LINCOLN CITY VRD CONSENSUS PROJECT  

FINAL REPORT                    SUBMITTED BY:  Richard Birke  November 21, 2012    

  2

 SUMMARY OF CONTENTS 

  OVERVIEW OF THE REPORT…………………………………………………………………………3   PART I   BACKGROUND OF THE VRD CONTROVERSY……………………………..4   PART II    THE CONSENSUS BUILDING PROJECT……………………………………….8   PART III    THE RESULTS OF THE PROCESS………………………………………………15       A.  The Public Process……………………………………………….......15       B.  The Working Group……………………………………………...…..17   PART IV    AN ANALYSIS OF THE RESULTS…………………………………………..…..35   PART V   COMMENTS FROM WORKING GROUP MEMBERS……………………..39 

  3

OVERVIEW OF THE REPORT  This report describes a consensus‐building project (the “Project”) undertaken by the city of Lincoln City during the late spring, summer and early autumn of 2012 in order to seek for consensus resolution of issues associated with the short term rental of homes in Lincoln City.    The report is divided into five parts.  The first part offers some background for those unfamiliar with the underlying controversy and it describes the process that lead to the creation of this Project.   The second part describes the methods used in the Project to attempt to build consensus among the public and among a stakeholder representative group.  The third part has two subsections, one that describes general trends in the public testimony and the other that describes the agreements reached by members of the stakeholder representative group.  The fourth part is a brief analysis of how the agreements match up with the public interests as expressed through public testimony and how well the agreements meet the City’s goal of serving each of the stakeholder communities.    The final part consists of representatives’ commentary about the contents of the first four parts of this report.   

  4

  PART I      BACKGROUND OF THE VRD CONTROVERSY  This Project was created and designed to define, refine and propose ways to resolve issues associated with the short‐term rental of homes in Lincoln City.   These homes are known as Vacation Rental Dwellings, or VRDs.    This part of the report offers a truncated and incomplete summary of how VRDs came to be the source of problems that culminated in the desire on the part of City Council to implement a consensus building effort.   The history contained in this summary offered is mostly based on hearsay – stories from and conversations with longtime residents.  This summary is not intended to be a complete and accurate version of the past from which any conclusions should be drawn.  Instead it is offered to provide a sense of the backdrop against which the work of the Project took place.  The summary is divided into three subsections representing a loose chronology of events.  These sections are entitled “Pre‐controversy,” “Early Emergence of Controversy” and “City Council Becomes More Involved.”   A.  Pre­Controversy  There was a time in the history of Lincoln City when the acronym VRD did not exist.  In early conversations about the Project, some residents spoke of a time when “the whole coast” of Lincoln City was open to commercial activities, including rentals of homes and motel rooms.  In response to a request from Project staff, the City Planning Department found a map of Lincoln City that showed that, indeed, most of the coastline was once zoned “RR” or “Recreational /Residential.”   Apparently,  RR zoning didn’t last (at least not near the ocean.  In the decades between the drawing of the aforementioned map and now, the zoning on the coastline became more varied, with some areas zoned R‐1, some mixed‐use, some commercial, some multi‐family. (The R‐1 designation typically connotes non‐business residential use.)  The R‐1 zones comprise approximately half of the area west of Highway 101, with the other half being mixed use and commercial.    The R‐1 zoning also encompasses most of Lincoln City east of Highway 101.     After the zoning changed from RR to R‐1, some neighborhoods that were formerly zoned for an explicitly commercial purpose were now dedicated to residential uses.  Some people who had lived in the RR zone found themselves in an RC or mixed use zone, and if they were renting out their homes, their lives were unchanged.  Others who formerly lived in RR zoning that became R‐1 and were renting their houses out occasionally found this use was now prohibited.   

  5

 Perhaps to accommodate these people, the City made rules that would allow short‐term rentals in R‐1 zones.  The ordinances allowed VRDs by in all parts of town provided that certain licensing and permitting requirements were met.  By filing proper paperwork and meeting a slate of requirements, the owner of a home that was never in an RR zone (and any that were) could run a VRD.   In return they would pay associated transient room taxes at a rate equivalent to what might be paid by a motel and they would agree to obey rules about how to run their VRD.  From what people say, this practice was not the source of a lot of problems in the early days of VRDs.  B.  Early Emergence of Controversy  In the 1990’s and early 2000’s, the VRD business was just starting to grow and more and more VRDs would be permitted in R‐1 zones.  Prior to the bursting of the real‐estate bubble (about 2006), increasing numbers of buyers purchased homes with the intent to use them primarily as nightly rentals.  Some were encouraged by realtors and developers who told them this was permissible.   Houses and whole developments were built specifically to encourage VRD ownership.  A two‐decade explosion in internet and smartphone use facilitated the VRD trade, and owners found it ever easier to advertise their homes widely and inexpensively.  They also found it easier to run the home rental from a distance and with less personal interaction with the renters.  The ubiquity of computers greatly simplified the business end of owning a VRD from afar.  As VRDs proliferated, renters and full‐time residents began to have conflicts over noise, parking and garbage among other things.   The addition to Lincoln City of larger concerts and large‐scale entertainment brought more late‐night activity to some neighborhoods than had existed in years past, and late night noise complaints became more common.  On several occasions over a span of years, in response to public complaints about a wide variety of problems, the City added requirements to the VRD ordinances including a mandatory local contact, inspections, landscaping requirements and more.    Despite increasing regulation, VRD permit numbers rose.  Many people speculated about why.  Some owners may have seen a need to rent more to cover added costs.  Some owners may never thought about renting until the controversy put the idea of permits and licenses into their minds.  Perhaps the downturn in the economy after 2006 made more people want to rent to supplement their incomes or to help defray mortgage payments on their second homes.  And perhaps once an industry of property managers and house cleaners and web‐based rentals emerged, some owners found it easier than it ever had been to list their homes for rent. 

  6

 Some residents complained that they moved to Lincoln City and bought houses in R‐1 zones with the idea that the designation meant they would live in purely residential neighborhoods.  While many of the homes were “weekender” or “summer” homes owned by folks who lived a long way away and others may have been long‐term rentals, living among these part‐time residents and renters was apparently not bothersome.    These residents believed the R‐1 designation would preclude the use of a home in the neighborhood as a nightly rental, and they expressed significant displeasure at learning that their neighborhood included what some call “house‐tels.”   Moreover, when it was possible for an aggrieved resident to contact the owner, the owner might not be sufficiently close to respond in a timely or effective way.  Other times, no one could be contacted and the police were called to attend to issues at VRDs.    Residents objecting to the change in their neighborhoods were not the only ones objecting to VRDs.  Over the same period as VRDs expanded, motel owners began to notice a decline in their revenues.  While some pointed to factors that may have nothing to do with VRDs (for example, some motels owners said there were more motels than needed, others pointed to the large number of rooms available at the Chinook Winds Casino, while others pointed to the dampened economy), many assumed that the existence of nightly VRD rentals cut into the business of nightly motel room rentals.  Some locals people objected to the changing aesthetics of their neighborhoods.   Some investor/VRD owners knocked down small cottages and replaced them with homes that approached or reached the maximum allowable size of a home in every dimension from building height to setbacks on all four sides.     Some long term residents began to move away from LC proper in order to avoid being around the VRDs and their nightly residents.  These groups and others blended into a sizeable number of people in Lincoln City who were becoming increasingly discontent with VRDs.   They became motivated to have their concerns addressed by government.  C.  City Council Becomes More Involved  The nightly rental of homes in R‐1 zones had gone from being virtually unnoticed to becoming a huge problem for some of the people in town.  As more residents became involved, their activity became political.  Problems with VRDs like parking, noise and garbage became an increasingly large part of the agendas at City Council meetings, at hearings with Planning and elsewhere.    Some residents pursued fines for violations and tried to enforce the VRD requirements more strictly than was feasible in some instances, more than was practical in others, and more than was appropriate in others.  Resident‐driven 

  7

efforts to get permits revoked were typically unsuccessful, and some residents complained that police didn’t enforce parking restrictions, garbage and noise violations persisted and the fines, if given, were significantly reduced if not dismissed once it came time for violators to pay.    As problems came to light, formal and informal but well organized efforts were made to address them but no group was able to commandeer enough attention for its ideas to win the day and resolve the issues.  When the City proposed a plan to control location and number of VRDs and this plan was based on a significant information gathering effort, the plan failed to win approval among the citizenry.   Other attempts sponsored by non‐governmental actors similarly resulted in impasse or failure.  Action continued apace at Council and Planning.  Anti‐VRD residents were frustrated at the status quo and pro‐VRD people were nervous that their investments and careers were in jeopardy.  Some of the energy built by the VRD issues manifested itself in votes, and it’s been said more than once by residents that recent turnover in seats at City Council and in the Mayor’s office is due in part to dissatisfaction with the permissive way in which they felt the City was dealing with VRDs.  It seemed in recent years that anti‐VRD sentiment among the citizens was very high and they were expressing it with their votes.  In response to the level of dissatisfaction expressed at Council meetings by residents, the current City Council began to explore the idea of putting in place a moratorium while it worked on the issue.  When the idea of a proposed moratorium made its way into public discourse, various groups began to protest the proposed moratorium.  VRD owners, property managers and their staffs, people who made money maintaining VRDs (including people in the appliance repair and sales industries, painters, hardware store owners and workers, etc), or people who saw the VRDs as bringing important tourism dollars to town (restaurants and other shops) were against any move that would slow the development of the VRD industry.  A substantial and diverse pro‐VRD sentiment began to reveal itself.  In 2011, the City Council began to explore the use of an outside facilitator to try to bring interested parties together to explore the possibility of a solution.   That exploration would culminate in the creation of this Project.  

  8

 PART II    THE CONSENSUS BUILDING PROJECT  In 2011, the City Council determined that the best course of action would be to try to create consensus on issues through some form of consensus building effort spearheaded by an outside consultant or agency.    The effort began with a Request for Proposals, or RFP.  The RFP for the Lincoln City Consensus Builder identified nine distinct stakeholders in the conversation.  These were neighbors to VRDs, VRD owners, property managers, hotel/motel owners, restaurant owners and workers, residents of Roads End, the Chinook Winds Casino, other business owners and LC residents who neither opposed nor supported VRDs.  Proposals were solicited from across the northwest and the Council narrowed the submissions to four groups to be interviewed for the job.  The proposal selected was prepared by Richard Birke, a law professor and mediator who would employ a small team of students to execute a two‐pronged, four‐part process described below.  A.  The Proposed Process:  Two Prongs And Four Parts   (1) Two Prongs  The two prongs would be a “public process” and a “working group” process.     Prong One ­­ The Public Process (in brief)  The public process proposed in the RFP consisted of four meetings at which anyone who wanted to could offer oral and written testimony about any aspect of the VRD issue.  In addition to these public meetings, the Project would create an email list and a website that would be the conduits for information to and from the public.    Prong Two ­­ The Working Group Process (in brief)  The working group process started with a search for suitable representatives from the nine stakeholder groups.  In order to do this, Professor Birke met individually with each member of Council and also with several members of city staff and asked, “who has been active in this process from each of the stakeholder groups?”  Once names were collected, Professor Birke began to interview many of these people for slots on the working group.  During these interviews, Birke continued to expand the list of names of potential working group members so that working group nominations came from citizens and not just from Council and staff.   In addition, Birke listened to tapes of council meetings and took notes about names of people who appeared at those meetings.  Several rounds of interviews took place as the circles of potential working group members expanded.  

