León, Nicaragua8 Septiembre del 2011

“ Experiencia del Archivo General UNI”

AGUNI

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

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Temas

Un antiguo proyecto hecho realidadOrigen y surgimiento del Archivo Marco reglamentarioBoleta para diagnostico situación de los archivosPlano AGUNI Situación de los archivos en imágenes. I EtapaSistema de Clasificación / ORFUAS Organigrama Institucional y estructura organizacional AGUNI.Cuadro de Clasificación Principios básicos de Organización Segunda etapa Apoyo técnicoLogros y avances

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Un antiguo proyecto hecho realidad

Teniendo en cuenta que nuestro país carece de una cultura archivística, la Universidad Nacional de Ingeniería logra convertirse en pionera en el campo archivística nivel nacional, a través de la consolidación del Archivo General –AGUNI.

Revista CAMPUS No. 21 – Año

8 Abril 2006.

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Origen y surgimiento del Archivo

De acuerdo a la Ley 89 Ley de autonomía de a instituciones de la Educación Superior. La Secretaria General de la Universidad emitió un acuerdo de rectoría No. 348, aprobado el día cuatro de mayo del dos mil cinco, acuerda: “crear la unidad de archivo general universitario, como entidad especializada en la temática de archivo de la Universidad Nacional de Ingeniería, dedicado a velar por la custodia institucional de todos los procesos y procedimientos que conlleve un archivo general”.  

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Marco reglamentario

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Boleta para diagnostico situación de los archivos

El objetivo del trabajo diagnostico fue analizar y elaborar un estudio institucional que presente un panorama general sobre la situación de los documentos y las condiciones de los archivos de la universidad, se realizó en dos periodos; uno de ellos en el recinto universitario simón bolívar y posteriormente en el recinto universitario Pedro Arauz Palacios, en los meses de julio y agosto del año 2005, presentando la problemática de los estados de los documentos.

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Plano AGUNI

Fig. Nº . Plano del local del Archivo General UNI

Área de depósito: 55 mts²; área ocupada por estantes: 13.2 mts²; área de trabajo: 4 mts²; planoteca: 3mts ², área ocupada por cajas muertas 5mts². .Área de procesos técnicos: 16.60 mts²Área Programa de seguimiento al graduado: 7.90 mts²Área de oficina del responsable: 3.25 mts²Total del área del AGUNI: 82.75 mts²

DEPÓSITO DE FONDOS

DOCUMENTALES

RESPONSABLE DEL AGUNI

PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS TÉCNICOS

SALA DE ESPERA

BIBLIOTECA INGENIERÍA Y

COMPUTACIÓN

55 mts²

3.25 mts²

16.6 mts²

7.9 mts²

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Situación de los archivos en imágenes. I Etapa

“El poder no está en tener información Sino en saber manejarla”.

Anónimo.

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Sistema de clasificación / ORFUAS

Defínase clasificación a la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente. La clasificación se agrupa en tres sistemas que son los siguientes:

1. Clasificación Orgánica

Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.

2. Clasificación por Funciones:

Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la Institución.

3. Clasificación por asunto

Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos.

El ORFUAS nos permite reconstruir las series documentales favoreciendo la valoración, selección , conservación y eliminación de los documentos.

Tomando en cuenta que el valor documental contiene un sustento legal, lo dice la constitución política en su Arto, 128 “El estado protege al patrimonio arqueológico, histórico, lingüístico, cultural y artístico de la nación”.

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Organigrama Institucional y estructura organizacional

AGUNI.

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura institucional . Representa las estructuras que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas para su debida organización.

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Cuadro de clasificación

Los procesos archivísticos que se realizan son en base a las ISAD –G Normas internacional general de descripción archivísticas.

0-. Consejo Universitario 3.3.- Oficina de Archivo General

0.1- Normativas, Reglamento y estatutos 3.4.- División de Informática

1-. Rectoría 3.5.- OAIP

1.1.- Auditoria Interna 3.6.- División Jurídica

1.2.-DAE 4.- Vicerrectoría Académica

1.2.1- UNEN 4.1.- Cooperación Externa

1.2.2.-Cultura y deporte 4.2.- Dirección de Desarrollo Educativo

1.3.- División de relaciones internacionales 4.3.- Dirección de Biblioteca

1.4.- Programa académico descentralizado 4.4.- Programa Universidad en Online

1.5.- Centros de investigación 4.5.- Programa Institucional de Autoevaluación

1.6.- Gremios docentes y acreditación universitaria

1.6.1.- ATD 4.6.- Educación Continua

1.7.- FEC 5.- Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo

1.8.- FIQ 5.1.- Dirección de Postgrado

1.9.- FARQ 5.3.- Centro de Investigación e innovación Tecnológico

1.10.- FCC y SS 5.4.- Programa de Política Públicas

1.11.- FTI 6.- Vicerrectoría Administrativo

1.12.- FTC 6.1.- División de Finanzas

1.13.- Ministerios 6.1.1.- Tesorería

1.14.- Universidades Nacionales 6.1.2.- Contabilidad

1.15.- Universidades Extrajeras 6.2.- Dirección de Recursos Humanos

1.16.- Organismos Nacionales 6.2.1.- Oficina de Nomina

1.17.- Organismos Internacionales 6.2.2.- Oficina de Higiene y seguridad

1.18.- CNU 6.3.- Dirección de Servicios Administrativo

1.19.- CSUCA 6.3.1.- Servicios Generales

1.20.- IES 6.3.2.- Mantenimiento

1.21.- UNI NORTE 6.3.3.- Dirección de Adquisiciones

1.22.- Embajadas 6.5.- Programa de Administración y de

2.-Vicerrectoría General Unidad de Servicios

2.1.- Programa de planificación y Evaluación 6.6.- Oficina Técnica de Análisis

2.2.- Oficina técnica de proyecto Presupuesto y economía

3.-. Secretaría General 6.7.- Gremios Administrativos

3.1.- División de Registro Académico 6.7.1.- STUNI

3.2.- División de relaciones Públicas y 6.7.2.- SINTECA.

Comunicación

El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma.

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Principios básicos de organización

El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma.

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Segunda etapa

En 2006 se obtuvieron asesoría de expertos en la materia de archivos, y asesoramientos de especialista extranjeros.

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Apoyo técnico

“No necesito saber todo, tan solo necesito saber donde encontrar lo que me haga falta cuando lo necesito”.

A. Einstein

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Logros y avances

• Se estableció Convenio Marco de colaboración entre el Instituto Tecnológico de Costa Rica y la Universidad Nacional de Ingeniería –UNI.

• Se han realizado publicaciones en la Revista Campus del quehacer del AGUNI.

• Contamos con un Marco Reglamentario Legal .(Reglamento interno, Manual de procedimientos y Normativa interna)

• Un espacio físico

• Personal Técnico - Permanente.

• Estructura Organizacional

• Presupuesto anual / En base al POA .

• Participación a eventos y capacitaciones ofrecidos en diferentes instituciones tanto a nivel nacionales e Internacionales .

• Se brinda asesoramiento a las diferentes sedes y dependencias de la Institución.

• Formamos parte de los Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica.

• Actualmente, automatizando la bases de datos.

• Futuro proyecto crear nuestra página Web.

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“Los archivos históricos son alfabetos de la aventura del hombre que, al final de los años y de los siglos, llegan a ser la memoria viva de todo lo que un día se construyó, se defendió , se amó y se soñó”

Hermes Torar P.

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s

ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA