University of California, Berkeley

Office of Environment, Health & Safety2012‐13 Annual Report

Listen Closely – You Can Hear the Safety Culture Changing!Times Square, 1929 (Times Wide World Photos) 

Message from the Executive DirectorEH&S Mission & ValuesOrganizational ChartMajor New Initiatives

Lab Safety Culture ChangeEmergency ManagementBreathe

Inspections/AuditsAccomplishments

We include and excel togetherWe imagine and innovateWe simplifyWe are accountable to each otherWe focus on service

Awards Presentations

Challenges

2

Contents

3

The cover photo of our 2012‐13 EH&S Annual Report was taken in Times Square in 1929 as one of the very first noise level meters was used to measure the ambient noise level in busy downtown New York City.  The photo is striking in many ways, but perhaps mostly for its record of how the culture of the city has changed since that time. There are no women in the photo, as it was taken during business hours, and women at that time had no significant presence or role in business.  And, on a much more trivial note, everyone in those days wore a hat!

Researchers – including faculty – are completing training on the Fundamentals of Laboratory Safety, and this is being documented and monitored centrally.  Standard Operating Procedures (SOPs) are being written and revised for hundreds of different materials and activities.  And, as with other major culture shifts, even the clothing styles are changing!  Lab coats are being worn by campus researchers more and more frequently.

It’s a very exciting time at EH&S for many reasons, but none more so than because we are able to witness and help facilitate this very important safety culture change.  In these pages we document some of our achievements of the past academic year.  But keep your ears and eyes open… the best is yet to come!

Today the Berkeley campus is in the midst of a culture change inside its research laboratories, and the indicators are starting to show up everywhere.  

Message from the Executive Director

Mark Freiberg

EH&S provides guidance and services to the campus community that promote health, safety, and environmental stewardship.

• CommitmentWe are devoted to the UC Berkeley community, and are personally responsible and passionate about protecting life, property and the environment.

• ExpertiseWe promote safety and compliance through expert consultation based on current scientific, regulatory and campus knowledge, and professional experience.

• Solution‐orientedWe anticipate needs, and find solutions that are practical and effective.

• CollaborationWe work with colleagues, clients, and regulators to achieve common goals. 

• EfficiencyWe are resourceful, responsive and cost‐effective.  