  9

After several months of preparation, a tentative working group was formed.  The working group was scheduled to meet once per month for four meetings, one day after each of the four public meetings.  (2) Four Parts  The four parts of the consensus building project were (1) education of the consensus builders (2) identification of interests of stakeholders (3) generation and discussion of options and (4) ranking and choosing among options.    The first part would be devoted to general education of the consensus builder.  People would be invited to say whatever they wanted in the public meetings, and in the working group.   The first meeting would necessarily include sections on who was missing, how could we expand the group in a useful way, what our goals were and how we would reach those goals.  The second meeting would be devoted to “interest identification.”  It would focus on such questions as where did people agree?  What did they care about?  In what ways were their interests shared or conflicting with those of other groups?  Were there issues one group cared about that the others didn’t care about much?  The third meeting would focus on generation of options.  What were some plans that we might consider?  We would consider options from other locales, ones that had been discussed in Lincoln City in the past and new ones that we might create.  The fourth and final meeting would be dedicated to making decisions about options.  Which concrete proposals would enjoy endorsement by the public or by the committee?  What degree of consensus could we reach on each proposal?  Members of the working group were exhorted to work as representatives (that is, to gather public opinion from similarly situated stakeholders) and to negotiate together between meetings.  B.  What Happened?  How the process actually worked.    (1)  The Public Meetings/Emails  Approximately 40 people testified at each of the public meetings (May 15, June 26, July 24, August 14) and more came but merely observed.  Some people testified more than once and some attended every meeting.  Some people came only one time.  The public meetings produced a wide cross section of input.  The people giving testimony came from all walks of life and represented all sides of this discussion.  Testimony was taken from people who wanted nothing to change, from people who wanted all VRDs out of R‐1 zones, from businesspeople who liked VRDs for the dollars they brought to the city, from neighborhood residents who 

  10

liked VRDs for the interesting mix of people brought into their area, from investors, tourists, out‐of‐town owners, longtime residents, new transplants, young people and retirees, workers in the VRD industry and workers with no direct ties to VRDs and more.  A very wide range of opinions was shared over the course of the public meetings.  Live testimony was also taken at each of the working group meetings.  Public participation was not limited to the live meetings.  Over the period from the commencement of the Project to date, 45 people sent 137 emails to the Consensus website.    In addition, members of the Project team did sidewalk surveys and had numerous impromptu conversations with residents at coffeeshops, in public spaces, at restaurants, in the street and elsewhere.  For the first three meetings, despite calls to focus on education, interests and options, a bit more than half of all testimony was general and did not focus on the specific topics.  However, by the time of the final meeting, testimony was focused on particular decisions about where VRDs should and should not be located.    All the information about the public meetings and the working group meetings (agendas, notes, updates and notices) were posted on a dedicated webpage available to the public.  (2)  The Working Group  Building the Group – the First Meeting (May 16, 2012)  The first round of invitations went out to stakeholders in each category.   At our first meeting, these representatives introduced themselves and described their relationship with VRDs and the effort to build consensus.  They offered opinions, data, feedback and more to the discussion about how to move forward.  They heard about the proposed consensus building process and they asked questions about their responsibilities and the process design.    Once all introductions and questions were handled, we spent a good deal of our time figuring out which stakeholder groups were inadequately represented, and who we might add to the group.   As was the case at all the working group meetings, we also took additional public testimony.  The Second Meeting (June 27, 2012)  At the second meeting, we expanded and finalized the group.  The members of the final constitution of the working group were:    

  11

Jerry Bottemiller  (representing local business) Bud Chor (representing residents and the Cutler City neighborhood in particular) Brayden Criswell (representing residents and Roads End) Carolyn Ganschow (representing fulltime residents and the retiree community) Steve Griffiths (representing full‐time recently relocated residents) Zach Job (representing restaurants) Sheridan Jones (representing residents and Roads End) Diane Kusz (representing local business) Andy Morgan (representing local business/community interests) Jon Oksenholt (representing property managers, Roads End, VRD owners and local   business) Carolyn Plummer (representing property managers) Dave Price (representing local business) Barry Rice (representing non‐resident VRD owners) Roger Robertson (representing community interests) Carol Rush (representing fulltime residents) Gene Scrutton (representing hotel/motel, VRD owners, Roads End and property   managers) John Skipper (representing real estate/local business interests) Eric Smileuske (representing Chinook Winds Casino and Resort) Gordon Walker (representing residents) Kip Ward (representing hotel/motel interests) Debbie Williams (representing VRD owners, local residents and restaurant owners)  (Two notes:  First, while some of the above‐listed members were said to represent a particular interest group, all members participated actively on behalf of all stakeholder groups.  For example, some of the members listed as “representing local business” were also residents.  Second, not all members participated at all meetings.)  Our agenda at the second meeting was to discuss interests.  The interests that emerged were as follows:  

CREATE SOME “NO” ZONES  ‐‐ that there be discrete neighborhoods for working class citizens, neighborhoods for residents with children, neighborhoods for retirees who might seek to relocate to Lincoln City, and that these neighborhoods ought to deemphasize VRD use;  DEAL WITH PARKING ‐‐ that something ought to be done about issues associated with too many cars being parked in dangerous, overcrowded situations around town.  REDUCE PROBLEMS WITH VRDs – that the new regulations ought to encourage well‐managed VRDs and that they ought to help lessen problems with poorly‐managed VRDs.  

  12

KEEP IT SIMPLE ‐‐ that the new regulations be simple, replacing a regime that was in the minds of many, overly complex and consisting of multiple years of amendments;    HELP THE ECONOMY ‐‐ that the new rules should make economy better – and at least, do no harm;   (some members of the group thought the best way to improve the economy would be to attract retirees;  others thought the best way to do this would be to create economic  zones full of commercial and rental activity)  DO NO HARM ‐‐ that proposed solutions should not harm anyone, but if any harm were necessary, that it impact as few stakeholders as possible and as little as possible;  BE PRACTICAL ‐‐ that impractical or unenforceable aspects of the current system be eliminated;  INCREASE STABILITY AND PREDICTABILITY ‐‐ that VRD ownership and regulation should be predictable and stable, and that owners, operators and investors ought to be able to depend on the continuation of their ability to operate a VRD if it complied with the rules;  BE FAIR ‐‐ that VRDs not be treated materially differently from other residences or rentals in terms of landscaping and off street parking;   NO TOLERANCE OF ILLEGAL VRDs ‐‐ that illegal VRDs should be dealt with punitively;  and  FINES SHOULD BE ENFORCED ‐‐ that enforcement of code violations and VRD infractions ought to be even‐handed and consistent. 

 At this meeting, members of the working group requested data associated with TRT revenue, VRD complaints/incidents reported, numbers of motel/hotel rooms and VRD permits over time and some data on restaurant use by different types of residents and visitors.   The Third Meeting (July 25, 2012)  At the third meeting we discussed options about how to address the main interests.  We looked at ordinances and approaches from other states and from other coastal communities in Oregon.  We discussed ideas that had emerged from prior attempts to resolve the VRD issues, including City‐sponsored charettes and citizen gatherings.  We also spent time hearing from the Chief of Police Stephen Bechard and from Timothy Novak, the City’s designated VRD enforcement officer.  These two answered questions and told the group that VRDs are not responsible for the 

  13

creation of much police activity (i.e., not much crime occurs at VRDs compared to other places) and that the only way to ensure that parking violations are handled effectively would be to have increased “no parking” signage around the city and for all vehicles to display permits showing that they have the right to park in a particular area.  Absent these permits it would be impossible to tell the difference between a VRD car and any other car, and without being able to tell the difference, there would be no way to separately cite VRD cars or occupants with violations of VRD parking rules.  Prior to the end of this meeting, a majority of the members of the working group agreed that the simplest options were the ones that would divide the city into areas in which VRDs would be allowed/encouraged to operate and areas in which they would be phased out.    At end of the third meeting, members agreed that they might need to have more time allotted at the fourth meeting than was originally foreseen.  The group extended the time for the public meeting to include time for the fourth meeting to be, in essence, a meeting‐and‐a‐half in an evening‐and‐a‐half.  Between the Third and Fourth Meetings  Between meetings three and four, members of the working group gathered in small subgroups and did a great deal of work on how to move the VRD process forward.   Their principal discussion involved ways to meet the interests of all stakeholders, and the challenge the groups took on was to determine which parts of the city would permit VRDs and which would not.  In addition, they began to discuss how to regulate VRDs in the parts of the city in which they would be permitted.  The subgroups made information available to other members of the working group and a great deal of progress was made toward reaching consensus.  Meanwhile, those members of the group who are Roads End residents and property owners began to discuss how Roads End might someday be affected by any action taken by Lincoln City.   They began to hold meetings and have discussions with other Roads End residents to determine what the interests of the Roads End community might be with respect to the stance taken by Lincoln City on VRDs.  The Roads End subgroup came up with a list of recommendations.  The group that benefited directly from VRDs (property owners and property managers) was organized largely by Jon Oksenholt and the group that did not (residents and motel owners) was largely organized by Kip Ward.  The groups took care to include all other members of the working group, and a serious and extensive conversation began.  The Fourth Meeting (August 14, 2012)  

  14

At a truncated fourth meeting, the group discussed how the city might be divided into neighborhoods and elected that as a preferred choice over other methods used in other places or discussed in other forums.   The group heard about the Roads End subgroup’s work.  Parking was discussed and it was agreed that it was a citywide issue bigger than VRDs.    The group spontaneously discussed the idea that the fifth meeting (scheduled for the following day) should be postponed in order to allow between‐meeting discussion to continue.  It was agreed to postpone the final meeting.  Between the Fourth and Fifth Meetings  Subgroup discussions continued and became more frequent.  Representatives from the Working Group created a detailed map of “VRD‐permitted” and “VRD‐prohibited” zones.  This map was shared with the other members of the working group and then with the general public on the dedicated website.  The Fifth Meeting (September 12, 2012)  By the time of the fifth meeting, the group had reached substantial consensus on a map of “yes” and “no” zones, and on a variety of other subjects.  Public testimony was taken on the map that was promulgated between the fourth and fifth meetings.          

  15

 PART III    THE RESULTS OF THE PROCESS  This part consists of a description of trends observed in the public process and agreements reached in the working group.  A.  Trends in the Public Process  The self‐selected sample of people who chose to testify at the public meetings, offer at best an approximation of the views of the entirety of Lincoln City.   However, there were three trends that were very clear.  (1)  VRDs Were Viewed Positively By The Vast Majority Of People Who Testified.  In general, there was a broad mix of people who testified, but overall, the majority of people who testified supported VRDs.   Their support tended to be for one of three reasons.  Either they had a direct personal economic interest in VRDs (e.g. owners and property managers), or they felt that they had something near to a right to rent out their home if they wished (an argument often couched in terms of “private property rights”), or they had an indirect economic motive for supporting VRDs (thought the city benefitted, worked in a trade that benefitted– restaurant or plumber, for example).  In this last category, some visitors testified that they would stay in another city if they couldn’t get a VRD in Lincoln City and others mentioned that many current residents decided to relocate to Lincoln City only because they had rented VRDs on prior visits.  Other residents liked VRDs because they brought new people to their neighborhoods and they enjoyed the visitors more than they were disturbed.  Some residents liked the quiet that came with VRDs on frequent off‐nights.  (“It’s very quiet Sunday to Thursday so that makes up for louder Friday and Saturdays.”)  Quite a few said “it ain’t broke so don’t fix it.”   Some residents spoke against VRDs but as a percentage of the total number of people testifying, these were relatively few and far between.   This group may have been small in number but not in intensity.  That is, the people who were opposed to VRDs were very opposed.   Many wanted VRDs gone from every R‐1 zone.  Some saw VRDs as wrecking the fabric of the community, hurting hotels and motels, and causing more problems than they were worth.   Some were less concerned with the impact on community relations, and more concerned with trash, noise and parking associated with “party houses.”   Some people in this group described how similar‐minded residents had left Lincoln City because of problems associated with VRDs and the City’s responses to their prior complaints.  The group who testified as against VRDs argued that they 

  16

represented people who had already left and people like themselves who might return or relocate if Lincoln City went back to the way it was before VRDs had become (in their view) such a large problem.  It may be the case that their relatively small numbers did not accurately reflect the size of their peer group.  That said, it was clear to most observers of the public side of this process that the public mostly favored keeping VRDs as a significant part of the economic mix in Lincoln City, that they did not want to limit their ability to exist comfortably in most of the city and that regulations that burdened them would be unwelcome.   In terms of individual writers, the same rough proportion of pro‐ and con‐ views were expressed in emails received.   In terms of total emails received, the proportion was closer as some of the anti‐VRD writers wrote multiple emails.   (2)  Too Many Cars Are Parked In Certain Parts Of Town On An Irregular But Continuing Basis.  Many people spoke out about parking problems – dangerous streets and too much traffic on streets that couldn’t accommodate that level of traffic.  This came up a lot – not as much as opinions directly about whether to liberate or restrict VRDs, but quite a lot.  (3)  There Are Problems With Other Dwellings That Surpass Those Of VRDs.  Many people who weren’t invested in VRDs (and some who were) testified that the biggest problems they had with noise, garbage, parking and crime were the result of their full‐time renter neighbors, their second‐home‐owning neighbors and their full‐time‐resident‐owner neighbors.  They wanted to make clear that VRDs were not, in their view, the cause of most of the problems in town.  (4)  There Weren’t Any Other Notable Trends.  While there were a great many people with interesting points of view and who commented on a wide variety of matters from their perspective of Lincoln City history to their projections of how to grow the economy down the road to personal stories about citizens and residents to individual instances of life in a town with VRDs, there were no other notable trends in the testimony.   

  17

B.  Agreements that Emerged in the Working Group  There were five major areas of agreement among the working group.  These related to the following topics:  1.  Where one can have a VRD and where VRDs are not allowed.  

1a.  How to deal with existing VRDs in zones in which they will not be allowed in the future. 

 2.  How to deal with onsite parking, noise and garbage complaints.  How to report these complaints, who gets fined or penalized and how.  Ways to prevent incidents from occurring.  3.  Who can have a VRD and how many.  4.  A series of citywide issues, including parking, landscaping, code enforcement and design of new structures.  5.  Agreements associated with Roads End.  Each is described in more detail in the subsections that follow.    Note that not all agreements were the products of 100% unanimity.   The descriptions of each include some information about which agreements enjoyed larger or smaller consensus.   

