LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�OPARA EL MA�EJO ADECUADO DE I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS,

DE LOS CLIE�TES DE LA EMPRESA

Teléfono: (0241) 8714240 (master)

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL MA�EJO ADECUADO DE I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS,

DE LOS CLIE�TES DE LA EMPRESA PARAISO CA�ARIO C.A.

Autor

Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego

Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 8712394

Autora: Iscra Izquierdo

C.I.: 6.326.926

Fax: (0241) 8712394

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�OPARA EL MA�EJO I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS,

DE LOS CLIE�TES DE LA EMPRESA

Trabajo de Grado

ii

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL MA�EJO ADECUADO DE I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS,

DE LOS CLIE�TES DE LA EMPRESA PARAISO CA�ARIO C.A.

Trabajo de Grado presentado como requisito para optar Licenciado en Contaduría Pública

Autor

Tutor: M.S.C.Gladys Rivas

San Diego, Enero del 2013

al título de

Autora: Iscra Izquierdo

C.I.: 6.326.926

M.S.C.Gladys Rivas C.I. 7.134.328

iii

Quien suscribe, GLADYS RIVAS,

V-7.134.328, en mi carácter de tutor de trabajo de grado presentado por la ciudadana

ISCRA IZQUIERDO

titulado LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL MA�EJO

ADECUADO DE I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS

DE LA EMPRESA

para optar al título de

que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos para ser sometido a la presentación

pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.

En san diego a los

iv

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

ACEPTACIÓ� DEL TUTOR

GLADYS RIVAS, portadora de la Cédula de Identidad

, en mi carácter de tutor de trabajo de grado presentado por la ciudadana

ISCRA IZQUIERDO, portadora de la Cédula de Identidad No.

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL MA�EJO

ADECUADO DE I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS, DE LOS CLIE�TES

PARAISO CA�ARIO C.A., presentado como requisito parcial

para optar al título de LICE�CIADO E� CO�TADURIA PUBLICA

que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos para ser sometido a la presentación

luación por parte del jurado examinador que se designe.

En san diego a los 07 días del mes de enero del año 2.013.

M.S.C. GLADYS RIVAS

V-7.134.328

Cédula de Identidad No.

, en mi carácter de tutor de trabajo de grado presentado por la ciudadana

, portadora de la Cédula de Identidad No.V-6.326.926,

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL MA�EJO

DE LOS CLIE�TES

, presentado como requisito parcial

CO�TADURIA PUBLICA, considero

que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos para ser sometido a la presentación

luación por parte del jurado examinador que se designe.

v

DEDICATORIA

Me gustaría dedicar este trabajo de grado a toda mi familia, y en especial a la

memoria de mi amado hermano Juan Manuel, que las bendiciones y la paz de Dios

todopoderoso lo acompañe por toda la eternidad, quien fue y sigue siendo el motivo

inspirador de la unión familiar.

Para mi madre, por su comprensión y ejemplo de la perseverancia, quien siempre

me ha acompañado y apoyado en todo lo que he emprendido, y me ha dado el coraje

para enfrentar toda adversidad, me ha enseñado todo lo que soy como persona, mis

valores, principios, perseverancia y dedicación, sin pedir nada a cambio, quien nunca

truncó mis sueños y me mantenía en la lucha diciendo que podría lograr todo lo que

quisiera, que los sueños son alcanzables, pero sin quitarme los pies de la tierra. Me

enseñó a mantener la humildad ante todo, que sí existen los milagros y que para

activarlos hay que tener fe, fe en un Dios todopoderoso, lleno de misericordia y que

nos trajo a este mundo a vivir de victoria en victoria, los que me conocen pueden dar

fe de ello.

Para mi padre por su acompañamiento incondicional y apoyo constante.

Para mi esposo Gustavo, a él especialmente se lo dedico por su paciencia,

comprensión, acompañamiento, empeño, amor, por ser tal como es y por creer en mí.

Para mi hija Leidy Mariana, por ser lo mejor que me ha pasado en la vida, por su

apoyo y por dejarle un buen ejemplo a seguir, que Dios la bendiga.

A todos ellos,

Muchas gracias de todo corazón y que Dios los Bendiga siempre, Amén y Amén.

vi

AGRADECIMIE�TO

Primeramente quiero agradecer a Dios por todo lo que me ha provisto, y de la

manera que me ha bendecido siempre, y seguido agradezco a mi tutora de trabajo de

grado M.S.C. Gladys Rivas, por brindar sus conocimientos, orientaciones, paciencia y

dedicación, que han sido fundamentales para mí para poder llegar a los logros

alcanzados.

También desearía agradecer los consejos recibidos a lo largo de todos estos años

por los profesores de esta tan distinguida casa de estudios, que de una manera u otra

han aportado un granito de arena a mi formación profesional.

Y por último, pero no menos importante estaré eternamente agradecida a todos

mis compañeros de estudios, ya que por la formación de excelentes grupos de

trabajos pudimos crear un ambiente de trabajo y estudio, el cual fue simplemente

perfecto, donde su motivación y optimismo me han ayudado en momentos muy

difíciles, pero superados gracias a la misericordia de Dios, por lo que me siento muy

afortunada.

Muchas gracias por todo.

vii

I�DICE GE�ERAL DEDICATORIA AGRADECIMIE�TO

v vi

RESUME� I�FORMATIVO xiv I�TRODUCCIÓ�

1

CAPÍTULO I EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema 5 1.1.1. Formulación del Problema 8 1.2. Objetivos de la Investigación 8 1.2.1 Objetivo General 8 1.2.2 Objetivos Específicos 9 1.3. Justificación de la Investigación 9

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO

2.1. Antecedentes de la Investigación 10 2.2. Bases Teóricas 16 2.2.1 Operadores Logísticos 17 2.2.2 Servicio 2.2.2.1 Estrategia de Servicio 2.2.3 La Logística 2.2.3.1 Objetivo de la logística

17 17 18 18

2.2.3.2 Funciones del área de logística 19 2.2.3.3 Logística de la distribución 19 2.2.3.4 Actores de la logística 20 2.2.3.5 Sistemas de transporte como parte de la logística de negocios

20

2.2.3.6 Objetivos Operacionales que agregan valor mediante el transporte 2.2.4 El Control 2.2.5 Control Administrativo 2.2.6 Control Interno 2.2.7 Sistema de Control Interno 2.2.7.1 Características de un sistema de control interno confiable 2.2.7.2 Elementos del sistema de control interno

21

22 24 24 32 32

34

viii

2.2.7.3 Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno. 2.2.8 Inventarios 2.2.9 Control de inventarios 2.2.9.1 Control interno de inventarios

36

36 40 43

2.2.10 Almacén 2.2.11 Normas y Procedimientos

44 51

2.2.12 Lineamientos 52 2.2.13 Planteamiento de políticas de inventario 54 2.2.14 Matriz DOFA 54 2.3. Definición de Términos Básicos

55

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO

3.1. Tipo y Diseño de la Investigación 58 3.2. Fases Metodológicas 59 3.2.1 Fase I. Diagnóstico de la situación actual 3.2.2 Fase II. Identificar debilidades, fortalezas, oportunidades

y amenazas del control interno.

59 61

3.2.3 Fase III. Diseño de los lineamientos de control interno. 62

IV A�ALISIS DE RESULTADOS Y PROPUESTA 4.1. Diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa

Paraíso Canario C.A. en cuanto a controles internos de inventarios de sus clientes.

63

4.2. Identificación, mediante la matriz DOFA, el POAM y el PCI la situación actual de la empresa Paraíso Canario C.A.

88

4.3. Diseño de los lineamientos de control interno para el área de inventario de mercancía de los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A., en Guacara, Edo. Carabobo

100

4.3.1. Objetivos de la propuesta 100 4.3.1.1 Objetivo General 100 4.3.1.2 Objetivos Específicos 4.3.2 Justificación de la Propuesta

101 101

4.4. Presentación de la propuesta 101 4.4.1 Descripción de estrategias seleccionadas de acuerdo a la

factibilidad de su ejecución 4.4.1.1Actividades de control para el proceso de entrada y

salida de inventario en el almacén. 4.4.1.2Seleccion y desarrollo de las estrategias como

normativas para el control interno de los inventarios

102

102

115

ix

4.4.1.3Diseño de formatos para el control interno en el área de inventarios de mercancía.

128

4.4.2 Desarrollo de las estrategias seleccionadas, detallando los instrumentos y/o herramientas para facilitar su ejecución

138

4.4.2.1 I Estrategia: Evaluación de los recursos humanos, financieros y materiales disponibles

139

4.4.2.2 II Estrategia: Evaluación de la disponibilidad de la empresa en requerir los servicios propuestos

139

4.4.2.3 III Estrategia: Capacitación laboral y/o profesional 139 4.4.3. Exposición de los recursos humanos, técnicos y

económicos que requieren las estrategias. 142

4.4.3.1 Recursos Humanos 142 4.4.3.2 Recursos Técnicos 143 4.4.3.3 Recursos Económicos 143 4.4.3.4 Recursos Materiales 144

CAPÍTULO V CO�CLUSIO�ES Y RECOME�DACIO�ES

5.1. Conclusiones 145 5.2. Recomendaciones 147

REFERE�CIAS 152 A�EXOS 155

x

I�DICE DE CUADROS

CUADRO

1. Existencia de controles internos 65

2. Reducción de debilidades con la existencia de lineamientos de control 66

3. Existencia de normas y procedimientos en el departamento de almacén 67

4. Aplicación de normas y procedimientos en el departamento de almacén 68

5. Funciones específicas en el área 69

6. Supervisión de funciones en el área de almacén 70

7. Existencia de formatos de recepción de mercancía 71

8. Existencia de formatos para la entrega de mercancía 72

9. Área de recepción de mercancía devuelta 73

10. Personal calificado para clasificar el estado de la mercancía devuelta

11. Equipo suficiente para recepción de despacho simultaneo de mercancía

12. Espacio físico necesario para cada cliente

13. Sistema de codificación de mercancía

14. Recursos técnicos en el área de inventarios

15. Implementación de Lineamientos de control interno traerían beneficios

16. Resumen de los resultados

74

75

76

77

78

79

80

17. Observación directa 86

18. Matriz DOFA 89

19. Cruce de Estrategias de la Matriz DOFA 90

20. Diagnóstico Externo (POAM) Factores Detallados 91

21. Perfil de Oportunidades y Amenazas (POAM) 93

22. Diagnóstico Interno del PCI - Capacidad Directiva 94

23. Diagnóstico Interno del PCI - Capacidad del Talento Humano 95

24. Diagnóstico Interno del PCI - Capacidad Competitiva 96

xi

25. Diagnóstico Interno del PCI - Capacidad Tecnológica 97

26. Diagnóstico Interno del PCI - Capacidad Financiera 98

27. Categorías del PCI

28. Actividad: Entradas al Almacén (Recepción de Mercancía)

99

107

29. Actividad: Salidas del Almacén (Despacho de Mercancía)

30. Estrategias seleccionadas

31. Estrategia I: Segregación de funciones

32. Descripción de cargaos de almacén

33. Objetivos del área de almacén

34. Normas y políticas del área de almacén

35. Normas técnicas del área de almacén

36. Procedimiento de control de entradas y salidas de mercancía

37. Estrategia II: Organización del almacén

38. Estrategia III: Procedimientos para las tomas físicas de inventarios

39. Estrategia IV: Adiestramiento para el personal del almacén

110

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126

xii

I�DICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO

1. Existencia de controles internos 65

2. Reducción de debilidades con la existencia de lineamientos de control 66

3. Existencia de normas y procedimientos en el departamento de almacén 67

4. Aplicación de normas y procedimientos en el departamento de almacén 68

5. Funciones específicas en el área 69

6. Supervisión de funciones en el área de almacén 70

7. Existencia de formatos de recepción de mercancía 71

8. Existencia de formatos para la entrega de mercancía 72

9. Área de recepción de mercancía devuelta 73

10. Personal calificado para clasificar el estado de la mercancía devuelta

11. Equipo suficiente para recepción de despacho simultaneo de mercancía

12. Espacio físico necesario para cada cliente

13. Sistema de codificación de mercancía

14. Recursos técnicos en el área de inventarios

15. Implementación de Lineamientos de control interno traerían beneficios

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79

xiii

I�DICE DE FIGURAS

FIGURA

1. Formato de Recepción de Mercancía (RM) 129

2. Formato de Despacho de Mercancía (DMS) 131

3. Formato de Nota de Entrega de Mercancía (NEM) 134

4. Formato de Devolución de Mercancía (DVM) 136

5. Instrumento de detección de necesidades de adiestramiento 140

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�O

I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS, DE LOS CLIE�TES DE LA EMPRESA PARAISO

Autor: Iscra Izquierdo C.I.: 6.326.926 San Diego, Enero de 2013

El control interno es un consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con la finalidad de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos. Es por ello que el presente trabajo de grado se propuso evaluar la posibilidad de diseñar los lineamientos de control interno, que permitan manejar adecuadamente los inventarios de mercancías de los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A. con el fin de logar la eficiencia en la recepción, custodia y despacho, a través de un operador logístico, de tal manera que le de valor agregado a la propuesta presentada a los clientes de la empresa en estudio. En cuanto a la metodologcampo, la población estuvo conformada por cinco (5) personas involucradas en el proceso de distribución, por lo que no existeseleccionados fueroninvestigación. Por otro lado, los instrumentos de recolección de datos el cuestionario de preguntas cerradasresultados que se obtoportunidades y amenazas del medio) y el PCI (Perfil de capacidades internas), para evaluar las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades, y se pudanálisis que permitiógráficos de barra para estobjetivos propuestos.Descriptores: Lineamientos

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�OPARA EL MA�EJO ADECUADO DE

I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS, DE LOS CLIE�TES DE LA EMPRESA PARAISO

CA�ARIO C.A.

Iscra Izquierdo

Enero de 2013

RESUME� I�FORMATIVO

El control interno es un proceso integrado a los procesos, el cual es efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con la finalidad de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos. Es por

ente trabajo de grado se propuso evaluar la posibilidad de diseñar los lineamientos de control interno, que permitan manejar adecuadamente los inventarios de mercancías de los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A. con el fin de logar la

la recepción, custodia y despacho, a través de un operador logístico, de tal manera que le de valor agregado a la propuesta presentada a los clientes de la empresa

cuanto a la metodología, la investigación es de tipo factible con diseño de campo, la población estuvo conformada por cinco (5) personas involucradas en el

ribución, por lo que no existe muestra, ya que, los informantes fueron los indicados para suministrar la información que Por otro lado, los instrumentos de recolección de datos

el cuestionario de preguntas cerradas, la entrevista y la observación directa. Con los resultados que se obtuvieron se elaboró una matriz DOFA, el POAM (Perfil de

enazas del medio) y el PCI (Perfil de capacidades internas), para evaluar las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades, y se pud

ió proporcionar la información requerida presentadgráficos de barra para establecer los lineamientos necesarios que pudieron cubrir los objetivos propuestos.

Lineamientos, Control Interno, Inventario de mercancía, eficiencia.

LI�EAMIE�TOS DE CO�TROL I�TER�O

I�VE�TARIOS DE MERCA�CIAS, DE LOS CLIE�TES DE LA EMPRESA PARAISO

proceso integrado a los procesos, el cual es efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con la finalidad de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos. Es por

ente trabajo de grado se propuso evaluar la posibilidad de diseñar los lineamientos de control interno, que permitan manejar adecuadamente los inventarios de mercancías de los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A. con el fin de logar la

la recepción, custodia y despacho, a través de un operador logístico, de tal manera que le de valor agregado a la propuesta presentada a los clientes de la empresa

ía, la investigación es de tipo factible con diseño de campo, la población estuvo conformada por cinco (5) personas involucradas en el

muestra, ya que, los informantes los indicados para suministrar la información que requirió la

Por otro lado, los instrumentos de recolección de datos aplicados fueron observación directa. Con los

una matriz DOFA, el POAM (Perfil de enazas del medio) y el PCI (Perfil de capacidades internas), para

evaluar las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades, y se pudo aplicar el a información requerida presentada mediante

ablecer los lineamientos necesarios que pudieron cubrir los

, Control Interno, Inventario de mercancía, eficiencia.

I�TRODUCCIO�

La logística, según Carranza, Sabrià, Tarso y Maltz et al (2005), “es el proceso de planear, implantar y

controlar de manera eficiente y económica el flujo y almacenamiento de… productos terminados e

información vinculada con ellos desde el punto de origen al punto de consumo”. Los Comerciantes

intermediarios adquieren la propiedad de los bienes que están ayudando a comercializar. Los dos grandes

grupos de comerciantes intermediarios según Stanton y Futler (1989) “son los mayoristas y los

detallistas”.

Según Mochón (2000) “la empresa es un agente económico que tiene como función básica producir y/o

transformar los factores de producción para convertirlos en bienes y servicios aptos para el consumo o

para la inversión”, en donde el objetivo principal de las empresas distribuidoras es la de compra y venta

de mercancía nacional o importada, y la de las la empresa de transporte es entregar la mercancía de

manera segura y oportuna en el lugar de destino.

Es por ello, que la empresa Paraíso Canario C.A, para efectuar su oportuna distribución de manera

eficiente y efectiva, permitiendo que los pedidos sean despachados y las ventas concretadas, donde el

servicio de transporte se logre aumentar, llegar a las metas de facturación del transporte Paraíso Canario

C.A. y cumplir con el objetivo principal que es la satisfacción del cliente o consumidor final, propone

ofrecerle a sus clientes el servicio de administrar sus inventarios a través de un operador logístico el cual

es según Carranza et al (2005) “son aquellas empresas que venden sus servicios a terceros necesitados de

transporte, almacenaje, distribución u otras actividades logísticas”, donde se efectuarían las actividades de

recepción, custodia y distribución, de la mercancía de sus clientes, de manera eficiente y eficaz.

En la actualidad las empresas requieren optimizar los procesos de gestión de inventarios con la

finalidad de controlar, coordinar y planificar todos aquellos movimientos u operaciones que se realizan en

una organización o departamento específico. De aquí se deduce la importancia que tiene la gestión del

ciclo almacén-inventario, debido a que por medio del control aplicado a este ciclo, se puede llevar una

revisión adecuada sobre las operaciones y transacciones de la organización.

Se debe tomar en cuenta que los inventarios constituyen un factor importante para el éxito o fracaso de

una empresa comercial cualquiera sea su especialidad, tamaño o complejidad, estos constituyen el eje de

su actividad principal de compra y venta, cuyos procesos deben ser optimizados de manera prioritaria

dentro de una organización para agilizar y mejorar la calidad de las decisiones involucradas y de esta

manera, lograr el éxito de la gestión empresarial. Con frecuencia los inventarios constituyen el activo

corriente más representativo de una empresa y son susceptibles de errores y de fraude.

Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados aprueba diversos métodos alternos de

valuación de inventarios, y pueden utilizarse diferentes métodos para diversas clases de inventarios. La

determinación del valor del inventario afecta directamente el costo de los bienes vendidos y tiene un

impacto en la utilidad neta durante el año. La determinación de la calidad, condición y valor del inventario

es inherentemente una labor más compleja y difícil que la que acompaña la mayoría de los elementos de la

posición financiera. Por lo tanto debe estar siempre sujeta a una constante revisión, de aquí la importancia

de los controles internos que se tenga en los inventarios. Dicho control se entiende como el progreso que

ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones específicas con seguridad razonable en tres

principales categorías: efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y

cumplimiento de políticas, leyes y normas.

Cabe destacar que las fallas en el control interno pueden ser atribuidas a errores humanos, así como a la

toma de decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulación de varias personas. No obstante que

la responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la organización debe estar siempre a

cargo de la administración o de la alta gerencia, con el fin de que exista un compromiso real a todos los

niveles de la empresa, siendo función del departamento de auditoria interna, la adecuada evaluación o

supervisión independiente del sistema con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a

través del tiempo.

Tomando en consideración lo antes expuesto, no solo se requiere de información precisa y confiable,

sino también de procesos que permitan desarrollar las actividades propias que las organizaciones deben

realizar, coordinándolas de manera lógica y así cumplir de forma efectiva los objetivos que persiguen para

poder reafirmarse en el mercado en el cual se desenvuelven.

En tal caso, la investigación persigue como objetivo proponer lineamientos de Control Interno como

valor agregado, a la propuesta que la empresa Paraíso Canario C.A., ubicada en Guacara, Estado

Carabobo, le está ofreciendo a sus clientes, de los servicios de un operador logístico que permita manejar

adecuadamente sus inventarios mediante la recepción, custodia y distribución, con la finalidad de mejorar

la efectividad en el proceso de entrega de mercancía; utilizando las herramientas de la entrevista, la

encuesta y la observación directa, para recaudar información para el logro de los objetivos establecidos en

el presente trabajo de investigación.

Esta investigación se encuentra estructurada de la siguiente manera:

Capítulo I, El Problema: Contiene la exposición de la situación problemática enmarcada en el

planteamiento del problema, el establecimiento de los objetivos de la investigación tanto general como

específicos, así como la justificación de la investigación y su alcance, este capítulo está representado por

la inquietud del investigador.

Capítulo II, Marco Teórico: Se refiere al marco teórico y está integrado por los antecedentes del problema

que guardan relación con la investigación, así como también bases teóricas y definición de términos

básicos. Este capítulo soporta toda información teórica de la investigación, que permitió a la autora a

desarrollar la propuesta.

Capítulo III, Marco Metodológico: Se describen el tipo y nivel de investigación, las fases metodológicas

de la investigación de acuerdo con los objetivos específicos, la muestra, las técnicas de recolección de los

datos, el procedimiento para demostrar su validez y confiabilidad.

Capítulo IV, Resultados: Se presentan los resultados que se obtienen en la ejecución de cada uno de los

objetivos específicos descritos, luego se establecen el diagnóstico de la situación actual de las actividades

de distribución de la empresa, análisis DOFA, POAM y PCI, y la propuesta los lineamientos de control

interno para el manejo adecuado de inventarios de mercancía de los clientes de la empresa en estudio.

Capítulo V, Conclusiones y Recomendaciones: Se detallan las conclusiones a la que llegó la investigación,

así como las recomendaciones sobre la aplicación de los lineamientos planteados.

Referencias: Bibliográficas de donde se obtuvo información que permiten sustentar la información

presentada para el desarrollo del presente trabajo de grado.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema:

El mundo gira en torno a la economía, en la actualidad muchas de las empresas se han dedicado a

buscar rentabilidad económica a través de estrategias que les permitan brindar mejores servicios a sus

clientes de tal manera que puedan conservar la cartera de clientes que ya tienen o de aumentarla.

Estas estrategias las han venido desarrollando para darle valor agregado a la organización, además de

ser competitivos, asegurar su permanencia en el mercado. Algunas empresas se dedican a crear nuevos

productos o mejorar los existentes, y otras a incrementar sus servicios. Tal es el caso de la empresa

Paraiso Canario C.A. empresa de transporte de mercancía seca que distribuye a nivel nacional, a través de

camiones cavas 350, 400 y 750.

Esta empresa de transporte, para ampliar sus servicios ha considerado ofrecer a sus clientes la

administración de sus inventarios a través de un grupo de servicios entre los cuales está un operador

logístico que permita la recepción, distribución y control de la mercancía de varios de sus clientes desde

un mismo almacén, pudiendo así, centralizar la administración de los inventarios al mismo tiempo.

Por otro lado, también poder brindar el servicio de proporcionar a sus clientes un personal capacitado

para las mismas operaciones, pero desde sus propios almacenes, y por último, al cliente que quiera

mejorar sus actividades de distribución, se les pueda capacitar a su propio personal dándoles las

herramientas necesarias, de tal manera que puedan manejar sus inventarios en forma eficiente y eficaz.

Cada cliente tomará de acuerdo a sus necesidades, el servicio que le sea más conveniente y a medida de

sus necesidades y de su disponibilidad económica.

Ante un ambiente de globalización, alianzas, estrategias, libre comercio, valor agregado y reingeniería

de procesos, entre otros; donde la competencia es intensa entre todo tipo de organizaciones, del tamaño

que sean, se necesita implementar mecanismos eficientes de control, a fin de someter de manera

sistemática cada uno de los procesos que en ella se realicen, creando así las condiciones básicas, con

objetivos claros y precisos, necesarios para las diversas operaciones efectuadas en función del producto

final.

Según el enfoque de estrategias a través de la demanda y de la oferta del mercado; en

este contexto, se puede observar la variabilidad en los criterios del control de acuerdo al

manejo de inventarios, siendo estos un activo con gran significación para las empresas,

para Brito (1996), considera que “los inventarios son bienes de propiedad de la empresa

con el ánimo de venderlos en el mismo estado que fueron comprados o para ser

transformados en otros bienes para luego comercializarlos” con la finalidad de percibir

renta, es por ello de gran importancia.

Por otra parte, los inventarios contribuyen al equilibrio y fluidez del ciclo operativo

dando soporte para el alcance de las metas organizacionales, siempre que estos sean

adecuadamente manejados y controlados. Se puede asumir en tal sentido, que un

adecuado sistema de inventarios permite a la organización obtener un balance de los

recursos disponibles para continuar con la venta y distribución, que le sirva de soporte al

momento de realizar u ordenar los pedidos, mercancía (productos) necesaria para la

venta.

Teniendo en cuenta que no es conveniente crear un stock en la organización, ya que

establecer esta irregularidad podría generar un funcionamiento indebido y peligroso en

la misma, además de evitar que los inventarios sufran por obsolescencia, deterioro, entre

otros, así como pérdida de recursos financieros, de allí la importancia que tiene el

control interno de los inventarios.

En este orden de ideas, según lo expuesto por Gómez (1996) el concepto de control lo concibe como

“la gestión administrativa que permite conocer si se han cumplido o se están cumpliendo los programas

expuestos, los principios establecidos, las instrucciones y las órdenes impartidas” (p. 15). El control

evalúa durante un periodo determinado las actividades desarrolladas que previamente son planeadas y

organizadas con el fin de alcanzar los objetivos propuestos, también permiten conocer las fallas y errores,

los cuales traen como consecuencia la implementación de nuevas medidas del control con la finalidad de

corregirlos.

Por otro lado, Hyweihrich (1997), considera el control como una función administrativa que consiste

en “la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la

empresa y los planes diseñados para alcanzarlo” (p. 578). De este modo, el control está enmarcado como

una estrategia que permite a la empresa adecuar sus stocks.

La veracidad y exactitud de la información financiera tiene su base en la eficiencia de los controles

internos aplicados, ya que estos proporcionan seguridad a la administración acerca de la confiabilidad de

los datos contables que se usan para la toma de decisiones. Aplicar un sistema de control interno eficiente

resulta una labor compleja, pues deben considerarse un conglomerado de procedimientos físicos y

contables involucrados en cada operación realizada para garantizar el resguardo de los activos de la

organización. El control interno de cada empresa debe brindar a la administración la seguridad de la

confiabilidad de la información financiera que sirve de base para la toma de decisiones

La mayoría de las empresas venezolanas se han dedicado a evaluar su rendimiento basándose en un

enfoque de importación en lugar de producción, lo que hacen las mayorías de empresas que contratan los

servicios de la empresa Paraiso Canario, C.A., dichas empresas presentan la problemática de retardos en

sus despachos, dejando al cierre de mes gran cantidad de pedidos en sus bandejas de ventas, haciendo que

las mismas no se concreten por la falta de efectividad en sus almacenes, viéndose también afectada la

empresa en estudio debido a que sus ingresos dependen de los despachos realizados.

Es por ello, que desea ofrecer los servicios antes mencionados, pero necesitará de los lineamientos

necesarios de control interno, para el manejo adecuado de los inventarios en cualquiera de sus nuevos

servicios ofrecidos, sabiendo la relevancia que tiene el adecuado manejo de los mismos. En el presente

trabajo se hará enfocado específicamente a la primera propuesta de servicio que es prestar los servicios de

recepción, almacenamiento, distribución y despacho desde un operador logístico.

Al comenzar a ofertar sus servicios, la empresa Paraiso Canario C.A., sin controles internos de

inventario adecuados, podría presentar mal manejo de los inventarios encontrándose con faltantes o

sobrantes, al momento de las tomas físicas, o que los productos se hayan distribuido mal un modelo por

otro, lo cual sería perjudicial para la empresa, debido a que ello le podría causar problemas con los

clientes, y considerando además, que la responsabilidad es del operador logístico, podría acarrear

consecuencias de pérdidas cuantiosas de dinero, así como la perdida de la confianza y credibilidad del

cliente, el cual no querría contar más con sus servicios y ganaría un desprestigio, por lo que otras empresas

tampoco aceptaría tal oferta.

Por otro lado, afectaría sus ingresos, por los desembolsos generados para reponer los faltantes, perdería

a los clientes, así como también sus ingresos disminuirían por tal concepto, personal con el cual trabaja no

se sentiría seguro, ya que sin liquidez no podría darles la seguridad laboral que requieren. El control

interno de inventarios es sumamente necesario para la adecuada administración de este activo, sobre todo

si se han de invertir fuertes sumas de dinero para poner en marcha un proyecto de un operador logístico de

esta magnitud, de tal manera que no se pierdan esfuerzos físicos ni económicos, y poder dar un excelente

servicio y una seguridad a su fuerza laboral.

1.1.1 Formulación del Problema:

Por lo antes expuesto, se genera la siguiente interrogante ¿Cuáles serían los lineamientos de Control

Interno, que permitan manejar adecuadamente los inventarios de mercancías de los clientes de la Empresa

Paraiso Canario C.A., con el fin de lograr la eficiencia en la recepción, custodia y despacho, a través de un

operador logístico?

1.2. Objetivos de la Investigación:

1.2.1 Objetivo General:

Proponer lineamientos de Control Interno que permitan manejar adecuadamente los

inventarios de los clientes de la Empresa Paraiso Canario C.A.

1.2.2 Objetivos Específicos:

- Diagnosticar la situación actual que presenta la empresa Paraiso Canario C.A., en

cuanto a los controles internos en el manejo de los inventarios de sus clientes.

- Identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la empresa Paraiso

Canario C.A, con respecto al control interno, en el área de inventarios la recepción,

custodia y despacho, a través de un operador logístico.

- Diseñar los lineamientos de control interno para el área de inventarios de la mercancía

de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.

1.3 Justificación de la Investigación:

El cumplimiento de los objetivos de la organización, es la principal variable que se busca satisfacer,

para ello se analizó la gestión en el manejo de inventarios de la mercancía de los clientes de la empresa

Paraiso Canario, C.A. Por consiguiente, al identificar y evaluar dicha gestión, se pudo dar a conocer su

impacto dentro de las propuestas de servicio que ella oferta a sus clientes, para que mediante la misma,

diversas organizaciones puedan implementar un plan estratégico dentro de este sistema en el cual se

encuentren presentes los conocimientos contables.

Cabe destacar que son muy pocos los estudios que se han realizado en función, de controles de

inventarios de terceros, los que ven más allá de la toma de decisiones, el liderazgo, el talento humano y

otras variables por lo tanto, se eligió enfocar la idea en otras variables en las cuales no se ha profundizado

la relación que poseen entre sí.

Por otro lado, los lineamientos que se establecieron podrán ser implementados en cualquier otra

empresa que tenga similar dificultad, asimismo la presente investigación puede ser utilizada como

referencia bibliográfica para posteriores estudios. Finalmente, el presente estudio ha sido de gran ayuda

para las Instituciones Universitarias y para la investigadora, ya que aporta conocimientos académicos a fin

de optimizar su desempeño profesional en el ámbito académico y laboral.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la Investigación:

Según Tamayo y Tamayo (2000), los antecedentes constituyen “Todo hecho anterior

a la formulación del problema que sirva para aclarar, juzgar e interpretar el problema

planteado, constituye los antecedentes del problema.(p.146), debido a que los mismos

contribuirán a aclarar un conjunto de factores, orientados a una revisión bibliográfica o

trabajos realizados con anterioridad y con referencia al tema planteado. Entre los

trabajos que servirán de apoyo documental y metodológico para el desarrollo de la

presente investigación, cabe señalar el realizado por Pérez (2012), se cita el informe de

pasantía titulado “Lineamientos que permitan cumplir en el área de inventarios, con

la ley de costos y precios justos en la empresa Impro Hogar c.a., en san diego,

Edo. Carabobo”, que presentó en la Universidad José Antonio Páez, para optar por el

Título de Licenciado de Contaduría Pública. El estudio tiene por objetivo general

establecer lineamientos que permitan cumplir en el área de inventarios, con la Ley de

Costos y Precios Justos en la empresa IMPRO HOGAR, C.A., donde hace gran

relevancia en la importancia del buen manejo de los inventarios que permitan la

reducción de costos.

Para lograr los objetivos se utilizó una investigación de campo tipo proyecto factible, no experimental.

La recolección de datos se realizó a través de una entrevista al Gerente General, de tipo estructurada, se le

efectuaron preguntas abiertas sobre el funcionamiento de las empresa, así como también del tema en

estudio de manera de obtener información necesaria para su aplicación, también se aplicó como

instrumento de recolección de datos una encuesta a cinco (5) empleados de la empresa en estudio con un

contenido de diez (10) preguntas cerradas dicotómicas, y además se usó la herramienta de observación

directa en los almacenes de la empresa en estudio.