4Mission and Values4

EXECUTIVE DIRECTORMark Freiberg

FIRE PREVENTION DIVISIONTony Yuen

RADIATION SAFETYCarolyn MacKenzie

ENVIRONMENTAL PROTECTION

Greg Haet

HEALTH & SAFETYBrandon DeFrancisci

ADMINISTRATION, TECHNOLOGY, AND

PROF. SERVICESAlma Valencia

Applications, Systems, Web and Technology

Business Services and Operations

Communications and Outreach

Finance and Budget Management

Air Emissions

Construction Compliance

Contaminated SiteRemediation

EMS/Sustainability

Habitat Assessment

Construction DesignReview, Consultation and Inspection

Facility Inspection andCode Enforcement

Fire Investigations

Fire Safety Training and Drills

Surface WaterProtection

WastewaterQuality

Decommissioning

Dosimetry and Bioassay

Equipment Calibration

Laboratory Inspectionand Leak Testing

Package Receipt

Biosafety

Chemical Inventory

Controlled Substances

Emergency Spill Response

Hearing Conservation

Shop Safety

Injury and Illness Prevention Program

Safety and ComplianceTraining

Sanitation

Laboratory and Shop Safety Inspections

Laser Safety

Office Safety and Indoor Air Quality

Respiratory Protection

Chemical Re-Use

Chemical Waste

Medical Waste

Hazardous Materials Business Plans

Hazardous MaterialsShipping

Liaison with State Fire Marshal and Emergency First Responders

Review of Storage and Use of Highly Hazardous Materials

Laboratory Safety

Injury InvestigationsManagement Analyses and Special Projects

Program Administration

Recharge Operations

OFFICE OF EMERGENCY MANAGEMENTAmina Assefa

Campus Training and Exercises

Continuity Planning Consultation

Radioactive Waste

Training

Use Authorizations

Radioactive Waste Support

Special Events and Crowd Management Review

Emergency Planning

Incident Supportand Coordination

5

Organization

Major InitiativesLab Safety Culture Change6

Lab Safety Culture Change InitiativeThe legal settlement from a 2009 UCLA lab worker fatality resulted in strict demands for safety compliance in research laboratories across the UC System. The settlement focused primarily on mandatory lab safety training and written Standard Operating Procedures (SOPs) for Department of Chemistry research activities involving any of the hundreds of chemicals identified in the agreement.

With support from UCOP and consultants, many EH&S staff shifted priorities to work closely with College of Chemistry leaders, faculty and staff to develop hundreds of SOPs and create a new online campus Lab Safety Manualby the January 2013 compliance deadline. Consequently, UC Berkeley met the “Substantial Compliance” 1/25/13 deadline and maintained compliance throughout the rest of the year. 

Other achievements in Chemistry included:• 100% of Chemistry PIs trained• 95% of Lab Personnel trained • All settlement‐covered chemicals covered by an SOP• Two major Chemical Inventory reviews were conducted for each PI • Lab inspections found few settlement‐related deficiencies; all were resolved

EH&S is now preparing for the much larger task of making similar safety culture enhancements in the other 40 campus departments that operate labs containing hazardous materials.  This will include new centralized systems to distribute and launder approximately 12,000 lab coats beginning in 2014.   “Got PPE?” Outreach Campaign

Major InitiativesEmergency Management7

On July 1, 2012, the former Office of Emergency Preparedness (under UCPD) and the former Office of Continuity Planning were merged into the new Office of Emergency Management (OEM) and re‐aligned with EH&S.  

Newly Formed Office of Emergency Management

OEM staff led the development of a 5‐year campus Emergency Management Strategic Plan, which clarifies needs and establishes priorities to prepare the campus for all types of emergencies. OEM is now collaborating with campus units and external partners to develop response plans, identify resources, conduct training and exercises, and enhance preparedness outreach.   

A major project, now well underway, is the relocation of the campus Emergency Operations Center (EOC) from the basement of Barrows Hall to a properly equipped facility within the seismically‐safer Warren Hall (2195 Hearst Ave). 

Collaborating with American Red Cross at Caltopia

Major Initiatives“Breathe”8

In partnership with University Health Services (UHS), Recreational Sports, the School of Public Health and others, EH&S has led the effort towards becoming a tobacco‐free campus effective January 1, 2014.  This work involved creating the programmatic components, such as an inclusive Tobacco‐Free Campus Steering Committee and the campus tobacco‐free policy.

EH&S Plays Lead Role in Campus Tobacco‐Free Initiative

Cross‐departmental collaboration was key and involved creating and implementing a marketing strategy (“Breathe” campaign) as well as enhancing the smoking‐cessation services offered by UHS.  

The Breathe campaign held over eight well‐attended events on campus to spread the word about the new pending policy, and has distributed over 10,000 pieces of promotional material.

The campaign has also promoted smoking‐cessation resources available at UHS, resulting in over 30 quit consultations to date.  

CaltopiaCal Walks

Inspections/Audits

16 Regulatory and other Agency Audits Supported

9

Accomplishments

10

California Memorial Stadium Granted Occupancy August 2012

EH&S Contributes to Successful Opening of 3 Major Campus Construction Projects, July & August 2012 

Energy Biosciences Granted Occupancy July 2012

Maximo Martinez Commons Granted Occupancy August 2012

In the short period of three months in 2012, the EH&S Fire Prevention Division, with support from other teams, reviewed hundreds of sets of plans, conducted site inspections, and worked with Capital Projects to ensure that these projects were completed in time for the 2012‐13 Academic Year.

