Webinaire 2013, Comment le modèle de maturité en gestion de portefeuille, programme et projet...

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Comment le modèle de maturité en gestion de portefeuille, programme et projet P3M3 ® peut

améliorer la performance de vos organisations ?

Mardi 12 Novembre 2013Dominique Causse, Daylight Group

P3M3® est une marque déposée d’AXELOS

Agenda

• Bienvenue et introduction– Lenny Descamps, Marketing Manager APMG-International France, Belgique

• Le modèle de maturité P3M3 ® :Comment peut-il améliorer la performance de vos organisations ?Dominique Causse, Expert Associé – Daylight Group

� Pourquoi s’intéresser à la maturité des organisations ?� Le modèle P3M3� Mise en œuvre

• Questions - réponses• Plus d’information

• Créé en 1996 au Royaume-Uni• Développe des formations, syllabus, examens (certifications)• Accrédite des organismes de formation et de conseil• Neutralité et indépendance vis-à-vis des examens• 40 produits dont PRINCE2®, MSP®, P3O®, ITIL®, COBIT®5• 12 filiales dans le monde• Plus de 250 000 examens en 2012

Fournir les moyens pour aider les organisations à améliorer leurs compétences et leurs processus

Que fait l’APMG -International

COBIT® 5 est une marque déposée de l’ISACAPRINCE2®, MSP ®, P3O ® et ITIL® sont des marques déposées d’AXELOS

Votre Présentateur : Dominique Causse

Associé au sein du Cabinet de Conseil Daylight, Expert en management de projets, programmes et portefeuilles. Intervient notamment sur les très grands programmes de transformation Certifié sur PRINCE2®, MSP® et Registered Consultant Prince2/PPM en France

Daylight est un cabinet de conseil en management de projets stratégiques. A l’initiative du programme de recherche Aurore sur la maîtrise des projets qui regroupe des partenaires académiques, privés et publics. Daylight est la 1ère société de conseil accréditée (ACO) en France par l’APMG. www.daylight-group.com


Le modèle de maturité P3M3 ®

Comment peut-il améliorer la performance de vos

organisations ?

Un taux de réussite qui reste faible (30 à 40%)

• De belles réussites mais trop rares, tel le port de Rotterdam …

• … pour de nombreux échecs

• Roger Sessions de ObjectWatch, estime à 6.2 Milliard de dollars le montant perdu chaque année dans le monde lié à des échecs projets (zdnet, Sept. 2009)

Pourquoi s’intéresser à la maturité des organisations ?

Chaos report 2011

Hans Smit CEO Port of Rotterdam: “today is a milestone in Dutch History”

• €2.6 billion project• 20,000 people involved• 11th July – sea wall closed• On time and budget

• 1st accredited level 5 using P3M3

La complexité, une cause majeure d’échec

• Quand la complexité augmente, le niveau de performance diminue fortement

• Au-delà d’un certain niveau de complexité la valeur des hommes seule ne suffit plus, des éléments structurels deviennent déterminants



Maturité, maîtrise et réussite sont liées

• Une enquête de PWC montre que la maturité est très liée à la performance et que la défaillance au niveau de l’organisation compte pour 59% des causes d’échec projets (PWC, 2004)

• L’Observatoire des projets en France a aussi fait apparaître une corrélation positive entre maturité de l’organisation, maîtrise et réussite (Aurore, 2010-12)

• Une étude du PMI fait ressortir que le risque de pertes financières est inversement lié au niveau de maturité et de réussite des projets (PMI Puls 2013)

Des constats partagés par les acteurs sur le terrai n

• Beaucoup d’organisations ont investi de façon importante en consulting, ont formé leurs équipes (mais qui sont parti depuis), voire mis en place des centres d’excellence, …

• … mais ces actions ne génèrent pas toujours le résultat escompté et surtout ces derniers ne sont pas persistants ou généralisés à tous les projets

• Il n’est de plus pas toujours évident de savoir pourquoi dans un cas elles sont efficaces et dans d’autres elles échouent


“Today’s complexity is only expected to rise, and more than half of CEOs doubt their ability to manage it.”.