Los resultados se analizaron y presentaron en una matriz DOFA, donde luego se elaboraron los

lineamientos que permitirían cumplir, en el área de inventarios, con la Ley de Costos y Precios Justos, en

la empresa en estudio, con el fin de reducir los costos y de manera tal que los precios de los productos

estén conformes o se acerquen a las disposiciones de esta normativa. La autora concluye en su presente

trabajo de investigación que se lograron con éxito los objetivos planteados al principio del estudio, debido

a que se pudo establecer los lineamientos que permitan cumplir en el área de inventarios, con la Ley de

Costos y Precios Justos en la empresa Impro Hogar, C.A., con la finalidad de reducir los costos de los

inventarios y mejorar la efectividad en el proceso de entrega de mercancía en las tiendas, además de

presentar en su informe que entre los resultados de mayor relevancia para el lineamiento de establecer

políticas para el manejo de inventarios de la empresa en estudio, evaluados por el instrumento de

recolección de información mencionado anteriormente, cabe destacar a los aspectos que son de gran

importancia que es el atender las actividades de almacén y distribución, ya que de ella depende que la

empresa en estudio logre sus objetivos de facturación, crecimiento o permanencia en el mercado. Este

informe se relaciona con la presente investigación ya que puede aportar información de cuáles

lineamientos permitirían cumplir con la ley arriba señalada, ya que la empresa en estudio al reducir los

costos podría prestar mejor servicio a sus clientes, y permitiría ser sostenible el servicio de un operador

logístico, al momento de establecer los lineamientos de control interno que se esperan desarrollar en la

presente investigación. Izquierdo (2011), se cita el trabajo de grado titulado “Plan estratégico para

optimizar el servicio de transporte, a los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A., de

almacenamiento y distribución de mercancía, en Guacara, Edo. Carabobo”, en la Universidad José

Antonio Páez, Valencia para optar por el Título de Licenciado de Administración de Empresas. En el

presente trabajo de grado, se fundamentó en el objetivo general de evaluar la posibilidad de éxito para

ampliar los servicios de transporte, de los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A., agregando el

almacén y despacho, que permita recibir la mercancía importada, por sus clientes, arreglarla en sus áreas

de almacenamiento y al mismo tiempo pueda dedicarse a la carga de mercancía, para efectuar su oportuna

distribución de manera eficiente y efectiva.En cuanto a la metodología, la investigación fue de tipo

factible con diseño de campo, la población estuvo conformada por diecinueve (19) personas involucrada

en el proceso de distribución, donde se utilizó como instrumentos de recolección de datos aplicado la

encuesta, la entrevista y la observación directa. Los resultados obtenidos y analizados permitieron

proporcionar la información requerida para establecer el plan estratégico para cubrir los objetivos

propuestos. La autora concluye en su investigación que se lograron con éxitos los objetivos planteados

debido a que se pudo establecer lineamientos para diseñar un plan estratégico que permita optimizar el

servicio de transporte, a los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A. de almacenamiento y

distribución, con la finalidad de mejorar la efectividad en el proceso de entrega de mercancía en las tienda,

surgida por las estrategias obtenidas por el análisis de los datos recolectados. Pudiendo establecer planes

estratégicos para la propuesta de un operador logístico, prestar el servicio de personal capacitado para que

laboren en los almacenes de sus clientes y por último capacitar al personal de sus clientes para que puedan

tener los conocimientos y herramientas necesarias para el adecuado manejo de los inventarios y efectuar

eficientemente el proceso de logística de despacho; desarrollar las estrategias seleccionadas y exponer los

recursos humanos, técnicos, económicos y materiales, que requieren las estrategias para su ejecución. Este

trabajo de grado es fundamental para la presente investigación debido a que de ella surgió la estrategia de

brindar a los clientes el servicio de recepción, almacenamiento, custodia y distribución de mercancía de

los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A., donde se propondría los lineamientos de control interno

de inventario necesarios para darle valor agregado a la propuesta presentada, en el actual trabajo de

investigación.

Por otra parte Lozano y Martínez (2008), “Diseño del Sistema de Control Interno en la unidad

administrativa y financiera para la compañía �acional de Sebos Ltda. (Conalsebos Ltda.)”,

presentado en la Universidad de La Salle, Facultad de Contaduría Pública de Bogotá, D.C., para optar al

título de contador público planteo el siguiente objetivo, diseñar el sistema de control interno de la unidad

administrativa y financiera que se aplican a nivel general a través del informe COSO, en la empresa

Conalsebos Ltda., como herramienta fundamental con el propósito que la empresa pueda ser eficiente en

las operaciones, en la protección de los bienes y en la administración en general. Se consideró aplicar el

informe COSO por ser un tema de actualidad a nivel mundial. El objetivo de COSO así como el recurso

que se puede obtener del cómo es: definición de un marco de referencia aplicable a cualquier organización

considerando que el control interno debe ser un proceso integrado con el negocio, así como la de

involucrar a toda la organización desde la alta dirección hasta el último empleado. Su investigación fue

descriptiva y de recolección, se tiene entonces que para la investigación fueron todos los procesos

administrativos y financieros de la empresa Conalsebos Ltda. Igualmente se realizó una entrevista, como

técnica orientada para establecer contacto con las personas fuente de la información que se consideraron

para obtener la información y por consiguiente se hizo la debida interpretación que arrojó los resultados

para el diseño de la herramienta de evaluación de la organización en estudio. Concluyendo su

investigación con un sistema de control interno en la unidad administrativa y financiera Nacional de Sebos

Ltda. (Conalsebos Ltda.), que le permita mejorar los procesos en esta área y poder dar garantía en cuanto a

la exactitud de la información y además lo que representa para esta área la existencia de controles.

El proyecto investigado guarda similitud, con la actual investigación, ya que ambas presentan un

enfoque sobre el control interno de inventarios involucrando al personal en general bajo parámetros

lineales permitiendo crear un ambiente seguro en la empresa. Díaz (2007), su trabajo de grado titulado

“Manual de Procedimientos administrativos contables para el registro de inventarios en la empresa

comercializadora MD 11 C.A.” para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública de la

Universidad José Antonio Páez. El estudio tuvo por objeto principal elaborar un manual de

procedimientos administrativos contables para optimizar su gestión contable. La investigación se enmarcó

bajo la modalidad de proyecto factible y se inicia desde la observación directa, entrevista y encuestas, así

mismo se apoya la investigación de campo y documentales. Se realizó un diagnóstico de la situación

actual en el almacén, las políticas y procedimientos establecidos por la gerencia.

Su autor , concluye que los beneficios de contar con procedimientos adecuados para el registro

contable de inventarios permite tener al momento preciso la información exacta y veras de la información

para así poder realizar tomas de decisiones oportunas, y poder concretar con los procesos de planificación

y control de las actividades para el logro de los objetivos de la organización, es por ello que elaboró un

manual de procedimientos administrativo y contable que permita que las personas involucradas en el

proceso puedan elaborar sus actividades de manera adecuada, y además poder hacerle seguimiento al

cumplimiento de sus funciones.

Se concluye, que la propuesta presentada guarda relación con el estudio; debido a que la misma se

enfoca en el correcto manejo de controles así como una referencia de cómo se debería llevar a cabo el

registro de los inventarios. Por su parte, Hernández y Torres (2007), de la Universidad de Carabobo para

optar al título de Licenciado de Contaduría Pública, realizaron un trabajo de investigación titulado

“Propuesta de Mejora en el sistema de control interno de inventario de la Empresa Ceprofot C.A.”,

para logar eficiencia en el control interno de existencias de materiales y productos fotográficos. La

presente investigación ha sido realizada con el fin de elaborar una propuesta de mejora en el sistema de

control interno de inventario, que contribuya con la productividad y rentabilidad de la misma; con la

finalidad de subsanar las debilidades existentes en el área del almacén, y contribuyendo con la eficiencia y

optimización del proceso de inventario y de todas las operaciones realizadas por el personal que labora en

la empresa.

Destacando la importancia que constituye para toda organización contar con un eficiente manejo de los

inventarios, la investigación estuvo enmarcada bajo la modalidad de proyecto tipo factible, debido a que la

misma aporta una posible solución ejecutable en la problemática planteada; fundamentada en una

investigación de campo de tipo descriptivo, apoyada en las bases teóricas y en las referencias

bibliográficas. La técnica utilizada de recolección de datos fue la observación directa. El objetivo principal

de esta propuesta es proporcionar una mejora en el sistema de control interno de inventario en el área de

almacén con la finalidad de obtener controles adecuados para manejar los inventarios así como las

actividades que se desarrollan dentro del área del almacén en dicha empresa. Los autores de la

investigación concluyen su informe que las bases que permitieron logar el objetivo general del estudio,

después de trabajar en función de los tres objetivos específicos, buscaron las herramientas teórico-

prácticas que pudieran ayudar a su desarrollo, donde en se propuso una descripción de las actividades con

respecto a las entradas y salidas de mercancía, exponiendo los riesgos inminentes al no realizar estas

tareas correctamente y los procedimientos de control que se deben aplicar para obtener un buen resultado,

asimismo esquematizó cuatro (04) estrategias donde se proponen cambios positivos al menor tiempo

posible, como lo es segregación de funciones al personal, reorganización del almacén, toma física de los

inventario y adiestramiento al personal. La investigación realizada permitirá a la presente investigación

utilizar la información sobre la creación de un sistema para mejorar el control de inventario y así darle

confiablidad y credibilidad al almacén de la empresa, donde podría permitir lograr establecer los

lineamientos necesarios de control interno de inventario, que le den valor agregado a la propuesta del

operador logístico, para la empresa Paraiso Canario C.A. Todas las investigaciones anteriormente citadas

han presentado problemas o fallas en los sistemas de control interno de inventario, lo cual permitirían

prever cuales podrían ser algunas debilidades que podría presentar la empresa en estudio, debido a que ella

aún no ha empezado a realizar las actividades de recepción, almacenamiento, custodia y distribución, por

lo que no hay políticas ni ningún tipo procedimiento previamente establecido. La empresa en estudio para

poder presentar su propuesta de un operador logístico, a sus clientes, necesita tener definidos los

lineamientos necesarios para garantizar un control interno de inventario de la mercancía, que sus clientes

le pondrán a su cargo para su adecuada administración.

2.2 Bases Teóricas:

La investigación se compondrá de una serie de variables que a continuación se plantean

documentalmente a fin de obtener una idea de los aspectos a considerar, tanto en la recolección de

información, como en la formulación de la propuesta, debido a que estas comprenden un conjunto de

conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el

fenómeno o problema planteado. Según Méndez (2007), el marco teórico de una investigación se define

en los siguientes términos:

Lo constituye la presentación de postulados, según autores e investigadores, que hacen referencia al problema investigado y que permiten una visión completa de las formulaciones teóricas sobre las cuales ha de fundamentarse el conocimiento científico, propuesto en las fases de la observación, descripción y explicación. (p. 203).

Según se observa, las bases teóricas constituyen las referencias conceptuales sobre las cuales ha de

fundamentarse la investigación en su fase documental. En ese sentido, se estarán abordando un conjunto

de principios y postulados teóricos y técnicos que sustentará el estudio que se adelanta.

Por otra parte, para Hurtado y Toro (2007), las bases teóricas, representan: “Un conjunto de ideas,

generalmente conocidas en una disciplina, que permiten organizar los datos de la realidad para lograr que

de ellas puedan desprenderse nuevos conocimientos”. (p. 83). Por lo tanto, a partir de tal conjunto de ideas

y principios, se irán generando nuevos conceptos e interpretaciones en relación con el tema que se está

estudiando. Con base en ello, puede afirmarse que según lo requiera la investigación y su tema de estudio,

el investigador ha de indagar los datos, la información y las visiones provenientes de expertos en el área

que se está abordando. Seguidamente, se presentan las bases teóricas del estudio.

La empresa Paraiso Canario C.A., es una empresa de transporte que brinda sus servicios a varias

empresas Distribuidoras de mercancía (productos terminados) importados a nivel nacional, la cual tiene

como plan estratégico para ampliar sus servicios a sus clientes ofrecer un operador logístico, donde pueda

centrar las actividades de recepción, custodia y distribución de sus inventarios.

2.2.1 Operadores Logísticos:

Los operadores logísticos de acuerdo a Carranza, Sabrià, Tarso y Maltz (2005) “son aquellas empresas

que venden sus servicios a terceros necesitados de transporte, almacenaje, distribución u otras actividades

logísticas”. El concepto de operador logístico, como figura capaz de presentar otros servicios

complementarios, además de la ejecución física del transporte, ha ido apareciendo paulatinamente ante la

presión de la demanda, a partir de los operadores clásicos de transporte que han ido ampliando sus

funciones, sus servicios y sus ámbitos de actuación. El transportista, de esta manera, en un agente de

servicio cuya misión básica es dar la máxima calidad al ponerse a disposición de los productos de su

cliente. La importancia de los operadores logísticos y de transporte se ha ido incrementando notablemente.

Ello se ha debido a dos motivos principales:

- Necesidad de ampliar los mercados de los productores puede ser satisfecha

minimizando inversiones, a partir de utilizar los servicios de profesionales.

- Los operadores proporcionan la capacidad de flexibilizar y singularizar los

productos a un coste competitivo, no alcanzable con medios propios.

2.2.2 Servicio:

Según Chase, Aquilano y Jacobs (2000) la prestación de servicios es un proceso intangible, es algo que

“si se le cae sobre el pie no le dolerá”…en los servicios la ubicación de las instalaciones y la participación

directa del cliente en la creación del resultado son muchas veces factores esenciales.

2.2.2.1 Estrategia de servicio:

La estrategia de servicio comienza por seleccionar el enfoque operacional -las prioridades de

desempeño- mediante el cual piensa competir la empresa. Entre estas prioridades se encuentran:

- Tratamiento del cliente en términos amistosos y asistenciales.

- Velocidad y conveniencia de la entrega del servicio.

- Precio del servicio.

- Variedad de servicios.

- Calidad de los bienes tangibles esenciales para el servicio o que acompañen este.

- Habilidades únicas que constituyen la oferta de servicio.

2.2.3 La Logística:

Para el profesor Ballou (1999), “la logística empresarial es todo movimiento y almacenamiento que

facilite el flujo de productos desde el punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo”.

Logística, para Gómez (2007):

Es la acción del colectivo laboral dirigida a garantizar las actividades de diseño y dirección de los flujos de material, informativo y financiero, desde sus fuentes de origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en la cantidad, calidad, plazos y lugar demandados con elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente. Es una disciplina encargada de gestionar flujos de materia, energía e información, a un sistema que debe proveer los recursos necesarios para prestar el servicio o llevar el producto: en la cantidad requerida, con la calidad exigida, en el tiempo exigido, a un bajo costo y en beneficio de la comunidad social.

2.2.3.1 Objetivo de la logística:

Según Carranza, Sabrià, Tarso y Maltz et al (2005) “la misión fundamental de la logística empresarial

es colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en

las condiciones deseadas, contribuyendo lo máximo posible a la rentabilidad de la firma”. La logística

tiene como objetivo la satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad.

Se encarga de la gestión de los medios necesarios para alcanzar este objetivo (superficies, medios de

transportes, informática, entre otros) y moviliza tanto los recursos humanos como los financieros que sean

adecuados. Garantizar la calidad de servicio, es decir la conformidad con los requisitos de los clientes, da

una ventaja competitiva a la empresa. Hacerlo a coste menor permite mejorar el margen de beneficio de la

empresa. Conseguirlo garantizando la seguridad permite a la empresa evitar sanciones, pero también

comunicar en temas actuales como el respeto del medio ambiente, los productos éticos. Estos tres

parámetros permiten explicar el carácter estratégico de la función logística en muchas empresas (la presión

del entorno crea la función). Los dominios de responsabilidad de los logísticos son variados: operacionales

(ejecución), tácticos (organización de la empresa) y estratégicos (planes estratégicos, prospectiva).

2.2.3.2 Funciones del área de logística:

La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas, productos acabados)

y se interesa a su entorno. El entorno corresponde en este caso a:

- Recursos (humanos, consumibles, electricidad).

- Bienes necesarios a la realización de la prestación (almacenes propios, herramientas, camiones

propios, sistemas informáticos).

- Servicios (transportes o almacén subcontratados).

La función logística gestiona directamente los flujos físicos e indirectamente los flujos financieros y de

información asociados. Los flujos físicos son generalmente divididos entre los “de compra” (entre un

proveedor y su cliente), “de distribución” (entre un proveedor y el cliente final), “de devolución” (logística

inversa).

2.2.3.3 Logística de distribución:

La logística de distribución incluye la gestión de los flujos físicos hoy conocida como DFI

(Distribución física Internacional), de información y administrativos siguientes:

- La previsión de la actividad de los centros logísticos.

- El almacenamiento.

- El traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y equipos

necesarios.

- La preparación de los pedidos o la ejecución de crossdocking (tránsito).

- Algunas veces, la realización de pequeñas actividades de transformación del producto

(kitting, etiquetado).

- El transporte de distribución hasta el cliente.

2.2.3.4 Actores de la logística:

La especialización de la logística se traduce por el crecimiento de la parte subcontratada. Así, las

empresas industriales y comerciales se concentran en sus oficios (corebusiness). Se puede clasificar los

operadores logísticos pero también las empresas clientes en función del grado de externalización de sus

logísticas:

- Los 1PL (FirstPartyLogistics): sub-contratado del transporte.

- Los 2PL (SecondPartyLogistics): externalización del transporte y del almacenamiento

- Los 3PL (ThirdPartyLogistics): externalización de la resolución de problemáticas más

globales: puesta en marcha de herramientas, puesta a disposición de conocimientos y

sistemas para conseguir el objetivo.

- Los 4PL (FourthPartyLogistics): externalización más amplia, el operador se

responsabiliza de la optimización de una cadena global incluyendo su cliente, sus

clientes y los proveedores de su cliente.

2.2.3.5 Sistemas de transporte como parte de la logística de negocios:

Según Carranza et al (2005) “los clientes demandan algo más que precios y calidad cuando se llega a

los servicios de transporte”. En la mayor parte de los mercados, estos servicios, son la última frontera

para diferenciar una cadena de producción de otra, que en gran medida, la competitividad de algunas

compañías depende de la rapidez con que se pueda entregar sus productos, materias primas y partes al

consumo, y de la capacidad que tiene para abastecer líneas de producción o centros de distribución.

Además de ello, el transporte debe apreciarse como una herramienta fundamental para mejorar la

competitividad. Dentro de las características más importantes se tienen según estos últimos autores

citados: “Disponibilidad de localización, ruteo consolidado, control de sistemas y accesibilidad, capacidad

de almacenamiento (del vehículo de ser llenado óptimamente), disponibilidad de riesgo”.

2.2.3.6 Objetivos Operacionales que agregan valor agregado mediante el transporte:

Según Carranza et al (2005) son los siguientes los objetivos operacionales que agregan valor agregado

mediante el transporte:

- Congruencia: Los servicios de transporte deben ofrecerse sin demasiada variabilidad, así como estar

previamente planeados y estandarizados para proveer procesamiento computarizado, recolección, agenda

de entrega, obligaciones del producto y tasas de cargas adaptadas al cliente, todo ello sin cambios diarios.

Los productos también tienen que entregarse a tiempo y llegar a su destino en las mismas condiciones que

tenían en el sitio de origen.

- Entrega rápida: Las compañías de transporte, si quieren desempeñar la importante función de

operadores logísticos, deben proveer tiempo-en-tránsito corto el cual es directamente proporcional a la

habilidad de los transportistas para proveer tiempo de recolección, agenda de ruteo, localización de la

carga, rapidez de manipulación en la instalaciones del cliente, rapidez de retroalimentación cuando surgen

problemas de entrega y rapidez en la entrega.

- Relación con el cliente: Deben basar sus relaciones con el cliente en estrategias especiales. El contacto

de transportistas con el cliente debe llevarse a cabo con atención y cordialidad en todo momento, es

agregar valor mediante la relación con el cliente.

- Flexibilidad: Las compañías de transporte deben ser capaces de proveer servicios adaptados al cliente, es

decir, adecuados a su nivel y a las características de sus percepciones. Proveer ese servicio adaptado al

cliente en el transporte, que no es otra cosa que agregarle valor, incluye: flota adaptada, recolección fuera

de agenda, horas de entrega especialmente diseñadas y empaque de transporte adaptado.

- Confianza: Las compañías de transporte deben estimular y mantener la confianza del cliente para poder

establecer alianzas estratégicas y, en consecuencia, conservarlos en el largo plazo. En los países

desarrollados, otro factor riesgo que genera confianza en los clientes se relaciona con los productos con

altas tasas de robos. La confianza en las compañías de transporte está constituida sobre la provisión de

servicios que representan menos riesgos de pérdidas financieras durante las operaciones de transporte.

- Acceso: Sobre todo en áreas metropolitanas, es fundamental que las compañías de transporte cuenten con

una red de control, de modo que los puntos de transbordo estén distribuidos y, al mismo tiempo, cercanos

a clientes y consumidores. Cuanto más elaborada y perfeccionada sea la red controlad por la empresa de

transporte, habrá mayor cantidad de accesos de provisión a los centros de distribución y consumo, lo que

genera un mayor nivel de accesibilidad a los productos.

- Costo-Precio: Los servicios de transporte dependen en gran media de ciertos factores para lograr

competitividad en costo y precio. Por lo tanto, éstas deben prestarles atención para que no afecten

negativamente las estructuras de costo y precio”.

También complementa Carranza (2005) que “el transporte es fundamental para reunir los elementos de

la administración de la cadena de valor”. A pesar de que el transporte durante mucho tiempo se ha

considerado como una actividad operacional, de hecho, un buen servicio de transporte consolida el plan de

administración de la cadena de suministro. Por lo general, cuando debe tomarse la decisión de

subcontratar el transporte, las compañías aún no han aplicado la administración de la cadena de valor. Lo

que corresponde es revisar la calidad del proveedor del transporte y evaluar la conveniencia de

mantenerlo. Para ser evaluado como buen proveedor de transporte, las empresas deberían ser capaces de

posicionarse ellas mismas para marcar la diferencia. Cuando están preparadas para enfrentar los desafíos

de socios estratégicos en la administración de la cadena de valor, es más probable que se alcance la

competitividad asumiéndolo como proveedores logísticos.

2.2.4 El Control :

La administración como un conjunto de actividades de mantenimiento y adaptación, busca regular y

ajustar el sistema para obtener mayor rendimiento. García (2004), señala que administrar, “Es dirigir los

recursos físicos, materiales y humanos, con una orientación definida, hacia las metas y objetivos de la

negociación” (p.20)

A través del tiempo la administración ha evolucionado en su función principal, y que actualmente no

solo representa una serie de pasos básicos o procesos de la administración moderna, sino que también con

el desarrollo de nuevos modelos que han ingresado al círculo de la mejora continua, para garantizar la

permanencia de la organización en el ámbito que lo rodea. La administración moderna toma los siguientes

pasos: planeación, organización, dirección, control y evaluación.

El proceso de control es uno de los de más difícil ejecución, por los problemas que plantea en lo que al

cuerpo social se refiere. Son el control y la valoración los que determinan si se están haciendo los planes y

objetivos de la empresa tal como se ordenaron y si se está cumpliendo con lo previsto; como es natural

esos resultados pondrán en evidencia lo que acontece pudiendo crear resistencias, temores y malestar

dentro del personal. Se hace necesario entonces, crear y logar un ambiente de cooperación. Algunos

autores señalan que la sola palabra ya basta para despertar inquietud e inestabilidad emocional y

sicológica dentro del personal. El control constituye la cuarta y última etapa del proceso administrativo,

después de la planeación, la organización y la dirección. Al respecto Ob. Cit (2004), dice que el “control

es cotejar las metas deseadas en la planeación, organización, aplicación y dirección con los resultados

obtenidos”. (p.21). Mediante el control el administrador completa su trabajo. En realidad el control

acompaña todas las etapas del proceso administrativo. Sea cual sea la aplicación del control que se quiere

implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas.

Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargan de ejecutar los

controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan con

controles de detección los cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de

control dependerá principalmente, del intervalo de tiempo transcurridos entre la ejecución del proceso y la

ejecución del control. Según Chiavenato (2000), el “control es un proceso cíclico y repetitivo. A medida

que él se respete, aumenta la tendencia a que las cosas controladas se perfeccionen y se reduzcan sus

desvíos con relación a los estándares esperados”(p.116)

2.2.5 Control Administrativo

La base para un adecuado manejo de los inventarios, está plasmada en la administración y control,

como lo plantea Ob. Cit. (2000) “en todos los momentos de nuestras vidas estamos sujetos a alguna forma

de control. Ya sea en la familia, la escuela, en el trabajo o en cualquier tipo de fila, siempre alguien

verifica el comportamiento; lo evalúa, fiscaliza o monitorea” (p.117)

De allí, difícilmente se escapa la apreciación y evaluación ajena. Hasta en las empresas existe una

inmensidad de tipos de control para acompañar una cantidad de diferentes actividades, sean o no humanas.

2.2.6 Control Interno

Siendo los inventarios de gran importancia para la empresa a estudiar en el presente proyecto

investigativo es de gran necesidad llevar un control interno de los mismos ayudando a los ejecutivos o

gerentes a tener un mayor control de la empresa, por cuanto este puede satisfacerse de una manera más

exacta y rápida de que los procedimientos y normas se estén acatando, garantizando la efectividad en la

consecución de metas. Con la presente idea nos podemos referir al control interno como la aplicación de

una serie de normas, políticas y procedimientos, que aplicará la empresa u organización para lograr

asegurar con eficiencia y eficacia, sus actividades contables, administrativas y operativas, en las de las

entidades.

Según el informe COSO (2005): Es un proceso, que constituye un medio para un fin; ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, no son solamente manuales de políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización; diseñado para proporcionar seguridad razonable, pero no absoluta con miras a la consecución de los objetivos. (p.2)

Según la definición formulada por la Federación de Contadores Públicos de Venezuela en su

Publicación Técnica No. 02(1996), objeto de estudio para el contador. Tal definición dice:

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, controlar la exactitud y la confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas empresariales prescritas. (p.69)

Igualmente, Fernández (2001) expresa que “el control interno trata de la buena organización

preventiva y la Auditoria Interna, comprueba si se han realizado correctamente todas las actividades y

operaciones de la empresa ateniéndose a las normas de todo orden establecido”. (p.97). El control Interno

es un proceso y por lo tanto el mismo puede ser evaluado en cualquier punto de su desarrollo. Además, el

mismo debe estar integrado a los procesos operativos del negocio y no ser un “agregado” a los mismos.

Dentro de este orden de ideas, Catacora (2000), expresa que el control interno: “Es la base sobre el cual

descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determina si existe una seguridad

razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control

interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema

contable” (p.238). Una empresa o un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede

correr riesgos en la toma de decisiones para el desempeño de su gestión, por lo que se debe asumir una

serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. Una vez establecido y dejado

claro el significado de control interno es bueno verlo también desde el punto de vista financiero donde

Holmes, (2000), lo define como: “Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y

preservar los bienes de la empresa evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que

no se contraerán obligaciones sin autorización”. (p.3)

Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos:

Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el plan de organización, y todos los métodos

que facilitan la planeación y control de la empresa (planes y presupuestos). Con relación al contable, se

puede decir que comprende de métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacción,

tal es el caso de los registros financieros y contables.

Dentro de estas perspectivas Catacora, (2000) señala que “un sistema de control interno se establece

bajo la premisa de concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control diseña

pautas de control cuyo beneficio supera el costo para implementar los mismos. (p.238). Es notorio

manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales

trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la

conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa. Es importante señalar

sobre este punto, que para que un control interno rinda su cometido, debe ser oportuno, claro, sencillo,

ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del

mismo puede ser preventivo o de detección para que sea originario. El control interno contable representa

el soporte bajo el cual descansa la confiablidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es

importante por cuanto no se limita únicamente a la confiablidad en la manifestación de las cifras que son

reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos

contables y administrativos.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las

diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no

intencionales y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles

internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un

es que de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con

respecto a las irregularidades, el Sistema de Control Interno debe estar preparado para descubrir o evitar

cualquier irregularidad que se relacione con falsificaciones, fraude o colusión y aunque, posiblemente, los

montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos

sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del

negocio.

Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes

procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste

correspondientes. Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser

tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores. La

autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de

valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamente moral para su conducción y operación.

Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionario y empleados, orientando su integridad y

compromiso personal. Por lo tanto, la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos

tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los

miembros del Consejo de Administración asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta

ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que

la administración tenga claro en que consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su

implantación.

Es responsabilidad de la gerencia mantener una estructura de control interno adecuada, de manera que

puedan darse cumplimiento de los objetivos generales y específicos. Como propósito general de control

interno, se presentan las siguientes categorías:

- Operaciones relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la

entidad (custodia de activos).

- Captura y proceso de información financiera en forma completa y exacta,

relacionada con la preparación de los estados financieros.

- Cumplimiento de leyes, regulaciones aplicables y políticas de la compañía.

Los dos primeros objetivos generales dan origen a los siguientes objetivos

específicos; según la clasificación de Catacora (2000):

Integridad: objetivo que tiene el propósito fundamental de registrar las transacciones en

el período al cual correspondan.

Existencia: permiten asegurar que sólo se registren operaciones que afecten la entidad,

es decir, minimiza el riesgo de que los registros contables contengan información que no

corresponde a transacciones reales de la entidad. Los siguientes controles aseguran el

cumplimiento del objetivo de existencia:

Todo riesgo contable debe estar soportado por un documento original.

Los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su pedido, a

través de la revisión de la orden de compra interna.

Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la

información financiera necesaria para su registro: fecha de cobro, número de cheque,

monto, número de factura que cancela y código del cliente.

Exactitud: está orientado a garantizar que el registro de las operaciones deben hacerse al

valor que realmente se derive de ellas. Algunos ejemplos de controles de exactitud

pueden ser tales como:

Realización de doble verificación manual.

Verificación manual de listados de validación.

Revisión de listados de totales por lotes de transacciones.

La Autorización: debe establecer límites de inicio, continuación o finalización de una

operación con base a las políticas y procedimientos establecidas. Algunos ejemplos de

controles de autorización son los siguientes:

La emisión de cheque es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuada

provisión de fondos. Todo registro contable en libros, deberá estar autorizado por un

funcionario competente para ello. Las entradas de inventario al almacén general son

autorizadas por el jefe de almacén, mediante la firma de éste en el informe de recepción.

Los Objetivos de Custodia: se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no

autorizado de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de

controles:

Controles de custodia física: diseñados para prevenir o detectar el uso no autorizado

de los activos.

Controles sobre la existencia física: están diseñados para detectar si las cantidades o

valores mantenidos en custodia coinciden con los registros.

Controles de Custodia: sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles

estén resguardados del riesgo de robo y pérdida. Algunos ejemplos de este son los

siguientes:

Existencia de caja fuerte para chequeras en blanco o en forma continua.

Efectivos depositados en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse

fácilmente.

Fondos de caja chicas manejados por una sola persona.

Salida de inventario de almacén realizada con base en una autorización escrita

de algún funcionario competente.

Sistema de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas.

Se puede observar, a través del cumplimiento cabal de los objetivos específicos, se

pueden materializar los objetivos generales con el mayor grado de excelencia que se

puede esperar en un control interno con el fino de encaminar los pasos hacia el logro de

los objetivos de la entidad, la cual se traduce en beneficios para todo su personal.

Habiéndose definido los objetivos del control interno, éste cuenta con cinco

componentes interrelacionados, que se derivan de la manera como la administración

dirige el negocio, ellos están integrados en el proceso administrativo y van a interactuar

para alcanzar los propósitos establecidos, ellos son: según Mantilla (2005):

Ambiente de Control: Establece el tono de una organización, para influenciar la

conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes del

control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de

control incluyen integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad;

la filosofía de los administradores y el estilo de operación; la manera como la

administración asigna autoridad y responsabilidad, y cómo organiza y desarrolla a su

gente y la atención de directores.

El ambiente de control está influenciado por la historia y por la cultura de la entidad.

Influye en la conciencia de control de su gente. Las entidades efectivamente controladas

se esfuerzan por tener gente competente, inculcan actitudes de integridad y conciencia

de control a todo lo ancho de la empresa, y establecen las políticas y los procedimientos

apropiados, incluyen a menudo un código de conducta escrito, el cual fomenta la

participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de

la entidad.

Valoración del riesgo: Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de

fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la

valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes

y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de os

riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la

determinación de cómo deben administrarse los riesgos. Dado que las condiciones

económicas, industriales, reguladoras y de operación continuarán cambiando, se

necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el

cambio.

La empresa debe realizar un análisis de su matriz DOFA con el fin de estar atento

ante situaciones que pudiesen afectar la empresa y confrontarlas si fuesen necesarios de

la forma más oportuna y adecuada.

Actividades de control: Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que

se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a

asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la

consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo

largo y ancho de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen

un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,

reconciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, seguridad de activos y

segregación de responsabilidades.

Información y comunicación: Debe identificarse, capturarse y comunicarse información

pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus

responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen

información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace

posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos

generados internamente, sino también con la información sobre sucesos, actividades y

condiciones externas necesarios para la toma de decisiones y la información externa de

negocios. También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que

fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe

recibir un mensaje claro por parte de la alta administración respecto a que las

responsabilidades de control deben asumirse seriamente.

Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que

cómo sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Ellos

deben tener un medio de comunicación de la información significativa en sentido

contrario. Ellos también necesitan comunicación efectiva con las partes externas, tales

como clientes, reguladores y accionistas.

Como puede observar, las acciones medulares de la empresa se llevan a cabo gracias

al apoyo que proporciona la información y comunicación convirtiéndose este

componente en uno de los más importantes tanto en las organizaciones como en

cualquier otro ámbito, esto se debe a que se puede realizar un gran número de acciones

como: analizar, estimar, sintetizar, evaluar; además de los antes nombrados, sólo con el

poder que brinda la información, siempre y cuando sea veraz.

Monitoreo: Es un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo.

Ello es realizado mediante acciones de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o

una combinación de las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones.

Incluye las actividades regulares de administración y supervisión, así como otras

acciones personales tomadas en el desempeño de sus obligaciones. El alcance y la

frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primariamente de la valoración de

riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las deficiencias

del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos delicados a la

gerencia, a la junta directiva.

La tendencia de las empresas de hoy en día, es de crecer y desarrollarse con el

propósito de convertirse en grandes organizaciones, el cual trae consigo que el número

de operaciones también se incremente de manera considerable y por consiguiente, el

personal controlado, lo que le dificulta a los ejecutivos de dicha organización ejercer

una supervisión de manera personal y directa de cada operación y de cada operario.

