Vision General SAP

Direccin Corporativa de FinanzasSubdireccin de Sistemas de Informacin

Gerencia de Soporte y Operacin Financiera

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1Gerencia de Soporte y Operacin Financiera - Visin General SAP - Diciembre 2006



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Objetivo del documento SAP como empresa Generalidades del sistema SAP R/3

Conceptos Caractersticas Configuracin

Soluciones y componentes SAP Soluciones Componentes Funcionalidad SAP R/3 Funcionalidad SAP BW y SAP SEM Ejemplo de soluciones mySAP

Entorno de Operacin del Sistema SAP Cuentas de usuario Dueo de Proceso Mesa de Ayuda

Utilizacin en el grupo PEMEX

Contenido



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Objetivo del documento

El objetivo del presente documento es el de proporcionar a los usuarios del sistema SAP en el Corporativo, los conocimientos bsicos acerca de las soluciones, los componentes de aplicacin y la terminologa en SAP.

Esto les permitir tener una visin general de la solucin y podrn ubicar sus actividades en el contexto general de funcionamiento del sistema SAP en el Corporativo.



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SAP como empresa

S A P significa, Systems, Aplications and Products in Data Procesing

SAP AG, es una empresa alemana con mas de 30 aos de experiencia y ofrece una serie de productos para una amplia variedad de empresas y distintas soluciones de negocio para empresas de diversos tamaos.

Actualmente cuenta con ms de 36,000 clientes en el mundo y es la compaa de software de negocio ms grande a nivel mundial teniendo presencia en mas de 120 pases.

SAP es un software, es decir, un sistema desarrollado por la compaa SAP AG y comercializado en Mxico por la compaa SAP Mxico S.A. de C.V.

SAP R/3 es una solucin de negocio implementada en Pemex Corporativo desde febrero de 1997, sustituyendo a los Sistemas Institucionales de aquella poca (SIC Sistema Institucional de Contabilidad, SICEP, Sistema Institucional de Control del Ejercicio Presupuestal, SIPAT Sistema Institucional de Pago a terceros), entre otros.



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Conceptos

Versiones:Debido a cambios en las Leyes, Lineamientos, Normas, Reglamentos, etc., tanto internas como externas, as como tambin por la evolucin tecnolgica e integracin de las mejores practicas, a todo software se le realizan adecuaciones y/o mejoras, para ascontinuar apoyando la operacin de las empresas. Por lo tanto SAP AG libera peridicamente nuevas versiones a fin de mantenerse a la vanguardia en lo que al ERP respecta. La versin con la que hoy da se realizan las operaciones en el Corporativo se conoce como SAP R/3 Enterprise 4.7.200. Siendo R/3 la tercera generacin del sistema y Enterprise 4.7.200 la versin.

ERP:SAP R/3 es un sistema tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que procesa datos en tiempo real y los graba en una base de datos central, para que la empresa pueda acceder con rapidez a su informacin y as alcanzar un elevado nivel de control, transparencia y eficacia.

Mejores practicas:SAP R/3 ha integrado, a lo largo de los 30 aos de desarrollo, las mejores prcticas, experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. Esto es, la forma mas optima de realizar un proceso a nivel mundial.

Generalidades del sistema SAP R/3



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Caractersticas

Seguridad:Permite el acceso especfico a los procesos de informacin que demanda un usuario en el sistema, por medio de la definicin de autorizaciones, roles y la asignacin de estos a claves de usuario.

Integral:SAP R/3 tiene como objetivo la integracin de la informacin de los diversos procesos de negocio en la empresa y el registro de operaciones a nivel de origen, de manera que las diversas operaciones de la empresa estn relacionadas y son afectadas o afectan a otras funciones siguiendo un modelo de procesos integral.

Compatible:SAP R/3 ha evolucionado de manera que es un sistema abierto a la interaccin con diversas plataformas de bases de batos y sistemas operativos con lo cual se garantiza su buen funcionamiento, con una adecuada interaccin e integracin con aplicaciones empresariales y servicios Web independientes de la plataforma SAP, pues el Sistema SAP R/3 est basado en estndares de la industria.




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Caractersticas

No modificable:Contractualmente se establece que la funcionalidad estndar no se modifica dentro del sistema para as asegurar la garanta del producto.