IBM 2010, CEOs Report, Capitalizing on Complexity

“Today’s complexity is only expected to rise, and more than half of CEOs doubt their ability to manage it.”.

IBM 2010, CEOs Report, Capitalizing on Complexity

En résumé• Des niveaux de réussite insuffisants sans tendance claire d’amélioration• Un taux d’échecs qui s’amplifie avec le niveau de complexité• Une corrélation confirmée entre maturité, maîtrise et réussite

• Améliorer la maturité semble être la clé pour obtenir des gains de maîtrise importants dans la durée, encore faut-il une démarche appropriée


Maturité Maîtrise Réussite

Mais comment améliorer la maturité de son organisa tion ?

• Les définitions de la maturité sont multiples, avec par exemple :– « La maturité du management de projet est le développement de systèmes et de processus qui

sont de nature répétitive et qui fournissent une forte probabilité que chaque projet sera une réussite » (Kerzner 2004)

– “La maturité se définit comme un état optimum de performance , mais aussi comme l’évolution d’une organisation vers cet état ” (OPM3®, PMI 2008).

– “Les organisations matures, ont la capacité au niveau de l’ensemble de l’organisation de manager des initiatives en se basant sur des processus définis . (P3M3®, OGC 2010)

• Des modèles de maturité sortent du lot et permettent de mettre en place une démarche de montée en maturité structurée et adaptée aux enjeux

P3M3® est un modèle de référence !


Les caractéristiques du modèle P3M3 ®

• Le modèle P3M3®, est inspiré des travaux du SEI (1986/91) qui se sont concrétisés avec le succès du CMM

• Il n’est pas lié à un référentiel particulier

• Il comprends 7 perspectives, 120 pratiques, déclinées en 3 sous-modèles indépendants: projet(PjM3), programme(PgM3) et portefeuille(PfM3)

• Il peut facilement être adapté pour répondre à différents objectifs

P3M3®, le modèle

Les 5 niveaux de maturité avec des processus

• Niveau 1 – identifiésIdentifie ce qu’est un projet mais pas d’approche structurée

• Niveau 2 – répétables1

erniveau de standardisation mais non généralisé

• Niveau 3 – définisCertains processus sont généralisés

• Niveau 4 – managésMesuré et surveillé, action d’amélioration

• Niveau 5 – optimisésOptimisation continue de ces processus

P3M3®, le modèle

L’intérêt du modèle

• Un processus documenté, outillé et éprouvé (2004/10)

• Des évaluations sous la forme d’auto-évaluations ou externes

• Des organismes de conseil formés et accrédités (ACO)

• Des résultats qui peuvent être vérifiés par l’APMG

• La possibilité de se benchmarker dans le temps et avec d’autres acteurs/secteurs

P3M3®, le modèle


Mise en oeuvre

Le Model P3M3 ® peut répondre à des besoins et objectifs variés

• Comprendre où sont les faiblesses de son organisation

• Déterminer les processus cibles devant s’améliorer

• Construire une trajectoire d’amélioration en lien avec ses enjeux

• Evaluer sa progression dans le temps et l’accompagner

• Benchmarker la performance de son organisation / secteur

• Gagner en performance de façon durable !

Mise en œuvre du modèle

Le métro de Londres en progressant de deux niveaux de maturité en trois ans et demi a économisé 422 million £ source APMG

Le métro de Londres en progressant de deux niveaux de maturité en trois ans et demi a économisé 422 million £ source APMG