Debido a ello se hace necesario establecer normas y procedimientos de control interno,

orientados a cumplir con los objetivos generales. A través de la implantación de un buen

control interno los ejecutivos pueden tener un mayor control de la empresa, por cuanto,

éste puede satisfacerse de una manera más exacta y rápida de que los procedimientos y

normas se están acatando, garantizando la efectividad en la consecución de metas. La

organización a través de sus ejecutivos debe establecer normas de control interno para

cada departamento, logrando un mejor control de dicha unidad y por ende el control de

la empresa.

Es de gran importancia para la presente investigación, enfatizar la definición de este

concepto, debido a que permite conocer puntos de gran significancia para los objetivos

planteados en el mismo, de tal manera que pueda orientar el establecimiento de

lineamientos de control interno para la empresa en estudio, y que estos conceptos

permitan presentar una orientación y las directrices a seguir para que el mismo sea

eficiente y efectivo en el área donde se desarrollará, de tal manera que se pueda

establecer a todos los niveles de la organización permitiendo el logro de las metas

establecidas. Su importancia radica en que está orientado a prevenir y detectar los

errores e irregularidades que se puedan presentar en la organización, y la confiabilidad

en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, evaluando

el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.

2.2.7 Sistema de control interno:

El sistema de control interno es un conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las

personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos. Este es vital importancia, ya

que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios

contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control,

un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.

2.2.7.1 Características de un sistema de control interno confiable:

Un plan de organización que facilite la división adecuada de las responsabilidades y funciones. La

estructura de una organización varía dependiendo de la naturaleza de la empresa, su método de

funcionamiento, tamaño, entre otros, lo que tienen en común las organizaciones que aspiran contar con un

plan de organización satisfactorio puede definirse en dos objetivos:

- Independencia de la organización: lo cual consiste en un plan de organización que

permita una separación adecuada de las funciones operacionales, de custodia, de

contabilidad y auditoría interna, además debe existir una separación entre la custodia de

los activos y la contabilización de tales activos o el registro relacionado con ellos.

- Líneas de responsabilidad: se refiere a que dentro de los departamentos deben estar

bien definidas las responsabilidades de cada miembro, de acuerdo a las normas y

procedimientos establecidos. Además, deben existir una correcta delegación de

autoridad o personas específicas con el fin de que éstas cumplan con sus

responsabilidades de forma eficiente y eficaz.

Un plan de organización eficaz: comprende varias fases:

Primera fase, y la más importante es la creación de normas, objetivos y

procedimientos generales de la empresa, siendo esto preparado con mucho cuidado y de

manera que resulte aceptable.

Como una segunda fase se encuentra la confección de un organigrama en donde se

representen las líneas de responsabilidad y se enumeran las competencias funcionales

relacionadas.

La preparación de un organigrama constituye un dispositivo eficaz para:

- Establecer las relaciones de ejecución y definen las áreas de responsabilidad.

- Fijar las responsabilidades departamentales, de división o individuales.

- Minimizar el solapamiento de responsabilidades y obligaciones, duplicación de

trabajo y las incoherencias existentes en funciones o actividades.

- Sistema de procedimientos de autorización y registro: que sea suficientes para

proporcionar un control contable razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y

egresos.

- Es importante que los formatos y los procedimientos establecidos permitan la

revisión y autorización de todas las transacciones antes de que éstas queden registradas

en los libros de contabilidad de la empresa.

Tercera fase, unas prácticas coherentes que se han de seguir en la realización de las

responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organización. Las

prácticas de sondeo incluyen la división de obligaciones o competencias y el sistema de

autorización y registro, además también se involucran los diversos procedimientos y

errores que deberían realizarse en relación con el mantenimiento de los registros de la

empresa. Cuarta fase, un personal de una calidad proporcional a las responsabilidades

que les corresponde. La calidad debe incluir la ética, inteligencia, dedicación y

responsabilidad de un individuo. No es conveniente contar con empleados

incompetentes que dañan el buen funcionamiento del sistema.

2.2.7.2 Elementos del sistema de control interno:

Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor de los principios de

calidad e idoneidad; para ello se debe realizar lo siguiente:

- Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además de

la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.

- Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución

de los procesos.

- Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

- Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

- Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

- Dirección y administración de los recursos del personal de acuerdo con un adecuado

sistema de evaluación.

- Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno.

- Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las

opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.

- Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el

control.

- Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

- Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de

directivos y demás personal.

- Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos

contables y administrativos.

Dentro de la gran variedad de procedimientos de control interno que se pueden

aplicar en una empresa, ya que cada una implementa los que mejor se adaptar a la

actividad:

-Delimitación de responsabilidades.

- Delimitación de autorizaciones generales y específicas.

- Segregación de funciones de carácter incompatible.

- Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.

- División del procesamiento de cada transacción.

- Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.

- Rotación de deberes.

- Pólizas.

- Instrucciones por escrito.

- Cuentas de control.

- Evaluación de sistemas computarizados.

- Documentos prenumerados.

- Evitar uso de efectivo.

- Uso mínimo de cuentas bancarias.

- Depósitos inmediatos e intactos de fondos.

- Orden de aseo.

- Identificación de puntos clave de control en cada actividad, proceso o ciclo.

- Graficas de control.

- Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.

- Actualización de medidas de seguridad.

- Registro adecuado de toda la información.

- Conservación de documentos.

- Uso de indicadores.

- Prácticas de autocontrol.

- Definición de metas y objetivos claros.

- Hacer que el personal sepa por qué hace las cosas.

Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le pueden aplicar a la

empresa, debido a que cada una implementa los que mejor se adapten a la actividad que desarrolla y le

brinde un mayor beneficio.

2.2.7.3 Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:

- Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.

- Solo brinda seguridad razonable.

- El costo está ligado al beneficio que proporciona.

- Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.

- Se puede presentar error humano por mal entendido, descuidos o fatiga.

- Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de

funciones.

- Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.

Al terminar la implementación del sistema de control interno debería realizarse un análisis con una

retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y controlarlas con la mayor prontitud posible, de

tal manera de evitar problemas de mayor trascendencia.

Las áreas o departamentos a considerar para establecer el control interno tienen que ser aquellas donde

se lleva a cabo gran parte de las operaciones de la empresa, como lo son recursos humanos, contabilidad,

ventas e inventarios, área en la cual se pondrá especial atención en la presente investigación.

2.2.8 Inventarios:

La administración de los inventarios se puede considerar como una de las funciones administrativas de

producción más importante, en virtud de que requieren de una buena parte del capital y afecta la entrega

de los bienes a los consumidores. Además, tiene un fuerte impacto en todas las áreas de la organización,

particularmente en producción, mercadotecnia y finanzas, sin embargo existen objetos diferentes de los

inventarios dentro de la organización.

Finanzas, generalmente prefiere mantener los inventarios en un nivel bajo para asegurar el capital,

mercadotecnia se inclina por mantener altos inventarios para reforzar las ventas, entre tanto, la parte

operativa desea inventarios adecuados para una producción eficiente y niveles de empleo homogéneos. De

igual forma Schroeder (2001), dice “Un inventario es una cantidad almacenada de materiales que se utiliza

para facilitar la producción o para satisfacer las demandas del consumidor. Por lo general incluye materia

prima, trabajo o producto en proceso y producto terminado”. (p.454) Asimismo García (2000), define

inventario como “Una lista detallada de los bienes de la compañía: esta se clasifica contablemente en fijo

y circulante” (p.127) hoy día clasificado según las NIC (Normas internacionales de Contabilidad) como

corriente. Según Catacora, (2000) “Los inventarios representan las partidas del activo que son generadoras

de ingresos para varios tipos de empresas entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de

transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización”.

Otro concepto, actualizado en el ámbito mundial sería el de la NIC 2 (Normas Internacionales de

Contabilidad) que define como inventario: “Activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la

operación; en proceso de producción con vistas a esa venta; o en forma de materiales o suministros, para

ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios”.

Los inventarios constituyen el nexo entre la producción y la venta de un producto. La empresa debe

conservar cierta cantidad de existencia durante producción, inventario que recibe el nombre de bienes en

proceso. Aunque no es obligación mantener otros tipos de inventarios a saber materiales en tránsito,

materias primas y bienes terminados, estos permiten a las empresas ser flexibles.

El inventario de productos terminados, confiere a la empresa flexibilidad en sus programas de

producción y en su mercadotecnia. La producción no está vinculada directamente a las ventas. Los

grandes inventarios también permiten prestar un servicio eficiente a los clientes. Si el producto se agota

temporalmente, es posible se pierdan las ventas actuales lo mismo que las futuras. De tal manera, hay un

incentivo para conservar existencias de los tres tipos de inventarios.

Objetivos del inventario:

- Disponibilidades de tipo estratégico.

- Disponer de materia prima para elaborar la producción.

- Dar a conocer los departamentos de contabilidad y de finanzas el valor real de todas las

existencias.

- Facilitar la auditoría externa y fiscal.

- Proporcionar a los departamentos de ventas, de programación, producción y compras el

estado de las existencias.

Administración de Inventario

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.

4. Puede uno protegerse contra los costos de los artículos del inventario.

También es primordial dentro de un proceso de importación, ya que existen diversos procedimientos

que garantizará a la empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo en las

condiciones de la mercancía. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que

aseguran la revisión periódica de los inventarios de una empresa, permitiendo una seguridad razonable y

resguardo de los mismos e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de

rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:

1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes

productos.

2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.

3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.

4. Mantener un nivel adecuado de inventario.

5. Satisfacer rápidamente la demanda.

6. Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los

productos se encuentran almacenados no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo, es

necesario mantener algún tipo de inventario porque:

1. La demanda no se puede pronosticas con certeza.

2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, porque

los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los

demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una

coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de

coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.

En conclusión, la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios

para sostener las operaciones en el más bajo costos posible. En tal sentido el primer paso que debe

seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su

mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.

Conocer la importancia que tienen los inventarios para la empresa, en la cual se desarrollará la presente

investigación, además de destacar lo relevante de su buena administración, y sus objetivos, ayudará a

desarrollar y establecer de manera clara los lineamientos necesarios para el adecuado manejo de los

mismos. Dada la importancia de los inventarios en el éxito económico de las empresas, en especial para

las comercializadoras, es indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su

administración, la cual consiste en mantener disponibles dichos bienes al momento de requerir su uso o

venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.

Al respecto Warren, Reeve y Fess (1999) establecen que “las empresas deben tener suficiente

inventario disponible para satisfacer las necesidades de sus clientes y de sus operaciones. Sin embargo, al

mismo tiempo una cantidad excesiva de inventarios reduce la solvencia, al limitar los recursos.”(pp.1112-

1113). Dichos aspectos conflictivos, constituyen el objetivo de la administración de sistemas, ya que

reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la

demanda de las operaciones de la empresa. Y si por el contrario, se tienen grandes cantidades de

inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las

operaciones de venta, pero también se aumenta la inversión.

De lo anterior se desprende la capacidad que debe tener la Gerencia que administrará estos recursos

que son pertenencia de sus clientes, y lograr el manejo efectivo de los inventarios, tomando en cuenta

factores internos como la rotación del inventario, instalaciones de almacenamiento, capital para financiar

el inventario, pérdidas accidentales o por robo, deterioro de los productos, entre otros; y factores externos

como su poder adquisitivo, tiempo de respuesta del proveedor, demanda intempestiva o poca demanda,

escasez del producto, aumento o disminución de precios, en fin debe considerar las características propias

del mercado donde se desenvuelve para de esta manera lograr el establecimiento del nivel óptimo de las

existencias.

2.2.9 Control de Inventarios:

Según García, (2000), el término control de inventarios se utiliza frecuentemente para cubrir dos

funciones que son en realidad muy diferentes. Estas dos funciones que pudieran ser llamadas “control

contable” y “control de operación”, sólo están relacionadas entre sí porque ambas exigen llevar registros

adecuados de las entradas, salidas y existencias. El objetivo de cada una se define como lo siguiente:

- El control contable de los inventarios se ocupa de proteger los bienes de la

empresa que serán utilizados para mantener el funcionamiento de las operaciones, así

como el registro adecuado de los materiales recibidos y consumidos, y el movimiento de

las mercancías durante el proceso productivo entre otras.

- El control de operaciones de los inventarios se ocupa en mantener las existencias

al nivel óptimo, teniendo en cuenta las necesidades de la explotación y los recursos

financieros de las empresas.

Considerando lo antes expuesto y la complejidad con que en ocasiones es necesario

determinar los costos en las unidades, así como los problemas de pérdida de valor a que

puedan estar sujetos los inventarios por obsolescencia, cambios en la moda y estacional;

es de vital importancia el establecer controles internos adecuados para el manejo de este

rubro tan importante.

Tipos de Inventarios:

Existen varios tipos de inventarios, dos de los más comunes son los inventarios periódicos que

generalmente son las empresas pequeñas y medianas, los usuarios de este tipo, la cual se presentan las

siguientes características; para conocer el inventario a una fecha determinada, es indispensable hacer un

conteo físico del mismo y luego darle valores. Con el efecto de controlar el costo de las transacciones que

afectan el inventario; utilizando múltiples cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se esté

realizando.

Otro tipo de Inventario es el llamado continuo o perpetuo el cual se llevará en el tiempo real, para

registrar las transacciones conjuntamente con las operaciones diarias de la empresa, mostrando la

existencia y valor de los mismos para simplificar las operaciones de la empresa,; la empresa expuesta en el

proyecto investigativo desea llevar un inventario tipo periódico.

Clases de Inventarios:

- Inventario de proceso: se refiere a las materias primas, en proceso que están siendo

convertidas o transportadas en el proceso productivo.

- Inventario cíclico o de lote: se generan al producirse en lotes y no de manera

continua. Estos inventarios facilitan las operaciones en sistemas clásicos de producción.

- Inventarios estacionales: poseen demanda que depende de algún ciclo, que puede

ser estacional o no. En estos casos la producción se realiza contra un inventario, el cual

se satisface la demanda en el periodo en que ocurre, eso evita picos de producción

exagerados.

- Inventario de seguridad: se generan para amortiguar variaciones en la demanda o

para cubrir errores en la estimación de la misma. Estos inventarios se derivan del hecho

de que la demanda de un bien proviene usualmente de estudios de mercados que

difícilmente ofrecen una precisión total.

- Inventarios especulativos: se acumulan inventarios con carácter especulativos

cuando se espera un aumento de precio superior a los costos de acarreo del inventario.

En estas situaciones típicas de economías inflacionarias, y de control cambiario, así

como disponibilidad de divisas, las políticas de inventarios suelen reducirse a fórmula

“compre todo lo que el flujo de caja y la disponibilidad de divisas le permita”.

- Inventario en tránsito: como se tienen materiales en movimiento, mientras están

siendo transportados desde la fuente original, no pueden ser utilizados en el proceso

mismo. Estos materiales constituyen un tipo de inventario que se denomina inventario en

tránsito o inventario entubado.

La clasificación de los inventarios por tipo y clase, genera un gran aporte para el

presente trabajo, ya que obteniendo dicha información, permite sustentar el desarrollo de

las bases teóricas que serán ampliadas más adelante, y establecer políticas de

inventarios. Al conocer la importancia de los inventarios para las organizaciones,

podremos establecer los controles internos que permitan efectuar adecuadamente las

operaciones de recepción, resguardo, almacenamiento y distribución de los inventarios,

para darle el valor agregado a la propuesta de ofrecer los servicios de un operador

logístico a los clientes de la empresa Paraiso Canario, C.A., siendo los inventarios

propiedad de sus clientes, la empresa deberá garantizar que dichas operaciones

administrativas y contables sean efectuadas de la manera más eficaz y eficiente, para el

logro de los objetivos propuestos.

Manejo de inventarios:

La magnitud y la complejidad de la tarea de administrar los inventarios varían de una empresa a otra.

Así mismo, Rivas (2005), expresa “las empresas manufactureras pueden ser desde pequeñas compañías

que hacen un solo producto hasta grandes fabricantes de productos diferentes, así como complejidad de

términos del número de partes, determinara el número total de partidas del sistema de inventario de la

empresa. Los elementos varían también de tamaño, peso y duración, factores que influirán en el manejo de

los materiales, en la manera de almacenamiento y en el tiempo durante el cual es prudente guardarlos.

La administración del inventario no consiste simplemente en llevar cuentas de los materiales. Esta

función es sólo una parte necesaria, pero no suficiente del problema de administración de inventarios, de

manera que se puedan emprender las acciones necesarias para lograr esas metas. Corresponde a la

gerencia establecer las políticas de administración y control de los inventarios. Esas políticas determinarán

las inversiones en inventario para un periodo determinado de plantación y para cada una de las diversas

categorías de inventario.

Debe señalarse que en la administración de inventarios, se presentan diferentes problemas, que se

deben tomar en cuenta para la toma de decisiones, algunos de ellos se pueden mencionar a continuación:

a) ¿Qué artículos deben incluirse en las existencias en almacén?

b) ¿Cuánto debe comprarse?

c) ¿Cuándo se debe realizar una compra?

d) ¿Qué tipo de sistema de control de inventario se debe utilizar?

2.2.9.1 Control interno de inventarios:

El control interno sobre inventarios está relacionado con las actividades de compra, fabricación y venta

de productos. Un adecuado control interno exige que las mercancías sean debidamente recibidas,

controladas, segregadas, usadas y contadas físicamente, para asegurar la corrección de los inventarios y su

adecuada valuación.

De tal manera, Catacora (2000), expone “el control interno sobre inventarios debe estar enfocado a

cubrir varios aspectos, sin embargo, el más importante es el de la salvaguarda de su valor como activos”

(p.281); algunos controles que pueden aplicarse son:

- Sólo deben entregarse o recibirse inventarios con base en autorización emanada por

funcionarios autorizados que garanticen su resguardo.

- Las entregas de inventarios se deben efectuar con base en documentos prenumerados.

- Deben existir en este proceso registros de inventarios continuos en aquellos casos que

sea costo/beneficio.

- Todas las transacciones de inventarios deben ser hechas tomando y midiendo las

cantidades entregadas o recibidas.

Rotación de inventarios:

A través de un contador del sistema manual o computarizado de inventario perpetuo y del registro de

las compras realizadas en un periodo determinado se obtiene información de importancia que satisface a

varios intereses de la Dirección. García (2000), señala que la “rotación de inventarios es un cálculo de las

veces que un material o producto tiene que ser reabastecido por compras o por su fabricación en planta”.

(p.51)

Al empresario o accionista le interesa conocer que tanto y que tan rápido recupera, con alguna utilidad,

su inversión en la mercancía comprada y almacenada. Al gerente de compras la información le es

indispensable para programar sus actividades de abastecimiento, y a la persona que informa sobre los

puntos de reorden se le facilita el cálculo matemático y estadístico.

Fórmula de Rotación de Inventarios: Costo de Ventas

Inventario Promedio

2.2.10 Almacén:

Toda empresa dedicada al ramo de compra y venta, producción o manufactura, debe poseer un espacio

para realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en

condiciones óptimas de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o

inmovilizaciones de capitales por sobre existencias. La administración de los almacenes es una de las

operaciones de mayor importancia para una empresa, ya que sus resultados se reflejan directamente en los

estados financieros, además es una función primordial en el plan general de operaciones de la empresa.

Según García (2000) expone: “el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica de una

empresa comercial o industrial, con objetivos definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento

de materiales y productos”. (p.16).

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los

bienes de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos

o mercancías. ]Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de

entrada y salida, o sea una rápida rogación.

Normalmente, en las organizaciones existen tres áreas en el almacén como base de su plantación:

Recepción – Almacenamiento – Entrega.

Igualmente Ob. Cit (2004), señala “el tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de

operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular”. (p.22).

Almacenamiento:

En necesario dentro del proceso de logística el manejo de la mercancía a través del almacenamiento,

que de acuerdo a Carranza et al (2005) “el almacenamiento engloba todas aquellas actividades que

permiten el correcto almacenaje de productos y la preparación de pedidos”. Ahora más que nunca, las

empresas lo ven como un campo de desarrollo crucial y, en algunos casos, como una competencia central,

ha crecido la complejidad y se ha integrado la función del almacenamiento dentro de un contexto logístico

mucho más amplio. Ha pasado a ser un arma estratégica que muchas compañías usan para mejorar su

posición competitiva. La escuela tradicional no ve que el almacenamiento agregue un valor a un producto.

De hecho, la toma como una actividad que únicamente agrega costos, es decir un mal necesario, por lo que

la clasifican como un costo indirecto.

El verdadero valor del almacenamiento está en tener un producto en el momento oportuno y el lugar

correcto. Es decir, el almacenamiento provee la utilidad del tiempo y el lugar necesarios para que una

empresa cumpla con sus objetivos de servicio.

Construir un almacén no es simplemente poner hormigón (concreto) en el piso, instalar anaqueles

(estanterías) y eliminar paredes. Tampoco es algo estático o una actividad para un tiempo determinado.

La planeación de un almacén es una actividad continua cuyo proyecto se observa y se adapta

constantemente para anticiparse a los requerimientos. Para que un almacén cumpla con sus objetivos, sus

gerentes deben considerar los recursos variables del mismo y moldearlos en un plan efectivo. Un almacén

exitoso maximiza el uso efectivo del espacio y al mismo tiempo satisface los requerimientos de flujo de

los clientes”.

Capacidad de almacenamiento:

El objetivo básico del almacenamiento según Carranza et al (2005) “es proteger producto en un

mínimo espacio”. Pero minimizar el espacio utilizando mientras se intenta también reducir el movimiento

de materiales requiere un plan detallado. Hay un espacio necesario para la recepción, los pasillos y el

espacio propiamente dicho, donde se apilarán la mercancía o se ubicarán los estantes. Es necesario

analizar los espacios requeridos, se propone un diseño de planta inicial, se planean las posibles áreas para

almacenar los materiales y se verifica el funcionamiento del flujo contabilizando la cantidad de máquinas

necesarias, si todos estos cálculo cuadran existe una alternativa posible.

Interacción del almacenamiento con el manejo:

Según Carranza et al (2005) el diseño de planta de almacenamiento y el manejo de materiales son

inseparables en un almacén. No es posible diseñar un almacén eligiendo los anaqueles por un lado y los

elevadores o montacargas por el otro. Para hacer movimiento de materiales o mercancías, el equipo debe

estar en armonía con el edificio (altura, tipo de piso, entre otros). Asimismo, el área de almacenamiento,

su diseño de planta y el plan de ubicación de los materiales o mercancía, deben estar en concordancia con

los equipos de movimiento de materiales.

Mientras el método de almacenamiento intenta aprovechar al máximo el espacio físico del edificio, quien

opere el almacén reconocerá el costo cada vez mayor de mano de obra que tendrá si únicamente se

maximiza el aprovechamiento del espacio. Cada vez que se mueven productos, se rompen algunos. Pero

mientras el producto esté correctamente almacenado, las probabilidades de daños son mínimas. Al

comenzar el manejo se incrementan las posibilidades de dañarlo. También, por esa razón debe preverse

facilitar y reducir al mínimo el manejo.

Algoritmos o lógica de almacén:

Carranza et al (2005) establecen que cuando se habla de algoritmo o lógica de almacén se trata de

definir al máximo de talle las reglas de, es por ello que establece:

- El proceso de salidas de materiales del almacén.

- El proceso de entradas de materiales en el almacén.

- El proceso de reacomodo de materiales dentro del almacén.

- Las prioridades o los criterios para decidir qué hacer primero en caso de haber una

demanda simultánea de los tres movimientos antedichos.

Como puede apreciarse, simultáneamente habrá demandas de materiales por sacar, ingresar y

reacomodar en el almacén, más los algoritmos nos permitirán establecer reglas para definir la lógica de

funcionamiento del almacén, con la finalidad de:

- Optimizar el aprovechamiento del espacio.

- Optimizar el movimiento de las máquinas a fin de obtener ciclos combinados, evitar que recorran

distancias sin carga y reducir así la cantidad de máquinas requeridas.

- Observar las horas de actividad y los movimientos tanto por máquina como por operario, para

obtener los parámetros de productividad reales.

Principios básicos que se deben seguir en el área de almacenamiento:

- Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano cerca de las puertas de

recepción y entrega. La ley de Pareto o regla 80-20 dice que 80% de la demanda debe

ser satisfecha con el 20% de los artículos. Es a estos a los que se refiere este principio.

- Reducir las distancias que corren los artículos así como el personal. Esta es una

manera de reducir los costos de la mano de obra.

- Reducir los movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay

una ocasión más para estropearla.

- Prohibir la entrada al área de almacenamiento a personal extraño a él. Solamente

personal autorizado para inventario y otra razón podría entrar.

- Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de

documentación autorizada.

- Llevar registros de existencia al día.

Procedimientos de recepción:

La función de recepción consiste en que todos los bienes recibidos por la compañía, sin excepción,

deben pasar por un departamento de compra, almacenamiento y despacho. El departamento de recepción

es responsable por: 1) La verificación de las cantidades de bienes recibidos, 2) la detección de mercancía

dañada o defectuosa, 3) la preparación de un informe de entrada y 4) la transmisión pronta de los bienes

recibidos al departamento de almacenamiento.

El departamento de recepción debe ser independiente de los relacionados con las compras,

almacenamiento y desembolsos. Debe encargarse del recuento, pesado u otro tipo de medición de todos

los artículos recibidos. Para facilitar este proceso es recomendable enviar a este departamento una copia

del pedido de compra. La copia de recepción presenta por lo general todas las áreas de recuento bien

separadas para fomentar los recuentos independientes. El impreso de parte de recepción debe ser

prenumerado y tener copias para el departamento de compras para poder efectuar el seguimiento de

recepciones parciales en el caso de pedidos de compra según un precio acordado. El correcto

funcionamiento de recepción a veces está rodeado de problemas, cuando los agentes de ventas entregan

artículos de considerable valor directamente o cuando los expedidores pretenden inspeccionar rápidamente

y obtener la compensación del pago. Un buen procedimiento consistiría en exigir al personal de los

departamentos de compras y de inspección que devuelvan tales entregas al departamento de recepción

para que éste efectúe un registro y procese las mismas.

Procedimiento de almacenamiento:

La función de almacenamiento, en la medida que los bienes se envían a los almacenes depósitos, éstos

son contados, inspeccionados y notificados como recibidos. El departamento de almacenamiento

notificará entonces al departamento de contabilidad de la cantidad recibida y puesta en existencias. Al

realizar estas funciones, el departamento de almacenamiento hace una contribución importante al control

global de inventarios. Al firmar por los bienes, éste fija su propia responsabilidad y al notificar al

departamento de contabilidad de los bienes realmente almacenados, éste proporciona verificación del

mismo del departamento de recepción.

Procedimientos de entrega:

La base de contabilización de las salidas de materiales y suministros lo constituye la solicitud de

materiales. La fiabilidad de los registros de cantidades se verá incrementada si existen controles estrictos,

de que los materiales o suministros no puedan abandonar los almacenes si no es mediante solicitudes

debidamente autorizadas El departamento de almacenamiento al ser responsable de todos los bienes bajo

su control, tiene razón en insistir que sea emitida una solicitud prenumerada para todos los elementos que

pasan por sus manos, que sirva como recibo firmado del departamento que acepta los bienes.

Generalmente, las solicitudes se preparan por triplicado. El departamento que elabora la solicitud conserva

una copia; otra sirve como recibo para el departamento de almacenamiento y la tercera es un aviso al

departamento de contabilidad para distribución de costos.

El impreso para solicitud de materiales constituye la fuente para el abono a los almacenes. Dicho

impreso debe estar prenumerado y contabilizarse de acuerdo a su secuencia numérica a medida que se

procesen las entregas. Esto presenta a veces algún problema cuando se cuenta con impresos para toda la

fábrica. Un buen procedimiento consiste en hacer que el número de talonarios en uso sea limitado y que se

mantenga un registro de su ubicación concreto en cada momento.

Actividades de preparación de pedidos y despachos:

La función de despacho de los bienes solamente después de haber recibido autorización apropiad.

Normalmente, esta autorización será un perdido de ventas aprobado por el departamento de crédito y

cobranzas, aunque la función de despacho incluye la devolución de bienes defectuosos a los proveedores.

En este último caso, la autorización tomará la forma de una autorización de despacho de un ejecutivo del

departamento de compras

El departamento de despacho preparará manualmente, o mediante un sistema de computador, un

documento de despacho prenumerado, indicando los bienes despachados; una copia del documento de

despacho debe ser conservado por el departamento de despacho como evidencia del envío; una segunda

copia debe ser enviada al departamento de facturación donde será utilizada, con el pedido de compra del

cliente; y una tercera copia debe ser incluida como un volante de empaque con los bienes, cuando estos

son despachados: El aspecto de control de este procedimiento se ve fortalecido por el hecho de que una

persona externa, el cliente, inspeccionará generalmente el volante de empaque y notificará a la compañía

cualquier discrepancia entre esta lista, los bines pedidos y los bienes realmente recibidos.

Aporta Carranza et al (2005) que en esta actividad se consumen la mayor cantidad de horas-hombre y

horas-máquina dentro del almacén. Asimismo, la presión de realizar los pedidos lleva mayor riesgo de

error. De hecho, si esa operación falla en esta actividad, una y otra vez, se estaría en el más grave de los

problemas, no sólo para el almacén, sino para el área comercial de la empresa. Pueden perderse ventas, o

incluso romperse la relación con un cliente. Los pedidos pueden ser preparados en dos formas:

- Con área de recolección: En un espacio definido de la empresa que ocupa gran superficie, y este se

recorre para preparar pedidos con montacargas.

- Sin área de recolección: En este caso, la preparación del pedido no cuenta con un espacio predefinido

por ítem y consolida un lote de pedidos de manera que se recorra una distancia única por cada item

solicitado, en este lote de pedidos, tomando el acumulado por item de la posición de almacenamiento y

debiendo luego dividir las cantidades de cajas necesarias para cumplir con cada pedido de ese lote, en un

lugar predefinido para esa división de pedidos en el almacén.

Optimizar el transporte de distribución antes que la preparación de pedidos:

Completa Carranza et al (2005) que antes de optimizar la preparación deben tenerse en cuenta los

tiempos de entrega a los clientes, los tiempos de tránsito, los turnos de carga de los camiones y, frente a

estos turnos, tomar los pedidos que cada camión deberá cargar, como los posibles lotes de preparación:

Al optimizar se podrá agrupar los pedidos de más de un camión para el primer turno de carga. Así, se

formarán como olas de preparación, que antecederán a los turnos de carga de camión. Los pedidos se

dejarán almacenados temporalmente en el estibamiento del almacén asignado. Para organizar la

preparación también se debe tener en cuenta:

- Cargas por tipo.

- El peso y el volumen máximo que una zorra, carretilla o montacarga puede buscar en el almacén.

- La pertenencia de los artículos a una misma zona del almacén.

- Estas decisiones deben traducirse en órdenes escritas al personal de preparación; mediante sistemas

informáticos, éstas también pueden transmitirse y controlarse”.

2.2.11 �ormas y Procedimientos:

La organización es la segunda parte del proceso administrativo, comprende la importancia de los

sistemas y procedimientos en todas las funciones de la empresa. Con relación a ello García (2000) expone

que: “los sistemas y procedimientos que afectan la organización del almacén deben estudiarse, definirse y

aplicarse”. (p.22)

Las normas son guías para la acción que no permite desviación, son reglas que deben seguirse y a las

que deben ajustarse la ejecución de una actividad, mientras que un procedimiento es un conjunto de tareas

y/o actividades concatenadas de acuerdo con la aplicación de un método determinado, para el logro de un

objetivo específico. Cada empresa tiene sus normas y procedimientos definidos de acuerdo con sus

necesidades de operaciones, y cada uno de ellos debemos conocerlos con el fin de analizarlos y de ser

posibles sugerir mejoras que hagan más ágil y económica su operación.

2.2.12 Lineamientos:

Un lineamiento, es una política de acción, ya que es el medio de llevar una política a la práctica

garantizando su efectividad. Para Koontz (2000), las estrategias “denotan un programa general de acción y

un despliegue de esfuerzo y recursos hacia el logro de objetivos comprensivos”. (p.23).

Los lineamientos, señalan la dirección en la cual los recursos humanos y materiales serán utilizados

para maximizar la posibilidad de que un objetivo sea alcanzado; en consecuencia los objetivos y las

políticas preceden a los lineamientos, puesto que mientras las políticas definen el área de acción de los

directivos, los referidos lineamientos señalan la forma cómo deben éstos actuar para vencer dificultades y

garantizar que las políticas serán exitosas.

Desde una perspectiva global, existen varios tipos de lineamientos, entre los cuales se tienen:

- Formal: es considerado como el patrón que debe seguir la alta dirección de una

institución, es decir hacia donde quiere que evolucione y desarrolle la organización.

- Emergentes: acciones y decisiones que cotidianamente adopta el personal en sus

puestos de trabajo y que generan el logro de los objetivos de la organización.

- Informal: comprenden las variaciones entre las formales y las emergentes. En ella se

involucran componentes básicos tales como: los hábitos, los motivos en el trabajo y las

costumbres.

- Formuladas: parten de la alta dirección, con el propósito expreso de guiar las

operaciones de los subalternos.

- Consulados: tienen origen en consultas que se hacen sobre problemas específicos y

especiales, con frecuencia este tipo de estrategia, es confusa, incompleta y no

coordinada.

- Implícitas: se originan con la práctica rutinaria dentro de la organización.

- Impuestas externamente: desarrolladas por la imposición externa, como el gobierno y

las asociaciones de personal.

- Estabilidad: se caracteriza por no presentar algún cambio significativo en el ambiente

donde es aplicada.

- Crecimiento: dirigida a aumentar los niveles de operatividad de la organización o

institución.

- Contracción: están encaminas a reducir el tamaño y la diversidad de operaciones de la

organización.

- Combinación: involucra la obtención y/o aplicación de dos (02) o más de las

estrategias de estabilidad, crecimiento y contracción.

