentationsteknikPersonlige virkemidler: Kropssproget

• Vær dig selv!• Vær opmærksom på dine

hænders placering – i lommerne eller langs siden

• Vær opmærksom på dit eget ansigtsudtryk

• Hold øjenkontakt med tilhørerne• Hold front mod tilhørerne så

vidt muligt• Bevæg dig varieret i rummet –

ikke blot mellem din stol og overheadprojektoren

• Gå ud blandt tilhørerne, hvis du vil signalere styrke

• Forsøg at spejle deltagernes adfærd

PræsentationsteknikPersonlige virkemidler: Spørgeteknik

• Du kan veksle mellem åbne og lukkede spørgsmål:– Åbne: Hvem, hvad, hvor, hvorfor, hvordan,

hvornår, hvor mange, hvor henne o.l.– Lukkede: Kategoriske, alternative og ledende

• Kategoriske: Har du en hund? (Ja eller nej)• Alternative: Er det en hunhund eller en hanhund?

(Enten eller)• Ledende: Den er da sød, er den ikke? (kan kun

svare ja eller nej)

– Retoriske spørgsmål er spørgsmål, du selv besvarer

PræsentationsteknikAV-midler styrker dit budskab

• Ord alene kræver ”gode talegaver”• Lyde siger mere end mange ord• Visualisering skaber ”billeder” hos

tilhørerne• Demonstration øger forståelsen• Afprøvning af produktet huskes

bedst af alt

PræsentationsteknikVisuelle hjælpemidler

• Tavle• Whiteboardtavler• Flipover• Overheadprojektor• Lysbilleder (dias)

og video• Pc, projektor og

præsentations-software

Andre forhold af betydning• Aktiv lytning

– ”Søg først at forstå, derefter at blive forstået”

• Effektiv spørgeteknik– Åbne spørgsmål– Lukkede spørgsmål– Gådespørgsmål

• Involvering og aktivering af alle– Varier metoder– Stil direkte spørgsmål

Ordvalg• Brug ord tilhørerne

kender• Reducer mængden af

fremmedord, fagudtryk og slang til det mindst mulige

• Tal mindst muligt i tredjeperson (”man”) – tal hellere i førsteperson (”jeg”) og i andenperson (”du”)

• Brug korte sætninger• Pas på med lange,

indskudte sætninger• Brug humor og

historier

Stemmeføring• Vær klar i din tale –

tal direkte til tilhørerne

• Tal højt (afhængig af antallet af tilhørere)

• Tal varieret – højt og lavt, mørkt og lyst, hurtigt og langsomt

• Udnyt hele din stemmes repertoire

• Læg tryk på dine pointer

• Hold pauser for at understrege vægten af budskabet

Kropssprog• Vær dig selv!• Vær opmærksom på dine

hænders placering – i lommerne eller langs siden

• Vær opmærksom på dit eget ansigtsudtryk

• Hold øjenkontakt med tilhørerne• Hold front mod tilhørerne så vidt

muligt• Bevæg dig varieret i rummet –

ikke blot mellem din stol og overheadprojektoren

• Gå ud blandt tilhørerne, hvis du vil signalere styrke

• Forsøg at spejle deltagernes adfærd

Spørgeteknik• Du kan veksle mellem åbne og lukkede

spørgsmål:– Åbne: Hvem, hvad, hvor, hvorfor, hvordan,

hvornår, hvor mange, hvor henne o.l.– Lukkede: Kategoriske, alternative og ledende

• Kategoriske: Har du en hund? (Ja eller nej)• Alternative: Er det en hunhund eller en hanhund? (Enten

eller)• Ledende: Den er da sød, er den ikke? (kan kun svare ja

eller nej)

– Retoriske spørgsmål er spørgsmål, du selv besvarer, eller spørgsmål, hvor svaret er indlysende

Aktiv lytningElementer i aktiv lytning

Aktiv lytning

Lytte(være

opmærksom)

Forstå(forstå

budskabet, der sendes)

Huske(være i stand til at huske)

Reagere(svare afsender, så

han ved, han er forstået)

Evaluere(ikke spontant

dømme det sendte budskab)

Tolke(ikke lægge noget

uvedkommende ind i budskabet

Hvordan lytter man aktivt?

• Vær motiveret• Hold øjenkontakt• Vis interesse• Undgå distraherende

handlinger• Vis indlevelsesevne• Lyt til hele budskabet• Stil uddybende

spørgsmål

• Omformuler budskabet

• Lad være med at afbryde

• Lad være med at tale for meget

• Konfronter egne antagelser og fordomme

• Lav flydende overgange mellem at tale og lytte

Faldgruber ved aktiv lytning• Lytter for at svare – ikke for at forstå• Forskelle i hastighed mellem det talte og det

tænkte• Forkerte antagelser om hvad afsender vil sige• Fordomme/negativ indstilling over for

afsender• Opmærksomhed på noget andet, mens der

tales• Information, der ikke passer med vort kort

over verden, vurderes negativt og høres ikke• Information, der passer med vort kort over

verden, vurderes positivt og høres ukritisk

Succes i kommunikation• For at få succes, må man forstå• For at forstå, må man lytte• For at lytte, må man høre efter!

