USC Benefits Administration“Taking pride in your peace of mind”

New Employee Benefits Orientation

USC Credit Union

USC Credit Union – www.USCcreditunion.org

Full suite of financial products and services– Home Loans, Auto Loans, Personal Loans, Student Loans and Credit Cards 

Accessibility– Home and Mobile Banking– 5 locations – University Park, HSC, Orange County & Virtual Branch– Credit Union CO‐OP Network 

• 30,000 Nationwide ATMs (including 7‐Eleven locations)• 6,800 Credit Union Service Centers

– Citibank Branch ATM’s

Sign up online and become a member today– Receive a $100 bonus upon qualifying transactions, promo code BONUS100

Center for Work & Family Life 

cwfl.usc.edu

• The Center for Work & Family Life is an employee assistance program

• We provide counseling for our workforce that is:– Free– Confidential– On‐site

• USC benefit since 1980 — we are now in our 39th year of service

• Available to all benefits‐eligible staff, faculty, nurses, physicians and retirees

• Also available to spouses, domestic partners and children under age 26

Center for Work & Family Life 

cwfl.usc.edu

Our goals are to:– Provide solutions that allow employees to reach their highest 

levels of • productivity, • performance and • job satisfaction

– And act as an on‐campus support system until those solutions and outcomes are in place

We accomplish those goals through:– Solution‐focused counseling– Professional coaching– Workshops on emotional wellness & interpersonal skills

Center for Work & Family Life 

cwfl.usc.edu

We are specialists in:• Stress management

• Stress Reduction Lab®• Burnout prevention• Work‐Life balance• Occupational grief• Effective communication with team members• Relationship support• Parenting tips and techniques• Coping with strong emotions

• Anger, anxiety, depression, grief• Addictions: Alcohol, drugs, food, gambling, porn

Center for Work & Family Life 

cwfl.usc.edu

Lunch‐and‐Learns

Mindfulness

Sleep Hygiene

Crucial Conversations

USC Benefits Administration“Taking pride in your peace of mind”

New Employee Benefits Orientation

Employee Gateway

Step 1: Set the Employee Gateway as your HomepageVisit: employees.usc.edu

Enrolling in Benefits

All employees must complete their benefit enrollment through Workday.• A “Welcome New Hire” event will be sent to your Workday inbox

• If you do not see an event in your Workday inbox within 3‐5 days of hire contact the HR Service Center at 213‐821‐8100  to open a case for review

• If you make any mistakes  or come across any issues  contact the HR Service Center Immediately. 

Benefits Enrollment Policy

Benefits Start Date: 1st of the month following an employee’s date of hire

Initial Benefits Enrollment: New employees must enroll in benefits within 30 days of hire or receipt of their Welcome New Hire Workday event

If no action is taken by the employee, they will be defaulted into the Trojan Care EPO plan with employee only coverage

Adding Dependents: Dependent Documentation, SSNs, and DOB will be required at the time of enrollment

Changing Benefit Elections: Outside of the new hire period, benefits can only be changed during Open Enrollment and/or Qualifying Life Events

Who is Eligible?Eligible Dependents

Dependent Required Documentation Provisional Documentation 

(valid for 90 days)

Spouse Government‐issuedMarriage Certificate

Completed/Signed Marriage License

State Registered Domestic Partner

CA State‐Issued Domestic Partnership Certificate

N/A

Biological Child up to the Age of 26*

Government‐Issued BirthCertificate

Hospital Birth Announcement

Step Child up to the Age of 26*

Government‐Issued Birth Certificate & Marriage Certificate 

Completed MarriageLicense & Hospital Birth Announcement

*With medical certification, children over the age 26 who are totally disabled due to mental or physical incapacity may be eligible for health benefits. **All foreign language certificates must be translated into English by a certified notary

Qualifying Life Events

Qualifying EventsEmployees have 30 days from the date of a Qualifying Life event to request certain changes* to their USC Benefits. 