Cabe señalar, que Certo (2001) establece que “aunque no necesariamente todos los administradores son

líderes, en el largo plazo, los administradores más efectivos si lo son”. (p.535). Dentro de este contexto, se

concluye definiendo al liderazgo como la capacidad de influir sobre las personas de modo que éstas se

esfuercen voluntariamente hacia el logro de las metas del grupo. Un buen administrador, que aspire

proyectarse como el líder de su grupo deberá conocer mucho respecto a qué estimula a sus subordinados,

cómo operan estos estímulos y cómo puede logar desarrollar una acción administrativa que armonice,

hasta donde sea posible, los objetivos sociales con los institucionales. El desarrollo de un liderazgo eficaz,

es importante no sólo para lograr que los individuos aporten a la institución militar todo su potencial, con

lo cual se incrementaría la productividad, sino también que será un medio para que ellos logren la

autorrealización. Por consiguiente, un procedimiento representa la mejor forma de hacer las cosas, desde

el punto de vista de tiempo, esfuerzo y gasto. En esta perspectiva, los objetivos de los lineamientos dentro

de una organización como la empresa Paraiso Canario C.A., están dirigidos en lo específico hacia la

simplificación y estandarización de tareas.

2.2.13 Planteamiento de políticas de Inventario:

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen

efectos importantes sobre todas las funciones principales de las empresas. Cada función tiende a generar

demandas de inventarios diferentes y a menudo incongruentes.

- Ventas: se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las

exigencias del mercado.

- Compras: las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de

compra en general.

- Financiación: los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión

(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios

(almacenamiento, antiguamiento, riesgos, entre otros).

Los propósitos de las políticas de inventario deben ser:

- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

- A través del control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo

planificado.

- Los niveles de inventarios tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel

excesivo que cause costos de operación, riesgo e inversión insostenible, y un nivel

adecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las

demandas de ventas (alto costo por falta de existencias).

2.2.14 Matriz DOFA:

Según Francés (2006), establece que la matriz DOFA se puede emplear para establecer los retos o las

brechas estratégicas que enfrenta la empresa y que consisten en situaciones que requieren una respuesta

por parte de ella, los retos sirven de base para establecer las estrategias que representan las respuestas, las

oportunidades que se aprovechan con las fortalezas originan estrategias ofensivas, las que se deben

enfrentar teniendo debilidades generan estrategias adaptativas, las amenazas que se enfrentan con las

fortalezas originan estrategias reactivas mientras que las que se deben enfrentar con debilidades generan

estrategias defensivas.

2.3 Definición De Términos Básicos:

Almacén: Es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por

fabricantes, importadores, exportadores, comerciantes, transportistas, clientes, entre otros.

Canal de Distribución: es el circuito a través del cual los fabricantes (productores) ponen a disposición

de los consumidores (usuarios finales) los productos para que los adquieran.

Costo de Almacenaje: Son los gastos necesarios para almacenar y conservar la mercancía, hasta cuando

sea utilizada.

Costo de Almacenamiento: Es el porcentaje del promedio anual del valor del inventario, incluyendo los

costos intangibles.

Costo de Excedente de Existencias: Es el costo de almacenamiento aplicado a un producto que

permanece en exceso en el almacén por no utilizarse.

Costo de Faltante de Existencia: Es lo que cuesta el no surtir un producto a tiempo.

Costo de Mantenimiento: Es el costo que varía según el volumen almacenado y el costo unitario del

material producto que se emplea.

Despacho: Habitación o local destinados para despachar mercancía o productos terminados.

Entrada: Ingreso de la mercancía al almacén proveniente del proveedor o devolución por parte del

cliente.

Flete: Tarifa básica pactada entre el transportador y el usuario del servicio, en el cual el primero se

compromete a trasladar la mercancía desde un punto de origen hasta el de destino acordado previamente.

Informe COSO: Proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal

de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la

consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones,

fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables.

Inventario Excedente: Es un inventario útil, aunque con existencia excedentes extras que están

disponibles por encima de la tasa de uso normal, por lo común, para el siguiente año, guarda los artículos

disponibles excedentes o de movimiento lento, simplemente aumenta el total de los costos de

mantenimiento de inventario. Los artículos excedentes que se retienen demasiado tiempo, al final pueden

llegar a ser obsoletos.

Inventarios Obsoletos: Está formado por artículos que ya no están en demanda. Estos pueden deberse a

que los artículos sean perecederos, tengan una vida de estante y hayan “caducado” o porque ya no estén de

moda o hayan llegado a ser tecnológicamente obsoletos. Puede que ya no se usen en los productos a causa

de un cambio de diseño.

Margen de Seguridad: Corresponde a una reserva que ya adiciona al mínimo para prever que el suplidor

se atrase con la entrega.

Máximo-Mínimo: Son niveles de cantidades de existencias que deben llevarse en los almacenes de

acuerdo con los cálculos de lotes económicos y con los puntos de reorden.

Mercancía: Es una cosa o elemento que cumple dos condiciones; en primer lugar, satisface una

determinada necesidad del hombre; en segundo lugar, no se produce para el consumo propio, sino con

destino a la venta, o al cambio.

�ivel de Inventario: Es la cantidad máxima de existencia, que es conveniente y económico mantener para

garantizar el cumplimiento de los objetivos perseguidos.

Optimización: Combinación de elementos, su equilibrio permanente, asegura el máximo beneficio.

Recepción: Es uno de los procesos de un almacén logístico. Corresponde al punto de transferencia de

propiedad entre el proveedor y un cliente. Es una etapa de control importante para garantizar la

conformidad de la mercancía antes de su integración en las existencias de la empresa.

Salida: Posibilidad de venta de mercancías. Despacho por medio de transporte de las mercancías fuera del

lugar donde se encontraban.

Stock: Es un bloque de existencia mínima de piezas que deben existir en el almacén.

Tiempo de Entrega: Tiempo transcurrido desde que se coloca la orden (tiempo de ordenamiento) hasta el

momento que ingresa el material al almacén.

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

De acuerdo a los objetivos ya planteados en esta investigación, se desarrolló la siguiente metodología,

permitiendo realizar de manera organizada y sistemática, todas aquellas actividades necesarias para la

ejecución del tipo, diseño y nivel de estudio. Al respecto, Roosevelt (2000), la considera como “aquella

parte investigativa que consiste en establecer la estructura o médula que conformará el estudio a

desarrollar”. (p.43).

La metodología constituye el plan sistemático de procedimientos de desarrollo empleados para la

ejecución de los objetivos del trabajo de investigación. Por ello, costa de aspectos fundamentales como el

tipo de diseño de investigación, así como los procedimientos metodológicos empleados en la selección de

la población y muestra que son descritos en las fases de la investigación.

3.1 Tipo y Diseño de la Investigación:

De acuerdo a las características que presenta esta investigación y considerando el proceso investigativo

establecido en el objetivo general, el estudio está enmarcado dentro de la modalidad de los denominados

proyectos factibles ya que permitió diseñar los lineamiento de control interno para el área de inventarios,

de la mercancía de los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A., con el fin de lograr la eficiencia en la

recepción, custodia y despacho, a través de un operador logístico, fundamentado en un diseño de campo a

nivel descriptivo, con apoyo en un estudio documental.

Arias (1999), por su parte, señala que un proyecto factible “es una propuesta de acción para resolver un

problema práctico o satisfacer una necesidad.” (p. 82). El diseño es de campo, se planteó directamente en

la empresa Paraíso Canario C.A., donde se presenta la problemática de estudio.

Por su parte la investigación de campo según Sabino (2000), plantea “Los diseños de campo, se basan

en informaciones o datos primarios obtenidos directamente de la realidad. El innegable valor reside en que

le permite cerciorarse al investigador de las verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos”.

(p.94).

Por lo que Arias (1999), señala que “la investigación de campo consiste en la recolección de datos

directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna” (p.48).

3.2 Fases Metodológicas:

3.2.1. Fase I: Diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa Paraíso Canario C.A., en

cuanto a los controles internos en el manejo de los inventarios de sus clientes.

Para establecer un diagnóstico adecuado sobre la situación actual de la empresa Paraíso Canario C.A.,

con respecto a la necesidad del establecimiento de lineamientos de control interno en el área de inventario,

que le pueda dar valor agregado a la propuesta de un operador logístico para efectuar las actividades de

administración de la mercancía de sus clientes. Primeramente se aplicó, al Gerente General de la empresa

en estudio, una entrevista que según Arias (1999) la define como “más que un simple interrogatorio es una

técnica basada en un diálogo o conversación “cara a cara” entre el entrevistado acerca de un tema

previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información requerida”

(p.73), es de tipo estructurada, se le efectuaron preguntas abiertas sobre el funcionamiento de las empresa,

así como también del tema en estudio de manera de obtener información necesaria.

Además de ello, se aplicó como herramienta el cuestionario, a cinco (5) de los empleados de la empresa

en estudio, que según Tamayo y Tamayo (2003) “es un instrumento de investigación que se aplica a un

grupo de individuos, con la finalidad de obtener informaciones internas y colectivas que sirvan de base a

la investigación, ajustándose así, a una disciplina en particular” (p.122). Señala Arias (2000) que “Se le

denomina cuestionario autoadministrado porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervención del

encuestador”. (p. 74). El cuestionario contiene quince (15) preguntas cerradas dicotómicas. De tal manera

se puede decir que esta ha sido la relación directa entre la investigadora y su objeto de estudio, a través de

individuos o grupos establecidos, con el propósito de obtener testimonios escritos, por los encuestados de

manera directa, puesto que son ellos quienes poseen el dominio de las preguntas que se han realizado.

Asimismo, se utilizó como herramienta de investigación la observación directa, porque ella permitió

recolectar datos de la realidad tal y como son percibidos por los sentidos, Arias (2000) la define como

“una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho,

fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de

investigación preestablecidos”.

Cabe destacar, dentro de esta fase de diagnóstico, que según Balestrini (2001), define la población

como: “un universo puede estar referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos

indagar y conocer sus características, o una de ellas, y para el cual serán válidas las conclusiones obtenidas

en la investigación”. (p. 122). Para el caso de estudio se tomó como población el número de empleados

que forma parte de la organización. Representado por un total de cinco (5) personas que laboran en el

proceso de despacho.

Este estudio fue representado por el 100% de los trabajadores para darle mayor validez a la

investigación. Según Hernández (2003) “cuando una población es menor de cincuenta (50) individuos, la

población es igual a la muestra”. (p.67). La muestra del objeto de investigación ha sido la empresa Paraíso

Canario C.A., Urb. Ciudad Alianza, manzana 18, casa No. 23, Municipio Guacara, Estado Carabobo.

Estos instrumentos han permitido identificar las debilidades y fortalezas existentes en el proceso

operativo, de las actividades presentes en el proceso de recepción, custodia y despacho de inventario

3.2.2. Fase II: Identificación las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, con respecto al

control interno, en el área de inventarios la recepción, custodia y despacho, a través de un operador

logístico.

En esta etapa el propósito se centró en determinar las debilidades, fortalezas, amenazas y

oportunidades, del control interno de inventario de mercancía, tomando como bases para su desarrollo la

extracción, del análisis de los resultados que se obtuvieron de las herramientas el cuestionario, la

entrevista, y de la observación directa. Esta fase es primordial, debido a que a través de ella se pudo hacer

énfasis en lo que realmente se propuso, ya que al logra obtener el diagnóstico real del área en estudio, se

pudo atacar las debilidades y amenazas, así como también fortalecer las oportunidades encontradas. Esta

herramienta a utilizar permitió hacer la evaluación de los lineamientos a proponer. El análisis de los datos

se basó en la aplicación de cuadros estadísticos producto del vaciado de los datos de las preguntas. Por lo

tanto se aplicó la técnica de análisis de contenido el cual según Balestrini (2001), consiste en “el

establecimiento de categorías, la ordenación y manipulación de los datos para resumirlos y poder sacar

algunos resultados en función de las interrogaciones de la investigación” (p. 156).

Un factor considerado por la planificación estratégica para el diagnóstico, es el análisis interno de la

realidad organizacional en términos de conocer sus potencialidades y fallas específicas. Dentro de este

ámbito de análisis, existen múltiples técnicas capaces de contribuir a la realización de este proceso: en el

presente trabajo se utilizó la Matriz DOFA y el PCI (Perfil de Capacidades Internas) el cual es un medio

para evaluar las fortalezas y debilidades de la compañía, el PCI examina cinco categorías la 1) Capacidad

directiva, 2) Capacidad competitiva, 3) Capacidad financiera, 4) Capacidad técnica o tecnológica y 5)

Capacidad del talento humano. En concordancia con las fases anteriores, el diagnóstico no sólo se

circunscribe a los interno, sino también a lo externo, es decir, a la realidad que rodea a la organización que

orienta su razón de ser, actuar y producir. Este análisis concibe la necesidad de analizar las variables más

significativas del entorno social, económico, político y tecnológico para ello se utilizó como técnica el

POAM (Perfil de oportunidades y amenazas del medio) el análisis externo puede ser macroeconómico

donde se estudian el entorno genérico y el nivel macroeconómico en el que se estudia el entorno

específico, donde algunos de los factores que afectan la economía de una empresa pueden ser:

1) Económicos, 2) Políticos, 3) Sociales, 4) Tecnológicos, 5) Competitivos y 6) Geográficos.

Se diseñó una matriz DOFA, una vez identificadas las debilidades, fortalezas, amenazas y

oportunidades del control interno de las actividades de recepción, custodia y distribución de inventarios,

ya que según Serna (1997) permite obtener “una clara visión de los datos obtenidos, a fin de establecer

condiciones favorables que permitan disminuir las amenazas y aprovechar las oportunidades, que

favorezcan en la formulación de las estrategias” (p. 158), de manera que interaccionando los factores,

surgirán estrategias que darán estructura a la propuesta. Además con el POAM, (el perfil de oportunidades

y amenazas en el medio) desarrollado por Humberto Serna el cual consiste en la realización de una matriz

donde se comparan a juicio del decisor, ciertos factores (políticos, económicos, sociales, tecnológicos,

competitivos y geográficos) con las oportunidades, amenazas y sus respectivos impactos y con el PCI (el

perfil de capacidad institucional) el cual es una adaptación de la matriz DOFA, pero dirigida a estudiar

cinco categorías básicas: La capacidad directiva, la capacidad competitiva, la capacidad financiera, la

capacidad tecnológica y la capacidad del talento humano.

3.2.3. Fase III: Diseño de los lineamientos de control interno para el área de inventarios de la

mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A. ubicada en Guacara, Estado

Carabobo.

En esta fase se diseñaron los lineamientos de control interno para el área de inventarios de la mercancía

de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A., en base a los resultados de la matriz DOFA, el POAM

y el PCI, con el fin de lograr la eficiencia en la recepción, custodia y despacho, a través de un operador

logístico.

CAPÍTULO IV

PRESE�TACIÓ� DEL A�ÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Y LA PROPUESTA

4.1 Diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa Paraíso Canario C.A., en cuanto a los

controles internos en el manejo de los inventarios de sus clientes.

En este capítulo se desarrollan los objetivos específicos planteados al principio de la investigación,

comenzando con la presentación de los resultados obtenidos de la aplicación de la encuesta a una muestra

de cinco (5) empleados que laboran en el área de despacho, conformando el grupo de almacenistas

encargados de administrar la mercancía en los almacenes de la empresa Paraíso Canario C.A. con el

propósito de analizar las operaciones de carga de mercancía en dichos almacenes en que se encuentra y

lograr identificar así las debilidades y fortalezas existentes. Asimismo, se analizó los resultados obtenidos

de la entrevista realizada al Gerente General de la empresa en estudio, por otro lado, también se analizó

los resultados obtenidos de la técnica de observación directa realizada en uno de los almacenes.

Para dicho análisis se aplican técnicas estadísticas con la finalidad de buscar el manejo de los datos

mediante cuadros de frecuencia y gráficos de barra que permita una mayor visualización de la

información, además técnicas de análisis para la interpretación de las respuestas que surgieron de cada

interrogante planteada. Por último se realiza un análisis general de la situación.

Al finalizar el anterior procedimiento, se identificaron las debilidades, fortalezas, amenazas y

oportunidades del Control Interno en el área de inventarios, la recepción, custodia y despacho, en el

operador logístico, para llevar a cabo un análisis DOFA, del POAM (Perfil de Oportunidades y amenazas

en el medio) y con el PCI (Perfil de Capacidad Institucional), que guiaran a través de sus resultados el

diseño de las Lineamientos de Control Interno que permitan manejar adecuadamente los inventarios de los

clientes de la empresa Paraiso Canario C.A. con el propósito de mejorar la efectividad en el proceso de

entrega de mercancía.

A continuación se presentan y analizan los resultados obten

almacenistas para diagnosticar

el operador logístico de la empresa Paraíso Canario C.A., con el fin de determinar las oportunidades

establecimientos de controles internos para el manejo eficiente de los inventarios de sus clientes de la

misma.

Ítem 1. ¿Cree usted que existen controles internos

Cuadro 1. Existencia de controles internos

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

En los datos que se muestran en este primer gráfico se interpreta que el 100% de la población expone

la inexistencia de controles internos de inventario, afectando negativamente el poder ofertar este servicio

ya que no hay garantía de su desempeñ

adecuadamente, aportando factibilidad tanto a la investigación como a los lineamientos que se proponen

como solución a las debilidades planteadas, las cuales podrán mejorar el desempeño de

manejo de los inventarios, y aportará información necesaria para darle valor agregado al servicio a ofrecer

a sus clientes.

Ítem 2. ¿Considera usted que al existir lineamientos de control interno en el área de inventarios donde

usted se desempeña, reducirá las debilidades que puedan existir?

0%

20%

40%

60%

80%

100%

A continuación se presentan y analizan los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a los

para diagnosticar la situación actual de las actividades de recepción, custodia y despacho, en

dor logístico de la empresa Paraíso Canario C.A., con el fin de determinar las oportunidades

establecimientos de controles internos para el manejo eficiente de los inventarios de sus clientes de la

¿Cree usted que existen controles internos en los procesos que usted desempeña?

Existencia de controles internos

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIA PORCE�TAJE

0

5

5

Gráfico 1. Existencia de Controles Internos

En los datos que se muestran en este primer gráfico se interpreta que el 100% de la población expone

la inexistencia de controles internos de inventario, afectando negativamente el poder ofertar este servicio

ya que no hay garantía de su desempeño y que los procedimientos de sus actividades no se puedan realizar

adecuadamente, aportando factibilidad tanto a la investigación como a los lineamientos que se proponen

como solución a las debilidades planteadas, las cuales podrán mejorar el desempeño de

manejo de los inventarios, y aportará información necesaria para darle valor agregado al servicio a ofrecer

¿Considera usted que al existir lineamientos de control interno en el área de inventarios donde

desempeña, reducirá las debilidades que puedan existir?

SI NO

0%

100%

idos de la encuesta aplicada a los

la situación actual de las actividades de recepción, custodia y despacho, en

dor logístico de la empresa Paraíso Canario C.A., con el fin de determinar las oportunidades

establecimientos de controles internos para el manejo eficiente de los inventarios de sus clientes de la

en los procesos que usted desempeña?

PORCE�TAJE

0%

100%

100%

En los datos que se muestran en este primer gráfico se interpreta que el 100% de la población expone

la inexistencia de controles internos de inventario, afectando negativamente el poder ofertar este servicio

o y que los procedimientos de sus actividades no se puedan realizar

adecuadamente, aportando factibilidad tanto a la investigación como a los lineamientos que se proponen

como solución a las debilidades planteadas, las cuales podrán mejorar el desempeño del personal para el

manejo de los inventarios, y aportará información necesaria para darle valor agregado al servicio a ofrecer

¿Considera usted que al existir lineamientos de control interno en el área de inventarios donde

Cuadro 2. Reducción de Debilidades con la existencia de Lineamientos de Control Interno

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico 2. Reducción de Debilidades con la existencia de Lineamientos de Control Interno

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

El 100% del personal encuestado responde de manera afirmativa, considerando que la existencia de

lineamientos que controlen las actividades

puedan encontrar, de tal manera que esos controles internos puedan ayudar a mejorar y optimizar las

diversas operaciones contribuyendo al mejoramiento de los procesos.

Ítem 3. ¿Tiene conocimi

procedimientos?

Cuadro 3. Existencia de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Reducción de Debilidades con la existencia de Lineamientos de Control Interno

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

5

0

5

Reducción de Debilidades con la existencia de Lineamientos de Control Interno

El 100% del personal encuestado responde de manera afirmativa, considerando que la existencia de

lineamientos que controlen las actividades que ellos desempeñan, reducirían las debilidades que allí se

puedan encontrar, de tal manera que esos controles internos puedan ayudar a mejorar y optimizar las

diversas operaciones contribuyendo al mejoramiento de los procesos.

¿Tiene conocimiento usted, si en el Departamento de Almacén y Despacho existen normas y

Existencia de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

0

5

5

SI NO

0%

100%

Reducción de Debilidades con la existencia de Lineamientos de Control Interno

PORCE�TAJES

100%

0%

100%

Reducción de Debilidades con la existencia de Lineamientos de Control Interno

El 100% del personal encuestado responde de manera afirmativa, considerando que la existencia de

que ellos desempeñan, reducirían las debilidades que allí se

puedan encontrar, de tal manera que esos controles internos puedan ayudar a mejorar y optimizar las

ento usted, si en el Departamento de Almacén y Despacho existen normas y

Existencia de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén

PORCE�TAJES

0%

100%

100%

Gráfico 3. Existencia de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

En cuanto a la existencia de normas y procedimientos el 100% de los encuestados mencionan el no

tener conocimiento de las mismas, el cual es una debilidad actual que presenta la empresa. Por lo que en

definitiva no existen controles para el manejo de inventario ni normativas para llevar a cabo las

actividades de administración de los mismos.

Ítem 4. ¿Sabe usted si en el

Cuadro 4. Aplicación de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén y Despacho.

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico 4. Aplicación de Normas y Procedimientos

Fuente: Izquierdo (2013)

0%

20%

40%

60%

80%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Existencia de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén

En cuanto a la existencia de normas y procedimientos el 100% de los encuestados mencionan el no

las mismas, el cual es una debilidad actual que presenta la empresa. Por lo que en

definitiva no existen controles para el manejo de inventario ni normativas para llevar a cabo las

actividades de administración de los mismos.

¿Sabe usted si en el Departamento de Almacén y Despacho se aplican Normas y Procedimientos?

Aplicación de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén y Despacho.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

0

5

5

Aplicación de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén y

SI NO

0%

100%

SI NO

0%

100%

Existencia de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén

En cuanto a la existencia de normas y procedimientos el 100% de los encuestados mencionan el no

las mismas, el cual es una debilidad actual que presenta la empresa. Por lo que en

definitiva no existen controles para el manejo de inventario ni normativas para llevar a cabo las

Departamento de Almacén y Despacho se aplican Normas y Procedimientos?

Aplicación de Normas y Procedimientos en el Departamento de Almacén y Despacho.

PORCE�TAJES

0%

100%

100%

en el Departamento de Almacén yDespacho.

100%

Análisis

El 100% de los encuestados respondieron que no se aplican las normas y procedimientos en el

departamento de almacén, lo cual puede traer como consecuencia descontrol y desorganización en el área

de almacén. De tales resultados se deduce que de existir y de aplicar estas normas traería un buen

desempeño en la realización de las actividades de los almacenistas, permitie

un servicio con eficiencia y eficacia.

Ítem 5. ¿Sabe usted cuáles son sus funciones

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Según los resultados obtenidos el 60% de los encuestados expresa no conocer las funciones

específicas de su área, indicando que no existe una descripción de cargos que les permita conocer cuáles

son sus funciones por lo que no están debidamente informados

el 40% respondió afirmativamente. En este sentido, se infiere que no están definidas y documentadas tales

funciones, lo que repercute negativamente sobre los resultados.

Ítem 6. ¿Considera usted que las funciones

Cuadro

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

El 100% de los encuestados respondieron que no se aplican las normas y procedimientos en el

n, lo cual puede traer como consecuencia descontrol y desorganización en el área

de almacén. De tales resultados se deduce que de existir y de aplicar estas normas traería un buen

desempeño en la realización de las actividades de los almacenistas, permitiendo poder ofertar a los clientes

un servicio con eficiencia y eficacia.

¿Sabe usted cuáles son sus funciones específicas en el área que se desempeña?

Cuadro 5. Funciones específicas en el área.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

2

3

5

Gráfico 5. Funciones específicas en el área.

Según los resultados obtenidos el 60% de los encuestados expresa no conocer las funciones

específicas de su área, indicando que no existe una descripción de cargos que les permita conocer cuáles

son sus funciones por lo que no están debidamente informados de las tareas que desempeñan, mientras que

el 40% respondió afirmativamente. En este sentido, se infiere que no están definidas y documentadas tales

funciones, lo que repercute negativamente sobre los resultados.

¿Considera usted que las funciones en el área de almacén son supervisados?

Cuadro 6. Supervisión de funciones en el área de almacén.

SI NO

40%

60%

El 100% de los encuestados respondieron que no se aplican las normas y procedimientos en el

n, lo cual puede traer como consecuencia descontrol y desorganización en el área

de almacén. De tales resultados se deduce que de existir y de aplicar estas normas traería un buen

ndo poder ofertar a los clientes

en el área que se desempeña?

PORCE�TAJES

40%

60%

100%

Según los resultados obtenidos el 60% de los encuestados expresa no conocer las funciones

específicas de su área, indicando que no existe una descripción de cargos que les permita conocer cuáles

de las tareas que desempeñan, mientras que

el 40% respondió afirmativamente. En este sentido, se infiere que no están definidas y documentadas tales

en el área de almacén son supervisados?

Supervisión de funciones en el área de almacén.

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Los resultados observados en el gráfico demuestran que el 80% de la muestra coincide en negar que

actualmente se cuente con una persona responsable de la supervisión de las funciones que se desempeñan

en el área de almacén, mientras que el 20% respondió afirmativamente. Esto permite deducir, que los

trabajadores no son vigilados ni supervisados en el área de almacén por un jefe inmediato lo que podría

traer como consecuencia que no se evalúe, inspeccione ni se c

ese departamento.

Ítem 7. ¿Sabe usted si el departamento de almacén cuenta con for

Cuadro

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico

0%

20%

40%

60%

80%

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

1

4

5

Gráfico 6. Supervisión de funciones en el área de almacén

resultados observados en el gráfico demuestran que el 80% de la muestra coincide en negar que

actualmente se cuente con una persona responsable de la supervisión de las funciones que se desempeñan

a de almacén, mientras que el 20% respondió afirmativamente. Esto permite deducir, que los

trabajadores no son vigilados ni supervisados en el área de almacén por un jefe inmediato lo que podría

traer como consecuencia que no se evalúe, inspeccione ni se controlen las actividades que se realizan en

¿Sabe usted si el departamento de almacén cuenta con formatos de recepción de mercancía?

Cuadro 7. Existencia de formatos de Recepción de Mercancía.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

2

3

5

Gráfico 7. Existencia de formatos de Recepción de Mercancía.

SI NO

20%

80%

PORCE�TAJES

20%

80%

100%

Supervisión de funciones en el área de almacén.

resultados observados en el gráfico demuestran que el 80% de la muestra coincide en negar que

actualmente se cuente con una persona responsable de la supervisión de las funciones que se desempeñan

a de almacén, mientras que el 20% respondió afirmativamente. Esto permite deducir, que los

trabajadores no son vigilados ni supervisados en el área de almacén por un jefe inmediato lo que podría

ontrolen las actividades que se realizan en

de recepción de mercancía?

Existencia de formatos de Recepción de Mercancía.

PORCE�TAJES

40%

60%

100%

Existencia de formatos de Recepción de Mercancía.

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

En el gráfico anterior podemos observar que el 40% de la muestra coincide en

formatos de recepción e mercancía, y el 60% dio una respuesta negativa, sin embargo es importante

mencionar que los formatos de recepción de mercancía no son los más adecuados debido a que fueron

improvisados y realizados por el personal e

tienen la formalidad adecuada, ni suministra toda la información necesaria a la actividad de recepción de

mercancía.

Ítem 8. ¿Sabe usted si el departamento de almacén cuenta con fo

Cuadro

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

ráfico anterior podemos observar que el 40% de la muestra coincide en

formatos de recepción e mercancía, y el 60% dio una respuesta negativa, sin embargo es importante

mencionar que los formatos de recepción de mercancía no son los más adecuados debido a que fueron

improvisados y realizados por el personal en una hoja de Excel para llevar el registro respectivo pero no

tienen la formalidad adecuada, ni suministra toda la información necesaria a la actividad de recepción de

¿Sabe usted si el departamento de almacén cuenta con formatos de entrega de mercancía?

Cuadro 8. Existencia de formatos para la Entrega de Mercancía.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

2

3

5

Gráfico 8. Existencia de formatos para la Entrega de Mercancía.

SI NO

40%

60%

ráfico anterior podemos observar que el 40% de la muestra coincide en afirmar que hay

formatos de recepción e mercancía, y el 60% dio una respuesta negativa, sin embargo es importante

mencionar que los formatos de recepción de mercancía no son los más adecuados debido a que fueron

n una hoja de Excel para llevar el registro respectivo pero no

tienen la formalidad adecuada, ni suministra toda la información necesaria a la actividad de recepción de

de entrega de mercancía?

Existencia de formatos para la Entrega de Mercancía.

PORCE�TAJES

40%

60%

100%

Existencia de formatos para la Entrega de Mercancía.

60%

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Por medio de los resultados obtenidos se pudo determinar, que el 40% de las personas encuestadas

indica, al igual que el ítem 7 que si existen formatos para el control de entrega de mercancía y el 60% que

no, por lo que es importante mencionar que la persona encargada de la salida de inventarios maneja

formatos individuales para algunos clientes, y sin ningún tipo de numeración correlativa que permitan el

control de este proceso, lo que puede acarrear perdidas de

transportista copia de la factura lo cual no garantiza ningún tipo de seguridad a la hora de presentarse

inconsistencias o diferencias.

Ítem 9. ¿Conoce usted si existe en el almacén un área para ubicar la mer

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Por medio de los resultados obtenidos se pudo determinar, que el 40% de las personas encuestadas

indica, al igual que el ítem 7 que si existen formatos para el control de entrega de mercancía y el 60% que

r lo que es importante mencionar que la persona encargada de la salida de inventarios maneja

formatos individuales para algunos clientes, y sin ningún tipo de numeración correlativa que permitan el

control de este proceso, lo que puede acarrear perdidas de mercancía, en otros solo hacen firmar por el

transportista copia de la factura lo cual no garantiza ningún tipo de seguridad a la hora de presentarse

inconsistencias o diferencias.

¿Conoce usted si existe en el almacén un área para ubicar la mercancía devuelta?

Cuadro 9. Área de Recepción de Mercancía Devuelta.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

1

4

5

Gráfico 9. Área de Recepción de Mercancía Devuelta

SI NO

40%

60%

Por medio de los resultados obtenidos se pudo determinar, que el 40% de las personas encuestadas

indica, al igual que el ítem 7 que si existen formatos para el control de entrega de mercancía y el 60% que

r lo que es importante mencionar que la persona encargada de la salida de inventarios maneja

formatos individuales para algunos clientes, y sin ningún tipo de numeración correlativa que permitan el

mercancía, en otros solo hacen firmar por el

transportista copia de la factura lo cual no garantiza ningún tipo de seguridad a la hora de presentarse

cancía devuelta?

Área de Recepción de Mercancía Devuelta.

PORCE�TAJES

20%

80%

100%

Área de Recepción de Mercancía Devuelta.

60%

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

En cuanto a esta interrogante, como se puede apreciar en el gráfico el 80% de los encuestados opinó

que no existe un espacio físico adecuado en el almacén para la recepción de mercancía devuelta, lo que

demuestra que el lugar no está bien delimitad

recepción de esta mercancía por lo que podría confundirse con la mercancía almacenada, por lo que podría

no realizarse los procedimientos de recepción de devolución correspondiente arrojando diferen

inventarios, y no aplicando las notas de crédito respectivas a los clientes, ya que no se podría verificar a

cuál de ellos corresponde.

Ítem 10. ¿Sabe usted si existe personal calificado para determinar que la mercancía devuelta está en buen

o mal estado?

Cuadro 10. Personal calificado para clasificar el estado de la mercancía devuelta.

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico 10. Personal calificado para clasificar el estado de la

0%

20%

40%

60%

80%

En cuanto a esta interrogante, como se puede apreciar en el gráfico el 80% de los encuestados opinó

que no existe un espacio físico adecuado en el almacén para la recepción de mercancía devuelta, lo que

demuestra que el lugar no está bien delimitado en cuanto a espacio físico, mostrando deficiencia en la

recepción de esta mercancía por lo que podría confundirse con la mercancía almacenada, por lo que podría

no realizarse los procedimientos de recepción de devolución correspondiente arrojando diferen

inventarios, y no aplicando las notas de crédito respectivas a los clientes, ya que no se podría verificar a

cuál de ellos corresponde.

¿Sabe usted si existe personal calificado para determinar que la mercancía devuelta está en buen

Personal calificado para clasificar el estado de la mercancía devuelta.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

5

0

5

Personal calificado para clasificar el estado de la mercancía devuelta.

SI NO

20%

80%

En cuanto a esta interrogante, como se puede apreciar en el gráfico el 80% de los encuestados opinó

que no existe un espacio físico adecuado en el almacén para la recepción de mercancía devuelta, lo que

o en cuanto a espacio físico, mostrando deficiencia en la

recepción de esta mercancía por lo que podría confundirse con la mercancía almacenada, por lo que podría

no realizarse los procedimientos de recepción de devolución correspondiente arrojando diferencias de

inventarios, y no aplicando las notas de crédito respectivas a los clientes, ya que no se podría verificar a

¿Sabe usted si existe personal calificado para determinar que la mercancía devuelta está en buen

Personal calificado para clasificar el estado de la mercancía devuelta.

PORCE�TAJES

100%

0%

100%

mercancía devuelta.

