Workload analysis sunawan hrm club

1/20/2013

1

©Copyright by HRM-Club - Jakarta (2013) – The Use and/or Copy of Part and/or All of this Material without Prior HRM-Club’s Written Approval is Illegal

WORKLOAD ANALYSIS(Workload Indicators Staff Need In Hospital)

Bahan presentasi untuk Direksi PT XXXX

[email protected]

0817 994 0224


Persiapan• Sepakati terlebih dahulu tujuan kegiatan workload analysis• Sepakati terlebih dahulu kegiatan value added dan non

value added• Jawab pertanyaan ini:

– Apakah business process organisasi ini sudah optimal?– Apakah karyawan telah bekerja secara optimal?– Apakah karyawan telah bekerja dengan fokus kepada value

added activity?– Berapa kebutuhan riil karyawan dalam organisasi ini?– Apakah organisasi ini siap untuk mengambil tindakan bila

kekurangan atau kelebihan karyawan?– Apakah direksi komitmen terhadap kegiatan WLA dalam

organisasi ini baik ditunjukkan secara formal maupun informal?– Apakah direksi siap untuk menerima laporan secara rutin dan

periodik atas hasil kegiatan WLA?

1/20/2013

2


Langkah-langkah WLA

1. Menetapkan waktu kerja tersedia;2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM;3. Menyusun standar beban kerja;4. Menyusun standar kelonggaran;5. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja.


1. Menetapkan waktu kerja tersedia

• Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannyaadalah diperolehnya waktu kerja tersediamasing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun.

1/20/2013

3


Rumus Kerja TersediaWaktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F

Keterangan :• A = Hari Kerja• B = Cuti Tahunan• C = Pendidikan dan Pelatihan• D = Hari Libur Nasional• E = Ketidak Hadiran Kerja• F = Waktu Kerja

• Apabila ditemukan adanya perbedaaan rata-rata ketidak hadiran kerjaatau RS menetapkan kebijakan untuk kategori SDM tertentu dapatmengikuti pendidikan dan pelatihan lebih lama di banding kategori SDM lainnya, maka perhitungan waktu kerja tersedia dapat dilakukanperhitungan menurut kategori SDM


1/20/2013

4


Uraian perhitungannya

• Hari kerja tersedia untuk kategori SDM :

• Waktu kerja tersedia untuk kategori SDM :


2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

• Tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dankategori SDM yang bertanggung jawab dalammenyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatanperorangan pada pasien, keluarga danmasayarakat di dalam dan di luar RS.

1/20/2013

5



3. Menyusun standar beban kerja

• Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untukmenyelesaiakannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tanaga.

• Pelayanan kesehatan di RS bersifat individual, spesifik dan uniksesuai karateristik pasien (umur, jenis kelamin), jenis dan beratringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Disamping itu harusmengacu pada standar pelayanan dan standar operasional prosedur(SOP) serta penggunaan teknologi kedokteran dan prasarana yang tersedia secara tepat guna. Oleh karena itu pelayanan kesehatan RS membutuhkan SDM yang memiliki berbagai jenis kompetensi, jumlah dan distribusinya tiap unit kerja sesuai beban kerja.

1/20/2013

6


1. Kegiatan Pokok• Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis

kegiatan sesuai standar pelayanan dan standaroperasional prosedur (SOP) untuk menghasilkanpelayanan kesehatan/medik yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.

• Langkah selanjutnya untuk memudahkan dalammenetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM, perlu disusun kegiatan pokok serta jenis kegiatan pelayanan, yang berkaitan langsung/ tidak langsungdengan pelayanan kesehatan perorangan.


1/20/2013

7


2. Rata-Rata Waktu• Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan kegiatansangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, standar operasionalprosedur (SOP), sarana dan prasarana medik yang tersedia sertakompetensi SDM.

• Rata-rata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama. Agar diperoleh data rata-rata waktu yang cukup akurat dan dapat dijadikan acuan, sebaiknyaditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiapkegiatan pokok oleh SDM yang memiliki kompetensi, kegiatanpelaksanaan standar pelayanan, standar operasional prosedur (SOP) danmemiliki etos kerja yang baik.

• Secara bertahap RS dapat melakukan studi secara intensif untukmenyusun standar waktu yang dibutuhkan menyelesaikan tiap kegiatanoleh masing-masing kategori SDM.


3. Standar Beban kerja

• Standar beban kerja adalah volume/kuantitasbeban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan nya (wakturata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM.

1/20/2013

8


Rumus perhitungan standar beban kerja


• Hasil perhitungan standar beban kerja kategori SDM Dokter SpesialisPenyakit Dalam dan Dokter Spesialis Bedah berdasarkan kegiatan pokok diInstalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan serta rata-rata waktu yang dibutuhkan

1/20/2013

9


4. Menyusun standar kelonggaran

• Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalahdiperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputijenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaiakansuatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhitinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatanpokok/pelayanan.

• Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melaluipengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang :– Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan

pada pasien, misalnya ; rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat/bahan habis pakai.

– Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan– Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan


• Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja, sebaiknya mulai dilakukan pencatatan tersendiri apabila ditemukankegiatan yang tidak dapat dikelompokkan atau sulit dihitung bebankerjanya karena tidak/kurang berkaitan dengan pelayanan pada pasienuntuk selanjutnya digunakan sebagai sumber data penyusunan faktor kelonggaran tiap kategori SDM.

• Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkahselanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukanperhitungan berdasarkan rumus di bawah ini.

