{

2L SUMMER SUCCESS SERIES PART II

Legal Research Refresher: What to Know Before You Go 

Deanne MorganTackling your first legal research assignment

Kate DicksonFree and low-cost legal research options

Laura ScottResources for help with business and transactional research

Schedule for this Hour

When You Receive Your Research Assignment

1. Take notes

2. Ask questions about anything you do not understand

3. Clarify  the assignment  (“I want to be sure I understand. You’re asking me to …”)

4. Find out who to go to if you have questions while researching

5. What is the deadline? Put the deadline (day and time) into your calendar system 

Questions To Ask About The Research Project:

1. What resources do I have access to? 

2. May I use  Lexis / Westlaw / Bloomberg  Law? 

3. What format would you like  the final product to be in?

4. Is there a memo/brief/form  file?

5. Do you have a recommended starting point?

6. About how much time should I spend on the research?

7. What is the client file number? How do I track my  time?

Step 1: Plan Your Research BEFORE You Begin

1. What is it you’re looking  for? What is the issue or question? WRITE IT DOWN

2. Subject area (topic)

3. Jurisdiction

4. Secondary authorities

5. Primary  authorities

6. Outline

Step 2: Plan Your TimeTime  is money. Planning your researchproject includes time management. You need time to:1. Plan how to research the issue2. Research secondary authorities3. Research primary  authorities4. Read what you find, analyze it and decide whether it’s: 

authoritative  (if you used Google),accurate / current, and helpful. If helpful, how will  it fit into what you’ll  turn in to the attorney?

5. Update primary  authorities  (Shepard’s, KeyCite)6. Draft what you need to turn in7. Do additional  research (if necessary)8. Finalize your work product (including  careful 

proofreading)

Step 3: Getting Started1. Start broad, go narrow

2. Start with secondary sources(a) Use library  catalog to find them(b) Use print sources before online

3. Using info from secondary sources, move to primary sources(a) Use library  catalog to find them(b) Use print sources before online

4. If searching fee‐based online service, write down potential searches before you go to the computer(a) Synonyms(b) Terms and connectors

Step 4: Ask For Help

• Librarians• At your workplace• County law library *• Local academic law library *

• Clerk of the Court• Person who gave you the assignment

*Remember  to keep client   matters confidential.

WARNING: Do NOT Spin Your Wheels

Time  is money, no matter which resources you use (free or fee‐based)

Do NOT wait until the last minute to tell the attorney you’re stuck.

Ask for help.Important: Be prepared with a list of resources you’ve checked (names, topics, key numbers, online search queries) and what you’ve found so far before you ask for help. 

Lexis and Westlaw (or Why Law Firms Are So Unhappy With New Associates)

Lexis and Westlaw are EXTREMELY expensive resources.

New associates tend to use them for all research, even though other sources are readily available and less expensive.

TIPS:1. Do not use Lexis / Westlaw for ALL of you research.2. Use print or low‐cost, no‐cost resources first.3. Plan your online search and write it down before you start 

(jurisdiction, topic, search terms, terms and connectors options)

More on Lexis and Westlaw (or Why Law Firms Are So Unhappy With New Associates)

Lexis / Westlaw/ Bloomberg Law each has a multitude of pricing plans. Even if you know the pricing plans, it’s difficult  to be efficient using these online sources as your only sources.

“Between them, Lexis and Westlaw have over 100,000 separately priced data files. Each of these 100,000 files has at least 5 different price points associated with it, including: hourly, transactional, cite checking, find and print, document printing, line printing and image printing. Some files have special charges if they generate reports or have an expandable table of contents. Then overlay this toxic brew with the pricing variations generated by “flat rate” contracts which trigger a special discount for some but not all content.”

http://deweybstrategic.blogspot.com/2011/05/myth‐and‐madness‐of‐cost‐effective.html Dewey B Strategic Thursday May 5, 2011 Accessed  3/12/2012

How Terms & Connectors Will Save Money (and Impress your Employer)

Using terms and connectors (also known as Boolean logic): Makes your search more precise Helps eliminate unwanted results Saves time Therefore saves money

NOTE: Field searches also make your searches more precise. Field searches are the boxes that you fill  in with specific information,  such as party name(s), attorney name(s), judge, docket number, date, court, etc.

Quick Review of Terms & Connectors

AND narrows your search

OR broadens  your search

NOT should be used  to exclude  unrelated  results (example: cardinals BUT NOT baseball)

QUOTATION MARKS are used to search for a phrase (example: “breach of warranty”)

TRUNCATION is used  to find variations of a word (example: encroach* will find encroach, encroached,  encroaching, encroachment)

IMPORTANT: Different databases use variations of these. Check “Help” or “Search Tips” for information about the database you’re using.