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

La capacitación al personal de almacén permite que todos tengan conocimientos sobre todas las

actividades que allí se realizan, que sean personal complementario, en todas las funciones, de tal manera

que si alguna persona falta la otra la supla, es por ello que todos tienen conocimiento de reconocer cuando

las devoluciones son generadas por mercancía para reparación, devuelta por el cliente por estar golpeada

al momento del despacho por daños ocultos,

de precio sin previo aviso). Por medio de los resultados obtenidos se pudo determinar que el 100% de las

personas encuestadas tienen conocimiento del personal calificado para determinar que la me

devuelta al almacén está en buen o mal estado, pero, a su vez, es una debilidad porque no está establecida

la responsabilidad en una persona en caso de cometer errores en la clasificación.

Ítem 11. ¿Tiene conocimiento usted, si la empresa cuenta

mercancía de manera simultánea?

Cuadro 11. Equipo suficiente para recepción y despacho simultáneo de mercancía

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico 11. Equipo suficiente para recepción y despacho simultáneo de mercancía

0%

20%

40%

60%

80%

100%

La capacitación al personal de almacén permite que todos tengan conocimientos sobre todas las

actividades que allí se realizan, que sean personal complementario, en todas las funciones, de tal manera

que si alguna persona falta la otra la supla, es por ello que todos tienen conocimiento de reconocer cuando

las devoluciones son generadas por mercancía para reparación, devuelta por el cliente por estar golpeada

al momento del despacho por daños ocultos, o por no cumplir con los criterios de la negociación (cambio

de precio sin previo aviso). Por medio de los resultados obtenidos se pudo determinar que el 100% de las

personas encuestadas tienen conocimiento del personal calificado para determinar que la me

devuelta al almacén está en buen o mal estado, pero, a su vez, es una debilidad porque no está establecida

la responsabilidad en una persona en caso de cometer errores en la clasificación.

¿Tiene conocimiento usted, si la empresa cuenta con el equipo necesario para recibir y despachar

mercancía de manera simultánea?

Equipo suficiente para recepción y despacho simultáneo de mercancía

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

4

1

5

Equipo suficiente para recepción y despacho simultáneo de mercancía

SI NO

100%

0%

La capacitación al personal de almacén permite que todos tengan conocimientos sobre todas las

actividades que allí se realizan, que sean personal complementario, en todas las funciones, de tal manera

que si alguna persona falta la otra la supla, es por ello que todos tienen conocimiento de reconocer cuando

las devoluciones son generadas por mercancía para reparación, devuelta por el cliente por estar golpeada

o por no cumplir con los criterios de la negociación (cambio

de precio sin previo aviso). Por medio de los resultados obtenidos se pudo determinar que el 100% de las

personas encuestadas tienen conocimiento del personal calificado para determinar que la mercancía

devuelta al almacén está en buen o mal estado, pero, a su vez, es una debilidad porque no está establecida

la responsabilidad en una persona en caso de cometer errores en la clasificación.

con el equipo necesario para recibir y despachar

Equipo suficiente para recepción y despacho simultáneo de mercancía

PORCE�TAJES

80%

20%

100%

Equipo suficiente para recepción y despacho simultáneo de mercancía.

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Con respecto a si la empresa cuenta con el equipo necesario para la recepción y despacho simultáneo

de mercancía, el 80% de

descarga de la mercancía, y para su traslado dentro del almacén, para su debida ubicación en los espacios

respectivos. El 20% que indica que no, es porque considera que la empresa

automatizados tales como: un sistema automatizado, formatos digitales, lector de barras, que permitan la

optimización de los mecanismos de control interno, por lo que estos resultados sustentan que es necesario

desarrollar y aplicar la propuesta planteada por la investigadora.

Ítem 12. ¿El área de almacén cuenta con el espacio necesario para separar la mercancía por cliente

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

0%

20%

40%

60%

80%

Con respecto a si la empresa cuenta con el equipo necesario para la recepción y despacho simultáneo

de mercancía, el 80% de los entrevistados contestó que sí, ya que cuenta con el equipo para carga y

descarga de la mercancía, y para su traslado dentro del almacén, para su debida ubicación en los espacios

respectivos. El 20% que indica que no, es porque considera que la empresa debería tener recursos técnicos

automatizados tales como: un sistema automatizado, formatos digitales, lector de barras, que permitan la

optimización de los mecanismos de control interno, por lo que estos resultados sustentan que es necesario

aplicar la propuesta planteada por la investigadora.

¿El área de almacén cuenta con el espacio necesario para separar la mercancía por cliente

Cuadro 12. Espacio físico necesario para cada cliente.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

4

1

5

Gráfico 12. Espacio físico necesario para cada cliente

SI NO

80%

20%

Con respecto a si la empresa cuenta con el equipo necesario para la recepción y despacho simultáneo

los entrevistados contestó que sí, ya que cuenta con el equipo para carga y

descarga de la mercancía, y para su traslado dentro del almacén, para su debida ubicación en los espacios

debería tener recursos técnicos

automatizados tales como: un sistema automatizado, formatos digitales, lector de barras, que permitan la

optimización de los mecanismos de control interno, por lo que estos resultados sustentan que es necesario

¿El área de almacén cuenta con el espacio necesario para separar la mercancía por cliente?

Espacio físico necesario para cada cliente.

PORCE�TAJES

80%

20%

100%

Espacio físico necesario para cada cliente.

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Es de gran importancia que todo el personal tenga conocimiento de la distribución del espacio físico en

el área del almacén, ya que ellos son los que se encargarán de las actividades de recepción,

almacenamiento y distribución, por lo que es de gran import

cliente. Por lo que se pudo observar en los resultados obtenidos solo el 80% del personal sabe que existe

un área física para cada cliente, por lo que con el 20% que lo desconoce podría presentar problemas de

despachar la mercancía de un cliente por el otro. Por lo que enfatiza la necesidad de plantear los

lineamientos de control interno propuestos en el presente trabajo.

Ítem 13. ¿El Departamento de Inventarios Cuenta con un sistema de codificación para

mercancía, según el tipo y por cliente?

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (201

0%

20%

40%

60%

80%

Es de gran importancia que todo el personal tenga conocimiento de la distribución del espacio físico en

el área del almacén, ya que ellos son los que se encargarán de las actividades de recepción,

almacenamiento y distribución, por lo que es de gran importancia saber qué área estará destinada a cada

cliente. Por lo que se pudo observar en los resultados obtenidos solo el 80% del personal sabe que existe

un área física para cada cliente, por lo que con el 20% que lo desconoce podría presentar problemas de

spachar la mercancía de un cliente por el otro. Por lo que enfatiza la necesidad de plantear los

lineamientos de control interno propuestos en el presente trabajo.

¿El Departamento de Inventarios Cuenta con un sistema de codificación para

mercancía, según el tipo y por cliente?

Cuadro 13. Sistema de Codificación de mercancía.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

0

5

5

Gráfico 13. Sistema de Codificación de mercancía.

SI NO

80%

20%

Es de gran importancia que todo el personal tenga conocimiento de la distribución del espacio físico en

el área del almacén, ya que ellos son los que se encargarán de las actividades de recepción,

ancia saber qué área estará destinada a cada

cliente. Por lo que se pudo observar en los resultados obtenidos solo el 80% del personal sabe que existe

un área física para cada cliente, por lo que con el 20% que lo desconoce podría presentar problemas de

spachar la mercancía de un cliente por el otro. Por lo que enfatiza la necesidad de plantear los

¿El Departamento de Inventarios Cuenta con un sistema de codificación para seleccionar la

Sistema de Codificación de mercancía.

PORCE�TAJES

0%

100%

100%

Sistema de Codificación de mercancía.

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

El 100% de los encuestados respondieron negativamente al ítems expuesto debido a que no presentan

un sistema de codificación por producto, ni tampoco para clasificarlo por cliente, lo cual podría traer

problemas al momento de despachar la mercancía dándole salida a un producto por otro, generando

posibles diferencias de inventarios al momento de la toma física.

Ítem 14. ¿Considera usted que la empresa cuenta con los recursos técnicos para la adecuación de

lineamientos que conlleve a la optimización de los mecanismos de control interno en el área de inventario?

Cuadro

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico

Fuente: Izquierdo (2013)

0%

20%

40%

60%

80%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100% de los encuestados respondieron negativamente al ítems expuesto debido a que no presentan

un sistema de codificación por producto, ni tampoco para clasificarlo por cliente, lo cual podría traer

mento de despachar la mercancía dándole salida a un producto por otro, generando

posibles diferencias de inventarios al momento de la toma física.

¿Considera usted que la empresa cuenta con los recursos técnicos para la adecuación de

que conlleve a la optimización de los mecanismos de control interno en el área de inventario?

Cuadro 14. Recursos Técnicos en el área de inventarios.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

4

1

5

Gráfico 14. Recursos Técnicos en el área de inventarios

SI NO

100%

0%

SI NO

80%

20%

100% de los encuestados respondieron negativamente al ítems expuesto debido a que no presentan

un sistema de codificación por producto, ni tampoco para clasificarlo por cliente, lo cual podría traer

mento de despachar la mercancía dándole salida a un producto por otro, generando

¿Considera usted que la empresa cuenta con los recursos técnicos para la adecuación de

que conlleve a la optimización de los mecanismos de control interno en el área de inventario?

Recursos Técnicos en el área de inventarios.

PORCE�TAJES

80%

20%

100%

arios.

Análisis

Con respecto a este ítem el 80% de la población respondió afirmativamente, debido a que la empresa

ha invertido en sistemas actualizados, que permitirán el

embargo el 20% que respondió negativamente se refirió a que aún faltan sistemas técnicos que permitan el

mejor control en cuanto a codificación, localización de la mercancía, entre otros para poder lograr la

optimización de las funciones esperadas.

Ítem 15. ¿Cree usted que el implantar lineamientos que controles los procesos de inventario, recepción,

almacenaje y despacho traerían beneficios a la organización?

Cuadro 15. Implementación de Lineamientos de Control

ALTER�ATIVAS

SI

�O

TOTAL

Fuente: Izquierdo (2013)

Gráfico 15. Implementación de Lineamientos de Control Interno traerían beneficios.

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Los resultados obtenidos reflejan que el 100% de la población está de acuerdo con la implantación de

nuevos controles, lo que permite un aporte de gran significado para la empresa que contribuirá

grandemente con el mejoramiento de los procesos, además de conta

coordinar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las áreas de estudio.

PREGU�TA

1

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Con respecto a este ítem el 80% de la población respondió afirmativamente, debido a que la empresa

ha invertido en sistemas actualizados, que permitirán el manejo adecuado de la mercancía, más sin

embargo el 20% que respondió negativamente se refirió a que aún faltan sistemas técnicos que permitan el

mejor control en cuanto a codificación, localización de la mercancía, entre otros para poder lograr la

ación de las funciones esperadas.

¿Cree usted que el implantar lineamientos que controles los procesos de inventario, recepción,

almacenaje y despacho traerían beneficios a la organización?

Implementación de Lineamientos de Control Interno traerían beneficios.

ALTER�ATIVAS

FRECUE�CIAS PORCE�TAJES

5

0

5

Implementación de Lineamientos de Control Interno traerían beneficios.

resultados obtenidos reflejan que el 100% de la población está de acuerdo con la implantación de

nuevos controles, lo que permite un aporte de gran significado para la empresa que contribuirá

grandemente con el mejoramiento de los procesos, además de contar con una herramienta que permita

coordinar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las áreas de estudio.

Cuadro 16. Resumen de los resultados

FRECUE�CIA PORCE�TAJE

SI �O SI

0 5 0,00 Por ciento

SI NO

100%

0%

Con respecto a este ítem el 80% de la población respondió afirmativamente, debido a que la empresa

manejo adecuado de la mercancía, más sin

embargo el 20% que respondió negativamente se refirió a que aún faltan sistemas técnicos que permitan el

mejor control en cuanto a codificación, localización de la mercancía, entre otros para poder lograr la

¿Cree usted que el implantar lineamientos que controles los procesos de inventario, recepción,

Interno traerían beneficios.

PORCE�TAJES

100%

0%

100%

Implementación de Lineamientos de Control Interno traerían beneficios.

resultados obtenidos reflejan que el 100% de la población está de acuerdo con la implantación de

nuevos controles, lo que permite un aporte de gran significado para la empresa que contribuirá

r con una herramienta que permita

coordinar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las áreas de estudio.

PORCE�TAJE

�O

100,00 Por ciento

2 5 0 100,00 Por ciento 0,00 Por ciento

3 0 5 0,00 Por ciento 100,00 Por ciento

4 0 5 0,00 Por ciento 100,00 Por ciento

5 2 3 40,00 Por ciento 60,00 Por ciento

6 1 4 20,00 Por ciento 80,00 Por ciento

7 2 3 40,00 Por ciento 60,00 Por ciento

8 2 3 40,00 Por ciento 60,00 Por ciento

9 1 4 20,00 Por ciento 80,00 Por ciento

10 5 0 100,00 Por ciento 0,00 Por ciento

11 4 1 80,00 Por ciento 20,00 Por ciento

12 4 1 80,00 Por ciento 20,00 Por ciento

13 0 5 0,00 Por ciento 100,00 Por ciento

14 4 1 80,00 Por ciento 20,00 Por ciento

15 5 0 100,00 Por ciento 0,00 Por ciento

Fuente: Izquierdo (2013)

A continuación se presenta el análisis de la entrevista aplicada al Gerente General de la empresa

Paraíso Canario C.A., encargado de tomar las decisiones finales y dirigir el destino de la organización.

1. ¿Usted tiene conocimiento de qué son controles Internos de Inventario?

Ante esta interrogante, el Gerente General y Presidente de la empresa, hizo referencia a uno de

mayores problemas de la logística de despacho, que son los controles internos de inventarios, llevar

control de los procedimientos a realizar en el almacén, en las actividades de recepción, almacenamiento y

distribución, para llevar un seguimiento y supervisión de las actividades que realiza el personal.

2. ¿Considera usted que existen en la empresa Controles Internos de Inventario?

Ante esta interrogante, el Gerente General indicó que el personal encargado en el área de almacén tiene

conocimientos generales de cómo realizar las actividades correspondientes, pero en sí no se han definido

pautas o normativas para poder controlar dichas actividades, por lo que podría decirse que no existen

Controles Internos de Inventarios definidos formalmente.

3. ¿Cree usted necesarios los Controles Internos de Inventarios?

De acuerdo al criterio dado por el Gerente General, considera que los Controles Internos de

Inventarios, son de gran importancia debido a que la mercancía del cliente que la empresa estaría

administrado, debe estar bien resguardada y controlada ya que el resultado de esta operación será la

imagen de la efectividad de los servicios que la empresa tiene con sus clientes.

4. ¿Considera Usted que al establecer lineamientos de Control Interno de Inventarios pueda dar

valor agregado a la propuesta del servicio de un operador logístico a los clientes de la empresa

Paraiso Canario C.A.?

En relación al presente ítem, de acuerdo al criterio dado por el Gerente General, para

poder cubrir las metas de facturación, tanto de la empresa de transporte como la de las

distribuidoras, considera que es necesario poder ampliar los servicios de almacén y despacho,

utilizando los criterios de logística adecuados, conocer la mercancía y la capacidad de carga de

las unidades, que permitan lograr a cada uno su objetivo, al transporte despachar y el

distribuidor vender, y evitar el congelamiento de los pedidos que quedan en las bandejas,

necesitando el mes siguiente tomar nuevamente los pedidos, debido a que pueden presentar

variaciones de precios o el cliente ya no desee la mercancía. Es por ello que si existen

lineamientos de Control Interno podrán ser más efectivos las actividades realizadas y el servicio

podrá tener mayor valor agregado, de tal manera que tendrían los clientes confianza de que la

empresa Paraiso Canario C.A. se dedique a la administración de sus almacenes y ellos dediquen

su mejor esfuerzo a la venta, que es lo que realmente a ellos les interesa.

5. ¿Cree usted que los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A., serían receptivos a la

ampliación de los servicios de almacén y despacho por parte de la empresa, si les brinda la

información de contar con lineamientos de Control Interno de Inventarios?

Ante esta interrogante el Gerente General hizo referencia a que les ha presentado a varios de sus

clientes la posibilidad de poder centralizar la recepción de mercancía en un almacén y que éste se

encargara de la distribución, ellos le manifestaron su acuerdo ya que no dedicarían tanto esfuerzo en el

control de inventarios, recepción y despacho, y dirigirían sus esfuerzos hacia su fuerza de ventas e

importaciones. Cuando tienen problemas laborales, con sus trabajadores, esto les perjudica para la

solvencia laboral, que es necesaria presentar cuando se hace la solicitud de divisas, siendo la mayor parte

de los productos de estas distribuidoras importados. Si la empresa Paraiso Canario C.A. informa a sus

clientes que tiene controles internos de inventarios ellos estarían más tranquilos en poder confiar sus

inventarios a esta empresa.

6. ¿En qué cree usted sería ventajoso para los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A. si

el operador logístico contara con lineamientos de Control Interno de inventario y los

servicios de almacén y despacho?

Las ventajas a las que hizo referencia fue mejorar el proceso de despacho, y aumentarían

los ingresos tanto de los clientes, como de la empresa, permitiendo que los productos estén

con mayor rapidez en las tiendas, por lo que se podrían vender más rápido y solicitar nuevas

reposiciones. Por otro lado, al haber la mercancía de varias empresas en el mismo almacén, se

podría tener un personal para recepción y clasificación de mercancía y otro para el despacho,

este último podría implementar las actividades de pre-despacho, determinar las capacidades

de los camiones de carga, controlar el orden de llegada, cargar por rutas y sacarle provecho a

las unidades existentes. Además, si es necesario, se podría contratar el personal requerido

para implementar otro turno laboral. También sabría, con exactitud y en el momento oportuno

con que inventario cuenta, y poder planificar sus proyecciones de ventas y de importación en

función en tiempo real, y con prontitud, de tal manera que realizaría tales actividades en el

momento oportuno.

7. ¿Obtendrá ventajas la empresa Paraíso Canario C.A. si cuenta con un Control Interno de

Inventario? Indíquelas.

Aunque pudieran bajar las ventas, por parte de las distribuidoras, en su conjunto, se mantendría el

transporte laborando, e incluso, se podría hacer despachos mixtos de las empresas por zonas, para asegurar

la distribución y facturación por fletes, por otro lado, al tener un personal que mantenga los inventarios se

reduce el tiempo en la toma de los mismos y se efectuaría con mayor prontitud el proceso de despacho,

además de tender ingresos por almacenaje y distribución. La información de los inventarios se tendrían

con prontitud, y se podrían tomar decisiones en el momento indicado.

8. ¿Cree usted que la empresa con un operador logístico con Lineamientos de Control

Interno de Inventarios, es competitiva en el mercado?

El Gerente General tiene como estrategia, el análisis de las variaciones del mercado, obteniendo así

una idea de a dónde se va a dirigir la empresa en función de su mercado meta y la posibilidad de

mantenerse en el mismo, logrando sacar la mayor productividad en época de crisis. La empresa se

encuentra en capacidad de dar respuesta al mercado actual en relación al transporte, cuenta con un número

de unidades significativo, con un personal calificado para el manejo de mercancía y para el resguardo de la

misma.

Por otro lado cuenta con alta tecnología de rastreo satelital, y prevención, para garantizar la

seguridad de su personal, la mercancía y sus unidades, siendo hoy día reconocida por los cuerpos de

Seguridad del país, como una de las empresas de transporte más seguras, todo ello le da valor agregado,

siendo eficiente y eficaz en la entrega y seguridad de la mercancía, por lo que ha logrado ser productiva y

esto le permite ser competitiva en el mercado, permitiéndole asegurar su permanencia en el tiempo, sin

embargo tiene deseos de crecimiento y con estos servicios podría mejorar su rendimiento, sus ingresos y

mayor seguridad de carga, además de ser una estrategia de mercado.

9. ¿Cuáles han sido las consecuencias de no tener lineamientos de Control Interno de

inventarios en la empresa?

El Gerente General hizo referencia que, además de no lograr las metas de facturación, el descontento

de su personal, debido a que sus ingresos dependen de los despachos realizados y por no respetarse el

orden de carga, también la deserción de transportistas afiliados que buscan otras empresas de transporte

donde les aseguren la carga con mayor prontitud. Se pueden visualizar consecuencias cuantitativas como

bajas en las cifras de facturación, incrementos en los gastos, y cualitativas como la desmotivación,

molestia, predisposición por parte del personal de transporte. Por no haber un pre-despacho y no revisar

nuevamente la mercancía, antes de cargar, presentan con frecuencia, diferencias, faltantes o sobrantes en

los modelos de la mercancía cargada, que trae como consecuencia pérdidas significativas para las

distribuidoras y para la empresa de transporte.

10. ¿La empresa consideraría implantar los lineamientos de Control Interno de inventarios para

mejorar su propuesta de servicios a los clientes?

A esta interrogante, el Gerente General manifestó su deseo de instalar un operador logístico, que

pueda almacenar y distribuir mercancía de clientes varios, a nivel nacional, para asegurar el volumen de

carga y poder ampliar la flota de camiones, implantar los lineamiento de control interno de inventarios

considera que si podría mejorar su propuesta de servicio a sus clientes, ya que ello le permitiría disminuir

el margen de error, en diferencias de inventarios, despachos de un modelo de mercancía por otro o de la

mercancía de un cliente despacharlo al de otro.

11. ¿La empresa cuenta con el personal necesario para llevar a cabo los lineamientos de control

interno de inventario?

El Gerente General considera que no es suficiente el personal con el que cuentan para poder cubrir

todas las operaciones necesarias de recepción, almacenamiento y distribución.

12. ¿La empresa cuenta con el espacio físico necesario para almacenar la mercancía de sus clientes

Ante esta última interrogante, el entrevistado considera que si cuenta con el espacio físico necesario

para realizar las actividades de recepción, almacenamiento y distribución de mercancía de todos sus

clientes.

Después de hacer el análisis de la entrevista al Gerente General, se pudo realizar el método de

observación directa, para comparar sus resultados con los obtenidos de la aplicación de la encuesta y la

entrevista, los cuales se presentan a continuación:

Cuadro 17. Cuadro de Observación directa

Fecha de Aplicación: 15/09/2012 al 21/12/2012 Empresa: Paraíso Canario C.A.

Lugar: En Guacara, Edo. Carabobo (Empresa en estudio) Observaciones Excelente Bueno Regular Malo

Existencia de Control Interno en los Inventarios X

Registro adecuado de la entrada de Mercancía X

Registro adecuado de la salida de Mercancía X

Capacidad de recepción y despacho de mercancía de manera simultanea

X

Personal calificado para las actividades de logística de despacho y control de inventarios.

X

Equipo necesario para la realización de las actividades de carga y descarga de mercancía.

X

El Sistema Operativo actual puede acoplarse a otros sistemas X

Tiene conocimientos del proceso de control de inventarios, logística y despacho

X

Los controles internos se adaptan a los requerimientos de almacén y despacho de mercancía.

X

Cuenta con un espacio físico para la instalación de un almacén que unifique los inventarios de los clientes X

Cuenta con formatos para el control de entrada y salida de mercancía.

X

Existencia de adecuada segregación de funciones. X

Cuenta con el personal calificado para realizar las actividades requeridas para los procesos de manejo de almacén y logística de despacho.

X

Supervisión en el área del almacén X

Controles para la entrada y salida de personal no autorizado

X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis General

Los resultados presentados y analizados con anterioridad, proporcionaron una idea general de la

situación que ocurre actualmente en la Empresa Paraíso Canario C.A., respecto a los factores que inciden

en la necesidad de establecer lineamientos de control interno en el área de inventario, de los clientes de

esta empresa, en donde se especificaron las debilidades y fortalezas obtenidas del instrumento aplicado.

Las debilidades que se diagnosticaron en estos resultados tienen que ver particularmente con la falta

de controles internos en el área de Almacén para las actividades de recepción, almacenamiento y

distribución, a quienes presta servicio la empresa Paraíso Canario C.A., los cuales le podrían generar

pérdidas cuantiosas tanto a sus propios clientes como a la empresa en estudio, e impedir alcanzar las metas

de facturación establecidas. El contar con el espacio físico adecuado para poder unificar inventarios, el

poder hacer la recepción y despacho simultáneo de mercancía, y el efectuar los pre-despachos, que le

permitan minimizar los riesgos de faltantes o sobrantes durante la carga, son en parte, factores que se han

podido determinar que fortalecen el proceso de despacho haciéndolo de gran valor al servicio prestado,

pero no contar con controles internos para evitar los posibles errores que se podrían cometer en las

actividades que se realizan en el almacén, podrían hacer que los esfuerzos se pierdan.

Por otro lado, se pudo evidenciar que el personal no tiene los formatos adecuados y necesarios para

poder controlar las entradas y salidas de mercancía, adecuadamente podrían ser causa de diferencias

futuras en la toma de inventarios físicos, pudiéndose presentar faltantes o sobrantes de mercancía o que se

cambie mercancía de un cliente por el otro. Esto también se podría presentar al no estar etiquetada la

mercancía debidamente de tal manera que no se distingue cual es la mercancía de que cliente. También, se

pudo evidenciar que no existen descripciones de cargos, que las tareas de cada almacenista no están bien

definidas, por lo que no se pueden establecer responsabilidades y no se especifica de quien es la labor. Por

otro lado al no haber un supervisor no se podrá evaluar, hacer seguimiento ni inspecciones ni se controle

las actividades que allí se realizan.

Los almacenistas son personal integral para poder realizar cualquier función cuando alguno de ellos,

faltare en el almacén, pero al no haber definición y segregación de funciones, y responsabilidades

cualquiera recibe las devoluciones, efectúa recepción de mercancía o de devoluciones o despacha por lo

que si se presenta un error no hay responsable directo al cual corregir por su negligencia, omisión o falta

de información.

Todos estas debilidades, hacen que la empresa Paraíso Canario C.A. tenga como prioridad la

necesidad de los lineamientos necesarios de control interno, para el manejo adecuado de los inventarios en

el servicio de recepción, almacenamiento, distribución y despacho desde un operador logístico, que le

permitan brindarlos como valor agregado ante sus cliente, de tal manera que sientan confianza al

demandar sus servicios.

En relación a las fortalezas que presenta la empresa Paraíso Canario C.A., cuenta con la participación

y creatividad en el puesto de trabajo de todos sus colaboradores, con su profesionalismo, especialización y

experiencia, la capacidad financiera y física de las instalaciones, y las aspiraciones de crecimiento y

desarrollo de la organización, aunados a que todos estos resultados analizados aportan factibilidad al

desarrollo de las estrategias organizacionales propuestas.

4.2. Fase II: Identificación de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, con respecto al

control interno, en el área de inventarios, la recepción, custodia y despacho, a través de un

operador logístico.

A continuación se presenta la Matriz DOFA planteada en el capítulo anterior y posteriormente el

cruce de estrategias presentadas en el cuadro respectivo, asimismo se detallarán, las debilidades,

fortalezas, amenazas y oportunidades a través del POAM (Perfil de Oportunidades y amenazas del medio)

y del PCI (Perfil de Capacidades Institucional) que posee la empresa en estudio para poder establecer las

estrategias necesarias para darle solución al problema planteado.

Cuadro 18. Cuadro de la Matriz DOFA

Fortaleza Oportunidades

1. Tiene un equipo preparado con formación profesional.

2. Disponibilidad de contar con las instalaciones necesarias para llevar a cabo la actividad de almacenamiento y despacho.

3. Apoyo de entidades financieras para adquirir los recursos financieros necesarios para llevar un proyecto de tal magnitud.

4. Equipos suficientes para crecer. 5. Altos niveles de calidad de servicio. 6. Con ocho (8) años en el mercado cuenta

con una consolidada cartera de clientes.

1. Posibilidad de crecimiento en el mercado nacional.

2. Alianzas estratégicas con empresas locales en el ramo de transporte para cubrir los requerimientos de flota de transporte por aumento de volumen de carga.

3. Dar a conocer los servicios de almacén, despacho y transporte, a una nueva cartera de clientes en el mercado.

4. Aumento del volumen de importadores que en la actualidad requieren de los servicios ya mencionados.

Debilidades Amenazas

1. No cuentan con controles internos de inventarios.

2. No cuentan con un manual de normas y procedimientos en el área de almacén.

3. No cuentan con formularios formales para el registro de entradas y salidas de la mercancía.

4. No cuentan con un sistema de codificación por mercancía.

5. No cuentan con un sistema de codificación de mercancía por cliente.

6. No existen una definición de cargo. 7. Los almacenistas no conocen cuáles son

sus funciones y sus responsabilidades 8. No existen un supervisor que controle y

supervise las actividades del personal del almacén.

9. No cuentan con el personal necesario para todas las actividades del departamento.

1. Las normativas del control cambiario

que afectan las importaciones de los clientes de la empresa en estudio.

2. Economía con muy poco crecimiento. 3. El cambio de leyes y reglamentos que

afectan el control de precios justos. 4. Poco interés del inversionista para hacer

negocios en Venezuela. 5. Competencia en el mercado por

empresas más reconocidas. 6. Ambiente de incertidumbre. 7. Cotizaciones del servicio puede

incrementar los gastos significativa-mente para los clientes.

8. Insatisfacción del cliente por incapacidad de respuesta en la entrega oportuna de mercancía.

9. Falta de aplicación de controles, trae como consecuencia pérdida de prestigio de la entidad.

Fuente: Izquierdo (2013)

Cuadro 19. Cruce de Estrategias de la matriz DOFA

Estrategias FO Estrategia FA

1. Aumentar cartera de clientes para que disminuyan los costos de almacenaje. (F6O3)

1. Las empresas importadoras minimizarán los riesgos en la solvencia laboral, para

2. Cotización de almacenaje según la cantidad de inventario existente. (F2O4)

3. Alianza con empresas del ramo de transporte para garantizar el despacho puntual. (F4O2)

4. Establecer reuniones con los clientes sobre las expectativas de crecimiento y aumento de capacidades de importación. (F6O4)

5. Dar a conocer a sus clientes el servicio de operador logístico proporcionando sus instalaciones para el resguardo y manejo de sus inventarios pudiendo dedicarse a la importación.

poder obtener las divisas necesarias para adquisición de mercancía.

2. Por el punto anterior podrá adquirir mercancía con mayor rapidez y mantener los precios, para generar mayor venta y por ende mayor número de despachos.

3. Debido a que hay una economía de poco crecimiento y pocas empresas están invirtiendo, y no hay muchas empresas especialistas en distribución y despacho, es una Oportunidad para ampliar el negocio.

Estrategias DO Estrategias DA

1. Establecer normativas de control Interno

2. Diseñar informes y formularios de recepción y despacho.

3. Procedimientos para el registro automatizado para la localización de la mercancía.

4. Contratar personal capacitado con formación profesional para abastecer la demanda del servicio.

5. Adiestrar al personal con cursos de capacitación sobre nueva tecnología.

6. Minimizar los riesgos de diferencias de inventarios a través de codificación por cliente y por mercancía.

7. Utilizar sistemas de revisión periódica de inventarios, incluyendo un kardex en la revisión física de los mismos.

8. Minimizar las diferencias de inventarios a través de pre-despacho, y hacer los conteos de inventarios efectivos. (D4O6)

6. Cubicar la capacidad de carga de las unidades para facilitar el proceso de logística.(D3O6)

7. Lograr los niveles de facturación al realizar las cargas con mayor rapidez. (D6O1)

8. Minimizar la cantidad de pedidos que queden sin facturar aumentando las ventas y los despachos. (D602)

1. Establecer procedimientos para los

procesos de recepción y despacho de la mercancía.

2. Capacitar al personal para adaptarse a los distintos cambios que se presenten en el país, dando mayor velocidad de respuestas a los problemas que se puedan generar.(D2A6)

3. Desarrollo de previsión y pronósticos para tiempos de poca demanda.(D6A2)

4. Incorporar al sistema registro de las mercancías salientes y vendidas.

5. Sectorizar el almacén por cliente. 6. Establecer área de recepción de la

mercancía devuelta. 7. Incluir evaluaciones de desempeño don

se promueva el código de ética. 8. Las distribuidoras pondrían en el piso de

venta sus productos con mayor prontitud, garantizándoles rescatar el mercado que pudieran haber perdido, y los beneficios serian para ambas empresas.(D6A3)

Fuente: Izquierdo (2013)

Cuadro 20. Diagnóstico Externo (POAM)

CALIFICACIÓ�

FACTORES

Oportunidades Amenazas Impacto

A

L

T

O

M

E

D

I

O

B

A

J

O

A

L

T

O

M

E

D

I

O

B

A

J

O

A

L

T

O

M

E

D

I

O

B

A

J

O

Económicos

Estabilidad de política cambiaria X X

Estabilidad de política monetaria X X

Creación de nuevos impuestos X X

Inflación X X

Política laboral X X

Políticos

Política del país X X

Descoordinación entre los frentes políticos X X

Falta de credibilidad en instituciones del estado X X

Sociales

Responsabilidad comunitaria X X

Índice delictivo X X

Índice de desempleo X X

Política salarial X X

Tecnológicos

Telecomunicaciones X X

Automatización de procesos en el uso del tiempo X X X

Facilidad de acceso a nuevas tecnologías X X X

Infraestructura X X X

Resistencia a cambios tecnológicos X X

Fuente: Izquierdo (2013)

CALIFICACIÓ�

FACTORES

Oportunidades Amenazas Impacto

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Competitivos

Alianzas estratégicas X X

Rotación de talento humano X X

Nuevos competidores X X

Geográficos

Vías de acceso terrestre X X X

Ubicación de establecimientos X X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Al visualizar el cuadro del POAM, se puede determinar que la Empresa Paraíso Canario C.A.,

presenta grandes amenazas por los factores económicos y políticos, por cambios aplicados por el estado,

debido a que sus clientes son distribuidoras importadoras y requieren de divisas para la adquisición de

mercancía y cubrir los gastos correspondientes, por otra parte la mayoría de los repuestos son importados

por lo que también se dificulta su obtención en el país, genera aumentos progresivos de precios, por lo que

incurre en un incremento de los gastos de mantenimiento de las unidades, los factores tecnológicos,

competitivos y geográficos poseen buenas oportunidades potenciales para la empresa, aunque por los

mismo factores económicos se hace un poco difícil o costosa la adquisición de nuevas tecnologías.