Examples of life events include, but are not limited to: Marriage Divorce or Legal Separation Birth of a child or placement for adoption  Death of a spouse, domestic partner or child Change in employment status for yourself, a spouse/domestic partner or a 

dependent child Gain or loss of outside coverage for yourself, a spouse/domestic partner or a 

dependent child

*Requested change must be consistent with the corresponding life event

Annual Open Enrollment

Open EnrollmentOpen Enrollment allows an employee to change their benefits, and add new or delete existing dependents: Changes made during Open Enrollment take effect in the next plan year 

(January 1, 2021) If adding new dependents, documentation must be provided at the time 

of enrollment Flexible Spending Account elections must be renewed each year during 

Open Enrollment Hyatt Legal and USC Supplemental Disability can only be changed during 

Open Enrollment

HMO Plans

Kaiser Permanente HMO • Limited to employees residing in CA• Limited to Kaiser facilities

Anthem HMO• Limited to employees residing in CA• Must elect Primary Care Physician (PCP)• Referral‐based

PPO & EPO Plans

USC Trojan Care EPO• Access to USC Facilities & Physicians• Exclusive Provider Network• No referrals needed

USC PPO• Access to USC Facilities & Physicians• Access to Anthem Blue Cross PPO 

California, US & International Networks

• Access to Non Contracted Providers • No referrals needed

Medical Plan Options

Employee Contributions(Monthly Costs By Annual Salary Range)Employee Contributions(Monthly Costs By Annual Salary Range)

Depending on the payroll cycle you could see as many as two deductions on your first paycheck to pay for the current month. This includes your medical, dental, vision.

To view the 2020 Rates based on salary bands please visit: https://employees.usc.edu/medical/

Kaiser Permanente HMO

Medical CoverageAnnual Deductible $0

PreventativeCare/Screenings/ Immunizations

No Charge

Primary Physician Visits  $25

Specialist Visits $50

Urgent Care Visit $25

Emergency Room Visit $200 (waived if admitted)

Hospitalization(Room & Board)

$250 per admission

Outpatient Surgery $250

Out‐of‐Pocket Max Individual ‐ $3,000Family ‐ $6,000

Prescription CoverageGenerics $15

Brand Name $35(up to a 30‐day supply)

Non‐formulary N/A

Limited Vision Coverage Exam Only $25

Anthem HMO Medical Coverage

Annual Deductible $0

PreventativeCare/Screenings/ Immunizations

No Charge

Primary Physician Visits  $20

Specialist Visits $20

Urgent Care Visit $30

Emergency Room Visit $150 (waived if admitted)

Hospitalization(Room & Board)

$250 per admission

Outpatient Surgery $250

Out‐of‐Pocket Max Individual‐$1,500Two‐members‐ $3,000Family‐ $4,500

Anthem HMOPrescription Coverage

(30 day supply)

Generics $10

Brand /Formulary ( no generic available)

20% of the cost, with a minimum $30 copayment; $125 max copayment

Brand /Formulary (generic available)

45% of the cost, with a minimum $50 copayment; $250 max copayment

Specialty 45% of the cost, with a minimum $50 copayment; $250 max copayment

Except self‐administered injectable drugs $200 (does not apply to insulin)

Anthem HMO 

Medical Groups 

Mercy Physicians Medical Group, Inc. Scripps Coastal Med Center/Hillcrest Scripps Physicians Medical Group Scripps Clinic Torrey Pines Rady Children's 

Health Network UCSD Medical Group 

Sharp (Rees Stealy & SCMG) Family Care Specialists 

Alamitos IPA Pioneer Provider Network 

Good Samaritan Medical Practice Ass'nAltamed Health Services Corp 

St. Joseph Heritage (including Hoag) PIH/Bright Providence (including Axminster, Facey, etc.) 

