Visión general sobre la Modernización de la Gestión de la OEA para la CAAP:15 de julio de 2014

julianmurrayconsulting@gmail.com

Planteamiento general

Nine work areas

Four time phases

Several items sequenced after Strategic Vision, and after new SG appointed in 2015

Presentación de hoy en cuatro secciones

Fondos específicos y liderazgo

Partidas presupuestarias actuales para 2015

Partidas de gastos de capital para 2015

Mirar hacia hacia el futuro, al año 2016 y más adelante.

Gestión de Fondos Específicos (1)

Reducción de proyectos pequeños con fondos específicos con alta carga de gestión

No. % $ %

o 375 52% 0.0 0.0%hasta 50.000 154 21% 2,107,765 3.4%Hasta 100.000 69 10% 5,107,227 8.2%hasta 200.000 56 8% 8,020,964 12.9%hasta 500.000 35 5% 10,549,994 17.0%

hasta 1,000.000 23 3% 15,401,080 24.8%Más de 1,000.000 10 1% 20,989,031 33.8%

TOTAL 722 100% 62,176.061 100%

PROYECTO CONCLUSIÓN

PROMEDIO DE COSTO

Gestión de Fondos Específicos (2)

Creación de “canastas” de Fondos Específicos: donde la OEA designa un programa y varios donantes contribuyen

Tomar el modelo MAPP, aplicarlo a la CIDH y luego a las Misiones de Observación Electoral

Beneficios de la administración racionalizada, mayor eficiencia, mejores resultados

Algún grado de asignación de fondos es posible en un modelo híbrido

Capacitación en funciones directivas

Debe ser una prioridad en un presupuesto de capacitación recuperado.

Existe un vacío en los mandos intermedios de la organización, que crea un riesgo a largo plazo

Los empleados de nivel P1 a P4 con menos de 10 años en la OEA son los que menos participan en estas funciones, según la encuesta de personal. Sin embargo, ellos representan el futuro.

Gastos corrientes son:“Los gastos para rubros que se consumen o que duran solamente un período de tiempo limitado”

- Mantenimiento, sueldos, viajes, contratos por resultado, capacitación, evaluaciones, auditorías

Gastos de capital son:“Los montos gastados para adquirir o mejorar bienes de producción, tales como edificios, equipos y software, para aumentar la capacidad o la eficiencia durante más de un ejercicio contable”

- Renovación de edificios, equipos para videoconferencias y de computadoras, versiones nuevas de software, conversión a nuevos sistemas de contabilidad o de recursos humanos

Gastos corrientes vs gastos de capital

Independencia del Inspector General

Fortalecer la Oficina del Inspector General

Supervisión por un Comité de Auditoría Externa, de acuerdo a estándares mundiales

Ampliar el papel de la Junta de Auditores Externos para que incluya las funciones del Comité de Auditoría Externa

La evaluación

La evaluación es una función esencial de la contabilidad y del rendimiento

Actualmente financiada solamente por algunos donantes de Fondos Específicos

Es más eficiente contratar servicios externos que realizarlas con personal dentro de la organización

El énfasis de la evaluación debe ponerse en aprender y mejorar más que en controlar.

Reincorporar el presupuesto para capacitación

La OEA necesita un presupuesto de capacitación Es la prioridad más importante señalada en la

encuesta de personal. Es necesario para poder implementar todas las

mejoras al proceso de funcionamiento de la organización

Incluye elementos tales como la capacitación ética, recomendados por la Oficina de Análisis Económico (BEA), así como orientación básica para nuevos funcionarios

Nivelar ingresos y egresos Los tres conjuntos de medidas recomendadas

necesitarán un gasto nuevo importante: Una Oficina del Inspector General más fuerte La función de evaluación La reincorporación del presupuesto para

capacitación Proponer la obtención de fondos adicionales a

través de tres medidas principales Retirar el descuento por pago adelantado Aplicación más estricta de los costos directos Aumento de recuperación de costos indirectos a

partir de 2016

Descuento por pago adelantado

Es evidente que cubrió una necesidad en un momento de graves problemas de liquidez