Los factores geográficos son favorables debido a que se puede efectuar una efectiva distribución

desde el Estado Carabobo hacia todas las zonas del país, y el lugar donde se encuentran los almacenes

tienen fácil acceso a la principal autopista del centro del país, sin embargo las malas condiciones de las

vías terrestres causan graves daños a las unidades, cuyo mantenimiento se hace más periódico de lo

requerido, impidiendo transitar de noche por el riesgo de accidentes por el deterioro de las mismas, siendo

las actuales políticas riesgosas para tomar la decisión de establecer un operador logístico en los actuales

momentos, aunque al ser baja la competencia de Organizaciones de este tipo le aumenta las oportunidades

de alcanzar un buen posicionamiento en el mercado. Por otro lado con las nuevas normativas de la ley del

Trabajo, le hace más rentable a la empresa el poder contar con almacenes que se encarguen de la

distribución, para así ellos poder dedicarse a la actividad de importación y venta y dejando a la empresa

Paraiso Canario las actividades de almacenamiento y distribución, y todas las responsabilidades que estas

actividades acarrean. Haciendo de mayor relevancia la necesidad de establecer controles internos que

permitan brindar mayor eficiencia en la administración de los inventarios de los clientes.

Cuadro 21. Perfil de Oportunidades y Amenazas (POAM)

CALIFICACIO�

FACTORES

Oportunidad Amenaza Impacto

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1. Económicos X X

2. Políticos X X

3. Sociales X X

4. Tecnológicos. X X

5. Geográficos. X X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

El cuadro de Perfil de Oportunidades y Amenazas (POAM) permite evaluar y determinar que la

empresa en estudio, está enfrentando principalmente grandes barreras producto a las políticas y economías

cambiaras por el estado, lo cual dificulta su crecimiento y expansión en el país, por otro lado se mantiene

en la vanguardia de tecnología ofrecida a sus clientes para cualquiera de los planes estratégicos

propuestos en el presente informe, seguridad por equipos de rastreo satelital, equipos para control de

inventario, facturación on line, emisión de garantías, serialización de mercancía, y en lo geográfico tiene

acceso a las principales vías del país y está ubicada en un lugar estratégico sus almacenes, sin embargo los

factores político-económicos impactan en ella.

Cuadro 22.- Diagnostico Interno del PCI – Capacidad Directiva

CALIFICACIO�

CAPACIDAD DIRECTIVA

Fortaleza Debilidad Impacto

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B

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O

1. Imagen corporativa X X

2. Uso de planes estratégicos X X

3. Velocidad de respuesta a condiciones cambiantes

X X

4. Flexibilidad de la estructura organizacional X X

5. Comunicación y control gerencial X X

6.Orientacion empresarial X X

7. Agresividad para enfrentar a la competencia X X

8. Sistema de toma de decisiones X X

9. Evaluación de gestión. X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

En relación a la capacidad directiva, se puede deducir, que la empresa de transporte que tiene grandes

fortalezas, y no presenta debilidades, en su nivel gerencial, permitiendo reforzar las actividades

administrativas y apertura para la recepción de los planes estratégicos que se desarrollan en la presente

investigación, lo cual facilita a la organización ejecutar mecanismos eficientemente que permitan mejoras

en un futuro y constante crecimiento, para ser más competitivas y permanecer en el tiempo en el mercado.

Asimismo, es flexible para la aceptación e implementación de controles internos de inventarios que le

permitan dar valor agregado a sus propuestas de proporcionar los servicios de recepción, almacenamiento

y distribución de mercancía, a sus clientes.

Cuadro 23. Diagnostico Interno del PCI – Capacidad del Talento Humano

CALIFICACIÓ�

CAPACIDAD DEL TALE�TO HUMA�O

Fortaleza Debilidad Impacto

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O

1. Nivel Académico X X

2. Estabilidad X X

3. Sentido de Pertenencia X X

4. Experiencia técnica X X

5. Nivel de remuneración X X

6. Índice de desempeño X X

7. Motivación X X

8. Reclutamiento de Personal X X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

La capacidad del talento humano es muy importante en toda organización, son quienes le dan valor

agregado a las organizaciones, podemos observar que este nivel posee grandes fortalezas, y una debilidad

muy significativa de baja motivación por las razones antes expuestas. También al no tener un supervisor

encargo de controlar, evaluar y hacerle seguimiento al desempeño de sus actividades, además de no saber

específicamente cuáles son sus funciones de manera formal y sus responsabilidades, mas sin embargo,

cuentan con un personal altamente calificado que se puede aprovechar para el desarrollo de las estrategias

del presente estudio

Cuadro 24. Diagnostico Interno del PCI – Capacidad Competitiva

CALIFICACIÓ�

CAPACIDAD COMPETITIVA

Fortaleza Debilidad Impacto

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A

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I

B

A

J

O

O O O

1. Fuerza del Servicio, Calidad, Exclusividad X X

2. Calidad del Servicio X X

3. Tarifas razonables y competitivas X X

4. Resistencia al cambio X X

5. Apertura a estrategias de crecimiento,

expansión y actualización. X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

La empresa Paraiso Canario C.A., presenta actualmente capacidades competitivas con fortalezas de alto

impacto, y ninguna debilidad que perjudiquen su capacidad de competencia, debido a que presta un

servicio de excelente calidad y cuenta con valores agregados como innovación constante para ofrecer a

sus clientes el mejor servicio. Asimismo, tiene apertura a nuevos procedimientos y normativas, que

permitan poder implementar sistemas de control interno que pueda dar mayor protección a los inventarios

y ofrecer mejor eficiencia al desarrollar las actividades de recepción, almacenamiento y distribución, que

le de valor agregado a los servicios que ofrece.

Cuadro 25. Diagnostico Interno del PCI – Capacidad Tecnológica

CALIFICACIO�

CAPACIDAD TEC�OLÓGICA

Fortaleza Debilidad Impacto

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A

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M

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I

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B

A

J

O

1. Capacidad de innovación X X

2. Valor agregado al servicio X X

3. Habilidad Técnica X X

4. Nivel tecnológico X X

5. Nivel de coordinación e integración con otras áreas

X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Se puede evidenciar que la empresa en estudio, presenta altos valores en la capacidad tecnológica ya

que cuenta con tecnología de punta en sistemas de rastreo satelital, que le permite asegurar el resguardo de

la salud de sus transportistas y de la mercancía de sus clientes, constante monitoreo y unidades

actualizadas, además, cuenta con una fuerte capacidad de infraestructura tecnológica al nivel que exige el

mercado venezolano.

Cuadro 26. Diagnostico Interno del PCI – Capacidad Financiera

CALIFICACIO�

CAPACIDAD FI�A�CIERA

Fortaleza Debilidad Impacto

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A

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B

A

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O

1. Acceso al capital cuando lo requiera X X

2. Factibilidad para salir del mercado X X

3. Capacidad para satisfacer la demanda X X

4. Rentabilidad y retorno de la inversión X X

5. Liquidez y disponibilidad de fondos internos X X

6. Elasticidad de la demanda con respecto a los precios

X X

7. Habilidad para competir con precios X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Se puede visualizar que la empresa Paraíso Canario C.A., se encuentra en una situación favorable

con respecto a la capacidad financiera, por ser una empresa sólida en el país y cuenta con un gran capital

para realizar inversiones en la organización, de aumento de personal, actualización de equipos técnicos,

como serializadoras, sistemas computarizados, o realizar otras actividades de ampliación que pudieran

darle la factibilidad de desarrollar la presente investigación.

Cuadro 27.- Categorías del PCI (Perfil de Capacidades Internas)

CALIFICACIO�

CAPACIDAD

Fortaleza Debilidad Impacto

A L T O

M E D I O

B A J O

A L T O

M E D I O

B A J O

A L T O

M E D I O

B A J O

1. Directiva. X X

2. Cap. Talento H. X X

3. Competitiva. X X

4. Tecnológica. X X

5. Financiera. X X

Fuente: Izquierdo (2013)

Análisis

Al observar el cuadro de Categorías del PCI se puede determinar que la Empresa Paraiso C.A., posee

fortalezas de alto impacto y nada de debilidades que perjudiquen su perfil de capacidad interno, lo cual es

un factor muy importante que va a ser de gran ayuda para alcanzar futuros objetivos propuestos por la

empresa.

4.3 Fase III: Diseño de los lineamientos de control interno para el área de inventarios de

mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A., ubicada en Guacara, Edo.

Carabobo.

Luego de aplicados los instrumentos de recolección de información como lo fueron el cuestionario,

la entrevista y la observación directa, y efectuado el análisis de la matriz DOFA, el POAM (Perfil de

Oportunidades y Amenazas del Medio) y el PCI (Perfil de Capacidades Institucionales, las cuales son

herramientas que permiten realizar un diagnóstico preciso sobre la situación actual del proceso, que

faciliten en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados para ello,

donde se enumeraron y clasificaron las situaciones internas y externas del Departamento de Almacén. A

continuación se presenta la propuesta que sugiere el presente trabajo de investigación, a la Empresa

Paraíso Canario C.A., la cual está basada en lineamientos de control interno, sin embargo, fue necesario

seleccionar aquellas de mayor factibilidad en cuanto a tiempo y operatividad de ejecución, y que permitan

aportar la información necesaria para darle solución al problema planteado en el capítulo I.

La propuesta tiene como finalidad ofrecer al personal que labora en el área de almacén, los

lineamientos que le garanticen el correcto control y evaluación de los inventarios de mercancía y el buen

funcionamiento de los procesos de recepción, almacenamiento y distribución, para que de esta manera

puedan contar con una herramienta actualizada que les sirva de soporte a cada uno de ellos, y de esta

forma desarrollar sus funciones siguiendo los parámetros correctos que garanticen la efectividad rapidez

de las actividades del departamento.

4.3.1. Objetivos de la Propuesta

4.3.1.1 Objetivo General

Proponer lineamientos de control interno que permitan manejar adecuadamente los inventarios de los

clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.

4.3.1.2. Objetivos específicos

- Establecer actividades de control que permitan mejorar el proceso de entrada y salida de inventarios en el

almacén, evitando la pérdida de tiempo y resguardando la mercancía de los clientes de la empresa Paraiso

Canario C.A.

- Desarrollar las estrategias seleccionadas, como normativas para el control interno de los inventarios.

- Diseñar los formatos para el control interno en el área de inventario de mercancía.

-Desarrollo de las estrategias seleccionadas, detallando los instrumentos y/o herramientas para facilitar su

ejecución.

4.3.2 Justificación de la propuesta

Proponer lineamientos de Control Interno que permitan manejar adecuadamente los inventarios de

los clientes de la Empresa Paraíso Canario C.A., con el fin de mejorar la eficiencia en la recepción,

custodia y despacho, a través de un operador logístico.

4.4 Presentación de la propuesta

En la presente investigación se desarrolla la propuesta que consiste en lineamientos de control

interno que permitan la administración adecuada del inventario, de los clientes, de la empresa Paraiso

Canario, que permitan darle valor agregado al servicio ofrecido de un operador logístico, donde se reciban,

custodien y distribuya su mercancía, el cual ha servido como estrategia para la ampliación de los servicios

de transporte, para mejorar la efectividad en la entrega de mercancía que presentan actualmente sus

clientes, las cuales estuvieron acorde a los objetivos específicos antes descritos, sin embargo, se considera

de mayor relevancia e importancia, el desarrollo de las estrategias seleccionadas, ya que se determina

como la estructura en sí de la proposición planteada.

4.4.1 Descripción de estrategias seleccionadas de acuerdo a la factibilidad de su

ejecución.

De la serie de estrategias que se exponen en la matriz DOFA, el POAM y con el PCI, se seleccionan

aquellas que su ejecución sea fácil, en cuanto a procedimientos operativos y factibles con respecto a

tiempo, personal y similitud de propósito; con la finalidad de que la propuesta sea de verdad aplicada en la

empresa en estudio, en consecuencia se describen las definitivas:

4.4.1.1 Actividades de control para el proceso de entrada y salida de

inventario en el almacén.

Objetivo:

La función de esta estrategia es brindar los lineamientos de control interno necesarios

para realizar los servicios de recepción, almacén y despacho de los inventarios, de los clientes

de la empresa en estudio, en un local ubicado en el Municipio Guacara, en el Estado Carabobo,

el cual cuenta con las instalaciones necesarias para poder llevar a cabo la organización,

clasificación y manipulación de la mercancía, de tal manera que puedan unificar los inventarios

en un mismo almacén, que permita la recepción y despacho simultáneo de la mercancía,

minimizar las diferencias de inventarios, facilitar la toma de inventarios físicos periódicos,

permitiendo que las distribuidoras puedan poner sus productos en las tiendas de sus clientes

con la mayor prontitud posible, poder posicionarlo en el piso de venta antes que los otros

distribuidores, lograr que los pedidos a sean facturados, y la fuerza de ventas dirijan sus

esfuerzos a tomar nuevos pedidos de reposición de la mercancía, incrementen los beneficios de

las organizaciones involucradas.

Factibilidad Operativa:

La existencia de mejoras que pudieran ser implantadas para optimizar la distribución de

los recursos obtenidos por la organización, permite que dentro de este orden de ideas, se

considere oportuna la elaboración de lineamientos de control interno de inventario, que

permita garantizar la eficiencia, eficacia y economía de la empresa Paraíso Canario C.A., para

una distribución efectiva de la mercancía de sus clientes, debido a que en la actualidad se

presenta una economía de poco crecimiento y pocas empresas están invirtiendo, por otro lado,

no hay muchas empresas especialistas en distribución y despacho lo cual le brinda una

oportunidad a la empresa en estudio, de ampliar tales servicios en su negocio.

Además, cuenta con los recursos financieros, materiales y humanos, así como los

procedimientos necesarios para llevar a cabo las actividades de recepción, almacenamiento y

despacho, donde se podrá agregar otros recursos como maquinaria, tecnología de punta y

sistemas de control para el adecuado almacenamiento, manejo de inventarios, y logística de

despacho.

Cuenta con el personal capacitado y con experiencia en logística de despacho y control de

almacenes, permitiendo implementar el pre-despacho que asegure el envío de la mercancía

correcta y en las cantidades exactas, minimizando los riesgos de diferencias de inventarios y

facilitando las tomas periódicas de los mismos. Por medio de una alianza estratégica, se podría

capacitar al personal con que ellos cuentan actualmente, para capacitarlos en las actividades a

desarrollar, haciendo un estudio de sus habilidades, capacidades, destrezas y conocimientos y

capacitarlos en las áreas adecuadas, de manera que el personal pueda tener estabilidad

laboral, además de contratar personal capacitado en las áreas que lo requiera, para abastecer

la demanda del servicio, de tal manera que, de ser necesario, se puedan establecer dos turnos

para que no aumenten las horas extras, y cumplir con las normativas legales.

Las empresas importadoras han tenido muchos inconvenientes con este tipo de personal

debido a que presentan mucha problemática laboral, la cual les impide tener la solvencia

requerida, para poder solicitar las divisas necesarias para cancelar la compra y gastos de

importación de la mercancía, por lo que también sería una solución a uno de sus problemas

significativos, de tal manera que pueda obtener las divisas con mayor prontitud y mantener los

precios en esta economía tan variante, más aún cuando en la actualidad se están aprobando

leyes de control de precio. Esto también les traería estabilidad a los clientes de las

distribuidoras (importadoras) de tal manera que no haya mucha variación de los precios y ellos

puedan hacer sus reposiciones con mayor confianza, y no se pierdan los esfuerzos de su fuerza

de ventas.

Por otro lado, el personal estaría distribuido en el proceso de recepción y distribución de

mercancía, donde para el personal sería distinto para cada proceso, donde el primero

efectuaría la recepción, introducción de los seriales a través de instrumentos tecnológicos,

clasificación, organización, rotación del inventario y preparación para la toma de los mismos; el

segundo se encargaría de la logística de despacho donde haría la clasificación de los pedidos

por fecha, zona, tipo de mercancía, prioridad según promociones, cubicaje de las unidades de

carga y de la mercancía a través de ingresando la información al sistema de computación que

permita al elaborarse el pedido indicar las capacidades de las mismas, utilización de tecnología

para serializar la mercancía que sale, y de una vez genere la factura correspondiente e imprima

las garantías requeridas, de tal forma que ahorraría tiempo, dinero y esfuerzo.

Establecer reuniones con los clientes sobre las expectativas de crecimiento y aumento de

capacidades de importación, aumentar la cartera de clientes para que disminuyan los costos de

almacenaje, hacer cotizaciones según la cantidad del inventario a resguardar, de modo que se

puedan hacer planes promocionales dependiendo de la cantidad, frecuencia y tipo de

mercancía, también permitirá establecer alianzas estratégicas con empresas del ramo de

transporte para garantizar el despacho puntual, además de aumentar la flota de

camiones.Todo ello en conjunto le permitiría a la empresa Paraíso Canario C.A., en tiempos de

poca distribución poder hacer una previsión y pronósticos al tener ingresos correspondientes

de los servicios de almacenaje (resguardo), despacho y flete, para cubrir los gastos generales

de mantenimiento, administrativos y financieros de la misma, además de capacitar al personal

para adaptarse a los distintos cambios que se presenten en el país, dando más velocidad de

respuestas a los problemas que se puedan generar.

Los controles presentados a continuación están adaptados a las necesidades y características de la

empresa con el fin de que ésta cumpla con los objetivos propuestos:

Controles de Existencia:

1. Se llevará un control existencial del inventario continuo.

2. Pesos, medidas y especificaciones de las cuales informará el Jefe de Almacén.

3. Toda compra de mercancía se recibirá por el almacén, donde se verificará en cuanto a

cantidades y se debe comparar contra factura y orden de compra.

4. El Jefe de almacén debe informar posteriormente a los encargados de llevar los

inventarios acerca de haber recibido y almacenado las mercancías.

5. Se registrarán las salidas del inventario realizando su correspondiente Nota de Entrega.

Controles de Precisión:

1. La mercancía será debidamente codificada y serializada al momento de ingresar al

almacén, para su posterior clasificación y almacenaje.

2. Se clasificará la mercancía por cliente y por modelo.

3. Se le dará salida a la mercancía de acuerdo a los pedidos autorizados.

4. Se revisará periódicamente los registros de inventario y otros datos, para determinar

los stock de inventarios y notificar a los clientes, para que consideren si es necesario de

acuerdo a sus planificaciones hacer requisiciones.

5. La mercancía devuelta que se encuentre dañada se entregará en el almacén de servicio

técnico, la que está en buen estado se colocará en zona identificada para devoluciones

de mercancía y no se procederá a incorporar al resto del inventario hasta no estar

acompañada de su respectiva nota de crédito, y verificación de la devolución al

sistema.

Controles de Autorización:

1. El Jefe de Almacén será el responsable de velar por la seguridad de las existencias.

2. Los registros de inventarios serán llevados por personas ajenas almacén.

3. La mercancía sólo será despachada por el transportista, cuando éste tenga en su poder

la Nota de Entrega.

4. La factura será preparada por personal del cliente.

5. La recepción de la mercancía debe ser verificado por el Jefe de Almacén.

6. La compra de mercancía solo la realizará el cliente.

Controles de Custodia:

1. Las existencias deben estar protegidas de modo adecuado para evitar su deterioro

físico.

2. Se almacenará la mercancía de una forma sistemática.

3. La mercancía estará protegida con seguro contra daños, robos, entre otros.

4. Se prohíbe el acceso de personas no autorizadas al almacén.

5. Se realizarán tomas físicas de inventarios, la cuales serán planificadas previamente

incluyéndose debidamente al personal que lo va a tomar; este personal no debe tener

vinculaciones con quienes llevan los registros de existencia.

Considerando los controles antes mencionados se proponen los lineamientos siguientes:

Lineamientos de Recepción de Mercancía:

- Utilizar los implementos necesarios de seguridad para la recepción de la mercancía.

- Verificar que las cantidades y características de la mercancía solicitada sean equivalente a lo

recibido por el proveedor.

- Codificar, serializar y trasladar la mercancía al área de almacén que corresponda clasificado

por cliente.

Cuadro 28.- Actividad: Entradas al Almacén (Recepción de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

Administración Logística:

1. El receptor debe asegurarse que la mercancía recibida coincida con la documentación soporto,

No se identifican claramente

la mercancía por no poseer

un plan de codificación, por

modelo y por cliente.

Resumen del material

requerido y se someten a

recibirlo periódicamente.

Verificar periódicamente que

y que la información sea procesada y hacerla rápidamente disponible para la venta.

2. La documentación referente a los productos debe ser completa y precisa tanto en el momento de recibirla como en el momento de devolverla (en el caso de compras nacionales).

3. Aceptar solo los ítems de mercancía o códigos que fueron ordenados, o que hayan sido autorizados por los clientes.

4. Aceptar sólo la mercancía por la cantidad que está especificada en la orden de compra.

5. Salvaguardar y custodiar

la mercancía recibida.

Se pueda colocar la

mercancía en la zona de otro

cliente.

La información de las

órdenes de compra no están

disponibles para las

actividades de entrada, por

parte de los clientes.

Las especificaciones en las

órdenes de compra no están

claras.

La seguridad física de la

mercancía es inadecuada

Se coloque en el área de otro

cliente.

la mercancía recibida haya

sido introducida en el

sistema de información.

Comparar la mercancía

recibida, incluyendo la

verificación de las cantidades

que entraron, con las

órdenes de compra

aprobadas. No aceptar

mercancía que no está

ordenada o solicitada.

El receptor emplea la

facturación presentada para

el pago, cuando la mercancía

es aceptada sin el soporte

respectivo de la orden de

compra correspondiente.

Solicitar al cliente, las listas

admitidas con sus

especificaciones, para que

sean usadas en la evaluación

de la mercancía.

Mantener una constante

seguridad física sobre la

mercancía recibida.

Ubicar en el área del cliente

que corresponda.

Continuación de Actividad: Entradas al Almacén (Recepción de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

6. Asegurarse de que la información sobre el

La información recibida se

Segregación de funciones de

informe de recepción, la factura de compra, el inventario y la orden de compra es precisa en cuanto a las fechas de para reflejar las entradas.

7. Codificación de la

mercancía a través de sistemas computarizados de serialización.

puede perder o traspapelar.

La información de las

órdenes de compra no están

disponibles para las

actividades de entrada, por

parte de los clientes.

Codificación de un cliente por

otro, o errores al clasificar la

mercancía.

la custodia y de los registros

guardados.

Llenado de formato

prenumerado, con copias,

para almacén, el receptor y

contabilidad, con soporte de

la documentación recibida,

para evitar omisiones de

información por

documentación extraviada.

Identificar con regularidad o

periódicamente la mercancía

disponible.

Conteo periódico del

inventario y comparación con

los registros existentes;

indagar y aclarar las

diferencias.

Efectuar la codificación de la

mercancía a través del

sistema computarizado de

serialización de tal manera de

poder controlar la entrada de

almacén según los seriales.

Utilizar la serialización

computarizada para efectuar

conteos periódicos del

inventario.

Continuación de Actividad: Entradas al Almacén (Recepción de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

Asegurarse periódicamente

8. Mantenimiento de condiciones de trabajo adecuadas y seguras para el almacenamiento de mercancía

Condiciones de Seguridad

Inadecuados.

que la información ha sido

introducida al sistema a

tiempo.

Mantenimiento de políticas

pertinentes que contemplen

la seguridad ocupacional y la

administración de seguros y

otras normativas legales y

requisitos que sean

aprobados por personal

técnico y legal.

Mantenimiento de

procedimientos apropiados

para el manejo y

almacenamiento de

mercancía.

Que las áreas de salida del

almacén no estén

bloqueadas y que los

implementos contra incendio

no se encuentren

obstaculizados por mercancía

mal ubicada.

Fuente: Izquierdo (2013)

Lineamientos de Salida de Mercancía:

- Utilizar el formulario Despacho de Mercancía Solicitada (fig.2).

- Elaborar la Nota de Entrega por la mercancía despachada (fig.3)

- Actualizar el stock de inventario por entrega de materiales.

- Verificar y firmar el formulario de Despacho de Mercancía solicitada (fig.2) y el de Nota

de Entrega de mercancía (fig.3) por parte del transportista y del cliente.

Cuadro 29.- Actividad: Salidas al Almacén (Despacho de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

Proceso de Orden de Despacho

1. La orden de despacho es el único documento que avala la salida de la mercancía del almacén.

2. Seleccionar solo los ítems de mercancía o códigos que fueron ordenados, o que hayan sido autorizados por el almacenista autorizado para su salida.

3. Colocación de la mercancía en el área de predespacho

Orden de despacho no

aprobada por las autoridades

respectivas.

La información de las

órdenes de compra no estén

disponibles para las

actividades de salida, por

parte de los clientes del

operador logístico.

Que no se haga un conteo

adecuado y repetido en el

área de despacho, y se

entreguen cantidades

erróneas, o modelos

diferentes a lo solicitado.

La orden de despacho debe

ser aprobada por un

almacenista autorizado.

El almacenista que apruebe

la orden de despacho debe

ser el encargado de la

administración de la

mercancía del cliente

respectivo.

La mercancía detallada en la

orden de despacho debe

corresponder al cliente

respectivo.

Que las cantidades

despachadas concuerden con

las especificadas en la orden

de despacho.

Comparar la mercancía

seleccionada para el

despacho, incluyendo la

verificación de las cantidades

que se solicitaron, con las

órdenes de venta aprobadas.

No separar mercancía que no

está ordenada o vendida.

Se debe colocar la mercancía

en el área de pre-despacho,

para su reclasificación y

reconteo para asegurar que

lo que salga sea lo indicado

en la orden de despacho.

Continuación de Actividad: Actividad: Salidas al Almacén (Despacho de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

4. Registro de la mercancía saliente con el lector de seriales.

5. Comparación del Reporte sistematizado de serialización vs la orden de despacho.

6. Verificar que los datos del transportista responsable de la entrega estén bien colocados en la orden de despacho.

7. Conteo de la mercancía por el transportista.

No se utilice el lector de

seriales para identificar los

seriales de la mercancía

saliente.

No coincidan la orden de

despacho y el reporte de

socialización sistematizado

Que se le entregue la

mercancía a despachar a otro

transportista.

No contar la mercancía antes

de la carga, y encontrar

faltantes o diferencias de

modelos de la mercancía al

momento del despacho.

Registrar la mercancía

saliente con el lector de

seriales para identificar los

seriales de la mercancía

saliente, de tal manera que el

conteo manual esté

soportado por el conteo

computarizado que confirme

la cantidad y modelo que sale

realmente del almacén. Esto

permite registrar

automáticamente la cantidad

de mercancía saliente sin

tener que insertar datos

manuales.

Verificar que el reporte de

serialzación computarizado y

la orden de despacho

coincidan, en cantidades y

modelos de la mercancía, y

que corresponda al cliente

respectivo.

Se debe verificar que los

datos presentados en la

orden de despacho sea el

mismo de la persona que

recibe físicamente la

mercancía.

El Transportista debe contar

frente al almacenista

autorizado, la mercancía que

le es entregada y firmar la

nota de despacho en original

y copias(2) como constancia

de recibir conforme las

cantidades especificadas en

nota de despacho.

Continuación de Actividad: Actividad: Salidas al Almacén (Despacho de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

8. Proceso de resguardo de las notas de despacho.

Las notas de despachos se

extravíen o se traspapelen.

La nota de despacho debe

elaborarse en original y 2

copias de tal manera que el

transportista tenga una copia

para avalar lo que recibió, el

original para que el cliente le

firme y selle como acuse de

recibo de la mercancía

entregada, la cual debe

devolver al departamento de

almacén.

Una copia debe ser archivada

por el almacenista encargado

del despacho de la mercancía

como control de despacho

para hacerle seguimiento al

transportista y como soporte

que avale la mercancía

entregada.

Una vez firmado por el

cliente y devuelto por el

transportista, debe indicarse

con un sello húmedo sobre la

copia del transportista

recibido original conforme. Y

enviarse el original al

departamento de facturación

para la emisión de la

correspondiente factura.

Llevar un Kardex para

registrar las salidas según las

9. Tomas físicas periódicas.

Los inventarios físicos no

coincidan con los registros

del sistema de contabilidad.

ordens de despacho, y

comparar con los inventarios

físicos y los registros

contables.

Continuación de Actividad: Actividad: Salidas al Almacén (Despacho de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

.

10. Ubicación adecuada de la mercancía.

Que no se almacene en un

lugar de fácil acceso o que los

modelos sean colocados de

manera dispersa.

Los procedimientos de

manejo y almacenamiento,

incluyendo los estantes no

sean apropiados para la

naturaleza de la mercancía.

Los empleados no están

familiarizados con los

requisitos o procedimientos

del manejo y

almacenamiento de la

mercancía.

Hacer conteos selectivos y

periódicos de la mercancía.

El supervisor del almacén

debe hacer conteos

sorpresivos y consecutivos de

los inventarios que

administra cada almacenista,

correspondiente al cliente

asignado que le ha asignado.

La mercancía debe ser

ubicada de manera que sea

de fácil ubicación para el

despacho.

La ubicación de la mercancía

sea de fácil acceso a la zona

de carga asignada para cada

cliente.

Además esté clasificada por

modelo similar.

El almacenamiento de la

mercancía, el orden y el

mobiliario donde estos se

encuentren deben cumplir

los requisitos requeridos para

su protección para una mejor

mayor facilidad en la

naturaleza del

11. Establecimiento de políticas y procedimientos para el manejo y almacenamiento a los empleados del almacén.

No conocer las políticas y

procedimientos.

almacenamiento.

Comunicación de las políticas

y procedimientos del manejo

y almacenamiento a los

empleados del almacén.

Continuación de Actividad: Actividad: Salidas al Almacén (Despacho de Mercancía)

Actividades Riesgos Procedimientos de Control

12. El orden de la mercancía en el almacén debe facilitar el oportuno despacho de los pedidos.

13. La entrega de mercancía sea de la manera más eficiente.

14. Asegurarse que los pedidos sean enviados oportunamente.

La organización del almacén

sea inapropiada.

Capacidad del almacén

insuficiente.

Ruptura de los canales de

envío.

Información incorrecta es

registrada en la

documentación de envíos.

Los pedidos y documentos de

los despachos se extravíen.

Eficiencia y creatividad en el

diseño y mantenimiento de la

presentación del almacén,

para facilitar el orden y

garantizar satisfacción.

El despacho oportuno de los

pedidos permite poder

contar con el espacio

necesario para la recepción

de la mercancía nueva.

Identificar el número y la

apropiada ubicación de la

mercancía.

Comparar los documentos de

despacho con la información

de los pedidos de los clientes

antes de ser enviados.

Numeración de pedidos y de

la documentación de las

notas de despacho, investigar

los documentos que hagan

falta.

Fuente: Izquierdo (2013)

4.4.1.2

control interno de los inventarios.

Objetivo:

De las estrategias que surgieron de las herramientas de análisis de datos Matriz DOFA,

POAM y PCI, se seleccionaron aquellas que tuvieron similares propósitos, así como también las

de mayor facilidad y factibilidad para su implementación. Estas fueron las

Cuadro 30. Estrategias seleccionadas

- Descripción de cargos segregando las funciones.

- Organización del almacén.

- Procedimientos para la toma física de inventarios.

- Adiestramiento para el personal del almacén.

Fuente: Izquierdo (2013)

Se efectuó la selección de 4 estrategias relevantes, que son clave para obtener un máximo

control de inventario de la mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A. a

través de un operador logístico, en cuyo procedimiento se toman en con

referidos en la Matriz DOFA, el POAM y el PCI.

A continuación se detallan las estrategias seleccionadas, las cuales estructuran la propuesta

planteada.

Cuadro 32.- Descripción de Cargos de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

ASUNTO: Descripción de Cargos de Almacén

- Jefe de Almacén: Es la Persona encargada de los movimientos de almacén, de la distribución

de la mercancía, atención a requisiciones,

las estrategias de control que establezca la alta gerencia. Igualmente velar por el

cumplimiento de los procesos en todo el proceso de despacho de mercancía.

- Almacenista: Es el encargado de codificar la

Seleccionar y desarrollar las estrategias como normativas para el

control interno de los inventarios.

las estrategias que surgieron de las herramientas de análisis de datos Matriz DOFA,

POAM y PCI, se seleccionaron aquellas que tuvieron similares propósitos, así como también las

de mayor facilidad y factibilidad para su implementación. Estas fueron las

Estrategias seleccionadas

Descripción de cargos segregando las funciones.

Organización del almacén.

Procedimientos para la toma física de inventarios.

Adiestramiento para el personal del almacén.

Se efectuó la selección de 4 estrategias relevantes, que son clave para obtener un máximo

control de inventario de la mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A. a

través de un operador logístico, en cuyo procedimiento se toman en con

referidos en la Matriz DOFA, el POAM y el PCI.

A continuación se detallan las estrategias seleccionadas, las cuales estructuran la propuesta

Descripción de Cargos de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A. LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

ASUNTO: Descripción de Cargos de Almacén

s la Persona encargada de los movimientos de almacén, de la distribución

de la mercancía, atención a requisiciones, recepción de solicitudes, así como mantener al día

las estrategias de control que establezca la alta gerencia. Igualmente velar por el

cumplimiento de los procesos en todo el proceso de despacho de mercancía.