Optum (Various groups) HCP (including affiliated providers)

To Find A Provider visit www.anthem.com/ca

USC Trojan Care EPOMedical Coverage

Annual Deductible $100/individual$300/family of 3+

Preventative Care/Screenings/ Immunizations

No Charge

Primary & Specialty Visits  $20 copay ($10 PCP copay with designated PCP)

Urgent Care Visit $35

Emergency Room Visit $150 copay (waived if admitted)

Hospitalization(Room & Board)

$100 copay

Outpatient Surgery Facility: Plan pays 100% after member pays $200 copay/admission

Surgery/doctor visits: 90% after deductible

Out‐of‐Pocket Max Individual ‐ $1,000Two‐members ‐ $2,000Family ‐ $3,000

USC Trojan Care EPO

Prescription Coverage(30 day supply)

Generics $5

Brand /Formulary ( no generic available) $25 copay

Brand /Formulary (generic available) $70 copay

Specialty $125 copay

USC Trojan Care EPO

USC Trojan Care EPO

Keck, Norris, Verdugo Hills, Mercy Physicians Medical Group, Inc. Scripps Coastal Med Center/Hillcrest Scripps Physicians Medical Group Scripps Clinic Torrey Pines Rady 

Children's Health Network UCSD Medical Group 

Sharp (Rees Stealy & SCMG) Family Care Specialists 

Alamitos IPA Pioneer Provider Network 

Good Samaritan Medical Practice Ass'nAltamed Health Services Corp 

St. Joseph Heritage (including Hoag) PIH/Bright Providence (including Axminster, Facey, etc.) 

Optum (Various groups) HealthCare Partners (including affiliated providers)

(Not all providers listed here)

To Find A Provider visit www.hconline.healthcomp.com

USC PPO Medical Coverage

Tier 1 Tier 2 Tier 3

Annual Deductible $100/individual$300/family

$250/individual$750/family

$600/individual$1,800/family

Tier 1–2 deductibles cross accumulate (count toward one another)

Preventative Care/Screenings/ Immunizations

No Charge No Charge

50% of UCR after deductiblePrimary & Specialty Visits  $20 copay $30 copay

Urgent Care Visit Not Available $35 copay

Emergency Room Visit $200 copay(Verdugo Hills Hospital only)

$200 copay $200 copay + all charges  above  UCR

Hospitalization(Room & Board)

No Charge $300 copay $600 copay + 50% of all charges above  UCR

Outpatient Surgery No Charge $200 copay $600 copay + 50% of all charges above UCR

Out‐of‐Pocket Max $1,500/individual$4,500/family

$2,500/individual$7,500/family

$12,500/individual$37,500/family

USC PPO

USC PPO

TIER 1 TIER 2 TIER 3

Keck Medicine of USC Physicians, Keck Medical Center of USC, USC Norris Cancer Hospital, and USC 

VerdugoHills Hospital.

Anthem Blue Cross PrudentBuyer/

BlueCard® Providers

Non‐Network Providers

Special Notes: Members under the age 19 pay Tier 1 level copayments and co‐insurance 

rates when using Tier 2 providers LiveHealth Online – primary care physician visit available online Office copays do not count toward the annual deductible  Patient will incur other expenses, e.g. Physician, Anesthesiologist, etc. 

Those charges will be paid under provider Tier level of contract. Review the Summary Plan Description for additional information.

To Find A Provider visit www.anthem.com/ca

USC PPO

Prescription Coverage(30 day supply)

Generics $10

Brand (no generic available) 20% of the cost, with a minimum $30 copay; $125 max copay

Brand (generic available) 50% of the cost, with a minimum $50 copay; no max copay

Specialty Generic ‐ $10 copayBrand ‐ 20% of cost, with a minimum of $30 copay; $125 max copay

Health Assessment

2 steps to qualify for this incentive (annually):New hires: $40/month health assessment credit. 

STEP 1:  A confidential online health questionnaire helps you and your doctor identify lifestyle and health habits you can address to improve or maintain your health. It takes about 15‐20 minutes.    http://uscwellness.cafewell.com

STEP 2:  In‐person health screening either through your doctor (including results from a physical up to six months prior), or visit a LabCorp location, or an on‐site screening event

Tests include:Body mass index (BMI, calculated from your height and weight)Body fat percentageWaist to hip ratioBlood pressureCholesterol and blood sugar (glucose), through a simple finger‐stick blood test (just a few drops)

Health Assessment

To Begin:

• Obtain your 7‐digit Employee ID from Workday

• www.uscwellness.cafewell.com

Your privacy is protected 

No one at USC who is not involved in your clinical care will see any of your individual results from the online health questionnaire or in‐person health screening. 

• Your individual results will not affect your eligibility for health care coverage or the amount you pay for your coverage (other than the $40/month credit for completing the assessment).