The Memorial Stadium project was the largest capital project in campus history with 220,509 sq. ft. of interior occupied space and 155,571 sq. ft. of stadium bowl seating.

We include and excel, together…

10

Accomplishments

11

Safety Engineering Center of Excellence Jim Gilson Supports Every UC Campus

• Developed safety management model for Shop Safety Program that was adopted by several other UC campuses.

• Worked with a third party vendor to develop iPhone/iPad App for Lockout/Tagoutprogram. Using UCB program methods, developed into a “licensed product” with intellectual property royalties paid to UC by the vendor. Beta testing is ongoing at three UC campuses with probable systemwide rollout.

• Provided research safety engineering support:o Nuclear Engineering—supported research design / engineering and implementation of model “Integrated Safety and Environmental Management” (ISEM) plans for both a High Flux Neutron Generator and 7mEV Electron Accelerator

o Physics—consulted using ISEM model on High Temperature Plasma Nano‐deposition Chamber

• Identified three high‐risk research projects at other UC campuses, producing safety engineering reports on each with guidance for local EH&S departments and UCOP to reduce risks.

• Working with a Principal Investigator at UC Merced, developed draft Robotics Research Safety Guideline for systemwide use.

We include and excel, together…

11

Accomplishments12

The legal settlement that resulted in the Lab Safety Culture Change (LSCC) initiative required all faculty, staff and students working in labs to receive documented lab safety training. This presented two challenges: 1) the existing Learning Management System (LMS) only permitted access to campus employees and affiliates with appropriate credentials, thus excluding a large population of students working in labs; and 2) there was no system to record who was working in the labs at any given time.

The EH&S Systems, Web, Applications & Technology (SWAT) team solved both problems by collaborating with UCOP and many others, and applying technology to innovate.

EH&S Systems, Web, Applications & Technology Team is Solution‐Oriented

LMS improvementsThe SWAT team applied and improved a system originally designed by UC Riverside to allow students to sign into LMS using CalNetauthorization.  To do this they coordinated with UCOP, the vendor, and others to make the LMS available to all campus researchers. 

Labs @ Berkeley—Lab RosterTo meet many of the LSCC initiative requirements, the SWAT team is developing a many‐faceted system that will provide a comprehensive set of tools/information for Principal Investigators, lab personnel, Department Safety Coordinators and others to increase lab safety without significantly adding to their workloads.  One feature of this system is  the recently launched Lab Roster where lab personnel can use a web interface to update the list of lab occupants. The Roster also indicates which occupants have received the required Lab Safety Fundamentals training.  

Upon the launch of this tool, EH&S received many expressions of appreciation from our clients.

We imagine and innovate…

Accomplishments13

To conduct research on campus using radioactive materials or machines, researchers must first go through an application and approval process to receive a Radioactive Use Authorization (RUA). 

For many years “Administrative RUAs” were generated when  individuals worked in a different Principal Investigator’s  (PI) laboratory.  If, for example, a Graduate Student from one  department performed radiation work  in a laboratory in a different department, an Administrative RUA would need to be obtained by a PI from their home  department—even if that PI did not work with radioactive materials. Both PIs would be required to retain all of the Administrative RUAs as part of their RUA paperwork.  As Graduate Students came and went from a lab, new Administrative RUAs would need to be obtained.

EH&S Radiation Safety Team Eliminates Unnecessary Paperwork

These additional RUAs were not specifically required to maintain compliance, did not improve safety, and created an enormous administrative burden on PIs. This year RUA Holders were advised that they are responsible for the actions  of everyone in their laboratory workingwith radioactive materials, regardless of reporting lines. This clarification of the lines of authority allowed for the elimination of Administrative RUA’s. 

This change has removed approximately 50 Administrative RUAs, which eliminated paperwork for many PIs and significantly reduced the paperwork for RUA Holders—freeing them up to conduct their research.