Es el encargado de codificar la mercancía entrante al almacén y serializarla,

Seleccionar y desarrollar las estrategias como normativas para el

las estrategias que surgieron de las herramientas de análisis de datos Matriz DOFA,

POAM y PCI, se seleccionaron aquellas que tuvieron similares propósitos, así como también las

de mayor facilidad y factibilidad para su implementación. Estas fueron las siguientes:

Se efectuó la selección de 4 estrategias relevantes, que son clave para obtener un máximo

control de inventario de la mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A. a

través de un operador logístico, en cuyo procedimiento se toman en consideración aspectos

A continuación se detallan las estrategias seleccionadas, las cuales estructuran la propuesta

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

s la Persona encargada de los movimientos de almacén, de la distribución

recepción de solicitudes, así como mantener al día

las estrategias de control que establezca la alta gerencia. Igualmente velar por el

cumplimiento de los procesos en todo el proceso de despacho de mercancía.

mercancía entrante al almacén y serializarla,

recepción de orden de despachos, responsable de la mercancía en existencia (inventario),

llevar al día el control del inventario, organización de la mercancía entrante, organización de

la mercancía saliente (pr

- Despachador: En conjunto al

por los pedidos de los clientes, para luego ser enviados por el transportista. Se encarga de

recibir las devoluciones de mercancía traídas por el transportista, evaluar el estado físico de

las mismas y determinar su distribución (dañadas a servicio técnico, en buen estado de

vuelta a los inventarios. Elaborar los formularios de Recepción de mercancía, Despacho

mercancía solicitada, Nota de entrega de mercancía y Devolución de mercancía, hacerle

seguimiento y confirmación de que la información sea actualizada en el sistema, y los

documentos lleguen a los departamentos respectivos.

- Transportista: Encargado de

con su respectiva Nota de entrega; así como también de recoger la mercancía de los

destinatarios de las respectivas empresas (clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.) por

concepto de devoluciones para ser entregados al almacén.

Fuente: Izquierdo (2013)

Cuadro 33. Objetivos del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

ASUNTO: Objetivos del área de Almacén.

- Recepción de la mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.

- Clasificación de los inventarios por cliente y modelo.

- Administrar las existencias de mercancía, ubicación, recepción y despacho.

- Emisión de los formularios que permitan el registro de la entr

almacén.

- Organización, limpieza y mantenimiento del almacén y la mercancía existente.

recepción de orden de despachos, responsable de la mercancía en existencia (inventario),

llevar al día el control del inventario, organización de la mercancía entrante, organización de

la mercancía saliente (predespacho), organización y distribución de las devoluciones.

En conjunto al almacenista se encarga de despachar la mercancía solicitada

por los pedidos de los clientes, para luego ser enviados por el transportista. Se encarga de

evoluciones de mercancía traídas por el transportista, evaluar el estado físico de

las mismas y determinar su distribución (dañadas a servicio técnico, en buen estado de

vuelta a los inventarios. Elaborar los formularios de Recepción de mercancía, Despacho

mercancía solicitada, Nota de entrega de mercancía y Devolución de mercancía, hacerle

seguimiento y confirmación de que la información sea actualizada en el sistema, y los

documentos lleguen a los departamentos respectivos.

Encargado de la distribución de la mercancía a los diferentes destinatarios,

con su respectiva Nota de entrega; así como también de recoger la mercancía de los

destinatarios de las respectivas empresas (clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.) por

oluciones para ser entregados al almacén.

Objetivos del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

ASUNTO: Objetivos del área de Almacén.

mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.

Clasificación de los inventarios por cliente y modelo.

Administrar las existencias de mercancía, ubicación, recepción y despacho.

Emisión de los formularios que permitan el registro de la entrada y salida de mercancía al

Organización, limpieza y mantenimiento del almacén y la mercancía existente.

recepción de orden de despachos, responsable de la mercancía en existencia (inventario),

llevar al día el control del inventario, organización de la mercancía entrante, organización de

edespacho), organización y distribución de las devoluciones.

almacenista se encarga de despachar la mercancía solicitada

por los pedidos de los clientes, para luego ser enviados por el transportista. Se encarga de

evoluciones de mercancía traídas por el transportista, evaluar el estado físico de

las mismas y determinar su distribución (dañadas a servicio técnico, en buen estado de

vuelta a los inventarios. Elaborar los formularios de Recepción de mercancía, Despacho de

mercancía solicitada, Nota de entrega de mercancía y Devolución de mercancía, hacerle

seguimiento y confirmación de que la información sea actualizada en el sistema, y los

la distribución de la mercancía a los diferentes destinatarios,

con su respectiva Nota de entrega; así como también de recoger la mercancía de los

destinatarios de las respectivas empresas (clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.) por

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A.

Administrar las existencias de mercancía, ubicación, recepción y despacho.

ada y salida de mercancía al

Organización, limpieza y mantenimiento del almacén y la mercancía existente.

- Custodia de la mercancía.

- Atender y tramitar las solicitudes de mercancía a ser despachada.

- Efectuar la logística para la recepción,

- Informar a la gerencia y a los clientes de manera recurrente sobre las existencias de

mercancía.

- Efectuar tomas físicas continuas para el control de inventario.

Fuente: Izquierdo (2013)

Cuadro 34. Normas y Políticas del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

ASUNTO: Normas y Políticas del área de Almacén.

1. El almacenamiento de productos depende de la dimensión y características de los

productos, los cuales pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que

involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de

almacenamiento depende de los siguientes factores.

- Espacio disponible para el

- Tipo de mercancía que serán almacenados.

- Número de artículos guardados.

- Velocidad de atención necesaria.

- Tipo de embalaje.

2. El sistema de información debe nutrirse con información específica de las entradas como:

- Datos generales de los clientes (dueños de la mercancía administrada): Nombre,

dirección teléfono, RIF, representante o contacto, número de cliente.

- Datos generales de los destinatarios (Clientes de los dueños de la mercancía):

Custodia de la mercancía.

Atender y tramitar las solicitudes de mercancía a ser despachada.

Efectuar la logística para la recepción, almacenamiento y despacho de la mercancía.

Informar a la gerencia y a los clientes de manera recurrente sobre las existencias de

Efectuar tomas físicas continuas para el control de inventario.

Normas y Políticas del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

ASUNTO: Normas y Políticas del área de Almacén.

El almacenamiento de productos depende de la dimensión y características de los

productos, los cuales pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que

involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de

almacenamiento depende de los siguientes factores.

Espacio disponible para el almacenamiento de los productos.

ercancía que serán almacenados.

Número de artículos guardados.

Velocidad de atención necesaria.

Tipo de embalaje.

El sistema de información debe nutrirse con información específica de las entradas como:

ales de los clientes (dueños de la mercancía administrada): Nombre,

dirección teléfono, RIF, representante o contacto, número de cliente.

Datos generales de los destinatarios (Clientes de los dueños de la mercancía):

almacenamiento y despacho de la mercancía.

Informar a la gerencia y a los clientes de manera recurrente sobre las existencias de

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

El almacenamiento de productos depende de la dimensión y características de los

productos, los cuales pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que

involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de

El sistema de información debe nutrirse con información específica de las entradas como:

ales de los clientes (dueños de la mercancía administrada): Nombre,

dirección teléfono, RIF, representante o contacto, número de cliente.

Datos generales de los destinatarios (Clientes de los dueños de la mercancía):

Nombre, dirección, teléfono, RIF, repre

número de cliente.

- Productos: Origen de los productos (proveedor nacional o extranjero), series, lotes,

tipo de empaque o embalaje, descripción del producto, observaciones (daños,

mercancía incompleta, quebrada o

3. El departamento de almacén e inventarios a través de sus áreas internas deberán registrar

y controlar los bienes que se les suministren (de consumo e instrumentales), identificados

de la manera siguiente:

Continuación de Normas y Políticas del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

ASUNTO: Normas y Políticas del área de Almacén.

- Para los bienes de consumo se aplicará un

cómputo que genere reportes de entrada, salida y existencias en el almacén,

clasificado por cliente.

- Para los bienes instrumentales, se aplicará el siguiente registro:

a) De identificación cualitativa de los bienes; la

número de inventario.

b) Dicho registro estará diseñado en forma documental y en el propio bien.

c) El número de inventario estará integrado por los dígitos del ramo presupuestal o

la denominación o siglas del proveedor, la

acuerdo con el catálogo de bienes muebles que establezca la empresa o que

determine el departamento de almacén e inventarios y, en su caso, otros dígitos

que faciliten el control del bien, tales como el año de adquisici

d) Los controles de los inventarios se llevarán a cabo en forma documental o

electrónica y los números deberán coincidir con los que aparezcan etiquetados o

empacados en los bienes.

4. El valor en inventario de los bienes instrumentales, se realizará a valor

Nombre, dirección, teléfono, RIF, representante o contacto, historial de despacho,

número de cliente.

Productos: Origen de los productos (proveedor nacional o extranjero), series, lotes,

tipo de empaque o embalaje, descripción del producto, observaciones (daños,

mercancía incompleta, quebrada o equivocada), número de piezas, código.

El departamento de almacén e inventarios a través de sus áreas internas deberán registrar

y controlar los bienes que se les suministren (de consumo e instrumentales), identificados

de la manera siguiente:

Normas y Políticas del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A. LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

ASUNTO: Normas y Políticas del área de Almacén.

Para los bienes de consumo se aplicará un registro global, mediante un sistema de

cómputo que genere reportes de entrada, salida y existencias en el almacén,

clasificado por cliente.

Para los bienes instrumentales, se aplicará el siguiente registro:

De identificación cualitativa de los bienes; la cual consistirá en la asignación de un

número de inventario.

Dicho registro estará diseñado en forma documental y en el propio bien.

El número de inventario estará integrado por los dígitos del ramo presupuestal o

la denominación o siglas del proveedor, la clave que le corresponda al bien de

acuerdo con el catálogo de bienes muebles que establezca la empresa o que

determine el departamento de almacén e inventarios y, en su caso, otros dígitos

que faciliten el control del bien, tales como el año de adquisici

Los controles de los inventarios se llevarán a cabo en forma documental o

electrónica y los números deberán coincidir con los que aparezcan etiquetados o

empacados en los bienes.

El valor en inventario de los bienes instrumentales, se realizará a valor

sentante o contacto, historial de despacho,

Productos: Origen de los productos (proveedor nacional o extranjero), series, lotes,

tipo de empaque o embalaje, descripción del producto, observaciones (daños,

equivocada), número de piezas, código.

El departamento de almacén e inventarios a través de sus áreas internas deberán registrar

y controlar los bienes que se les suministren (de consumo e instrumentales), identificados

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

registro global, mediante un sistema de

cómputo que genere reportes de entrada, salida y existencias en el almacén,

Para los bienes instrumentales, se aplicará el siguiente registro:

cual consistirá en la asignación de un

Dicho registro estará diseñado en forma documental y en el propio bien.

El número de inventario estará integrado por los dígitos del ramo presupuestal o

clave que le corresponda al bien de

acuerdo con el catálogo de bienes muebles que establezca la empresa o que

determine el departamento de almacén e inventarios y, en su caso, otros dígitos

que faciliten el control del bien, tales como el año de adquisición.

Los controles de los inventarios se llevarán a cabo en forma documental o

electrónica y los números deberán coincidir con los que aparezcan etiquetados o

El valor en inventario de los bienes instrumentales, se realizará a valor de adquisición. De

no conocerse este, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de

inventario, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su

defecto el que obtenga a través de mecanismos que se juzguen pertin

5. Confiablidad de los inventarios: Que el porcentaje que se determina, como resultado de

las diferencias que se obtienen de comparar las existencias físicas con los registros no

exceda del 2% del monto total de existencias.

Continuación de Normas y

PARAISO CANARIO C.A.

ASUNTO: Normas y Políticas del área de Almacén.

6. El Departamento de Almacén es el responsable de recibir la mercancía de

como el resguardo y la distribución de los mismos a los destinatarios (clientes de los

dueños de la mercancía).

7. El Departamento de Almacén deberá mantener actualizado el stock de inventario a través

de formulario de Recepción de Mercancía,

Mercancía.

8. El Departamento de Almacén no despachará mercancía, si no se ha recibido el

correspondiente orden de pedido del departamento de ventas de los clientes.

9. Es responsabilidad del Departamento de Almacén la ide

pasillos, clasificado por cliente.

10. Es responsabilidad del Departamento de Almacén la coordinación y almacenamiento de la

mercancía para facilitar la ubicación de los materiales y suministros.

11. Es responsabilidad del Almaceni

momento de la recepción y carga de la mercancía, y el traslado dentro del almacén

(guantes, carrucha, transpaleta, carretirlla, botas, fajas y cascos de seguridad).

12. Es responsabilidad del Jefe de alm

acceso a personas ajenas al área del almacén, y solo estará en él el personal autorizado

por medidas de seguridad.

no conocerse este, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de

inventario, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su

defecto el que obtenga a través de mecanismos que se juzguen pertin

Confiablidad de los inventarios: Que el porcentaje que se determina, como resultado de

las diferencias que se obtienen de comparar las existencias físicas con los registros no

exceda del 2% del monto total de existencias.

Normas y Políticas del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A. LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

ASUNTO: Normas y Políticas del área de Almacén.

El Departamento de Almacén es el responsable de recibir la mercancía de

como el resguardo y la distribución de los mismos a los destinatarios (clientes de los

dueños de la mercancía).

El Departamento de Almacén deberá mantener actualizado el stock de inventario a través

de formulario de Recepción de Mercancía, Despacho de mercancía, y Devolución de

El Departamento de Almacén no despachará mercancía, si no se ha recibido el

correspondiente orden de pedido del departamento de ventas de los clientes.

Es responsabilidad del Departamento de Almacén la identificación de las estanterías y

pasillos, clasificado por cliente.

Es responsabilidad del Departamento de Almacén la coordinación y almacenamiento de la

mercancía para facilitar la ubicación de los materiales y suministros.

Es responsabilidad del Almacenista utilizar los implementos necesarios de seguridad al

momento de la recepción y carga de la mercancía, y el traslado dentro del almacén

(guantes, carrucha, transpaleta, carretirlla, botas, fajas y cascos de seguridad).

Es responsabilidad del Jefe de almacén, de los almacenistas y despachadores, impedir el

acceso a personas ajenas al área del almacén, y solo estará en él el personal autorizado

por medidas de seguridad.

no conocerse este, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de

inventario, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su

defecto el que obtenga a través de mecanismos que se juzguen pertinentes.

Confiablidad de los inventarios: Que el porcentaje que se determina, como resultado de

las diferencias que se obtienen de comparar las existencias físicas con los registros no

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

El Departamento de Almacén es el responsable de recibir la mercancía de los clientes así

como el resguardo y la distribución de los mismos a los destinatarios (clientes de los

El Departamento de Almacén deberá mantener actualizado el stock de inventario a través

Despacho de mercancía, y Devolución de

El Departamento de Almacén no despachará mercancía, si no se ha recibido el

correspondiente orden de pedido del departamento de ventas de los clientes.

ntificación de las estanterías y

Es responsabilidad del Departamento de Almacén la coordinación y almacenamiento de la

mercancía para facilitar la ubicación de los materiales y suministros.

sta utilizar los implementos necesarios de seguridad al

momento de la recepción y carga de la mercancía, y el traslado dentro del almacén

(guantes, carrucha, transpaleta, carretirlla, botas, fajas y cascos de seguridad).

acén, de los almacenistas y despachadores, impedir el

acceso a personas ajenas al área del almacén, y solo estará en él el personal autorizado

Fuente: Izquierdo (2013)

Cuadro 35. Normas técnicas del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

ASUNTO: Normas técnicas del área de Almacén.

- Elaborar un Manual respectivo de las funciones correspondientes a los empleados del

departamento de almacén y confrontarlo con las

determinar si existe inadecuada segregación de deberes.

- Verificar y actualizar la relación de los productos a cargo de cada uno de los empleados

(por cliente).

- Realizar un manual de procedimientos mediante acto admini

sensibilización e interiorización en torno al mismo en la que participen todos los

empleados del departamento.

- Implementar indicadores de gestión tendientes a medir cómo el desarrollo de los procesos

incide positivamente en e

- Analizar los registros de almacén relacionados con la mercancía buscando con ello hacer

una descripción detallada de los mismos en los casos que así los ameriten. Asimismo,

adoptar medidas para fortalecer su manejo y custodia

- Conciliar la información de mercancía a cargo de los empleados con los registros de

almacén e incluir en base de datos una descripción detallada de los mismos en los casos

que lo ameriten.

- Emitir una circular informativa en la que se recuerde a los emple

responsabilidad sobre los productos y los procesos de responsabilidad que se les podría

abrir por hacer caso omiso sobre el particular.

- Inducir los correctivos en la ejecución de labores de los empleados del área de almacén.

Fuente: Izquierdo (2013)

Cuadro 36. Procedimiento de Control de entradas y salidas de mercancía.

PARAISO CANARIO C.A.

Normas técnicas del área de Almacén.

PARAISO CANARIO C.A.

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

ASUNTO: Normas técnicas del área de Almacén.

Elaborar un Manual respectivo de las funciones correspondientes a los empleados del

departamento de almacén y confrontarlo con las actividades ejecutadas por estos para

determinar si existe inadecuada segregación de deberes.

Verificar y actualizar la relación de los productos a cargo de cada uno de los empleados

Realizar un manual de procedimientos mediante acto administrativo y generar acciones de

sensibilización e interiorización en torno al mismo en la que participen todos los

empleados del departamento.

Implementar indicadores de gestión tendientes a medir cómo el desarrollo de los procesos

incide positivamente en el control interno del almacén.

Analizar los registros de almacén relacionados con la mercancía buscando con ello hacer

una descripción detallada de los mismos en los casos que así los ameriten. Asimismo,

adoptar medidas para fortalecer su manejo y custodia.

Conciliar la información de mercancía a cargo de los empleados con los registros de

almacén e incluir en base de datos una descripción detallada de los mismos en los casos

Emitir una circular informativa en la que se recuerde a los emple

responsabilidad sobre los productos y los procesos de responsabilidad que se les podría

abrir por hacer caso omiso sobre el particular.

Inducir los correctivos en la ejecución de labores de los empleados del área de almacén.

Procedimiento de Control de entradas y salidas de mercancía.

PARAISO CANARIO C.A.

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

Elaborar un Manual respectivo de las funciones correspondientes a los empleados del

actividades ejecutadas por estos para

Verificar y actualizar la relación de los productos a cargo de cada uno de los empleados

strativo y generar acciones de

sensibilización e interiorización en torno al mismo en la que participen todos los

Implementar indicadores de gestión tendientes a medir cómo el desarrollo de los procesos

Analizar los registros de almacén relacionados con la mercancía buscando con ello hacer

una descripción detallada de los mismos en los casos que así los ameriten. Asimismo,

Conciliar la información de mercancía a cargo de los empleados con los registros de

almacén e incluir en base de datos una descripción detallada de los mismos en los casos

Emitir una circular informativa en la que se recuerde a los empleados su grado de

responsabilidad sobre los productos y los procesos de responsabilidad que se les podría

Inducir los correctivos en la ejecución de labores de los empleados del área de almacén.

Procedimiento de Control de entradas y salidas de mercancía.

LINEAMIENTOS PARA EL AREA DE ALMACEN

ASUNTO:

Procedimiento de Control de entradas y salidas de mercancía.

Objetivo: Controlar la mercancía que ingresa y egresa al almacén.

Paso

1

2

3

4

Responsable

Jefe de Almacén

Jefe de Almacén

Almacenista

Transportista

Actividad

Solicita al departamento de logística la orden

de compra y la notificación del cliente sobre

la requisición, para darle entrada a la

mercancía.

Ordena la recepción de la mercancía con

chequeo de la orden de compra, factura del

proveedor, la notificación del cliente sobre la

mercancía a recibir.

Recibe, clasifica, y serializa la mercancía.

Ordena la mercancía dándole entrada al

inventario a través del formulario de

recepción de mercancía, y despacha la

mercancía pedida a través del formulario de

Despacho de mercancía solicitada y de Nota

de Entrega.

Procede a despachar la mercancía a través

de la Nota de Entrega.

Fuente: Izquierdo (2013)

Capacitación profesional al personal que labora en los almacenes de la empresa Paraíso

Canario C.A.:

Objetivo:

Con la finalidad de optimizar los servicios de la empresa en estudio, se desarrollar el presente plan

estratégico, que además de servir para mejorar el servicio de recepción, almacenamiento y despacho de

mercancía de los clientes de dicha empresa, para que puedan hacer efectivas las ventas al colocar la

mercancía en las instalaciones de las tiendas, le permitiría obtener resultados satisfactorios para lograr las

metas de facturación establecidas.

Factibilidad Operativa:

Capacitar al personal con el que cuenta en los almacenas la empresa Paraíso Canario C.A., en

relación a recepción, almacenamiento, organización, clasificación y manipulación de mercancía,

preparación para toma de inventarios, logística de despacho, inducción sobre sistemas computarizados

para la facturación a través de la serialización de la mercancía, elaboración del pre-despacho, toma de

cubicaje de la mercancía y de las unidades, normas de seguridad en los almacenes, normas de seguridad

para minimizar los faltantes y sobrantes de mercancía, tipos de sistemas según el volumen y tipo de

mercancía.

Al contar con un personal profesional, especializado en este tipo de actividad con experiencia en

grandes empresas distribuidoras, le permitiría a la empresa en estudio, contar con la capacitación de su

personal de manera que pueda lograr ser más eficiente en sus áreas de trabajo, recordando que el operador

logístico no ha comenzado a prestar sus servicios, por lo que existen pocos conocimientos en las

actividades que realizan, y deben ser capacitados para ser lo suficientemente competitivos para logar hacer

efectivas las ventas, de tal manera que al capacitarles lograrían los objetivos esperados, y la fuerza de

ventas de las mismas dirigirían sus esfuerzos en la toma de nuevos pedidos y hacer reposiciones, ya que

cumplirían con sus márgenes de ventas; permitiendo que los trabajadores se sientan más seguros al

realizar sus actividades, incrementarían los ingresos, y se tomarían más controles para evitar las pérdidas

en diferencias de inventarios.

Por otro lado, la empresa Paraiso Canario C.A., además de lograr subir su margen de facturación,

debido al volumen de despachos, podría ampliar su flota de camiones al garantizar la carga por la

efectividad de despacho de sus clientes, su personal en el área de transporte, también se sentiría motivado,

ya que serían atendidos con mayor celeridad, aumentarían sus ingresos y disminuirían sus gastos de

viáticos, lo cual beneficiaria tanto a la organización como a su personal.

4.4.1.3 Diseño de formatos para el control interno en el área de inventarios

de mercancía.

La empresa Paraiso Canario C.A., no cuenta con formatos preestablecidos para un mejor control de

sus procesos. De allí, la idea de diseñar los siguientes formatos.

a) Formato de Recepción de mercancía:

El primer formato a diseñar es el de recepción de merc

resultados de la revisión física, aprobando y describiendo cualquier observación en el momento que se

presente.

Las mercancías aprobadas se registrarán en este mismo formato de recepción enviando una copia al

cliente y una al jefe de almacén, quien firmará como revisado el original del mismo.

Finalmente, se almacena la mercancía en las áreas identificadas

después de haber sido serializada y procesado su inclusión al sistema de manera automatizada a través

del lector de seriales.

Figura 1. Formato de Recepción de Mercancía

PARAISO CANARIO C.A.

CLIENTE DISTRIBUIDOR:_____________________________________________

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

El primer formato a diseñar es el de recepción de mercancía (fig. 1) en el cual se anotaran los

resultados de la revisión física, aprobando y describiendo cualquier observación en el momento que se

Las mercancías aprobadas se registrarán en este mismo formato de recepción enviando una copia al

cliente y una al jefe de almacén, quien firmará como revisado el original del mismo.

Finalmente, se almacena la mercancía en las áreas identificadas con el código correspondiente,

después de haber sido serializada y procesado su inclusión al sistema de manera automatizada a través

Formato de Recepción de Mercancía

PARAISO CANARIO C.A. RM-001

FECHA:____________

CLIENTE DISTRIBUIDOR:_____________________________________________

RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

RECIBIDA

MERCANCIA SOLICITADA

APROBADO

ancía (fig. 1) en el cual se anotaran los

resultados de la revisión física, aprobando y describiendo cualquier observación en el momento que se

Las mercancías aprobadas se registrarán en este mismo formato de recepción enviando una copia al

cliente y una al jefe de almacén, quien firmará como revisado el original del mismo.

con el código correspondiente,

después de haber sido serializada y procesado su inclusión al sistema de manera automatizada a través

001

___

CLIENTE DISTRIBUIDOR:_____________________________________________

MERCANCIA SOLICITADA

APROBADO OBSERVACION

Observaciones:

Almacenista Responsable: Jefe de Almacén:

Firma: Firma:

FUENTE: Izquierdo (2013)

b) Formato de Despacho de mercancía:

El formato de mercancía solicitada, se contemplará la información que sale del almacén, que les son

entregados a los transportistas, contendrá la descripción de la mercancía, el código, la cantidad unitaria y

total, clasificado por cliente. Asimismo, en él se detalla la persona que lo recibe indicando su nombre y

cédula de identidad, a que transporte pertenece, en el caso de utilizar transporte externo, y el vehículo en

el cual se efectuó la carga referenciando el modelo y placa.

El Despachador registrará en el formato de despacho de mercancía solicitada (fig. 2), toda mercancía

que va a ser entregada, donde se evidencia la firma y todos los detalles de identificación del receptor de la

mercancía para efectuar el despacho, la persona responsable de la entrega de la mercancía y la aprobación

del Jefe de Almacén.

Se imprimirá este formato de control en original y dos copias, el original y una copia será firmado por

el transportista, como constancia de recibir la mercancía las cuales se archivaran temporalmente junto al

pedido y la nota de entrega hasta concretado el despacho por el transportista; una copia es para el

transportista junto a la Nota de entrega, que sirve como aval de haber recibido la mercancía y que fue lo

que recibió.

Una vez recibido por parte del transportista, el original y copia de la nota de entrega, se archivará copia

de la nota de entrega, y se enviará el original junto al pedido y a formato de despacho de mercancía, al

departamento de facturación para que procedan a r

Figura 2. Formato de Despacho

PARAISO CANARIO C.A.

CLIENTE DISTRIBUDOR:_____________________________________________

Documento Relacionado: _______________________________________________

CÓDIGO

z recibido por parte del transportista, el original y copia de la nota de entrega, se archivará copia

de la nota de entrega, y se enviará el original junto al pedido y a formato de despacho de mercancía, al

departamento de facturación para que procedan a realizar la factura respectiva.

Formato de Despacho de Mercancía

PARAISO CANARIO C.A. DMS-001

FECHA:___________

CLIENTE DISTRIBUDOR:_____________________________________________

Documento Relacionado: _______________________________________________

DESPACHO DE MERCANCÍA SOLICITADA

DESCRIPCIÓN UNIDADES

z recibido por parte del transportista, el original y copia de la nota de entrega, se archivará copia

de la nota de entrega, y se enviará el original junto al pedido y a formato de despacho de mercancía, al

001

___

CLIENTE DISTRIBUDOR:_____________________________________________

Documento Relacionado: _______________________________________________

CANTIDAD TOTAL

RECIBIDO POR: NOMBRE:__________________________ C.I.:___________________

Transporte: Modelo Vehículo: Placa:

Firma: Zona:

Almacenista Responsable: Jefe de Almacén:

Firma: Firma:

FUENTE: Izquierdo (2013)

c) Formato de Nota de Entrega de Mercancía:

En el formato de Nota de Entrega de Mercancía, se contemplará la información de la mercancía que

sale del almacén igual que el formulario de despacho de mercancía (fig.2) que les son entregados a los

transportistas, de manera tal que el destinatario firme como acuse recibo la mercancía que se encuentra

detallada en el formulario de nota de entrega, al momento de recibir físicamente la misma por parte del

transportista. Este formato contendrá la descripción de la mercancía, el código, la cantidad unitaria, el

precio, el importe de impuesto al Valor Agregado correspondiente, y el total de la valoración de la

mercancía entregada, clasificado por cliente. Asimismo, en él se detalla la persona que hará entrega de la

mercancía indicando su nombre y cédula de identidad, a que transporte pertenece, en el caso de utilizar

transporte externo, y el vehículo en el cual se efectuó el despacho referenciando el modelo y placa. El

transportista deberá exigir al destinatario el nombre y cédula del receptor, la fecha y sello del

establecimiento.

El Despachador registrará en el formato de Nota de entrega de mercancía (fig. 3), toda mercancía que

va a ser entregada, donde se evidencia la firma y todos los detalles de identificación la persona

responsable de la entrega de la mercancía y la aprobación del Jefe de Almacén y los datos del receptor de

la mercancía a quien se le efectuara el despacho.

Se imprimirá este formato de control en original y tres copias. El original y dos copias, serán firmado

por el transportista, como constancia de recibir la mercancía las cuales debe hacer firmar por el

destinatario de la mercancía, indicando el nombre y sello del establecimiento, nombre y cédula de la

persona que recibe la mercancía y la fecha en que se recibió. Una de las copias será para el destinatario. El

transportista deberá entregar una de las copias y el original al almacenista, como constancia de haber

culminado el despacho, y se le sellará en la copia de la despacho de mercancía del transportista “recibidas

notas de entrega”.

El Despachador archivará la copia de la nota de entrega junto al original de la nota de despacho en un

archivo permanente, como soporte para poder revisar las existencias en el caso de diferencias en los

inventarios, al momento de la toma

formato de despacho de mercancía y copia del pedido, al departamento de facturación para que procedan

a realizar la factura respectiva.

Figura 3. Formato de Nota de Entrega de Mercancía

PARAISO CANARIO C.A.

CLIENTE DISTRIBUIDOR:_________________________________________

El Despachador archivará la copia de la nota de entrega junto al original de la nota de despacho en un

archivo permanente, como soporte para poder revisar las existencias en el caso de diferencias en los

inventarios, al momento de la toma física. Se enviará el original de la nota de entrega junto a la copia del

formato de despacho de mercancía y copia del pedido, al departamento de facturación para que procedan

a realizar la factura respectiva.

Nota de Entrega de Mercancía

PARAISO CANARIO C.A. NEM-001

FECHA:____________

CLIENTE DISTRIBUIDOR:_________________________________________

El Despachador archivará la copia de la nota de entrega junto al original de la nota de despacho en un

archivo permanente, como soporte para poder revisar las existencias en el caso de diferencias en los

física. Se enviará el original de la nota de entrega junto a la copia del

formato de despacho de mercancía y copia del pedido, al departamento de facturación para que procedan

001

CLIENTE DISTRIBUIDOR:_________________________________________

Destinatario: ____________________Documento Relacionado: _______________

Dirección de entrega:___________________________ Zona:

NOTA DE ENTREGA DE MERCANCÍA

Código Descripción Unid. Cantidad Precio

Unitario

%

Desc.

%

I.V.A.

I.V.A.

Cantidad

Total

Sub-Total

I.V.A.:

Total:

RECIBIDO POR: NOMBRE:_____________________ C.I.:___________________

Transporte: Modelo Vehículo: Placa:

Firma:

Almacenista Responsable: Recibido por: (Destinatario)

Nombre:

C.I.

Fecha:

Sello:

Firma:

Jefe de Almacén:

Firma:

FUENTE: Izquierdo (2013)

d) Formato de Devolución de Mercancía:

En el formato de devolución de mercancía se indicarán los datos de la mercancía que es

devuelta por el cliente, bien sea debido a que la mercancía presentó fallas técnicas o de

funcionamiento, tuviera daños ocultos y que el embalaje estuviera original, o por si el

destinatario no quiso recibir la mercancía por no mantener las políticas de la negociación

(diferencias de precios, modelos solicitados, entre otros).

El almacenista elaborará el formato de devolución de mercancía (fig. 4) en original y copia,

en el cual indicará los datos correspondientes a que cliente distribuidor pertenece la mercancía

devuelta, el cliente receptor que la devolvió, fecha en que efectuó la devolución, detalles de la

mercancía devuelta como código, descripción, unidades y cantidad total. También se indicará

en este formato el transportista que efectuó la entrega de la mercancía en el almacén y el

almacenista responsable de su custodia una vez recibido en el almacén nuevamente, el cual

deberá indicar su nombre y firma, y revisar e indicar el estado en que se encuentra la

mercancía.

Asimismo, deberá solicitar la aprobación del Jefe del almacén y enviar copia del formato al

departamento de reparaciones junto a la mercancía, en caso de que esta lo requiera; o enviar

la copia al departamento de facturación para que realicen la correspondiente nota de crédito,

en caso de que la mercancía se encuentre en buen estado. El original deberá ser archivado

temporalmente, y la mercancía permanecerá en el área de devoluciones, hasta recibir copia de

la nota de crédito. Al llegar esta se colocará la mercancía junto al resto de la mercancía la cual

estará de nuevo disponible para la venta.

Figura 4. Formato de Devolución de Mercancía

PARAISO CANARIO C.A.

CLIENTE DISTRIBUIDOR:____________________________

CLIENTE RECEPTOR: _______________________________

Documento Relacionado: _______________Estado

Buen estado:____ Dañada:____ Para reparación:_____ Otros:_____________

CÓDIGO

Observaciones:

ENTREGADO POR:

Transporte: Modelo Vehículo: Placa:

Firma:

PARAISO CANARIO C.A. DVM-001

FECHA:_____________

CLIENTE DISTRIBUIDOR:____________________________

CLIENTE RECEPTOR: _______________________________

Documento Relacionado: _______________Estado de la mercancía

Buen estado:____ Dañada:____ Para reparación:_____ Otros:_____________

DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA

DESCRIPCIÓN UNIDADES

ENTREGADO POR: NOMBRE:_______________________ C.I.:___________________

Transporte: Modelo Vehículo: Placa:

Zona:

001

____

Buen estado:____ Dañada:____ Para reparación:_____ Otros:_____________

CANTIDAD TOTAL

NOMBRE:_______________________ C.I.:___________________

Transporte: Modelo Vehículo: Placa:

Almacenista Responsable: Jefe de Almacén:

Firma: Firma:

FUENTE: Izquierdo (2013)

La empresa en estudio, debido a que cuentan con un personal calificado en las actividades

de almacenamiento, custodia y despacho, sería conveniente se les diera asesoría técnica para

la instalación de sistemas computarizados de serialización de la mercancía, organización,

clasificación, rotación de inventarios, acelerar la toma periódica de los mismos, permitiendo

minimizar los riesgos de faltantes o sobrantes de mercancía y poder reanudar las actividades de

despacho con mayor prontitud, al obtenerse la factura automáticamente con las cantidades

serializadas o incluida en la nota de Entrega (fig. 3), minimizando los márgenes de error. Por

otro lado, podrían ingresar en el sistema el cubicaje de carga de cada unidad y de la mercancía,

para establecer las unidades necesarias según el volumen de mercancía requerida en los

pedidos.