Non‐Tobacco User Incentive

When completing your “Welcome New Hire” event in Workday: 

You will have the choice to “waive” or “elect” the non‐tobacco user  credit. 

• “Elect” if you do not use tobacco or if you commit to enroll in a tobacco cessation programreceive a $25 per month ($300 per year)

• “Waive” if you do use tobacco products

These credits are available only for you, not for your covered dependents.

Spousal Surcharge

When completing your “Welcome New Hire” event in Workday: 

You must indicate whether your spouse or registered domestic partner has employer‐sponsored medical coverage available.

Working Spouse Surcharge:  

If you choose to cover a spouse or registered domestic partner who has access to non‐USC employer‐sponsored medical coverage, you will pay an extra $100 per month in addition to your medical plan contribution amount.

* You may cover a spouse in dental and vision plans without being subject to the spousal surcharge*

GymPass

• Discounted Gym membership for employees and up to 5 family members.

• Contact Gympass for information on benefits and gym availability.

• Gympass Contact Information:

• help.me@gympass.com

• (866) 642‐7917

Fitness Incentive

USC’s Fitness Incentive program is designed to encourage and support your healthy lifestyle.

This program reimburses you up to $220 per year for eligible wellness activities including gym membership fees, fitness classes and much more.  

Wageworks makes it easy to submit receipts and track reimbursement online at www.wageworks.com.  

HMO Plan

United Concordia• Limited to employees residing in CA• Must elect Primary Dentist• Referral‐based

PPO Plan

Delta Dental• Access to Ostrow School of 

Dentistry and the USC Faculty Practice

• Access to Delta Dental’s PPO & Premier Networks 

• Limited reimbursements for non‐contracted providers 

Dental Plan Options

Employee Contributions for Dental

Dental Plan Costs

United Concordia HMO

HMO Dental Plan Highlights:

No Cost Preventative Care Low Co‐Payments No Annual Deductible No Maximum Annual Benefit Must elect In‐Network Primary 

Care Dentist (otherwise will be defaulted based on your zip code)

Referral‐based No Out‐of‐Network Benefits

Visit www.UnitedConcordia.com for Dentist Information

Delta Dental PPO

Delta Dental PPO is a self‐funded dental plan, managed by Delta Dental

Maximum Benefit: Ostrow School of Dentistry‐USC Faculty Practice

Located at UPC Campus ‐ Engemann Student Health Center Open to faculty and staff Accepts Delta Dental 

Copays and deductibles waived under the USC Delta Premier Plan (costs are deducted from the annual maximum) 

Next Best Benefit:Delta Dental PPO Contracted Dentists

Any dentist/facility contracted with Delta Dental Convenience of closer to home

Delta Dental PPO

Annual Deductible

USC Dental Network

$50/person $150/family

Delta Dental PPO Network

$50/person$150/family

Out‐of‐Network

$75/person$225/family

Vision Service PlanEmployee cost is on a Pre‐tax basis

VSP Network(USC Roski)

Non‐VSP Provider

Annual Eye Exam $0 Reimbursed up to 

$45

Eyeglass lenses: Annually

Frames: every other year 

$25 copay

frames covered up to $170

$25 copay, up to $45to $125

$25 copay, frames covered up to $55

Annual Contact Lenses

Reimbursed up to $150 (instead of glasses)

Reimbursed up to $150 

Laser Eye Surgery

Average 15% off regular price or 5% off promotional price

No benefit

Employee Contributions for Vision Plan

Vision Service Plan

Employee cost is on a Pre‐tax basis Monthly Biweekly

Employee $9.64 $4.82

Employee + adult $13.38 $6.69

Employee + child(ren) $13.62 $6.81

Employee + adult + child(ren) $21.96 $10.98

Flexible Spending Accounts( FSAs) allow employees to set aside money on a Pre‐Tax‐basis to pay for certain child care and health care expenses. FSAs reduces your taxable income. FSA accounts are “use‐it‐or‐lose‐it.” 