We simplify…

Accomplishments14

$1.87

$1.70

$1.38

$1.23

$0.96

$0.80

$0.68$0.61

$0.73

FY05 FY06 FY07 FY08 FY09 FY10 FY11 FY12 FY13

Workers' Comp Accrual RatePer $100 of Payroll

“Be Smart About Safety” Program Enhancements Continue to Hold Down the Cost of Work‐Related Injuries

We are accountable to each other…

Accomplishments15

New Office of Emergency Management Serves the Campus and the Community

In its first year, the Office of Emergency Management engaged in a wide variety of activities to prepare the campus and the community to respond to emergencies:

• Hosted Systemwide Emergency Management and Continuity Planning conference at Simpson Center 

• Facilitated one functional exercise and 2 table top exercises with critical campus units

• Launched classroom‐based campus Incident Command System (ICS) training; in four months, trained nearly 100 staff

• Facilitated incident “Lessons Learned” debriefs with key campus leaders for the October 2012 Bomb Threat and April 2013 Power Outage

• Partnered with UC Davis and UC Santa Cruz for the 2nd annual UC Readiness Month in March 2013. 65% of continuity plans were updated during this month and 9 plans were completed

• Partnered with stakeholders to complete the campus Crisis Management Plan and Animal Care Emergency Plan

• Coordinated the response to two campus limited emergencies:  1) Birge Hall Power Outage and 2) LeConte Hall Flood

• With the American Red Cross, Cal Corps, and City of Berkeley, received $30,000 from the Chancellor's Community Fund to initiate a Ready Neighborhoods program in West Berkeley to provide that community with access to the training, resources, and networks to prepare for, help prevent, respond to, and recover from, emergencies and disasters.

We focus on service…

Accomplishments16

Upon moving into their new offices at 1608 4th Street, in Berkeley, Campus Shared Services (CSS) staff expressed concern about the air quality in the vicinity of the building. EH&S played a key a role in addressing this issue by:

• Measuring and assessing air quality inside the building  

• Reviewing outside air quality conditions, including an analysis of local industrial air permits and emissions sources

EH&S Provides Consultation SupportingCampus Shared Services’ Move to 4th Street

• Meeting with CSS management to discuss EH&S findings and recommendations

• Working with CSS management to develop an outreach communication to address the employees’ concerns 

EH&S participates in a management group developing a strategy to improve conditions and continues to be available as a resource to concerned occupants.

We focus on service…

Accomplishments17

In January 2012 the Lawrence Berkeley National Laboratory (LBNL) selected the campus Richmond Field Station (RFS) as the site for the joint UCB/LBNL research campus called the “Richmond Bay Campus (RBC).”

EH&S staff have supported LBNL and campus planners in completing the necessary documents to obtain UC Regents’ approval of the newly proposed campus, including the RBC Long Range Development Plan (LRDP), the LRDP Environmental Impact Report, and the Removal Action Workplan—a detailed description of additional cleanup of legacy pollution. These documents will be published for a public review period in Fall 2013 in preparation for consideration of approval at the May 2014 UC Regents meeting.

EH&S Provides Environmental Consultation Richmond Bay Campus

EH&S also coordinated and continued site investigations to assess legacy pollution at the RFS to develop the remediation plans needed to prepare the site for redevelopment and to support existing operations.  Some of the work completed includes:

• Soil investigations in the Mercury Fulminate Area and other areas of concern• Annual site‐wide groundwater monitoring• Radiological decommissioning surveys of four buildings• A comprehensive Site Characterization Report with a Human Health Risk Assessment• Site investigation and soil sampling for miscellaneous small projects, such as the new Café• Approval of soil imported from various sources• Monthly meetings with the Department of Toxic Substances Control and the RFS community• Frequent updates of the RFS Environmental Website• Continued coordination of on‐line and on‐site “Working at the RFS” awareness training• Assisted ESPM in establishing the field studies Restoration Ecology ESPM 187 course, which 

met for the second year during the 2012‐2013 spring semester. 