Order of ProcessingThe order is, from first to last OR, w/#, w/s, w/p, AND.ExampleThis means that if you want cases dealing either with frisking or with search and seizure, this search will get the wrong results:    frisk! or search! w/3 seiz!.  (It will get cases that have “frisk!” within 3 words of “seiz!” and it will  also get cases that have “search!” within 3 words of “seiz!”).

If the intent is to get cases that have the word “frisk!” and also to get cases that have “search!” within 3 words of “seiz!”, using parentheses will  override the default order of processing  the connectors and give  the right result. Thus the search should read:  frisk! or (search! w/3 seiz!).

Good News About Your Student Accounts!

Bloomberg Law: You may use your Bloomberg Law student account over the summer.

Lexis Advance: You may use your Lexis Advance  student account over the summer.

WestlawNext: You may use your WestlawNext student account over the summer ONLY for non‐profit and academic research purposes. You may NOT use it for commercial or government work. You will have to sign up on WestlawNext to use the account over the summer.

Check with your employer before you use your student account. Your employer may want you to use their account so that the client can be billed for your work.

Low‐Cost and Free Legal Research SourcesYour employer may  require you to use a low‐cost resource before you go to Westlaw, Lexis or Bloomberg. EXAMPLE: In 1992, the firm of Locke Lord began requiring  the use of Loislaw before Westlaw or Lexis. Handout has information  on these resources.

What’s “Hot” Right Now?

Intellectual property: patents

Health care: Affordable Care Act, Medicaid, Medicare

Environment/Energy:  fracking, coal ash

Crime: cyber crime, white collar crime related to social media

Immigration 

You might be asked to research issues in one or more of these areas. 

Duke Students’ Summer Research Questions

• Can I “Shepardize” a case from Japan?• Who are consumer product manufacturers required  to notify when they find a product they produce causes cancer?

• Is it error for a judge to adopt verbatim all of the factual findings presented by one side in a case?

• What are the rules surrounding the allocation of transplant organs?

• Can a guardian ad litem  in  Florida  advocate for a child before a school board?

Free and Low‐Cost Legal Research

Public Library of Law

All Supreme Court opinionsCircuit Court opinions 1950‐presentU.S. Code and CFRSupreme & Appellate Court cases, all 50 states, 1997‐present Statutes, Constitutions, and Court Rules from all 50 statesRegulations and Administrative Codes from Selected States

Searchable by citation, keyword, jurisdiction, date

www.plol.org

Google Scholar

U.S. Supreme Court opinions since 1791

Federal   District, Circuit, Tax, Bankruptcy opinions since 1923

Published U.S. state appellate and supreme court opinions since 1950

Uses its algorithm to find, rank cases

Also includes scholarly articles and abstracts, searched  and ranked according  to Google’s algorithm

www.scholar.google.com

Legal Information Institute at Cornell Law School

Supreme Court decisions 1990‐present; selected historic decisions

Facilitates  searching of U.S. Courts of Appeals’ decisions  in one place

U.S. Code with links to House, LOC updates; 

U.C.C. materials; CFR

Internet‐accessible  state materials by jurisdiction (constitutions,  statutes, opinions,  regulations)

Legal forms

Wex Legal Dictionary & Encyclopedia

www.law.cornell.edu

Justia

Provides  links to primary law at the state and local level. Has all Supreme Court opinions, all Federal Circuit Court cases 1950‐present, and most Federal District court cases  since 2004, browsable by year, reporter,  searchable by citation, party name, keyword. 

www.justia.com

Findlaw

Free database of case  law and codes  at federal and state level with keyword search capability. Forms are available for purchase.

www.findlaw.com/casecode

Searchable opinion  summaries of U.S. Supreme Court, federal Circuit Court, and some state supreme and appellate  courts  since 2000.

Government Websites – congress.gov & regulations.gov

Search bills, enacted  laws, Congressional Record, Congressional Members, and some hearings and other information related  to the actions of Congress. 

Final regulations  (Federal Register,  not CFR version), notices, guidance documents, and agency adjudications. Also allows you to search and submit comments on proposed  regulations.

www.congress.govwww.regulations.gov

Government Websites – FDSys and e‐CFR

http://www.gpo.gov/fdsys/

Official  federal documents (generally mid‐90s‐present), searchable and browsable, including:

CFR , Federal RegisterU.S. Code, Statutes at LargeCongressional Record, Bills, Committee ReportsPublic and Private LawsBudget of the United States GovernmentPresidential Documents and Public Papers

www.ecfr.gov

Unofficial  (but currently updated) electronic  version of the Code of Federal Regulations.   Browsable and searchable  by keyword, CFR citation, and relevant section of the U.S. Code.

www.gpo.gov/fdsys

Agency Websites

Federal agency websites are a great place to go  for background  information, citations to statutes and regulations, and legislative history.  USA.gov provides  a hyperlinked index of federal agency websites.