1/20/2013

10


• Pada umumnya kategori SDM Dr. Sp. PenyakitDalam dan Dr. Sp. Bedah memiliki faktorkelonggaran sebagai berikut :– 1. Pertemuan audit medik– 2. Mengajar program pendidikan dokter– 3. Mengajar program pendidikan dokter spesialis.


• Apabila kategori SDM Dr. Sp. Penyakit Dalam memiliki waktu kerja tersedia1,656 jam/tahun dan faktor kelonggaran pertemuan audit medik 1 jam/minggu maka Standar Kelonggaran yang dimilikinya adalah sebesar0,06 SDM. Hal ini juga dapat diartikan bahwa kegiatan pertemuan audit medik membutuhkan/menyita 6 % waktu kerja tersedia Dr. Sp. PenyakitDalam. Adapun uraian perhitungannya adalah sebagai berikut :

• Hasil perhitungan stnadar kelonggaran untuk kategori SDM DokterSpesialis Penyakit Dalam sebesar 0,188 dan Dokter Spesialis Bedah 0,220.

1/20/2013

11



5. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja

• Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerjatujuannya adalah diperolehnya jumlah danjenis/kategori SDM per unit kerja sesuai bebankerja selama 1 tahun.

1/20/2013

12


Sumber data yang dibutuhkan untukperhitungan kebutuhan SDM per unit kerja

1. Data yang diperoleh dari langkah-langkahsebelumnya yaitu :

1. Waktu kerja tersedia2. Standar beban kerja dan3. Standar kelonggaran masing-masing kategori

SDM

2. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahuan.


1. Kuantitas Kegiatan Pokok• Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai

data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiapunit kerja RS selama kurun waktu satu tahun. Kuantitaskegiatan pelayanan Instalasi Rawat Jalan dapat diperolehdari laporan kegiatan RS, untuk mendapatkan data kegiatantindakan medik yang dilaksanakan di tiap poli rawat jalanperlu dilengkapi data dari Buku Register yang tersediadisetiap poli rawat jalan.

• Pada umumnya data kegiatan rawat jalan tersedia danmudah diperoleh, namun apabila data hanya tersedia 7 bulan, maka data kuantitas kegiatan pokok 5 bulanberikutnya ditetapkan berdasarkan angka rata-rata kegiatanpokok selama 7 bulan (ekstrapolasi).

1/20/2013

13



• Untuk penyusunan kuantitas kegiatan pokok Instalasi Rawat Inapdibutuhkan data dasar sebagai berikut :1. Jumlah tempat tidur2. Jumlah pasien masuk/keluar dalam 1 tahun3. Rata-rata sensus harian4. Rata-rata lama pasien di rawat (LOS)

• Berdasarkan data dasar tersebut dapat dihitung kuantitas kegiatanpokok di tiap Instalasi Rawat Inap dengan memperhatikan kebijakanoperasional yang berkaitan dengan kategori SDM dan tanggungjawabnya dalam pemeriksaan pasien, tindakan medik rawat jalan, visite dan tindakan pada pasien rawat inap, misalnya :

1. Visite dilakukan oleh Dokter Spesialis bagi seluruh pasien atau hanyapasien baru (hari pertama) dan pasien pulang saja.

2. Tindakan kecil (sederhana, rendah resiko) dilakukan oleh DokterSpesialis atau Dokter Umum dengan tambahan kompetensi dankesenangan tertentu.

1/20/2013

14


• Kuantitas kegiatan pokok contoh untuk perhitungan bebankerja Instalasi Rawat Inap yang diperoleh dengan caraekstrapolasi.


• Hasil perhitungan tersebut, selanjutnya dilakukanpenggabungan dengan kuantitas kegiatan sebagaimana dapatdi lihat berikut

1/20/2013

15


KEBUTUHAN SDM

• Data kegiatan Instalasi Rawat Jalan dan Rawat Inap yang telahdiperoleh dan Standar Beban Kerja dan Standar Kelonggaran(lihat 3 tabel sebelumnya) merupakan sumber data untukperhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dan unit kerjadengan menggunakan rumus sebagai berikut :


• Berdasarkan rumus perhitungan tersebut, kebutuhan SDM untuk tiap kegiatan pokokterlebih dahulu di jumlahkan sebelum ditambahkan dengan Standar Kelonggaranmasing-masing kategori SDM.

• Hasil perhitungan kebutuhan SDM dapat dilihat

1/20/2013

16



1/20/2013

17


• Tim Konsultan– Sunawan– Jack Alenzo– Dwi Saryanto– Dody Mulyadi Hidayat– Fadli A– Luthfie Al Anshory

• Kontak Person– HP. 0817 994 0224– Email: [email protected]


Profil HRM Club• HRM Club adalah sebuah komunitas para praktisi HRM yang

beranggotakan dari segenap penjuru tanah air dan manca negara. Komunitas ini bermula dan digagas oleh Bpk sunawan pada tahun2007, yang terus bergulir sehingga jumlahnya mendekati 20.000 orang member.

• Kegiatan HRM Club ini secara rutin mengadakan pertemuan dansharing pengetahuan tentang dunia HRM dalam rangkameningkatkan kompetensi para membernya.

• Dalam perjalanannya banyak member yang membutuhkan layanankonsultasi dengan special price dan mutu yang terjamin yang berusaha difasilitasi oleh para member yang lebih expert dengandikoordinasikan oleh pengurus HRM Club.

• Bila anda tertarik menjadi member silahkan kontak kami.

Workload analysis sunawan hrm club

Documents

Transcript of Workload analysis sunawan hrm club