We focus on service…

Accomplishments18

EH&S Construction Health & Safety Specialist  Gary Bayne collaborated with a testing company and campus departments to inspect and test small cranes for compliance with Cal/OSHA safety standards. 

EH&S offered testing of all 47 campus cranes and hoists rated three tons or less. Per Cal/OSHA requirements, all functions of each crane were tested at 125% of their rated load . Of the 29 that were tested, 24 passed, 5 failed, and one was ‘de‐rated’ (assigned a lower capacity rating as a result of support structure limitations).

Crane Load‐Testing Increases Worker Safety in Campus Shops

Because of lack of use, or equipment damage, 18 crane owners declined the load test. Those cranes have been locked out and/or disabled until they can be removed.

Gary Bayne continues to support the Crane Safety Program by updating documents and providing operator training.

We focus on service…

Accomplishments19

EH&S implemented the program by purchasing the saws and, after pricing them out, was able to purchase seven ‘SawStop’ table saws.  EH&S Specialist Roy Waller worked with a SawStop sales representative to lower the fixed prices and negotiate free shipping costs,  saving the program $250 per saw.

Additionally, four Profession Cabinet Saws qualified for an optional mobile base or dust collection attachment (a $200 value), which was given free of charge to the shops that had need of them.

By working closely with all of the shops, EH&S was able to fulfill their needs with greater efficiency and cost reduction.

Table Saw Exchange Program Increases Student Safety

To increase student safety, EH&S worked with the Risk Services Department to apply $23,000 in General Liability “Be Smart About Safety” rebate funds to replace up to nine existing table saws in student shops with new, state‐of‐the‐art “SawStop” table saws.  These new saws stop when they sense skin and the blade lowers. Each shop was required to relinquish its old unguarded table saws. 

We focus on service…

Accomplishments20

EH&S Radiation Safety Team Decontaminates and Decommissions 3 Historic Campus Sites 

Gilman Hall, where Glenn Seaborg and colleagues identified plutonium, is a Registered National Historic Landmark, including Seaborg’s former laboratory in Room 307.  As building renovations became necessary, the Radiation Safety Team (RST) oversaw the surveying and decontamination of the roof, dormers and Room 121, allowing for repairs to proceed.  A complete survey of the building is in process and the RST continues to work collaboratively with University partners to plan for eventual building clean‐up.

Calvin Hall, where the process of photosynthesis was mapped, was decontaminated and decommissioned of legacy C‐14 residual radioactivity. UC Berkeley was awarded a $60 million grant to establish the Simons Institute for the Theory of Computing, and it is now housed at Calvin Hall without restrictions due to the successful decontamination efforts.   All residual radioactivity has been removed, and a formal request to free‐release the building from any further restrictions has been submitted to the California Department of Public Health. 

Etcheverry Hall for many years housed a non‐operational Rotating Target Neutron Source accelerator in its basement, which was excessively contaminated with tritium. The RST oversaw the work to decommission the accelerator and remove it as radioactive waste.  The basement then required significant decontamination of the residual tritium.  Once fully decontaminated, the facility was released to new uses.  The RST has worked closely with the Principal Investigator to successfully gain approval from the campus Radiation Safety Committee for the initial startup of the High Flux Neutron Generator, the new project now located in the space. 

We focus on service…

Contractor Decontaminating Gilman Hall

Accomplishments

21

Directly assisted with 624 campus shipments of hazardous materials out of 

a total of 5,200. Assisted with 38 additional shipments on other UC 

campuses.

Conducted 42 Fire Evacuation Drills for Students in Residence Halls

Other EH&S Program Highlights

We focus on service…

Accomplishments22

EH&S Fire Prevention Staff Reduce Unwanted and False Fire Alarms

Unwanted and false fire alarms in campus buildings not only create loss of productivity and interruptions to teaching and research activities, they also create a false sense of complacency for occupants. To reduce this, a campus fire prevention specialist reviews campus fire alarm reports daily to identify the cause.