For example, the EPA’s website has laws and regulations, explanations of key issues, and other guidance. 

www.usa.gov/directory/federal/ttp://www.usa.gov/directory/ www.epa.gov

State Government Websites

Library of Congress website provides  a map with links to individual  state legislature  and general assembly websites. Coverage varies, but usually provides current statutes/codes  for each state.

http://thomas.loc.gov/home/state‐legislatures.html

The NCSL is a great place  to look  for laws and regulations  on a topic and see how they’ve been implemented state by state. It includes  a 50‐state searchable bill database, indexed  by topic.

http://www.ncsl.org/

Individual Court Websites

http://www.uscourts.gov/Court_Locator/CourtWebsites.aspx

Administrative Office of the U.S. Courts provides  a listing of court websites. Coverage varies, e.g. • 4th Circuit has opinions 1996‐date, searchable by 

keyword, case number, date• 2nd Circuit has opinions 2002‐date searchable by 

keyword, docket number, party name, date• 9th Circuit has opinions 2005‐date searchable by 

title, origin, judge, date, type of case

The National Center for State Courts provides  an alphabetical  listing of state court websites, which often provide  a great deal of information for free.  Coverage varies a great deal.

http://www.ncsc.org/Information‐and‐Resources/Browse‐by‐State/State‐Court‐Websites.aspx

Low Cost Legal Research Databases

Caveats for using low‐cost  databases:They tend to rely on keyword  searching and browsing  (rather than headnotes and digesting).Most have basic  citators, but they only list other cases where your citation appears, not descriptive  information like whether the treatment was negative or positive.

www.targetmap.com/viewer.aspx?reportId=29133

Map created by Jennifer Behrens

Low‐cost  legal research  databases are often offered  free to state bar association members.  These include Fastcase, Casemaker, and Incite. Map shows which states offer which resources.

Hawaii

Offered free to members of the NC and NY Bar Associations,  among others.   Includes  case  law, statutes & regulations,  constitutions,  court  rules, and a limited secondary  sources  (e.g. NCBA subscription  offers NC, GA law reviews  free through HeinOnline). Other secondary  sources are available for a relatively small fee.  Law students can sign up for a free membership.

FastCase – Offered by NC and NY Bar Associationswww.fastcase.com

Authority Check is Fastcase’s citation analysis feature.   Searches only for later citing cases  (not precedent).   Can use it to sort search results  too.  “We do not hold Authority Check out as a complete replacement  for services  such as Shepard’s or KeyCite – both of which we like very much.”  They recommend searching  for a few words  in the heading of your case  to find related precedent.

Interface is similar to CaseMaker, InCite

Free Secondary Sources – Research Guides

Duke Law Library’s Research Guides are a great place  to start.  This Legal Research on the Web guide offers  links to low‐cost  legal  research options.

https://law.duke.edu/lib/research_guide

Free Secondary Sources – Research Guides

Zimmerman’s Research Guide: Comprehensive  research guide  indexed  by topic. Provides  links to subscription  and non‐subscription  research  tools. 

Law Library of Congress Guide to Law Online has a great deal of information on legal  sources  online.  The legal  research guides  cover a range of topics.

http://www.loc.gov/law/help/guide.phphttp://law.lexisnexis.com/infopro/zimmermans

Free Secondary Sources – American Bar Association

Archived editions  free online back to 2004.  While not authoritative, it’s helpful for getting  started on a topic and looking  for background  and analysis on current legal developments.

Searches  the text of over 400 free online law reviews,  journals, and document repositories.   Also provides  a list of links to free law reviews online that must be searched  individually  (scroll  down page).

www.abajournal.com/magazinehttp://www.americanbar.org/groups/departments_offices/legal_technology_resources/resources/free_journal_search.html

Free Secondary Sources – Social Science Research Network

Legal Scholarship Network contains thousands of abstracts, articles, and working papers. Content is searchable by keyword, browsableby top downloaded  and most recent.   Author contact  information is also provided  for correpsondence.

http://papers.ssrn.com/sol3/DisplayJournalBrowse.cfm

Free Secondary Sources – Heiros Gamos Law Center

Has information on over 70 core areas of law and 260 sub‐areas of practice.   Covers U.S. federal and state laws, as well as European and international law.  Good place to start for background  on an unfamiliar area of the law.www.hg.org

Other Useful Free Websites

Oyez (www.oyez.org)All Supreme Court oral arguments 1981 to present

Founder’s Constitution(http://press‐pubs.uchicago.edu/founders/) Constitution and related early original  source  documents

American Memory at the Library of Congress (www.memory.loc.gov) Digitized American historical materials, including early House and Senate bills, committee reports,  debates, and other manuscripts, prints, photos, posters, maps, recordings, movies, books, pamphlets, and sheet music.