  18

Agreement 1: Where one can have a VRD and where VRDs are not allowed.    Recommendation 1:  Use simple “yes” and “no” zones to designate where VRDs are allowed to operate.  The group agreed that in order to keep the VRD rules simple, the City should have “yes” zones where VRDs would be allowed to operate without significant restriction, and “no” zones where VRDs would not be allowed.  The members of the group found this approach to be much more appealing than percentages of dwellings allowed to be VRDs, lotteries to determine who could or could not operate a VRD, density restrictions that required calculation of numbers and location of existing VRDs or other methods.  In addition, a high value was placed on avoiding surprise for new buyers.   The members are agreed that uncertainty and surprise aren’t good for anyone.  People who bought in the belief that their neighborhood was strictly residential were surprised and disappointed that it wasn’t.  People who bought into areas where they believed they would be welcome to rent their houses have become insecure about possible loss of income.   A clear “yes” and “no” map would help avoid surprise.  Recommendation 2:  Draw lines to create some “no” zones for retirees, some for families and the working class.  Cluster VRDs where they make the most economic sense and where they will disturb the fewest residents’ expectation of quiet.  The members involved in this conversation proposed to create VRD‐free zones – some which would be intentionally attractive to retirees and located near the coast, and some which would be more working‐class and family‐friendly, situated all around town.    The Group recognized that Lincoln City is currently 100% VRD‐eligible and this status underserves the interests of residents or retirees who wish to live in neighborhoods that do not contain transient rentals,  The group also acknowledged that the current situation may serve to disrupt the creation of family‐friendly VRD‐free neighborhoods.  Simultaneously, nearly every one of the members strongly agreed that Lincoln City should not become unfriendly toward VRDs both because this would be bad for the economy and because many citizens like VRDs.   Some neighborhood residents, and many local business people (restaurant owners and workers, tradespeople, grocers, realtors, property managers, owners and more) and others believe the best interests of the City are served by continuing to provide a welcoming environment for VRDs.   When anything was proposed that might be considered anti‐tourist, a large majority of the group objected, saying things like “we don’t want to roll out a ‘tourists unwelcome’ mat.”  In addition, some members of the group described their perspective that VRDs promoted retiree relocation to Lincoln City.  Some of the city’s retirees came here first as VRD visitors, so the promotion of Lincoln City as a good place to retire starts 

  19

by Lincoln City being a good place to “try on a house.”  Members noted that most retirees first were renters, and many rented VRDs.  A large majority of the members of the Working Group suggested that clustering VRDs would help everyone.  If VRDs were clustered, fewer fulltime residents would be disturbed by VRD occupants, who in turn might feel more comfortable knowing they aren’t disturbing a purely residential neighborhood.   Moreover, were VRDs to be more clustered, property managers might be able to more effectively keep an eye on their properties.  (And everyone was agreed that a well run VRD is better than a lot of the alternatives.)  Finally, clusters of VRDs increase the likelihood that VRD‐friendly businesses will locate in clusters nearest their intended clientele.  This clustering activity could give rise to new economic activity zones which would provide benefits to the economy of Lincoln City.   With these conclusions in mind, the subgroup proposed  to change Lincoln City from its current status of “nearly 100% VRD‐eligible” to one in which VRDs are restricted to select parts of town where they are least disruptive and most economically viable.   The members discussed, debated and drew lines to represent which parts of Lincoln City would be kept the same (all commercial, RC , multi‐family and VRD‐eligible PUDs would remain unchanged) and which would change.  The members of the group coalesced around the idea that two coastal neighborhoods (the area informally referred to as “Taft Heights” and the development known as Lincoln Shores, which is also tribal land) would become purely residential as would all of LC east of 101 and many parts of the City west of 101.   This was not a unanimous agreement, but it was one that enjoyed substantial support.     In addition, the “no” zones could be drawn to create VRD‐free areas where working class residents and middle‐income families could live and where retirees might settle without VRDs in their neighborhoods.  The “yes” zones could cluster VRDs together where the occupants would be less likely to be disturbed by other VRD occupants’ activities and where businesses serving the VRD communities could locate to conveniently provide services.  The lines drawn represent the outcome of a vibrant and multi‐sided discussion, street by street, about where residents live, where VRDs are currently situated, what neighborhoods had potential to be enterprise zones and which were best suited for purely residential purposes.  The conversation included stakeholder representatives from every group associated with the VRD conversation.  The lines drawn represent a compromise between the interests of those in favor of VRDs (tradespeople, owners and property managers, some residents, most businesspeople) and those who would be more inclined to oppose VRDs (motel owners, some residents). Most of the VRD areas are near the ocean.  However, there are dedicated oceanfront areas in Lincoln City, in contrast for example, to Seaside where there are no similar residential oceanfront reserves.   VRD‐eligible neighborhoods are all located quite near the coast primarily for economic reasons 

  20

(oceanfront is a more desirable rental, there’s already more existing development near the ocean, tourist trade strongest nearest the water, relatively few retirees or fulltime residents can afford generally expensive oceanfront properties, and the cost of oceanfront homes – upkeep and taxes – makes it more necessary to defray costs via renting).    The map as described below enjoyed very substantial support, but the support was not unanimous.   A small number of residents think that there should be additional “VRD‐free” zones at the ocean front, and some particularly point to areas near NW 39th as areas they would prefer be VRD‐free/retiree/family enclaves.  A number of members of the group believe that leaving Lincoln City 100% VRD‐eligible is the optimal outcome.  Particularly the members of the business/restaurant/retail sectors are loath to eliminate any dwelling from eligibility as a VRD.  However, the vast majority of the working group endorsed this plan as the best compromise that could be reached, that served the interests of the greatest number of stakeholder groups, and that moved the city forward.  Recommendation 3.   Where to draw lines dividing “yes” zones and “no” zones.  (NOTE:  THE MAP IS APPENDED TO THIS DOCUMENT AS APPENDIX “A”)  

AREAS LEFT “AS IS” WITH NO CHANGES RECOMMENDED  All areas currently zoned Commercial, Multi‐Family, Mixed‐Use or otherwise not solely residential.   All Tribal land.  Roads End:   Continue County Zoning   Refer to separate Roads End discussion in agreement five  Planned Developments may either allow or disallow vacation rentals through CC&Rs.  AREAS THAT WILL BE CLOSED TO VRDs  STARTING AT THE NORTH END OF TOWN AND WORKING SOUTH  Everything east of 101.  Lincoln Star Resort    Current rules prohibit VRD but may be changed by an owner’s vote.     This move would prevent a future vote allowing VRDs.  

  21

Everything east of Neptune from NW39th to NW34th.  Everything east of Lee from NW34th to NW28th.  Everything east of Keel from NW28th to NW21st.  Everything east of Jetty from NW21st to NW19th.  FROM NW19th to SW 6th, all zoning remains “as is.”  Everything east of Ebb from SW3rd to SW6th, then to Fleet for one block, then to Galley, then west to Dune and 11th.  Everything east of SW Coast south to SW24th.  Everything east of SW Beach at the intersection of Beach/Coast/26th south to SW 29th.  (Both sides of Coast from SW 24th to SW 26th are in the YES zone.)  From 101 and SW Beach Avenue (by the Ocean Terrace Condominiums), heading south to the Siletz Bay and east until Taft Village Core (the area sometimes referred to as “Taft Heights” but not Taft Village Core which is all open to VRDs).  Cutler City east of SW 62nd  to Fleet, east on Fleet to 69th, and those south of SW 69th between Fleet and Harbor that  do not abut the water.   ALL OTHER AREAS WILL CONTINUE TO ALLOW VRDs.  

  22

  Agreement 1a: How to deal with existing VRDs in zones in which they will not be allowed in the future. (Grandfathering/Sunset)  Recommendation 4:  That VRDs in future “no” zones be allowed to operate until transfer of title, death of the owner or cessation of use as a VRD.  With respect to existing VRDs in future “no” zones, the group agreed that the owner of a VRD may continue to operate that VRD until title passes by sale or transfer of the property, by death of the owner, or until such time as the property is no longer used as a VRD (determined by any twelve‐month period with no TRT revenue).  Recommendation 5:  That the heirs of a deceased owner or the executor of an estate be allowed to honor up to twelve months’ pre‐existing agreements to rent a VRD.  Upon the death of an owner, the executor or heirs of the estate may honor existing rental agreements for up to one year after the death of the owner.  However, the executor or heirs may not accept or arrange any new rental agreements, even if the proposed rental would occur within one year after the death of the owner. In short, no new reservations may be taken after the owner’s death. If the executor or heirs wish to honor contracts made prior to the death of the owner, the executor of the estate must file a list of pre‐existing rental dates with Timothy Novak who will ensure that the property ceases to be a VRD after the last guest has left.    

  23

AGREEMENT TWO: How to deal with (onsite) parking, noise, garbage issues.  This agreement contains four subparts.  The first relates to how to report a problem.  The second describes who should be penalized for various problems and the third relates to preventative measures, that is, avoiding problems.  The fourth subpart describes what would be enforced.  Subpart 1:  How to report problems  Recommendation 6:  Create and staff a 24‐hour complaint line for garbage, parking and other VRD/code‐enforcement issues.  The group strongly supported the idea of a central complaint line for noise complaints, parking problems, garbage issues and similar problems.    Despite the requirement that VRD owners notify residents close to each property about who the local contact is, this system often fails to work.  Residents and visitors don’t always know who to call if there’s a problem.  Some noise complaints are about long‐term renters and others are about VRDs outside the mandatory notification zone.   Some residents get notice but can’t find the number when they need it, or they call and get no response from someone close by.  To facilitate prompt resolution of problems, there should be a dedicated citywide complaint line/phone number for noise, garbage, illegal rentals, etc. and the keeper of that line should have a current list of VRDs and contact info.  If the call comes in during daytime working hours, is occurring at a VRD and is not a police matter, the call shall be referred to Timothy Novak.  If the call is not at a VRD or is a police matter, the call shall be referred to code enforcement or the police, as appropriate.  If the call is a VRD call, and not a police matter (e.g., a noise complaint would be a police matter but a trash violation would not), the matter will be referred to the local VRD contact and will be reported to Timothy Novak at the start of the next workday.  The group rejected the idea that every VRD should be required to have a posted sign with the local contact’s number on it.  This was reserved to a recommendation (see “best practices” below).  

 Subpart 2:  Who gets fined  Recommendation 7:  Noise complaints and crimes result in fines to the offender; trash problems result in fines to the owner; occupancy and parking problems are the responsibility of the person or entity renting out the property, unless they can prove that they provided adequate notice to the renter in which case the renter becomes responsible.  When it’s a noise complaint or a crime, the occupant of a VRD is solely responsible for the problem.  When it’s trash or overcrowding or overparking, the owner of the VRD is responsible.  These distinctions are drawn as a practical matter as to who is 

  24

in a position to enforce the rules in a timely way.  By the time the trash problem is discovered, the renters are long gone, and by the time the owner shows up to take care of a noise problem, it’s too late.     The group addressed the issue of whether a property management company should be fined for VRD problems and rejected the idea as impractical.  Instead, the group recommended that the most responsible property management companies might negotiate with their clients that the management company would accept responsibility for preventing garbage and parking problems and therefore would agree to reimburse owners for fines levied.  However, in an effort to keep matters as simple as possible, the initial fine would always be levied against the owner or the occupant as described above, and not against a property manager.    As described in the prior section, property managers who fail to properly inform their renters of occupancy and parking rules may be fined directly.  Best Practices  Recommendation 8:   The City should create and maintain a “Best Practices Guide for VRDs.”  Members agree that a well‐run VRD is a positive addition to the community, but they acknowledge that not all VRDs are well run.  To the extent that managers and owners have collected wisdom about everything from screening prospective renters to dealing with complaints to filing proper TRT receipts, it made sense to write or record these “best practices” for new VRD permit holders or existing permit holders who are seeking to improve their businesses and their relationships with the community.  As part of the VRD process, some of the non‐VRD resident group suggested to a group of property managers and others that they impose more stringent regulations on staffing and oversight of properties than is currently in place.  They suggested language as follows:  

Property managers are required to have personnel available in case of an emergency anytime that they have a VRD rented.   In the event of a noise, garbage, parking or other problem, a responsible party should be required to respond in person to the scene of a problem within 60 minutes.   Property managers shall be required to drive by their rented VRDs at least twice a day during summer and holidays and at least once per day in winter and off‐peak season.  One drive‐by must take place between 8 p.m. and 2 a.m.  Property managers shall keep an up‐to‐date log of their drive‐bys, and this log must be available to the city for purposes of verification of compliance.   Failure to keep a log demonstrating compliance with the drive by requirement is a violation. 

  25

 The same group of non‐VRD residents and property managers also suggested that the following language be required in the new rules:  

“Property managers will be responsible for communicating sleeping occupancy in the following ways: 1. Phone or email (whichever method is used for the reservation). 2. Website. 3. Confirmation Letter (if confirmation letters are used). 4. On premise sign. Failure to post or adequately communicate these policies will result in a violation for the management company. So long as the manager reasonably notifies the guest of the sleeping occupancy if a renter violates this sleeping occupancy level, there would be no penalty or violation to the owner or manager. More specifically, in a confirmation letter and the policies accepted by the prospective renter, the language shall be as follows: Sleeping Occupancy ‐ This home sleeps up to ______. Violation of this policy will result in immediate termination of your stay and you will be fined.” 

 Property managers may not encourage guests to exceed their allotted parking by encouraging guests to park on street.  Property managers are allowed to inform renters of nearby public parking lots. 

 Clearly, the experience and wisdom exists among the City’s property managers to compile a comprehensive list of recommended best practices.  The City should support this effort by appointing a citizen committee (perhaps including but not limited to the following property‐manager members of the working group: Debbie Williams, Gene Scrutton, Carolyn Plummer and Jon Oksenholt).  Moreover, the City could encourage good management by compiling and making public data about which management companies run VRDs with fewer complaints.  The group found persuasive data that show that some owners and managers are responsible for an unusually high percentage of incidents, while some owners garner few or no complaints.  This information would be useful to distant property owners who were considering which agency to hire, and it would be useful should the City ever need to declare a property in violation of nuisance statutes.  The Group recommended that the City maintain a listing of VRD complaints and report which property management organizations were responsible for what percentage of complaints and violations.  This would help owners of VRDs make choices to reward well‐run agencies and to reduce the portfolios of serial violators.  This list should be available on the city’s website  Subpart 3:  Rules and regulations  Recommendation 9:  Define maximum occupancy for a VRD by objective external standards related to health and safety (e.g. BOCA).     