Por otro lado, se podría utilizar tarjetas electrónicas con información referente a los datos

del transportista, tipo de unidad, capacidad de carga, que al llegar a las instalaciones pueda

ingresar al sistema, por orden de llegada, permitiendo agilizar el proceso de despacho,

aumentar el número de despachos por unidad, los ingresos de ventas y facturación de las

distribuidoras, de la empresa de transporte y por ende de los transportistas, generando un

ganar-ganar por parte de las organizaciones y el personal involucrado para el logro de sus

objetivos.

Como es de notarse, siendo mayores las inversiones necesarias para llevar a cabo este

plan estratégico, siguen siendo factible, ya que permitiría mejorar el volumen de facturación de

la empresa en estudio, garantizando la conversión de pedidos en facturación, y se lograría la

satisfacción de las necesidades de las tiendas de poder tener el producto a tiempo. En este

ramo tan competitivo, la seguridad, puntualidad y manejo adecuado de la mercancía son la

clave de la productividad en este tipo de organizaciones, permitiéndoles ser competitivas en el

mercado. Por otro lado, le daría a la empresa en estudio, un valor agregado al ofertar sus

servicios de recepción, custodia y despacho, a través del operador logístico, ya que junto con

los lineamientos de control interno podría garantizar un mejor resguardo y exactitud en la

administración de los inventarios de los clientes.

Por otro lado, las empresas distribuidoras (importadoras), utilizarían un personal por

contrato, de tal manera que las obligaciones legales no son directas con ellas, de tal manera

que no necesitarían solvencia laboral con ellos, ni estarían implicados en horas extras, ya que le

corresponde a la empresa Paraiso Canario C.A., las mismas, el cual podrá contratar el personal

adecuado, si fuere necesario implementar dos turnos en épocas de mayor volumen de

despachos. Igualmente, cuando necesiten recibir contenedores de mercancía podrán contratar

personal a destajo, alquilar los equipos, e inclusive planear la logística de despachos desde

distintos almacenes que tenga la distribuidora, hacer transferencias de mercancía por grupo de

pedidos pre- establecidos, con anticipación y planificación, de manera que se pueda agilizar el

proceso de carga; también se podrá recibir, revisar y clasificar las devoluciones y vaciar las

unidades para que esté disponible para el proceso de carga.

4.4.2 Desarrollo de las estrategias seleccionadas, detallando los instrumentos y/o

herramientas para facilitar su ejecución.

Seguidamente y a partir de los aspectos arrojados en la matriz DOFA el POAM (Perfil de

Oportunidades y amenazas en el medio) y con el PCI (Perfil de Capacidad Institucional) y para mayor

entendimiento, tanto del lector como del responsable de llevar a la práctica y ejecución las estrategias

seleccionadas anteriormente, se exponen tres aspectos o variables a considerar como procedimientos a

realizar para ampliar los servicios de transporte, a los clientes de la empresa en estudio:

A continuación se detallan como llevar a la práctica y ejecución las estrategias seleccionadas

anteriormente, se exponen tres aspectos o variables a considerar como procedimientos a realizar para

mejorar la cultura organizacional:

1) evaluación de los recursos humanos, financieros y materiales,

2) evaluar la disponibilidad de las empresas en requerir los servicios propuestos,

3) capacitación profesional y laboral del personal requerido,

4.4.2.1. I Estrategia: Evaluación de los recursos humanos, financieros y materiales

disponibles.

Como primera actividad a ejecutar en éste plan de acción para mejorar los servicios de recepción,

almacén y despacho, de la mercancía de los clientes de la empresa Paraíso Canario, es importante conocer

la realidad de los recursos con que cuenta la empresa, para poder invertir en los planes estratégicos

desarrollados con el fin de evaluar y decidir qué tipo de

propuestos, y cuál es la relación costo

4.4.2.2. II Estrat

servicios propuestos.

Por otro lado, conocer la disponibilidad de las empresas distribuidoras, clientes de la empresa en

estudio, de tal manera de saber cuál es su grado de aceptación a

empresa tiene necesidades diferentes,

los beneficios y en cuanto tiempo se verían los resultados, y conocer cuáles son sus expectativas de

crecimiento en el mercado,

puesta en marcha de las actividades y su comportamiento al llevarlas a cabo.

4.4.2.3. III

Una vez evaluados los

servicios del operador logístico,

respectivas, ya que son los colaboradores los que realizan las activi

de su profesionalismo, son los que le dan valor agregado a las organizaciones, que al realizar su trabajo

con eficiencia y eficacia, hacen de las organizaciones productivas, y ello conlleva a ser competentes en el

mercado, permitiéndoles su crecimiento, desarrollo y permanencia en el mismo.

a) Aplicación del instrumento de detección de necesidades de adiestramiento

Se señala la necesidad de adiestramiento

aplicará el instrumento que a continuación se

sugieren la inducción laboral en la realización en las actividades diarias o la capacitación profesional tanto

para la continuación de la especialización como para mejorar las funciones asignadas

técnicas.

Figura 5

PARAISO CAARIO C.A.

DETECCIÓ� DE �ECESIDADES DE ADIESTRAMIE�TO

�ombre y apellido del trabajador evaluado

fin de evaluar y decidir qué tipo de plan implementaría para lograr los objetivos

propuestos, y cuál es la relación costo-beneficio que se obtendría de tal inversión.

Estrategia: Evaluación de la disponibilidad de las empresas en requerir los

Por otro lado, conocer la disponibilidad de las empresas distribuidoras, clientes de la empresa en

estudio, de tal manera de saber cuál es su grado de aceptación a los planes propuestos.

tiene necesidades diferentes, y dependiendo de los costos que tengan que realizar, cuáles serían

los beneficios y en cuanto tiempo se verían los resultados, y conocer cuáles son sus expectativas de

en el mercado, también diagnosticar exactamente en donde posee las debilidades, su impacto,

puesta en marcha de las actividades y su comportamiento al llevarlas a cabo.

Estrategia: Capacitación laboral y/o profesional.

evaluados los recursos con que se cuenta, y la disponibilidad de los clientes, de utilizar los

servicios del operador logístico, se capacitará al personal necesario para la ejecución de las actividad

respectivas, ya que son los colaboradores los que realizan las actividades propuestas, y que dependiendo

de su profesionalismo, son los que le dan valor agregado a las organizaciones, que al realizar su trabajo

con eficiencia y eficacia, hacen de las organizaciones productivas, y ello conlleva a ser competentes en el

o, permitiéndoles su crecimiento, desarrollo y permanencia en el mismo.

Aplicación del instrumento de detección de necesidades de adiestramiento

e señala la necesidad de adiestramiento, al personal que en la evaluación de desempeño, se le

nstrumento que a continuación se detalla con el propósito de evaluar si los requerimientos

sugieren la inducción laboral en la realización en las actividades diarias o la capacitación profesional tanto

para la continuación de la especialización como para mejorar las funciones asignadas

Figura 5. Instrumento de detección de necesidades de adiestramiento

PARAISO CAARIO C.A.

DETECCIÓ� DE �ECESIDADES DE ADIESTRAMIE�TO

ombre y apellido del trabajador evaluado Área de Evaluación:

Cargo que ocupa:

plan implementaría para lograr los objetivos

beneficio que se obtendría de tal inversión.

la disponibilidad de las empresas en requerir los

Por otro lado, conocer la disponibilidad de las empresas distribuidoras, clientes de la empresa en

los planes propuestos. Es decir, cada

y dependiendo de los costos que tengan que realizar, cuáles serían

los beneficios y en cuanto tiempo se verían los resultados, y conocer cuáles son sus expectativas de

también diagnosticar exactamente en donde posee las debilidades, su impacto,

recursos con que se cuenta, y la disponibilidad de los clientes, de utilizar los

capacitará al personal necesario para la ejecución de las actividad

dades propuestas, y que dependiendo

de su profesionalismo, son los que le dan valor agregado a las organizaciones, que al realizar su trabajo

con eficiencia y eficacia, hacen de las organizaciones productivas, y ello conlleva a ser competentes en el

o, permitiéndoles su crecimiento, desarrollo y permanencia en el mismo.

Aplicación del instrumento de detección de necesidades de adiestramiento

l personal que en la evaluación de desempeño, se le

de evaluar si los requerimientos

sugieren la inducción laboral en la realización en las actividades diarias o la capacitación profesional tanto

para la continuación de la especialización como para mejorar las funciones asignadas, o actualizaciones

Instrumento de detección de necesidades de adiestramiento

DETECCIÓ� DE �ECESIDADES DE ADIESTRAMIE�TO

Cargo que ocupa: Fecha de elaboración

/ /

�ECESIDADES DE I�DUCCIÓ� DEFICIE�TE REGULAR EXCELE�TE

1.Administración del tiempo en la ejecución de sus funciones

2. Manejo del sistema automatizado

3. Cumplimiento de tareas asignadas

4. Comportamiento ante dificultades laborales

5 Capacidad de solucionar problemas

�ECESIDADES DE CAPACITACIÓ�

1. Habilidad en la ejecución de sus funciones

2. Habilidad en la realización de actividades afines

3. Capacidad de tomar decisiones acertadas

4. Satisfacción en la ejecución de la actividad

6 Capacidad para aportar ideas

Aplicado por: Recibido por:

Fuente: Izquierdo (2013)

Este instrumento se aplicará a cada integrante de la organización cada vez que sea necesaria la

implementación de nuevas tecnologías o sistemas computarizados, o establecimientos de nuevos

procedimientos, de manera de detectar las necesidades de reformar las áreas débiles de la organización y

fortalecerlas recordando que es el capital humano el que le da el valor agregado a las organizaciones, el

departamento de Recursos Humanos será el encargado de llevar a cabo el proceso de evaluación, y el

supervisor o responsable debe ser la persona que efectúe la correspondiente aplicación del instrumento,

permitiendo identificar las necesidades de inducción laboral o de capacitación.

b) Establecimiento de políticas de inducción laboral

Habiendo identificado el personal que requiera de la inducción laboral y en qué cargo, se planificarán

talleres en donde participarán por grupos de acuerdo a la similitud de la actividad, esta responsabilidad

será asignada a un personal con experiencia en la gestión para dictar las pautas informativas a fin de

reforzar la noción de las funciones de los empleados seleccionados.

Seguidamente, se deberá establecer como normativa o política a mantener un programa de inducción

o adiestramiento a todo el personal que ingrese en la organización de manera que conozcan las actividades

de específicas a la dirección de almacenes, logística de despacho, y manejo de sistemas computarizados de

manera de prestar servicios de calidad.

c) Establecimiento de políticas de capacitación profesional

Una vez detectadas las necesidades de capacitación profesional, al personal evaluado, se

profundizará en el análisis de los requerimientos necesarios, considerando su condición actual de

estudiante, profesional o aspirante de una carrera en particular que sea afín a las actividades que realiza

actualmente en su puesto de trabajo, seguidamente se tomará la decisión de incentivar al personal

facilitándoles beneficios económicos y flexibilidad de horarios, que le permitan lograr el desarrollo

profesional o participar en talleres de especialización relacionados al área de trabajo, en el que se

desenvuelve facilitándole el crecimiento profesional dentro de la organización, de tal manera que pueda el

personal, desarrollar un sentido de pertenencia e identidad por la organización.

4.4.3. Exposición de los recursos humanos, técnicos y económicos que requieren las estrategias

para su ejecución.

Las estrategias presentadas con anterioridad, requieren que la empresa Paraíso Canario C.A., aporte

el recurso humano (responsables de su puesta en marcha), tecnológicos (equipos, maquinarias) y

económicos (inversión, capital) para su ejecución en el área de Logística de Despacho, los cuales se

detallan a seguidamente:

4.4.3.1. Recursos Humanos:

En los planes estratégicos presentados en la presente investigación se necesita un Coordinador de

Logística, Despacho y Control de inventarios, quien se encargará del área de distribución de mercancía, y

de clasificar los pedidos por zonas, tipo de camión requerido, y prioridad de los mismos, de manera de que

pueda solicitar a la (o las) empresas de transporte las unidades necesarias y tomar inventarios periódico,

tendrá a su cargo un Jefe de Almacén, quién dirigirá el proceso de administración de las actividades del

almacén, un grupo de almacenistas (el cual variará dependiendo de la cantidad de clientes que suministren

su mercancía para ser administrada por la empresa Paraiso Canario C.A), quienes se encargará de la

recepción de mercancía de contenedores y devoluciones, organización, clasificación, preparación de la

mercancía a ser despachada, dentro del almacén, un despachador encargado de realizar las actividades y

formatos para la salida de la mercancía del almacén,

Por otro lado, el Jefe de almacén se encargará de contratar el personal requerido para la descarga de

contenedores, manipulación de la mercancía, rotación de inventarios y mantenimiento de las instalaciones.

También se requerirá de un Asistente de facturación y emisión de garantías (contratado por los

clientes), una Secretaria para la realización de actividades de operativas regulares de oficina. Este personal

será necesario para realizar las actividades del operador logístico.

En el caso de adiestramiento se requiere, de Profesiones especializados en el ramo con habilidades

para dar inducción o capacitación en el área de logística de almacén y despacho, y el manejo de tecnología

utilizada, para dar a conocer los equipos y sistemas actualizados en el área.

4.4.3.2. Recursos Técnicos:

Tomando en consideración lo relatado en la propuesta, se puede afirmar que su puesta en marcha

requiere de un equipo de computación actualizado, conectado a sistemas de banda ancha o internet, de

manera que puedan las empresas facturar según el pedido que sea despachado, siendo ellos los que

tendrían el control de los sistemas en lo que se refiere a facturación, generar notas de crédito y débito, para

ello se necesita tecnología actualizada que permita generar las facturas a través del sistema de

serialización de mercancía, de modo que al pasar el lector la factura se genere automáticamente la factura

y un personal de la distribuidora (el cliente) se encargará de imprimirlas.

Este sistema también debe permitir registrar la mercancía que entra durante la descarga de

contenedores y de las devoluciones, generando los respectivos ingresos al sistema de inventario, poder

ingresar datos de cubicaje de nuevos artículos y el de las unidades de carga, de manera de poder efectuar

los pre-despachos según la unidad siguiente en la lista de carga, equipos computarizados, controladores

electrónicos, de llegada del personal, lector óptico de los carnets de los transportistas, entre otros.

4.4.3.3. Recursos Económicos:

Como se ha mencionado con anterioridad, que la empresa cuenta con los recursos humanos y

técnicos y financieros, para la ejecución de los planes estratégicos desarrolladas, en esta investigación,

sólo queda por afirmar la necesidad de invertir dependiendo del plan que considere la empresa en estudio

llevar a cabo, dependiendo de la relación costo- beneficio de las operaciones, y de la receptividad de sus

clientes a los servicios que ofrece de transporte, almacén y distribución de mercancía.

4.4.3.4. Recursos Materiales:

Dentro de los recursos materiales se encuentra un local para instalar los almacenes en el caso de

seleccionar la estrategia de instalar un operador logístico, con el cual cuenta la empresa Paraiso Canario

C.A. actualmente, con capacidad suficiente para unificar los inventarios de sus clientes, y con capacidad

de poder recibir clientes nuevos, lo que faltaría son el equipo de montacargas, paletas para colocar la

mercancía y equipos de serialización para poder controlar la entrada y salida de la mercancía, mobiliario

adecuado para las oficinas y estructuras metálicas, para la recepción de las devoluciones, demás

mobiliario, equipos de seguridad requeridos en almacenes. En el caso de dar adiestramiento al personal, se

necesitará mobiliario adecuado para usar en la capacitación e inducción de los usuarios, y condicionar un

área adecuada para realizar tales actividades.

CAPÍTULO V

CO�CLUSIO�ES Y RECOME�DACIO�ES

5.1. Conclusiones

En la actualidad la economía de nuestro país se ha visto direccionada a un aumento de las

importaciones, más que en la producción nacional. Las empresas distribuidoras de productos importados,

han optado por contar con los servicios de empresas que les ayuden a colocar sus productos con mayor

prontitud en los pisos de ventas, de las tiendas a las cuales ellas le suministran su mercancía, entre ellas

están las empresas con operadores logísticos, las cuales se encargan la administración y distribución a

nivel local y nacional, en unidades de carga de diferentes tamaños, según las necesidad de volumen de

mercancía, por lo cual existe una relación directamente proporcional entre la mercancía vendida y

despachada con el flete, si la empresa distribuidora tiene un mayor volumen de ventas la empresa de

transporte tendrá una buena facturación por el mayor volumen de fletes o despachos que realice, al

aumentar sus importaciones y capturar mayores tiendas.

Por otro lado, empresa Paraiso Canario C.A. al buscar ofertar dentro de sus servicios la

administración de la mercancía de los clientes, a través de un operador logístico, presenta la necesidad de

contar con lineamientos de control interno de inventarios que permitan dar mayor seguridad y un valor

agregado a la propuesta ofertada a sus clientes, por lo que se ve directamente afectada por el rendimiento y

eficiencia del personal de la empresas que labora en sus almacenes. En cuanto a una buena logística de

despacho se refiere, además del correcto manejo de inventarios, el cual permita tomas periódicas con

mayor celeridad y poder reanudar las actividades de despacho con mayor prontitud, le permitirá ser más

competitivo en el mercado al prestar un servicio más rápido, eficiente y confiable. Permitiendo aumentar

su cartera de clientes.

Se puede concluir en el presente trabajo de investigación que se lograron con éxito los objetivos

planteados al principio del estudio, debido a que se pudo proponer lineamientos de control interno para el

manejo adecuado de inventarios de mercancía de los clientes de la empresa Paraiso Canario C.A., con la

finalidad de mejorar la efectividad en el proceso recepción, custodia y despacho, a través de un operador

logístico, el cual pudo surgir mediante la aplicación de las técnicas de recolección de datos donde se

emplearon el cuestionario al personal que labora en el área de almacén, la entrevista al Gerente General, y

mediante la aplicación de la observación directa en los almacenes de la empresa en estudio.

Entre los resultados de mayor relevancia para la propuesta de lineamientos de control interno,

evaluados por el instrumento de recolección de información mencionado anteriormente, cabe destacar a

los aspectos que son de gran importancia que es el de atender las actividades de almacén y distribución,

ya que de ella depende que ambas empresas logren sus objetivos de facturación, crecimiento o

permanencia en el mercado.

Asimismo, el análisis de los resultados obtenidos de los instrumentos antes descritos, permitieron

identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, por lo cual se pudo proponer

lineamientos de control interno para las actividades de recepción, almacenamiento y distribución, de la

mercancía de los clientes de la empresa en estudio, a través de un operador logístico, para lo cual se

utilizó la matriz DOFA, el POAM (Perfil de Oportunidades y amenazas en el medio) y con el PCI (Perfil

de Capacidad Institucional), seleccionadas de acuerdo a la factibilidad de su ejecución, que permitieron

establecer lineamientos y actividades de control interno, para la entrada y salida de mercancía del

almacén; seleccionar y desarrollar las estrategias como normativas para el control interno de los

inventarios entre las cuales se encuentran: Descripción de cargos segregando las funciones, organización

del almacén, procedimientos para la toma física de inventarios y el adiestramiento para el personal del

almacén.

Para ello se presentaron la descripción de cargos del personal, los objetivos del departamento en

estudio, las normas y políticas aplicables a ésta área, normas técnicas, y los procedimientos aplicables para

el control interno de entrada y salida de mercancía del Almacén. Se hizo énfasis en la capacitación del

personal del departamento, y se propuso 4 formatos necesarios para el control de la entrada y salida de la

mercancía del almacén los cuales corresponden a Recepción, Despacho, Nota de Entrega y para la

Devolución de Mercancía.

Por otro lado, se presentó el desarrollo de las estrategias seleccionadas, detallando los instrumentos

y/o herramientas para facilitar su ejecución y exponer los recursos humanos, técnicos, económicos y

materiales, que requieren las mismas para su ejecución.

5.2. Recomendaciones

Para implementar los lineamientos de control interno de inventario propuestos, la autora de la

presente investigación plantea las siguientes consideraciones, dependiendo de la disponibilidad de los

recursos la empresa Paraíso Canario C.A., y de la estrategia que más se adecúe a la relación costo-

beneficios que esta contemple.

Tanto para la implementación de cada una de las estrategias que estructura la propuesta en el área de

recepción, custodia y distribución, de la mercancía de los clientes de la empresa Paraíso Canario C.A., a

través de un operador logístico, como en su puesta en práctica en otras organizaciones que desee mejorar

en estas funciones, se detallan recomendaciones para investigadores que requieran tomar como referencia

documental para posteriores estudios referidos al tema.

5.2.1. Recomendaciones para la implementación de la propuesta

La empresa deberá estar segura de la verdadera aceptación por sus clientes, de los servicios a prestar,

antes de tomar cualquier tipo de decisión, entre las propuestas planteadas, y realizar las cotizaciones

pertinentes de los gastos y tarifas de los servicios, y hacer proyecciones de manera que pueda establecer

una planificación sobre la recuperación de la inversión, asimismo de los costos-beneficios, que desee

manejar.

En relación a incentivos de capacitación laboral y/o profesional, el supervisor inmediato de cada

trabajador, deberá completar la información que está contenida en el instrumento de detección de

necesidades de adiestramiento, el cual tiene relación directa con el trabajador y conoce las actividades que

éste realiza y cómo es el desempeño de las mismas,

esta actividad, lo cual asegurará no solo que se forme al personal según sus capacidades, exigencias y

aptitudes en el puesto de trabajo sino también se evitaría inversiones erróneas en este sentido.

La única manera de motivar al personal hacia el logro de

un sentido de pertenencia, el crecimiento continuo, la dirección hacia la eficiencia y la eficacia, de manera

tal que el personal es el que le da valor agregado a las organizaciones, haciéndolas productivas y

llevándolas a ser competitivas, para su crecimiento y permanencia en el mercado, lo cual le garantiza al

colaborador seguridad, estabilidad laboral, además de la autorrealización, desarrollo profesional, y el

bienestar de su hogar.

5.2.2. Recomendaciones p

Los planes estratégi

otras empresas que presente similares debilidades a las descritas en este estudio, será indispensable inic

un diagnóstico de la situación actual, a fin de identificar las dificultades claves de acuerdo a la realidad del

contexto investigado, es decir, aplicar

directivos claves involucrados en la

partir de los resultados que se obtengan formular la matriz DOFA,

amenazas en el medio) y con el PCI (Perfil de Capacidad Institucional),

estrategias.

5.2.3. Recomendaciones para el desarrollo de posteriores investigaciones sobre el tema

La presente investigación se desarrolló bajo los parámetros de una investigación factible, sin

embargo, también se puede formular como un estudio descriptivo, de campo en donde se evalúe la

situación, se contextualice el problema y se identifiquen las dificultades

elaboración de estrategias que ayudan a las organizaciones a llevar a cabo

expansión, sin plantear una propuesta como solución, sino mostrar, a la misma, información de utilidad

para planificar un plan de acción posterior.

procedimiento investigativo

PARAISO CAARIO C.A.

ESTRATEGIA I: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS.

éste realiza y cómo es el desempeño de las mismas, y no aplicarla por juicio propio del responsable en

sta actividad, lo cual asegurará no solo que se forme al personal según sus capacidades, exigencias y

aptitudes en el puesto de trabajo sino también se evitaría inversiones erróneas en este sentido.

La única manera de motivar al personal hacia el logro de la misión y visión empresarial

un sentido de pertenencia, el crecimiento continuo, la dirección hacia la eficiencia y la eficacia, de manera

tal que el personal es el que le da valor agregado a las organizaciones, haciéndolas productivas y

levándolas a ser competitivas, para su crecimiento y permanencia en el mercado, lo cual le garantiza al

colaborador seguridad, estabilidad laboral, además de la autorrealización, desarrollo profesional, y el

5.2.2. Recomendaciones para aplicar la propuesta en otras organizaciones

estratégicos establecidos en este trabajo de investigación, pueden ser implementados e

que presente similares debilidades a las descritas en este estudio, será indispensable inic

un diagnóstico de la situación actual, a fin de identificar las dificultades claves de acuerdo a la realidad del

contexto investigado, es decir, aplicar un cuestionario al personal involucrado

directivos claves involucrados en la toma de decisiones, y de la observación directa de los procesos, a

partir de los resultados que se obtengan formular la matriz DOFA, el POAM (Perfil de Oportunidades y

amenazas en el medio) y con el PCI (Perfil de Capacidad Institucional), para posteriormente desarrollar las

5.2.3. Recomendaciones para el desarrollo de posteriores investigaciones sobre el tema

investigación se desarrolló bajo los parámetros de una investigación factible, sin

uede formular como un estudio descriptivo, de campo en donde se evalúe la

situación, se contextualice el problema y se identifiquen las dificultades que se presentan, en cuanto a la

elaboración de estrategias que ayudan a las organizaciones a llevar a cabo

sin plantear una propuesta como solución, sino mostrar, a la misma, información de utilidad

para planificar un plan de acción posterior. La metodología que se adopte, requiere

procedimiento investigativo formal que consiste en el planteamiento del

ESTRATEGIA I: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS.

y no aplicarla por juicio propio del responsable en

sta actividad, lo cual asegurará no solo que se forme al personal según sus capacidades, exigencias y

aptitudes en el puesto de trabajo sino también se evitaría inversiones erróneas en este sentido.

la misión y visión empresarial, es generarle

un sentido de pertenencia, el crecimiento continuo, la dirección hacia la eficiencia y la eficacia, de manera

tal que el personal es el que le da valor agregado a las organizaciones, haciéndolas productivas y

levándolas a ser competitivas, para su crecimiento y permanencia en el mercado, lo cual le garantiza al

colaborador seguridad, estabilidad laboral, además de la autorrealización, desarrollo profesional, y el

ara aplicar la propuesta en otras organizaciones

establecidos en este trabajo de investigación, pueden ser implementados en

que presente similares debilidades a las descritas en este estudio, será indispensable iniciar

un diagnóstico de la situación actual, a fin de identificar las dificultades claves de acuerdo a la realidad del

al personal involucrado, una entrevista a los

de la observación directa de los procesos, a

el POAM (Perfil de Oportunidades y

para posteriormente desarrollar las

5.2.3. Recomendaciones para el desarrollo de posteriores investigaciones sobre el tema

investigación se desarrolló bajo los parámetros de una investigación factible, sin

uede formular como un estudio descriptivo, de campo en donde se evalúe la

que se presentan, en cuanto a la

elaboración de estrategias que ayudan a las organizaciones a llevar a cabo planes de crecimiento o

sin plantear una propuesta como solución, sino mostrar, a la misma, información de utilidad

, requiere llevar a cabo el

problema, diagnóstico de la situación actual, identificación de las debilidades, fortalezas, oportunidades y

amenazas, a través de los instrumentos de recolección de datos, para luego realizar un análisis exhaustivo

que permita la interpretación de la realidad y por último plantear las propuesta que pudieran dar solución

al problema planteado.

Cuadro 31. Segregación de funciones y descripción de cargos.

ACTIVIDAD RESULTADO ESPERADO RECURSOS NECESARIOS LIMITACIONES -Crear un manual de descripción de cargos en el cual se segreguen las funciones correspondientes a cada empleado y las actividades a ejecutar en el área de almacén.

-Logar involucrar al personal con el proceso, a través de la creación de funciones y responsabilidades directas. -Lograr que el personal se motive en realizar con eficiencia su labor. -Coordinación de las actividades propias del departamento.

-Presupuesto para bonos de orden y limpieza en el almacén, que motive al trabajador a mantener el área organizada. -Presupuesto para bonos para el logro de metas de distribución y despacho. -Equipos técnicos y herramientas de trabajo (Internet, papelería, fotocopiadora) entre otros.

-Resistencia al cambio.

Fuente: Izquierdo (2013) Cuadro 37. Organización del almacén.Fuente: Izquierdo (2013)Cuadro 38. Procedimientos para las tomas físicas de los inventarios.

PARAISO CAARIO C.A.

ESTRATEGIA III: PROCEDIMIENTOS PARA LAS TOMAS FISICAS DE LOS INVENTARIOSACTIVIDAD RESULTADO ESPERADO

-Instructivo para la correcta toma física de los inventarios e implementar realizarlo de forma periódica.

-Llevar un kardez para las entradas y salidas de mercancía.-Realizar tomas físicas con frecuencia. -Tener mayor control al cotejar el inventario teórico con el físico, y compararlo con el kardex y los registros contables.-Determinar la mercancía dañada y obsoleta y separarla de las existencias óptimas. -Verificar que las devoluciones de mercancía en buen estado, fueron incluidas al sistema contable, ade ubicarlas en las áreas respectivas.-Efectuar tomas físicas imprevistas y con determinados artículos. -Identificación de la mercancía por artículo e indicación de las cantidades existentes.

PARAISO CAARIO C.A.

ESTRATEGIA II: ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉNACTIVIDAD RESULTADO ESPERADO

-Organización del área del almacén. -Orden y limpieza. -Divisiones, clasificación del área por cliente, identificación de pasillos. -Codificación de la mercancía, separación de la mercancía según la demanda. -Establecimiento de área para la mercancía devuelta. -Establecimiento de área para la mercancía devuelta en mal estado.

-Organización, limpieza y orden en el área de almacén. -División de áreas del almacén por cliente. -Identificación de los estantes, racks, y pasillos para unay visualización al momento de la búsqueda de la mercancía para su despacho. -Adecuada ubicación del producto de acuerdo a la demanda. -Correcta identificación de la mercancía dentro de los estantes y en los pasillos. -Codificación y mercancía, para su control de entrada y salida

Izquierdo (2013)

Organización del almacén. Izquierdo (2013)

Procedimientos para las tomas físicas de los inventarios.

III: PROCEDIMIENTOS PARA LAS TOMAS FISICAS DE LOS INVENTARIOSRESULTADO ESPERADO RECURSOS NECESARIOS

Llevar un kardez para las entradas y salidas de mercancía. Realizar tomas físicas con

Tener mayor control al cotejar el inventario teórico con el inventario físico, y compararlo con el kardex y los registros contables. Determinar la mercancía dañada y

obsoleta y separarla de las existencias

Verificar que las devoluciones de mercancía en buen estado, fueron incluidas al sistema contable, antes de ubicarlas en las áreas respectivas. Efectuar tomas físicas imprevistas y

con determinados artículos. Identificación de la mercancía por

artículo e indicación de las cantidades

-Apoyo del departamento Administrativo. -Colaboración del personal de otros departamentos para la toma física. -Libretas, calculadoras y bolígrafos. -Tarjetas kardex, reportes impresos de los inventarios. -Tarjetas de identificación de artículos y cantidades disponibles.

II: ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN RESULTADO ESPERADO RECURSOS NECESARIOS

Organización, limpieza y orden en el área de almacén.

División de áreas del almacén por

Identificación de los estantes, racks, y pasillos para una mejor distribución y visualización al momento de la búsqueda de la mercancía para su

Adecuada ubicación del producto de acuerdo a la demanda.

Correcta identificación de la mercancía dentro de los estantes y en

Codificación y serialización de la mercancía, para su control de entrada

-Estantes. -Pintura para marcación en áreas de almacén. -Brochas. -Mano de obra. -Útiles de limpieza (bolsas de basura, cepillos, palas, trapeadores, tobos, líquidos de limpieza de p -Implementos de seguridad (guantes, boquillas de seguridad)

III: PROCEDIMIENTOS PARA LAS TOMAS FISICAS DE LOS INVENTARIOS RECURSOS NECESARIOS LIMITACIONES

Apoyo del departamento

del personal de otros departamentos para la toma física.

Libretas, calculadoras y bolígrafos.

Tarjetas kardex, reportes impresos

Tarjetas de identificación de artículos y cantidades disponibles.

-Resistencia al cambio. -Falta de consistencia en las actividades. -Falta de apoyo por parte de otros departamentos.

RECURSOS NECESARIOS LIMITACIONES

Pintura para marcación en áreas de

Útiles de limpieza (bolsas de basura, cepillos, palas, trapeadores, tobos, líquidos de limpieza de piso).

Implementos de seguridad (guantes, boquillas de seguridad)

-Resistencia al cambio. -Hábitos de manteni-miento del área organizada.

Fuente: Izquierdo (2013)Cuadro 39. Adiestramiento para el Personal.

PARAISO CAARIO C.A.

ESTRATEGIA IV: ADIESTRAMIENTO PARA EL PERSONAL DE ALMACÉNACTIVIDAD RESULTADO ESPERADO

-Capacitación del personal, adiestramiento y afines.

-Establecimiento de los procedimientos. -Motivación para el personal. -Involucración del personal con los procesos y que empresa se beneficie con la aplicación de ellos.

Fuente: Izquierdo (2013)

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Izquierdo (2013) Adiestramiento para el Personal.

ADIESTRAMIENTO PARA EL PERSONAL DE ALMACÉN RESULTADO ESPERADO RECURSOS NECESARIOS

Establecimiento de los procedimientos.

Motivación para el personal.

Involucración del personal con los procesos y que empresa se beneficie con la aplicación de ellos.

-Contratar personal capacitado para dictar cursos en materia de inventarios. -Contratación de personal para cubrir todas las áreas necesarias para los procesos de recepción, custodia y despacho.

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RECURSOS NECESARIOS LIMITACIONES

Contratar personal capacitado para dictar cursos en materia de

Contratación de personal para cubrir todas las áreas necesarias

s procesos de recepción,

-Resistencia al cambio a la hora de ejecución de los nuevos procesos. -Falta de interés del personal.

Edición. Editorial Episteme. Caracas. Caracas. Editorial Consultores

5ª Edición. Naucalpan de Juárez.

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ANEXOS