Pero le “costó” a la OEA cerca de $5.5 millones desde el año 2000

En 2013 se descontaron $533,000 Recomendado por la Oficina de Análisis

Económico (BEA, por sus siglas en inglés) Debe aprobarse en la AG Extraordinaria

Costos directos

Actualmente, los costos directos se están cargando por menos de lo debido

La definición de costos directos es amplia y su aplicación es subjetiva

Tanto el personal de los programas como los donantes de Fondos Específicos quieren mantener los costos directos bajos, pero eso encubre los costos reales e impone una considerable carga al Fondo Regular

Recuperación de costos indirectos

Las tasas actuales del 11% y 12% no reflejan los costos reales.

Es necesario financiar los costos de Inspector General y de evaluación que actualmente carecen de financiamiento

Proponer que se aumente al estándar de Naciones Unidas del 13%, para todos los nuevos acuerdos, a partir de 2016

También proponer que se introduzca una recuperación de costos indirectos mínima(ICR, por sus siglas en inglés) para proyectos pequeños.

Posibles reducciones de gastos

Limitar el número de funcionarios que asisten a reuniones internacionales.

Reducir la frecuencia de algunas reuniones internacionales y realizar más reuniones de modo virtual.

Requerir que el país anfitrión participe en el alquiler de todas las oficinas nacionales, y /o

Arrendar oficinas nacionales conjuntamente con otras organizaciones interamericanas

Posponer nuevos mandatos hasta que se estime su costo total y se encuentre una fuente de financiamiento.

Reconsiderar el número y el volumen de informes a los Estados Miembros, de manera que reciban lo que necesitan.

Plan de inversión de capital de la OEA para 2015-2018

Un plan de inversión comprenderá: Medidas de inversión de capital a largo plazo,

tales como renovación y mantenimiento atrasado de edificios

Medidas excepcionales de una vez cada diez años, tales como costos de transición del SG y reposición del fondo de reserva, y

Medidas de modernización que incluyan sistemas de TI, contabilidad en valores devengados, reforma de las adquisiciones y modernización de la gestión de recursos humanos

Modernización de las medidas de inversión de capital

La actualización de las tecnologías de la información (TI) es la base de la modernización y racionalización en otras tres esferas: Conversión a contabilidad en valores devengados Racionalización de las adquisiciones Gestión moderna de recursos humanos

En total se necesitarán $8 millones, de los cuales $4 millones serán para TI y $1,5 millones para la contabilidad en valores devengados (sin adoptar todas las normas internacionales de contabilidad para el sector público, IPSAS)

Compra de tarjetas profesionales: $15

Recursos humanos Los continuos cortes produjeron importantes

vacíos y dejaron a la OEA expuesta Comenzar con una visión estratégica Luego, el diseño organizativo Luego, el análisis de capacidades y de carencias Revisión de la clasificación Ajustar las personas a las tareas

Un proceso de 3-4 años, que incluirá un marco normativo de Recursos Humanos actualizado.

Mirar hacia el futuro a los otros rubros de 2015

Nuevo sistema de cuotas

4 opciones No cambiar nada Fijar la contribución de Estados Unidos en

aproximadamente $49m y en un 49% y aumentar las demás a 100m

Dejar el presupuesto total en $83 millones, reducir la cuota de EEUU al 49% y aumentar las demás a $83

Dejar el presupuesto que no proviene de EEUU en $34 millones, reducir el de EEUU al 49% y reducir el presupuesto total a $66 millones.

Gestión del cambio El cambio siempre es incómodo El cambio debe manejarse activamente

Contar con un plan (basado en una visión clara) Comunicarse para lograr participación Implementar (a través del empoderamiento) Monitorear el progreso y ajustar

Equipo de implementación Mediador para la Modernización de la Gestión