  26

The group felt that maximum occupancy of any VRD should be defined as per BOCA or other equivalent safety guideline, and not by a per bedroom formula.  (Distinguishing “bedrooms” from “sleeping areas” is tricky in some VRDs.)  Some of the working group members suggested baseline occupancy should be 6 people per 840 square feet for all vacation rentals built after 1965.   In any case, the group believes that safety is the proper guideline for occupancy limits and that an existing, external objective standard like BOCA or its equivalent should be the guideline.  Exceptions may be granted on a case‐by‐case basis.  Recommendation 10:   Illegal VRDs ‐‐  Any first violation shall be subject to a mandatory $5000 fine.  A second violation within three years shall be subject to a mandatory $10,000 fine and a third infraction within ten years shall result in a $25,000 fine.    When any property is operated in violation of the VRD rules (i.e., without registering the property, without paying TRT, etc.), the owner of the property should be deterred from continuing quickly and definitively.   The group recognizes that these are steep fines, but wished to strongly deter the practice of running a VRD in violation of Lincoln City rules.  Recommendation 11 ‐‐ On Site Parking at VRDs:  On‐site parking shall be enforced as it is now, and the number of parking spaces shall be defined by a minimum number of spaces (one per bedroom) and the maximum by the carrying capacity of property.    A group of residents and some property managers wanted to see very strict regulations on the property manager vis‐à‐vis notifying the occupants about parking rules.  They suggested this language:  

The property manager must post this notice:  This home has off street parking for up to ______. Violation of this policy will result in immediate termination of your stay and you will be fined.   Property managers will be responsible for communicating off street parking occupancy in the following ways: 1. Phone or email (whichever method is used for the reservation). 2. Website. 3. Confirmation Letter (if confirmation letters are used). 4. On premise sign. Failure to post or adequately communicate these policies will result in a violation for the management company.    

 Recommendation 12 ‐‐  Landscaping:   Landscaping requirements shall be the same as those for new construction.  Many in the group and who testified argued persuasively that current landscaping rules are inequitable and do not control parking issues or reduced overcrowded VRDs.  Some group members suggested that landscaping standards are a poor way to control parking and that the interests of the City would be better served if Lincoln City were to institute a single uniform 

  27

standard for all new homes, sales, and VRDs.  Some members suggested these standards might apply to long‐term rentals as well, while others wished to start more modestly with only VRDs and new construction required to comply with the landscaping rules.  Recommendation 13 – Trash:  When an owner has failed to maintain garbage service, s/he shall be fined.  Where an owner has failed to make adequate provision for garbage removal or has not taken adequate measures to ensure that garbage does not create an unsightly situation on their own or adjacent property, s/he shall be fined.   There are two kinds of garbage issues.  The first is where the VRD somehow has failed to maintain its garbage service.  This shall result in a fine.  The second is where garbage has exceeded the capacity of the bins to maintain their load or where the bin is disturbed by wind, animals or other reason and garbage has scattered along the street or property.  In all such instances, a fine shall be levied against the homeowner and not the renters or property managers  Recommendation 14 ‐‐ Noise Complaints:  All noise complaints should be brought to the attention of the police, but where the complaint turns out to be at a VRD, notice of the complaint should be brought to the attention of Timothy Novak.  Fines shall be given immediately to the occupant of the property.  Recommendation 15 ‐‐ Penalties and fines/Elimination of revocation of right to operate in “yes” zones:  In “yes” zones,  all enforcement shall be through fines and temporary suspension of the right to operate (until the violation is cured), and not through revocation of the right to operate the VRD.   In “no” zones, a pattern of infractions may result in termination of the right to operate a VRD.      While this was the position of a majority of the working group, some members wished to retain the right to revoke permits.  However, even they agreed that the existing process has been unworkable and needs to change.  Lots of work was going into situations when no permit was ever pulled.   

  28

   AGREEMENT THREE – citywide recommendations on parking, building design and enforcement.   The members of the working group found four areas in which VRDs were part of a larger problem, and dealing with these areas should happen on a citywide basis and not as part of a set of VRD rules.  These are parking, landscaping, building design and enforcement of rules.  Recommendation 16 ‐‐ Parking:  the city engage in a serious effort to place “no parking” signs on the most dangerous streets (or at least on one side of these streets) and that every effort be made to stripe the streets in ways that will promote safer parking situations.  The group agreed that parking is a citywide problem, not just a VRD problem.  Some streets are simply too small and dangerous or inadequate for the volume of parking that takes place on these streets.     VRD offsite parking was deemed by some to be a significant contributing factor to the overcrowded parking situation in Lincoln City, but during public testimony, many residents (both weekender and fulltime) and long‐term renters admitted that they sometimes invite large numbers of people to their homes and these people park in the streets.  Thus, it would be impossible to ticket “VRD‐cars” and leave others alone.    According to those responsible for enforcement (the Chief of Police and Timothy Novak) it is impossible to regulate off‐site VRD parking without instituting a comprehensive permitting system in which each dwelling is allocated a number of permits that may be transferred from car to car.   While the group recognized that such a system might become necessary or desirable at some point, the majority of the group did not wish to recommend instituting a city‐wide parking permit system until the streets were more properly signed and striped.  One final suggestion to ameliorate some parking issues that may be particularly acute in some neighborhoods nearest the ocean, is that in neighborhoods in which parking is deemed to be a chronic problem and in which some owners or long‐term renters are unable to park near their own homes on a regular basis, it should be legal for the long‐term renter or owner to reserve by sign a single one‐car parking space in front of their home.   Recommendation 17 ‐‐ Building Design: The group encourages the City to engage in stricter design review to ensure that new construction does not damage the 

  29

character of neighborhoods and does not unnecessarily degrade the quality of life for residents in existing homes.   Some neighborhood residents remarked  that new construction often was “boxy” and too big.  Buildings were built to maximize every dimension, from height to front, rear and side setbacks.  While many of these buildings were VRDs, the issue is not limited to VRDs.     Recommendation 18 ‐‐ Enforcement:  The City should take steps to promote full enforcement of all rules regarding parking, landscaping and similar issues in an even‐handed manner and with some assurance that all levels of enforcement are “on the same page.”  ALL CITY AGENCIES NEED TO ENFORCE THE RULES IN A CONSISTENT, PREDICTABLE AND EVEN‐HANDED MANNER ‐‐ Members are clear that if the police, code enforcement and the Municipal Court don’t strictly enforce the rules, there’s not much point in having rules.    There were many stories of fines levied by police or the city and those fines being cut to 10% or less of their original cost once in court.   While troubling if these stories accurately describe the court’s disregard for the system of penalties, even if they inaccurately describe the court, they accurately describe the public’s negative perception of the enforcement of VRD rules and their code‐enforcement and parking equivalents. 

  30

AGREEMENT FOUR – Who can own a VRD & how to get one  Recommendation 19:  Change from Permits to registration;   For vacation rentals in “yes” zones, the process shall consist of registering the rental for purposes of collecting transient room tax.   A permit is not required where the use is allowed.  The ability to rent a dwelling as a vacation rental in a “yes” zone will continue unless the home is deemed by a court to be a “nuisance” according to the law.  The right to operate a VRD may be suspended for failure to comply with rules regarding payment of TRT, inspections, or other conditions attendant to operating a VRD.  Recommendation 20:  Multiple ownership allowed.  Houses need not be owner‐occupied in order to be VRDs.  An owner may own more than one VRD in a “yes” zone.        

  31

 AGREEMENT FIVE – Roads End  Some members of the working group had special interests with respect to Roads End, either because they live there, own property there, or manage property there.  These members took it upon themselves to engage the larger working group in a discussion about Roads End and they reached the following conclusions, embodied as the   

CONSENSUS COMMITTEE “ROADS END” RECOMMENDATIONS 

 The consensus committee acknowledges the following with respect to Roads End:  

1. The Roads End community has long been made up of a diverse mix of owners including: part‐time occupants, monthly rentals, permanent residents and vacation rentals. 

2. Roads End is a unique Oceanfront neighborhood enclave in which all properties are close to the ocean. This proximity to the ocean (and casino) and the unique nature of Roads End are appealing to residents and visitors alike. 

3. All Roads End Owners value their unique community which some view to be a “hamlet”. 

4. The vast majority (if not all) of Roads End has already been developed under the R1‐A zoning.  

5. R1‐A zoning does not currently exist in the City of Lincoln City.  6. R1‐A zoning does not allow for hotels nor has there been much of a historical 

use of hotels in Roads End.  7. R1‐A zoning does allow for monthly rentals, part‐time residences, vacation 

rentals and permanent residences as outright uses.  8. The REIA, which does not represent all property owners in Roads End and is 

only one of a few formal and informal community associations, has adopted the following stance on monthly and vacation rentals (see exhibit 1).  

9. The former Dory Cove property is the only property with a longstanding and recent history of being operated as a use that is not an outright use in the current R1‐A zone. Many residents and visitors enjoyed the former restaurant that operated successfully for many years in Roads End but that would likely be the only area where the majority of property owners would be in favor of a non R1‐A zone and/or use. 

10. The vast majority of Roads End property owners and visitors prefer vacation rentals and monthly rentals to hotels.  

11. The Roads End neighborhood may be changing as some residents age and either change the use of their home from primary to 2nd, 3rd or 4th homes, sell or transfer their properties to third parties or family members, or change a 

  32

former 2nd, 3rd or 4th home to a primary use – nothing needs to or can be done about this as it is the natural course of events for this neighborhood.  

12. Property setbacks, height limits, landscaping and paving requirements are very different in Roads End than they are in much of Lincoln City.  

13. It would be impractical, costly and difficult to require all properties in Roads End to conform to Lincoln City zoning requirements – and litigation risks and costs may be significant if the city were to apply new zoning rules without consideration of the conditions that existed at the time of construction.  

14. The current R1‐A zoning, including allowed (monthly and vacation rentals) and disallowed (hotels), is definable, predictable, enforceable and consistent.  

15.  Preserving the ability to rent a Roads End home on a monthly or nightly basis may have a positive impact on the economic value of Roads End homes.  

16. Currently, in Roads End there are subdivisions and planned developments that allow and disallow vacation rentals in their CC&R’s and/or through their development approvals. There is a consensus that Homeowner’s Associations are an effective means of self‐regulating vacation and monthly rentals. 

17. We see no need to limit monthly or vacation rentals in (Roads End).  However, we encourage properly managed monthly and vacation rentals and see those as an asset to the unique Roads End community.  

 The consensus committee makes the following specific recommendation to The City of Lincoln City:  Should the City of Lincoln City annex Roads End, the City should maintain all county zoning regulations as they exist today (with the exception of the former Dory Cove property which could be restored to its former state as a restaurant and gathering place).   Any current or future subdivisions, Planned Developments, landscaping, setback, and height limits and measurements will be regulated under the county code as it exists today including but not limited to disallowing hotels and allowing vacation and monthly rentals.   The consensus committee also encourages the following items:  

1. Roads End community groups should work together on choosing representatives of a vacation rental and monthly rental company to serve as a liaison between other vacation and monthly rental managers and all Roads End property owners. The intent would be to allow for a central point person to help to resolve any issues, develop policies and collaborate on issues (such as security patrols) that can benefit all Roads End property owners.  

2. Wherein there are nuisance violations or R1‐A standard violations (not including any legal non‐conforming issue) encourage the applicable governing body to implement consistent code enforcement across the board for permanent residences, vacation rentals, monthly rentals and part‐time residences.  

3. Implementation of a central call center (which has a registry of ownership and/or contact information by address) for all properties to monitor, resolve, 

  33

coordinate and enforce civil nuisance violations – e.g., yards or homes which may pose a hazard or are in violation of R1‐A standards, parking violations, garbage, noise violations (including dog barking, car alarms) etc. 

 

  34

 

  35

PART IV      ANALYSIS OF THE AGREEMENTS AND THE PROCESS  Acting in my role as a neutral convener, it’s not my place to say whether this agreement is good or bad in terms of whether it is the best available agreement that could have been reached or whether some other agreement that we didn’t think of would have been better.      It’s not my place to say whether everyone should like the outcome of the process or the recommendations made by the working group.   While I hope most people will like it, some might not and that’s par for the course.   I hope most people will like it because it’s the product of a thorough process, not because I have any stake in the particulars of the outcome.  It’s also not my place to predict whether the agreements and recommendations from the working group will result in fewer problems with VRDs in the future or whether they will enhance or detract from the quality of life in Lincoln City.  The agreements and recommendations might work perfectly or not – none of the people involved in this process can predict the future.   However, as a neutral convener, I can comment about how well the process worked and how well the agreements and recommendations meet the stated interests of the stakeholders and the people who offered testimony.    My clear and heartfelt conclusion is that from a process and negotiation perspective, it’s a very good agreement.  From a process perspective, the meetings and the information flow were wide‐open and inclusive.  There were sufficient numbers of meetings for everyone who wanted to have their say to have their say.  The meetings were of sufficient length that no one was cut off when they had more to say – not once.  The meetings were well‐advertised enough and spread apart enough that no one can legitimately complain that there was insufficient outreach or ability to give input.  At every event or meeting, people were outspoken but civil.  It didn’t feel at anytime like people were holding back from saying what they needed or wanted to say.  People participated very actively.  There were no lull periods or unproductive meetings.  A great deal of activity occurred between meetings.  Many people who stand to be impacted by the outcome of this process became energized and participated in public and private conversations about this matter.    The press covered the event accurately and adequately.  The participants considered a wide range of options – no single option was “railroaded” through the group.  Where ideas were well‐vetted, they were 

  36

sometimes rejected (e.g., parking permits), so it couldn’t be said that once an idea got a head of steam that it’s adoption was inevitable.  Quite the opposite – only the strongest ideas with the most support made it to the final list of suggestions and recommendations.  The employees and officers of Lincoln City were very helpful in making information available to the consensus building team and to the working group,  and they were very helpful in promulgating information about the Project, but the City did not exert any influence whatsoever on the design or implementation of the consensus building process.  They did not suggest or guide the process of putting together the working group, they did not filter or limit the public testimony and they did not make requests or place limitations on outcomes.   The entire process was truly a public event – as was once said “of the people, for the people and by the people.”  The working group was composed of active and energetic representatives from all the stakeholder communities.  From the time it was finally fully composed, the working group was never criticized for failure to include or adequately represent any significant constituency.   For all these reasons (and perhaps some more that may not be fully captured on these pages), I conclude that the process associated with this Project was solid and deserving of respect.  From a negotiation perspective, there were a lot of interests involved in this process, and by and large, they’ve been met.   First, let’s take a look at the results as measured against the interests.  