• Søg derfor først at forstå – derefter at blive forstået

Hvad er din opgave?

• Få tilhørerne til at:– lytte– tænke– rejse sig op i sædet– gøre notater– formulere spørgsmål

Hvad nu hvis tilhørerne:• Sidder og taler med sidemanden?• Læser avis?• Sidder og arbejder med deres PC?• Taler i mobiltelefon?• Sidder med korslagte arme?

Undgå så vidt muligt at gøre tilhørerne:• Vrede• Sure• Irriterede• Urolige• Uinteresserede• Skeptiske

En god start på dit indlæg betyder:

• Du opnår velvilje hos tilhørerne• Du får deres opmærksomhed• Lysten til at vide mere bliver

etableret

Du bør være:

• Klar i dine budskaber• Kortfattet• Troværdig

Du bør ikke:

• Sige et og gøre noget andet• Tale til lærredet• Tale utydeligt• Bruge ukendte begreber• Tale ”forbi” publikum

Du skal helst:

• Se på publikum• Have orden i dine materialer• Bevæge dig naturligt• Stille spørgsmål• Kunne klare indvendinger• Holde tiden

Omgivelserne:Ugunstige/

ikke favorableVURDERENDE ADFÆRD

Omgivelserne:Gunstige/favorable

ACCEPTERENDE ADFÆRD

Sig selv:Mere betydningsfuld/stærkere

DANNENDE ADFÆRD

Sig selv:Mindre betydningsfuld/mindre stærk

TILPASSENDE ADFÆRD

D i

SC

DiSC-modellenhvordan man opfatter...

D = dominans

• Primært motiv:– Kontrol over/styring...

• Frygt for:– Tab af kontrol

• Ønsker:– Styrke og autoritet– Udfordringer– Direkte svar– Frihed fra direkte

kontrol og regler – Nye og varierede

aktiviteter– Mulighed for

individuelle præstationer

• Karakteristika:– Selvtillidsfuld/egoistisk– Risikovillig– Beslutsom– Resultatorienteret– Kontant/krævende– Entydig

• Begrænsninger:– Mangel på omtanke

overfor andre– Utålmodighed– Manglende fokus på

kvalitet

i = (social) indflydelse

• Primært motiv:– Social anerkendelse

• Frygt for:– Social afvisning

• Ønsker:– Klapsalver– Popularitet, at være i

centrum– Ros (du er OK)– Gruppeaktiviteter– Positive relationer– Frihed fra kontrol og

detaljer

• Karakteristika:– Optimistisk– Tillidsvækkende– Følelsesmæssig– Involverende med

mennesker– Udadvendt– Entusiastisk/

charmerende– Åben

• Begrænsninger:– Impulsiv/uorganiseret– Lover for meget– Manglende

gennemførelse

S = stabilitet

• Primært motiv:– Stabilitet

• Frygt for:– Forandringer– Det uforudsigelige

• Ønsker:– Ægte værdsættelse– Samarbejde– At arbejde med kendte

metoder– Sikkerhed– Tid til at omstille sig til

ændringer

• Karakteristika:– Velovervejet– Arbejder støt– Samarbejdsorienteret– Tålmodig/lyttende– Loyal– Omsorgsfuld for

gruppen– Accepterende

• Begrænsninger:– Meget villig– Sætter egne behov sidst– Modstand mod positive

forandringer

C = competence

• Primært motiv:– Kvalitet/Præcision

• Frygt for:– Fejl– Sjuskede metoder– Kritik af deres arbejde– Følelsesladede

situationer

• Ønsker:– At få ret– Overblik– Ros for opgaver– Begrænsede risici– Muligheder for at støtte

sig til autoriteter

• Karakteristika:– Analytisk og faktuel– Opmærksom på

standarder og detaljer– Samvittighedsfuld– Diplomatisk/forsigtig– Forretningsmæssig– Reserveret– Videbegærlig– Pålidelig

• Begrænsninger:– Overkritisk overfor sig

selv og andre– Ubeslutsom– Manglende kreativitet

Deltagertyper:• Kværulanten• Den vittige hund• Den misundelige• Den tavse• Den meget pralende• Den meget venlige• Den meget interesserede• Den meget talende

Fremadrettet:• Hvordan øger vi samarbejdet på

tværs af grupperne?• Hvordan øger vi vidensdeling på

tværs af grupperne?• Hvordan styrker vi koordineringen

på tværs og i grupperne?• Hvordan bør en fremtidig

styregruppe se ud?– Hvilke opgaver– Hvem bør være repræsenteret– Hvor ofte mødes de– Andet