Configurable:Permite definir dentro del estndar del sistema SAP R/3, los procesos de negocio de nuestra empresa, incorporando la normatividad correspondiente, por medio de registros maestros, catlogos, validaciones y la seleccin de la funcionalidad propuesta.




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Configuracin

A continuacin mostramos los conceptos bsicos en los que se basa el sistema SAP R/3 a fin de ser utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales que se realizan en el sistema. Estos son: elementos de organizacin, datos maestros y transacciones.

Elementos de organizacin:Definen la estructura organizacional de una empresa dentro de SAP y se emplean en las aplicaciones SAP mediante elementos de organizacin tales como la sociedad, centro, almacn, entre otros.

Datos maestros:Creados en forma centralizada y disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados, tales como datos maestros de proveedores, acreedores, clientes y materiales entre otros. Los datos maestros permiten definir, dentro de la funcionalidad estndar del sistema, las caractersticas y comportamiento de los procesos de negocio apoyados.

Transacciones:Son programas de aplicacin que ejecutan especficamente un proceso empresarial en el sistema SAP, tales como la creacin de un pedido, una cuenta por pagar cobrar entre otras.




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SAP ofrece una amplia gama de productos para diversos sectores y empresas de todos los tamaos, los cuales son escalables, es decir, se pueden ajustar al tamao de los procesos de una empresa y a sus cambios constantes. As, al conjunto base de productos o soluciones se le llama mySAP Business Suite y es la forma en que se comercializa.

Soluciones y componentes SAP

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SAP Componentes de Aplicacin

mySAP CRM

mySAP SCM

mySAP SRM

mySAP ERP

mySAP PLM

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Suite

SAP Componentes Tecnolgicos

mySAP Business Suite, se integra de soluciones y estas a su vez por componentes. Soluciones y componentes se pueden utilizar de acuerdo a las necesidades de la empresa.

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Soluciones:Una solucin permite realizar procesos y funciones de negocio y se integra por un conjunto organizado de componentes, para su identificacin se le antepone el prefijo mySAP. Algunas de ellas son:


Enterprise PortalmySAP EP

Enterprise Resource PlanningmySAP ERP

Product Lifecycle ManagementmySAP PLM

Corporate Finance ManagementmySAP CFM

Real State ManagementmySAP REM

Logistics Execution SystemmySAP LES

Business IntelligencemySAP BI

Supplier Relationship ManagementmySAP SRM

Supply Chain ManagementmySAP SCM

Customer Relationship Management mySAP CRM



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Componentes:

Los componentes son la parte tcnica del software de SAP y se les antepone el prefijo SAP. Algunos de ellos son:


Portal Empresarial SAP EP Administracin Empresarial Estratgica SAP SEMBase de Informacin de Negocios SAP BWEnterprise Resource Planning SAP R/3

Operando en el Corporativo:

Administracin de relacin con proveedores SAP SRMInfraestructura de Intercambio de Informacin SAP XIAdministracin Financiera Corporativa SAP CFM

En proyecto de implantacin en el Corporativo:



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Componentes:


Compras de Negocio a Negocio SAP B2BPlaneacin y Optimizacin SAP APO

Seguridad e Higiene Ambiental SAP EHSAdministracin de Bienes Inmuebles SAP REMAdministracin de Relacin con el Cliente SAP CRMAdministracin del Conocimientos SAP KM

Otros componentes:



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ISSoluciones

deIndustria

Funcionalidad SAP R/3

Mdulos:SAP R/3 es un componente transaccional, que opera mediante la ejecucin de transacciones y esta integrado por mdulos y sub-mdulos, los cuales realizan una funcin especifica, y se interrelacionan entre si para proporcionar u obtener informacin. Algunos de ellos son:


MMMateriales

PPProduccin

SMServicios

FIFinanzas

QMGestin de

Calidad

COCostros

TRTesorera

PSProyectos

REInmuebles

IMInversiones

ECControl

Empresarial

PMMantenimiento

de PlantasSD

Ventas yDistribucin

HRRecursosHumanos

SAP R/3

WFWorkflow



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A continuacin se presenta una breve explicacin de la funcionalidad de algunos de los mdulos.