CREATE SOME “NO” ZONES  ‐‐ done.  Some residents would have preferred more of these.  Some businesspeople would prefer fewer.  While a compromise between these interests, it is a sensible one arrived at after extensive discussion.  DEAL WITH PARKING – recommended that the City stripe and sign and then assess whether a permit system would be an improvement.  REDUCE PROBLEMS WITH VRDs – concentrating VRDs together will help alleviate complaints from neighbors and the “best practices” guide will have a positive effect.  SIMPLICITY – “yes” zones and “no” zones with a simpler regime of enforcement seems to be an improvement.  STABILITY AND PREDICTABILITY/HELP THE ECONOMY – certainty may spur investment (both in VRD and VRD‐free neighborhoods) and the idea of “economic zones” may help.  The economic zone idea is calculated to help the 

  37

economy.  If the view is correct that VRD‐free neighborhoods will attract retirees, there are now several and these can act as tests for this theory.  DO NO HARM – Grandfathering for existing owners ensures that no existing owner’s expectations for his or her own use are harmed significantly.  In addition, the judicious choice  of “yes” and “no” zones reflected where VRDs already are, so few people got hurt.  BE PRACTICAL – Recognizing that a system that allows pulling permits for minor violations was not realistic and that parking was not a VRD‐only problem were both practical and realistic observations.   Dealing with offsite parking as part of a citywide strategy and not treating VRD cars separately follows the recommendations of the police chief and the enforcement officer.   BE FAIR – VRDs are treated more similarly to other similar dwellings in their “yes” zones vis‐à‐vis off‐site parking and landscaping.  Code enforcement is encouraged to bring non‐VRD enforcement up to the level of VRD enforcement.  NO TOLERANCE OF ILLEGAL VRDs  ‐‐ hefty fines will help deter this activity.  FINES SHOULD BE ENFORCED – we recommended that all agencies including the municipal court enforce all fines as indicated by law and that only in situations that clearly and objectively merit reductions pursuant to law should reductions be allowed. 

  Let’s also look at the results through the expressed desires of the various stakeholders.  There are nine identified stakeholder groups.  These are neighbors to VRDs, VRD owners, property managers, hotel/motel owners, restaurant owners and workers, residents of Roads End, the Chinook Winds Casino, other business owners and LC residents who neither opposed nor supported VRDs.  

NEIGHBORS – while some neighbors like VRDs, others don’t.  The new regime allows meaningful choice between living in a VRD‐free neighborhood and one that is not.  Some neighbors wanted to eliminate more VRDs from R‐1 neighborhoods than is the recommendation, but this was a minority view.   To the extent that the pro‐VRD crowd is bigger than the anti‐VRD crowd by an order of magnitude (or two or three – at least as demonstrated by turnout and participation in emails etc), the agreement continues to allow VRDs in LC.  To the extent that the anti VRD crowd wants to put land into a dedicated no‐VRD zone, almost the entirety of the city is that way now.  To the extent that some minority of residents want to create oceanfront reserves without VRDs, there are two now, at either end of town.  

  38

 VRD OWNERS – are allowed to continue to operate their VRDs in “no” zones and are allowed to operate with fewer worries or regulations in “yes” zones. VRDs treated like houses where they are houses and like businesses in other ways (the right to operate is not so tenuous – an angry citizen can’t attempt to shut you down so easily).  PROPERTY MANAGERS – are rewarded for conforming to “best practices” and may benefit from the effects of  clustering VRDs (easier to police them, likely fewer complaints from neighbors).  Livelihoods minimally impacted by reductions in VRDs in “no” zones.  HOTEL/MOTEL OWNERS – may benefit from economic zone model, may benefit from there being limitations on where VRDs can locate.  RESTAURANTS – all wanted to see VRDs along the coast continue to operate without significant reductions in numbers.  ROADS END STAKEHOLDERS – assented to a significant set of agreements.   CHINOOK WINDS – did not indicate any significant interests in this matter, but generally preferred not to limit VRDs more than was proper for the community and the economy.  BUSINESS OWNERS – similar to restaurant owners, wanted to see VRDs continue to bring tourists and tourist dollars to Lincoln City.  “DISINTERESTED” RESIDENTS – showed up in significant numbers and wanted VRDs to continue to thrive in Lincoln City.  Wanted improved parking citywide.  Wanted easy way to complain about violations.   If VRDs were driving up the price of homes in the lower and middle class neighborhoods, now they won’t be. 

 Overall, the set of agreements is a compromise, to be certain.  No one got everything they might have wanted.  However, this set of agreements was the product of a fair, open and extensive process.  It meets adequately (or better) the interests described by the citizenry and the stakeholder representatives and it reflects the majority will of the participants in this extensive process.  By all these measures, it is fair to say that the agreements serve very well the purposes for which the Project was created.   

  39

PART V    COMMENTS FROM WORKING GROUP MEMBERS  

Note: Some of the comments listed below were made in reference to a prior draft of this report. Thus, certain references to pages and paragraphs may have changed slightly between the version of the document on which working group members commented and the one you are now reading.

  40

JERRY BOTTEMILLER  To: Richard Birke  From: Jerry Bottemiller – Member of the Lincoln City VRD Consensus Working Group  I was honored to participate as one of the members of the VRD Consensus Working Group representing the businesses of Lincoln City. I participated in 5 of the 6 meetings and attended one of the Public meetings. I spent a tremendous amount of time discussing issues that arose in our meetings with residents, vacation homeowners and business associates. Much of what I outline here is what I learned from these people. Though I felt the overall process was in the best interest of the citizens of Lincoln City and the working group was an overall good representation of it’s citizens I feel the overall draft represented more of a list of agendas than a consensus of what was actually needed. I understand the need for rules and regulations but the creation of further rules or laws governing how we use our individual lands could more destructive than productive. During the process I expressed my concerns of over‐regulating and that restricting VRD’s would have a negative impact on the economy of our city. I do believe that there is a place in our city for both Hotels/Motels and the VRD homes.  Recommendations 1‐3: I do not agree with and most of the people I spoke with did not agree with the creation of “yes/no zones”. I feel and they felt that it would create property value issues.  Recommendation 4,5: I do not agree with and those I spoke with outside the consensus group did not agree with these two recommendations. If the city does agree to implement a “yes/no” zone program I feel that a home that is currently a licensed VRD that falls into a “no” zone should be allowed to operate as such. This home should be able to operate as a VRD as long as it remains within the ownership of the family and the rules and regulations are followed. If at sometime in the future the family decides to sell this home, this would be the time that the VRD license could not be renewed or the ability to operate as a VRD would not be allowed. But, even this is setting the tone for a lower value for this home. Is this fair?  Recommendations 6‐8: Over all I agree with and support these. I do however as outlined in my opening paragraph feel that for the most part we already have the laws, rules and regulations that cover these issues. It was noted in the meetings that everyone agreed that it’s the lack of enforcement of these laws, rules and regulations that is the issue.   Recommendation 9: I support this. I do not feel that the current method of using the number of cars allowed is at all a good way to control occupancy.  Recommendation 10: Absolutely  Recommendation 11: I do not support the on‐site parking control of “one space per bedroom”. The city has parking regulations in place that already addresses this type of issue. Enforcement is what is needed. I do support the part about the property managers communicating to the prospective vacationers where they can park and what the parking occupancy is.  

  41

 Recommendations 12‐16 I support.  Recommendation 17: I agree with and those I spoke with agree that every property should be held to the same standard. The city currently has building restrictions in place and anyone who wishes to modify or build on their property is held to the same standards. As it is currently, if a person wished to apply for a variance there is a process to do so. Restrictions outside of these current regulations are not a fair application of the current codes.  Recommendation 18‐20: I strongly support.  Agreement 5: I do understand the issues associated with the Roads End area and can see that over the years they have managed to “police” themselves in a manner generally conducive to all. Maybe the city counsel should take a close look at what has happened there in their search for what is best for the city. Sometimes less is more.  In closing, it is my sincere hope that the city council takes this document into serious consideration. There was a great deal of time spent by several individuals on creating this document. Though not everyone agrees with the entire document it is what was agreed upon and is being presented to you. The council will now be charged with creating a solution that will be in the best interest of our city and most importantly in the best interest of the citizens of Lincoln City.  

  42

BUD CHOR   My name is Bud Chor, a full time resident of Lincoln City (LC) for almost ten years and my brother owned the home prior for 13 years. My interest for being a "working group" member has been to represent all of Cutler City’s stakeholders, but not just limited to Cutler City. (I.e. resident/owners, resident renters, second home owners or part‐time residents, second home owners of rental property of which the VRDs are a small percentage.)  As a member of the "working group", I attended all of the meetings except the first public one. I find I cannot support any of the recommendations, as drafted in your report. Below is an itemized summary of my comments to the draft report's recommendations.  Just a quick note: Reviewing the Roads End Agreement (RDA) that was signed by the 19 of the 21 working group members or Stakeholders of Lincoln City (LC). “That is a consensus”. The RDA shows a “uniqueness” similar to Lincoln City. The RDA shows a self‐regulating  theme  that  recognizes  "the  natural  course  of  events  for  a neighborhood" and a  "changing neighborhood as  some of  the  residents age". Both areas  have  experienced  the  same  changes  or  a  "gentrification"  for  decades.  It’s  a build‐up of second home ownership along the beaches and the lake shores of which the VRDs are a small component of second home ownership. This layering of second homes  as  it  concentrates  has  brought  a  variety  of  people  with  different  beliefs, values and life styles into the area.  The proposed Yes/No zones mimic a natural changing of property ownerships, but as the 2010 census shows, it increased during the ten years prior. The self‐regulating of the VRDs in Roads End is what all home and property owners want. There is a hypocrisy in the proposed Yes/No zones by the "working group" members for Lincoln City where these people signed the RDA that stated a self‐regulating theme and turned around and proposed a conceived restrictive zoning boundaries on all property owners.  Now, the areas of the Yes/No zones may be a solution, but it is all in how you deal with the details which there are NONE. Is it the City’s responsibility to legislate these zones or is it the responsibility of the property owners to form an association to place restrictions or CC&R's on their properties, a self‐regulating process. Additionally, the RDA encourages three specific items. There are too many ambiguous inconsistencies with the report.  Respectfully, Bud Chor     

  43

 Consensus builder" project: Draft report recommendations comments:  Agreement 1 Recommendation 1, 2, 3‐ I do not agree‐(See cover letter)   Agreement 1a: Recommendation 4 & 5‐I do not agree‐This indicates that the “No zones" would be agreed to. (See as stated above for recommendations 1, 2, 3.)   Agreement TWO: Subpart 1  Recommendation 6‐I do not agree‐ I encourage those that are affiliated in some way with VRDs (i.e. owners, manager’s, etc.) to create an association with a staffed, 24/7 hour complaint line. While it may be prudent for the VRD owners and managers, It is not the City responsibility to arrange, fund or by a legislative initiative to mandate this be done.  Subpart 2. Recommendation 7‐I do not agree‐It has been shown by the consensus builders process that this issue is not a problem specifically with VRDs and it applies to all housing units in Lincoln City.  Recommendation 8‐I do not agree‐ As there is much to like about this recommendation. While it may be prudent for the VRD owners and managers, It is not the City responsibility to arrange, fund or by legislative initiative to mandate this be done.  I am aware of a couple jurisdictions where a “best practices” manual has been published to provide home owner with VRDs information, as well as, residents.  Recommendation 9‐I do not agree‐The maximum occupancy of a VRD needs to be simple. If you use the standard definition of a bedroom, as a room with a closet, a door and a window, then, yes, it may preclude the occupancy in some VRDs. Newport’s newly adopted rules for occupancy has been commented on to me. As I understand them, the standard defined bedrooms, two people per bedroom, plus two is used. I have seen it in other locations, as 2 per bedroom with the plus number increased per the odd number in the bedroom count. For instance, a five bedroom house would be 5x2 + 3=13 (7bedroom, 7x2 +4=18) and so forth.......This makes accommodations for larger homes. Of course, the occupancy is limited to or subject to limitations of the applicable safety and Fire Codes. In most instances the VRDs in Lincoln City, especially, in residential areas conform 