Thomas at the Library of Congress (www.thomas.loc.gov)Bills, resolutions,  committee reports, debates, bill summaries, public  laws,  Congressional  Record,  treaties. Generally late 80s/early 90s‐present, browsable by keyword, date, member of congress.

Dragnet(http://www.nyls.edu/library/library_services/dragnet1/dragnet/)   Specialized  Google  search from New York Law School, runs only in a select group of websites chosen  for their reliability and utility to legal  researchers. Provides  a list of the publications/sites  it searches.

{

Lexis Practice Advisor: a transactional approach  to Lexis for selected  practice  areas

Wexis, but not only Wexis

• Great secondary sources from lots of other publishers

• e.g., Aspen, BNA, PLI, Wiley Press• Subscription‐based online sources beyond Wexis. 

• e.g., Thomson Reuters Checkpoint (tax)

• Lots of free and fee‐based databases for searching SEC filings

Tools for staying current

And for research & drafting help

Example of a practitioner‐oriented  treatise

Why forms & checklists?

Forms/precedents:   Sample versions of standard  legal documents  and instruments

Checklists: Tools to help you make sure you’ve  included all relevant  facts, elements of claims, contract terms, etc.

Potential benefits Save time Prevent mistakes Learn about legal issues to be 

researched

Using formsand checklists

Forms:  full documents, clauses, defined  terms

Caution: make sure your form or checklist Is current Complies with applicable 

law Is procedurally and 

factually appropriate Modify the form to conform 

to your facts, law of your jurisdiction

Varieties of forms

In‐house  forms Commercial form books 

(and online equivalents) General Subject‐specific Jurisdiction‐specific

Government  forms Exhibits  to SEC filings

Finding forms

In print On Lexis/Westlaw Other lawyers  in your firm/organization

Personal recommendations Document management system Knowledge Management: bank of best work product 

In other commercial  services e.g., Practical Law Company  (now available  on WLN)

General forms sources

Forms (not specific to any jurisdiction) with helpful annotations; may also include checklists.

Often separated into transactional & procedural sets Examples of transactional  form sets (Westlaw)

American Jurisprudence, Legal Forms, 2d  Nichols Cyclopedia of Legal Forms, Annotated

Nichols Cyclopedia of Legal Forms: Business Organizations

Nichols Cyclopedia of Legal Forms:  Commercial Transactions

West’s Legal Forms West’s Legal Forms: Business Organizations, Commercial Transactions

Use as general overview,  basic starting point

Subject‐specific sources

Examples of business‐related, standalone form books Fletcher Corporation Forms, Annotated

(Westlaw) Securities Regulation Forms (Westlaw) Rabkin & Johnson’s Current Legal Forms with 

Tax Analysis (Lexis) Collier Forms Manual, 4th ed. Rev. 

(Bankruptcy) (Lexis) Forms in or accompanying treatises and 

practitioner‐oriented materials. Check appendices Examples:

Williston: A Treatise on the Law of Contracts(Westlaw)

West’s Securities Law Series (Westlaw) D&O Liability Handbook

Jurisdiction‐specific sources

Federal:   Bender’s Federal Practice Forms (Lexis), 

arranged by court rule Federal Procedural Forms, Lawyers’ 

Edition (Westlaw), arranged by court rule

West’s Federal Forms (Westlaw), arranged by court

State examples: Massachusetts Practice Series (state 

legal encyclopedia) (Westlaw) North Carolina Corporation Law and 

Practice Forms, 4th (Westlaw)

Government forms

Try court or agency’s website

Helpful links to court forms at LLRX.com

Includes  documents that were filed as exhibits to SEC filings

Includes  helpful drafting notes

Upcoming Westlaw, Lexis, & Bloomberg Training at Duke Law

For more tips on legal research over the summer, check out these trainings.

We Want To Know!

Tell us about your summer experiences, either during the summer or when you return in the fall. Your feedback helps us plan and teach research and writing classes.

What were your biggest research challenges?

Which research projects were easy, and why?

What kinds of feedback did you receive from your employer about your research and writing?

What do you wish you’d known more about before you started your summer job?