MM Administracin de Materiales

Apoya la parte de Adquisiciones y Almacenes en tareas como requisiciones, peticiones de oferta, evaluacin de proveedores, pedidos, recepcin de bienes o servicios, anticipos, facturacin, planificacin de necesidades, control de stocks, valoracin de materiales e inventarios fsicos, as como en la administracin interna de un almacn.

Gestin de inventarios Compras Facturacin Gestin de servicios Planificacin necesidades

Gestin de almacenes

MMAdministracin

Materiales

FI Contabilidad Financiera

Integra la funcionalidad del control centralizado de cuentas; control de acreedores, deudores, del registro de operaciones, del cierre y la consolidacin. La administracin del activo fijo. Interacta con los mecanismos de presupuestacin y control del ejercicio ahora ubicados en el mdulo IS-PS (Public Sector). Permite la definicin de libros especiales, as como la gestin de viajes.

Libro Mayor Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Control Presupuestal Activos Fijos Consolidacin Ledgers especiales Gastos de viaje (1)

FIContabilidadFinanciera

HR Recursos Humanos

Integra los procesos de administracin de la organizacin y de los recursos humanos, la administracin y control de tiempos, el clculo de nmina, as como la administracin de eventos, administracin de tiempos, nmina y gastos de viaje.

HRRecursosHumanos

Gestin de personal Gestin de tiempos Nmina personal (2) Capacitacin y eventos

No implantado(1) En proceso de implantacin(2) Proyecto futuro de implantacin



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CO Costos

Incluye la funcionalidad de contabilidad de costos de operacin, de produccin, de centros de beneficios y anlisis de rentabilidad. La contabilidad de costos de operacin tiene tres niveles; contabilidad de centros de costo, contabilidad por rdenes de costo y contabilidad de costos por actividad.

Costos de gastos generales Costos de Operacin

Contabilidad de centros de costos Contabilidad rdenesContabilidad costos por actividad

Costos de Produccin Anlisis de rentabilidad Cont. de centros de beneficio

COContabilidad

Costos

TR Tesorera

Integra la funcionalidad de posicin y proyeccin de caja para administracin del flujo de efectivo. Tambin contiene la administracin de inversiones y de riesgos financieros, as como de prstamos.

TRTesorera

Control de fondosGestin de fondos

Admn. Inversiones. Financieras.

Gestin de riesgos financieros.

Gestin de prstamos

No implantado



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WF Workflow (Automatizacin de flujos de trabajo)

Es un componente de servicio que involucra varios mdulos, su funcionalidad est en automatizar y controlar electrnicamente el flujo de los procesos de la empresa que han sido implementados en SAP. La funcionalidad de este componente resuelve procesos, por lo tanto puede cruzar a lo largo de varios mdulos del Sistema.

En el corporativo esta habilitado en la parte de compras dentro del proceso concursal.

Se implantarn escenarios de workflow con la entrada de la solucin de Finanzas Corporativas.

WFWorkflow

IS Soluciones de Industria

En esta parte se ubican soluciones especficas para diversos ramos de la industria. Se trata de funcionalidades completas que fortalecen a las empresas con una herramienta escalable, flexible e integrada al mundo SAP.

En este concepto encontramos soluciones como: IS-Healthcare, IS-Pharmaceuticals, IS-Oil & Gas, IS-Aerospace, IS-Telecommunications y varias ms.

En el Corporativo dada la entrada a la versin 4.7 Enterprise del sistema R/3, la funcionalidad presupuestaria ya se considera como una solucin de industria (IS Public Sector) ms que una parte del mdulo FI, la cual tenemos operando en el Corporativo.

ISSoluciones de

Industria



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BWBusiness

Warehause

Funcionalidad SAP BW y SAP SEM

SEM Administracin Empresarial Estratgica

Tomando como base el almacn de datos empresarial Institucional permite realizar funciones de para la administracin estratgica como lo son la consolidacin financiera, planeacin, monitoreo del desempeo y monitoreo de la estrategia empresarial.