  44

to this. There are exceptions, but very few in residential R‐1 zones.    Recommendation 10‐I do not agree‐ While there is much too like about this recommendation and there might be flagrant violations. I'm concerned that a home owner may be singled out by a person or small group accusing him of operating a VRD for some peculiar reason. Like, they don't like his face or the color of his house. There has to be a clear way of determining this which protects the property owner/s from “harassment” of any kind.  Recommendations 11‐I do not agree‐The one space per bedroom (i.e. see recommendation 9). The posting of a sign cannot be enforced for off street parking. Off street parking has been established to be a problem all over LC and not specific to VRDs. Much of the problem is that the existing r/w is narrow and off‐street parking in many areas is at a capacity that can interfere with emergency vehicle responses. Those areas that have problems need to be studied and the City may have to find some way to create auxiliary parking in those areas, for not only the VRDs use, but the residents and the public. This will continue to be a problem in some areas. The defining of one bedroom per onsite parking space for VRDs appears to be working well. The newer homes where the driveway or entry point has been defined with a 20' setback or driveways and entry points to the property are defined. It's some of the older homes that have been "grandfathered" by changes to the building codes where there are some problems. If they were not a VRD, the parking problem would still be there.    Recommendation 12‐I do not agree‐ There are many homes that do not have curbs from the street. The lawn or low growth landscaping appears to provide a "cultural incentive to park where ever you can while visiting Lincoln City or the beach. Many property owners, not necessarily VRDs have modified the front yard to accommodate an assortment of vehicles. Over the years and, especially on small lots this practice has been noticable and commented on that the characteristic of the neighborhood has changed. This appears to be a prime element to complaints about VRDs, but it is more hypocritacal because it applies to all homes in LC. The VRDs that I have seen are landscaped extremely well and better than the surrounding homes that are not VRDs. If the VRDs are not attractive they don't rent. It's that simple.  Recommendation 13‐I do not agree‐ Trash problems are a difficult problem. Yes there are two kinds of garbage issue. The first is correctly stated that all VRDS should have garbage service. The second one applies to all on the homes or dwelling units like apartments or condos, etc. in Lincoln City not just VRDs. This is pretty much common sense to the VRD owners and management and they have provided either addition bins or larger bins, but there is the occasion where more garbage then anticipated and/or, it is disturbed by wind, animals, crows, especially when it 

  45

is put out for pickup, sometimes the night before. Fines levied against the home owner, doesn't seem right, if property managers are involved. If this garbage problem were to occur at a monthly rental, the renter would be fined?   I assume the, "(see next section for additional details)" may be a "Typo" or you are referring to a garbage complaint should be brought to the attention of Timothy Novak and fines should be given to the occupant of the property. ?????  What if there is no occupant (i.e. renter has left.) Maybe the managers need to be fined, rather than the owner.  This is so discretionary. Or is it to keep a record of chronic garbage problems at a VRD in which the necessary actions by the City shall be taken to cause the owners and/or the management to be fined.  Recommendation 14‐I do not agree‐ It's a small disagreement. It has to do with Noise complaints should be brought to the attention of Timothy Novak. This issue came up in the "Keiver's VRD revocation of their VRD. There were complaints and the police came and did not issue a citation or make a record of being called and responding. Complaints were shown but there were many questions and they were not filled out properly. (There just was an incomplete trail with the documents in order to trace what really occurred) So it became a matter of who do you believe, the resident neighbor or the owner of the VRD and there management. This all took place in an area where there are anti‐VRDers. This is another discretionary problem. Or is it that a record of a chronic noise problem at a VRD will cause the owners and/or management to be fined.  Recommendation 15‐I do not agree because if refers to the 'Yes/No zones which LC has none at the present time and I disagree with creating them in the previous recommendations.  I agree that under the “NO “circumstances should the right to operate a permitted VRD be revoked. The enforcement shall be with fines, only.     Agreement Three­City wide recommendations parking, building design & enforcement  Recommendation 16‐ I do not agree‐(This recommendation coincides with recommendation 11 comments.) My objection is that “No one” other than the City for specific reasons should ever place a sign in front of their home to reserve a parking space in a public right of‐way. This will lead to problems.  Recommendation17‐I do not agree‐ I would encourage the City to bring a group of 

  46

local professionals (Architects or building designers, contractors, developers, etc.) together into an Architectural Review Board or committee which would discuss the City's building ordinances and how they would recommend making changes to insure that the character of the neighborhoods are NOT affected by newer buildings. Many Cities have done this and it has ameliorated social problems and speeds up the time for approval of projects. This board or committee is strictly an advisory or a liaison between the private sector professionals and the City. This has many economic and social benefits.   Recommendation18‐ I do not agree‐Enforcement‐This is a tricky issue and if not done properly can cause more problems. That's probably why it has not been implemented very well in Lincoln City. Many of the homes or properties have a "grandfathering" because they were built to the pre‐existing codes. There is an inherent culture with a few owners. There are the costs to a few owners. There is the elderly who can't afford to do it. It takes time and persistent. Not force.   Agreement Four‐ Who can own a VRD & how to get one  Recommendation 19‐I do not agree‐Because it refers to the "Yes" zones or establishing these zones. I do like the registration aspect, rather than a permit.  Recommendation 20‐I do not agree‐Again, primarily because it refers to the "Yes" zones or establishing these zones, but I do favor an owner being allowed to have multiple VRDs. Several people have been grandfathered in that have multiple VRDs; just like monthly rentals many people have multiple rentals. Nothing new, but the "Theory", directed at VRD ownership, (i.e. it would bring neighborhood communities back) keeps circulating. A fallacious argument.  All you need to understand it is the 2010 census information. There were a couple Newsguard articles on it. (Housing units=6025: 60.5% occupied and 39.5% vacant= 2380) Now I estimated a number of years ago that LC was 66% second homes. (Define second home ownership‐ monthly rentals, homes used exclusively as second home (seasonal use) of which the VRDs are a very small subset of second home ownership) I asked, the City Planning Department, one day about three years ago. The answer was, “We just completed that study and it is 68%". Okay whether it's 66% or 68%, let’s use the 68%=4097. Close enough. A big number. (4097‐2380=1717 monthly rentals). Vacant homes can be assumed to be exclusively second home usage. Looking at LC, geographically, it is 8 mile long and less than a mile wide with a highway through the length where the businesses are. The ocean beaches and the lake shores on either side is where you would expect the second homes to concentrate. The 1967 zoning map brought up this area to be zoned RR. The Yes/No VRDs reflects this dispersion of second homes. The previous map for the density of VRDs shows them concentrated immediately along the beaches and the lake shores, where you would expect them to be.  

  47

Whether you own one or many and they are run well, maintained properly, physically blend with the character of the neighborhood. There is no reason to preclude, multiple ownership of VRDs.  Additional Comment: Your draft report shows the issues such as parking, garbage, noise or nuisance problems and a consensus within the working group. Even the VRD person hired by the City and the police chief agree that VRDs are not a problem. These issues pertain to the whole City, but they have been used selectively against the owners of VRDs. Why are VRDs being selectively discriminated against? There is evidence that building criteria and paving front yards being selectively directed at the VRDs and should be addressed to the whole City. All of it shows "Inverse Condemnation" by opinionated intolerance, “Bigotry”. 

There is a substantial amount of fear with multiple ownerships. From the whole beach frontage will be VRDs to the costs of housing increasing (All fallacious arguments). It reminds me of the old Chines proverb, again, "Three men make a tiger", or "If many say so, then it is so", "argumentum ad populum".       Agreement Five­Roads End  The roads End agreement      If you got this far reading my previous comments, then I don't have any more comments.    In Conclusion: This layering of second homes along the beaches and lake shores has brought a variety of people to the Lincoln City area, as it moves inland, into the neighborhoods bringing different values, beliefs and life styles. A "cognizant dissonance" with complex "confirmation biases" towards VRDs has emerged into a "Log jam of self‐interest", a "double‐bind" throughout the City and the area in the UGB. It doesn’t appear that anyone, even the City's leaders are able to understand the problem because of the complexities with the ordinances or laws that exist, or are being proposed, and their interpretations. It has become systemic in that the governing body has an "ideology" or is "goal driven", out of sync, that puts it at odds with the majority of the stakeholders in "Cross Currents" of emotional divides.  It is inexcusable whether it is a “learning curve” or  “goal oriented” to have gone on for so long a time. 

  48

 

 BRAYDEN CRISWELL  My name is ‐ Brayden Criswell, I represent only myself and do not, as I've made clear at the "working group" meetings, represent Roads End owners or the Roads End Improvement Association. I'm speaking as someone living outside Lincoln City and am not in any way acting as a negotiator between Roads End and Lincoln City. I joined the "Lincoln City VRD Consensus Building Project" as a disinterested observer and nothing more.  I attended all the working group meetings.  I think the report represents the proceedings of the meetings quite well.  It was very easy to read/comprehend and covers the full range of issues.   I can only respond in the abstract because I'm not a resident of Lincoln City. From my perspective this report seems fair to all relevant parties. There are of course compromises to be made on the "pro" and "anti" sides, but nothing else is fair. It very well may be that all I can offer as a detached observer is that considering how complicated and contentious this process and it's outcome will greatly impact some people I think this report is as good as it can be. Of course it remains to be seen how the City Manager directs the City Council to respond to the report.  Brayden Criswell 

  49

CAROLYN GANSCHOW   I read and digested  the report  and found many things that I do not agree with and do not remember "voting" on   So I do not feel that I am a part of the "consensus"!  I had hoped that  the faciltator would enlist some of the academic resources you named in your rfp reply to develop new ideas ‐ paths ‐ redirect emphasis on others ‐ help to model some better ways of living and governing in LC.  I had hoped that the old model of might ‐ and money ‐ makes right would not prevail.  When I see that 90% or more of ocean view is commercial I feel that time and money were wasted.  I have listed in page order some of my thoughts and objections.   P6   no one could be contacted because the owners refused to make public their name...because tjey did not want to be bothered) P7 second paragraph When the city... I remember only 1 ‐ called a zoning overlay was based on where ‐ and what ‐ the commercial interests wanted (and TRT) so was based on what was on the water! P10  first paragraph   workers in the VRD industry ... for the sake of balance an addition of something like ... and residents who did not like the trash, noise and parking thye felt was engendered by tourists... P14 first sentence ‐ "truncated" ‐  I don't remember , but sometimes I don't  remember...      What election showed their preferred choice...         last paragraph  ...had reached a substantial consensus....   Jon and Kip made that map by themselves ‐ without any inputs from others in the group ‐‐  and at the morning meeting when they drew it for some members of the WG  ‐  it was not possible to see through two bodies drawing on the wall across the room   ‐ what they were doing and especially no time to think about it ‐ and then it was published for the public ‐ without any agreement from  a large number of WG   It should not have been public until many of the WG had seen and commented on it.  Our group wrangled over lines  ‐ AND in that wrangle  it was agreed that Bard hgts and Bard Loop would be a "NO" area ‐ ‐ because some of it is not developed yet and one house is for sale.  It offers ocean views if developed properly and at whatever price buyers decide.  I believe I talked about this in a larger WG meeting ‐ so it was not just agreed to in our small group.   P16 second paragraph  ...clear to most observers of the public side..(?) that the public mostly favored keeping...(?)    What observers ‐ were they surveyed?  did they vote?  If they really exist do "they" truly represent the "public" ?  These statements are assumptions  on the part of the facilitator.  When the hall is packed with VRD managers,  owners, and their employees this kind of result could be expected.  Is "right" or "good" or "wise"determined by numbers ‐ or is there some other test?         #3 It seem to me that this complaint ‐ subject ‐ was not within the scope of this group . P18  ...allowed to operate without significant restriction... VRDs can not now nor can any citizen ‐ and I hope future VRDs and citizens ‐ operate without significant restriction ‐ we have many restrictions in our zoning!!!  Civilization can not thrive without rules.  

  50

         Recommendation 2 ...How do you define "economic sense"  a lot of people define it as profit ‐ the most, biggest profit ­  that isn't always what is the best for the most people or the city  next to last paragraph ...a large majority of the group objected... Again , what could be expected when the group is composed of people who have a dollar interest in tourists‐ this is not a group of citizens who represent the whole community of LC  it is a group interested in profit ‐ not livability or the rights  of others.             last paragraph ...promoted retiree relocation ... is very shallow and would not stand up to critical thought ‐ (think motels ‐ campground, relatives, word of mouth ‐ )  it is a stretch of credulity to say everybody is a visitor ‐ or a resident ‐  not everybody in the group agreed P19 ...following the statement above ...most retirees were renters...   Please replace most with some.  ‐‐  needs some evidence to support it, not just comments from VRD related people.             middle paragraph...is this redundant ‐ was it said earlier?  nevertheless maybe needs to be said again. P20  first paragraph ... relatively few retirees... this was said by only one or two VRD people and is only speculative ‐ there is no evidence to support that contention.  This one neighborhood, that may eventually be VRD free "NO" zone, is populated by a number of retirees and others who plan to retire to their second homes here, some retired or semi retired that live here part time, some who always wanted to live by the ocean ‐ and now they can.   Of all the houses sold in this area in the past year I know of only one (1) that say they would consider VRD if they needed to.            the "map"... south of Lincoln Star Resort....all "no" zones are EAST...there is no provision WEST for "no" zones.  If "yes" zones are colored in one color on the map the commercial "yes" zones will encompass the whole of the coast ‐ ocean ‐ south to the single "no" zone.  While the mostly retiree residents contribute half of the income in LC, commercial (think VRD) own the whole thing most appealing in LC ‐ ocean view.  That means that all future home buyers must live with VRDs or live inland.  Is that a good choice?  The same is true of the really diverse, delightful neighborhood of very eclectic homes in Cutler City  ‐ no ocean view for "no" zone residents. P 22  recommendation 4 ...  ..I would like to see the phrase ...or five (5) years added.  Since the current statement  was agreed to as part of a bargain ‐ which was not upheld by the other party  I am free to add any stipulation. P24  last paragraph third word ..and..remove.     I question of how the log of drive‐by (is drive‐by enough) is verified. P25 add ...or forfeit  payment...at the end of first paragraph. ....the city should support...Please remove the specific names of WG members ‐ the recommendation should not be limited ‐ it should be a committee like any other in the city     the  last sentence on the page...BOCA regs may not coincide with the configuration of bedrooms in private homes ‐  how can a half or threequarters  of a bedroom be made to fit a square feet criteria?  Perhaps some different wording incorporating both criteria...  I have strong reservations about two people in 840 sq ft  how can there be 6 people? 