Health Care FSA Maximum annual election $2,750 per employer To Pay for expenses that are not reimbursed by medical/dental/vision plans (excluding premiums)  Up to $500 carryover of remaining balance from one plan year to the next plan year 

Carryover balance posts to your account on April 15th

For a list of eligible expenses log onto to WageWorks website at www.wageworks.com

Dependent Care FSAMaximum annual election $5,000 per household  To pay for child/day care, before and after school care, and elderly care. 

How to Access FSA money:  Pay with you FSA Debit card (issued for health care FSA accounts)  Request reimbursements ‐ Online or paper claim forms Set up Direct Payments to your provider Save Receipts for all claims You have until March 31st to submit claims for services rendered in the prior year

*Amount(s) elected cannot be changed during the year during an IRS Qualifying Life Event

Flexible Spending Accounts

Disability Insurance

Plan Comparison

CA State Plan USC Basic(Default)

USC Supplemental

Benefit Amount

Benefit amount is approximately 60 to 70% (depending on income) of wages earned 5 to 18 months prior to your claim start date. Maximum benefit amount of $1,300/weeklyDuration: 52 weeks

70% of gross pay up to max of $1,655/week, taxableDuration: 52 weeks

80‐100% of gross weekly pay, taxable70% Long Term DisabilityDuration: 100 % ‐ one week for each year of service, up to 10 weeks80%‐ remainder of 52 weeksLTD‐ until age 65

Cost to Empoyee

1.0 % of gross salary capped at $122,909 to max annual cost of $1,229.09

1.0 % of gross salary capped at $122,909 to max annual cost of $1,229.09

0.3% (pre‐tax) of gross salary with no max cap

.

*Disability Insurance is a California‐mandated payroll deduction. You cannot waive this benefit

Retirement Plans

Plans & Types of Contributions 403(b) = Only Employee Contributions

1. 403(b) Supplemental Contributions (non-matched)• No Waiting Period- Enrollment available immediately• Non-matched Employee contributions• Flat $ contribution, up to IRS Max• Rollovers allowed

2. 403(b) Matched Plan • Eligible after one year of service• Employee’s matched contributions (1-5% max)

401(a) = Only Employer/USC Contributions1. Non-Elective Employer Contributions (5% fixed) 2. Employer’s Matching Contributions (5% max)

*Employee 403(b) contributions can be made on a pre-tax or Roth basis*

Retirement Providers

Fidelity (default matched provider at 5%) TIAA Vanguard

All providers offer one-on-one counseling appointments at UPC & HSC campuses. Visit benefits.usc.edu/retirement to access the scheduling system and phone numbers.

USC Retirement Savings Plan

Retirement Match Eligibility is met once you have satisfied one year of service (2019 hires)

*The USC Non-Elective Contribution is subject to a 4-year vesting schedule

USC Retirement Savings Plan

Vesting 1000 hours in a calendar year = One year of vesting  Employee keeps their employee contribution and USC’s match contribution Upon termination USC non‐elective contribution is subject to vesting Amount not vested is forfeited at termination

Hyatt Legal Plan

• $15.74 per month – covers you, your spouse and dependents• Representation for these services:  

– Estate Planning, Real Estates Matters, Financial Matters, Family Law, Documentation Preparation, Defense of Civil Lawsuits, Immigration Assistance, Traffic Offenses, Consumer Protection, Juvenile Matters, Document Review, Family Matters

• Telephone and office consultations for an unlimited number of personal legal matters with an attorney of your choice

• E‐Services‐Attorney locator; law firm e‐panel; free downloadable legal documents: financial planning, insurance and work/life resources

• For more information, visit Hyatt Legal Plans website at www.legalplans.com  and enter password 1500723 or call 1‐800‐821‐6400

Term Life Insurance

Basic Term Life Insurance

• Provided by USC at no cost to employee• Automatic Enrollment• Amount: 1x Base Salary to Maximum $50,000• To designate Beneficiaries, register your Securian account at www.lifebenefits.com • Portable 

Supplemental ( Voluntary) Life Insurance

• To buy supplemental life insurance, visit www.lifebenefits.com• Supplemental Life: 1x – 5x Base Salary – Guaranteed Issuance• Supplemental Life: 6x – 8x Base Salary – Requires Evidence of Insurability (EOI)• Dependent Life Insurance:  