SEM BCS Consolidacin de informacin financieraSEM BPS Planeacin y SimulacinSEM CPM Monitor de desempeo corporativoSEM SRM Relacin con inversionistas

SEMStrategicEnterprise

Mangement

BW Almacn de Datos Empresarial

El almacn de datos empresarial es la base para la Inteligencia de Negocio (Business Intelligence BI), permite establecer una plataforma de informacin slida que asegura precisin y oportunidad en la integracin y homologacin de datos de las diversas fuentes de informacin del negocio, para que desde esta capa intermedia de informacin se detonen acciones de anlisis, planeacin y estrategia de negocio. El reporteo flexible permite realizar anlisis desde diferentes perspectivas, presentacin de grficas desde el componente mismo como de portales corporativos.

BW Workbench Administracin y modelado BW Explorer Herramienta de anlisisBW Content Estructuras de datos predeterminadas

asociadas a los procesos de negocio



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SAP R/3 SAP SRM SAP BW SAP XI SAP SEM

Ejemplo de soluciones mySAP

mySAP CFM Corporate Finance Management :

La Administracin de Finanzas Corporativas es una solucin financiera que optimiza el flujo de fondos, la gestin de riesgos y la tesorera, cuentas electrnicas y visualizacin de facturas, adems de pagos por Internet. Acelerando los procesos financieros mientras se reduce el capital de trabajo y se mejora la liquidez de los negocios. Mitiga riesgos, reduce el plazo de los atrasos promedio y administra los fondos y la liquidez de manara mas eficiente.

La implementacin del CFM incluye entre otros los siguientes componentes principales:



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Cuentas de usuario

Para el acceso al sistema SAP R/3 es necesario contar con una cuenta de usuario, la cual se integra por:

Usuario:Que est formada hasta por 12 caracteres alfanumricos (Letras, nmeros y guiones).

Contrasea:Que est formada desde 6 hasta 8 caracteres alfanumricos.

Roles:Que estn integrados por una serie de autorizaciones que debern corresponder a las funciones a desarrollar en el sistema, las cuales debern estar previamente autorizadas tanto por el Gerente del usuario como por el dueo del proceso.

Responsiva:Documento que emite el sistema en donde se estipulan los derechos y deberes que se adquieren al tener una cuenta de usuario de acuerdo a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas.

Puntos de inters a considerar:Las cuentas se bloquean cuando no se emplean durante 45 das. Se tienen tres oportunidades para el acceso correcto al sistema, de ser errneos, en formaautomtica se bloquear la cuenta.

Entorno de Operacin del sistema SAP



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Dueo de Proceso

Es el rea/persona experto y responsable desde el punto de vista negocio funcional (usuario), de identificar y definir la funcionalidad ms adecuada del Sistema SAP para los propsitos de los procesos de negocio de PEMEX. Con base a ello, se determinan los desarrollos y configuraciones, que implementen nueva funcionalidad as como mejoras en el Sistema SAP para el soporte y apoyo a los procesos de negocio.

Cada proceso de negocio en el Corporativo tiene un dueo de proceso quin en conjunto con el personal especialista en el Sistema SAP de la Gerencia de Soporte y Operacin Financiera, procuran el desempeo y funcionalidad ms adecuada del Sistema acorde a las necesidades de los procesos de negocio.

De esta manera las actualizacin y/o modificaciones al Sistema SAP son validados y autorizados invariablemente por un experto de negocio denominado dueo de proceso.

Entorno de Operacin del sistema SAP



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Entorno de operacin del Sistema SAP

Mesa de Ayuda

Permite optimizar el registro y seguimiento de incidentes y problemas de los Sistemas y Servicios administrados por la Gerencia de Soporte y Operacin Financiera (GSOF), as como de las solicitudes de Cambios en la Infraestructura en que estn soportados, para los usuarios del Corporativo y Organismos Subsidiarios.

El Sistema SAP es uno de estos Sistemas administrados por la GSOF.

El servicio se proporciona de lunes a viernes en horario de 08:00 a 19:00 hrs. en la extensin 270-70 y a travs del buzn [email protected].



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En el grupo PEMEX se han implementado, segn sus necesidades, algunos componentes y soluciones de SAP en los siguientes organismos:

Pemex Corporativo

Pemex Exploracin y Produccin

Pemex Refinacin

Pemex Gas y Petroqumica Bsica

Instituto Mexicano del Petrleo

Utilizacin de SAP en el grupo PEMEX

Actualmente existen soluciones SAP BW en Organismos Subsidiarios y el Corporativo interconectadas a nivel central (dentro del Corporativo) para efectos de consolidacin institucional.



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