  51

        Recommendation 10 ...and a third infraction.  change to ...within 5 years   Who will enforce this and support it  ‐ and what  kind of evidence, what philosophy of evidence? P27 Recommendation 13  last line... and not the renters...  I have seen that often the renters make the mess ‐ this needs some further thinking and rewording         Recommendation 14 ...What is the mechanism to accomplish  this P 30  Recommendation 19  Change from Permits to registration:... This is not a workable notion ‐ ‐  And next paragraph  ‐‐It is questionable that there is a  ...right to operate a VRD...     Is there a "right" to engage in business?  What is the difference between revoked and suspended forever?  Is it advisable that business tells government that the business will operate.  ?  Given the evidence of the current "map" coloration it suggests that VRDs already exert too much weight on how the city is to be governed.  To help insure VRDs are properly operated in appropriate areas permits are necessary ‐ as,too, is revocation of permit for violations.          Recommendation 20  There should be a limit on the number of VRDs owned by one person or group or business in order to prevent one entity from exerting too much influence ‐‐... P31   first paragraph last line remove redundancy.  I was not a part of this section and do not support or agree with it.  It seems unwise to me to prohibit the city from certain actions ‐ because I'm not convinced this group has the authority to do so and because I think there may have to be some agreement between city policies and  codes and Roads End governance in the future I'm not convinced that this section is within the scope of this endeavor P37  first paragraph  ... there are now several (VRD free)...  There are only two ‐ one is a 3 by 2 block, medium priced pocket of mixed residents and landscape styles; the other a gated community of quite large, upscale expensive homes. This gated community would be very unlikely to allow VRDs in their area.  To call the notion that people will buy in a "no" VRD" zone is not a ...theory... and to couch it in that way makes it seem less tenable ‐ believable ‐ .  There have been several houses sold in this little  "no" area in the past year and only one  has suggested they would consider being VRD.           second paragraph ...judicious choice of "yes" and "no" zones ...is an incorrect summary of events ‐ as has been pointed out the "map" was developed by only two people and in later discussions a few small changes were allowed in an effort to preserve a tenuous agreement.  The "map" makes very little change in existing conditions.  Anybody could have drawn a map the describes current conditions and it would differ very little from this new map.              BE FAIR...  increased   code enforcement ...non‐VRDs ..up to the level of VRD...Suggests I would be asked to plant a tree in my yard ‐ I don't want a tree!.  Landscaping and architectural styles are very individual ‐ varied.  That variability needs to be encouraged to develop and maintain an interesting cityscape.  The businesses that buy and build only for the purpose of creating a VRD are the ones that need codes to be enforced ‐ because they want to spend the least money on their investment so it can make the most profit.l    Tying landscaping of new homes to VRDs is a way of making code more onerous in the hopes that the home builder ‐ 

  52

and enforcement ‐ will go away ‐ so they do not have to make their yards look like the rest of the residential neighborhood..  It's a red herring.  The landscaping "requirements" need to be refined to better reflect the desired end result.           Stakeholder groups  Not all of the groups listed may  have understood what the questions were to be resolved and what actions answers would indicate.  There was a decided lack of 2nd home owners and of course, it was impractical to get new buyers. Many, many people thought the effort was about eliminating All VRDs.   Those people who make money from VRDs  were concerned about seeing their  livelihood  disappear.  I and others saw the effort as a question of what is/was the appropriate area in which VRDs belong ‐ and perhaps in what number.   Some "pro VRD" interests "encouraged" their employees to attend and speak at the meetings to elicit sympathy for them and their jobs ‐ and their employers and to make the "majority" look larger.  That did tende to make the "majority" seem large ‐ but for what reason ‐ what was the point?  Do many businesses care what area of the city VRDs are in? Even if some areas of the city do not have VRDs they will still exist and the businesses will not lose.  But to include those businesses  in the WG  provides a larger "majority".  The money is the same money whatever geographical part of the city it comes from.             Neighbors...regime...    The word suggests finality.  The ...meaningful choice ...is extremely limited ‐ between two widely different , limited in  price point and house size areas. ...To the extent ... anti VRD crowd wants to put land into a locked up no‐VRD zone, almost the entirety of the city is that way now.  ...I believe the case is just the opposite ‐ almost all the city is open to VRDs at present              Restaurants all wanted to see VRDs along the coast ...  VRDs not on the coast  ‐‐not part of restaurant patrons?  It is expected that restaurants would not want to see the number of patrons decrease.              "DISINTERESTED RESIDENTS ‐ hardly!  If they had been disinterested they would not have been there.              Overall the set of agreements is a compromise...NO‐  it is difficult to call it a "compromise" when the report gives the "pro‐VRD" people LESS oversight than exists currently  and the "pro‐neighborhood" people greatly less than they have fought for for years.  It does reflect the will of the majority of the participants ‐ ‐ since considerable care by the "facilitator" went into making sure the "pro‐VRD"  member representation on the WG was hugely larger than the "pro‐neighborhood".              By all these measures, it is fair to say the agreements serve very well the purposes for which the Project was created ‐  if the purposes of the Projects were to allow nightly rentals in almost all of LC ­ uncontrolled HOUSE­TELS in any area ­ commercial businesses in any neighborhood.   It would seem that the purpose  was pre‐determined.    This report could have been written prior to any time and money spent in meetings and hiring a "facilitator"  ‐   simply by interviewing VRD managers, owners, and trades people who make think a  large part of their income is from VRDs ‐ ‐  and then quoting them and portraying  them as representing the majority of LC.  But 

  53

majority should not be equated with "right' or "good" and will not necessarily help the city to prosper.    If the direction of this report is followed it means that LC residents are the lesser citizens and can not enjoy the view that strangers are afforded.   They are to be relegated to inland properties.  As a participant and a witness in this project  I do not agree with any of the conclusions in this report .  Carolyn "Carrie" Ganschow    

  54

STEVE GRIFFITHS   My name is Steve Griffiths.   I am retired, and I represented full‐time recently relocated residents.   I was a member of the working group for the Lincoln City VRD Consensus Building Project.   I participated in five of the working group meetings and also attended several of the public meetings.   I support the agreements reached in this process. In particular, I support:  

1) the creation of VRD‐free zones for retirees and permanent residents, and clustering VRDs where they make the most economic sense;  

2) creating and staffing a 24‐hour complaint line (doing so would help solve many problems associated with VRDs); 

3) stiff and enforceable fines for offenders; 4) the creation of a “Best Practices Guide for VRDs,” in particular more stringent 

regulations on staffing and oversight of VRDs by property managers; 5) using health and safety standards to define maximum occupancy for a VRD; 6) more signing and stripping on streets city‐wide to promote safer parking 

situations; 7) encouraging the City to engage in stricter design review to ensure that new 

construction does not damage the character of neighborhoods (I suggest that the city also offer incentives to developers to restore older homes); and 

8) much greater attention by city agencies (particularly police and code enforcement) to enforce rules in a consistent, predictable, and even‐handed manner. 

  

  55

ZACH JOB  Mr. Birke,  My name is Zach Job and I support this report as a good compromise.   I have lived in this town for 20 years and graduated from Taft high school. I currently work as a waiter at Kyllo's restaurant. In my position I interact with a variety of visitors and locals and I had not previously heard that there was any negative sentiment towards vacation rentals. I believe that Vacation Rentals help support the local economy including my own service job. I also know that vacation rental guests frequently visit local restaurants including Kyllo's. The owner, Craig Kyllo also believes his business benefits from vacation rentals. It seems logical that many vacation rentals would want to concentrate near the ocean, an area that most residents of Lincoln City could not afford to live in regardless of whether or not vacation rentals are located there. While I don't think this plan is perfect I am willing to accept this as a fair compromise.  Sincerely, Zach Job 

  56

DIANE KUSZ  My name is Diane Kusz.  I have been a resident of Lincoln City for 18 years and am in favor of vacation rentals and the positive impact they have on the business in the outlet center and this town as a whole. I am willing to accept the compromise reached by the majority of the stakeholders.   Through my position as manager of the Tanger Outlets I feel that I have a good pulse of the town and understand the economics of Lincoln City. The existence and success of the center shows the power of consolidation of similar economic enterprises. Most tourists are attracted to ocean front and areas near the ocean.  Since most residents including my employees and myself do not live on ocean front property it seems obvious that vacation rentals need to continue to be allowed there (in addition to other areas).  Thank you to all who worked hard to bring some compromise to this delicate issue in our community.  Sincerely,  Diane Kusz, CMD General Manager Tanger Outlet Lincoln City

  57

JON OKSENHOLT  My name is Jon Oksenholt.  I attended all of the working group meetings. I support the series of compromises contained within the consensus report.  I represent full‐time residents, the business community, property managers and Roads End.   I was born and raised in Lincoln City so I have a long history here and truly care about this town.     I believe that the report is a fair, reasonable and appropriate compromise. Additionally, the report accurately reflects the consensus that took place amongst working group members over the past several months.  While I did not get everything I might have wanted out of this process, I think no one did, and that the compromises we reached meet everyone’s needs pretty well.  After implementation of this compromise there will be a smaller area for vacation rentals and the vacations rental community and the residents can have more certainty, definability, simplicity and predictability.   I have had time to discuss the general compromises with other community members who were not part of the consensus group. During my discussions with fellow citizens I have come to believe that restaurant owners, hotel owners, business owners and full‐time non‐vacation rental owning residents such as my father generally support the consensus that was reached. While each stakeholder group may wish for slight adjustments, I believe that the document as a whole is sound and reasonable.   There’s one idea that I’m not fully on board with anymore.  While I originally strongly supported the call center I currently believe that there may be other more efficient and realistic ways of achieving the same goal including some of the suggestions contained in the report that may not have been discussed or agreed on within the larger working group.   Perhaps tighter regulations on property managers might result in no need for a call‐in center.  In the past I have seen contentious issues cause irreparable damage in this town. For that reason, I was an early supporter of Mayor Anderson’s idea of using mediation to solve questions related to vacation rental homes. After going through this process I truly believe that this is a great way of uniting rather than dividing our citizens.   Throughout the meetings it became clear that many residents prefer vacation rental neighbors to monthly rental neighbors and that well managed vacation rentals are an asset to the community. It also became evident that while vacation rentals are not the biggest issue facing Lincoln City in the eyes of most residents, there were some strong and diverse views that made compromise difficult. Fortunately, at the end of the day, there was a clear majority of people who participated in good faith and came together to agree on a solution that involved compromise amongst all 

  58

stakeholder groups. I hope to see this spirit of cooperation between those with differing viewpoints continue as we face other current and future contentious issues within the city that we all care about.  Sincerely, Jon Oksenholt  

  59

  CAROLINE PLUMMER   Much of the area near NW 39th Street has (1) historically had many vacation rentals, (2)  had a motel (before it burned down), and other commercial uses in the past, and I can’t think of a more appropriate area to be designated a VRD ‘yes’ zone than adjacent to a hotel and near a casino.   I distinctly remember the group agreeing to allow heirs to ‘back fill’ the period between the death of the owner and one year afterward, or until the last existing reservation at the time of death, whichever comes first.  The reasoning was that an heir who wanted to do the right thing by honoring existing reservations could find him/herself in a financial crisis if he/she couldn’t rent the home and generate revenue in the meantime to cover utilities and other expenses.    If the owner or manager has advised the guest of occupancy and parking limitations, the owner or manager should not be responsible for renters violating them.   The drive‐by requirement may have been suggested by someone as a ‘best practices’ point, but the way this is written sounds too much like an edict and a requirement.   This was not agreed upon.  Would an owner who rents his home out on his own be required to do regularly schedule drive by’s?  No. 