– Children: $5,000; $10,000; $20,000; $25,000 – Spouses: *$50,000 requires EOI

• Additional investing options available• Permanent coverage for those who need it• Guaranteed Issue if you enroll within 30 days of hire • May enroll or change coverage amount at any time

– Will require evidence of insurability; completion of health questionnaire– Enrollment/increase must be approved by carrier

AD&D Insurance

Basic AD&D• Provided by USC at no cost to employee• To designate Beneficiaries, register your Securian account at  www.lifebenefits.com • Automatic enrollment• $10,000 policy• $100,000 Business Travel Accidental Death• LifeSuite Travel Assistance Program

– Automatically included with Basic AD&D coverage– dependents covered if supplemental family AD&D coverage is purchased

Voluntary AD&D • To buy supplemental AD&D insurance visit www.lifebenefits.com• Additional coverage for Self• For Self & Family

– 100% Employee– 50% Spouse (60% if no children)– 20 % Children (25% if not married)

• Maximum benefit per child of $75,000• Up to $500,000 (not to exceed 10x base salary

Tuition Assistance Benefit 

Employee TAB• This benefit does not guarantee admission to a University degree program  Staff employees hired on or after January 1, 2019 must complete 2 years

of service before enrolling in a degree program; they must also stay actively employed by USC for two additional years (total four years of service) to avoid having to repay tuition. 

Anniversary date must be within 30 days before or after the start of the semester.

Covers only tuition (not books, fees, etc.) A Staff employee who is an “admitted student,” can take 6 units of 

undergraduate courses or 4 units toward graduate courses per semester. All graduate coursework is considered taxable and reportable income to 

the employee

Dependent TAB

• Dependent must be admitted into a degree program• The staff employee must have completed 2 years of service (service may be 

completed 30 days before or after the start of a semester) 100%  tuition for children up to the age of 30  25% tuition for spouses or state registered domestic partners 50% tuition for children in graduate programs but only if the sponsoring employees 

makes over $280,000 annually; otherwise it remains at the current level of 100%.   Can receive up to 144 units of undergraduate or 72 units of graduate credit or one 

degree, whichever comes first Covers only tuition (not room and board, books, fees, etc.) All graduate coursework is considered taxable and reportable income to the sponsoring 

employee

Tuition Assistance BenefitTuition Assistance Benefit

Tuition Exchange Program

• Not a benefit, its a competitive scholarship• Only available for eligible dependent children (not spouses) 

under the age of 26 • Only for undergraduate degrees• Apply 15 months before matriculation (between 7/1 to 10/1)• See Tuition Exchange policy on the Benefits website for 

specifics and more information –https://employees.usc.edu/tuition‐exchange/

• For questions contact the HR Service Center  at 213‐821‐8100• For a list of the 600+ reciprocal schools go to 

http://www.tuitionexchange.org/

AFLAC

AFLAC Plans: • Cancer Indemnity Insurance• Accident Insurance• Hospitalization Insurance

For more information on individual plans offered through AFLAC, please visit the AFLAC website at www.aflac.com/usc or call (213)625‐7375.

Other “Benefits” 

• USC Employee Discounts:– USC Ticket Office– USC Bookstore Discount – USC Performing Arts– Natural History Museum & La Brea Tarpits

More Discounts at: benefits.usc.edu/perks/employee‐discounts

Our Contact Info

Office of Benefits AdministrationBuilding: USC Tower ‐ DTLA Hours: 9:00 a.m. to 4:30 p.m.Phone:  213‐821‐8100 HR Service CenterFax: 213‐740‐3875E‐mail: uschr@usc.eduWeb: www.usc.edu/benefits

Disclaimer

This summary of USC’s benefit plans has been designed to acquaint you with some of the basic features of the plans, and every attempt has been made to summarize these programs and policies accurately. However, this summary is not designed to serve as your reference for the details of these benefits. Please refer to the Benefits website for more information, including details about limitations of benefits and your legal rights. The actual provisions of each benefit plan will govern if there is any inconsistency between this summary and USC’s formal plans and contracts. This summary does not constitute a contract for any benefit; USC reserves the right to modify or terminate its benefit plans.