When human error or malicious acts cause unwanted alarms, the Building Coordinator, contractor or residential staff is provided with information on how to minimize these alarms. When system malfunctions cause false fire alarms, Physical Plant‐Campus Services is contacted to repair or replace the malfunctioning equipment.

We focus on service…

AccomplishmentsAwards23

EH&S Continues to be an Award‐Winning Department

College of Chemistry Dean’s Citation awarded to Mark Freiberg and Brandon DeFrancisci for their collaborative work with the College of Chemistry to achieve the Lab Safety Settlement compliance 

Excellence in Management awarded to Tony Yuen

Achievement Awards: • Amina Assefa for Emergency Management Strategic Plan• Brandon DeFrancisci for Lab Safety Settlement compliance• Greg Haet for the Stanley Diesel Spill response and recovery• Jim Gilson for UC Systemwide safety leadership

Spot Awards: • Cheryl Reinman for the Tobacco‐Free Berkeley website• Eric Knight, Guy Seltzer, Mattheus Dahlberg and Stewart McMaken for Learning 

Management System availability expansion• Tim Bean for Lab Safety training compliance tools

Green Department award for third time from Chancellor’s Advisory Committee on Sustainability

AccomplishmentsPresentations24

• “Shop Safety”, Center of Excellence, Systemwide Safety Engineer, Jim Gilson July 2012, Campus Safety, Health and Environmental Management Association (CSHEMA) 

Annual Conference, Portland, Oregon

• “Mercuric Chloride in a Herbarium: An Exposure Assessment”, Lab Safety Specialist Phil Maynard and EH&S Intern Nisha Parikh (UC Berkeley School of Public Health) July 2012, CSHEMA Annual Conference, Portland, Oregon

• Continuity Planning (2‐day course), Office of Emergency Management Manager Amina Assefa April 2013, The Western Association of College and University Business Officers

• “Reading and Interpreting Construction Blue Prints”, Campus Fire Marshal Tony Yuen June 2013, University of California Risk Summit, Oakland, CA

EH&S Staff make Professional Presentations 

Challenges25

Electronic Documents Management: EH&S is working with other BAS units to move from paper files to electronic recordkeeping.  As a compliance “Office of Record,” our files are extremely important to the campus, and we are working to ensure that the new electronic records will be both secure and accessible.

Fire Safety: EH&S is working to motivate the retrofit of sprinklers into the few remaining residential buildings that lack them, includingBowles Hall and a few buildings in the Clark Kerr Campus.  Similar installations may be needed in certain high‐hazard lab facilities where work occurs with pyrophoric or other high‐hazard materials.

New Lab Safety Policies:  New systemwide policies addressing lab safety practices will require a culture change across all campus research labs.  EH&S will be deploying new lab safety specialists – and new research safety and compliance tools – to help lead this change.  

UST Compliance: The campus and EH&S rely on staff in stakeholder units (e.g., PP‐CS, RSSP) to meet compliance obligations related to Underground Storage Tanks (USTs) and other environmental issues.  Competing demand for maintenance staff resources is continuing to challenge the campus’s compliance status.

New Research Hazards: New forms of research, such as a High Flux Neutron Generator, will bring new hazards to the campus that will require considerable effort from EH&S to ensure safe operations.

Disaster Readiness: The next steps in implementing our 5‐Year Emergency Management Strategic Plan include providing specialized training to more than 100 staff with key emergency response roles, increasing the number of Continuity Plans in academic and research units, and updating the campus Emergency Operations Plan.

Office Remodel: In 2014 EH&S office space will be extensively remodeled to replace most private offices with an open floor plan.  EH&S has formed a working group to apply lessons and best practices from other recent campus remodel projects, as well as other cubicle environments in which some of our staff have previously worked.  EH&S is investing time and resources to make our upcoming project a “model” for other units that will be making similar changes, and to ensure that our compliance programs continue uninteruptedthroughout the transition.

EH&S Will Tackle Challenges in the Upcoming Year