Trois solutions de mises en œuvre

(1) L’auto-évaluation

(2) L’évaluation du niveau global de maturité avec ou sans certification

(3) L’évaluation sur la base de l’Index de maturité de l’APMG

Mise en œuvre du modèle

Les principaux modes de mises en œuvres sont Mise en œuvre du modèle

Besoins Choix d’une démarche Avantages / inconvénients

Une 1ère approche du modèle de

maturité P3M3® ; se donner une

1ère idée très rapide de sa maturité

L’auto-évaluation Avantages : souplesse, rapidité, coûts

Inconvénients : nécessite de l’expertise

interne, vision optimiste, vue simplifiée

Un évaluation complète projet /

programme / portefeuille, avec une

éventuelle certification de

l’organisation, et une 1ère trajectoire

d’amélioration

Evaluation réalisée par un

organisme indépendant

(ACO), sans ou avec

certification pouvant être

confirmée par l’APMG

Avantages : vision complète (3P), possibilité

de se faire certifier


externe, pas de prise en compte de la

complexité des projets de l’entreprise

Une évaluation des projets (maturité

et complexité) et une trajectoire

d’amélioration pour des projets

types, avec un éventuel benchmark

de l’organisation

Evaluation réalisée par un

organisme indépendant

(ACO), sur la base de l’index

de maturité de l’APMG

Avantages : trajectoire d’amélioration basée

sur la complexité, identifie les projets non

standards, benchmarking


externe, ne couvre pas la partie portefeuille

et programme, investissement plus important

• Une fiche d’auto-évaluation est accessible en ligne

• Elle repose sur 9 questions (par sous modèles)et 6 étapes permettant de guider l’auditeur

• Elle permet– d’avoir une 1ère approche du modèle de maturité P3M3®

– de se donner une 1ère idée très rapide de sa maturité– d’identifier les pratiques clés pour améliorer la performance– de comprendre et améliorer la capacité de son organisation à gérer les « 3P »

L’auto -évaluation

• Mise en œuvre– Elle peut se faire en totale autonomie– Ou avec l’appui d’un conseil lors de l’initialisation pour

former, cadrer et mettre en place le processus d’évaluation

• Avantages– Souplesse de mise en œuvre– Faible coût même avec un accompagnement initial– Permet de s’approprier le modèle, peut être une 1ère

étape à une évaluation complète

L’auto -évaluation

• Ce type d’évaluation permet– d'évaluer de façon précise le niveau de maturité atteint sur les 3 modèles– de donner une certification formelle du niveau de maturité si désiré – d'identifier les points critiques pour l’organisation– et surtout en fonction des objectifs de se donner une trajectoire

d’amélioration qui se focalise sur les points les plus importants

• La certification permet de plus • de mieux mobiliser les acteurs• de fournir un vecteur de valorisation et de communication• dans certain cas elle est obligatoire ou fortement conseillée

(certaines administrations par exemple)

Evaluation externe

• C’est une démarche structurée qui repose sur des protocoles précis

• Réalisé par un ACO uniquement, accrédité P3M3®

• Elle peut être audité par l’APMG

• Les principales étapes sont1. Réunion de lancement : périmètre; avec ou sans certification;

modèles et perspectives applicables; acteurs; projets; référentiels

2. Préparation des interviews : liste, communication, protocole, …

3. Interviews et analyse de la documentation

4. Evaluation du niveau atteint

5. Présentation du résultat et attribution de la certification éventuelle

Evaluation externeRéunion de

Lancement

PréparationPréparation

Interviews et

Analyses

Interviews et

Analyses

EvaluationEvaluation

PrésentationPrésentation

Contrôle

APMG

Contrôle

APMG

• Ce type d’évaluation permet– d’obtenir une évaluation objective du statut de l’organisation– de comprendre la complexité des projets généralement menés dans

l’organisation (i.e ceux qui sont sous la frontière de complexité habituelle).– de produire des recommandations objectives sur le niveau de maturité– d’identifier les domaines où investir avec un fort retour sur investissement

• Avantages • une approche outillée et éprouvée qui repose sur des travaux de

recherches importants• une base de donnée permettant de se benchmarker• une trajectoire réaliste en lien avec les enjeux de l’organisation

et une priorisation des actions (évite le surinvestissement)• permet d’identifier les caractéristiques des projets très complexes

et d’y apporter une réponse spécifique

L’index de maturité

• C’est une démarche structurée qui repose • sur des protocoles précis, • un ensemble d’outils et de rapports standardisés • et une base de données des évaluations déjà effectuées