  60

 

 

DAVE PRICE    After the initial May Workgroup meeting (which I did not attend), my name was added to the list of suggested Workgroup members. I attended the June meeting and all those thereafter, representing the “business community.” I first moved to Lincoln City in 1996. I’ve owned two homes in NW Lincoln City over the years, but now reside in Otis. I had been skeptical of this process from the outset. I know firsthand how passionate folks on both sides of this issue can feel:  On the one hand, one needn’t be an economist or a mathematician to appreciate the impact the city’s VRDs have on the local economy. The communities that today make up Lincoln City were all founded on travel and second‐home ownership. If you doubt that, visit the offices of The News Guard and peruse old, yellowed issues of its precursor, the Beach Resort News. As for the other hand – In 2000, my wife and I were kept awake by VRD guests in a nearby house in Lincoln City late into the night… we could have used some sleep, as our daughter was born the next day. Noise, trash and parking are all understandable concerns, and it’s easy to assume that no one who deals with a poorly managed VRD in the neighborhood would ever want to collaborate with VRD owners or managers in a process such as this. However, Prof. Birke was able to achieve the impossible. He created a cordial and professional venue in which everyone was able to hear, and be heard.   On balance, I applaud the effort and endorse the findings of the report.  I question Recommendation 15, in that it prohibits revocation of the right to operate a VRD. For a chronic policy violator, the city will need rules with teeth.  There are plenty of issues set forth in this report that are difficult for me to come down on strictly a “yes” or “no” side, given the fact that the very nature of the group meant it wasn’t designed to iron out every detail. There’s a great deal of area left grey by necessity. That’s where the city council, even though it has bought a tremendous amount of groundwork and progress through its investment in Prof. Birke’s team, will have to earn its keep. Among the issues the council will have to tackle even if it accepts this report’s overall findings, are: 1)    • The 24‐hour universal line. Over time, VRD representatives on the Working Group cooled to the idea, preferring to leave the individual managers and the police answering calls as appropriate. However, this ignores the overwhelmingly positive comments members of the public repeatedly gave in public testimony in response to this one idea. And, anyone living in a VRD‐Yes neighborhood with more than a couple of VRDs in the area will greatly appreciate having one number to call, as opposed to a kitchen drawer full of business cards and brochures, in the event of a late‐night noise complaint or other problem. 

  61

2)    •  Occupancy: The BOCA recommendation is a good starting point, but I predict this issue will play a bigger role in ironing out an official VRD policy than it did in the Working Group process. 3)    • Parking: The committee was right to note that VRD owners and guests should be subject to the same parking rules and restrictions as city residents and guests. The striping and signing project the group suggests would likely be a significant undertaking. Finally, it all comes down to enforcement. Whatever the rules, they’re meaningless without enforcement. If the city values the economic impact of VRDs, it must invest in the staff and resources required to make sure the industry is managed in a way most amenable to neighbors.  Dave Price 

  62

BARRY RICE   My name is Barry Rice; our family owns a vacation home in Lincoln City.  We live in Portland, Oregon.   I am a member of the Lincoln City VRD Consensus Group.  I represent the out of town vacation homeowners.  I participated in all scheduled public meetings held for the purposed of listening to concerned citizens about VRD’s in Lincoln City.  I participated in all VRD Consensus Group meetings held in Lincoln City.  I support the agreement reached in this process.  I have read the final report outlining the group agreement reached by the Consensus group during its meetings and discussions.  The agreements reached and outlined in this report will result in a positive “going forward” for the City of Lincoln City if they are adopted by the City Council and memorialized in ordinances that reflect these agreements.  I am confident that VRD owners and their local property managers will abide by the agreements.  These agreements and resulting ordinances will assure our neighbors privacy, peace of mind and the continued enjoyment of our beach community.   I want to thank the members of the Lincoln City community who participated, the elected officials who convened our group, the public servants who provided information to our group that we could not have received from any other source that helped all members of the consensus group make compromises that formed these agreements.    My special thanks to Mr. Richard Birke and his capable assistants/students from Willamette University Law School, they organizing our listening post, taking down the cares, concerns and arguments.  They reported accurately what was said and what was our next step.    This has been an experience I will not forget.      

  63

ROGER ROBERTSON  I wanted you to know how much I appreciated being part of the process that hopefully will bring to a conclusion a real issue in our community.  Your continued push for consensus was appreciated and needed.   Thank you for hearing the concerns of those of us without a position in the process.  I am pleased you and the rest of members heard my plea for equal treatment for all.   Garbage, noise, parking are all issues plaguing all residents not just those near VRD’s.   I would gladly trade  a VRD for what I see across the street from my home. I am very pleased with the product that will be presented to Mayor Anderson and City Council.  I  would expect they will put into practice that we have ground out in numerous meetings. Sincerely Roger Robertson 

  64

CAROL RUSH   My name is Carol Rush. I represented the residents in my area. I was a member of the working group for the Lincoln City VRD Consensus Building Process. I participated in 6 of the working group meetings.  I was added after the May meetings. I support almost all of the Consensus report.  I especially appreciate that Professor Birke has made specific suggestions for improvements to the city parking situation and that he has suggested specific wording and penalties for infractions of suggested VRD rules. The only thing I have serious concerns about is showing Lincoln Shores as a VRD free area.  I believe that is tribal land, and as such, no matter what is decided by Council, we have no authority over that area.   That said, we  only have one oceanfront “No” zone and that’s Taft Heights.  I still strongly believe that the area between NW 34th and NW 39th should be VRD free east of Keel.  The number of students outnumbers the VRDs by about 5 to 1.  This is a residential neighborhood and best serves familiesThat area has 51 students who ride the school bus and only 11 VRDs (east of Keel), which is evidence that this area is full time residents and not mostly vacation homes.    Thank you for the work you’ve done.  It was monumental.  Carol Rush 

  65

GENE SCRUTTON    My Name is Gene Scrutton.    I was a member of the working group for the Lincoln City VRD consensus Building Project.   I  participated in all the meetings.   I tried to represent VRD owners, VRD Managers and Motels.   Thanks for the report.   I thought it was thorough , accurate and fair.    I support the following agreements but with slight modifications:  1. Drive Bys required for VRD's‐    A practical minimum would be 1 drive by per day for off season on weekends only, all holidays and everyday during Peak season.   2.  The 24 Hour Call Center‐  There are more than enough resources for reporting complaints & emergencies for VRD's and monthly rentals.  Tim Novak for non emergency ,  the local VRD 24 hr contact , Police for emergency, and city code enforcer  (Janelle Templeton).   3.  Occupancy for Vacation Rentals‐    I strongly feel that  VRD's built before 1965 ( acommodating 10 or less)  should be exempt from the BOCA rule.  If not , the financial incentive is to tear down and build new "mega homes".  All group members I spoke with agreed  this should be included in recommendation # 9 (not a suggestion).   It was an honor to work with every member of the group and I meant lots of new friends.  Everyone had the same goal in making Lincoln City the best it can be.     

  66

 

JOHN SKIPPER 

 

  67

GORDON AND SUSAN WALKER  My name is Gordon Walker.  I attempted to represent residents of Lincoln City regarding the VRD issue in 6 Working Group sessions and many, many hours of sub group meetings.       The Pro VRD working group (PV) was comprised of Jon Oksenholt, Carolyn Plummer, Gene Scrutton, John Skipper, Debbie Williams and coached by VR consultant Doug Coates, (http://vrnrsp.blogspot.com.au/ ). They requested and received all current R‐1 zones moderately to heavily occupied by VRDs.  The exception, due to smaller VRD occupation is Taft Heights, some residences close to the highway on the west side and R‐1 zones on the east side. Less than 1% of the current VRDs have been affected in R‐1 zones and then, only when the owner dies or sells. Therefore, no immediate relief has been provided to citizens who purposely bought into R‐1 zones expecting a secure (neighborhood watch) type neighborhood.   The Pro Neighborhood working group (PN) comprised of Carrie Ganschow, Steve Griffiths, Carol Rush, Kip Ward and I requested additional VRD free land during the map drawing at City Hall. Although granted, it never made it to the map and was lost.  An additional half block of land throughout all R‐1 zones was granted to (PV) and was not lost. I believe if the original intent of the map was followed, it would have made a positive impact on retaining family friendly neighborhoods, especially in N. Wecoma Beach.   The (PV) requested and received “unenforceable” rules be replaced by better management from property managers or self managed owners.  There are three property managers that will abide by the Best Practices Guide as they currently already do.  Unfortunately for the City, two out of three will take on no further VRDs.  That leaves one viable company; the rest won’t do drive by’s, or evict trouble makers as their own on‐line policy’s currently promise.  I’m fearful we have put the fox in charge of the majority of the hen houses and gone backwards instead of creating positive help for the neighborhoods.     The (PV) have requested (in the name of fairness) and received, that the current landscaping requirements be dismissed.  They feel VRD businesses should be treated the same as the residents.  That dismissal equals more cars, more traffic, more people, more noise, and more garbage in residential zones.  This was one enforceable rule that was starting to work to cut down on overcrowding and traffic. It has been replaced with a rule that VRDs can have as many cars that can fill a driveway, without thought to safety should there be an emergency evacuation.   The (PV) have requested and received VRD occupancy be determined by BOCA standards. BOCA uses occupancy based on square footage ONLY to accommodate the welfare of large and extended families living “full time” in one house.  http://rhol.org/rental/occupancy.htm  The discussion did not take on other aspects 

  68

of BOCA’s standards such as bathrooms needed in the same square footage.  HUD states two adults per bedroom is safe and is used as a basis with VRD Ordinances in other cities.  FYI, BOCA also classifies transient rental dwellings together with hotels and motels so in the name of fairness, the same rules and licenses that apply to hotels and motels, should apply to VRDs.     Although the “hot line” is a positive idea, it will be too expensive for the City to implement.  However, eventual VRD clustering could possibly decrease complaints because it is “an unwritten rule” VRDs don’t complain about other VRDs.   Identifying VRD OK from VRD Free will finally force Realtors to let prospective home buyers know the actual status of their chosen property and that is a great change in the right direction.   It seems the “rights” of some people to ignore the zoning laws by putting their commercial VRDs in R‐1 zones over rode the rights of those who followed or wanted the chance to follow our Ordinance by being the primary occupant in their VRD home.  These owners rarely caused disruptions and continued to be a neighbor as opposed to the commercial VRDs.  I am sorry there was no way that law could have been enforced.    It seems we did nothing to address safety and cleanliness; there are currently licensed VRDs that contain exposed wiring, septic tank backup, broken windows, egresses painted shut and filthy conditions.  Their owners and property managers don’t turn them in.         It seems like we did little to help the VRD OK zone homeowners by doing away with enforceable rules and revocation.  Will sweeping these problems under the rug bring the City together or force it further apart?   It seems like current citizens in VRD prone neighborhoods should have been surveyed in their homes. We all have been taught that talking against VRD’s (in public) is unpatriotic to the City’s survival.  Just move away if you’re not happy.  And unfortunately, they do.     It seems like we should have remembered that TRT remitted by VRDs in  R‐1 zones is miniscule and is not the reason the City will financially fail as advertised by the LCVHA.         This Consensus project and working group was selected to bring all sides together to troubleshoot VRD “problems”.  The (PV) felt and portrayed there were no problems, except for too many rules. My wife was threatened at the last meeting by a (PV) who demanded nothing had better change from the last meeting forward to council’s final decision.  This threat is disturbing given our goals to bring all sides together.  However, respect and friendships were made and/or strengthened with other (PV).   

  69

  I feel the report itself was well written with what you witnessed and I believe we are further ahead in healing the City if the property managers and self managers of “trouble making VRDs” can be eliminated.  I believe our wise City Councilors can take it from here to complete this job once and for all.      Sincerely submitted,     Gordon V. Walker 

  70

KIP WARD 

 

My name is Kip Ward and I attended all of the meetings. I support your final report. I represented the hotel owners and I supported the residential people who are in opposition to VRDs in general.   I did not get close to what I originally wanted; which was no VRDs anywhere except for commercial and mixed use zones and for VRDs to be required to meet the same government licensing and standards that are required of hotels and motels.   I felt that we were out numbered at the beginning and that we received very little support in the way of testimonials from the neighborhoods or from the hotel/motel industry. I'm not blaming anyone and it is clear to me that simply put, you have to "play the hand that you got" not the hand that you wish that you had. I'm certain that if the room was full of angry hotel people, and disgruntled residents then the outcome would have been far different.   I think that some people on both sides have feelings that are so deep that they are looking for some sort of reckoning. Clearly that is not going to happen.   What I hope is, is that the majority of us have traded bitterness and animosity for new relationships that will foster cooperation, compromise, and collaboration. That's the real prize, if truly we are fighting for the best interests of our community. In my opinion that is better than a room full of angry hotel people and disgruntled residents. I feel like we have all won.  Your plan, while probably not perfect, does remedy many of the problems associated with VRDs without being punitive.    Thanks, 

Kip Ward Historic Anchor Inn      

  71

DEBBIE WILLIAMS   My name is Debbie Williams and I reside at 2625 SW Dune Ave, Lincoln City, Oregon.  My primary representation is owner managed VRD's, but I also represent residents and business owners in town.  I was a member of the working group for the Lincoln City VRD Consensus Building Project and I participated in ALL public and ALL working group sessions including many impromptu additional meetings of stake holders.     I support, in the interest of consensus, the agreements reached in this process with the noted changes I provided above.  I would include all of SW Coast from SW 24th to SW 29th in the "YES" zone however, as many of these homes were built specifically to accomodate VRD's with smaller closets, less storage, etc.  My one additional thought is that the 24 hour monitored phone line should be handled by the police as they are already staffed 24 hours and could be provided with names and phone numbers of VRD owners and managers to direct non‐emergency complaints to them.  I feel it would be an undue burden on the city to pay for 24 hour staffing of an independent call center.   Thank you again for all your hard work and time in helping our city come to hopeful consensus. 

  72

APPENDIX A  MAPS OF THE “YES” AND “NO” ZONES  See attached PDF files.