• Elle est réalisée par un ACO uniquement

• Elle peut être audité par l’APMG

• La démarche implique 1. Initialisation et préparation2. Evaluation de la maturité (P3M3/Projet)

3. Analyse de la complexité sur 5 catégories / profil de maturité

4. Trajectoire : croisement des résultats de ces deux analyses permet de positionner le niveau de maturité souhaitable

L’index de maturitéRéunion de

Lancement

PréparationPréparation

Evaluation de

la maturité

Evaluation de

la maturité

Analyse de la

complexité

Analyse de la

complexité

Maturité à

atteindre

Maturité à

atteindre

Contrôle

APMG

Contrôle

APMG

Accompagner la montée en maturité des organisations

Démarche Les atouts de Daylight L’offre

L’auto-

évaluation

-1er ACO en France, accrédité sur P3M3©

-Daylight privilégie la souplesse d’intervention et

l’appropriation des démarches mises en œuvre

« Offre découverte »

Aider à formaliser le protocole d’évaluation interne

Monitorer la démarche

Former et présenter le modèle P3M3®

Evaluation

globale


-Certification de tous les consultants sur PRINCE2/MSP/PMP

-Très forte expertise sur les 3 dimensions projet /

portefeuille / programmes : (interventions de haut niveau,

formation, ..)

« Offre maturité »

Evaluer la maturité sur les 3 sous-modèles

Attribuer la certification (optionnel)

Formaliser la trajectoire de montée en maturité

Suivre la progression de la trajectoire avec des

évaluations légères à date d’anniversaire

Index de

maturité des

projets


- Accrédité sur « l’Index de maturité ».

- Outils de diagnostiques complémentaires (amont et aval

projet) et offre de sécurisation des projets stratégiques issus

des travaux du « Programme de recherche Aurore » qui

complètent la démarche d’évaluation

« Offre approfondissement »

Evaluer la maturité et la complexité

Définir une trajectoire appropriée

Accompagner la mise en œuvre de la trajectoire

Sécuriser les projets les plus complexes

• Les freins– Sensibilisation sur les enjeux � mise en œuvre de l’auto évaluation, 1ère estimation rapide– Gagner en maturité peut prendre du temps � commencer sur un sous-modèle/perspectives– L’expertise n’est pas très répandue � développement des ACO en cours– Coûts de mise en œuvre � faire un « business case » de la mise en œuvre

• Les moteurs– Gagner en performance devient un enjeu : « Faire plus avec moins » nécessite d’augmenter

le niveau de performance de l’organisation dans son ensemble– Comment réussir les transformations en cours ? Les organisations mettent en place des

mécanismes de contrôle, GoNogo mais il faut pouvoir systématiser ces processus – Pour certains acteurs c’est devenu un passage obligé. C’est le cas notamment dans

plusieurs administrations mais pas uniquement

Les freins et éléments moteurs à la mise œuvre de ces démarches

QUESTIONS/REPONSES

Organismes de conseil accrédités (ACO)

• Les organismes ont été évalués sur leur système de management de la qualité (SMQ),

• les consultants ont été évalués selon leurs connaissance, expériences, compétences réelles en matière de conseil

• et la mise en œuvre effective de méthodes

• Ils sont référencés sur le site APMG-International

• Ils ont accès à des outils exclusifs notamment sur la mesure de la maturité des organisations

Plus d’informations

• Site APMG-International:– www.APMG-International.com/fr

• P3M3– http://www.apmg-international.com/fr/consultant/modele-maturite-p3m3.aspx

• Indice de maturité APMG– http://www.apmg-international.com/fr/consultant/indice-maturite-apmg.aspx

• Daylight Group– www.daylight.fr

Merci pour votre participation

APMG-Meilleures pratiques projets et IT

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